GESTIÓN DE PROYECTOS I

FACULTAD DE ADMINISTRACIÓN Y DESARROLLO

SUSTENTABLE

TAREA 3: TRABAJO EN EQUIPO EN EL

PROYECTO

LAURA ANDREA GONZÁLEZ LUNA

ÁNGELA ANDREA MILLÁN HERRERA

TUTOR: SAMUEL ANTONIO VARGAS VARGAS

ENERO, 2017

1. Describa lo que debe hacer el gerente de proyectos para desarrollar

la función de planeación. Proporcione algunos ejemplos específicos.

Durante la planeación de un proyecto, el gerente debe basarse en las necesidades

identificadas y en la solución definida de acuerdo a los requisitos estipulados por el

cliente. En primer lugar, el gerente de proyectos debe definir el objetivo del proyecto,

delimitándolo en términos de alcance, tiempo y costo. Una vez el objetivo del proyecto se

encuentra definido, el gerente debe comunicarlo a su equipo de trabajo y debe consultarlo

con el cliente, con el fin de verificar que el objetivo planteado cubra las necesidades

identificadas y el alcance de la propuesta cumpla con las expectativas del cliente.

Adicionalmente, el gerente debe definir la estrategia que se utilizará para el logro del

objetivo definido; debe estipular las actividades por ejecutar, cronogramas de trabajo y

los responsables de cada etapa de la implementación del proyecto. Finalmente, el Gerente

de proyectos debe determinar un sistema para el seguimiento y control de la ejecución del

proyecto, la finalidad de este sistema es evaluar los avances conforme a lo planeado y

obtener información que permita tomar decisiones de forma oportuna.

Es muy importante que durante el proceso de planeación, el gerente involucre de

forma activa al equipo de trabajo, esto permitirá generar una visión más amplia durante la

planificación y logrará que las personas se comprometan con la ejecución del proyecto,

igualmente debe mantener informado al cliente y consultar el plan de trabajo para

asegurarse que lo planteado cumpla con sus expectativas y requisitos. Como ejemplo se

puede tener la construcción de una nueva planta para la fabricación de una línea nueva de

productos en una empresa de alimentos. El gerente de proyectos, deberá determinar

dentro del objetivo del proyecto el tamaño de la planta, la maquinaria requerida, los

costos de la construcción y adecuación, el tiempo necesario y el personal que se requiere

en cada etapa. Posteriormente debe definir las actividades por ejecutar en cada etapa del

proceso, desde el diseño de la planta, los planos y flujos de producción, la construcción,

la adecuación eléctrica, la adecuación de las maquinarias, etc., teniendo en cuenta los

responsables de cada actividad y los tiempos de ejecución. Finalmente, debe establecer

un método de seguimiento con el fin de evaluar los avances obtenidos frente a lo

planeado inicialmente y lograr hacer ajustes que permitan el cumplimiento del objetivo

final, dentro del los tiempos estipulados y con los recursos definidos.

2. Describa 10 acciones que debe hacer el gerente de proyectos con el fin

de realizar la función de organización. Proporciónense ejemplos

específicos.

2.1 Obtener los recursos apropiados para realizar el las actividades necesarias para

el logro de los objetivos.

2.2. Determinar qué tareas se harán en la propia empresa y cuáles se deben

subcontratar.

2.3. Obtener el compromiso del personal que trabajará en el proyecto para las tareas

que se realizarán en la empresa,

2.4. Para las tareas subcontratadas, debe definir con claridad el alcance del trabajo,

las partidas a recibir

2.5. Debe negociar y establecer un contrato con cada subcontratista.

2.6. Asigna las responsabilidades a personas o subcontratistas específicos para las

diversas tareas.

2.7. Delega autoridad a personas o subcontratistas específicos.

2.8. Concientizar al personal responsable y delegado de que serán responsables del

logro de actividades específicas dentro del presupuesto y el programa asignado

2.9. Nombrar líderes de grupos o tareas específicas.

2.10. Crear un ambiente en que las personas estén altamente motivadas para trabajar

juntas como un equipo de proyectos.

3. Describa lo que debe hacer el gerente de proyectos con el fin de desarrollar la

función de control. Proporcione ejemplos específicos.

Es fundamental que el gerente de proyectos establezca un sistema de seguimiento

y control que facilite la administración del proyecto al tener información de fácil acceso y

de forma oportuna. La finalidad de dicho sistema es comparar el progreso real frente a lo

planeado inicialmente. Cada responsable y/o delegado por el gerente, debe controlar el

avance de sus actividades e informar de forma periódica cualquier novedad al respecto.

Los avances y la información arrojada por el sistema de seguimiento debe ser socializada

en reuniones periódicas. En estas reuniones el gerente debe analizar la información, junto

con su equipo de trabajo, y evaluar la necesidad de hacer ajustes al plan, tomar medidas

correctivas o tomar decisiones con el fin de mantener el cumplimiento de los objetivos

bajo el costo y tiempo planeados. El gerente debe tener una posición proactiva y

solucionar posibles problemas o inconvenientes de forma ágil, demostrando liderazgo e

integrando al equipo de trabajo.

4. ¿Cuáles son algunas habilidades esenciales para un gerente de

proyectos efectivo? ¿Cómo se pueden desarrollar estas habilidades?

Para que un proyecto se lleve a cabo de forma exitosa es necesario que se cuente

con un gerente con habilidades específicas como las nombradas a continuación:

capacidad de liderazgo, capacidad para desarrollar a las personas, habilidades de

comunicación, habilidades Interpersonales, capacidad para manejar el estrés, habilidades

para la solución de problemas, habilidades para administrar el tiempo, capacidad de

delegación y administración del cambio.

Dado que la mayoría de estas habilidades no son innatas, es necesario que la

persona busque desarrollarlas, para esto existen diferentes formas de fomentarlas. La

obtención de experiencia es una fuente para el desarrollo de habilidades a través del

aprendizaje en múltiples situaciones. En este caso la persona debe buscar participar en la

mayor cantidad de proyectos posible, buscando que haya variaciones entre los mismos

tanto en el objetivo como en el rol que se ejecuta; cada experiencia otorga enseñanzas

que pueden desarrollarse como habilidades. Igualmente, durante la participación en

proyectos la persona debe estar atenta a su entorno para observar en sus compañeros

habilidades aplicadas e incluso errores que permitan desarrollar conceptos que puedan ser

aplicados en oportunidades futuras cuando se desempeñe el rol de gerente.

Adicionalmente, tanto la retroalimentación como la autoevaluación permiten identificar

debilidades y fortalezas en la ejecución de ciertas actividades. Por ejemplo, durante la

retroalimentación se puede identificar que se tiene una gran capacidad de comunicación,

pero un deficiente manejo del tiempo, de esta forma la persona puede enfocarse en

desarrollar aquellas habilidades de las cuales carece. Igualmente, la formación es una

fuente muy eficiente para el desarrollo de habilidades; participar en capacitaciones a

través de charlas o seminarios, mediante la inscripción a instituciones como el PMI

(Proyecto Managment Institute) que permiten la participación en reuniones o

conferencias e incluso de forma autodidacta a través de videos en línea o lecturas que

indican metodologías para el desarrollo de habilidades, o ejemplos de casos en donde se

ilustra la aplicación de las mismas.

5. Describa por qué un gerente de proyectos necesita tener

buenas habilidades de comunicación oral y escrita.

El desarrollo de un proyecto requiere una fina interconexión y alineación entre las

partes ejecutoras en cada etapa. Para mantener esta alineación y lograr que todas las

partes se sincronicen adecuadamente se requiere un alto nivel de comunicación. Es

fundamental que el gerente del proyecto asuma el liderazgo desde una posición

comunicativa, en las primeras etapas del proyecto, en las cuales se definen las

necesidades y problemas a resolver, el gerente debe mantener constante comunicación

con el cliente con el fin de identificar de forma certera sus requerimiento y plasmarlos

durante la planeación en los objetivos y el alcance, y disponiendo el tiempo y los recursos

necesarios para lograr dicho objetivo. Durante la planeación del proyecto, el gerente debe

comunicar los objetivos, tiempo y recursos de forma clara al equipo de trabajo y

asegurarse que cada uno de los miembros ha comprendido la dinámica de operación y la

estrategia definida, así como sus responsabilidades. Adicionalmente, el gerente debe

escuchar de forma constante a su equipo de trabajo, es fundamental que durante la

planeación del proyecto el gerente cuente con las opiniones y comentarios del equipo,

con el fin de ampliar la visión y abarcar ideas que pudiesen haberse olvidado

inicialmente, esto permite tener en cuenta posibles inconvenientes y administrar los

riesgos de forma más eficiente. A lo largo de la ejecución del proyecto, el gerente actúa

como un canal de comunicación abierto, llevando información entre las partes ejecutoras,

entre el equipo y la alta dirección, y entre el equipo y el cliente. Durante el desarrollo del

proyecto, el gerente debe mantener informadas a las partes sobre los avances,

inconvenientes, novedades y ajustes realizados, para esto se deben presentar informes y

se deben realizar reuniones periódicas donde se expone lo sucedido, el gerente debe usar

un lenguaje claro y asertivo, tanto en las reuniones como en los informes, que evite

malentendidos o argumentos ambiguos; de esta forma tanto el cliente, como la alta

dirección y el equipo se encontraran al tanto de la situación actual del proyecto

manteniendo la sincronía entre las partes. Adicionalmente el gerente debe estar atento al

desarrollo del equipo para identificar y solucionar posibles descontentos o conflictos que

pudiesen afectar el desarrollo de las actividades programadas, manteniendo al equipo

motivado y fomentando la comunicación abierta y oportuna. En las etapas finales de la

ejecución del proyecto, es necesario que el gerente mantenga una constante y asertiva

comunicación con el cliente con el fin de asegurarse que el proyecto finalizado cumpla

con sus expectativas y el cliente se sienta satisfecho, la tarea del gerente es asegurar que

se solucione cualquier inconveniente que pueda afectar de forma negativa la percepción

del cliente y para esto debe escucharlo de forma constante y mantener informado al

equipo de trabajo.

6. ¿Qué se quiere decir con los términos habilidades interpersonales?

Para que un proyecto se desarrolle de forma efectiva y se logren los objetivos

planteados, es necesario que el equipo de trabajo se mantenga alineado y sincronizado,

esta es una tarea que tiene el gerente de proyecto como el líder. Sin embargo, mantener

un ambiente de trabajo motivador, requiere que se conozcan las particularidades de cada

individuo que compone el equipo con el fin de construir relaciones interpersonales

basadas en intereses comunes. Por esto es necesario que el gerente se acerque a cada una

de las personas con el fin de identificar sus necesidades particulares, sus descontentos,

sus preocupaciones, sus objetivos personales y sus aspiraciones dentro del proyecto y a

nivel personal. Esta diferenciación de cada individuo genera una la construcción de una

relación con cada persona que permite al gerente administrar los conflictos y novedades

de una forma efectiva y aumenta su capacidad de persuasión e influencia sobre el equipo.

Adicionalmente, el gerente debe tener la capacidad de influencias y persuadir al cliente, a

la alta dirección y a terceros que puedan aportar al cumplimiento de los objetivos del

proyecto. Las construcción de relaciones interpersonales, así como una alta capacidad de

comunicación, permite que el gerente administre cualquier imprevisto de forma asertiva,

contando con el apoyo de las partes ejecutoras lo que facilita el trabajo.

7. ¿Cuáles son algunas de las cosas que puede hacer un gerente de proyectos

para ayudar a crear un ambiente en el que un equipo de proyectos

se sentirá motivado?

El gerente debe crear para el equipo una visión del resultado y de los beneficios

del proyecto, así al imaginarse los resultados, los miembros del equipo estarán más

motivados como equipo para cumplir con éxito el objetivo del proyecto.

El gerente debe asignarle a las personar un trabajo a su nivel de capacidad que

represente un reto.

El gerente debe hacer un reconocimiento a los miembros del equipo para que ellos

sientan que están contribuyendo al proyecto, no solo monetario, también puede ser un

estímulo verbal, alabanza, señales de apreciación entre otras.

El gerente debe ser un ejemplo positivo para el equipo, debe mantener una actitud

positiva, si el equipo trabaja hasta tarde, el gerente debe estar ahí, debe mostrar confianza

en los miembros del equipo.

El gerente debe animar a los miembros del equipo a identificar los problemas con

anticipación y a solucionarlos por sí mismos.

El gerente debe tener un buen sentido del humor que ayude a manejar el estrés y

rompa la tensión.

El gerente debe organizar actividades para el alivio del estrés para el equipo,

como juegos y/o excursiones.

8. ¿Qué se quiere decir con el término delegar? ¿Por qué delegar es esencial

para la administración de proyectos? Proporciónense algunos ejemplos.

Hace referencia a la autoridad dada a cada miembro del equipo para tomar

decisiones, para que su área de responsabilidad alcance el éxito mediante el

cumplimiento de sus objetivos.

Cada uno, una vez definido el alcance, ejerce control sobre los recursos que

necesiten para lograr los objetivos y obtener resultados tangibles o productos a entregar.

Delegar en esencial para asegurar el desempeño efectivo del equipo y ayudar a la

cooperación y trabajo en equipo, no es que el gerente se quite la responsabilidad, si no

que por el contrario, como no puede encargarse de todo al mismo tiempo entonces este

asigna tareas (no dice cómo hacerlas), cada uno decide cómo hacerlas, tan solo se le dan

los recursos necesarios como el dinero, personal e instalaciones.

La delegación efectiva es cuando el gerente del proyecto llega al punto de tener la

plena confianza en cada uno de sus miembros, sin embargo es importante que esté

presente para asesorar cada vez que se vea necesario, sin quitar la autoridad ya entregada

al tomar decisiones por ellos, es por esto que es necesario que se mantenga informado al

gerente del proyecto por medio de reuniones periódicas, puede ser individuales o

grupales, informes computarizados evaluando así el avance de cada tarea y no solo la

supervisión de cada uno de los miembros.

9. ¿Cuáles son algunas barreras a la comunicación?

Algunas de las barreras que pueden existir ocurre cuando el gerente del proyecto

piensa que puede hacerlo mejor o más rápido que cualquier otro miembro del equipo o

tenga un interés personal en ciertas tareas, la solución para esto es que el gerente entienda

que los debe dejar trabajar por ellos mismos e intentar confiar en ellos.

Otra barrera se ve presente cuando el gerente tiene poca o nada de confianza en la

capacidad de otros para hacer el trabajo, en este caso debe conocer las habilidades, las

limitaciones y el potencial de los miembros del equipo para que así seleccione la persona

más idónea para realizar este trabajo.

También se ve reflejada una barrera cuando el gerente del proyecto tiene temor de

perder el control del trabajo y no pueda estar enterado de lo que está sucediendo con este,

así que es necesario que cree un sistema para ir evaluando cada cierto tiempo el progreso

de todo el trabajo realizado.

Finalmente otra barrera que se puede presentar ocurre cuando hay un temor por

parte de los miembros del equipo a la crítica por algún error que puedan cometer o

porque no tienen la suficiente confianza en sí mismos, para esto es necesario que el

gerente les demuestre que confía en cada uno de ellos y los estimule poco a poco,

enseñándoles que de los errores de debe aprender y que estos son grandes oportunidades

para mejorar y no para desmotivarse ni criticar.

10. ¿Por qué es importante administrar el cambio durante un proyecto?

Es importante administrar el cambio para minimizar cualquier repercusión

negativa y así no perder mucho dinero ni mucho tiempo.

Es por esto que el gerente debe dejar claro a sus miembros del equipo que no se

debe hacer cambios que aumenten el costo y se salga del presupuesto, o cambio que

pueda hacer que el cronograma establecido no se cumpla y por el contrario el proyecto

tarde más tiempo de lo planeado, tampoco deben hacer cambios que tengan resultados

lejos de las expectativas de los clientes, aún no deben realizar aquellas mejorías que

aunque pueden verse bien no van a ser necesarias al final de todo.

Los cambio que si son necesarios son aquellos que son resultados de sucesos no

previstos, que van a tener repercusiones tanto en el programa como el costo del proyecto

al tener que hacer modificaciones y en el peor de los casos estos cambios pueden hacer

que el proyecto se dé por terminado.

Para que esto no ocurra y no haya repercusiones graves en el proyecto es

necesario que entre el gerente y los miembros haya una comunicación abierta para las

modificaciones lo cual reducirá la resistencia al cambio y por el contrario se tendrá como

resultado un compromiso por parte de los miembros para asumir los cambios, para esto

debe haber comunicación rápida, completa, oportuna y sincera aún antes de poner en

práctica el nuevo sistema, así ayudará a disminuir los rumores, también es necesario que

mantenga a todos informados de cómo estos cambios podrán afectarlos o beneficiarlos,

pero sobre todo beneficiarlos porque de lo contrario se incrementará la resistencia al

cambio y aquella ansiedad y temor aumentaría el estrés entre los miembros, por esto

también es importante manejar recompensas de parte del gerente hacia los participantes.

11. Describa algunas formas en las que un gerente de proyectos pueda hacer

que un proyecto sea más divertido y que los miembros del equipo se

sientan más comprometidos.

Los gerentes deben hacer ver el trabajo divertido, deben hacer que las personan

socialicen entre ellos, no deben estar aislados, por el contrario debe buscar momentos

donde se pueda compartir, hablar y disfrutar momentos agradables, aumentando así el

desempeño de cada uno de los integrantes.

Para esto el gerente debe ser creativo e ingeniarse diferentes formas de hacer que todos

disfruten el tiempo con sus compañeros. Una forma de hacerlo es realizando días de

campo o reuniones para comer o salir a un restaurante, también puede ubicar a todos los

miembros en una sola oficina, en lugar de aislarlos en oficinas diferentes.

Otra buena estrategia consiste en celebrar los éxitos, según de vayan alcanzando

en cada paso del proyecto y así brindar o dar una buena cena o sencillamente cerrar con

algo de comer al finalizar las reuniones, todas estas estrategias ayudan a que el trabajo no

se vuelva monótono sino que por el contrario el trabajo sea agradable y se disfrute

diariamente.

12. Piense en un proyecto en el que ha trabajado. Describa qué hizo el gerente

para que aquél fuera efectivo o ineficaz.

Hemos trabajado en la acreditación internacional del laboratorio con la norma

ISO 17025, durante todo el proceso tuvimos un acompañamiento cercano del gerente, el

cual siempre estuvo dispuesto a escuchar desde nuestros temores hasta nuestros grandes

anhelos con respecto a este nuevo proyecto.

No sólo nos escuchó sino que además estuvo pendiente de las necesidades

económicas que se fueron presentando durante el proceso, para que no nos saliéramos ni

del presupuesto ni del cronograma establecido inicialmente, así mismo nos dirigió con

paciencia, nos dio ánimo para seguir aun cuando veíamos que no era tan fácil lograr los

objetivos propuestos e hizo de todo el ambiente de trabajo durante todo el proceso un

ambiente ameno, donde podíamos participar, opinar y al mismo tiempo ser responsables

de las tareas que se nos asignaba.

Consideramos que al ver al gerente interesado en el logro exitoso del proyecto al

verlo trabajar al mismo ritmo con nosotros y al ver que quería que nosotros nos

beneficiáramos, nos animó a trabajar con más entusiasmo y a dar todo de nuestra parte,

acciones que se complementaron e hicieron que todo el proyecto resultara en un gran

éxito.

Bibliografía

Arellano, A. (Sf). Campus virtual Ucimexico. Retrieved 16 de enero de 2017 from

Gestión de proyectos I:

http://campusvirtual.ucimexico.edu.mx/mod/assign/view.php?id=41913

Gido, J., & Clements, J. (1999). Administración exitosa de proyectos. Buenos Aires,

Argentina: Inter