7/24/2019 Tema IV Control Interno y Las Operaciones Contables

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EL CONTROL INTERNO Y LAS OPERACIONES CONTABLES

El control interno contable representa el soporte bajo el cual descansa la confiabilidad de un sistema contable. Un sistemade control interno es importante por cuanto no se limita nicamente a la confiabilidad en la manifestacin de las cifrasreflejadas en los estados financieros, sino tambin evala el nivel de eficiencia operacional en procesos contables yadministrativos.

El Control Interno en una entidad est orientado a prevenir o a detectar errores o irregularidades, la diferencia

entre errores e irregularidades es la intencionalidad del eco! el trmino errores se refiere a errores u omisionesno intencionales, las irregularidades se refieren a ecos u omisiones intencionales. El sistema de control internodebe brindar una confian"a ra"onable de #ue los estados financieros an sido elaborados bajo un es#uema decontroles #ue disminuyan la probabilidad de tener errores sustanciales en los estados financieros.

El procesamiento de transacciones es una funcin de los sistemas contables #ue consiste en capturar, procesar,

validar y emitir la informacin financiera. El procesamiento de las transacciones dentro de las corrientes de lainformacin contable incluyen procesos y controles.

$os procesos son actividades #ue se originan, cambian o transforman la informacin, los controles sirven para

verificar la e%actitud de un proceso, los procesos se diferencian de los controles por#ue los primeros no nosdejan evidencia de #ue se an ejecutado. Correctamente.

$os controles pueden ser preventivos o de deteccin, est clasificacin de los controles dependen del momento

en el cual se ejecuta el control con relacin al proceso. $os controles preventivos son a#uellos #ue se ejecutan

antes de la ejecucin de un proceso, ejemplo de controles preventivos son los siguientes&'El inventario #ue se ingresa en el almacn se recibe solamente con base en autori"aciones, y son contados einspeccionados antes de ser ingresados al sistema.' (evisin y aprobacin de los comprobantes de diario$os controles de deteccin se aplican durante o despus de un proceso! la eficacia de los controles defectivosdepender principalmente del intervalo de tiempo transcurrido entre la ejecucin del proceso y la ejecucin delcontrol. )lgunos ejemplos de controles de deteccin son los siguientes!

(econciliaciones de cuentas de au%iliares vs. mayor Emisin de listados de e%cepciones Cuadre de totales dbitos y crditos al grabar comprobantes contables

$os objetivos generales del control interno son los siguientes&

Custodia de los activos Captura y proceso de la informacin en forma completa y e%acta $a correcta conduccin del negocio de acuerdo con las pol*ticas de la compa+*a

$os dos primeros objetivos generales nos conducen a objetivos espec*ficos del control, #ue son los siguientes&

Integridad E%istencia E%actitud )utori"acin

Custodia $os objetivos de integridad permiten asegurar #ue se registran todas las transacciones en el per*odo en

el cual corresponden. $as violaciones al objetivo de integridad e%isten cuando en el inicio de lastransacciones o en el procesamiento no se incluye toda la informacin. $os controles internos de

prenumeracin de formularios o controles de totales de lotes apoyan el objetivo de integridad. $os objetivos de e%istencia permiten asegurar #ue slo se registre operaciones #ue afecten la entidad.

El objetivo de e%istencia de los controles internos minimi"a el riesgo de #ue los registros contablescontengan informacin #ue no corresponde a transacciones reales de la entidad. $os estados financierosdeben reflejar solamente las operaciones o intercambios #ue realmente ayan afectado a una entidad.ajo esta premisa podemos se+alar, por ejemplo, lo siguiente&

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o $as cuentas por cobrar comerciales deben ser el resultado de transacciones de venta

efectivamente reali"adas, de acuerdo con los principios de contabilidad aplicables a lasoperaciones correspondientes.

o $os cargos peridicos por depreciacin deben corresponder a activos #ue realmente e%istan y

se ayan capitali"ado adecuadamente, de acuerdo con pol*ticas y procedimientos adoptadospor la gerencia.

El objetivo de e%actitud establece #ue las operaciones deben registrarse al valor #ue realmente se deriva

de ellas.

Este objetivo es sumamente importante ya #ue e%ige #ue las cifras sean registradas en forma e%acta. $ae%actitud es indispensable #ue sea establecida en el momento en #ue se captura la informacin fuente ose genere la transaccin.Un control de doble ce#ueo de cantidades y precios, por ejemplo, puede ayudar a verificar la e%actitudde una factura de un proveedor, a fin de registrar el inventario y el pasivo correspondiente.

El objetivo de autori"acin! todas las transacciones llevadas a cabo en una empresa tienen impl*cita una

autori"acin. Un sistema contable no puede procesar transacciones #ue no se encuentren autori"adaspor algn funcionario competente. -ara el procesamiento de la informacin, pueden e%istir distintosniveles de autori"acin

$os objetivos de custodia se establecen para tratar de controlar el uso o disposicin no autori"ada de los

activos de la empresa. Este objetivo se cumple a travs de dos tipos de controles! Controles de custodia f*sica Controles de e%istencia f*sica

Los controles sobre la custodia fsicade los activos son dise+ados para prevenir o detectar el usono autori"ado de los activos durante el periodo en el #ue se encuentran bajo custodia de unindividuo o departamento, especialmente interesa la custodia f*sica de los activos valiosos ymovibles tales como el efectivo, inventario, cuentas por cobrar, ve*culos, etc.

Cuando se dise+an procedimientos de control sobre la custodia f*sica debemos tomar en cuenta losiguiente&

$os activos #ue ingresan slo se reciben con autori"aciones, son contados e

inspeccionados y asignada su responsabilidad a un individuo o departamento en particular. $os activos #ue salen son contados e inspeccionados y se releva de la responsabilidad de

su custodia, al individuo o departamento al cual se le ab*a asignado esta responsabilidad.

Los controles sobre la existencia fsica estn dise+ados para detectar si las cantidades o valores mantenidos encustodia coinciden con los registros. Estos controles incluyen conteos peridicos de inventarios u otros activos,ar#ueos de fondos fijos, ar#ueos de facturas, etc.

Con respecto a los controles de custodia debemos tener presente #ue el individuo o departamento #ue ejer"a elcontrol sobre la custodia f*sica no puede tener responsabilidades sobre los controles de los registros, por

ejemplo, el jefe de almacn no puede ser responsable de manejar el listado de inventarios y acer ajustes almismo.

C/0($ I/0E(/

1E2I/ICI3/, C$)4I2IC)CI3/ 5 C/1ICI/E4

El Control internocomprende el plan de organi"acin, y todos los mtodos y procedimientos #ue en formacoordinada se adoptan en un negocio para salvaguardar sus activos, verificar la ra"onabilidad y confiabilidad de lainformacin financiera, promover la eficiencia y cumplir la aderencia a las pol*ticas previstas por la administracin.

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C$)4I2IC)CI3/

6.'7 Controles internos administrativos

8.'7 Controles internos contables

CONTROLES INTERNOS ADMINISTRATIVOS

$os controles internos administrativos generalmente no tienen relacin directa con las cifras de los estados financieros,pero tienen como objetivos bsicos establecer lo siguiente&

-lan de organi"acin 9todos y procedimientos relacionados con la eficiencia de las operaciones )desin a las pol*ticas gerenciales

$os controles internos contables por el contrario, si tienen relacin directa o efecto sobre las cifras de los estadosfinancieros, e incluyen al menos lo siguiente&

9todos y procedimientos relacionados, #ue tienen #ue ver con la proteccin de activos )utori"acin de las operaciones

)segurar la e%actitud de los registros financieros

$os controles internos pueden clasificarse en tres tipos #ue dependen del momento en #ue se ejecutan& Controles de la captura de los datos Controles para el procesamiento Controles en la salida de informacin

C/1ICI/E4

$as condiciones de un sistema de control interno, son todas a#uellas premisas bajo las cuales se mantiene la fortale"a deun sistema en su totalidad. -ara #ue un control interno funcione debe e%istir, por ejemplo, un compromiso formal entrelos miembros de la organi"acin de respetar, y acer cumplir las pol*ticas previamente establecidas, es decir, #ue e%istauna conciencia de control. $as condiciones para tener un adecuado sistema de control interno son&

Competencia del profesional 1elimitacin de responsabilidades Establecimientos de niveles de autori"acin 4egregacin de funciones Conciencia de control Canales de comunicacin

COMPETENCIA PROESIONAL4e refiere a las pol*ticas y procedimientos #ue tiene una empresa para contratar, supervisar y entrenar al

personal, con el objetivo de #ue ste se encuentre suficientemente capacitado para desarrollar su trabajo. Un

personal competente por lo general crear un clima efectivo para el cumplimiento de las funciones y actividadesen la empresa. 1entro de un departamento contable debe crearse un perfil para cada cargo y:o funcinrespectivamente, de tal forma #ue e%istan maneras de asegurarse de #ue el personal asciende con base enmritos y conocimientos.

DELIMITACI!N DE RESPONSA"ILIDADES$a delimitacin de responsabilidades establece #ue un adecuado sistema de control interno debe tenersegregadas las actividades #ue reali"a cada grupo de empleados en la empresa, y su mbito de responsabilidad.1e esta manera, por ejemplo, las funciones de cobran"as se encuentran normalmente centrali"adas en un solodepartamento. Esto tiene la ventaja de separar y establecer claramente, a #uin corresponde una u otra tarea enla empresa.

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$a delimitacin de responsabilidades se plasma en organigramas!

$os organigramas son grficos #ue representan las estructuras y forma de organi"acin de una empresa, y en elcual se muestran las principales relaciones entre sus componentes. $os organigramas ayudan a entender eles#uema lgico #ue define una entidad. sicamente e%isten tres tipos de organigramas! estructurales, de

posicin y funcionales. Un organigrama estructural muestra la delimitacin de responsabilidades desde el puntode vistas omogneas #ue componen la organi"acin. $a diferencia entre un organigrama estructural y de

posicin, es #ue en el primero, se muestran unidades de responsabilidad omogneas, mientras #ue en elsegundo, e%iste una identificacin de las personas #ue tienen responsabilidades dentro de la organi"acin.

Un organigrama funcional plasma las funciones de cada una de las estructuras o cargos

ESTA"LECIMIENTOS DE NIVELES DE A#TORI$ACI!N

$a tercera condicin sobre la cual descansa un adecuado sistema de control interno se refiere al establecimiento deniveles de autori"acin, el cual re#uiere #ue las operaciones procesadas por un sistema contable, estn autori"adas por unfuncionario competente, o de acuerdo a niveles de autori"acin preestablecidos., por ejemplo un au%iliar contable, por logeneral, no debe estar autori"ado para generar operaciones como el registro de estimaciones o reservas contables, sinautori"acin del gerente de contabilidad. Un gerente general no puede decretar reparto de dividendos, sin la previa

autori"acin de la asamblea de accionistas.

Un sistema de autori"aciones se establece para proveer un adecuado control contable sobre los activos, pasivos, ingresos,costos y gastos. Es conveniente #ue el establecimiento de los niveles de autori"acin sean implantado a travs de unmanual de autori"aciones, en el cual se deber detallar el nivel de autori"acin de cada funcionario.

)lgunos ejemplos de niveles de autori"acin son los siguientes&

E%istencia de, por lo menos, dos firmas diferentes para autori"ar el pago de los ce#ues. /ormas establecidas para la autori"acin de las operaciones #ue involucran montos importantes en los estados

financieros $as compras de activos fijos se reali"an previa autori"acin de funcionaros competentes

$a segregacin de funciones establece #ue un empleado o departamento no puede reali"ar funciones #ue por sunaturale"a sean incompatibles de ser llevadas a cabo por una sola persona o unidad. $a segregacin de funcionesse convierte en un re#uisito indispensable para el funcionamiento del control interno. )lgunos ejemplos desegregacin de funciones.

1ebe e%istir independencia entre un cajero, el empleado responsable de los libros au%iliares de las

cuentas por cobrar y la persona #ue maneja el registro de las operaciones. $a supervisin del almacn no debe ser llevado por el departamento de compras. $os empleados responsables de los fondos fijos de caja cica no pueden tener funcin o acceso al

registro de las operaciones, El departamento de compras no debe autori"ar pagos a los proveedores.

CONCIENCIA DE CONTROL

$a gerencia de toda empresa es la responsable de la presentacin de los estados financieros, est presentacin est sujeta ala confiabilidad en la estructura del control interno. $a conciencia de control representa la actitud #ue tiene la gerencia ylos empleados responsables de acer cumplir los controles, y su efecto global en el ambiente de control.

$as instrucciones acerca del cumplimiento de las normas de control interno deben venir de la alta gerencia. Un altocompromiso para el cumplimiento del control interno, re#uiere #ue e%ista orden y disciplina a todos los niveles, pero #ueesa filosof*a sea transmitida y se cumpla en forma descendente. El problema del asunto a#u* planteado radica en #ue lagerencia puede tener la inclinacin a modificar los estados financieros a su conveniencia, de acuerdo con intereses

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parciales o de grupos. 4i esto es as* se puede estar en ausencia total de una conciencia de control. 1ebe tenerse presenteen todo momento #ue una empresa es, lo #ue #uiere #ue sea su gerencia.

CANALES DE COM#NICACI!N

$os canales de comunicacin son todos los medios #ue la gerencia utili"a para acer conocer sus objetivos, pol*ticas,normas y procedimientos. Estos canales de comunicacin estn representados por memorndums, manuales, circulares yotro tipo de documentos. $a fortale"a del control interno depender muco de la calidad de las comunicaciones en la

empresa.0I-4 ;4IC4 1E C/0($ I/0E(/

El control interno puede llevarse a cabo a travs de la implantacin de diversas tcnicas para el ce#ueo y verificacin delas operaciones. 4e establecen distintas tcnicas de control interno, a fin de dar respuesta y seguimiento a las siguientesinterrogantes&

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$os controles de autori"acin estn orientados a permitir operaciones #ue son vlidas desde el punto de vista interno. Uncontrol de autori"acin le da valide" a la e%istencia de una transaccin y genera normalmente la continuacin o no del

procesamiento de la operacin. Un control de autori"acin puede ser eco de forma normal o computari"ada.

)lgunos ejemplos de controles de autori"acin son los siguientes&

$a emisin de ce#ues es autori"ada por el tesorero para asegurar la adecuada provisin de fondos. 0odo registro contable en los libros, deber estar autori"ado por un funcionario competente para ello.

$as entradas de inventario al almacen general son autori"adas por el jefe de almacn, mediante la firma de esteen el informe de recepcin.

CONTROLES DE C#STODIA

4irven para asegurarse #ue los activos valiosos y movibles, estn resguardados del riesgo de robo y prdida.

E%istencia de cajas fuertes para ce#ueras en blanco o en formas continuas Efectivo depositado en cajas fuertes #ue no son susceptibles de moverse fcilmente 2ondos de caja manejados por una sola persona 4alida de inventarios del almacn reali"ada con base en una autori"acin escrita de algn funcionario

competente 4istemas de seguridad para evitar el acceso de personas no autori"adas

9E014 1E 1CU9E/0)CI3/ 5 E>)$U)CI3/ 1E$ C/0($ I/0E(/

Cuestionarios /arrativas 2lujogramas

Cuestionarios

4on la tcnica ms antig?edad para documentar el control interno y consiste en la formulacin de preguntas agrupadas endiferentes formas.

-or cuentas principales de los estados financieros -or departamentos de la empresa -or ciclos del negocio @enerales

Narrati&as

Es la tcnica para documentar los controles internos, con un alto nivel de detalle.

lu'o(ra)as

Es la tcnica de documentacin grfica. 4irven para tener una apreciacin visual acerca del funcionamiento de un

procedimiento en general.

I/2(9E 1E C/0($ I/0E(/

Carta a la gerencia o 9emorndum de control interno o

Carta de observaciones a la gerencia