Unidad N5

Tema 4. Reunin de cierre

Al finalizar la auditora y antes de elaborar el informe definitivo, es necesario mantener una reunin con los auditados. El objeto de la junta final es presentar al responsable o responsables del rea auditada sobre las no conformidades detectadas, con el fin de comprender los resultados de la auditora.

Los auditores deben formular recomendaciones para mejorar y proponer acciones correctivas o preventivas. Esto no significa que el auditor sea el responsable de implantar tales sugerencias, el compromiso lo ha de asumir el auditado. No debe olvidar que entre los objetivos de la auditora interna estn los de eficacia, eficiencia y mejora. Se debe explicar lo siguiente al auditado durante la reunin de cierre:

Prevenir sobre la evidencia de que la auditora recolectada est basada en una muestra de la informacin disponible.

El mtodo de reporte.

El proceso de manejo de hallazgos de auditora y las posibles consecuencias.

Presentacin de los hallazgos y conclusiones de la auditora de manera tal que sean comprendidas y reconocidas por la gerencia del auditado.

Cualquier actividad post-auditora relacionada (ejemplo, implementacin de acciones correctivas, manejo de quejas de auditora, proceso de apelacin).

Pasos a seguir:

1. Una vez terminada la recoleccin de evidencias, se proceder a la reunin de cierre, en la cual se har la presentacin de los resultados de la auditora (no conformidades, observaciones y oportunidades de mejora). Una copia de los registros de las no conformidades y observaciones debe ser entregada al responsable del rea auditada.

2. El auditor debe levantar un acta en la que se consigne la siguiente informacin:

Fecha y hora de la reunin de cierre.

Comentarios a los resultados de la auditora.

Compromiso del auditado de presentar un plan con acciones correctivas a las no conformidades encontradas, en un plazo mximo de 10 das hbiles.

Participantes de la reunin.

3. El original de este documento debe ser anexado al informe final de la auditora.

Control del documento

Nombre Cargo Dependencia Fecha

Revisin Lina Lorien

Rivera Cruces Instructor

virtual

Centro Agroempresarial

del Oriente - Vlez

Regional Santander

Diciembre de 2012

Adaptacin Rachman Bustillo

Martnez

Guionista Lnea de

Produccin

Centro Agroindustrial.

Regional Quindo

Abril de 2013

Andrs Felipe Velandia Espitia

Guionista Lnea de

Produccin

Centro Agroindustrial.

Regional Quindo

Abril de 2013