Tipos de organigramasTipos de organigramas• 1. 1. OrganigramaOrganigrama Vertical. Vertical. Cada puesto subordinado a otro se Cada puesto subordinado a otro se

representa por cuadros en un nivel inferior, ligado por líneas que representa por cuadros en un nivel inferior, ligado por líneas que representan representan la comunicaciónla comunicación de de responsabilidadresponsabilidad y y autoridadautoridad; son ; son las las gráficasgráficas más usadas, fácilmente comprensibles, ya que indican más usadas, fácilmente comprensibles, ya que indican en forma objetiva la jerarquía. El inconveniente que representa es en forma objetiva la jerarquía. El inconveniente que representa es que ese muy difícil indicar los puestos inferiores. De cada cuadro que ese muy difícil indicar los puestos inferiores. De cada cuadro del segundo nivel se sacan líneas que indican la del segundo nivel se sacan líneas que indican la comunicacióncomunicación de de autoridad y responsabilidad a los puestos que dependen de él y autoridad y responsabilidad a los puestos que dependen de él y así sucesivamente. así sucesivamente.

• Ventajas:Ventajas:– Son las más usadas y, por lo mismo, fácilmente comprendidas. Son las más usadas y, por lo mismo, fácilmente comprendidas. – Indicar en forma objetiva las jerarquías del Indicar en forma objetiva las jerarquías del personalpersonal. .

• Desventajas:Desventajas:• Se produce el llamado "efecto de triangulación", ya que, después Se produce el llamado "efecto de triangulación", ya que, después

de dos niveles, es muy difícil indicar los puestos inferiores, para lo de dos niveles, es muy difícil indicar los puestos inferiores, para lo que se requeriría hacerse que se requeriría hacerse organigramasorganigramas muy alargados. Esto suele muy alargados. Esto suele solucionarse: solucionarse:

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Tipos de organigramasTipos de organigramas• 2.- Organigrama Horizontal2.- Organigrama Horizontal. El nivel máximo jerárquico . El nivel máximo jerárquico

se representa a la izquierda, los demás niveles jerárquicos se representa a la izquierda, los demás niveles jerárquicos van hacia la derecha siguiendo la forma normal en que van hacia la derecha siguiendo la forma normal en que acostumbramos leer. acostumbramos leer.

• Ventajas: Ventajas: – Siguen la forma normal en que acostumbramos leer. Siguen la forma normal en que acostumbramos leer. – Disminuyen en forma muy considerable el efecto de Disminuyen en forma muy considerable el efecto de

triangulación. triangulación. – Indican mejor la longitud de los niveles por donde pasa la Indican mejor la longitud de los niveles por donde pasa la

autoridad formal. autoridad formal. • Desventajas:Desventajas:• Son pocos usados en prácticas, y muchas veces, aun Son pocos usados en prácticas, y muchas veces, aun

pudiendo hacerse una sola carta de toda pudiendo hacerse una sola carta de toda la organizaciónla organización, , resultan los nombres de los jefes demasiado apiñados y, resultan los nombres de los jefes demasiado apiñados y, por lo tanto, poco claros.por lo tanto, poco claros.

Tipos de organigramasTipos de organigramas

Tipos de organigramasTipos de organigramas• 3. Organigrama Mixto3. Organigrama Mixto. Esta gráfica . Esta gráfica

es la combinación entre el es la combinación entre el organigrama vertical y el organigrama vertical y el organigrama horizontal, su utilización organigrama horizontal, su utilización es por razones de espacio. es por razones de espacio.

Tipos de organigramasTipos de organigramas

Tipos de organigramasTipos de organigramas• Organigrama CircularOrganigrama Circular. Está formado por un cuadro central . Está formado por un cuadro central

que corresponde a la autoridad máxima en la que corresponde a la autoridad máxima en la empresaempresa, a , a cuyo derredor se trazan círculos, cada uno constituye un cuyo derredor se trazan círculos, cada uno constituye un nivel jerárquico. Usadas por nivel jerárquico. Usadas por empresasempresas dedicadas a brindar dedicadas a brindar serviciosservicios de de culturacultura, , artearte, etc o fines sociales. , etc o fines sociales.

• Ventajas:Ventajas:– Siguen la forma normal en que acostumbramos leer. Siguen la forma normal en que acostumbramos leer. – Disminuyen en forma muy considerable el efecto de Disminuyen en forma muy considerable el efecto de

triangulación. triangulación. – Indican mejor la longitud de los niveles por donde pasa la Indican mejor la longitud de los niveles por donde pasa la

autoridad formal. autoridad formal. • Desventajas:Desventajas:• Son pocos usados en prácticas, y muchas veces, aun Son pocos usados en prácticas, y muchas veces, aun

pudiendo hacerse una sola carta de toda la pudiendo hacerse una sola carta de toda la organizaciónorganización, , resultan los nombres de los jefes demasiado apiñados y, por resultan los nombres de los jefes demasiado apiñados y, por lo tanto, poco claros.lo tanto, poco claros.

Tipos de organigramasTipos de organigramas

Tipos de organigramasTipos de organigramas• OrganigraOrganigra

ma Radial. ma Radial. Usada por Usada por las mismas las mismas organizacioorganizacionesnes circulares circulares

Tipos de organigramasTipos de organigramas• Organigrama EscalarOrganigrama Escalar. Consiste en señalar con . Consiste en señalar con

diferentes sangrías en el margen izquierdo los diferentes sangrías en el margen izquierdo los diferentes niveles jerárquicos. diferentes niveles jerárquicos.

• Ventajas:Ventajas:• Pueden usarse, para mayor claridad, distintos tipos Pueden usarse, para mayor claridad, distintos tipos

de letras. de letras. • Desventajas:Desventajas:• Estos organigramas son poco usados todavía, y Estos organigramas son poco usados todavía, y

aunque resultan muy sencillos, carecen de la aunque resultan muy sencillos, carecen de la fuerzafuerza objetiva de aquellos que encierran cada nombre objetiva de aquellos que encierran cada nombre dentro de un cuadro, para destacarlo dentro de un cuadro, para destacarlo adecuadamente. adecuadamente.

Tipos de organigramasTipos de organigramas

Tipos de organigramasTipos de organigramas• B.- Por su contenido:B.- Por su contenido:• 1.- Estructural.- Describe la 1.- Estructural.- Describe la estructuraestructura

orgánica de la empresa.orgánica de la empresa.

Tipos de organigramasTipos de organigramas• Funcional.- Es el cual describe el Funcional.- Es el cual describe el

departamento y sus departamento y sus funcionesfunciones principales principales

Tipos de organigramasTipos de organigramas• De personal.-De personal.- Es el cual detalla en cada Es el cual detalla en cada

rectángulo del organigrama lo siguiente.rectángulo del organigrama lo siguiente.• a.- Nombre del puesto o cargoa.- Nombre del puesto o cargo• b.- Nombre de la b.- Nombre de la personapersona que lo que lo

desempeñadesempeña• c.- c.- CódigoCódigo del rango del rango• d.- Número de subordinados directosd.- Número de subordinados directos• c.- Número de trabajadores a su cargoc.- Número de trabajadores a su cargo

Tipos de organigramasTipos de organigramas

Tipos de organigramasTipos de organigramas• C.- Por su finalidad comunicativaC.- Por su finalidad comunicativa• 1.- Sintetico.- 1.- Sintetico.- Se le conoce también Se le conoce también

como global o general, en el cual se como global o general, en el cual se gráfica los órganos más importantes. gráfica los órganos más importantes.

Tipos de organigramasTipos de organigramas• 2.- Analítico.- 2.- Analítico.- Se le conoce también Se le conoce también

como detallado, específico, en el cual como detallado, específico, en el cual se gráfica todos los órganos de la se gráfica todos los órganos de la empresa.empresa.

Tipos de organigramasTipos de organigramas

MANUALES MANUALES ADMINISTRATIVOSADMINISTRATIVOS• CONCEPTOCONCEPTO• Duhat Kizatus Miguel A. Duhat Kizatus Miguel A. • Lo define " Un documento que contiene, en forma ordenada y sistemática, Lo define " Un documento que contiene, en forma ordenada y sistemática,

informacióninformación y/o instrucciones sobre y/o instrucciones sobre historiahistoria, organización, , organización, políticapolítica y y procedimientosprocedimientos de de una empresauna empresa, que se consideran necesarios para la menor , que se consideran necesarios para la menor ejecución del ejecución del trabajotrabajo".".

• Para Terry G.R.: Para Terry G.R.: • "Es un "Es un registroregistro inscrito de información e instrucciones que conciernen al inscrito de información e instrucciones que conciernen al

empleado y pueden ser utilizados para orientar los esfuerzos de un empleado en empleado y pueden ser utilizados para orientar los esfuerzos de un empleado en una empresa".una empresa".

• Continolo G. Continolo G. • Lo conceptualizará como: " Una expresión formal de todas las informaciones e Lo conceptualizará como: " Una expresión formal de todas las informaciones e

instrucciones necesarias para operar en un determinado sector; es una guía que instrucciones necesarias para operar en un determinado sector; es una guía que permite encaminar en la permite encaminar en la direccióndirección adecuada los esfuerzos del personal adecuada los esfuerzos del personal operativo".operativo".

• Los Los manualesmanuales administrativos son administrativos son documentosdocumentos que sirven como que sirven como medios de comunicaciónmedios de comunicación y y coordinacióncoordinación que permiten registrar y transmitir que permiten registrar y transmitir en forma ordenada y sistemática la información y/o instrucciones sobre en forma ordenada y sistemática la información y/o instrucciones sobre políticaspolíticas, organización, funciones, procedimientos, etc. Que se , organización, funciones, procedimientos, etc. Que se consideran necesarios para la ejecución de las actividades y tareas.consideran necesarios para la ejecución de las actividades y tareas.

MANUALES MANUALES ADMINISTRATIVOSADMINISTRATIVOS• ANTECEDENTES.ANTECEDENTES.• El uso de los manuales, de que se tenga registro, data de los años El uso de los manuales, de que se tenga registro, data de los años

de de la segunda guerra mundialla segunda guerra mundial, en virtud de que en el frente se , en virtud de que en el frente se contaba con personal no capacitado en contaba con personal no capacitado en estrategiasestrategias de de guerraguerra y fue y fue mediante los manuales como se instruía a los soldados en las mediante los manuales como se instruía a los soldados en las actividades que deberían desarrollar en campaña.actividades que deberían desarrollar en campaña.

• Los primeros intentos de manuales administrativos fueron en Los primeros intentos de manuales administrativos fueron en forma de circulares, memorándums, instrucciones internas, etc., forma de circulares, memorándums, instrucciones internas, etc., mediante los cuales se establecían las formas de operar de un mediante los cuales se establecían las formas de operar de un organismo; ciertamente estos intentos carecían de un perfil organismo; ciertamente estos intentos carecían de un perfil técnico, pero establecieron la base para los manuales técnico, pero establecieron la base para los manuales administrativos.administrativos.

• Los manuales responden a lo siguiente:Los manuales responden a lo siguiente:– ¿Que hacer? Las acciones ¿Que hacer? Las acciones – ¿Cómo hacer? Los procedimientos ¿Cómo hacer? Los procedimientos – ¿Quien lo hace? Responsabilidad ¿Quien lo hace? Responsabilidad – Deberes y Deberes y derechosderechos De los Trabajadores De los Trabajadores

MANUALES MANUALES ADMINISTRATIVOSADMINISTRATIVOS• ¿Que deben contener los manuales?¿Que deben contener los manuales?

– A quien va dirigido A quien va dirigido – Porque va dirigido en ese sentido Porque va dirigido en ese sentido – La política general de la empresa La política general de la empresa – Historia y antecendentes Historia y antecendentes – Estructura Orgánica Estructura Orgánica – Normas para el personal Normas para el personal – Procedimientos generales de trabajo Procedimientos generales de trabajo – Procedimientos de documentación Procedimientos de documentación – Procedimientos de orientación y Procedimientos de orientación y capacitacióncapacitación del personal del personal – Normalización y Normalización y controlcontrol de trámites de trámites – Solución a Solución a conflictosconflictos jerárquicos jerárquicos

MANUALES MANUALES ADMINISTRATIVOSADMINISTRATIVOS• FINALIDAD DE LOS MANUALESFINALIDAD DE LOS MANUALES• Depende de lo que se pretenda llevar a caboDepende de lo que se pretenda llevar a cabo

– Delimitar en forma escrita: funciones, Delimitar en forma escrita: funciones, responsabilidad y autoridad de cada cargo. responsabilidad y autoridad de cada cargo.

– Normalizar y controlar los trámites de los Normalizar y controlar los trámites de los procedimientos procedimientos

– Adoctrinamiento al personal nuevo Adoctrinamiento al personal nuevo – Adiestramiento y orientación al personal de Adiestramiento y orientación al personal de

servicio servicio – Identificar los canales de comunicación y de Identificar los canales de comunicación y de

coordinación. coordinación.

MANUALES MANUALES ADMINISTRATIVOSADMINISTRATIVOS• OBJETIVOS DE LOS MANUALESOBJETIVOS DE LOS MANUALES

– Presentar una visión de conjunto de la organización Presentar una visión de conjunto de la organización – Precisar las funciones asignadas a cada unidad Precisar las funciones asignadas a cada unidad

administrativa administrativa – Establecer claramente el grado de autoridad y Establecer claramente el grado de autoridad y

responsabilidad de los distintos niveles jerárquicos responsabilidad de los distintos niveles jerárquicos – Coadyuvar a la correcta Coadyuvar a la correcta atenciónatención de las labores de las labores

asignadas al personal asignadas al personal – Permitir el Permitir el ahorroahorro de de tiempotiempo y esfuerzo en la realización y esfuerzo en la realización

del trabajo del trabajo – Funcionar como medio de relación y coordinación. Funcionar como medio de relación y coordinación. – Servir como vehículo de información a los Servir como vehículo de información a los proveedoresproveedores

de de bienesbienes, prestadores de servicios, usuarios y/o clientes , prestadores de servicios, usuarios y/o clientes

MANUALES MANUALES ADMINISTRATIVOSADMINISTRATIVOS• REQUISITOS DE LOS MANUALES REQUISITOS DE LOS MANUALES

ADMINISTRATIVOSADMINISTRATIVOS• Se debe tener en cuenta:Se debe tener en cuenta:

– Si obedece su formulación a necesidades reales Si obedece su formulación a necesidades reales – Que se redacte en forma sencilla y clara Que se redacte en forma sencilla y clara – Que contenga lo indispensable Que contenga lo indispensable – Que no sea muy voluminoso Que no sea muy voluminoso – Que se de a conocer al personal Que se de a conocer al personal – Que se actualice periodicamente Que se actualice periodicamente – Que se instruya al personal en su adecuada Que se instruya al personal en su adecuada

utilización utilización

MANUALES MANUALES ADMINISTRATIVOSADMINISTRATIVOS• VENTAJAS DEL USO DE MANUALESVENTAJAS DEL USO DE MANUALES

– Son un compendio de la totalidad de funciones y procedimientos que se desarrolla en una organización, Son un compendio de la totalidad de funciones y procedimientos que se desarrolla en una organización, elementos éstos que por otro lado sería difícil reunir. elementos éstos que por otro lado sería difícil reunir.

– La La gestióngestión administrativa y la administrativa y la toma de decisionestoma de decisiones no quedan supeditadas a improvisaciones o criterios personales no quedan supeditadas a improvisaciones o criterios personales del funcionario actuante en cada momento, sino que son regidas por del funcionario actuante en cada momento, sino que son regidas por normasnormas que mantienen continuidad en el que mantienen continuidad en el trámite a través del tiempo. trámite a través del tiempo.

– clarifican la clarifican la acciónacción a seguir o la responsabilidad a asumir en aquellas situaciones en las que pueden surgir dudas a seguir o la responsabilidad a asumir en aquellas situaciones en las que pueden surgir dudas respecto a qué áreas debe actuar o a que nivel alcanza la decisión o ejecución. respecto a qué áreas debe actuar o a que nivel alcanza la decisión o ejecución.

– Mantienen la homogeneidad en cuanto a la ejecución de la gestión administrativa y evitan La formulación de la Mantienen la homogeneidad en cuanto a la ejecución de la gestión administrativa y evitan La formulación de la excusa del desconocimiento de las normas vigentes. excusa del desconocimiento de las normas vigentes.

– Sirven para ayudar a que la organización se aproxime al cumplimiento de las condiciones que configuran un Sirven para ayudar a que la organización se aproxime al cumplimiento de las condiciones que configuran un sistemasistema. .

– Son un elemento cuyo contenido se ha ido enriqueciendo con el transcurso del tiempo. Son un elemento cuyo contenido se ha ido enriqueciendo con el transcurso del tiempo. – Facilitan el control por parte de los supervisores de las tareas delegadas al existir Facilitan el control por parte de los supervisores de las tareas delegadas al existir – Un instrumento que define con precisión cuáles son los actos delegados. Un instrumento que define con precisión cuáles son los actos delegados. – Son elementos informativos para entrenar o capacitar al personal que se inicia en funciones a las que hasta ese Son elementos informativos para entrenar o capacitar al personal que se inicia en funciones a las que hasta ese

momento no había accedido 9.- Economizan tiempo, al brindar momento no había accedido 9.- Economizan tiempo, al brindar solucionessoluciones a situaciones que de otra manera a situaciones que de otra manera deberían ser analizadas, evaluadas y resueltas. deberían ser analizadas, evaluadas y resueltas.

– Ubican la participación de cada componente de la organización en el lugar que le corresponde, a los efectos del Ubican la participación de cada componente de la organización en el lugar que le corresponde, a los efectos del cumplimiento de los cumplimiento de los objetivosobjetivos empresariales. empresariales.

– Constituyen un elemento que posibilita la Constituyen un elemento que posibilita la evaluaciónevaluación objetiva de la actuación de cada empleado a través del objetiva de la actuación de cada empleado a través del cotejo entre su asignación de responsabilidades según el cotejo entre su asignación de responsabilidades según el manualmanual, y la forma en que las mismas se desarrollan. , y la forma en que las mismas se desarrollan.

– Permiten la determinación de los estándares más efectivos, ya que estos se basan en procedimientos Permiten la determinación de los estándares más efectivos, ya que estos se basan en procedimientos homogéneos y metódicos. homogéneos y metódicos.

MANUALES MANUALES ADMINISTRATIVOSADMINISTRATIVOS• LIMITACIONES DE LOS MANUALESLIMITACIONES DE LOS MANUALES

– Existe un Existe un costocosto en su en su redacciónredacción y confección que, y confección que, indudablemente, debe afrontarse. indudablemente, debe afrontarse.

– Exigen una permanente actualización, dado que la pérdida Exigen una permanente actualización, dado que la pérdida de vigencia de su contenido acarrea su total inutilidad. de vigencia de su contenido acarrea su total inutilidad.

– No incorporan los elementos propios de la organización No incorporan los elementos propios de la organización informal, la que evidentemente existe pero no es reconocida informal, la que evidentemente existe pero no es reconocida en los manuales. en los manuales.

– Resulta difícil definir el nivel óptimo de Resulta difícil definir el nivel óptimo de síntesissíntesis o de detalle o de detalle a efectos de que sean útiles y suficientemente flexibles. a efectos de que sean útiles y suficientemente flexibles.

– Su Su utilidadutilidad se ve limitada o es nula cuando la organización se ve limitada o es nula cuando la organización se compone de un número reducido de personas y, por lo se compone de un número reducido de personas y, por lo tanto, la comunicación es muy fluida y el tanto, la comunicación es muy fluida y el volumenvolumen de tareas de tareas reducido. reducido.

MANUALES MANUALES ADMINISTRATIVOSADMINISTRATIVOS• CLASIFICACION DE LOS CLASIFICACION DE LOS

MANUALES MANUALES • Podemos clasificar a los manuales Podemos clasificar a los manuales

administrativos en dos administrativos en dos gruposgrupos; por su ; por su contenido y por su contenido y por su funciónfunción específica, en el siguiente cuadro se específica, en el siguiente cuadro se describen cada una de estas describen cada una de estas agrupaciones:agrupaciones:

MANUALES MANUALES ADMINISTRATIVOSADMINISTRATIVOS• Por su contenidoPor su contenido • - Manual de historia del organismo.- Manual de historia del organismo.• - Manual de políticas.- Manual de políticas.• - Manual de procedimientos - Manual de procedimientos

administrativos.administrativos.• - Manual de organización y funciones.- Manual de organización y funciones.• - Manual de adiestramiento o instructivo.- Manual de adiestramiento o instructivo.• - Manual técnico.- Manual técnico.

MANUALES MANUALES ADMINISTRATIVOSADMINISTRATIVOS• Por función específica Por función específica • - Manual de - Manual de producciónproducción..• - Manual de - Manual de comprascompras..• - Manual de - Manual de ventasventas..• - Manual de finanzas.- Manual de finanzas.• - Manual de contabilidad.- Manual de contabilidad.• - Manual de crédito y cobranza.- Manual de crédito y cobranza.• - Manual de personal.- Manual de personal.• - Manuales generales (Dos o más - Manuales generales (Dos o más

operaciones.) operaciones.)

CUADRO DE ASIGNACION DE PERSONAL (CAP)CUADRO DE ASIGNACION DE PERSONAL (CAP)(Decreto Supremo Nº. 043-2004-PCM)(Decreto Supremo Nº. 043-2004-PCM)