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OFICINA NACIONAL DE PRESUPUESTO

REPUBLICA DOMINICANA

SANTO DOMINGO19,20,21,22

AGOSTO 2003

Marianela Armijo

Consultora de Gestión Pública.

TALLER: INDICADORES DE DESEMPEÑO

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INDICADORES DE DESEMPEÑO

INDICADORES DE DESEMPEÑO: CONCEPTOS

PASOS BASICOS PARA SU CONSTRUCCION

REQUISITOS Y CONDICIONES

DIFICULTADES

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MEJORAR RESULTADOS

MEJORAR LA GESTION: ECONOMIA, EFICACIA, EFICIENCIA, CALIDAD

•MEJORAR EL PROCESO DE DECISION PRESUPUESTARIA:

VINCULANDO RECURSOS CON DESEMPEÑO COMPROMETIDO Y LOGRADO

•MEJORAR LOS MECANISMOS DE CONTROL Y RENDICION DE CUENTAS

OBJETIVOS DE LA EVALUACION

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EVALUACION DE LA GESTION

FOCO DE LA EVALUACION

MEDICION DEL DESEMPEÑO LOGRADO POR LAS INSTITUCIONES

ELABORACION DE MEDIDAS DE DESEMPEÑO

PUEDE ABARCAR TODO EL PROCESO DE PRODUCCION

INSUMOSPROCESOS

PRODUCTOS

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DISEÑO Y FORMULACIÓN DE POLÍTICAS

EJECUCIÓN E IMPLEMENTACIÓN

EVALUACIÓN DEL DESEMPEÑO

EVALUACION GUBERNAMENTAL

TOMA DETOMA DEDECISIONESDECISIONES

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INDICADORES DE DESEMPEÑO:CONCEPTOS

INDICADOR COMO HERRAMIENTA QUE ENTREGA INFORMACION CUANTITATIVA RESPECTO DEL LOGRO O RESULTADO EN LA ENTREGA DE PRODUCTOS (BIENES O SERVICIOS) GENERADOS POR LA INSTITUCION, CUBRIENDO ASPECTOS CUANTITATIVOS O CUALITATIVOS.

INDICADORES DE DESEMPEÑO INCORPORADOS EN EL PRESUPUESTO INCLUYEN UNA META (RELACIONADA CON PRODUCTOS O SERVICIOS O CON EL DESEMPEÑO GLOBAL)

RESULTADOS DE LOS INDICADORES ENTREGAN MEDIDA DEL LOGRO DE LAS METAS PROPUESTAS

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PASOS BASICOS PARA LA CONSTRUCCION DE

INDICADORES

IDENTIFICAR OBJETIVOS Y METAS

IDENTIFICAR LAS AREAS DE MEDICION DE DESEMPEÑO

CONSTRUIR LAS FORMULAS O ALGORITMOS

VALIDAR: APLICAR CRITERIOS DE TECNICOS Y REQUISITOS

RECOPILAR LA INFORMACION NECESARIA

ESTABLECER RESPONSABILIDADES ORGANIZACIONALES

COMUNICAR E INFORMAR

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IDENTIFICAR OBJETIVOS Y METAS

¿TENGO IDENTIFICADA LA MISIÓN, LOS PRODUCTOS Y LOS USUARIOS?

¿TENGO CLAROS LOS OBJETIVOS QUE DEBO LOGRAR?

¿ESTÁN LOS OBJETIVOS ALINEADOS CON LAS PRIORIDADES ESTRATÉGICAS DE LA ORGANIZACIÓN?

¿LOS OBJETIVOS ESTÁN EXPRESADOS EN METAS MENSURABLES?

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Esquema del Proceso de Planificación EstratégicaEsquema del Proceso de Planificación Estratégica

VISION

MISIONANALISIS ANALISIS INTERNOINTERNO:

Estructura

Procesos

Funciones

Recursos

Fortalezas y debilidades

Am

enazas /Oportunidades

ANALISISANALISISEXTERNOEXTERNO

FactoresInstitucionales

Económicos

Tecnológicos

Marco Presupuestario

OBJETIVOS

ESTRATEGICOS

METAS

INDICADORES

AREAS CLAVES DEAREAS CLAVES DEDESEMPEÑODESEMPEÑO

PROGRAMAS, PLANES,PROGRAMAS, PLANES,PROYECTOSPROYECTOS

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La definición de los objetivos permitirá seleccionar las actividades prioritarias para el mejoramiento de la organización y aprovechar las ventajas.

Son logros que la organización persigue en un plazo determinado. Estos deben ser coherentes con la misión y orientaciones de las políticas ministeriales

Los objetivos estratégicos surgen como respuesta a una

pregunta esencial:

¿Qué debemos lograr en el corto, mediano y largo plazo, para tener un accionar coherente con la misión?

OBJETIVOS ESTRATEGICOS

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OBJETIVOS ESTRATEGICOS

“Optimizar la calidad de las obras definiendo, analizando y mejorando los procesos constructivos”

“Mejorar la atención al usuario, reduciendo los tiempos de espera en la tramitación y otorgamiento de los beneficios.”

“Promover el desarrollo personal y profesional de los funcionarios, su motivación y adhesión hacia el servicios”

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METAS Expresión concreta de los logros que

se quiere alcanzar en cada una de las áreas o ámbitos de acción que se desprenden de los objetivos estratégicos.

Contienen una declaración explícita de niveles de actividad o estándares de calidad que se quiere alcanzar

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METAS

Expresión concreta de los logros que se quiere alcanzar en cada una de las áreas o ámbitos de acción que se desprenden de los objetivos estratégicos.

Contienen una declaración explícita de niveles de actividad o estándares de calidad que se quiere alcanzar: EFICACIA, EFICIENCIA, CALIDAD, ECONOMIA

CUANTO, CUANDO, COMO

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IDENTIFICAR LAS AREAS DE MEDICION DE DESEMPEÑO

¿QUE AREAS DEL DESEMPEÑO RESULTA CONVENIENTE MEDIR?

EFICIENCIAEFICACIA

ECONOMIACALIDAD

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Nº de usuariosatendidos

Nº de certificados emitidos

Monto inversión ejecutada

Nº de usuarios por atender

Nº Certificados solicitados

Monto asignado para inversión

Lo que se hace Lo que debe hacerse

DEFINIR LAS FORMULAS O ALGORITMOS

A) BASES DE COMPARACIÓN

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FORMULAR ALGORITMOS

b) Definición de ratios

Costos medios: Costo total consultas/ consultas realizadasProducto medio:Nºinspecciones realizadas/Nºinspectores

c) Definición de estándares

% de recomendaciones aceptadas% de clientes satisfechosNº de errores

Tiempo promedio de tramitación

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CONCEPTOS Y EJEMPLOS DE INDICADORES DE GESTION

EFICACIA:

Mide el grado de cumplimiento de los objetivos y metas establecidos, a través de los productos o resultados obtenidos, sin referencia al costo de consecución de los mismos

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CONCEPTOS

EFICACIA

RESULTADO (% RESULTADO LOGRADO EXITOSAMENTE RESPECTO REALIZADO-SOLICITADO)

FOCALIZACION (LOGRADO RESPECTO DEL UNIVERSO)

COBERTURA ( LOGRADO RESPECTO DE LA DEMANDA POSIBLE)

IMPACTO (LOGRADO RESPECTO DEL PROBLEMA QUE SE QUIERE ATACAR)

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EFICACIA

EFICACIA – Resultados

Delitos aclarados / delitos denunciadosMANTENIMIENTO DEL ORDEN INTERNO

Mediaciones exitosas / mediaciones realizadasDIRECCION GENERAL DE COMERCIO (Area Defensa del Consumidor)

Conflictos colectivos solucionados / conflictos colectivosplanteadosDIRECCIÓN NACIONAL DEL TRABAJO

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EFICACIA

EFICACIA – Impacto

% de incremento de recaudación tributaria asociado a la acción del Servicio de Impuestos Internos SERVICIO DE IMPUESTOS INTERNOS.CHILE % de colocación de empleo juvenil . PROGRAMA DE CAPACITACIÓN DE JÓVENES. MINISTERIO DEL TRABAJO Accidentes laborales marítimos por 100.000 trabajadores marítimos U.S.Coast Guard.

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EFICACIA

EFICACIA - Cobertura

Franquicia utilizada/franquicia potencialSERVICIO DE CAPACITACON Y EMPLEO. CHILE

Padrones reaforados urbanos y suburbanos del Interior / totalde padronesDIRECCION NACIONAL DEL CATASTRO

Area de cultivo incluida en programa / área total de cultivoDIRECCION GENERAL DE SERVICIOS AGRICOLAS

Controles de buses interurbanos/Parque de busesintgerurbanosSUBSECRETARIA DE TRANSPORTES. CHILEReclusos que desarrollan actividad industrial / total dereclusiónDIRECCION NACIONAL DE CARCELES

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EFICACIA

EFICACIA - Cobertura

Franquicia utilizada/franquicia potencialSERVICIO DE CAPACITACON Y EMPLEO. CHILE

Padrones reaforados urbanos y suburbanos del Interior / totalde padronesDIRECCION NACIONAL DEL CATASTRO

Area de cultivo incluida en programa / área total de cultivoDIRECCION GENERAL DE SERVICIOS AGRICOLAS

Controles de buses interurbanos/Parque de busesintgerurbanosSUBSECRETARIA DE TRANSPORTES. CHILEReclusos que desarrollan actividad industrial / total dereclusiónDIRECCION NACIONAL DE CARCELES

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EFICIENCIA

Describe la relación entre dos magnitudes: La producción física de un producto (bien

o servicio) y Los insumos o recursos que se utilizaronb

para alcanzar ese nivel de producción Mayor cantidad de servicios dado el mismo nivel de

recursos Alcanzar un determinado nivel de servicios

utilizando la menor cantidad de recursos posible

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EFICIENCIA

EFICIENCIA –Costo Medio

Gastos administrativos programa becas/becas entregadas

Gasto total programa certificación/total cajas inspeccionadas

Gastos asociados a intervenciones quirurgicas/N°de intervencionesCosto total de unidades Viviendas contratadas/Unidades contratadas

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EFICIENCIA

EFICIENCIA – Producto Medio

N° de inspecciones / número de inspectoresDIRECCIÓN GENERAL IMPOSITIVA

N° de expedientes resueltos por semestre / dotación de personal en la tareaCONTADURIA GENERAL DE LA NACION

N° de inspecciones al transporte de pasajeros / personal afectado a la tareaDIRECCION NACIONAL DE TRANSPORTE

Nº de padrones reaforados / funcionarios afectados a la tareaDIRECCION NACIONAL DEL CATASTRO

N° de consultas / número de médicosUNIDAD DE ATENCIÓN AMBULATORIA EXTRA-HOSPITALARIA

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ECONOMIA

Capacidad de la institución para mover adecuadamente los recursos financierosen el cumplimiento de sus objetivos:Eficiencia manejo de recursosUso actual de recursos en relación a loplaneadoAutosuficiencia financiera en la capacidad degenerar ahorros y en la existencia de equilibriopresupuestario

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ECONOMIA

ECONOMIA Porcentaje de recuperación de créditos de corto plazo Gasto de actividades de apoyo/gastos totales Aporte de beneficiarios a financiamiento/Monto total inversión programa Gasto de funcionamiento ejecutado/Gastos ejecutados totales Porcentaje de proyectos nuevos aprobados con razón beneficio costo de X % Recuperación de cobranza/ Facturación

.

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CALIDAD

Capacidad de la institución por responder en forma

consistente, rápida y directa a las necesidades delos usuariosA) Mediciones Indirectas.

Mejorar los atributos y características de los productos.

B) Mediciones Directas. Grado de satisfacción de los

usuarios.

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CALIDAD

CALIDAD - Tiempos de Respuesta

Tiempo de espera promedio para atención en consultaDIRECCION GENERAL DE SALUDTiempo de tramitación promedio de solicitudes minerasDIRECCION NACIONAL DE GEOLOGIA Y MINERIATiempo promedio para el estudio de cada plan de forestaciónDIRECCION GENERAL DE RECURSOS NATURALESRENOVABLESDías de demora promedio de trámites de legalizacionesdesde su iniciaciónDIRECCION GENERAL DE SECRETARIA, MINISTERIO DERELACIONES EXTERIORESDemora promedio en la entrega del servicioDIRECCIÓN NACIONAL DE GEOLOGÍA Y MINERÍA

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CALIDAD

CALIDAD - Satisfacción del Usuario Porcentaje de aprobación: Encuesta de opinión a los usuarios. DIRECCION GENERAL DE REGISTROS Porcentaje de reclamos / casos atendidos DIRECCIÓN NACIONAL DE TOPOGRAFÍA N° de reclamos / Asuntos resueltos DG SECRETARIA, MINISTERIO DE EDUCACION Y CULTURA Nº servicios reclamados/ Nº total de servicios HOSPITALES DE MONTEVIDEO

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CALIDAD

CALIDAD - Satisfacción del Usuario

Porcentaje de aprobación: Encuesta de opinión a los usuarios.DIRECCION GENERAL DE REGISTROS

Porcentaje de reclamos / casos atendidosDIRECCIÓN NACIONAL DE TOPOGRAFÍA

N° de reclamos / Asuntos resueltosDG SECRETARIA, MINISTERIO DE EDUCACION Y CULTURA

Nº servicios reclamados/ Nº total de serviciosHOSPITALES DE MONTEVIDEO

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RECOPILAR LA INFORMACION NECESARIA

Información contable-presupuestaria

Estadísticas de producción física, cargas de trabajo del personal

Encuestas, estudios especiales

Benchmarking,etc

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RELEVANCIAPERTINENCIA

I NTEGRACION

HOMOGENEIDAD

INDEPENDENCIA

CONFIABILIDAD

No es posible ni deseable medirlo todo

Medir lo correcto

Eficacia, eficiencia, calidad, economía

Medidas equivalentes

Medir lo controlable

Datos suficientes y demostrables

APLICAR CRITERIOS DE TECNICOS Y REQUISITOS

COSTO RAZONABLE

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COMO INTERPRETAR LOS RESULTADOS

BASES DE COMPARACION:

DESEMPEÑO HISTORICO:

OBJETIVOS DEFINIDOS

DESEMPEÑO LOGRADO EN INSTITUCIONES SIMILARES, PROCESOS O PROGRAMAS.

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EJEMPLOS DE CONSTRUCCION DE INDICADORES:FORMULAS DE CALCULO

•GESTION DE AÑOS ANTERIORES

Porcentaje de aumento del parque informático de la Unidad Ejecutora y su conexión en red

Fórmula de cálculo: 1999 2000 2001

[(Equipos incorporados y 53 71 96conectados en el año t/equipos conectados año t-1) -1] *100 33,9% 35,2%

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EJEMPLOS DE CONSTRUCCION DE INDICADORES:FORMULAS DE CALCULO

UN ESTANDAR DE INSTITUCIONES SIMILARES

Tiempo máximo de tramitación de mediaciones

Fórmula de cálculo:1999 2000 Meta

Sumatoria de N°de días deTramitación/N°de tramitacionesRealizadas 18días 30días 25días

(días)

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EJEMPLOS DE CONSTRUCCION DE INDICADORES:FORMULAS DE CALCULO

•LO PROGRAMADO, COMPARACION RESPECTO DEL OBJETIVO DEFINIDO

Porcentaje de vías navegables ya habilitadas

Fórmula de cálculo

Vías navegables habilitadas año t/Vías navegables programadas

1999 2000 2001

S/d s/d (120/143)*100 83,9%

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COMO INTERPRETAR LOS RESULTADOS

NO HAY UNA MEDIDA UNICA QUE DEMUESTRE POR SI SOLA EL DESEMPEÑO DE LA INSTITUCION

SE REQUIERE UN COMBINACION DE ELLAS:

RESULTADOS, IMPACTO, EFICACIA, EFICIENCIA, CALIDAD

“CIERTOS INDICADORES PUEDEN SER CONTRADICTORIOS ENTRE ELLOS”:

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INTEGRALIDAD DE LAS METAS

Aumentar la cobertura del programa de raciones a un 55%de la población escolar.

Llegar a un costos promedio de $5

Alcanzar1000 calorías por ración

INDICADOR DE CALIDAD

* Calorías por ración. * Porcentaje de aceptaciónde los escolares (encuesta)

INDICADOR DE EFICIENCIA

Costo promedio de las raciones: gasto total programa / número deraciones

INDICADOR DE EFICACIA

Población escolar en programa / población escolar total

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PROBLEMAS FRECUENTES EN LA CONSTRUCCION DE

INDICADORES

TRAMPA DE LA MEDICION: SE MUESTRA COMO RESULTADOS (Y SE HACE) SOLO LO QUE SE PUEDE MEDIR

SE TIENDE A MEDIR DE ACUERDO A LA INFORMACION DISPONIBLE, DESCUIDANDO LA MEDICION DE LOS ASPECTOS MAS RELEVANTES

SUBVALORACION DE LAS METAS FRENTE A UN AMBIENTE PUNITIVO DE LA EVALUACION

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PROBLEMAS FRECUENTES EN LA CONSTRUCCION DE

INDICADORES

TENDENCIA A MEDIRLO TODO PARA NO SUBREPRESENTAR ESFUERZOS

SE DESARROLLAN INDICADORES PERO NO SE USAN PARA LA TOMA DE DECISIONES.

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LIMITACIONES PARA LA EVALUACION DEL DESEMPEÑO INSTITUCIONAL EN

EL AMBITO PUBLICO

DIFICULTAD PARA VINCULAR ASIGNACION DE PRESUPUESTO A RESULTADOS LOGRADOS

Relación entre resultados y recursos asignados no puede ser lineal

LA EVALUACION TIENE UN COMPONENTEPOLITICO IMPORTANTEEfectos de mostrar públicamente las deficiencias dedesempeño

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LIMITACIONES PARA LA EVALUACION DEL DESEMPEÑO INSTITUCIONAL EN

EL AMBITO PUBLICO

NATURALEZA INTANGIBLE DE BIENES PUBLICOS Dificultad de definir objetivos y metas Existen muchos procesos, productos que no pueden

ser medidos: Diplomacia, Investigaciones, actividades culturales

TIPOS DE SERVICIOS CUYA MEDICION RESULTACOMPLEJA ESTANDARIZAR ( DEBEN INCLUIROTRAS VALORACIONES)

Protección al menor, seguridad pública, recreación,cumplimiento de leyes, etc