taller preparacion de asambleas

8/14/2019 Taller Preparacion de Asambleas

1/33

TALLER PREPARACION DE ASAMBLEASELABORACION DE ACTAS

CIRCULAR EXTERNA NO. 004 DEL 3/09/2007SUPERINTENDENCIA DE INDUSTRIA Y COMERCIO


2/33

Rgimen Comn: Hace referencia a las entidades sin nimode lucro reguladas por el Cdigo Civil (artculos 633 y ss),

(Asociaciones, Corporaciones y Fundaciones).

Rgimen Especial : Hace referencia a las entidades del

sector solidario (E.S.S.), definidas en la ley 454 de 1998(Artculo 6 pargrafo 2).

ASPECTOS GENERALES


3/33

DECRETO 2150 DE 1995 Y 0427 DE 1996Contenido de los estatutos Art. 40:

Para la obtencin de su personalidad, dichas entidades se constituirn por escritura pblica odocumento privado reconocido en el cual se expresar, cuando menos , lo siguiente:

1. El nombre, identificacin y domicilio de las personas que intervengan como otorgantes.2. El nombre.3. La clase de persona jurdica.4. El objeto.5. El patrimonio y la forma de hacer los aportes.6. La forma de administracin con indicacin de las atribuciones y facultades de quien tenga a su cargo

la administracin y representacin legal.7. La periodicidad de las reuniones ordinarias y los casos en los cuales habr de convocarse a

reunionesextraordinarias.

8. La duracin precisa de la entidad y las causales de disolucin.9. La forma de hacer la liquidacin una vez disuelta la Corporacin o Fundacin.10. Las facultades y obligaciones del Revisor Fiscal, si es del caso.11. Nombre e identificacin de los administradores y representantes legales.


4/33


5/33

CONVOCATORIA

Es la citacin que se hace a los asociados hbiles para que serenan en una fecha, hora y lugar determinados para integrar lasamblea. Dependiendo del tipo de reunin a celebrar (ordinaria extraordinaria) se debe tener en cuenta lo siguiente: Quin puede convocar?Por qu medios se puede convocar?

Con qu anticipacin se debe convocar?


6/33

Quin puede convocar?

Reuniones Ordinarias y Extraordinarias: lo definen losestatutos de la entidad.

Por qu medios se puede convocar?

Por el medio previsto en los estatutos (correo, fax, emisora,cartelera, etc.)

A falta de estipulacin por un medio idneo que permita atodos los asociados hbiles enterarse de la reunin a celebrar.


7/33

Con cunta anticipacin se debe convocar? Se debe tener en cuenta lo establecido en los estatutos.

Para establecer la antelacin no se tendr en cuenta NI EL DIA EQUE SE CONVOCA, ni EL DIA DE LA REUNION.

Si en la entidad, las oficinas de la administracin laboran lossbados stos se toman como hbiles.

Das Hbiles: De Lunes a Viernes (los sbados si laboran)Das Comunes: De Lunes a Domingo incluyendo los festivos.


8/33

QUE PUEDE CONTENER LA CONVOCATORIA

Nombre de la entidad y rgano que convocaFecha

HoraMunicipioDireccin completa donde se llevar a cabo la reuninOrden del da


9/33

REPRESENTACION

Los asociados podrn, a menos que los estatutos estipulen lcontrario, hacerse representar en las reuniones de Asambleamediante poder que conste por escrito, indicando Como m

nimo el nombre completo de la persona que otorga el podery a la cual se le otorga, la fecha de la reunin para la quese confiere y los dems requisitos que establezcan los esta-tutos.


10/33

QUORUM DELIBERATORIO

Est integrado por el nmero de asociados hbiles presentes enReunin, por regla general corresponde a la mitad ms uno.

Si no se integra el qurum deliberatorio, deben tener en cuenta Dispuesto en estatutos sobre Reunin de Hora siguiente, reunin De segunda convocatoria, reunin por derecho propio- .

Ante el silencio de los estatutos, se puede optar por citar a unanueva reunin, en los mismos trminos que se cit a la primera


11/33

MAYORIA DECISORIAEs el nmero de votos validos que se requieren para tomar lasdecisiones, teniendo en cuenta lo dispuesto en los estatutos.

APROBAR REFORMAS NOMBRAMIENTOS

CUOCIENTE ELECTORAL

- rganos Colegiados-


12/33

CIRCULAR EXTERNA NO.004 DEL 3/09/07

SUPERINTENDENCIA DE INDUSTRIA Y COMERCIO


13/33

ALCANCE: Entidades sin animo de lucro a que hacereferencia el artculo 40 del Decreto 2150 de 1995

ASOCIACIONES- CORPORACIONES FUNDACIONES

CONTROL DE LEGALIDAD NombramientosEN MATERIA DE Reformas


14/33

C.C. Art. 638 , La mayora de los miembros de una corporacin,Que tengan segn sus estatutos voto deliberativo, ser consideradacomo una sala o reunin legal de la corporacin entera. ASOCIACIONES

CORPORACIONES

C.C. Art. 650 , Las fundaciones de beneficencia que hayan de administrarsePor una coleccin de individuos, se regirn por los estatutos que el fundador Les hubiere dictado; y si el fundador no hubiere manifestado su voluntad a eEste respecto, o solo la hubiere manifestado incompletamente, ser suplido

Este defecto por el Presidente de la Unin. FUNDACIONES


15/33

C.Cio. Art. 163, La designacin o revocacin de los administradoreso de los revisores fiscales previstas en la ley o en el contrato social nose considerar como reforma, sino como desarrollo o ejecucin del contrato, y no estar sujeta sino a simple Registro en cmara de comercio,mediante copias del acta o Acuerdo en el que conste la designacin orevocacin.Las cmaras se abstendrn, no obstante, de hacer la inscripcin de ladesignacin o revocacin cuando no se hayan observado respecto delas mismas las prescripciones de la ley o del contrato.La revocacin o reemplazo de los funcionarios a que se refiere esteartculo se har con el qurum y la mayora de votos prescritos en la leyo en el contrato para su designacin.


16/33

C.Cio. Art. 164: Las personas inscritas en la cmara decomercio del domicilio social como representantes de unasociedad, as como sus revisores fiscales, conservaran talcarcter para todos los efectos legales, mientras no se

cancele dicha inscripcin mediante el registro de un nuevonombramiento o eleccin.La simple confirmacin o reeleccin de las personas yainscritas no requerir nueva inscripcin


17/33

C. Cio. Art. 189: Las decisiones de la junta de socios o de laasamblea se harn constar en actas aprobadas por lamisma, o por las personas que se designen en la reunin

para tal efecto, y firmadas por el presidente y secretario dela misma, en las cuales deber indicarse, adems, la formaen que hayan sido convocados los socios, los asistentes ylos votos emitidos en cada caso.


18/33

Rgimen comn

Corporaciones y Asociaciones

No se inscribirn los nombramientos cuando: El documento o acta no contenga todo lo sealado. No se cumpla con: rgano competente estatutario, qurumdeliberatorio o decisorio estatutario o legal, convocatoria

estatutaria, cuando el nombramiento no se haga en la forma prevista en los estatutos y cuando no se cumpla con laconformacin estatutaria


19/33

Nombramientos

Corporaciones, Asociaciones y Fundaciones

Se inscribirn lasactas que contengan:

Nombre entidad, fecha, rgano que se rene, qurum deliberatorio y

decisorio,constancia de aceptacin y nmero de identificacin y firma presidente ysecre

tario, constancia de aprobacin.

Se aplican los artculos 163, 164 y 189 del Cdigo de Comercio.Se inscribirnnicamenterepresentantes legales, administradores y revisoresfiscales.

Las actas deben presentarse en copia autntica o copia secretarial.


20/33

Nombramientos Rgimen comn

Corporaciones y Asociaciones

No se inscribirn los nombramientos cuando:El acta no contenga todo lo sealado. No se cumpla con: rgano competente estatutario, qurumdeliberatorio o decisorio estatutario o legal, convocatoria estatuta

cuando el nombramiento no se haga en la forma prevista en losestatutos y cuando no se cumpla con la conformacin estatutaria.


21/33

Nombramientos Rgimen comn

Fundaciones

No se inscribirn los nombramientos cuando:

El documento o acta no contenga todo lo sealado. No se cumpla con: rgano competente estatutario, qurum delibetorio o decisorioestatutario, convocatoria estatutaria, cuando el nom bramiento no se haga en la forma prevista en los estatutos y cuandno se cumpla con la conformacin estatutaria.


22/33

Nombramientos Rgimen Comn

Corporaciones, Asociaciones y FundacionesCIRCULAR SIC

Las Cmaras se abstendrn de inscribir los nombramientos cuando no se hayanobservado respecto de los mismos las prescripciones de los estatutos relativas rgano competente, convocatoria, qurum y mayoras.Se inscribirnNICAMENTE representantes legales, administradores y revisorefiscales.Respecto aCorporaciones y Asociaciones, las cmaras se abstendrn de inscribir los nombramientos si adems no se cumple con el qurum y las mayoraslegales (art. 638 del C.C.).


23/33

REFORMAS ESTATUTARIAS

Rgimen Comn

Se inscribirn lasactas que contengan: Nombre entidad, fecha, rgano que se rene, qurum deliberatori

decisorio, firma de presidente y secretario, constancia de aprobacHay inexistencia cuando no se cumple con el qurum deliberatoridecisorio estatutario o legal (Corporaciones y Asociaciones). En eeventos no se inscribe.En las Fundaciones cuando no se cumple el qurum deliberatorioestatutario hay inexistencia. En estos casos no se inscribe.


24/33

MODELO DE ACTAS DE NOMBRAMIENTOSENTIDAD SIN ANIMO DE LUCRO

En la ciudad de ____________, siendo las __________(a.m/p.m), del da ____________, del ao _________, se reunieron los(Indicar quienes se renen: asociados, miembros de junta directiva,consejo directivo, etctera.) , de la entidad ____________________ para adelantar la reunin(Indicar sies ordinaria, extraordinaria, de hora siguiente, de segunda convocatoria, etctera), atendiendo laconvocatoria efectuada de conformidad con los estatutos o la ley(indicar: quien convoc, cuandoconvoc y como convoc) , para desarrollar el siguiente: Orden del Da (sealar los diversos puntos a tratar en la reunin):

1. Verificacin del Qurum.2. Designacin de Presidente y Secretario de la reunin.3. Nombramiento de(Indicar si se van a nombrar Directivos, Representante Legal y/o

Revisor Fiscal).4. Lectura y aprobacin del texto integral del acta. 1. VERIFICACION DEL QUORUM. Se verific la presencia del qurum estatuario para poder deliberar y decidir.(indicar el nmero de asociados presentes y el

nmero de asociados convocados, el porcentaje que representan, o el nombre si es junta directiva, consejo directivo,etctera.).


25/33

2. DESIGNACION DE PRESIDENTE Y SECRETARIO DE LAREUNION.

Se design por unanimidad como PRESIDENTEde la reunin a ______________________________ ycomoSECRETARIOde la reunin a _______________________________________ identificados comoaparece al pie de sus firmas, quienes tomaron posesin de sus cargos.

3. NOMBRAMIENTO DE DIRECTIVOS, REPRESENTANTE LEGAL Y ORGANOS DIRECTIVOS,DE CONTROL Y/O DE FISCALIZACIN (FISCAL, REVISOR FISCAL) .

De conformidad con lo acordado en los estatutos que rigen a la entidad, se aprob por unanimidad(Si hayvotacin, indicar el porcentaje de aprobacin) la designacin de las siguientes personas para integrar susrganos de administracin, de control y/o de fiscalizacin: a. Representante Legal:(Indicar el cargo previsto en los estatutos y nombre el suplente si lo hay) Nombre:_________________________________________________ Documento de identificacin _________________________________


26/33

b. Junta Directiva: (Indicar el nmero de miembros, segn los estatutos)

PRINCIPALES:

Nombre No. de identificacin _________________________ ________________________

_________________________ ________________________ _________________________ ________________________

SUPLENTESNombre No. de identificacin __________________________ _______________________ __________________________ _______________________ __________________________ _______________________

c. Revisor fiscal. PRINCIPAL: Nombre No. de identificacin _________________________ ________________________

SUPLENTE Nombre No. de identificacin __________________________ _______________________


27/33

Todos los designados, estando presentes han manifestado complacidamente su aceptacin a los cargos y hanexpresado su compromiso y entrega para el ejercicio de sus funciones(Tambin puede allegar carta de aceptacinde los cargos, firmada por cada uno de los nombrados) .

4. LECTURA Y APROBACION DEL TEXTO INTEGRAL DEL ACTA. Sometida a consideracin de los asociados(Miembros de Junta Directiva, Consejo Directivo etctera.) , la presente acta fue leda y aprobada por unanimidad(Si hay votacin, indicar el porcentaje de aprobacin) y enconstancia detodo lo anterior se firma por el presidente y secretario de la reunin.(Tambin se puede nombrar una comisin

de aprobacin del acta).

______________________ _________________________

PRESIDENTE SECRETARIOC.C. C.C.


28/33

MODELO DE ACTAS DE NOMBRAMIENTOSENTIDAD SIN ANIMO DE LUCRO

En la ciudad de Bucaramanga, siendo las 8:00 a.m, del da nueve (9), del ao 2008, se reunieron losa sociados , de la entidad Asociacin de usuarios de xxxxxxx, para adelantar la reunin Ordinariaatendiendo la convocatoria efectuada por la junta directiva a travs de escrito de fecha 30 de juniode 2008, remitidos a todos los asociados hbiles a la direccin registrada en el libro de registro deasociados, para desarrollar el siguiente:

Orden del Da

1. Verificacin del Qurum.2. Designacin de Presidente y Secretario de la reunin.3. Nombramiento de Junta Directiva4. Nombramiento de (revisor Fiscal o fiscal)5. Lectura y aprobacin del texto integral del acta 1. VERIFICACION DEL QUORUM.

Se verific la presencia de 56 asociados hbiles de los 60 asociados hbiles convocados,constituyndose el qurum estatuario para poder deliberar y decidir.


29/33

2. DESIGNACION DE PRESIDENTE Y SECRETARIO DE LAREUNION.

Se design por unanimidad como PRESIDENTEde la reunin a Jorge Gmez Ruiz y comoSECRETARIOde la reunin a Claudia Perez Franco, identificados como aparece al pie de

sus firmas, quienes tomaron posesin de sus cargos. 3. NOMBRAMIENTO DE JUNTA DIRECTIVA

De conformidad con lo acordado en los estatutos que rigen a la entidad, se aprob por unanimidad ladesignacin de las siguientes personas para integrar el rgano de administracin PRINCIPALES SUPLENTES

Ral Mndez Reyes C.C. 12.356.482 Clara Eugenia Solano Rey C.C. 12.856.741Ernesto Castro Otero C.C. 48.456.952 Martha Roco Diaz Moreno C.C. 253489.123Luis Jos Garca Rojas C.C. 16.548.712 Gloria Ramrez Duran C.C. 19.582.963

Los antes mencionados, encontrndose presentes manifiestan su aceptacin del cargo.


30/33

4. Nombramiento de Revisor fiscal.

De conformidad con lo acordado en los estatutos que rigen a la entidad, se aprob por unanimidad ladesignacin de las siguientes personas para ejercer la revisora fiscal de la entidad :

PRINCIPAL: SUPLENTE:

Bernardo Orozco Grandas C.C. 42.151.789 Alejandro Barbosa Lopez C.C. 19.753.951Tarjeta Profesional No. 14253 Tarjeta profesional No. 15423

Los antes mencionados estando presentes aceptan su designacin.

5. Lectura y aprobacin del texto integral del acta.

Sometida a consideracin de los asociados, la presente acta fue leda y aprobada por unanimidad y enconstancia de todo lo anterior se firma por el presidente y secretario de la reunin.

________________________ ________________________PRESIDENTE SECRETARIOC.C. C.C.


31/33

MODELO DE CARTA DE ACEPTACION DE UN NOMBRAMIENTOENTIDAD SIN ANIMO DE LUCRO (Ciudad y Fecha)

Seor (Nombre del Representante Legal)Representante legal(Nombre de su entidad)Ciudad

REFERENCIA: ACEPTACION DE NOMBRAMIENTO Respetado seor:He sido comunicado de mi designacin para el cargo de (Indicar el cargo para el cual fuedesignado y que est aceptando) de (indicar el nombre de sus entidad) frente a lo cualmanifiesto mi gustosa aceptacin y me comprometo a ejercer fielmente mis funciones. Agradezco su confianza

Cordialmente (Firma de quien acepta el cargo)

___________________________________ (Nombre del designado que acepta el cargo)(Nmero de identificacin)


32/33

ASPECTOS GENERALES A TENER EN CUENTA

La convocatoria debe efectuarse por el rgano o persona que losestatutos contemplen, con la antelacin establecida en los estatutoa travs del medio que ellos hayan determinado. En el trmino de la convocatoria, no deben tenerse en cuenta ni da en que se realiza la convocatoria, ni el da que se hace la reuni Los das hbiles se contaran de lunes a viernes y los das comunde lunes a domingo. La programacin de una reunin de asamblea acordada en reuni

anterior, no equivale a la convocatoria. Las actas deben presentarse en copia secretarial o en copia autn


33/33

ASPECTOS GENERALES A TENER EN CUENTA

Las cartas de aceptacin deben presentarse en copia y estar dirigidas a la entidno a la cmara de comercio. No se requiere presentar listados de asociados hbiles convocados y asistenteescrito de convocatoria, a menos que estos documentos se hayan relacionado e

acta como anexos de la misma. No se requiere presentar la copia de las cartas de aceptacin cuando dentro deacta se haya relacionado el nombre completo, el nmero de documento deidentificacin y la aceptacin del cargo por parte de los elegidos o designados. Los cargos de Fiscal y Revisor Fiscal son diferentes, el fiscal es un cargo de

control interno sobre la conducta de los administradores que puede ser ejercidoun asociado y el cargo de Revisor Fiscal es un cargo de control externo sobre lfinanzas y cuentas de la entidad, que debe ser ejercido por contador pblico titque no sea asociado. En la pgina webwww.camaradirecta.comse encuentran modelos de actas yestatutos de entidades sin nimo de lucro.

taller preparacion de asambleas

Documents