Nombrar y Describir tres características de una reunión efectiva. 

Para que una reunión de carácter presencial se pueda categorizar como efectiva, necesita que se cumplan ciertas condiciones, dentro de las cuales destacan:

1- Determinar duración máxima de la reunión: Establecer un tiempo máximo de duración permitirá organizar de manera más clara los tiempos destinados a cada tema en particular y de esta manera se podrá estructurar de mejor forma. Se aconseja que la duración de una reunión no sea más de una hora y media, con la finalidad de evitar problemas de concentración y cansancio en los integrantes.

2- Orden del día: Es importante que al momento de iniciar la reunión los participantes conozcan la finalidad de esta (“temas a tratar”), de manera que puedan enriquecerla con comentarios y puntos de vista. Por lo anterior es necesario que se le informe a través de un medio formal la razón por la que se efectuara la reunión, de manera que todos vayan ganando tiempo en el análisis requerido.

3- Focalizar los temas a tratar: Se refiere a que hay que exponer de forma concisa los temas, ya sea con ayuda audiovisual o con otros tipos de herramientas. Es primordial que una vez realizada la exposición de las problemáticas, se generen propuestas de mejoramiento y soluciones alternativas, además es aconsejable que se tomen apuntes de los responsables de resolver cada tema en particular.

Descripción del caso practico

En el periodo de verano realice la práctica profesional SECPLA La Ligua, esta se encargaba de planificar diferentes tipos de obras dentro de la comuna con el objetivo del desarrollo social. SECPLA realizaba reuniones en ciertas oportunidades con el objetivo de informar y recibir información del asesor urbanista de la municipalidad y del alcalde. Cabe destacar que cada vez que se realizaba una reunión se tenían claro los temas a tratar y las problemáticas existentes, pero la reunión se efectuaban en periodos muy largos de tiempo (aproximadamente 3 horas), por lo que la focalización de los temas se perdía completamente y se terminaba hablando de cualquier otra cosa.

Análisis caso práctico

Estas reuniones fracasaron por los siguientes motivos.

Los temas no fueron focalizados, por lo que la explicación de cada problemática demandaba demasiado tiempo, siendo que se podría haber notificado a todos los participantes de los temas a tratar antes de la reunión.

La duración de la reunión es excesiva, ya que es recomendable que se realice en periodos menores de una hora y media.

En conclusión se podría decir que las reuniones no fueron efectivas porque no existió planificación y control de los tiempos por parte del director de la SECPLA, y también fracasaron ya que una vez efectuadas las reuniones no se lograron resultados apreciables.

Bibliografía

http://www.glidea.com.ar/blog/reuniones-efectivas

http://es.slideshare.net/folista/las-reuniones