pmi - taller de riesgos 092012 v2_0

Taller de Gestin de Riesgos

Seamos parte de la solucin!

Mara Carolina Vacas, PMP

[email protected]

Septiembre 2012

Objetivo del Taller

Difundir las buenas prcticas en Gestin de Riesgos que

propone el PMI.

Invitar a las personas implicadas en proyectos a que se

involucren, aun ms, en el proceso de Gestin de Riesgos.


Cmo trabajaremos en este Taller?

Terico - Prctico

El caso prctico se refiere al desarrollo de un sitio web para una

Aseguradora.

Nos organizaremos por grupos de perfiles para trabajar en los

riesgos:

Grupo 1: Analistas Programadores

Grupo 2: Testers

Grupo 3: Jefes de Proyecto

Grupo 4: Ingenieros de Infraestructura y Operaciones

Grupo 5: Clientes, Gerentes

Grupo 6: Oficina de Proyectos (PMO)


Agenda

Introduccin

Qu es Riesgo?

Qu es la Administracin de Riesgos?

Procesos de la Administracin de Riesgos

Recomendaciones


Procesos de software

Introduccin


Cambio continuo de requisitos.

Estimaciones hechas con amplio grado de ambigedad.

Cambios tecnolgicos en periodos cortos.

Rapidez de desarrollo de cdigo dependiente de la experiencia

del desarrollador.

Proyectos atrasados y por encima del presupuesto.

Cdigo con bugs peligrosos.

Software terminado pero nunca utilizado.

Introduccin

Estado del arte de los proyectos de TI


Fuente: The Chaos Report (2010) Standish Group

Agenda

Introduccin

Qu es Riesgo?



Recomendaciones


Qu es Riesgo?

Un riesgo se entiende como un evento o condicin incierta

que en caso de ocurrir puede tener un impacto positivo o

negativo sobre cualquiera de los objetivos del proyecto

(tiempo, costo, alcance, recursos, satisfaccin del cliente).

(Fuente: PMI PMBoK).


Qu es Riesgo?

Un riesgo es un problema que an no ocurri:

Se ubica en el futuro.

Es posible pero no seguro que ocurra.

Tiene efecto al menos en uno de los objetivos del proyecto.

Sus efectos potenciales cambian con el tiempo.


Qu es Riesgo?

Veamos un ejemplo...

Proyecto: Desarrollo de Aplicacin

1. El desarrollo lo har un proveedor y tiene dos hitos de entrega:

28/09 y 31/10.

2. Se debe comprar un servidor que debe estar operativo el 20/11.

3. Existen restricciones de presupuesto.

Qu es Riesgo?

06/09 En reunin de seguimiento, se detecta que el

Proveedor est atrasado respecto a lo planificado y podra no

cumplir con el hito del 28/09.

Existen riesgos?

31/08 En reunin de Comit, se informa que no hay

presupuesto para la compra de HW.

Inicio

27/08 28/09 31/10 20/11 15/12

Fin

06/09 31/08

Proyecto: Desarrollo de Aplicacin

Agenda

Introduccin

Qu es Riesgo?



Recomendaciones



Involucra los procesos necesarios para maximizar la

probabilidad e impacto de los posibles eventos positivos y

minimizar la probabilidad e impacto de los posibles eventos

adversos.


Planificar

la gestin

de riesgos

Identificar Analizar Planificar

respuesta

Seguir y

controlar

Comunicar


Si uno no ataca los riesgos activamente,

los riesgos lo atacan activamente a uno.

Tom Gilb


Agenda

Introduccin

Qu es Riesgo?



Recomendaciones



Planificar la Gestin de Riesgos

Establecer el enfoque de la gestin de riesgos del proyecto:

Cmo identificaremos riesgos?

Qu tipologas utilizaremos para clasificar los riesgos?

Cmo realizaremos el seguimiento y control?

Cules son los niveles de exposicin (probabilidad vs.

impacto)?

Cmo y a quin se escalarn los riesgos?

Qu plantillas y/o herramientas utilizaremos?


Planificar

la gestin

de riesgos


respuesta

Seguir y

controlar

Comunicar


Identificar Riesgos

Riesgos Conocidos

Directos: aquellos que estn bajo mi control.

Indirectos: aquellos que no estn bajo mi control.

Riesgos Desconocidos

Siempre habr riesgos que no logr identificar:

Debo dejar reservas de contingencia para manejar esta

incertidumbre.


Planificar

la gestin

de riesgos


respuesta

Seguir y

controlar

Comunicar


Identificar Riesgos

Quines identifican riesgos?

Equipo de proyecto

Equipo de desarrollo

Equipo de QA & Testing

Proveedores

Jefe de Proyecto

Cliente / Sponsor

Otros

Expertos en reas relacionadas con el proyecto (Operaciones, Calidad)

Gerentes y Subgerentes

Oficina de Gestin de Proyectos (PMO)



Identificar Riesgos

Cmo se identifican los riesgos? Tormenta de ideas (brainstorming)

Anlisis de supuestos

Anlisis de causa raz

Anlisis FODA

Checklist



Identificar Riesgos

Cmo categorizo los riesgos?

Tcnico

Externo

Gestin

RRHH

Legal

Presupuesto


La tecnologa con la que trabaja el proyecto ha sido probada? Es estable? Existe soporte? Cumple con las normativas de la organizacin?

Existen restricciones en la solicitud de RRHH? Qu nivel de compromiso tienen los interesados en el proyecto? El equipo de desarrollo tiene los skills necesarios que requiere el proyecto?

Se trabaja con proveedores? El cliente contrata proveedores y el Lder de Proyecto no tiene contacto con ellos? Las compras que debo realizar en el exterior llegan oportunamente?

Normativas / leyes que produzcan un impacto en el proyecto. La organizacin cumple con los nuevos requisitos de importacin? La seguridad de los datos de las personas est alineada a la normativa vigente?

El presupuesto para realizar el proyecto es restringido? Debo gastar el presupuesto slo en determinadas actividades?

El Sponsor est claramente definido? El equipo de proyecto asiste a las reuniones de S&C? El proveedor asiste a las reuniones de S&C? La organizacin tiene una metodologa de gestin?


Identificar Riesgos

Cmo documento los riesgos?

Para asegurar que estn bien expresados usamos la representacin de Gluch:


Dado que...

Entonces (posiblemente)...

Causa

Consecuencia


Identificar Riesgos


Cumplimiento del hito Desarrollo

Dado que en reunin de

seguimiento se detecta un retraso

en las actividades planificadas por

parte del proveedor en el hito

Desarrollo, posiblemente el proveedor no cumpla la fecha de

entrega pactada para el da 28/09.

Dado que en reunin de seguimiento

se detecta un adelanto en las

actividades planificadas por parte del

proveedor en el hito Desarrollo, entonces posiblemente se adelante la

fecha de entrega pactada para el da

28/09 y se pueda avanzar

tempranamente con el siguiente hito.

Gluch


Tips para la Identificacin de Riesgos

Involucrar expertos de distintas reas para lograr mejores resultados (Operaciones, QA, reas Cliente involucradas, entre otros).

Dedicar tiempo especfico del proyecto a la tarea de identificar riesgos.

Documentar TODOS los riesgos identificados.

Incluir riesgos dentro del contexto del proyecto y que ameriten acciones. Por ejemplo, el riesgo de bomba nuclear es poco prctico

Combinar las herramientas de identificacin de riesgos (checklist, FODA, tormenta de ideas).



Manos a la obra...

1. Enumerar al menos 3 riesgos del proyecto desde su rol: Utilizar tcnica de brainstorming.

2. Clasificar los riesgos identificados: Tcnico, Externo, Gestin, RRHH, Legal, Presupuesto

3. Documentar los riesgos: Dado (causa)....entonces (consecuencia)...

4. Comunicar los riesgos a la Organizacin.


Analizar Riesgos

Priorizar la lista de riesgos mediante atributos para planificar las acciones de respuesta

Hay dos enfoques para el anlisis:

1. Cualitativo: asigna valores relativos a los atributos con el fin de determinar una calificacin que permita priorizar (enfoque subjetivo). Probabilidad vs. Impacto.

2. Cuantitativo: asigna valores numricos y usa tcnicas estadsticas para evaluar los resultados.


Planificar

la gestin

de riesgos


respuesta

Seguir y

controlar

Comunicar


Analizar Riesgos - Cualitativo


Pro

ba

bil

ida

d Bajo

Escasa probabilidad de ocurrencia, pero no nula.

Generalmente se mitigan sin mayor intervencin del JP.

Medio

De no mediar alguna accin de mitigacin, el riesgo tiene

probabilidades de materializarse en el corto o mediano

plazo.

Alto Materializacin inminente de no mediar alguna gestin

oportuna y efectiva.




Alcance Calidad Tiempo Costo

Imp

ac

to

Bajo reas secundarias de

alcance afectadas

Las aplicaciones dependientes

se ven afectadas. = 20%




Matriz de

Exposicin

Probabilidad

Bajo Medio Alto

Imp

ac

to

Bajo

Medio

Alto

Escalamiento de Riesgos

Mantener informado al Coordinador (jefe directo)

Comunicar a Cliente y Coordinador

Comunicar de inmediato a Cliente y Coordinador


Tips para el Anlisis de Riesgos

Evitar las discusiones largas en la calificacin y usar el sentido

comn.

Intentar al mximo cuantificar en das o $$$ los impactos

sobre costo y cronograma que suelen ser los ms comunes.




Nombre: Cumplimiento del hito Desarrollo

Descripcin: Dado que en reunin de seguimiento se detecta un

retraso en las actividades planificadas por parte del proveedor en el

hito Desarrollo, posiblemente el proveedor no cumpla la fecha de

entrega pactada para el da 28/09.

Clasificacin: Externo

Probabilidad: Medio

Impacto: Alto (retrasa ms del 10% los plazos del proyecto)

Exposicin: Alto

Fecha de Materializacin: 28/09.

Escalamiento: urgente a Cliente y Coordinador (o jefe directo)



Manos a la obra...

1. Calificar los riesgos en base a Probabilidad e Impacto:

Tenga en cuenta los mbitos de impacto alcance, costo, calidad, tiempo).

2. Especificar a quin escalar cada riesgo segn su

exposicin.



Planificacin de Respuesta a los Riesgos

Una vez identificados y analizados los riesgos es necesario

definir acciones de respuesta.

Este proceso consiste en:

Desarrollar y analizar alternativas de respuesta.

Tomar decisiones sobre acciones.

Asignar responsables de gestionar el riesgo.

Planificar la accin (plazos, presupuesto y seguimiento).


Planificar

la gestin

de riesgos


respuesta

Seguir y

controlar

Comunicar


Planificacin de Respuesta a los Riesgos

Mitigacin: reducir el impacto o la probabilidad de ocurrencia

Contingencia: definir estrategias para mitigar el impacto del riesgo si llega a materializarse.

Eliminacin: evitar completamente el riesgo, generalmente eliminando la causa de la amenaza.

Transferencia: traspasar la responsabilidad del riesgo a alguien fuera del proyecto.

Aceptacin: no tomar acciones y dejar que el riesgo ocurra



Planificacin de Respuesta a los Riesgos - Ejemplo

Mitigacin: solicitar plan de mitigacin al proveedor y acordar un

seguimiento diario para validar el desvo.

Contingencia: negociar con el cliente la fecha de paso a produccin.

Eliminacin: cambiar de proveedor.

Transferencia: penalizar al proveedor mediante una multa (segn

contrato).

Aceptacin: vigilar el avance del proveedor sin tomar acciones.


Cumplimiento del hito Desarrollo




Descripcin: Dado que en reunin de seguimiento se detecta un retraso en las actividades planificadas por parte del proveedor en el hito Desarrollo, posiblemente el proveedor no cumpla la fecha de entrega pactada para el da 28/09.


Probabilidad: Medio


Exposicin: Alto



Responsable: Jefe de Proyecto

Estrategia: Mitigacin: solicitar plan de mitigacin al proveedor y acordar un seguimiento diario para validar el desvo.

Evento de disparo: si al da 18/09 el Proveedor no cuenta con el 80% del hito terminado, se activa la contingencia.




Tips para la Planificacin de Respuesta a los Riesgos

A todo riesgo identificado debe definirse explcitamente su accin

de respuesta.

Recomendable que las acciones de mitigacin estn

acompaadas de un plan de contingencia.

Para riesgos a los que se defina plan de contingencia debe

definirse el evento de disparo (momento en el que se activar el

plan de contingencia).



Tips para la Planificacin de Respuesta a los Riesgos

Tenga en cuenta todos los costos y tiempos asociados a la mitigacin y contingencia (suele ser del 2% al 5% del presupuesto

total).

Cuanto antes se inician las acciones de mitigacin, estas suelen ser ms efectivas.

Tener en cuenta el marco de tiempo (fecha de ocurrencia) de materializacin del riesgo en la definicin de las acciones de

respuesta.

Toda accin debe tener un responsable asignado.



Manos a la obra...

1. Para cada riesgo, establecer una estrategia de respuesta (mitigacin, eliminacin,...etc.).

2. Definir evento de disparo y contingencia asociada.

3. Asignar un responsable.

4. Planificar la accin: seguimiento, plazos.



Seguimiento y Control de Riesgos

Definir una estrategia de seguimiento para conocer el estado de los riesgos identificados y descubrir nuevas

fuentes de riesgo.

Controlar los riesgos mediante la ejecucin de las acciones planificadas corrigiendo las desviaciones de

dichas acciones.

Es un proceso permanente a lo largo del ciclo de vida del proyecto.


Planificar

la gestin

de riesgos


respuesta

Seguir y

controlar

Comunicar


Seguimiento y Control de Riesgos - Actividades

Identificar, analizar y planificar acciones de respuesta

sobre nuevos riesgos.

Actualizar el estado de los riesgos.

Reevaluar los atributos de los riesgos previamente

identificados.

Verificar los resultados de las acciones de respuesta.



Seguimiento y Control de Riesgos - Actividades

Monitorear los eventos de disparo para activar los planes de

contingencia.

Verificar el estado de los recursos (personas, presupuesto, etc).

Implementar cambios al proyecto que pueden surgir del proceso de

administracin de riesgos.

Crear plantillas de riesgos, respuestas a los riesgos, checklists que

contribuyan a la informacin histrica de la organizacin.





Descripcin: Dado que en reunin de seguimiento se detecta un retraso...


Probabilidad: Medio


Exposicin: Alto



Responsable: Jefe de Proyecto

Estrategia: Mitigacin: solicitar plan de mitigacin al proveedor y acordar un seguimiento diario para validar el desvo.

Evento de disparo: si al da 18/09 el Proveedor no cuenta con el 80% del hito terminado, se activa la contingencia.




Comunicacin de los Riesgos

Intercambiar informacin sobre riesgos con todos los niveles de la organizacin:

Desde el inicio del proyecto presentar a todos los involucrados la manera en que se administrarn los riesgos.

Presentar la herramienta de gestin de riesgos.

Al menos una vez a la semana informar el estado de los riesgos a los involucrados (Cliente, equipo, etc.)

No solo es necesario comunicar sino tambin hacerlo adecuadamente: Evitar ser alarmista No informar solo los riesgos sino enfocarse en las acciones de

respuesta


Planificar

la gestin

de riesgos


respuesta

Seguir y

controlar

Comunicar

Agenda

Introduccin

Qu es Riesgo?



Recomendaciones


Recomendaciones

Administrar riesgos contribuye de forma efectiva al xito del proyecto.

El enfoque preventivo de la administracin de riesgos (lidiar con situaciones potenciales) es ms econmico que un enfoque

correctivo (lidiar con problemas).

El uso de las buenas prcticas y marcos de trabajo facilita la administracin de los riesgos.

Uso de artefactos simples para promover la identificacin de riesgos.

La gestin de riesgos es un rea compleja que requiere de mucha prctica para alcanzar la madurez.


Muchas gracias!

Dudas y consultas?


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