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Técnicas de Planeación y
Control SESIÓN # 12: Sistemas de control
administrativo. Tercera parte.
Contextualización
En clases anteriores se
explicó acerca de la función
de las áreas de
responsabilidad en una
empresa y cómo su
eficiencia se establece a
partir del manejo que hacen
de sus recursos o insumos
y los resultados obtenidos.
Hoy verás cómo es necesario especificarle a cada directivo
qué gastos le corresponden directamente a su departamento
para poder evaluar su desempeño en el buen manejo de los
insumos.
También es relevante que aprendas que cada área tiene
responsabilidades y actividades distintas, por lo tanto, no
pueden ser evaluadas sobre los mismos parámetros. Razón
por la cual se clasifican en diversos tipos de unidades de
responsabilidad.
Este panorama te será
de mucha utilidad en tu
trabajo para comprender
que al pertenecer a un
centro de
responsabilidad puedes
hacer aportaciones que
redunden en la
eficiencia de los
recursos de ese
departamento y por
ende en lograr mejores
resultados.
Introducción
Debido a que las organizaciones crecen y se hacen más complejas, surge la necesidad de descentralizar sus decisiones y delegar funciones y tareas, lo que conduce a tener que ejercer mayor control.
Para ello, se crean mecanismos formales que aseguren la coordinación entre todas las áreas descentralizadas.
Tal control pretende estipular el
grado de responsabilidad
financiera de cada unidad, cuáles
serán los indicadores de control y
el sistema de evaluación más
adecuado.
Así que lo primero que se hace
para fincar el sistema es
determinar unidades y quiénes
estarán a cargo de la
responsabilidad de las mismas,
para posteriormente definir el
control que se aplicará sobre las
partidas que cada centro utiliza.
Explicación Partidas controlables y no controlables
¿Cómo se
determina qué
costos le
corresponden a
cada centro de
responsabilidad? Un costo controlable es el realizado
por una persona que tiene autoridad
y responsabilidad sobre su
incurrencia (Ramírez,2008.)
Gracias a la partida controlable se puede evaluar el trabajo
realizado por los directivos en cuanto a la administración de los
recursos.
Los ejecutivos también deben atender las partidas no
controlables, es decir, sobre las que no tienen control, ya que
tendrá que mostrarlas en su informe.
Partidas controlables y no
controlables
Partidas controlables y no
controlables
A cada responsable de
área o centro se le debe
explicar cuáles son sus
partidas controlables y
cuáles están fuera de su
control, pero que se
utilizan en su
departamento. Las
partidas no controlables
por él, sí son controlables
por otra unidad.
La mayor parte de los gastos son controlables
desde la alta dirección. Los costos fijos cuando
están en el corto plazo, pueden no ser
controlables, pero en el largo plazo sí lo son.
Evaluación de diferentes áreas de
responsabilidad
Cada unidad de responsabilidad
se evalúa acorde a su eficiencia
en el manejo de sus insumos y
los resultados que producen.
Por supuesto, cada uno tiene
distintas actividades, por lo que
es necesario clasificarlos de
acuerdo a la dificultad de su
medición.
Por esta razón, tales áreas se
han dividido.
Centros de costos estándar
Responsables de gastos que generan, como el departamento
de producción o mantenimiento.
Se les evalúa con base en el costeo basado en actividades.
También se consideran otras cuestiones cuantificables como
las normas de calidad y la capacidad instalada y se analizan
datos cualitativos como la rotación del personal.
Tipos de centros de
responsabilidad
Centros de ingresos
Aquí lo que se mide es el grado de captación de mercado con
base en las ventas obtenidas.
Se establece la comparación entre el presupuesto de ingreso
por ventas y el de gastos de ventas.
Habrá factores que no puedan ser medidos pero que tienen que
analizarse en la evaluación.
Tipos de centros de
responsabilidad
Centros de gastos discrecionales
Las áreas administrativas no pueden medirse
como centros de costos estándar o de
ingresos.
Aunque tienen un presupuesto de gastos
asignado y deben ajustarse a éste, no se les
evalúa cuantitativamente porque no representa
el desempeño de los ejecutivos a cargo.
Lo que se pretende es evaluar la calidad del
servicio que prestan a otras áreas.
Tipos de centros de
responsabilidad
Centros de utilidades
Responsables de la obtención de utilidades y los costos
generados.
Se miden insumos y resultados y la relación entre ambos.
El control se establece tanto en la unidad productiva como
en la de mercado utilizando la descentralización.
Tipos de centros de
responsabilidad
Centros de inversiones
Esta área evalúa el retorno de inversión y la utilidad marginal.
Se mide la manera en que se han utilizado los recursos
asignados a un área de responsabilidad financiera.
Deben diseñarse acorde al costeo basado en actividades.
Conclusión
Acorde a lo visto en esta
unidad, podemos
concluir que conforme
una empresa crece se
hace más compleja y se
ve forzada a
descentralizar, lo que
crea la necesidad de
establecer un sistema
por áreas de
responsabilidad.
Su objetivo con esto es evaluar la responsabilidad financiera
de cada una, no las funciones que desempeñan sus
integrantes.
Se requiere:
Determinar las unidades de responsabilidad, los indicadores
de control y los mecanismos y estándares de evaluación de
cada centro.
Es necesario que cada
responsable de área
conozca perfectamente
las partidas
controlables que le
corresponden, así
como las partidas no
controlables –las que
no están bajo su
responsabilidad- pero
que utiliza también su
departamento.
Finalmente, en cada centro se evalúa su eficiencia en el
manejo de la relación insumos – resultados.
Como cada uno tiene distintas actividades que desempeña, es
necesario clasificarlos tomando en consideración su grado de
dificultad de medición.
Para aprender más
Ya que viste la importancia de las partidas controlables y no
controlables, te has peguntado: ¿cómo diferenciarlas? Aquí te
dan estas recomendaciones:
Treadwell, L. (s/f). Cómo distinguir entre costos controlables y
relativos. Consultado el 7 de junio de 2016:
http://pyme.lavoztx.com/cmo-distinguir-entre-costos-
controlables-y-relativos-6343.html
Cibergrafía
Centro de Responsabilidad. (s/f). Diseño de un Centro de
Control financiero. Consultado el 7 de junio de 2016:
http://www.ccee.edu.uy/images/extension/fomin/emprend
edores/gestion/cr.pdf
Chambergo, I. (2011). Contabilidad por Áreas de
Responsabilidad y Asignación del Costo. Consultado el 7
de junio de 2016:
http://aempresarial.com/web/revitem/5_12244_11851.pdf
Ramírez, D. (2008). Contabilidad Administrativa. Consultado
el 7 de junio de 2016:
https://www.academia.edu/8000614/Contabilidad_administrati
va_8va_Edicion
