teoría de la decisión - el proceso de decisión en las organizaciones
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La planificación como sistema de decisiones Identificación de los problemas – El modelo racional de decisión
TEORÍA DE LA DECISIÓN
El Proceso de Decisión en las Organizaciones
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La Administración de las Organizaciones se compone de un conjunto de procesos, entre
los que se encuentra el Proceso de Decisión .
Planificación
Organización
Liderazgo
Control
Decisión
Comunicación
ADMINISTRACIÓN
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La toma de decisión es el proceso que, mediante la reflexión y el razonamiento, permite al Administrador identificar y seleccionar, entre varias opciones, la acción más adecuada para la solución de un problema específico, o para el aprovechamiento de una oportunidad.
La definición del proceso
decisorio en la
Administración :
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Las opciones de respuesta pueden ser: una acción no verbal, una palabra, una frase o una combinación de todas ellas.
IDENTIFICACIÓN DE LAS
OPCIONES
SELECCIÓN
ACCIÓN
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En cualquier tipo de Organización, “la tarea de decidir se extiende a la organización administrativa total, lo mismo que la tarea de hacer. En realidad, se encuentra íntegramente ligada con esta última.”
Herbert A. Simon - “El Comportamiento Administrativo” (1945)
DECIDIR + HACER ADMINISTRAR
La importancia del proceso
decisorio en la
Administración :
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Las acciones se ejecutarán ineludiblemente luego del proceso de selección entre las alternativas disponibles.De otro modo se estará ante un proceso decisorio nulo.Las consecuencias de las acciones seleccionadas solo ocurrirán a partir de su ejecución.
La importancia del proceso
decisorio en la
Administración :
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R E F L E X I Ó NEl futuro es el espacio temporal sobre el que se decide. El pasado aporta datos sobre las experiencias ocurridas. Y el presente,… es el momento de la toma de decisión.
“Que cada cual examine sus pensamientos. Los encontrará todos ocupados en el pasado o en el futuro. Casi no pensamos en el presente, y si pensamos en él, es para tomar la luz para
disponer del futuro”
Blaise Pascal – “Pensamientos” (1670)
La importancia del proceso
decisorio en la
Administración :
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Para decidir hay que utilizar el razonamiento.
Y el propósito del razonamiento es decidir.
La importancia del proceso
decisorio en la
Administración :
Razonamiento Decisión
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El razonamiento y la decisión se encuentran interrelacionados e implican que quienes
deciden en la Organización además tienen conocimientos sobre :
La situación que requiere una decisión. (¿Se está frente a un problema o frente a una oportunidad?).
Las diferentes opciones de acción. (¿Cuáles son las posibles opciones?). Las consecuencias de cada una de estas acciones. (tanto las inmediatas
como las futuras)Asimismo, quienes deciden deben poseer una estrategia lógica para producir
inferencias válidas sobre cuya base se seleccione la opción de respuesta más apropiada. (¿Será ésta la decisión óptima?)
La importancia del proceso
decisorio en la
Administración :
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LAS DECISIONES Y
EL PROCESO DE PLANEAMIENTO
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El proceso de Planeamiento organizacional constituye un sistema complejo de decisiones interrelacionadas que se adoptan anticipadamente en el presente, y cuyas consecuencias afectan tanto el futuro inmediato, como el de largo plazo.
Las decisiones
y el proceso de Planeamiento
:
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Las decisiones
y el proceso de Planeamiento
: Elementos
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La definición de cada uno de los objetivos y metas es el resultado de una previa
selección de alternativas, llevada a cabo durante el proceso de Planeamiento.
Las decisiones
y el proceso de Planeamiento
:
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Cuando se declara la Misión Organizacional, se eligen y especifican: la actividad, el producto, el mercado, los clientes de la Organización, el tamaño, la distribución geográfica, la relación con sus dependientes, con la comunidad y con el medio ambiente.
Las decisiones
y el proceso de Planeamiento
:
MisiónPropósito
general
Razón de ser
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De la Misión se desprenden múltiples objetivos generales, y de éstos, numerosos objetivos específicos y metas que demandarán la selección de las acciones más adecuadas para su logro individual.
Las decisiones
y el proceso de Planeamiento
:
Objetivos
generalesObjetivos
específicosMisión
Metas
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La conquista de las metas más simples conducirá hacia el cumplimiento de los propósitos superiores más complejos. Todos ellos fueron definidos en el proceso de Planeamiento y a través de un previo y complejo proceso decisorio.
Objetivos generales
Objetivos específicosMetas
Misión
Las decisiones
y el proceso de Planeamiento
:
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LA IDENTIFICACIÓN DE PROBLEMAS
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Problema: Desvío. Estado distinto al deseado (y que nos aleja de la posibilidad de alcanzar los objetivos).Asimismo, podría considerarse al problema como una “oportunidad encubierta”, o como una amenaza.
La definición de Problema :
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► Alejamiento respecto de una experiencia pasada: “¿Por qué no ocurrió lo de costumbre?”
► Desviación del plan fijado: “El proveedor no puede cumplir con la fecha de entrega.”
► Cuando otras personas le presentan sus problemas al Administrador: “¿Cómo hago?”
► Cuando los competidores alcanzan mejores desempeños: “¡Nuestros clientes nos abandonan!”
Factores para reconocer la
existencia de problemas :
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Reconocer un problema es una actividad subjetiva: cada sujeto lo verá de distinta manera y por ello tratará de resolverlo de diferente forma.Un mismo problema es percibido, por los integrantes de una Organización, de acuerdo con su propia función, autoridad y responsabilidad.
La identificación de problemas
:
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El proceso de identificación de problemas en una Organización por lo general se inicia en la comunicación informal y/o en la intuición del Administrador (a través de su práctica y experiencia, este último suele ser capaz de determinar los problemas graves incluso antes de su manifestación formal o concreta)
La identificación de problemas
:
El azar también
interviene
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Esta práctica suele presentar algunos errores comunes:
● Asociaciones falsas de acontecimientos.● Expectativas falsas de los hechos.● Falsa auto-percepción e imagen social.
La identificación de problemas
:
intuició
n
comunicaci
ón informal
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Según la información, los valores, la formación y la especialización del Administrador, se plantean los siguientes interrogantes:
• ¿Cuán grande es el desvío entre lo deseado y lo real?• ¿Cómo afecta nuestros objetivos?• ¿Qué dificultades se tendrá para solucionarlo?• ¿Con qué rapidez se debe actuar?
La identificación de problemas
:
► Debe existir una orientación superior hacia las metas u objetivos (todos los individuos, y en particular quienes deciden, deben tener una visión amplia de la Organización).
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Frente a la existencia de múltiples problemas, fijar prioridades también es una actividad subjetiva.Un buen Administrador debe aplicar prioridades ya que no se pueden solucionar todos los problemas a la vez. Los más simples deben delegarse a sus subordinados.
Las prioridades en la solución
de los problemas :
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PREGUNTAS que se formula un buen Administrador para establecer prioridades:
¿El problema es fácil de manejar?¿Puede resolverse por sí mismo? ¿Problema simple o de rutina?¿A quién le compete la decisión?
Las prioridades en la solución
de los problemas :
¿Es urgente?
¿Es importante?
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Las prioridades en la solución
de los problemas :
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LA NATURALEZA DE LA TOMA DE DECISIONES
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Al enfrentar distintos tipos de problemas
(simples o de rutina/importantes), surge la posibilidad de decidir a través
de:
Decisiones programadas
PolíticasProcedimientos
Reglas
Cuando decide la Organización en
lugar del individuo
Decisiones no programadas
EstratégicasEfectos a Largo
PlazoExcepcionalesPoco comunes
Cuando decide la autoridad jerárquica
Clasificación de las
decisiones :
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Condiciones de la toma
de decisión :
Riesgo
Certeza Incertidumbre
Altamente previsible Altamente imprevisible
Conocemos el resultado de cada alternativa considerada (P.ej:
presupuestos o cotización de varios proveedores) . Se cuenta con información exacta. Es posible
optimizar la decisión.
No se conocen todas las variables no
controlables, o no contamos con la
información suficiente para establecer la
probabilidad de cada una.
Se prevé con certeza el resultado de cada alternativa,
pero solo se conocen las probabilidades de ocurrencia de
cada variable no controlable.
Turbulencia: situaciones imprevisibles y poco claras,
cambios rápidos del contexto que impiden conocer con detalle las variables no
controlables
Escenario
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Las decisiones deben tomarse cerca del origen del problema.Y por esta causa:
• No se las deben pasar al nivel superior • No se las deben pasar al nivel inferior
Salvo que: • Afecten a otras áreas de la organización• Sea necesario contar con información accesible solo para los niveles superiores• Impacten en la responsabilidad de superiores• Afecten a los objetivos críticos (p. ej.: a la Misión)
¿Dónde tomar las decisiones?
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EL MODELO RACIONAL DE DECISIÓN
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► Evitar que se opte por la solución o alternativa más obvia, superficial o automática (o por la 1ra. impresión)
► Profundizar el análisis de las opciones (ponderarlas y calcular sus riesgos)
► Aumentar la probabilidad de adoptar buenas decisiones, aunque no se pueda asegurar el 100% de decisiones correctas (en función de los resultados obtenidos y de las variables no controlables)
Objetivos del modelo racional
de decisión :
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1 2 3 4
INVESTIGAR LA SITUACIÓN
DESARROLLO DE ALTERNATIVAS
EVALUACIÓN DE ALTERNATIVAS
Y SELECCIÓN DE LA
MEJOR
IMPLEMENTAR Y
HACER EL SEGUIMIENTO
Etapas del modelo racional de
decisión :
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1
INVESTIGAR LA SITUACIÓN
Definir el problema
Determinar los objetivos de la
decisión
Diagnóstico de las causas
¿Se detectan causas o efectos?
¿Afecta o no los objetivos de la Organización?
¿Qué es preciso cambiar?
¿Qué sería conveniente?
¿Pueden existir objetivos más ambiciosos , como además mejorar los desempeños?
Tarea del Administrador
Las causas no siempre son
visibles
¿Es urgente?
Etapas del modelo racional de decisión :
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2
DESARROLLO DE ALTERNATIVAS
Buscar varias alternativas
No juzgarlas“a priori”
No ceder ante la urgencia
Participación de otras personas.
No analizarlas
No descartarlas
No pre-seleccionarlas
Lluvias de ideas
Etapas del modelo racional de decisión :
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3
EVALUACIÓN DE ALTERNATIVAS
Y SELECCIÓN DE LA MEJOR
Evaluación
Selección
¿Es factible?
¿Cuáles son las consecuencias para el resto de la Org.?
En función del tiempo escaso
En función de la información disponible
Elección
¿Es satisfactoria?
En función de un juicio imperfecto
¿Afecta obligaciones
morales o legales?
¿Está orientada hacia políticas
internas?
¿Cuenta con el apoyo del personal?
¿Responde a los objetivos de la
decisión?
¿Cuenta con una adecuada posibilidad
de éxito?
No causar consecuencias
negativas.
Etapas del modelo racional de decisión :¿Hay recursos?
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4
IMPLEMENTAR Y HACER EL
SEGUIMIENTO
Planeamiento
Implementación
Pensar antes las acciones
Asignar las responsabilidades
Análisis del entorno (esperando respuestas)
Realizar los ajustes necesarios
(retroalimentación)
Seguimiento
Diseñar procedimientos para informar los avances
Deben asignarse recursos suficientes
Tener en cuenta que éstas no son
automáticas luego de tomada la decisión
Si el personal no sabe o no puede llevarlas a cabo
Nuevosproblemas
Decisión ineficaz
Etapas del modelo racional de decisión :
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DIFICULTADES DEL MODELO RACIONAL DE
DECISIÓN
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Dificultades del modelo
racional de decisión :
PROCEDIMIENTOS ABREVIADOS
(HEURÍSTICAS)
MODELOS MENTALES
(PREJUICIOS)
LIMITACIONES A LA RACIONALIDAD
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Quien decide se debe enfrentar a: • POCA INFORMACIÓN.• POCO TIEMPO PARA DECIDIR.• BAJA CAPACIDAD DEL DECISOR.• PERCEPCIONES DE LA REALIDAD DISTORSIONADAS.
LIMITACIONES A LA RACIONALIDAD
Dificultades del modelo
racional de decisión :
► Ante esta situación los Administradores se suelen conformar con la primera alternativa, en lugar de optimizarla.
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Son reglas, que se aplican para simplificar el proceso de decisión, basadas en experiencias: • RECUERDOS QUE INFLUYEN (los más recientes o más vívidos)• TENDENCIA A CLASIFICAR O AGRUPAR POR TIPOS CONOCIDOS.• PARTIR DESDE UN PUNTO CONOCIDO o SIMILAR, Y AJUSTAR.
Dificultades del modelo
racional de decisión :
PROCEDIMIENTOS ABREVIADOS
(HEURÍSTICAS)
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Son creencias que alteran el juicio: • RECURRIR A MUESTRAS PEQUEÑAS• OBTENER INFORMACIÓN DE FUENTES NO PERFECTAS• POSEER ESTEREOTIPOS (creer en cierta información)• RECUERDO CON MAS FACILIDAD LO ÚLTIMO OCURRIDO• ERROR RESPECTO DEL AZAR (Pensar en compensaciones)• EXCESO DEL CONFIANZA (En temas no conocidos)• BUSCAR CONFIRMACIÓN LUEGO DE DECIDIR• PERCEPCIÓN TARDÍA (Juzgar por los resultados)
Dificultades del modelo
racional de decisión :
MODELOS MENTALES
(PREJUICIOS)
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CÓMO MEJORAR LA EFICACIA EN LA TOMA DE
DECISIÓN
CALIDAD
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Cómo mejorar la eficacia en la
toma de decisión :
ADOPTAR UN MÉTODO DE
DECISIÓN EFECTIVO
SUPERAR LAS CONSECUENCIAS
CONOCER LOS FACTORES DE DESALIENTO
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Quienes deciden: • Sienten temor a que una buena decisión
termine en malos resultados (por imponderables).• Tienen dudas respecto a estar tomado la mejor decisión y
sigue buscando nuevas alternativas.• Piensan que el azar convierta en buena a una mala decisión.• Creen que va a ser juzgado por los resultados y por la
manera en que se decidió.
CONOCER LOS FACTORES DE DESALIENTO
Cómo mejorar la eficacia en la
toma de decisión :
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Luego, los administradores: • Optan por no decidir si ello no importa un riesgo personal.• Eligen la primera alternativa que se presente para evitar
consecuencias personales.• Posponen el análisis, o le pasan el problema a otro.• Optan por el sistema abreviado de ajuste a partir de un
punto conocido.• Sufren pánico (estrés).
Cómo mejorar la eficacia en la
toma de decisión :SUPERAR LAS
CONSECUENCIAS
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Una decisión de calidad se basa en: • Establecer prioridades.• Adquirir información relevante.• Ser metódico (racional).• Evitar los prejuicios.• Involucrar a los empleados en la decisión.• Obtener la aceptación de los colaboradores.
Cómo mejorar la eficacia en la
toma de decisión :ADOPTAR UN MÉTODO DE
DECISIÓN EFECTIVO
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A veces, por obra de la casualidad, o de circunstancias extremas, el Administrador
puede ser eficiente en la toma de decisiones y fracasar, o bien ser ineficiente y tener
éxito. De este modo, parecería que la eficacia depende de la suerte.
No obstante, la aplicación de los correctos procedimientos para decidir, basados en la reflexión y en el más amplio conocimiento,
asegurarán los resultados eficaces en un número mayor de casos.
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Teoría de la Decisión – El Proceso de Decisión en las Organizaciones
Referencias bibliográficas:● Stoner, James A. y Freeman, Edward. Administración. Editorial Prentice Hall Hispanoamericana S.A. México, 1994.● Pavesi, Pedro y otros. La Decisión. Grupo Editorial Norma. Buenos Aires, 2004.● Bonatti, Patricia. “Propuesta de un modelo integrador” en Principios Fundamentales para la Administración de Organizaciones. Pearson Prentice Hall. Buenos Aires, 2008.
Foto final: Agustín Celso – Atalaya – Prov. de Buenos Aires – ArgentinaResumen y diseño de la presentación:
Prof. CP Felipe R. Mangani – Ciudad de Buenos Aires – Argentina
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DICIEMBRE 2016