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Taller Preparacin PMI PMBOK 5taIng Adm. CIP Paul Villacorta MBA, PMPVP EDU PMI [email protected] / ingpaulvillacorta.blogspot.comAgendaObjetivos de la sesinRepaso del Framework PMBOK 5taRevisar cada uno de los procesos de las reas del Conocimiento.Revisar preguntas tipo por cada Area del ConocimientoConclusionesRecomendaciones23reas de ConocimientoGrupo de Procesos de la Direccin de ProyectosIniciacinPlanificacinEjecucinSeguimiento y ControlCierreGestin de IntegracinDesarrollar el Acta de Constitucin del ProyectoDesarrollar el Plan para la Direccin del ProyectoDirigir y gestionar la ejecucin del proyectoMonitorear y controlar el trabajo del proyectoRealizar el control integrado de cambiosCerrar el proyecto o faseGestin de AlcancePlanificar la Gestin del AlcanceRecopilar RequisitosDefinir el alcanceCrear el EDTValidar el alcanceControlar el alcanceGestin de TiempoPlanificar la Gestin del CronogramaDefinir las actividadesSecuenciar las actividadesEstimar los recursos de las actividadesEstimar la duracin de las actividadesDesarrollar el cronogramaControlar el cronogramaGestin de CostosPlanificar la Gestin de los CostosEstimar los costosDeterminar el presupuestoControlar los costos4Influencias de la organizacinAutoridad del Gerente de ProyectoPoca o nada Limitada Baja a moderada Disponibilidad de recursos Quin controla el presupuesto del proyecto Rol del Gerente del ProyectoCargos comunes para el gerente del proyecto Personal administrativo de la gerencia del proyecto. Poca o nada Limitada Baja a moderada Moderada a alta Moderada a alta Alta a casi total Alta a casi total Gerente Funcional Gerente Funcional Mezcla Gerente del Proyecto Gerente del Proyecto A tiempo parcial A tiempo parcial A tiempo completo A tiempo completo A tiempo completo Coordinador o Lder de proyecto Coordinador o Lder de proyecto Gerente de proyecto / responsable de proyecto Gerente deProyecto o Gerente de Programa Gerente de Proyecto o Gerente de Programa A tiempo parcial A tiempo parcial A tiempo parcial A tiempo completo A tiempo completo Matriz dbil Matriz balanceada Matriz fuerte Matriz Proyectizada Funcional Estructura Organizacional Caractersticas del proyecto 4FMBP1. Ms problemas en la asignacin de recursos2. Problemas de dualidad (Reportar a mas de un jefe )3. Mas fcil la administracin del proyecto4. Mayor Lealtad al proyecto5. Necesidad de mayor uso de polticas y procedimientos6. Mxima utilizacin de recursos escasos7. Ninguna poca lnea de carrera en gerencia de proyecto8. Mayor probabilidad de No lugar de trabajo cuando termina el proyecto9. Mayor comunicacin efectiva10. Ms complejo para monitorear y controlar11. Mayor potencial para los conflictosEjercicio: 5Influencias de la organizacin5FMBP1. Ms problemas en la asignacin de recursos2. Problemas de dualidad (Reportar a mas de un jefe )3. Mas fcil la administracin del proyecto4. Mayor Lealtad al proyecto5. Necesidad de mayor uso de polticas y procedimientos6. Mxima utilizacin de recursos escasos7. Ninguna poca lnea de carrera en gerencia de proyecto8. Mayor probabilidad de No lugar de trabajo cuando termina el proyecto9. Mayor comunicacin efectiva10. Ms complejo para monitorear y controlar11. Mayor potencial para los conflictosXXXXXXXXXXRespuesta al ejercicio: 6Influencias de la organizacinXPregunta tipo examen PMPLuego de 30 das de ejecucin de un proyecto de construccin, un contratista le comunica que uno de los insumos solicitados en el proyecto tendr un retraso de 3 das. Qu es lo MEJOR que puedes hacer como Director del Proyecto?

Ignorarlo porque no es un retraso significativoInformar al Gerente Funcional lo antes posibleInformar al Cliente para evaluar alternativasReunirse con el equipo para evaluar alternativas

7CURSO PROJECT MANAGEMENT ESSENTIALSRpta. D) Reunirse con el equipo para evaluar alternativas. La alternativa C) debe hacerse despus de la D. A es incorrecta y B es una mala prctica.7Pregunta tipo examen PMPEl acta de constitucin del proyecto para la elaboracin de un vino sper premium acaba de ser firmado por un prestigioso productor de vinos. Este documento ha sido formalmente aceptado por el director del proyecto y su equipo de trabajo, quines tambin han firmado el documento. En el acta de constitucin hay una descripcin del lugar donde va a desarrollarse el proyecto como as tambin limitaciones de costo y tiempo. Estas descripciones del acta de constitucin son:

SupuestosPlan estratgicoCompromiso formal de los interesadosRestricciones

8CURSO PROJECT MANAGEMENT ESSENTIALSRpta. D) Restricciones, El lugar como las limitaciones de tiempo y costo son restricciones del proyecto8Pregunta tipo examen PMPEl principal rol de un patrocinador comprometido con un proyecto aeroespacial debera ser:

Prevenir cambios innecesarios y cuidar los recursosIntegrar y comunicarIdentificar restricciones innecesariasColaborar con el director del proyecto para desarrollar el plan para la direccin del proyecto9CURSO PROJECT MANAGEMENT ESSENTIALSRpta. A) Prevenir cambios innecesarios; B) rol del PM; C) Es inapropiado; D) Rol del PM y su equipo9Pregunta tipo examen PMPEl director del proyecto y su equipo han definido el servidor, hardware y software que sern utilizados para documentar las caractersticas funcionales del producto. Esto forma parte del sistema de:

Control de cambiosGestin de la configuracinAutorizacin del trabajoGestin del alcance10CURSO PROJECT MANAGEMENT ESSENTIALSRpta. B) En el sistema de gestin de la configuracin se documentan las caractersticas funcionales del producto. Este es un subsistema del PMIS.A) es un subsistema de B; C) es un sistema del PMIS; D) Es inapropiado10Ejercicio Plan para la direccin del proyecto

Cul de los siguientes tems llevas a cabo durante el desarrollo del plan de gestin de un proyecto? ( ) Presentar opciones de plan al Patrocinador ( ) Negociar con la gerencia los mejores recursos ( ) Analizar el impacto del proyecto en los otros proyectos ( ) Analizar las habilidades de los interesados ( ) Reunirse con los interesados para definir sus roles ( ) Informar a los interesados que objetivos NO pueden cumplirse ( ) Hacer que los gerentes aprueben el cronograma ( ) Dar a los trabajadores la posibilidad que aprueben el cronograma final ( ) Definir los formatos de reportes y plan de comunicaciones ( ) Agregar reservas para contingencias: tiempos y costos Proceso de Planificacinrea de Conocimiento: IntegracinCURSO PROJECT MANAGEMENT ESSENTIALS11Calificacin: 0-5: mal plan, seguramente tendrs problemas durante la ejecucin 6-8: regular, falta mejorar la planificacin 9-10: muy bueno!

11Un Gerente funcional quiere hacerle un cambio al proyecto. Cules seran los pasos a seguir?Respuesta:1 Evaluar el impacto (es necesario?, cmo afecta otras variables?)2 Buscar alternativas (compresin, ejecucin rpida, re-estimaciones)3 Conseguir la aprobacin del Comit de cambios4 Ajustar la lnea base y el plan5 Notificar a los interesados6 Gestionar el proyecto acorde al nuevo Plan12Mientras ms avanzado est el proyecto, ms costoso ser el cambio.

Recordar!CURSO PROJECT MANAGEMENT ESSENTIALSEn el grfico a continuacin se resumen las principales salidas, entradas e interrelaciones de los procesos de gestin de la integracin.

Resumiendo

CURSO PROJECT MANAGEMENT ESSENTIALS1313reas de ConocimientoGrupo de Procesos de la Direccin de ProyectosIniciacinPlanificacinEjecucinSeguimiento y ControlCierreGestin de IntegracinDesarrollar el Acta de Constitucin del ProyectoDesarrollar el Plan para la Direccin del ProyectoDirigir y gestionar la ejecucin del proyectoMonitorear y controlar el trabajo del proyectoRealizar el control integrado de cambiosCerrar el proyecto o faseGestin de AlcancePlanificar la Gestin del AlcanceRecopilar RequisitosDefinir el alcanceCrear el EDTValidar el alcanceControlar el alcanceGestin de TiempoPlanificar la Gestin del CronogramaDefinir las actividadesSecuenciar las actividadesEstimar los recursos de las actividadesEstimar la duracin de las actividadesDesarrollar el cronogramaControlar el cronogramaGestin de CostosPlanificar la Gestin de los CostosEstimar los costosDeterminar el presupuestoControlar los costos15El alcance

CURSO PROJECT MANAGEMENT ESSENTIALSPregunta tipo examen PMPDurante una reunin del equipo del proyecto, un miembro del equipo sugiere una mejora para el alcance que va ms all del alcance del acta de constitucin del proyecto. El director del proyecto seala que el equipo necesita concentrarse en finalizar todo el trabajo y slo el trabajo solicitado. Este es un ejemplo de:

a)Proceso de gestin de los cambios.b)Gestin del alcance.c)Anlisis de calidad.d)Desglose del alcance.

16CURSO PROJECT MANAGEMENT ESSENTIALSRpta. B)16Pregunta tipo examen PMPCada vez que finaliza un entregable del proyecto, formaliza la aceptacin con el cliente y patrocinador. Qu herramienta ser de MAYOR utilidad para esta aceptacin de los entregables?

a)Observacin.b)Anlisis de la variacin.c)Juicio de expertos.d)Inspeccin.

TC08UTP - FIIS17CURSO PROJECT MANAGEMENT ESSENTIALSRpta.17Pregunta tipo examen PMPLa estructura de desglose de trabajo puede considerarse MEJOR como una ayuda efectiva para las comunicaciones del _________

a)Equipob)Director de proyectoc)Cliented)Interesado18CURSO PROJECT MANAGEMENT ESSENTIALSRpta. D) debido a que interesado abarca equipo, director de proyecto y cliente.18Pregunta tipo examen PMPEl sistema de numeracin de una estructura de desglose del trabajo permite al personal del proyecto:

Estimar en forma sistemtica los costos de los elementos de la estructura de desglose de trabajoProporciona la justificacin del proyectoIdentificar el nivel en el cual se encuentran los elementos individualesUsarlo en un software para la direccin de proyectos19CURSO PROJECT MANAGEMENT ESSENTIALSRpta. A) Se obtiene en gestin de costos, B) Esto se realiza para generar el Acta de Constitucin. D) No es correcto. C) Es la rpta adecuada.1920Procesos de gestin del alcance

CURSO PROJECT MANAGEMENT ESSENTIALS21Procesos de Gestin del Tiempo del Proyecto6.1 Planificar la Gestin del Tiempo: Es el proceso de establecer las polticas, los procedimientos y la documentacin de la planificacin, desarrollo, gestin, ejecucin y control de la programacin del proyecto.6.2 Definir las Actividades: Identifica las acciones especficas a ejecutar para producir los entregables del proyecto.6.3 Secuenciar las Actividades: Identifica y documenta las relaciones entre las actividades del proyecto.6.4 Estimar los Recursos de las Actividades: Estima el tipo y cantidad de materiales, personas, equipos y suministros requeridos para ejecutar cada actividad.6.5 Estimar la Duracin de las Actividades: Estima la cantidad de periodos de tiempo necesarios para culminar las actividades individuales con los recursos estimados.6.6 Desarrollar el Cronograma: Analiza las secuencias, duraciones, requerimientos de recursos y restricciones para crear el cronograma del proyecto.6.7 Controlar el Cronograma: Monitorea el estado del proyecto para actualizar el progreso del proyecto y gestionar los cambios a la lnea base del cronograma.CURSO PROJECT MANAGEMENT ESSENTIALSPregunta tipo examen PMPUsted es el Project Manager de un proyecto de construccin de un edificio de oficinas comerciales, este edificio tiene muchas caractersticas similares a un proyecto de construccin realizado por su compaa hace dos aos. Al empezar con la definicin de las actividades, Cul sera el mejor enfoque?

a)Usar la lista de actividades de los proyectos anteriores como lista de actividades para el proyecto actual.b)Generar la lista de actividades sin revisar las listas de proyectos anteriores y compararlo cuando la lista del proyecto est terminada.c)Usar la tcnica de Anlisis de Intervalo para identificar cualquier diferencia entre el proyecto actual y el proyecto anterior.d)Usar la lista de actividades anterior como plantilla para construir la lista actual.22CURSO PROJECT MANAGEMENT ESSENTIALS22Pregunta tipo examen PMPCul de las siguientes alternativas es una salida del proceso Secuenciar las Actividades?

a)Estimacin de duracin de las actividades.b)Cronograma de hitos.c)Diagramas de red del cronograma del proyectod)Lnea base de cronograma.23CURSO PROJECT MANAGEMENT ESSENTIALS23Pregunta tipo examen PMPLa entrada MAS importante en el proceso Estimar los Recursos de las Actividades es:

a)La lista de actividades.b)El acta de constitucin del proyecto.c)El cronograma del proyecto.d)La lista de hitos.24CURSO PROJECT MANAGEMENT ESSENTIALS24Pregunta tipo examen PMPUsted se encuentra en el proceso Estimar la Duracin de las Actividades de su proyecto, Cul de las siguientes herramientas o tcnicas no sera apropiada usar?:

a)Juicio de expertos.b)Estimacin por analoga.c)Estimacin por tres valores.d)Estimacin de rdenes de magnitud.25CURSO PROJECT MANAGEMENT ESSENTIALSRpta. 25Pregunta tipo examen PMPLa Alta Gerencia lo ha llamado para revisar el progreso de su proyecto. Le han asignado 10 minutos para informar el progreso y discutir temas crticos. Con cul de las siguientes herramientas afrontara de la mejora manera sta situacin?:

a)El diagrama de hitos.b)El diagrama de red del proyecto.c)Llevara a un experto de cada rea funcional del proyecto para que todas las preguntas puedan ser respondidas.d)El reporte de estado del proyecto de los miembros de su equipo.26CURSO PROJECT MANAGEMENT ESSENTIALS26Pregunta tipo examen PMPLa compresin (crashing) se diferencia de la ejecucin rpida (fast tracking) porque la compresin:

a)Puede incrementar el valor.b)Puede incrementar el costo.c)Puede ahorrar ms tiempo.d)Puede ahorrar ms dinero27CURSO PROJECT MANAGEMENT ESSENTIALS27Resumiendo la gestin del tiempo

En el grfico a continuacin se resumen las principales entradas, salidas e interrelaciones de los procesos de gestin del tiempo.

CURSO PROJECT MANAGEMENT ESSENTIALS28reas de ConocimientoGrupo de Procesos de la Direccin de ProyectosIniciacinPlanificacinEjecucinSeguimiento y ControlCierreGestin de IntegracinDesarrollar el Acta de Constitucin del ProyectoDesarrollar el Plan para la Direccin del ProyectoDirigir y gestionar la ejecucin del proyectoMonitorear y controlar el trabajo del proyectoRealizar el control integrado de cambiosCerrar el proyecto o faseGestin de AlcancePlanificar la Gestin del AlcanceRecopilar RequisitosDefinir el alcanceCrear el EDTValidar el alcanceControlar el alcanceGestin de TiempoPlanificar la Gestin del CronogramaDefinir las actividadesSecuenciar las actividadesEstimar los recursos de las actividadesEstimar la duracin de las actividadesDesarrollar el cronogramaControlar el cronogramaGestin de CostosPlanificar la Gestin de los CostosEstimar los costosDeterminar el presupuestoControlar los costosPregunta tipo examen PMPLa gestin de los costos del proyecto tiene por objetivo principal:

a)Planificar los costos del proyecto.b)Reducir los costos de elaborar los entregables del proyecto.c)Estimar los recursos necesarios para elaborar los entregables del proyecto.d)Que el proyecto se complete dentro del presupuesto aprobado.30CURSO PROJECT MANAGEMENT ESSENTIALS30Pregunta tipo examen PMPLa planificacin est avanzando para un proyecto que trata el estudio de mercado sobre la demanda potencial de un nuevo producto. El director del proyecto y su equipo estn listos para iniciar con el proceso de estimar los costos. El cliente ha solicitado estimar los costos lo antes posible. Qu mtodo de estimacin recomendaras?

a)Paramtrica.b)Ascendente.c)Anloga.d)Anlisis de reserva.31CURSO PROJECT MANAGEMENT ESSENTIALS31Pregunta tipo examen PMPLa reserva de contingencias de los costos debe ser:

a)Ocultada para prevenir que la direccin decida no permitir la reserva.b)Aadida a cada actividad para proveerle al cliente un camino crtico ms corto.c)Mantenida por la direccin para cubrir los sobrecostos.d)Aadida a los costos base del proyecto para que pueda dar cuenta de los riesgos.32CURSO PROJECT MANAGEMENT ESSENTIALS32Pregunta tipo examen PMPControlar los costos del proyecto:

a)Busca las causas de las variaciones positivas y forma parte del Control Integrado de Cambios.b)Busca las causas de las variaciones positivas y negativas, y no forma parte del Control Integrado de Cambios.c) Busca las causas de las variaciones positivas y negativas, y forma parte del proceso Realizar el Control Integrado de Cambios.d)Ninguna de las anteriores.33CURSO PROJECT MANAGEMENT ESSENTIALS33reas de ConocimientoGrupo de Procesos de la Direccin de ProyectosIniciacinPlanificacinEjecucinSeguimiento y ControlCierreGestin de la CalidadPlanificar la CalidadRealizar el asegurar de la CalidadControlar la CalidadGestin de Recursos HumanosPlanificar los Recursos HumanosAdquirir el EquipoDesarrollar el EquipoGestionar el EquipoGestin de ComunicacionesPlanificar las ComunicacionesGestionar las ComunicacionesControlar las ComunicacionesGestin de RiesgosPlanificar los riesgosIdentificar riesgosAnlisis cualitativoAnlisis cuantitativoPlan de respuestaControlar los RiesgosGestin de AdquisicionesPlanificar las AdquisicionesEfectuar AdquisicionesControlar las AdquisicionesCerrar las AdquisicionesGestin de InteresadosIdentificar a los InteresadosPlanificar la gestin de los InteresadosGestionar la participacin de los InteresadosControlar la participacin de los InteresadosProcesos de Gestin de la Calidad del Proyecto8.1 Planificar la Calidad: Proceso por el cual se identifican los requisitos de calidad y/o normas para el proyecto y el producto, documentando la manera en que el proyecto demostrar el cumplimiento de los mismos.8.2 Realizar el Aseguramiento de Calidad: Proceso que consiste en auditar los requisitos de calidad y los resultados de las medidas de control de calidad, para asegurar que se utilicen las normas de calidad apropiadas y las definiciones operacionales.8.3 Realizar el Control de Calidad: Proceso por el cual se monitorean y registran los resultados de la ejecucin de las actividades de control de calidad, a fin de evaluar el desempeo y recomendar los cambios necesarios.35CURSO PROJECT MANAGEMENT ESSENTIALSUn Cliente nos llama para decirnos que la casa que hemos entregado no tiene una calidad aceptable. Sin embargo, nunca qued claro en el alcance del proyecto que es calidad aceptable para el Cliente. Qu debera hacer la prxima vez para evitar este inconveniente?Respuesta: Definir siempre calidad aceptable y convertirla en requisito del proyecto Establecer cmo se medir la calidad Determinar todo el trabajo necesario para que el proyecto cumpla con ese requisito CURSO PROJECT MANAGEMENT ESSENTIALSPregunta tipo examen PMPLa Gestin de la Calidad tiene por fin ltimo u objetivo final:

a)Determinar polticas, objetivos responsabilidades de calidad.b)Implementar el Sistema de Gestin de Calidad.c)Lograr que el proyecto satisfaga las necesidades por las cuales fue emprendido.d)Ninguna de las anteriores.37CURSO PROJECT MANAGEMENT ESSENTIALS37Pregunta tipo examen PMPLos siguientes son costos de calidad, EXCEPTO:

a)Costos de prevencin.b)Costos de inspeccin.c)Costos de nivelacin.d)Costos de falla interna.38CURSO PROJECT MANAGEMENT ESSENTIALS38Pregunta tipo examen PMPLa ley de Pareto dice que:

a)Todo trabajo se extender hasta copar todo el tiempo que ha sido programado para ello.b)Toda persona ascender en la jerarqua de la organizacin hasta ocupar su nivel natural de incompetencia.c)A menor cantidad de planificacin y control se generarn mayor cantidad de problemas y defectos.d)Una cantidad pequea de causas genera la mayor parte de los problemas.39CURSO PROJECT MANAGEMENT ESSENTIALS39Procesos de gestin de la calidad

CURSO PROJECT MANAGEMENT ESSENTIALSreas de ConocimientoGrupo de Procesos de la Direccin de ProyectosIniciacinPlanificacinEjecucinSeguimiento y ControlCierreGestin de la CalidadPlanificar la CalidadRealizar el asegurar de la CalidadControlar la CalidadGestin de Recursos HumanosPlanificar los Recursos HumanosAdquirir el EquipoDesarrollar el EquipoGestionar el EquipoGestin de ComunicacionesPlanificar las ComunicacionesGestionar las ComunicacionesControlar las ComunicacionesGestin de RiesgosPlanificar los riesgosIdentificar riesgosAnlisis cualitativoAnlisis cuantitativoPlan de respuestaControlar los RiesgosGestin de AdquisicionesPlanificar las AdquisicionesEfectuar AdquisicionesControlar las AdquisicionesCerrar las AdquisicionesGestin de InteresadosIdentificar a los InteresadosPlanificar la gestin de los InteresadosGestionar la participacin de los InteresadosControlar la participacin de los InteresadosProcesos de Gestin de los Recursos Humanos9.1 Planificar la gestin de los recursos humanos: Se definen los roles, responsabilidades y habilidades de los miembros del equipo, como as tambin las relaciones de comunicacin. 9.2 Adquirir el equipo: Se obtienen los recursos humanos necesarios para llevar a cabo las actividades del proyecto. 9.3 Desarrollar el equipo: Se mejoran las competencias y las habilidades de interaccin entre los miembros del equipo. 9.4 Gestionar el equipo: Se monitorea el desempeo individual y grupal de cada persona y se resuelven los conflictos que suelen ocurrir entre los miembros del equipo. 42CURSO PROJECT MANAGEMENT ESSENTIALSPregunta tipo examen PMPCul es el mejor tipo de poder? Experto Recompensa Formal Penalidad

Generalmente se suele pensar que el mejor tipo de poder es el formal, pero esto no es correcto. Por ejemplo, es mucho ms importante si el DP es reconocido por sus conocimientos (experto), que si tiene una tarjeta personal que indica que es el vice-presidente de operaciones. Los mejores tipos de poder son experto o recompensas, mientras que el peor tipo de poder es aquel que utiliza la penalidad y castigos. CURSO PROJECT MANAGEMENT ESSENTIALS43Qu estilo de liderazgo ser mejor al inicio del proyecto? Y durante la ejecucin?

A. Directivo B. Consultivo C. Participativo D. Facilitador

CURSO PROJECT MANAGEMENT ESSENTIALSDurante el grupo de procesos de inicio, es necesario un estilo de liderazgo directivo para marcar el rumbo del proyecto. A medida que se avanza sobre los procesos de planificacin y ejecucin, el estilo de liderazgo podr ser consultivo, participativo o facilitador. 44Cul es la principal fuente de conflicto en los proyectos?

A. Agenda (Cronograma)

B. Prioridades

C. Costos

D. Personalidad

CURSO PROJECT MANAGEMENT ESSENTIALS45Marcaste personalidad? Si fue as, ests culpando a las personas y eso no est bien. Las principales causas de conflicto se originan por problemas de agendas, cambio de prioridades y falta de recursos. Lo que suele ocurrir es que debido a estas causas de conflicto, la persona puede tener reacciones que afectan su estado anmico. Deberas tener en cuenta que la ltima causa de conflicto suele ser la personalidad.

Para una correcta gestin de los conflictos deberamos realizar las siguientes acciones:

Tratarlos en forma temprana y en privado Utilizar un enfoque directo y constructivo Slo tomar acciones disciplinarias en ltima instancia CURSO PROJECT MANAGEMENT ESSENTIALS46En el grfico a continuacin se resumen las principales entradas, salidas e interrelaciones de los procesos de gestin de los recursos humanos. Integrando la gestin de recursos humanos

CURSO PROJECT MANAGEMENT ESSENTIALS47reas de ConocimientoGrupo de Procesos de la Direccin de ProyectosIniciacinPlanificacinEjecucinSeguimiento y ControlCierreGestin de la CalidadPlanificar la CalidadRealizar el asegurar de la CalidadControlar la CalidadGestin de Recursos HumanosPlanificar los Recursos HumanosAdquirir el EquipoDesarrollar el EquipoGestionar el EquipoGestin de ComunicacionesPlanificar las ComunicacionesGestionar las ComunicacionesControlar las ComunicacionesGestin de RiesgosPlanificar los riesgosIdentificar riesgosAnlisis cualitativoAnlisis cuantitativoPlan de respuestaControlar los RiesgosGestin de AdquisicionesPlanificar las AdquisicionesEfectuar AdquisicionesControlar las AdquisicionesCerrar las AdquisicionesGestin de InteresadosIdentificar a los InteresadosPlanificar la gestin de los InteresadosGestionar la participacin de los InteresadosControlar la participacin de los InteresadosProcesos de Gestin de los Recursos Humanos10.1 Planificar las Comunicaciones: Permite desarrollar un enfoque y proceso adecuados para gestionar las comunicaciones del proyecto, sobre las bases de las necesidades y requisitos de informacin de los interesados y de los activos de la organizacin disponibles10.2 Gestionar las Comunicaciones: Permite crear, recopilar, distribuir, almacenar, recuperar y realizar la disposicin final de la informacin del proyecto de acuerdo al plan de gestin de las comunicaciones10.3 Controlar las Comunicaciones: Permite monitorear y controlar las comunicaciones a lo largo del ciclo de vida del proyecto, para asegurar las necesidades de informacin de los interesados.49CURSO PROJECT MANAGEMENT ESSENTIALSPregunta tipo examen PMPEsts trabajando como director del proyecto "Frambuesas disecadas" y tienes cinco personas a tu cargo. Por pedido expreso del patrocinador te agregan tres nuevas personas a tu equipo de trabajo. Cuntos canales de comunicacin se han incorporado?

336182150ConceptosCURSO PROJECT MANAGEMENT ESSENTIALSRpta. D) 21Pregunta tipo examen PMPCul de las siguientes alternativas no se incluye en las habilidades de comunicacin:

a)Escuchar de manera activa y eficaz.b)Resolver conflictos para prevenir impactos positivos.c)Identificar y gestionar expectativas.d)Investigar para identificar o confirmar informacin.51CURSO PROJECT MANAGEMENT ESSENTIALS51Pregunta tipo examen PMPEl director del Proyecto XYZ est informando a los interesados, internos y externos, sobre el desempeo del proyecto. En el informe se presenta el estado actual en relacin a las siguientes variables de la restriccin triple: alcance, tiempo y costo. Este es un informe de:

EstadoSeries de tiempoValor ganadoProgreso52ConceptosCURSO PROJECT MANAGEMENT ESSENTIALSRpta. D) Progreso del proyectoPregunta tipo examen PMPEstamos realizando un estudio de mercado para un proyecto de lanzamiento de un nuevo alimento para ancianos. Cules de las herramientas de comunicacin permite mantener el anonimato de los participantes?

Tcnica DelphiTormenta de ideasDistanciasEscucha activa53ConceptosCURSO PROJECT MANAGEMENT ESSENTIALSRpta. A) Tcnica Delphi54En el grfico a continuacin se resumen las principales entradas, salidas e interrelaciones de los procesos de gestin de las comunicaciones.CURSO PROJECT MANAGEMENT ESSENTIALS

54reas de ConocimientoGrupo de Procesos de la Direccin de ProyectosIniciacinPlanificacinEjecucinSeguimiento y ControlCierreGestin de la CalidadPlanificar la CalidadRealizar el asegurar de la CalidadControlar la CalidadGestin de Recursos HumanosPlanificar los Recursos HumanosAdquirir el EquipoDesarrollar el EquipoGestionar el EquipoGestin de ComunicacionesPlanificar las ComunicacionesGestionar las ComunicacionesControlar las ComunicacionesGestin de RiesgosPlanificar los riesgosIdentificar riesgosAnlisis cualitativoAnlisis cuantitativoPlan de respuesta a riesgosControlar los RiesgosGestin de AdquisicionesPlanificar las AdquisicionesEfectuar AdquisicionesControlar las AdquisicionesCerrar las AdquisicionesGestin de InteresadosIdentificar a los InteresadosPlanificar la gestin de los InteresadosGestionar la participacin de los InteresadosControlar la participacin de los Interesados56Procesos de los Riesgos del Proyecto11.1 Planificar la Gestin de Riesgos: Es el proceso por el cual se define cmo realizar las actividades de gestin de los riesgos para un proyecto.11.2 Identificar los Riesgos: Es el proceso por el cual se determinan los riesgos que pueden afectar el proyecto y se documentan sus caractersticas.11.3 Realizar el Anlisis Cualitativo de Riesgos: Es el proceso que consiste en priorizar los riesgos para realizar otros anlisis o acciones posteriores, evaluando y combinando la probabilidad de ocurrencia y el impacto de dichos riesgos.11.4 Realizar el Anlisis Cuantitativo de Riesgos: Es el proceso que consiste en analizar numricamente el efecto de los riesgos identificados sobre los objetivos generales del proyecto.11.5 Planificar la Respuesta a los Riesgos: Es el proceso por el cual se desarrollan opciones y acciones para mejorar las oportunidades y reducir las amenazas a los objetivos del proyecto.11.6 Monitorear y Controlar los Riesgos: Se implementan planes de respuesta a los riesgos, se rastrean los riesgos identificados, se monitorean los riesgos residuales, se identifican nuevos riesgos y se evala la efectividad del proceso contra riesgos a travs del proyecto. CURSO PROJECT MANAGEMENT ESSENTIALSValor monetario esperado Se puede obtener una buena estimacin de los beneficios o costos esperados de un evento riesgoso si se multiplica su probabilidad de ocurrencia por el impacto. Valor monetario esperado = Probabilidad x Impacto Por ejemplo, un 10% de probabilidad de perder $100.000 tendr un costo esperado de $10.000, mientras que un 20% de probabilidad de ganar $200.000 tendr una ganancia esperada de $40.000.

Si quiero asegurar mi empresa para no perder $100.000 en caso de que ocurra un incendio, cuya probabilidad de ocurrencia es del 10%, debera pagar una prima de seguro de $10.000CURSO PROJECT MANAGEMENT ESSENTIALSConceptos bsicosEjercicio Actitud frente al riesgo Si compra un billete de lotera navidea por $20 cuyo premio es de $5.000.000. Cuntos billetes deberan venderse para que sea un juego justo? Si la empresa que administra la lotera decide vender 300.000 billetes y Ud. compra uno de ellos, Cul sera el valor esperado? Usted comprara ese billete? Por qu?

CURSO PROJECT MANAGEMENT ESSENTIALSConceptos bsicosEjercicio Actitud frente al riesgo SolucinPara que sea un juego justo, el valor esperado debe ser igual al precio que pagamos por ese juego. Es decir:

Probabilidad x Impacto = Valor esperado1 / billetes x $5.000.000 = $20

Billetes = 250.000. Si se venden 250.000 billetes a $20, sera un juego justo.

CURSO PROJECT MANAGEMENT ESSENTIALSConceptos bsicosEjercicio Actitud frente al riesgo b) Solucin

Probabilidad x Impacto = Valor esperado1 / 300.000 x $5.000.000 = $16,67

Si el precio del billete es de $20 no sera un juego justo. Si compramos un billete en esta situacin, tendramos una actitud de amantes al riesgo, porque estamos dispuestos a pagar por algo aunque no sea justo.

CURSO PROJECT MANAGEMENT ESSENTIALSConceptos bsicosPregunta tipo examen PMPLos objetivos de la gestin de riesgos del proyecto son:

a)Disminuir la probabilidad y el impacto de los eventos aleatorios del proyecto.b)Aumentar la probabilidad y el impacto de los eventos positivos en el proyecto.c) Aumentar la probabilidad y el impacto de los eventos negativos en el proyecto.d) Aumentar la probabilidad y el impacto de los eventos positivos, y disminuirlos para los eventos negativos en el proyecto.61CURSO PROJECT MANAGEMENT ESSENTIALS61Pregunta tipo examen PMPCul de las siguientes NO es una herramienta o tcnica que se ocupa de las amenazas?:

a)Revisiones de la documentacin.b)Anlisis de las listas de control.c)Tcnicas de diagramacin.d)Categorizacin de riesgos.CURSO PROJECT MANAGEMENT ESSENTIALS62Pregunta tipo examen PMPDurante el proceso Anlisis Cualitativo de Riesgos, se hace la evaluacin de la importancia de cada riesgo y por consiguiente, de su prioridad de atencin, para esto se puede usar:

a)Mapas mentales y diagramas de influencia.b)Simulaciones de Monte Carlo.c)Anlisis del valor monetario esperado.d)Matriz de probabilidad e impacto.CURSO PROJECT MANAGEMENT ESSENTIALS63Pregunta tipo examen PMPLa tcnica Delphi ayuda a:

a)Identificar un problema y establecer las causas races del mismo.b)Reducir parcialidades en los datos y evitar influencias personales inapropiadas.c)Identificar las fortalezas del proyecto y las debilidades que deben superarse.d)Actualizar las lecciones aprendidas y los activos de los procesos de la organizacin.CURSO PROJECT MANAGEMENT ESSENTIALS64Pregunta tipo examen PMP

Usted es el director de proyecto trabajando en un proyecto de desarrollo de software. Usted ha desarrollado un plan de gestin de riesgos, los identific, y determin las respuestas para ellos. Uno de los riesgos que usted identific ocurre y usted implementa la respuesta para ese riesgo.

Luego otro riesgo sucede como resultado de la respuesta que usted implement. Qu tipo de riesgo es ste?

a. Riesgo mitigadob. Riesgo disparado (triggered)c. Riesgo residuald. Riesgo secundarioCURSO PROJECT MANAGEMENT ESSENTIALS65Qu hay que hacer con los riesgos no prioritarios o no crticos?

Qu es lo ms importante en una reunin de proyecto?

Respuestas:

A los riesgos no prioritarios hay que colocarlos en la lista de observacin y revisarlos en forma peridica.

Lo ms importante en una reunin de estado del proyecto es identificar y analizar los riesgos.66CURSO PROJECT MANAGEMENT ESSENTIALS66

Procesos de Gestin de los riesgosCURSO PROJECT MANAGEMENT ESSENTIALSreas de ConocimientoGrupo de Procesos de la Direccin de ProyectosIniciacinPlanificacinEjecucinSeguimiento y ControlCierreGestin de la CalidadPlanificar la CalidadRealizar el asegurar de la CalidadControlar la CalidadGestin de Recursos HumanosPlanificar los Recursos HumanosAdquirir el EquipoDesarrollar el EquipoGestionar el EquipoGestin de ComunicacionesPlanificar las ComunicacionesGestionar las ComunicacionesControlar las ComunicacionesGestin de RiesgosPlanificar los riesgosIdentificar riesgosAnlisis cualitativoAnlisis cuantitativoPlan de respuesta a riesgosControlar los RiesgosGestin de AdquisicionesPlanificar las AdquisicionesEfectuar AdquisicionesControlar las AdquisicionesCerrar las AdquisicionesGestin de InteresadosIdentificar a los InteresadosPlanificar la gestin de los InteresadosGestionar la participacin de los InteresadosControlar la participacin de los Interesados69Procesos de Adquisiciones del Proyecto12.1 Planificar las Adquisiciones: Es el proceso de documentar las decisiones de compra para el proyecto, especificando la forma de hacerlo e identificando a posibles vendedores.12.2 Efectuar las Adquisiciones: Es el proceso de obtener respuestas de los vendedores, seleccionar un vendedor y adjudicar un contrato.12.3 Controlar las Adquisiciones: Es el proceso de gestionar las relaciones de adquisiciones, monitorear la ejecucin de los contratos, y efectuar cambios y correcciones segn sea necesario.12.4 Cerrar las Adquisiciones: Es el proceso de completar cada adquisicin para el proyecto.CURSO PROJECT MANAGEMENT ESSENTIALSActivos de los procesos de la organizacin: TIPOS DE CONTRATOS

CPCPFFPFPIFP-EPACPAFCPFFCPIFCosto ms % de costoPrecio Fijo ms Honorarios por IncentivosCosto ms Honorarios por Incentivos

NIVEL DE RIESGOPRECIO FIJOTIEMPO Y MATERIALESCOSTO REEMBOLSABLECURSO PROJECT MANAGEMENT ESSENTIALS70Pregunta tipo examen PMPCul de las siguientes no se incluye como herramienta y/o tcnica de proceso Planificar las Adquisiciones?:

a)Conferencia de oferentes.b)Juicio de expertos.c)Tipos de contratos.d)Anlisis de hacer o comprar.CURSO PROJECT MANAGEMENT ESSENTIALS71Pregunta tipo examen PMPCul no pertenece a una salida del proceso Efectuar las Adquisiciones?:

a)Enunciado del trabajo de las adquisiciones.b)Actualizaciones de los documentos del proyecto.c)Solicitudes de cambio.d)Vendedores seleccionados.TC0872CURSO PROJECT MANAGEMENT ESSENTIALS72Pregunta tipo examen PMPGeneralmente los contratos se dividen en tres grandes categoras, las cuales son:

a)Contratos de precio fijo, contratos de suma global y contratos de costos reembolsables.b)Contratos por tiempo y materiales, contratos de precio fijo y contrato de suma global.c)Contratos de precio fijo, contratos de costos reembolsables y contratos por tiempo y materiales.d)Ninguna de las anteriores.73CURSO PROJECT MANAGEMENT ESSENTIALS73Pregunta tipo examen PMPCul es el objetivo de una auditora de adquisicin?:

a)Verificar si hay fraude en las adquisiciones del proyecto.b)Verificar si las adquisiciones est fuera del presupuesto del proyecto.c)Identificar los xitos y fracasos que merecen ser reconocidos en la preparacin o administracin de otros contratos de adquisicin en el proyecto.d)Identificar las adquisiciones cerradas en el proyecto.74CURSO PROJECT MANAGEMENT ESSENTIALS74reas de ConocimientoGrupo de Procesos de la Direccin de ProyectosIniciacinPlanificacinEjecucinSeguimiento y ControlCierreGestin de la CalidadPlanificar la CalidadRealizar el asegurar de la CalidadControlar la CalidadGestin de Recursos HumanosPlanificar los Recursos HumanosAdquirir el EquipoDesarrollar el EquipoGestionar el EquipoGestin de ComunicacionesPlanificar las ComunicacionesGestionar las ComunicacionesControlar las ComunicacionesGestin de RiesgosPlanificar los riesgosIdentificar riesgosAnlisis cualitativoAnlisis cuantitativoPlan de respuesta a riesgosControlar los RiesgosGestin de AdquisicionesPlanificar las AdquisicionesEfectuar AdquisicionesControlar las AdquisicionesCerrar las AdquisicionesGestin de InteresadosIdentificar a los InteresadosPlanificar la gestin de los InteresadosGestionar la participacin de los InteresadosControlar la participacin de los Interesados76Procesos de Gestin de Interesados del Proyecto13.1 Identificar a los Interesados: Consiste en identificar a personas, grupos u organizaciones que podran afectar o ser afectados por una decisin, actividad o resultado del proyecto.13.2 Planificar la Gestin de los Interesados: Proceso de desarrollar las estrategias de gestin adecuadas para lograr la participacin eficaz de los interesados a lo largo del ciclo de vida del proyecto, con base en el anlisis de sus necesidades, intereses y el posible impacto en el xito del proyecto.13.3 Gestionar la Participacin de los Interesados: Proceso de comunicarse y trabajar con los interesados para satisfacer sus necesidades/expectativas, abordar los incidentes en el momentos que ocurren.13.4 Controlar la Participacin de los Interesados: Proceso de monitorear globalmente las relaciones de los interesados del proyecto y ajustar las estrategias y los planes para involucrar a los interesados.CURSO PROJECT MANAGEMENT ESSENTIALSPregunta tipo examen PMPUsted est utilizando una matriz poder-inters para clasificar a todas las personas y organizaciones identificadas en el registro de interesados. Qu sera lo ms recomendable para el uso de esa informacin?

Qu est disponible para todos los interesados.Que sea informacin confidencial para la utilizacin del Director del Proyecto y los miembros claves de su equipo.Que sea informacin pblica pero de acceso con clave y contrasea.Que se agregue en esa matriz el compromiso actual vs. el deseado de cada interesado.CURSO PROJECT MANAGEMENT ESSENTIALS77Ejercicio

78CURSO PROJECT MANAGEMENT ESSENTIALS

Solucin


Pregunta tipo examen PMPUn proyecto que consiste en la implementacin de un sistema de informacin para la generacin de reportes automticos, est enfrentando serios problemas porque un grupo de ambientalistas no estn de acuerdo con la forma en que se est tratando al personal de ese proyecto. Quin es el principal responsable de gestionar la participacin en el proyecto de ese grupo de ambientalistas?

El Director del Proyecto.El PatrocinadorLos empleados de la empresaGreenpeaceTC0880CURSO PROJECT MANAGEMENT ESSENTIALS8081CURSO PROJECT MANAGEMENT ESSENTIALS


82Pregunta tipo examen PMPTe han encomendado la direccin integral para la construccin de un centro comercial. Este proyecto requiere una inversin estimada de $100 millones y se han identificado ms de 80 interesados. Durante qu fase del proyecto los interesados tendrn mayor influencia sobre los impactos del proyecto en la comunidad?

IniciacinPlanificacinEjecucinCierre83CURSO PROJECT MANAGEMENT ESSENTIALS83Pregunta tipo examen PMPEn su proyecto ya han terminado de identificar a todos los interesados agregando informacin sobre sus roles, reas de conocimiento, necesidades, intereses y expectativas. Cul debera ser el prximo paso?

Clasificar a los interesados segn su influencia, intereses y participacin.Evaluar cmo podran influir los interesados en el proyectoControlar la participacin de los interesados en el proyectoDefinir la mejor estrategia de comunicaciones con cada grupo de interesados84CURSO PROJECT MANAGEMENT ESSENTIALS84CURSO PROJECT MANAGEMENT ESSENTIALS

85Click to edit company slogan .86GraciasPreguntas?

taller preparacion pmi

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