Técnicas de recopilar información

La elección de técnicas e instrumentos para la recopilación de los datos debe adecuarse a las características del estudio que se pretenda realizar. Para recabar la información en forma ágil y ordenada puede utilizarse una o la combinación de las siguientes técnicas:

• investigación documental • observación directa• consulta a sistemas de información• cuestionario• cédula y • entrevista.

Análisis documental

Luego de concluir la parte preparatoria del estudio se inicia la fase de recopilación de datos. En esta etapa la mira debe apuntar hacia los hechos que permitan conocer y analizar lo que realmente sucede en la organización; de lo contrario, se obtendrá una impresión deformada de la realidad, pues se incurrirá en interpretaciones erróneas y se aplicarán medidas de mejora inoperantes.

Para que los datos aporten elementos de decisión acordes con la realidad y se eviten dilaciones y un uso irracional de recursos, tienen que ser:

1. Específicos.2. Completos.3. Correctos.4. Pertinentes.5. Congruentes.6. Susceptibles de validarse.

Asimismo, debe aplicarse un criterio de discriminación, que tenga presente siempre el objetivo del estudio, y proceder continuamente a su revisión y evaluación para mantener una línea de acción uniforme.

Observación directa.

Permite conocer no sólo la manera en que operan las unidades administrativas, sino la cultura organizacional predominante en las áreas donde se desarrolla el trabajo diario. Es aconsejable conversar con algunas de las personas que prestan sus servicios en estas áreas para complementarlos o afinarlos.

Otro procedimiento consiste en que el jefe de la unidad de trabajo realice la observación directa con el equipo y analice algunos de los puntos con sus subordinados. Su ventaja es que, debido a la familiaridad entre jefe y subordinados, los datos pueden ser más completos, aunque habrá ocasiones en que los resultados no serán los deseados debido a inhibiciones, problemas internos o porque se plantee una situación que no corresponde a la realidad operativa; no obstante, es posible avanzar en otros aspectos del estudio para después retomar los puntos cuya validez se desee confirmar.

Cuestionario.Se utiliza para obtener los datos deseados en forma homogénea. Está constituido por series de preguntas escritas, predefinidas, secuenciadas y separadas por capítulos o temáticas específicas. Permite ahorrar recursos y tiempo; no obstante, la calidad de los datos que se obtengan depende tanto de su estructura y forma de presentación como de la forma en que se aplique. Es necesario llevar a cabo los pasos siguientes:

1. Realizar un recuento de documentación descriptiva, archivos, estudios y datos estadísticos existentes para determinar el número y alcance de las preguntas.

2. Establecer un objetivo por pregunta.

3. Validar el orden y la secuencia que se seguirá.

4. Someter las propuestas del cuestionario a un proceso de control y evaluación conocido como prueba previa o pretest.

Para definir la estructura del cuestionario, es necesario establecer los campos de distribución básicos:

1. Espacio correspondiente para los datos de registro, tales como la ubicación o adscripción de las personas que los llenarán, información del área, del responsable de su manejo, así como la fecha de aplicación.

2. Preguntas o ítems.

3. Instrucciones explicadas de manera sencilla y concisa abajo de cada pregunta.

4. Espacio para respuestas, que debe facilitar tanto la lectura como la respuesta.

5. Espacio para anotar las observaciones generales.

Para que los cuestionarios aporten elementos de juicio valiosos, es conveniente considerar los criterios siguientes:

1. Utilizar preguntas introductorias claras y amables para atraer la atención del entrevistado.

2. A medida que se avance en la aplicación del cuestionario, formular preguntas precisas en relación con el tema central.

3. Incluir preguntas filtro para ubicar el contexto de los puntos clave. Asimismo, prever posibles “saltos de pregunta”, en función del conocimiento y manejo del tema, para garantizar la continuidad en la recopilación de datos.

4. De acuerdo con la profundidad o algidez del tema, incluir preguntas accesibles para obtener respuestas concretas de manera gradual.

Entrevista.

Consiste básicamente en reunirse con una persona con el fin de interrogarla en forma meticulosa para obtener información. El entrevistador, debido a que tiene un estrecho contacto con el entrevistado, además de obtener respuestas, puede percibir actitudes y recibir comentarios.

La entrevista debe dirigirse a directivos y empleados de una misma área o que intervienen en la misma clase de tareas, así como a clientes y/o usuarios, prestadores de servicios y proveedores que interactúan con la organización.

Para que una entrevista se desarrolle en forma positiva, es conveniente observar estos aspectos:

Tener claro el objetivo. Se recomienda preparar previamente una guía de entrevista con los principales puntos que se desea captar, para que al término de la misma pueda verificarse si se ha obtenido la información prevista.

Establecer anticipadamente la distribución del trabajo. Es conveniente asignar responsabilidades y determinar las áreas a investigar con el suficiente tiempo.

Concertar previamente la cita. De esta forma el entrevistado estará debidamente preparado para proporcionar la información con el tiempo y tranquilidad necesarios para mantener la concentración en la entrevista, evitar interrupciones y posibles apreciaciones erróneas.

Atender al compromiso. Es necesario acudir con anticipación a la hora convenida al área en que se llevará a cabo la entrevista programada. Para lograr la mayor eficacia en su desarrollo es conveniente observar los pasos siguientes:

• Concentrarse de manera relajada.• Seguir un mapa mental para captar la información de manera lógica y

consecuente.• Utilizar preguntas de terminación abierta en las cuales la respuesta

correcta no sea tan obvia.• No hacer preguntas irrelevantes.• En la medida de lo posible escuchar, no hablar.• Asegurarse de no presionar al entrevistado.• Evitar el exceso de confianza en la memoria.• Dejar “abierta la puerta”.

Clasificar la información que se obtenga. Diferenciar la información de los comentarios o sugerencias, procurando no confundir ambos aspectos.

Registrar la información en una bitácora. Llevar un inventario de los compromisos y puntos clave captados durante la entrevista.

Es importante que en el momento de una entrevista con personal de alta dirección, el entrevistador lleve consigo una guía de los puntos clave que se tratarán, ya que, en muchas ocasiones, los directivos, por cargas de trabajo y nivel de responsabilidad, no están dispuestos a contestar una batería de preguntas que les tome mucho tiempo. Durante la entrevista es conveniente que el entrevistador anote en forma breve las respuestas que vaya recibiendo. Posteriormente, pasarlas en “limpio” de manera clara y consistente en su reporte.

Cuando el universo de estudio es de gran magnitud, pero los datos son homogéneos, existe la posibilidad de conocer sus características sin necesidad de investigar a todas las unidades, ni de entrevistar a todo el personal de la organización: el muestreo es una técnica estadística que sirve para inferir información acerca del universo que se investiga a partir de su estudio parcial.

Existen tablas de muestreo que, de acuerdo con las especificaciones y volumen de los datos, establecen cuál es la mínima cantidad de datos representativos del todo —muestra— que es necesario recabar para que los resultados que se obtengan a partir de ésta tengan validez.