tema 22. hojas de calculo. excel 2003

8/20/2019 Tema 22. Hojas de Calculo. Excel 2003

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Tema 22. Hojas de cálculo. Excel 2003. 1

Tema 22. Hojas de cálculo. Excel 2003.Se define como hoja de cálculo del paquete Office, estando diseñado para realizar cálculosnuméricos y encontrando como principal característica el recálculo automático.En Word se recalculan las fórmulas con F9.El archivo con el que trabaja Excel se denomina libro. Un libro está formado por un conjunto dehojas. Cada una de las pestañas que permiten acceder a las hojas se llaman etiquetas de hojas.Están en la barra de etiquetas.Se define hoja de trabajo como matriz rectangular formada por filas y por columnas. Las filas seenumeran por números (1 – 65536) y las columnas vienen enumeradas por letras (A – IV, 256columnas en total).Una hoja de cálculo siempre tiene 65536 filas y 256 columnas. A la intersección de una fila y unacolumna se le denomina celda. Y la referencia a una celda es: nombre columna seguido delnombre de la fila. A la celda seleccionada se le denomina celda activa.Las hojas son todas idénticas en forma no así en su contenido.Primera celda A1, última celda IV65536.Total de celdas 256 x 65536 x nº hojas (más de 16 millones de celdas por hojas).Para ir a la primera celda CTRL. + Inicio.Dentro de una celda se admite cualquier elemento.El modo edición sirve para modificar el contenido de una celda. Excel trabaja en modo selección.Entramos en modo edición pulsando F2 o haciendo doble clic.

Elementos de la ventana de Excel.Barra de título.- Menú de control (ALT + Barra espaciadora).- Microsoft Excel – Nombre del libro.- Botones maximizar, minimizar, restaurar y cerrar.

Un libro puede tener como mínimo 1 hoja y como máximo, si es nuevo tendrá 255, y si fuera unlibro ya creado el número de hojas depende del sistema.





Panel de tareas.Es un panel lateral pensado para facilitar ciertas tareas, como la creación de un nuevo documento,revisar el contenido del portapapeles o bien buscar la ayuda de Microsoft Excel.Existen varios paneles de tareas:- Panel de tareas de inicio.- Ayuda.

- Resultados de la búsqueda.- Imágenes prediseñadas.- Referencia.- Portapapeles.- Nuevo libro.- Ayuda de plantilla.- Área de trabajo compartida.- Actualizaciones de documentos.- Origen XML.

El panel de tareas se puede desacoplar del lateral y quedarse flotando sobre el área de trabajo.





Introducir datos.Los datos se pueden validar con las flechas de dirección, la tecla tabulador (la celda activa sedesplaza a la derecha), la tecla Enter (la celda activa se desplaza abajo) o bien pulsando el botónintroducir de la barra de fórmulas, se valida el dato sin desplazar la celda activa.Para no validar un dato, se puede hacer pulsando el botón cancelar de la barra de fórmulas o bien pulsando la tecla Escape.

Elementos que se pueden introducir en una celda.Se puede introducir cualquier tipo de datos:- Texto: Se entiende por texto cualquier conjunto de caracteres alfanuméricos. Ej.: C93. cuando

el texto es mayor que el tamaño de la celda:• Si la celda contigua está vacía, el texto se escribe por encima.• Si la celda contigua no está vacía, el texto se escribe por debajo.

La alineación del texto en la celda de forma predeterminada es, horizontalmente izquierda yverticalmente inferior.

- Números: Elementos del 0 al 9, +, -, (, ), %, E, €. Los números se alinean a la derechahorizontalmente y verticalmente inferior. Si los números sobresalen del ancho de la celda seescriben automáticamente en formato científico.

- Fecha y hora: para Excel es un número, se alinea derecha, inferior. Para separar los datos delas fechas Excel utiliza “/”. Las fechas deben estar comprendidas entre los años 1900 y 9999.Cuando se utilizan solo dos números para representar los años:

• 00 – 29 año 2000.• 30 – 99 año 1900.

Fórmulas.Se define una fórmula como secuencia formada por constantes, referencias a otras celdas yoperadores. Toda fórmula empieza por el signo “=”.

Existen dos tipos de operadores:- Aritméticos: devuelven un número, +, -, *, /, %, ^ (acento circunflejo) su jerarquía es:• 1º ^• 2º * /• 3º + -- Relacionales: devuelven valores boléanos (verdadero o falso), <, >, >=, <=, <>

Referencias de una celda.Pueden ser, relativas, absolutas y mixtas.

- Relativa: es la predeterminada de Excel, cuando copiamos una fórmula con referenciasrelativas, éstas se trasladan (no se trasladan ni constantes ni operadores).

• AB3 = D1 + C1 – 2 Z4 = B2 + A2 – 2• A3 = A1 + B1 B3 = B1 + C1- Referencia absoluta: se representa con el signo “$” delante de la columna y de la fila. Sirve

para dejar fija una celda, ej.: $A$1 celda A1- Referencia mixta: hay dos tipos, de columnas y de fila.

$A1 fija la columna.A$1 fija la fila• C2 = C1 + $A$1 + B$2 + C$1 + 1 B3 = B2 + $A$1 + A$2 + B$1 + 1• R24 = $D3 + C$4 + C3 P22 = $D1 + A$4 + A1





Vínculos o referencias a una celda.- Referencia a una celda de la misma hoja = nombre de la celda ej.: A1- Referencia a una celda de otra hora = nombre_hoja!Nombre_celda, ej.: hoja1!A1.- Referencia a una celda de otro libro.

= [nombre_libro]Nombre_hoja!Nombre_celda, ej.: [Libro3]hoja1!A1

Rangos.Se define rango como conjunto de dos o más celdas y se nombran con la celda superior izquierda,seguida de dos puntos y la celda inferior derecha.Ej.: B1:C4 ; C3:C7Los rangos se pueden nombrar empezando desde cualquier extremo y terminando en el extremo:- B4:C7 ; C7:B4 ; C4:B7 ; B7:C4, son el mismo rango.- B1:B65536 = B:B la columna completa.- B1:D65535 = B:D rango de columnas.- A6:IV6 = 6:6 fila completa.- A7:IV9 = 7:9 rango de filas.Rangos múltiples o discontinuos. Se separan los rangos con punto y coma y se hace uso de la teclaControl para seleccionar. Ej.: B4:B5;D4:D5

Figura 22.2 ejemplo de rango múltiple o discontinuo.





Funciones.Se define función como herramienta que permite realizar cálculos complejos sin necesidad detener conocimientos profundos del proceso matemático. La estructura de una función es:

• =Nombre_función (argumentos) Excel.• @Nombre_función (argumentos) Lotus 123, compatible con Excel• +Nombre_función (argumentos) Lotus 123, compatible con Excel.• Los argumentos indican con que datos se va a realizar la función.Para crear funciones, se hace desde el menú insertar, o bien desde la barra de herramientas

estándar. Las funciones se clasifican por categorías. Aritmética no es una categoría de funciones.Las funciones se pueden anidar hasta en 8 niveles.

Categorías.- Matemáticas y trigonométricas.

No existe restar ni dividir.• Suma (argumentos) Ej.: =suma(A1:A2;B2)• Producto (argumentos) Ej.: =producto(A1:A2;B1) para la función producto, una celda vacía

vale uno.• Potencia (base; exponente) Ej.: potencia(B1;A2)

• Raiz(argumento) devuelve la raíz cuadrada. Laraíz es la inversa de la potencia: potencia(A1;1/5) es la raíz 5ª de A1.

• Seno(), devuelve el seno.• Cos(), devuelve el coseno.• Tan(), devuelve la tangente.

• Sumar.Si suma las celdas que cumplan con una condición- Sumar.si (rango; “condición”) Ej.: Sumar.si (A1:B2; “>2”)- Puede funcionar con 2 o 3 argumentos.- Sumar.si (rango_búsqueda;”condición”;rango_suma)

¿Cuánto ganan los que sonmayores de 20?SUMAR.SI(A:A;”>20”;B:B)devolvería 2000

C1=SUMA(A$2:B2;$A3;3) D2=SUMA(B$2:C3;$A4;3)





- Funciones estadísticas.• PROMEDIO(argumentos). Calcula la media

aritmética. Para las funciones estadísticas no setiene en cuenta las celdas en blanco. Ej.:PROMEDIO(A1:B3)

• MEDIANA(argumentos). Devuelve el valorcentral de un rango de datos ordenado. Ej.:MEDIANA(A:A).

• MODA(argumentos). Devuelve el valor quemas se repite. Ej.: MODA(A1:B6). Si no tienesolución devuelve #N/A.

• MAX(argumentos). Devuelve el valor máximo.Ej.: MAX(A:A).

• MIN(argumentos). Devuelve el valor mínimo.Ej.: MIX(1:1);

• CONTAR(argumentos). Devuelve el número de celdas con contenido.Ej.:CONTAR(A1:B6).

• CONTARA(argumentos). Devuelve el número de celdas no vacías.Ej.:CONTARA(A1:B6).

• CONTAR.BLANCO(argumentos). Devuelve el número de celdas vacías.Ej.:CONTAR.BLANCO(A:A).

• CONTAR.SI(argumentos;”condición”). Cuenta el número de celdas que cumplen lacondición. Ej.: CONTAR.SI(A1:A4;”>2”).





- Funciones lógicas.

• Y(condiciónes). Devuelve verdadero o falso. Verdadero si todas las condiciones sonverdaderas. Devuelve falso si al menos una es falsa. Ej.:Y(A1+B2>=4;POTENCIA(A2;2)<=4)

•

O(condiciones). Devuelve verdadero o falso. Verdadero si al menos una de las condiciones esverdadera. Devuelve falso si todas las condiciones son falsas.• SI(condición;acción1;acción2).Si la condición es verdadera se realiza la acción1, si es falsa, se

realiza entonces la acción2. Ej.:SI(A1+B1>A2+B2;A1+1;B1+1).

Ejemplo de la función SI.





- Funciones Financieras.

- Funciones de fecha y hora.

• AHORA (). Devuelve la fecha y hora delsistema.

• HOY(). Devuelve la fecha del sistema.

- Funciones de búsqueda y referencia.





- Base de datos.

• BDPROMEDIO(argumentos).• BDSUMA(argumentos).

- Funciones de texto.

- Funciones de información.

• ESTEXTO(A1). Devuelve verdadero o falso.• ESERROR(A2).• ESNUMERO(B1).

En el cuadro de texto buscar función se puede escribir el nombre de una función o palabrasrelacionadas y Excel nos mostrará las funciones que coinciden con las palabras que hayamos puesto.





Gráficos con Excel.Es una representación visual de un conjunto de datos.Existen dos formas de introducir gráficos:

- Desde el menú Insertar gráfico

- Asistente para gráficos desde la barra de herramientas estándar.





Hay 4 pasos para creación del gráfico:

Primer paso: Elegir el tipo de gráfico.• Columnas (verticales).• Líneas• Barras (horizontales).• Circular (sectores).• Anillos.• Burbujas.• Superficies.• Áreas.• Cilíndrico.• Cónico.• Piramidal.• XY(Dispersión).• Cotizaciones.• No existe cúbico, ni pentagonal, niotros por el estilo.

Después se selecciona el subtipo de gráfico. También existen tipos personalizados.

Segundo paso: Datos de origen.Indicamos que datos vamos a representar en el gráfico.





Tercer paso: Opciones del gráfico.Se seleccionan unas características para el gráfico.

Pestaña títulos. Sirve para poner nombre al gráfico y a los ejes del gráfico.- 2 dimensiones:

• Eje X es el eje de categorías.• Eje Y es el eje de valores.

- 3 dimensiones:• Eje X es el de categorías.• Eje Y es el eje de series.• Eje Z es el de valores.

El eje de series no tiene entradas y por lo tanto está desactivado.Pestaña ejes. Sirve para activar o desactivar los datos de los ejes (los ejes en sí, no).Pestaña líneas de dimensión. Las líneas intermedias que ayudan a interpretar el gráfico.Pestaña leyenda. Se define como rectángulo que me ayuda a interpretar los colores del gráfico. Alcolor de los valores se le llama clave de leyenda.Pestaña rótulos de datos. Son datos que podemos anexar al gráfico para interpretarlo mejor.Pestaña tabla de datos. Permite anexar al gráfico la tabla que lo ha generado.

Cuarto paso: Ubicación del gráfico. Existen 2 ubicaciones:

- En una hoja nueva específica para el gráfico. La hoja por defecto se llama gráfico1,gráfico2,.... Es la única hoja sin celdas de Excel.

- Como objeto. Se puede insertar en cualquier lugar de la hoja.- Los gráficos siempre permanecen vinculados a los datos. Cada elemento de un gráfico se

formatea independientemente.





Rellenos.Se accede a los rellenos desde Ediciónrellenar.

- Rellenar hacia abajo. Repite lo que haya en la primera celda en el resto de las celdasseleccionadas. (CTRL.+J).

- Rellenar hacia la derecha. Repite lo que haya en la primera celda en el resto de las celdasseleccionadas. (CTRL.+D).

- Rellenar hacia la izquierda. Repite lo que haya en la celda de la derecha hacia la izquierda.- Rellenar hacia arriba. Repite lo que haya en la celda de abajo hacia arriba.





Series.Las series son un tipo de relleno. Es obligatorio indicar la primera celda.

Existen 4 tipos de series:- Serie lineal. Cada celda se obtiene sumando a la anterior elincremento. - Serie geométrica. Cada celda se obtiene multiplicando la anterior por el incremento.- Cronológica. Es una serie lineal con fechas y se activa el campo de unidad de tiempo. La

opción de fecha se refiere a un día natural. Los sábados se consideran no laborables. Los díasvan de lunes a viernes.

- Serie autorrellenar. Es muy parecido alcontrolador de relleno. Es el cuadrito pequeño abajo a la derecha del cuadro deselección. Necesita 2 celdas para calcular elincremento. Para crear series geométricas se pincha y arrastra con el botón derecho y seleccionamos tendencia geométrica en el menúcontextual. Pero autorrellenar no puede crear series geométricas.

En la casillalímite podemos indicar el valor máximo de la serie. También se puede indicar ellímite mediante la selección. En caso de conflicto entre el límite y la selección se utiliza el masrestrictivo (de menor valor).La tendencia crea una serie que se aproxima lo más posible a las celdas que seleccionemos.Puede ser una serie lineal o geométrica.

Existen seriespersonalizadas: En herramientas Opciones Pestaña listas personalizadas.

No es necesario empezar porel primer elemento. Pordefecto Excel tiene dos

series, los meses y días de lasemana.





Menús.Archivo:

Nuevo: Crea un nuevo libro, por defecto con 3 hojas(CTRL.+U) También se pueden usar plantillas. Abrir. Abre un libro existente (CTRL.+A).Cerrar. Cierra el libro (CTRL.+F4; CTRL.+W; CTRL.+R).

Guardar. (CTRL. + G).Guardar como (F12).Guardar área de trabajo. Guarda la zona que se ha utilizado.Sirve para reducir el tamaño del fichero. La extensión es*.XLW.Vista previa de la página web. Abre Internet Explorer ymuestra como quedaría en el web.

Configurar página. Se configuran las páginas impresas. Solo afecta a la hora de imprimir.Pestaña página:

Orientación vertical u horizontal.Escala sirve para indicar en cuantas hojas va a salir impresa la hoja de trabajo.- Se puede ajustar mediante el zoom.- Bien mediante el número de páginas. Indicando en cuantas páginas dividimos el ancho del

trabajo y en cuantas el alto.Calidad de impresión. Puede ser alta, media, baja o borrador. Se mide en puntos por pulgadas.





Pestaña Márgenes:Excel tiene 4 márgenes. No existe margen deencuadernación. Excelno tiene reglas.

Pestaña Encabezado y pie de página:Para crear encabezados y pies de páginas. Tambiénse pueden crear desde elmenú ver.Si presionamos el botón personalizar encabezadoaparece otro cuadro dediálogo.Botones dentro de lasopciones del encabezado:Botón insertarnombre del libro.Botón insertarnombre de la hoja.





Pestaña hoja.

Repetir fila en el extremo superior. Se selecciona una fila para que se repita al principio de todaslas páginas impresas.Repetir columna a la izquierda. Se selecciona una columna para que se repita a la izquierda detodas las páginas impresas.Imprimir- Podemos hacer que se impriman las líneas de división.- También los nombres de las filas y columnas.- Se puede seleccionar calidad de borrador.

- Orden de las páginas.• Hacia abajo y luego a la derecha.• Hacia la derecha y luego hacia abajo.

Área de impresión. Determina la zona de mi hoja de cálculo que voy a imprimir. La zona estádelimitada por una línea con guiones. Se pueden establecer áreas de impresión discontinuas, perose imprimen en páginas distintas.Vista preeliminar. Se visualizan solo los datos del área de impresión. Propiedades. Contiene ciertos datos referentes a la creación del libro, como su autor, fecha, etc. Archivos recientes y guardados. Muestra un listado con los últimos libros abiertos. Salir (ALT+F4). Cierra Excel y todos los libros abiertos.





Menú edición. Deshacer (CTRL.+Z). Repetir(CTRL.+Y). Rehacer (CTRL. +Y).Cortar (CTRL.+X), si se corta solo se puede pegar una vez.Copiar (CTRL.+C), copia texto y formato.

Pegar (CTRL.+V).

Pegado especial.- Pegar todo.- Fórmulas, solo pega la fórmula no el formato.- Valores, solo pega el valor de la celda, no el

formato.- Formato, solo pega el formato, es igual a la

brocha.- Sumar, a lo que hay en la celda le suma lo que se

ha copiado.- Restar, a lo que hay en la celda, le resta lo que se

ha copiado.- Saltar blancos, lo pega todo pero los espacios en

blanco no.- Trasponer, lo que tengo en una lo fila, lo pega enuna columna o viceversa.

Borrar (SUPRIMIR), se puede borrar todo, formatos, contenido, comentarios. No afecta a lasceldas contiguas.





Eliminar, afecta a las celdas contiguas desplazándolas de laforma que indiquemos.

Eliminar hoja. Como máximo se pueden eliminar todas lashojas menos una. Esta operación es irreversible y no se puede deshacer.

Mover o copiar hoja. Se puede hacer con el ratón, la barra deetiquetas y la tecla CTRL.

Buscar (CTRL.+B). Reemplazar(CTRL.+L).

Ir a (F5 ó CTRL.+I), para ir a una celda en concreto.





Menú ver.Excel tiene dos vistas:Vista normal , presenta todas las celdas de mi hoja de cálculo.Vista previa de salto de página, solo se muestra el área detrabajo que he utilizado. Indica también el número de páginasen las que sale impreso.

Barras de herramientas. Permite activar o desactivar las barrasde herramientas. Barra de estado (recordar que en Word se activa o desactivadesde el menú herramientas). Encabezado y pie de página. Abre el cuadro de diálogo para elencabezado y pie de página de configurar página.Comentarios. Sirve para ver todos los comentarios deldocumento.

Vistas personalizadas, sirve para crearvistas propias con filas y columnas ocultasy con configurar página. Pantalla completa, desactiva las barras para tener mayor área de trabajo.

Zoom, aumenta o disminuye la escala de visualización del documento.El rango del zoom es de 10 a 400.

Listado de barras de herramientas de Excel 2003.





Menú insertar.Celdas. El número de celdas deuna hoja es siempre el mismo.Cuando se inserta una celda, lasceldas ya existentes se desplazan.Filas. Se pueden insertar tantas

filas como se tenganseleccionadas. Las filas seinsertan por encima.Columnas. Se pueden insertartantas columnas como se tengan seleccionadas. Las columnas seinsertan por la izquierda. Hoja de cálculo. Inserta una hoja dentro del libro, a la izquierda dela hoja activa. Se pueden insertar varias hojas a la vez.Gráfico. Es el mismo cuadro de diálogo ya visto. Salto de página: introduce un salto de página en la hoja del libro.

Función. Inserta una función. El botón fx de la barra de tareas es pegar función. Nombre, sirve para asignar un nombre a un rango de celdas seleccionadas. En una fórmula no se pueden poner rangos, solo se pueden usar en funciones.

Comentario. Es una nota o aclaración de una celda. El triángulo rojo en la parte superior derecha de la celda indica que tiene un comentario. Solo es

necesario poner el cursos encima de la celda para visualizarlo. Una celda solo puede tener un comentario. En el menú ver se pueden ver todos loscomentarios de todas las celdas.El comentario del libro se puede ver en ArchivoPropiedades del libro Comentario. No seimprimen de forma predeterminada, pero se pueden imprimir desde configurar página.





Director RRHH

Empleado

Director produccion

Comercial

Director comercial

Presidente

∑ ∫1

2 2

t

t t dt

t

Imagen. Existen varios tipos de imágenes para insertar:Imágenes prediseñadas: son imágenes que vienen con Office.Desde archivo: son imágenes externas.Autoformas: es una forma ya establecida por Word.Organigrama: es un esquema de organización.WordArt: texto especial, que se puede introducir en cualquier

lugar del documento.Desde escáner o cámara: importa directamente la imagen de lafuente, que puede ser una cámara digital o un escáner.

Los organigramas se realizan con laherramienta deMicrosoftOrganization Chart.

Objeto.Inserta un archivo de otro programa compatible con latecnología OLE.

Las ecuaciones son un objeto, se realizan conMicrosoft Editor de Ecuaciones.

Hipervículo. Es una llamada a otro elemento. Son azules y subrayados, cuando se han visitadocambian su color al violeta. (CTRL.+ALT+K).

Diagrama: inserta un diagrama en la hoja de cálculo para rellenarlo después con datos.Existen 6 tipos de diagramas:- Organigrama.- Diagramas de ciclo.- Diagrama radial.- Piramidal.- De Venn.- De círculos concéntricos.

Símbolo: permite insertar un símbolo ocarácter especial de entre todas las fuentesinstaladas en el sistema. Ej.:© ® §





Menú formato.Celdas. Sirve para formatear las celdas seleccionadas (CTRL.+1).

Pestaña número. Sirve para indicar como van amostrarse los números en las celdas. Los númerosse formatean en la celda, no en la barra defórmulas. El formato predeterminado es elGeneral. El valor tal y como se escribe.

Pestaña alineación.La alineación horizontal predeterminada en Exceles General. La alineación horizontal rellenarrepite el valor tantas veces como sea necesariohasta ocupar el ancho de la celda.Combinar celdas. Combina las celdasseleccionadas en una sola. El nombre de estanueva celda es el que tuviere la celda de arriba ala izquierda de la selección.Ajustar texto. Crea varias filas dentro de unacelda modificando el alto.Reducir hasta ajustar. Reduce el tamaño de loescrito hasta que entre en la celda.

Pestaña fuente. En esta pestaña se puede elegir el tipo de letra,tamaño, color, etc.Casilla Fuente normal, hace que la pestañafuente vuelva a los parámetros predeterminadosde Excel.El color afecta a la fuente y al subrayado.En Excel solo hay 3 efectos:

• Tachado.• Superíndice.• Subíndice.





Pestañas bordes y tramas.En estas pestañas se puede poner bordes ysombreados a las celdas seleccionadas.

Pestaña proteger.Bloqueada: impide que se puedan modificar elcontenido de una celda, por defecto todas lasceldas están bloqueadas. Solo surte efecto cuandose protege la hoja.Oculto: impide que se pueda ver el contenido deuna celda, por defecto no hay ninguna celdaoculta. Oculta las fórmulas, no el valor de lacelda.En Herramientas Proteger, se puede poner enfuncionamiento bloquear y ocultar.

Fila.El alto de una fila se mide en puntos.

Autoajustar: las filas se ajustanautomáticamente al tamaño de la fuente. Estafunción sirve cuando previamente se la haindicado a Excel una altura de fila.

Ocultar: oculta las filas seleccionadas. Sabemos que una fila está oculta porque no vemos el títulode fila. Las filas y columnas ocultas no se imprimen.Mostrar: muestra las filas que están ocultas entre las filas seleccionadas.





Columna. Ancho: permite cambiar el ancho dela columna. Se mide en caracteres.

Autoajustar a la selección: las columnas no se ajustanautomáticamente al contenido. Esta función ajusta el anchode la columna. Al hacer doble clic en el título de columna enla parte de la derecha, en la intersección, también seautoajusta la columna.Ocultar: oculta las columnas seleccionadas. Sabemos queuna columna está oculta porque no vemos el título decolumna.

Mostrar: muestra las columnas que están ocultas entre las columnas seleccionadas. Ancho estándar: modifica el ancho de todas las columnas, excepto el ancho de las columnas previamente modificadas.

Hoja.Cambiar nombre: cambia el nombre de la etiqueta de hoja. No puedehacer 2 hojas con el mismo nombre dentro del mismo libro. También se puede cambiar el nombre haciendo dos clics en la etiqueta de la hoja.

Ocultar: oculta la hoja activa dellibro.

Mostrar: abre un cuadro de diálogo con las hojas ocultas paraque seleccionemos cual queremos mostrar.

Fondo: permite colocar una imagen como fondo de las hojasdel libro.

Color de etiqueta: muestra un cuadro de diálogo que permite elegirun color para poner a la etiqueta, por ejemplo verde.





Autoformato.Muestra un cuadro de diálogo paraaplicar un formato automáticamentecreado por Excel a las celdasseleccionadas.

Formato condicional.Aplica un formato si se cumpleuna condición (VIP).En la parte de arriba se pone lacondición para aplicar el formatoque se indica en la parte deabajo.Se pueden poner hasta unmáximo de 3 condiciones.Las condiciones son jerárquicas.

En las condiciones se pueden preguntar por el valor de la fórmula o la celda.Se utiliza la fórmula cuando se formatea atendiendo al valor de otra celda distinta.Si copiamos la celda, también se copia el autoformato.

Estilo.Es un conjunto de características de

formato agrupadas bajo un nombre.En Excel los estilos no aparecen enla barra de formato.Los estilos se aplican a las celdas.





Menú Herramientas.Ortografía: lanza el corrector ortográfico. En Excel no existecorrector gramático como en Word. La tecla rápida es F7.

Autocorreción: permite cambiar una palabra mal escrita por su formacorrecta. También se utiliza parasustituir una serie de caracteres porun conjunto de palabras.





Referencia: abre el panel de tareas de referencias. Sirve para buscar en Internet contenidosrelacionados con las palabras que le indiquemos. Por ejemplo sinónimos, traducciones

Comprobación de errores:

busca errores en las fórmulas de la hoja, y ofrece opcionesútiles para solucionar los posibles errores que se puedaencontrar.

Área de trabajo compartida:Abre el panel de tareas área de trabajo compartida. Un áreade trabajo compartida es un sitio Web, en el que se permitea un grupo de compañeros trabajar juntos en uno o másdocumentos, bien desde la copia del documento del sitioWeb, o bien desde sus respectivas copias locales, las cualesse pueden actualizar con los cambios realizados en losdocumentos del área de trabajo compartida.





Compartir libro: ofrece la posibilidad de quedistintos usuarios puedan usar el mismo librosimultáneamente.Podemos indicar los nombres de los usuarios quevan a compartir el libro.Permite llevar uncontrol de los cambios de los

datos cometidos por los usuarios. Actualizar cambios: se pueden actualizar alguardar el archivo o bien automáticamente segúnun intervalo de tiempo.

En caso de conflicto de datos , se puede configurar para que prevalezcan unos datos u otros.Sabemos que un libro está compartido mirando la barra de título.

Control de cambios: sirve para resaltarlos cambios realizados en un libro. EnExcel no aparece en la barra de estadocomo en Word. Las celdas que han sidomodificadas aparecen con un triánguloazul en la esquina superior izquierda.

Al posicionar el cursor sobre una celdacambiada, aparece información adicionalsobre el cambio, como el autor delcambio, el contenido anterior y la fecha.

Se pueden seleccionar los cambios fácilmente para aceptarlos o rechazarlos, según estime elusuario. Haciendo uso del cuadro de diálogoque viene dentro del submenú de control decambios.

Combinar libros: fusiona las distintas copias de un libro. En libros compartidos esta función solola puede realizar el usuario propietario del libro. Si son libros no compartidos, se copian las hojasde un libro a otro. En libros compartidos, los datos mas recientes machacan a los más antiguos.Al hacer clic en esta opción se abre un cuadro de diálogo para buscar libros en el ordenador. No se pueden combinar libros con el mismo nombre de fichero.





Proteger:

Proteger hoja: por defecto todas las celdas de unahoja en Excel están protegidas. Al activar estaopción entra en funcionamiento la protección. Se puede elegir entre proteger el contenido de lasceldas, los objetos o los escenarios. También se permite la inclusión de una contraseña paradesactivar temporalmente estas protecciones.

Proteger libro: se puede proteger el librocompleto. Tanto su estructura como las ventanas.Esto impide que se puedanagregar nuevas hojas, ocultar filas o columnas, porejemplo.También permite indicar una contraseña.

Proteger y compartir libro: esta opción permite proteger el control de cambios del libro, mediantecontraseña, para evitar que se pueda deshabilitar estecontrol. Comparte el libro al mismo tiempo.

Permitir que los usuarios modifiquen rangos: Sirve para establecer contraseñas para que lousuarios puedan modificar el contenido de lasceldas de algunos rangos de datos. Se puedencrear varios rangos dentro de una misma hoja, yse pueden indicar distintos permisos para cadauno de los rangos creados.





Colaboración en línea:Abre el programa Net Meeting para realizar las tareas propias de lacomunicación instantánea en línea, como reunirse de forma inmediatao programar una reunión para el futuro. También permite agregar unservidor de discusiones.

Buscar objetivo: sirve para calcular el valor de los operadores sabiendo el resultado de la fórmula,es decir, sirve para resolver ecuaciones. Si no tiene solución devuelve el resultado más próximo.

En definir celda se indica donde está el resultado de la fórmula,con el valor indica el resultadoque queremos obtener, y para cambiar la celda , indica la celda que hace la función de incógnita yademás esta celda debe aparecer en la fórmula.

Euroconversión: es una herramienta pensada para convertir entre las diferentes monedas de los países de la zona euro.

Para esta función se necesitan un rango de origende los datos que se quieren convertir.Se necesita de igual forma un rango de destino,donde se van a presentar los datos ya convertidos ala moneda seleccionada.Solo se puede convertir entre las monedas de los países de la zona euro.Se puede presentar el resultado con el símbolo deleuro( € ) o bien con la palabra EUR del estándarISO.





Escenario:Sirve para guardar en una misma tabla, distintosvalores de sus datos. Cada escenario tieneasignado un nombre y unas series de celdas, de lascuales van a cambiar el contenido.

Crear escenario: se crea un escenario pulsandosobre el botón agregar.

Después se define un nombre para el escenario y el conjunto de celdas que forman el escenario. Se puede indicar un comentario acerca del escenario. Y finalmente se puede proteger para que ningúnusuario pueda modificar el escenario o incluso verlo. Para activar la protección de los escenarioses necesario proteger la hoja.

Seguidamente se van introduciendolos valores correspondientes a lasceldas que se desean cambiar decontenido. Al pulsar el botónaceptar se obtiene el nuevo escenario.

Para visualizar los distintos escenarios se utiliza el botónmostrar del Administrador de Escenarios.

En este ejemplo de dos escenarios diferentes en la misma hoja, se puede observar como losescenarios hacen uso de las fórmulas que les afectan. En la celda que suma el total, el cálculo esautomático con los datos de cada escenario, ahorrando por lo tanto tiempo y trabajo.





Auditoría:Las opciones más importantes son rastrear precedentes y rastrear dependientes. Tiene su propia barra de herramientas.

Rastrear precedentes: indica que celdas influyen en el valor de la celda seleccionada, siempre ycuando el valor de dicha celda venga determinado por una fórmula. Los precedentes se puedenmarcar con colores. Si se edita la fórmula al rastrear precedentes, las celdas precedentes se rodeancon colores.

Rastrear dependientes: indica cuales son las celdas en las que influye la celda seleccionada.También se pueden rastrear con colores.

Modo de auditoría de fórmulas: sirve para cuando tenemos varias fórmulas encadenadas yqueremos visualizar como evolucionan los resultados y hacer un seguimiento de los mismos.





Macros:Definimos macro como una secuenciade acciones grabada por el usuario para su posterior utilización y se pueden activar con la tecla de control yalguna letra. Con la combinación de

teclas (ALT+F8) se accede a la gestiónde las macros.

Crear macros:Las macros constan de un nombre que la define.Las macros pueden guardarse solo para un libro o bien para todos. También se le puede indicar unmétodo abreviado para la macro que consiste en latecla CTRL. Y alguna otra tecla, por ejemplo:CTRL.+J. Incluso se pueden usar mayúsculas y lacombinación de teclas sería CTRL.+SHIFT+J.La barra de herramientas de macros tiene dos botones: Detener grabación y usarreferencia relativa.

Para usar las macros nos posicionaremossobre la celda en la que se quiere aplicar lamacro, y se puede activar usando las teclasdel método abreviado que se le hayaindicado o bien desde el menú de macros(ALT+F8) y se selecciona la macro a usar.

Las macros también se pueden crear, editar ymodificar con el editor de Visual Basic incluido enExcel. Que es una herramienta muy potente ynecesita tener conocimientos de programación. La programación con Visual Basic para Excel tambiénrequiere de una gran creatividad por parte delusuario.Excel dispone de 3 niveles de seguridad paraejecutar las macros:- Alto: solo se ejecutan macros firmadas.- Medio: se puede elegir ejecutar macros que

pueden ser seguras o no.- Bajo: ejecuta todas las macros.





Complementos: son herramientas adicionales que se pueden incorporar a Excel para realizardeterminadas tareas. Por ejemplolas herramientas

para el euro.

Personalizar: sirve para personalizar las barrasde herramientas y las barras de menús.Dispone de 3 pestañas, donde modificar las barras de herramientas, incorporar nuevoscomandos o modificar los ya existentes yopciones sobre la forma de presentación de las barras de tareas.

Opciones: sirve para personalizar Excel.Tiene 13 pestañas, dondese pueden cambiar lasdiferentes opciones queofrece Excel.





Menú datos:Odenar:La lista tiene fila de encabezamiento: es como si la primerafila contuviera los nombres de los campos. Sirve para indicarsi la primera fila se incluye en la ordenación o no.Tiene 3 reglas para ordenar, son jerárquicas. Y la ordenación

dentro de las reglas puede ser ascendente o descendente.Aunque solo se ordene por un campo, se mueve la filacompleta, como si fuese un registro de una base de datos.

Jerarquía de los caracteres:- Números (las fechas se consideran números).- Símbolos.- Caracteres alfanuméricos.- Celdas en blanco.Excel no distingue entre caracteres en minúsculas o mayúsculas.

Filtros: sirven para mostrar los datos quecumplan unas ciertas condiciones y los que nolas cumplan se ocultan.

Autofiltros: Se reconocen por las flechas queaparecen al lado de los nombres de los campos.Sabemos que un campo está filtrado porque laflecha aparece de un color azul. Aparece en la barra de estado el número de registros encontrados por el filtro. Filtro avanzado: que permite filtrar una tabla, pero además permite copiar el resultado a otra hojao libro distinto. Para usar este filtro necesitamos dos tablas en Excel. Una será la tabla de datos yla otra la tabla con los criterios para aplicar el filtro.





Formularios: es una pantalla o cuadro de diálogoque facilita la gestión de datos en la tabla. Solo setrabaja con 1 registro simultáneamente.Desde este cuadro de diálogo se puede navegar por todos los registros, modificar los registrosexistentes y añadir nuevos datos.

Subtotales: sirve para realizar operaciones intermedias con los datos de la tabla. Solo permiterealizar determinadas operaciones.

Las funciones que se pueden realizar son:suma, contar, promedio, max, min, productos,contar números, desvest, desvestp, var y varp.





Validación: sirve para obligar a que los datos de una celda cumplan unas condiciones. De forma predeterminada se permite cualquier valor.

Se pueden permitir:- Cualquier valor.- Número entero.- Decimal.

- Lista. Los distintos valores de lalista se separan con punto y coma.- Fecha.- Hora.- Longitud del texto. Para datos con

una determinada longitud, como elDNI o el teléfono.

- Personalizada. El usuario puede poner una fórmula como criterio devalidación.

Pestaña mensaje entrante: sirve para poner una sugerencia informativa cuandoel cursor selecciona la celda. Se utiliza para dar pistas al usuario sobre lo queestá permitido escribir en esa celda.

Sirve para configurar el mensaje de errorcuando se introducen datos no válidos.Se puede utilizar para informar a usuariosobre que tipo de datos debe introduciren dicha celda.





Tabla: sirve para realizar operaciones del tipo “Y SI”Supongamos una tablacomo la de la imagen. Yqueremos saber cual seríael PVP del perfume de100ml aplicando los

diferentes descuentos.

Primero seleccionamos elrango donde se encuentranlos diferentes descuentos acalcular y la fórmula aaplicar para dicho cálculo.

A continuación seleccionamos la opción tabla del menú

de datos. En el cuadro de diálogo que apareceintroducimos la celda que contiene el valor variable denuestra fórmula. Como tenemos dispuestos los valoresvariables en columnas (25% y 40%) la celda de entradaque utilizaremos será la de columna, y seleccionamos laque contiene el descuento (10%).

Después de hacer clic enaceptar, Excel nos creará latabla con los nuevos datos para los diferentes

descuentos utilizando lafórmula (=B2-(B2*C2)).

Texto en columnas: divide un texto en varias columnas. Es útil cuando en una única celdatenemos varios campos y queremos poner cada campo en una celda distinta.





Consolidar: sirve para agrupar los resultados de varios rangos de celdas.Supongamos este ejemplo, en el quequeremos saber el total de alumnos,alumnas y profesores que ha habido enestos años. Lo podemos realizar conconsolidar.

En este cuadro de diálogo en el apartadode referencia vamos a ir seleccionandolos rangos correspondientes a losdiferentes años. Es decir, el rango B2:B4y le damos a agregar, el rango C2:C4 yD2:D4, dándole a agregar en elmomento oportuno.Al hacer clic en el botón aceptar, Excelrealizará la función que le hayamosindicado. En este ejemplo sumaría lasceldas de la siguiente manera:SUMA(B2;C2;D2), SUMA(B3;C3;D3)y SUMA(B4;C4;D4).

Es decir, aplicaría la función a las primeras celdas, después a las segundas y así sucesivamentehasta terminar. Aplica la función de arriba abajo. Y nos muestra el resultado en el rango quehayamos previamente seleccionado a la utilización de la acción de consolidar.

Agrupar y esquema: crea niveles de esquema que se pueden contraer y expandir para mostrar uocultar los datos que se desean visualizar.

El nivel superior es el 1. La funciónSubtotales también agrupa y realizaesquemas.

Para crear los grupos se van agrupando las filas según el nivel de esquema que se les quiera dar.

Por ejemplo, para indicar que una fila pertenece al nivel dos, es necesario agruparla dos veces.





Si previamente no habíamos diseñado la tabla, tendremos que hacerlo ahora, moviendo los camposque encontramos en la lista de campos de tabla dinámica directamente a la tabla dinámica.

Una vez diseñada la tabla,tendremos algo parecido ala imagen, y haciendo usode las pestañas podremosocultar o mostrar los datossegún nos interese lainformación que deseemosmostrar.





Obtener datos externos: sirve para importar datos externos producidos con otras aplicaciones auna hoja de Excel.

Los datos se pueden obtener de consultas de Access o dearchivos de texto de entre otros métodos.Al importar un archivo de texto, nos aparecerá el cuadro dediálogo para separar el texto en columnas.

Lista: es parecido a los filtrosPermite ordenar los datos de formaascendente o descendente, y ademásofrece la posibilidad de mostrar losdiez mejores, todos, personalizarcuantos campos se van a mostrar. Esmuy útil cuando por ejemplo de 100filas de datos solo queremos conocerlas 10 primeras.Estas listas se pueden publicar en unsitio web.

El * al final de la lista indica que Excel está preparado para recibir un nuevo registro.La fila total o el botón alternar fila total sirve para añadiruna fila que contiene los datos totales. Puede realizarfunciones con los datos.

XML, Lenguaje de Marcado eXtensible : es una de las funciones más potentes de Excel 2003.

Permite trabajar con ficheros XML, los puede importar yutilizarlos como si fuesen listas, o bien como si fuesen librosdentro de otros libros más grandes.Los archivos XML tienen las siguientes características:- Contiene exactamente un elemento raíz con un nombreúnico que no aparece en ningún otro sitio del documento.- Los elementos están correctamente anidados.- Todas las etiquetas de elementos están cerradas.- Las etiquetas de inicio y fin de elementos utilizan

mayúsculas o minúsculas.- XML distingue entre mayúsculas y minúsculas.

- Todos los atributos de elementos se incluyen entre comillas.- Los caracteres especiales se definen como entidades integradas, ej.: &, <, >.





Menú ventana. Nueva ventana: abre una ventana del mismo libro. Es el mismolibro visto 2 o más veces.Sabemos que un libro esta abierto varias veces porque en su barra de título aparece el número de ventana que estamosmirando en ese momento.

Organizar: sirve para organizar los libros de Excel dentro de laventana principal de la aplicación.Las ventanas se pueden organizar en mosaico, en horizontal, envertical o bien en cascada.

Ejemplo de organizar en mosaico.





Comparar en paralelo: pone los libros en paralelo, como si se tratase del mosaico horizontal.

Ocultar: oculta el libro activo pero no lo cierra.

Mostrar: muestra los libros que han sido ocultados.

Dividir: sirve para dividir elárea de trabajo en varias partes, teniendo la posibilidadde trabajar con distintaszonas de la hojasimultáneamente. En estemodo no se muestra la barrade título del libro dividido. Se puede dividir como máximoen 4 zonas.

Quitar división: elimina lasdivisiones de la ventanarealizada con la opción dedividir.

Inmovilizar paneles: permite inmovilizar lasceldas que están por encimay a la izquierda de la celdaseleccionada. Inmovilizatoda la fila y toda lacolumna. Es un efectovisual y no es imprimible.En el ejemplo se hainmovilizado la fila 1.

Movilizar paneles: Elimina la inmovilización realizada con la opción anterior.

Listado de libros abiertos: aparecen todos los libros abiertos, no importa si los libros estánguardados o no.





Menú ayuda.

Ayuda de Excel:Se puede acceder a la ayuda de Excel con la tecla rápida F1.La ayuda aparece en el panel de tareas de Excel.Se puede formular directamente una pregunta o consultar latabla de contenido de la ayuda.

Mostrar el ayudante de Office:Muestra el ayudante de Office, al cualse le pueden formular preguntas, ytambién muestra sugerencias al usuario.

Ocultar el ayudante de Office:Oculta el ayudante de Office del área detrabajo.

Microsoft Office Online: accede a la ayuda de Excel en elWeb. Es una ayuda actualizada. También se puedendescargar plantillas extras.

Póngase en contacto con nosotros: abre el navegador de Internet y permite comunicarse conMicrosoft acerca de su producto Office.

Buscar actualizaciones:utiliza el navegador Web para buscar las actualizaciones más recientes yServices packs de Office para mejorar con ellas la funcionalidad y seguridad de Office.

Detectar y reparar: sirve para buscar errores de Excele intenta repararlos.




Activar producto: activa Microsoft Office y permite disfrutar de las ventajas de software OriginalMicrosoft, tales como descargas de actualizaciones y asesoramiento técnico, entre otras.

Opciones de comentario de cliente:Permite enviarestadísticas y

tendencias del usoque hace el usuariode Office, aMicrosoft, paramejorar el software.

Acerca de Microsoft Excel:Muestra un cuadro dediálogo con elnúmero de serie, elcopyright, el usuarioa quién estáregistrado el producto, entre otrascosas.

tema 22. hojas de calculo. excel 2003

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