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MACROPROCESO: GESTIÓN DEL SOPORTE INSTITUCIONALPROCESO: GESTIÓN DEL TALENTO HUMANOSUBPROCESO: RECLUTAMIENTO, SELECCIÓN Y CONTRATACION DEL TALENTO HUMANO

CÓDIGO : PRO-6.2.1.1EDICIÓN : 001FECHA : 22/07/2016

Título : ADMINISTRACIÓN DE PERFILES DE PUESTOS DE TRABAJO DEL MINISTERIO DE HACIENDA

Preparado por:

Nombre : Lic.Blanca Argelia Rodríguez de Boulogne Firma: Fecha: 19/07/2016Cargo : Jefe Departamento de Estudios y Proyectos

Técnicos

Revisado por:

Nombre : Ing.Tania Mercedes Fuentes Salguero Firma: Fecha: 20/07/2016Cargo : Director de Recursos Humanos

________________________________________________________________________________________

Aprobado por:

Nombre : Lic. Carlos Alberto Ortíz Firma: Fecha: 22/07/2016Cargo : Director General de Administración

Contenido:

1. Objetivo 2. Ámbito de aplicación3. Referencia Normativa4. Definiciones5. Responsabilidades6. Lineamientos Generales7. Procedimiento8. Anexos 9. Modificaciones

1. OBJETIVO

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Establecer la metodología para la creación, modificación, actualización y anulación de los Perfiles de Puestos de trabajo del Ministerio de Hacienda.

2. ÁMBITO DE APLICACIÓNEl procedimiento es de aplicación en las Dependencias del Ministerio de Hacienda.

1. REFERENCIA NORMATIVA Memorándum DRH/DDRAP/1002/2011 de fecha 21 de diciembre de 2011, referente a autorización

para la administración de los perfiles de puesto. Manual de Políticas de Control Interno del Ministerio de Hacienda. Reglamento de Normas Técnicas de Control Interno Especificas del Ministerio de Hacienda. PRO-1.2.1.1 Control de Información Documentada del Sistema de Gestión de Calidad. Norma ISO 9001 Sistema de Gestión de la Calidad. Requisitos Manual de Organización de la Dirección General de Administración.

2. DEFINICIONES Aviso de Cambio: Es el formato estándar a utilizar para registrar cualquier alteración (creación,

modificación, anulación) que afecte los perfiles de puesto de trabajo. Descriptor de puestos de trabajo: Es el formato estándar utilizado para recopilar toda la información

necesaria para la elaboración del perfil del puesto de trabajo. Perfil del puesto de trabajo: Es la descripción de los requisitos, funciones, conocimientos,

competencias, entre otros., que la organización necesita que cumpla cada puesto de trabajo para alcanzar los objetivos organizacionales.

Puesto de trabajo: Es el conjunto de funciones y actividades que la Institución individualiza dentro de la estructura organizativa para conseguir los resultados que han de contribuir al logro de los objetivos estratégicos institucionales.

SIRHI: Sistema de Información de Recursos Humanos Institucional

5. RESPONSABILIDADES

Del Director General de Administración Aprobar este Procedimiento y sus modificaciones posteriores

De la Dirección de Recursos Humanos Revisar este Procedimiento y sus modificaciones posteriores. Velar por el fiel cumplimiento del procedimiento. Aprobar los perfiles previa publicación.

Del Jefe del Departamento de Estudio y Proyectos Técnicos Velar por el fiel cumplimiento del procedimiento Revisar las actualizaciones propuestas por el personal. Elaborar propuestas de actualización del procedimiento. Aprobar los perfiles previa publicación.

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De los Jefes de las Unidades Organizativas de las Dependencias del Ministerio de Hacienda. Cumplir y hacer cumplir lo establecido en los perfiles de los puestos de trabajo. Remitir vía correo electrónico los perfiles de puestos de trabajo al Departamento de Estudios y

Proyectos Técnicos con el Visto Bueno de la máxima autoridad de la Dependencia o a quien delegue. Mantener actualizados los perfiles de los puestos de trabajo de su Unidad Organizativa Velar por el fiel cumplimiento del procedimiento.

Del Analista de Proyectos Verificar que los formatos de los Perfiles de puestos recibidos cumplan con la normativa vigente. Publicar las modificaciones o actualizaciones solicitadas en el sitio web correspondiente. Comunicar al Jefe de la Unidad Organizativa solicitante sobre la publicación de las modificaciones o

actualizaciones solicitadas. Comunicar a la sección Sistema de Gestión de Información de Recursos Humanos del Departamento

de Dotación, Remuneraciones y Acciones de Personal, la creación, modificación o anulación en la denominación de un perfil de puesto.

Cumplir lo establecido en este procedimiento. Proponer actualizaciones al procedimiento con el objetivo de mejorarlo. Archivar magnéticamente los documentos (en formato Word) y facilitarlos a las Jefaturas cuando lo

soliciten. Llevar el control de los perfiles que han sido publicados. Mantener archivados por un período mínimo de 3 años, todos los registros de los perfiles de los

puestos de trabajo del Ministerio de Hacienda.

De la Unidad de Gestión de la Calidad de SEDE, DGII, DGA, TAIIA, DGT y UAI Mantener archivados por un período de 3 años, todos los registros de los perfiles de los puestos de

trabajo generados durante los últimos 3 años antes de la vigencia de este procedimiento. Brindar toda la información necesaria, al Departamento de Estudios y Proyectos Técnicos cuando ésta

sea requerida, acerca de los registros de los perfiles de los puestos de trabajo generados antes de la vigencia de este procedimiento.

De la Unidad de Informática de la Dirección General de Administración Atender las fallas que se presenten en la utilización del Portal donde se publiquen los perfiles de todas

las Direcciones Generales del Ministerio de Hacienda.

De los Empleados del Ministerio de Hacienda Cumplir con lo establecido en su perfil de puesto de trabajo.

6. LINEAMIENTOS GENERALES

a) Para creación o modificación de la información en el SIRHI, es indispensable que el Jefe de Unidad Organizativa o su delegado incluya el nombre del o los empleados vinculados con el perfil, cuando se trate de la modificación del nombre del perfil, de la modificación en la formación básica o de la creación de un nuevo perfil.

b) Los jefes de las Unidades Organizativas cuando elaboren, actualicen o anulen los perfiles de los puestos de trabajo deben gestionar la aprobación de la máxima autoridad correspondiente e informar por correo electrónico al Departamento de Estudios y Proyectos Técnicos, con la justificación correspondiente en cada caso.

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c) El Analista de Proyectos cuenta con dos días hábiles para analizar y revisar cada perfil recibido.El Jefe del Departamento de Estudios y Proyectos Técnicos y el Director de Recursos Humanos cuentan cada uno con cinco días hábiles para analizar y revisar cada perfil recibido.

7. PROCEDIMIENTO

ADMINISTRACIÓN DE PERFILES DE PUESTOS DE TRABAJO DEL MINISTERIO DE HACIENDA

ETAPA I: Creación o Modificación de Perfiles de Puestos de Trabajo

RESPONSABLE PASO ACCIÓN

Jefe de Unidad Organizativa o su delegado

01 Solicita al Departamento de Estudios y Proyectos Técnicos, mediante correo electrónico a [email protected], el Descriptor de Puesto de Trabajo (Anexo 1) para la creación de un nuevo perfil o el perfil de puesto existente, en formato Word para modificación.Si se trata de un perfil nuevo el proceso continúa en el paso 02, caso contrario sigue en el paso 03.

Analista de Proyectos 02 Asigna el código de perfil en el aviso de cambio (Anexo 2), de acuerdo con los lineamientos del Anexo 3.

03 Envía por correo electrónico Formato de Descriptor de Puesto de Trabajo, en el caso de creación de un nuevo perfil o envía el perfil de puesto existente en Word junto con el aviso de cambio.


04 Completa descriptor de puesto o realiza modificaciones al perfil de puesto existente, completa aviso de cambio; remite con las firmas escaneadas respectivas (ambos en formato Word) al correo electrónico [email protected]. Ver lineamiento a)

Analista de Proyectos 05 Recibe documentos, analiza y verifica que el perfil cumpla con los lineamientos técnicos (Anexo 3) y procede según el caso:a) Si cumple con el lineamiento y con el formato establecido,

coloca su firma escaneada en el aviso de cambio y notifica al Jefe del Departamento de Estudios y Proyectos Técnicos, para su revisión. Continua con el siguiente paso.

b) Si no cumple con los lineamientos o no se encuentra en el formato establecido, elabora observaciones y devuelve vía correo electrónico al Jefe de la Unidad Organizativa o a su delegado, para luego retomar este mismo paso.

Jefe del Departamento de Estudios y Proyectos Técnicos

06 Recibe documentos, verifica que cumplan con lo normado y procede según el caso:a) Para modificación en el nombre del perfil, modificación en la

formación básica o creación de un nuevo perfil, revisa y si no cumplen con los lineamientos, elabora observaciones, coloca documentos disponibles en carpeta en red y notifica a Director de Recursos Humanos para su consideración.

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mailto:[email protected]





b) Si cumple con los lineamientos, coloca firma escaneada en aviso de cambio, coloca documentos disponibles en carpeta en red y notifica a Director de Recursos Humanos para su revisión y aprobación.

c) En casos de modificación no comprendidos en el literal a); revisa, si tiene observaciones, coloca en la carpeta compartida “Observaciones” ubicada en la red y notifica al Analista de Proyectos, quien informa a la Unidad solicitante vía correo electrónico las inconsistencias para su corrección, para luego retomar el paso 05.Si no tiene observaciones, coloca su firma escaneada en el aviso de cambio y traslada a la carpeta “Publicar” ubicada en la red y notifica al Analista de Proyectos para su publicación. Continúa en paso 08.

Director de Recursos Humanos

07 Recibe notificación, revisa documentos y procede según el caso:a) Si tiene observaciones traslada documentos a la carpeta en red

“observaciones” y notifica al Analista de Proyectos con copia a Jefe del Departamento de Estudios y Proyectos Técnicos, para ser devuelto a la Unidad Organizativa solicitante para las correcciones correspondientes y posteriormente retoma el paso 05.

b) Si no tiene observaciones coloca su firma escaneada en aviso de cambio y traslada documentos a la carpeta en red “publicar”, notifica a Analista de Proyectos con copia a Jefe del Departamento de Estudios y Proyectos Técnicos para su publicación.

Analista de Proyectos 08 Realiza las siguientes acciones: Actualiza la información del perfil en matriz de control de perfiles y

cambios. Convierte de Word a PDF el archivo del perfil Creado o

Modificado. Incorpora el perfil en PDF en la intranet del Ministerio de

Hacienda e informa por correo electrónico a la Unidad respectiva sobre la disponibilidad del documento.


09 Verifica la información publicada en la intranet del Ministerio de Hacienda y procede conforme a lineamientos específicos establecidos en el PRO-1.2.1.1 Control de Información Documentada Del Sistema de Gestión de la Calidad.

Analista de Proyectos 10 Actualiza información del Perfil en la página web www.funcionpublica.gob.sv en el Sistema de Administración de Puestos de Trabajo. La actualización se realizará en los períodos que la Dirección de Profesionalización de la Función Pública habilite el acceso para actualización de perfiles.

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http://www.funcionpublica.gob.sv/



ETAPA II: Anulación de Perfiles de Puestos de Trabajo



01 Solicita al Departamento de Estudios y Proyectos Técnicos, mediante correo electrónico a [email protected], formato de Aviso de Cambio (Ver Anexo 2).

Analista de Proyectos 02 Recibe solicitud y remite por correo electrónico formato de aviso de cambio a Jefe de Unidad Organizativa o su delegado.


03 Recibe formato de aviso de cambio, completa con la información requerida solicitando anulación de perfil y lo envía al correo electrónico [email protected].

Analista de Proyectos 04 Revisa aviso de cambio, verifica que cumpla con lineamientos (ver anexo 3), que el perfil se encuentre previamente publicado, y procede según el caso:a) Cuando el formato de aviso está incompleto o no cumple con los

lineamientos, elabora observaciones, lo devuelve a Jefe de la Unidad Organizativa o a su delegado, para luego retomar este mismo paso.

b) Si cumple, coloca su firma escaneada en el aviso de cambio, y traslada documento a carpeta en red “anulación” y notifica a Jefe del Departamento de Estudios y Proyectos Técnicos, para su revisión y aprobación.

Jefe del Departamento de Estudios y Proyectos Técnicos

05 Recibe aviso de cambio, verifica que cumpla con lineamientos, y procede según el caso:a) No cumple con los lineamientos o se encuentra incompleta,

elabora observaciones, coloca en carpeta en red “observaciones”, y notifica a Analista de Proyectos, quien lo devuelve al Jefe de la Unidad Organizativa o a su delegado, para retomar al paso 04.

b) Si cumple, coloca su firma escaneada en el aviso de cambio y notifica al Analista de Proyectos para la respectiva anulación.

Analista de Proyectos 06 Realiza las siguientes acciones: Actualiza la información del perfil en matriz de control de perfiles y

cambios. Elimina del sitio web del Ministerio de Hacienda, los enlaces al

perfil eliminado, así como el perfil en formato PDF. Coloca el archivo en formato Word del perfil anulado junto con el

aviso de cambio utilizado para la anulación, dentro de la carpeta “Perfiles Anulados”, ubicada en el servidor de la dirección de Recursos Humanos.

Informa por correo electrónico a la unidad respectiva sobre la anulación solicitada.

Informa la anulación del perfil correspondiente a la Sección

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Sistema de Gestión e Información de Recursos Humanos.


07 Verifica que la actualización de la información publicada en el sitio web del Ministerio de Hacienda sea la correcta.

Analista de Proyectos 08 Actualiza información del Perfil en la página web www.funcionpublica.gob.sv en el Sistema de Administración de Puestos de Trabajo. La actualización se realizará en los períodos que la Dirección de Profesionalización de la Función Pública habilite el acceso para actualización de perfiles.

8. ANEXOS

Anexo 1 Formato de Descriptor de Puesto de Trabajo. Anexo 2 Formato de Aviso de Cambio. Anexo 3 Guía para la realización de cambios a los perfiles de puesto de trabajo.

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http://www.funcionpublica.gob.sv/



ANEXO 1

FORMATO DE DESCRIPTOR DE PUESTO DE TRABAJO

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ANEXO 2

FORMATO DE AVISO DE CAMBIO

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GUÍA SOBRE EL LLENADO DEL AVISO DE CAMBIO

El aviso de cambio está compuesto de varias partes, las cuales se explican a continuación:

a) En la primera parte se encuentra la información de quien solicita el cambio, la fecha de solicitud del cambio, nombre del solicitante, cargo y firma escaneada.

b) La segunda parte está reservada para el visto bueno del jefe de la unidad responsable, quien colocará su nombre, cargo y firma escaneada.

c) Luego se encuentra la información relativa al perfil que se quiere modificar, en donde se debe indicar el tipo de cambio a realizar, el nombre del perfil a modificar, el código del perfil (el cual aparece en la esquina superior derecha de cada perfil), la edición que se modificará, y la unidad o unidades organizativas a las que afectará el cambio, esto en caso que un mismo perfil sea de uso común para varias áreas. Si se trata de un perfil nuevo, se colocará el nombre del perfil que se desea crear y el código del perfil se dejará vacío ya que éste será asignado por el personal de Departamento de Estudios y Proyectos Técnicos. La edición a modificar también quedará en blanco ya que se trata de un nuevo perfil, pero si se debe colocar la o las unidades en las que habrá personal con el mismo perfil.

d) A continuación se encuentra la información relativa al cambio que se está realizando, en donde se debe colocar, de manera breve pero clara, una descripción de dichos cambios. En caso de creación, modificación de la denominación, modificación en la formación académica o anulación del perfil, debe detallar a los empleados involucrados en dicho perfil.

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Las últimas dos partes están reservadas para ser llenadas por el personal del Departamento de Estudios y Proyectos Técnicos.

En la sección de revisión el Analista de Proyectos colocará la fecha en que se realiza la publicación, su nombre, cargo y firma escaneada, todo esto luego de verificar que los archivos e información de respaldo respectiva se encuentran en orden.

La sección de aprobaciones será llenada por la Jefe de Departamento de Estudios y Proyectos Técnicos y por la Directora de Recursos Humanos, según sea el caso, en donde colocarán su nombre y firma escaneada, luego de verificar que los archivos e información de respaldo respectiva se encuentran en orden.

Finalmente, el archivo del aviso de cambio debe ser nombrado de la siguiente forma:

CÓDIGO DEL PERFIL + EDICIÓN QUE SE ESTÁ MODIFICANDO

EJEMPLO: Si se está modificando la edición 1 del perfil 119030104.3, el archivo del aviso de cambio se llamará: 119030104.3E1

NOTA: Cuando se trate de la creación de un perfil nuevo, el aviso de cambio se nombrará de la misma forma, con la diferencia que la edición que se colocará al final será la Edición Cero (E0).

ANEXO 3

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GUÍA PARA LA REALIZACIÓN DE CAMBIOS A LOS PERFILES DE PUESTO DE TRABAJO

a) Sobre la creación de un nuevo perfil de puesto de trabajoCuando se elabore un nuevo perfil se asignará un código, el cual estará compuesto por dos elementos, separados por un punto:

1. El código del área de acuerdo al SIRHI2. Numero Correlativo

Por ejemplo para el Técnico de Recursos Humanos, el código de perfil es 119030104.3

En donde 119030104 es el código que ha sido asignado según el SIRHI de acuerdo a la unidad organizativa donde se encuentra asignado este puesto de trabajo, y el 3 es el número correlativo. Si quisiéramos crear un nuevo perfil en esta sección, este llevaría como código de perfil 119030104.4, ya que el siguiente número correlativo disponible es el 4.

Para creación de perfiles en áreas nuevas se seguirá la misma metodología, con la diferencia que el correlativo 1 será asignado al jefe del área nueva, la cual ya debe estar previamente creada en el SIRHI.

Esta información debe ser actualizada en el archivo control perfiles y cambios.xlsx, cuyo formato se muestra al final de este anexo.

Finalmente, el archivo en Word que contiene el perfil debe ser nombrado de la siguiente forma:

CÓDIGO DEL PERFIL + EDICIÓN + NOMBRE DEL PERFIL

EJEMPLO: 119030104.3E1 Técnico de Recursos Humanos

Este archivo debe ser colocado en la red dentro de la carpeta de la unidad correspondiente.

b) Sobre la actualización del archivo “control perfiles y cambios.xlsx”La información del perfil y del cambio realizado, debe ser actualizada en el archivo Excel llamado “control perfiles y cambios” que se encuentra en la red, completando los campos tanto en la hoja de la unidad respectiva, como en la hoja del histórico de cambios. Un ejemplo del formato de este archivo ha sido colocado al final de este Anexo.

NOTA: Cuando un perfil sea anulado, en el campo “Edición vigente” de la hoja de la unidad respectiva y en el campo “edición resultante” de la hoja “histórico de cambios” se colocará en mayúsculas la palabra: ANULADO.

c) Sobre el manejo de los archivosAl tener la versión final del archivo en Word del perfil actualizado o creado, inmediatamente se debe guardar una versión en formato PDF con idéntico nombre que su versión en Word. Éste archivo en PDF será el que se publique en la intranet del Ministerio de Hacienda. Mientras el archivo en Word sustituirá a la versión obsoleta en la carpeta de perfiles del Ministerio de Hacienda, en la cual se encuentran los perfiles separados por unidad organizativa.

Siempre que se realicen modificaciones, anulaciones o creaciones y luego de la publicación, se procederá de la siguiente forma con las ediciones anteriores:

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a) La edición obsoleta o anulada del perfil se pegará en las páginas siguientes del mismo Archivo Word del Aviso de cambio, de manera que en la página uno tendremos el aviso de cambio y a partir de la página dos el perfil obsoleto o anulado, de esta manera se conservará en un solo archivo el aviso de cambio utilizado y la versión obsoleta o anulada del perfil.

b) El archivo resultante conservará el mismo nombre del aviso de cambio utilizado y se guardará en red dentro de una carpeta llamada con el mismo nombre de la unidad a la que pertenece el perfil; esta carpeta a su vez se encontrará dentro de una de las carpetas: “Perfiles Modificados”, “Perfiles Anulados”, de acuerdo con el tipo de cambio que se haya realizado, las cuales estarán disponibles en la misma carpeta de los perfiles del Ministerio de Hacienda.

c) Cuando se trate de un Perfil nuevo, el Aviso de cambio se colocará dentro de la carpeta “ Perfiles Creados”.

d) Las versiones obsoletas o anuladas del perfil en Word y PDF deben ser eliminadas, ya que como éstas se han agregado al mismo archivo del aviso de cambio, son innecesarias.

EJEMPLO DEL CONTROL DE PERFILES Y CAMBIOS

Formato de la Hoja del Control de Perfiles

Formato de la Hoja del Histórico de Cambios

9. MODIFICACIONES REGISTRO DE MODIFICACIONES

No. Modificaciones 01 Con la entrada en vigencia de este procedimiento, queda anulado el procedimiento:

PRO-120-E4 Administración de Perfiles de Puestos de Trabajo del Ministerio de Hacienda. Dirección

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No. Modificaciones General de Administración. - DGEA

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