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Número plan Descripción Fuente Tipificación Tipo acción Proceso Ubicación Estado Actividad
1
Durante la entrevista con el Superintendente Delegado
y los asistentes a la Auditoría; no se reconoce
claramente la política y objetivos del Subsistema de
Gestión de la Calidad (SGC), así como los métodos para
la identificación del incumplimiento de requisitos y el
tratamiento de los mismos. Lo anterior, es un
incumplimiento de lo establecido en el numeral 7.3 de
la ISO 9001 versión 2015 en relación a que la Entidad
debe asegurar que su personal tome conciencia sobre
los elementos del SGC.
Resultado Auditorias de
GestiónNo conformidad
Adopción y Seguimiento
de Acciones y Medidas
Especiales
Central Abierto SIN INFORMACIÓN
1. Realizar un análisis del impacto de
las capacitaciones con intensidad
horaria menor a 40 horas
Replantear el indicador actual
propuesto para de acuerdo con el
resultado del análisis
Cierre incumplimiento fecha
SUPERINTENDENCIA NACIONAL DE SALUD
SEGUIMIENTO PLANES DE MEJORAMIENTO
4
No se asegura que el personal que realice trabajos que
afecten la conformidad con los requisitos del producto
sea competente con base en la formación apropiada.
No se asegura que se esté evaluando la eficacia de las
acciones tomadas, cuando se proporciona capacitación
u otras acciones para fortalecer la competencia del
personal.
Resultado de auditorias
externasNo conformidad Acción correctiva
Fortalecimiento de
CompetenciasCentral
Número plan Descripción Fuente Tipificación Tipo acción Proceso Ubicación Estado Actividad
Formalizar el ajuste realizado al
indicador en el sistema de la calidad
El líder del Proceso Gestión
Contractual debe modificar el
proceso para la inclusión dentro de
los lineamientos o políticas del
procedimiento que se debe generar
el registro de las inducciones que se
realizan al iniciar el proceso
contractual de ordenes de prestación
de servicios, también se debe realizar
ajuste al procedimiento de
Fortalecimiento de Competencias
incluyendo el tema del registro de la
inducción a los contratistas.
Definición de mesas para la
unificación de criterios en la
formulación de indicadores
Cierre incumplimiento fecha4
No se asegura que el personal que realice trabajos que
afecten la conformidad con los requisitos del producto
sea competente con base en la formación apropiada.
No se asegura que se esté evaluando la eficacia de las
acciones tomadas, cuando se proporciona capacitación
u otras acciones para fortalecer la competencia del
personal.
Resultado de auditorias
externasNo conformidad Acción correctiva
Fortalecimiento de
CompetenciasCentral
Administración del Sistema
Integrado de GestiónCentral Abierto6
La Entidad tiene establecidos los indicadores de
gestión, como mecanismos de medición para los
procesos, sin embargo al verificar la pertinencia y
aplicabilidad de los mismos, en los diferentes procesos
auditados, se logró evidenciar que los mismos miden
en algunas ocasiones solamente el cumplimiento de
hitos, más no la capacidad de los procesos para
alcanzar los resultados planificados.
Resultado de auditorias
externasNo conformidad Acción correctiva
Número plan Descripción Fuente Tipificación Tipo acción Proceso Ubicación Estado Actividad
Capacitación en Formulación de
indicadores al Equipo de la OAP, con
acompañamiento del DAFP
Definición de mesas para la
unificación de criterios en la
Formulación de indicadores
Capacitación en Formulación de
indicadores al Equipo de la OAP, con
acompañamiento del DAFP
Administración del Sistema
Integrado de GestiónCentral Abierto6
La Entidad tiene establecidos los indicadores de
gestión, como mecanismos de medición para los
procesos, sin embargo al verificar la pertinencia y
aplicabilidad de los mismos, en los diferentes procesos
auditados, se logró evidenciar que los mismos miden
en algunas ocasiones solamente el cumplimiento de
hitos, más no la capacidad de los procesos para
alcanzar los resultados planificados.
Resultado de auditorias
externasNo conformidad Acción correctiva
Número plan Descripción Fuente Tipificación Tipo acción Proceso Ubicación Estado Actividad
Definición de mesas para la
unificación de criterios en la
formulación de indicadores
8
Que en los procesos de Administración de Justicia en
el Sistema General de Seguridad Social en Salud y
Resolución de Conflictos en el Sistema General de
Seguridad Social en Salud, se pudo evidenciar
incumplimiento de la Guía Organización de Archivo de
Gestión (GDGU01) y en concreto, de los numerales 8.5
Foliación y el numeral 8.6.1 Rotulación de cajas y
carpetas de documentos físicos, así como de la
actividad No. 4 de los procedimientos Tramite
Jurisdiccional a petición de parte y Tramite de
Conciliación a petición de parte, por cuanto la muestra
presentó expedientes sin carpetas, algunos se
encontraban sin la carpeta idónea y sin la foliación
correspondiente.
Resultado Auditorias de
GestiónHallazgo
Resolución de Conflictos
derivados entre los actores
del Sistema General de
Seguridad Social en Salud
Central Abierto SIN INFORMACIÓN
9
Que, el riesgo denominado Inoportunidad en el
trámite jurisdiccional se materializó, estableciendo que
los controles y acciones incorporadas en la matriz de
riesgos no resultan ser suficientes o adecuados,
encontrando que, de las causas igualmente
identificadas, las que han influido en mayor grado para
materializar el riesgo, son las identificadas con los
numerales 1 y 11, las cuales son: 1. [...] personal
insuficiente para responder a la demanda de la función
jurisdiccional. 11. [...] La norma que regula el
procedimiento y los términos de la función
jurisdiccional no es coherente con el tecnicismo y el
tiempo que implica algunos de los asuntos de
competencia [...].
Resultado Auditorias de
GestiónHallazgo
Administración de Justicia
dentro del Sistema
General de Seguridad
Social en Salud – SGSSS
Central Abierto SIN INFORMACIÓN
Administración del Sistema
Integrado de GestiónCentral Abierto6
La Entidad tiene establecidos los indicadores de
gestión, como mecanismos de medición para los
procesos, sin embargo al verificar la pertinencia y
aplicabilidad de los mismos, en los diferentes procesos
auditados, se logró evidenciar que los mismos miden
en algunas ocasiones solamente el cumplimiento de
hitos, más no la capacidad de los procesos para
alcanzar los resultados planificados.
Resultado de auditorias
externasNo conformidad Acción correctiva
Número plan Descripción Fuente Tipificación Tipo acción Proceso Ubicación Estado Actividad
10
En la muestra se evidenció, el NO cumplimiento de los
términos preceptuados en la Ley (Art. 41 Ley 1122 de
2007, adicionado por el Artículo 126 de la Ley 1438 de
2011), esto es, los diez días para emitir los
correspondientes fallos de instancia; lo anterior en
atención a la descripción y verificación que se
efectuara de cada expediente, la cual se encuentra
incorporada en el informe de auditoria; reiterando que
este hallazgo fue incorporado en informe de auditoria
al Sistema Integrado de Gestión (SIG) presentado al
Despacho del señor Superintendente Nacional de
Salud con NURC 3-2017-008398 del 31 de mayo de
2017; aspecto este del cual se deberá presentar y
gestionar el correspondiente plan de mejoramiento,
con el fin se eliminen las causas que lo originan.
Resultado Auditorias de
GestiónHallazgo
Administración de Justicia
dentro del Sistema
General de Seguridad
Social en Salud – SGSSS
Central Abierto SIN INFORMACIÓN
11
Se recomienda a la Superintendencia Delegada para la
Función Jurisdiccional y de Conciliación y a la Oficina
de Tecnologías de la Información, realizar desde ya
mesas de trabajo conjuntas solicitadas por la
Superintendencia Delegada para la Función
Jurisdiccional y de Conciliación, que permitan
establecer las mejoras y ajustes a realizar en el sistema
de información para el manejo de los procesos
jurisdiccionales y de conciliación que se tramitan ante
la Superintendencia Nacional de Salud, con el objeto,
poner en marcha el aplicativo una vez se adquiera y
ponga en producción el nuevo gestor documental; es
decir, de resultar viable técnicamente, se sugiere, una
vez interopere el software SJC con el nuevo gestor
documental SUMA, este se ponga en producción,
seguidamente procediendo a realizar los ajustes que
se consideren pertinentes, lo anterior ante la
imperiosa necesidad identificada por el área funcional
en poner en marcha el sistema de información, el cual
redundará en la eficiencia de su gestión al
automatizarla, aunado al beneficio que tendrían los
usuarios de los servicios públicos que esta área presta,
en el Sistema General de Seguridad Social en Salud.
Resultado Auditorias de
GestiónObservación
Administración de Justicia
dentro del Sistema
General de Seguridad
Social en Salud – SGSSS
Central Abierto SIN INFORMACIÓN
Número plan Descripción Fuente Tipificación Tipo acción Proceso Ubicación Estado Actividad
12
Se recomienda a la Superintendencia Delegada para la
Función Jurisdiccional y de Conciliación y a la Oficina
de Tecnologías de la Información, realizar desde ya
mesas de trabajo conjuntas solicitadas por la
Superintendencia Delegada para la Función
Jurisdiccional y de Conciliación, que permitan
establecer las mejoras y ajustes a realizar en el sistema
de información para el manejo de los procesos
jurisdiccionales y de conciliación que se tramitan ante
la Superintendencia Nacional de Salud, con el objeto,
poner en marcha el aplicativo una vez se adquiera y
ponga en producción el nuevo gestor documental; es
decir, de resultar viable técnicamente, se sugiere, una
vez interopere el software SJC con el nuevo gestor
documental SUMA, este se ponga en producción,
seguidamente procediendo a realizar los ajustes que
se consideren pertinentes, lo anterior ante la
imperiosa necesidad identificada por el área funcional
en poner en marcha el sistema de información, el cual
redundará en la eficiencia de su gestión al
automatizarla, aunado al beneficio que tendrían los
usuarios de los servicios públicos que esta área presta,
en el Sistema General de Seguridad Social en Salud.
Resultado Auditorias de
GestiónObservación
Resolución de Conflictos
derivados entre los actores
del Sistema General de
Seguridad Social en Salud
Central Abierto SIN INFORMACIÓN
Número plan Descripción Fuente Tipificación Tipo acción Proceso Ubicación Estado Actividad
13
En la muestra tomada para el desarrollo del ejercicio
(5 expedientes), se evidenció incumplimiento de los
términos previstos en el artículo 128 de la Ley 1438 de
2011, esto es, diez días contados a partir del
vencimiento del termino para alegar de conclusión,
para realizar la emisión del fallo de instancia, por lo
cual se solicitó a la Superintendencia Delegada para
Procesos Administrativos presentar y gestionar un plan
de mejoramiento que elimine las causas que
originaron el hallazgo.
Resultado Auditorias de
GestiónHallazgo
Gestión del Procedimiento
AdministrativoCentral Abierto SIN INFORMACIÓN
Número plan Descripción Fuente Tipificación Tipo acción Proceso Ubicación Estado Actividad
13
En la muestra tomada para el desarrollo del ejercicio
(5 expedientes), se evidenció incumplimiento de los
términos previstos en el artículo 128 de la Ley 1438 de
2011, esto es, diez días contados a partir del
vencimiento del termino para alegar de conclusión,
para realizar la emisión del fallo de instancia, por lo
cual se solicitó a la Superintendencia Delegada para
Procesos Administrativos presentar y gestionar un plan
de mejoramiento que elimine las causas que
originaron el hallazgo.
Resultado Auditorias de
GestiónHallazgo
Gestión del Procedimiento
AdministrativoCentral Abierto SIN INFORMACIÓN
Número plan Descripción Fuente Tipificación Tipo acción Proceso Ubicación Estado Actividad
19
Delegada de gestión de riesgos Evaluación Integral de
Riesgos de Sujetos Vigilados Control A.11.2.8.
relacionado con Equipos de usuario desatendido
políticas de tercer nivel del subsistema de gestión de
seguridad de la información (ASPO-09 versión 4)
numeral 7.11 f.). Se observa un computador personal
sin bloqueo de terminal y sin uso por parte de algún
usuario, lo cual incumple con lo indicado en las
políticas de tercer nivel del subsistema de gestión de
seguridad de la información.
Resultado de auditorias
externasNo conformidad
Evaluación Integral de
Riesgos de Sujetos
Vigilados
Central Abierto SIN INFORMACIÓN
COFL03
Descripción
Durante la entrevista con el Superintendente Delegado
y los asistentes a la Auditoría; no se reconoce
claramente la política y objetivos del Subsistema de
Gestión de la Calidad (SGC), así como los métodos para
la identificación del incumplimiento de requisitos y el
tratamiento de los mismos. Lo anterior, es un
incumplimiento de lo establecido en el numeral 7.3 de
la ISO 9001 versión 2015 en relación a que la Entidad
debe asegurar que su personal tome conciencia sobre
los elementos del SGC.
SUPERINTENDENCIA NACIONAL DE SALUD
SEGUIMIENTO PLANES DE MEJORAMIENTO
No se asegura que el personal que realice trabajos que
afecten la conformidad con los requisitos del producto
sea competente con base en la formación apropiada.
No se asegura que se esté evaluando la eficacia de las
acciones tomadas, cuando se proporciona capacitación
u otras acciones para fortalecer la competencia del
personal.
Unidad de medida Fecha inicio Fecha fin AvanceAvance del
plan
Dependencia Responsable del
ProcesoObservaciones
FECHA NO
DEFINIDA100% 100%
Superintendencia Delegada de
Medidas Especiales
La Delegada para las Medidas Especiales ha desarrollado 3 sesiones de socialización de politicas y
objetivos del Sistema de Gestión de Calidad-SGC y conocimiento de la información publicada en la
página web de la entidad.
Documento con el
análisis de las
capacitaciones
6/03/2018 30/03/2018 100%
Se realiza documento de análisis en el cual se determina la pertinencia de evaluar todos los eventos de
capacitación sin tener en cuenta el número de horas de los mismos.
EVIDENCIA: DOCUMENTO DE ANALISIS
Indicador ajustado de
acuerdo con el análisis
realizado
6/03/2018 30/03/2018 100%
Se ajusta el indicador y se envía solicitud a la Oficina Asesora de Planeación de ajuste mediante
Memorando con NURC 3-2018-004438 del 21 de marzo de 2018.
100%
Grupo de Talento Humano
adscrito a Secretaria General
de la Entidad
SUPERINTENDENCIA NACIONAL DE SALUD
SEGUIMIENTO PLANES DE MEJORAMIENTO
C:\Users\peter.vargas\
Documents\PETER V.P. SUPER SALUD\
VIGENCIA 2018\PLAN DE
MEJORAMIENTO 2018\OFPLA\Copia
de Mod
elo_DOFA_2018 (002).xlsx
C:\Users\peter.vargas\
Documents\PETER V.P. SUPER SALUD\
VIGENCIA 2018\PLAN DE
MEJORAMIENTO 2018\OFPLA\Copia de MATRIZ DOFA SNS (002).XLSX
DescripciónNo se asegura que el personal que realice trabajos que
afecten la conformidad con los requisitos del producto
sea competente con base en la formación apropiada.
No se asegura que se esté evaluando la eficacia de las
acciones tomadas, cuando se proporciona capacitación
u otras acciones para fortalecer la competencia del
personal.
La Entidad tiene establecidos los indicadores de
gestión, como mecanismos de medición para los
procesos, sin embargo al verificar la pertinencia y
aplicabilidad de los mismos, en los diferentes procesos
auditados, se logró evidenciar que los mismos miden
en algunas ocasiones solamente el cumplimiento de
hitos, más no la capacidad de los procesos para
alcanzar los resultados planificados.
Unidad de medida Fecha inicio Fecha fin AvanceAvance del
plan
Dependencia Responsable del
ProcesoObservaciones
Indicador ajustado y
formalizado6/03/2018 30/03/2018 100%
Mediante Memorando 3-2018-004595 del 23 de marzo de 2018, la Oficina Asesora de Planeación
aprueba el ajuste del indicador. El indicador ajustado se puede consultar en :
https://www.supersalud.gov.co/es-co/superintendencia/politicas-planes-y-programas/plan-anual-de-
gestion
Procedimiento y Manual
modificados6/03/2018 30/03/2018 100%
Mediante memorando 3-2018-004593 del 23 de marzo de 2018, la oficina Asesora de Planeacion
aprueba el ajuste del procedimiento FCPD02 Ejecución y Evalaución del PIC, al igual que el ajuste del
PPMN01 - Manual de Contrtación y Supervisión de la Entidad. Los documentos anteriores con los
respectivos ajustes pueden ser consultados en en : https://www.supersalud.gov.co/es-
co/superintendencia/sistema-integrado-de-gestion/subsistema-gestion-de-calidad
numérico 15/02/2018 30/03/2018 100%
Se realizó analisis de las actividades de la OAP que se venian midiendo con el indicador de Hitos, en los
cuales se hicieron diferentes propuestas de acuerdo a las recomendaciones del auditor externo. Esto se
puede evidenciar en el PAG publicado en la pagina web en el siguiente link:
https://www.supersalud.gov.co/es-co/superintendencia/politicas-planes-y-programas/plan-anual-de-
gestion
100%
Grupo de Talento Humano
adscrito a Secretaria General
de la Entidad
Oficina Asesora de Planeación83%
C:\Users\andrea.lopez\
Documents\2018 SUPER SALUD\PAG
2018\SEGUIMIENTOS\
OF. PLANEACIÓN\2. FEBRERO\
CAPACITACION INDICADORES Y
PLANES.pptm
C:\Users\andrea.lopez\
Documents\2018 SUPER SALUD\PAG
2018\SEGUIMIENTOS\
OF. PLANEACIÓN\2. FEBRERO\Inf.
Evaluación Cap.docx
Descripción
La Entidad tiene establecidos los indicadores de
gestión, como mecanismos de medición para los
procesos, sin embargo al verificar la pertinencia y
aplicabilidad de los mismos, en los diferentes procesos
auditados, se logró evidenciar que los mismos miden
en algunas ocasiones solamente el cumplimiento de
hitos, más no la capacidad de los procesos para
alcanzar los resultados planificados.
Unidad de medida Fecha inicio Fecha fin AvanceAvance del
plan
Dependencia Responsable del
ProcesoObservaciones
numérico 15/02/2018 30/03/2018 100%
Se realizó capacitación al interior de la OAP, como unificación de criterios en relación a la formulación
de Indicadores. Esta se llevo a cabo el dia 28 de febrero en el auditorio del 1 piso. De igual forma se
anexa la evidencia en donde se solicita el acompañaniento del DAFP, sin embargo por vía telefonica nos
manifestaron que por la implementación del MIPG, todos los esfuerzos de capacitaciuón estan
encaminados a la explicación del nuevo modelo y por lo tanto no tienen disponibilidad para el
acompñamiento solicitado, por lo que se decidió tomar como base de aplicación la Guía expedidad por
el DAFP para la formulación de indicadores.
numérico 15/02/2018 30/03/2018 100%
Se realizó analisis de las actividades de la OAP que se venian midiendo con el inidcador de Hitos, en los
cuales se hicieron diferentes propuestas de acuerdo a las recomendaciones del auditor externo. Esto se
puede evidenciar en el PAG publicado en la pagina web en el siguiente link:
https://www.supersalud.gov.co/es-co/superintendencia/politicas-planes-y-programas/plan-anual-de-
gestion
numérico 15/02/2018 30/03/2018 100%
Se realizó capacitación al interior de la OAP, como unificación de criterios en relación a la formulación
de Indicadores. Esta se llevo a cabo el dia 28 de febrero en el auditorio del 1 piso. De igual forma se
anexa la evidencia en donde se solicita el acompañaniento del DAFP, sin embargo por vía telefonica nos
manifestaron que por la implementación del MIPG, todos los esfuerzos de capacitaciuón estan
encaminados a la explicación del nuevo modelo y por lo tanto no tienen disponibilidad para el
acompñamiento solicitado, por lo que se decidió tomar como base de aplicación la Guía expedidad por
el DAFP para la formulación de indicadores.
Oficina Asesora de Planeación83%
C:\Users\andrea.lopez\
Documents\2018 SUPER SALUD\PAG
2018\SEGUIMIENTOS\
OF. PLANEACIÓN\2. FEBRERO\
CAPACITACION INDICADORES Y
PLANES.pptm
C:\Users\andrea.lopez\
Documents\2018 SUPER SALUD\PAG
2018\SEGUIMIENTOS\
OF. PLANEACIÓN\2. FEBRERO\Inf.
Evaluación Cap.docx
C:\Users\andrea.lopez\
Documents\2018 SUPER SALUD\PAG
2018\SEGUIMIENTOS\
OF. PLANEACIÓN\2. FEBRERO\
CAPACITACION INDICADORES Y
PLANES.pptm
C:\Users\andrea.lopez\
Documents\2018 SUPER SALUD\PAG
2018\SEGUIMIENTOS\
OF. PLANEACIÓN\2. FEBRERO\Inf.
Evaluación Cap.docx
Descripción
Que en los procesos de Administración de Justicia en
el Sistema General de Seguridad Social en Salud y
Resolución de Conflictos en el Sistema General de
Seguridad Social en Salud, se pudo evidenciar
incumplimiento de la Guía Organización de Archivo de
Gestión (GDGU01) y en concreto, de los numerales 8.5
Foliación y el numeral 8.6.1 Rotulación de cajas y
carpetas de documentos físicos, así como de la
actividad No. 4 de los procedimientos Tramite
Jurisdiccional a petición de parte y Tramite de
Conciliación a petición de parte, por cuanto la muestra
presentó expedientes sin carpetas, algunos se
encontraban sin la carpeta idónea y sin la foliación
correspondiente.
Que, el riesgo denominado Inoportunidad en el
trámite jurisdiccional se materializó, estableciendo que
los controles y acciones incorporadas en la matriz de
riesgos no resultan ser suficientes o adecuados,
encontrando que, de las causas igualmente
identificadas, las que han influido en mayor grado para
materializar el riesgo, son las identificadas con los
numerales 1 y 11, las cuales son: 1. [...] personal
insuficiente para responder a la demanda de la función
jurisdiccional. 11. [...] La norma que regula el
procedimiento y los términos de la función
jurisdiccional no es coherente con el tecnicismo y el
tiempo que implica algunos de los asuntos de
competencia [...].
La Entidad tiene establecidos los indicadores de
gestión, como mecanismos de medición para los
procesos, sin embargo al verificar la pertinencia y
aplicabilidad de los mismos, en los diferentes procesos
auditados, se logró evidenciar que los mismos miden
en algunas ocasiones solamente el cumplimiento de
hitos, más no la capacidad de los procesos para
alcanzar los resultados planificados.
Unidad de medida Fecha inicio Fecha fin AvanceAvance del
plan
Dependencia Responsable del
ProcesoObservaciones
numérico 15/02/2018 30/03/2018 100%
Se realizó analisis de las actividades de la OAP que se venian midiendo con el inidcador de Hitos, en los
cuales se hicieron diferentes propuestas de acuerdo a las recomendaciones del auditor externo. Esto se
puede evidenciar en el PAG publicado en la pagina web en el siguiente link:
https://www.supersalud.gov.co/es-co/superintendencia/politicas-planes-y-programas/plan-anual-de-
gestion
FECHA NO
DEFINIDA0% 0%
Superintendencia Delegada
Para la Función Jurisdiccional y
de Conciliación.
El hallazgo fue trasladado al proceso de Gestión Documental.
FECHA NO
DEFINIDA0% 0%
Superintendencia Delegada
Para la Función Jurisdiccional y
de Conciliación.
Las acciones de mitigación contenidas en la matriz de riesgo no resultaron eficaces toda vez que no
existió oportunidad legislativa para proponer reformas legales al procedimiento jurisdiccional. Con las
reformas normativas se busca que el término procesal establecido en la norma sea más coherente con
la naturaleza técnica de los asuntos de competencia de la función jurisdiccional, y principalmente un
término que permita garantizar los principios que rigen el procesos jurisdiccional (derecho de defensa y
contradicción, debido proceso, publicidad etc).
En este sentido la SDFJC inisitirá y reiterará la solicitud de introducir la reforma legal correspondiente.
En caso de que exista iniciativa lesgislativa en el 2018 , se solicitará al Superintendente Nacional de
Salud, la inclusión en el proyecto de ley que corresponda de acuerdo con las funciones de la entidad.
Oficina Asesora de Planeación83%
C:\Users\andrea.lopez\
Documents\2018 SUPER SALUD\PAG
2018\SEGUIMIENTOS\
OF. PLANEACIÓN\2. FEBRERO\
CAPACITACION INDICADORES Y
PLANES.pptm
C:\Users\andrea.lopez\
Documents\2018 SUPER SALUD\PAG
2018\SEGUIMIENTOS\
OF. PLANEACIÓN\2. FEBRERO\Inf.
Evaluación Cap.docx
C:\Users\andrea.lopez\
Documents\2018 SUPER SALUD\PAG
2018\SEGUIMIENTOS\
OF. PLANEACIÓN\2. FEBRERO\
CAPACITACION INDICADORES Y
PLANES.pptm
C:\Users\andrea.lopez\
Documents\2018 SUPER SALUD\PAG
2018\SEGUIMIENTOS\
OF. PLANEACIÓN\2. FEBRERO\Inf.
Evaluación Cap.docx
Descripción
En la muestra se evidenció, el NO cumplimiento de los
términos preceptuados en la Ley (Art. 41 Ley 1122 de
2007, adicionado por el Artículo 126 de la Ley 1438 de
2011), esto es, los diez días para emitir los
correspondientes fallos de instancia; lo anterior en
atención a la descripción y verificación que se
efectuara de cada expediente, la cual se encuentra
incorporada en el informe de auditoria; reiterando que
este hallazgo fue incorporado en informe de auditoria
al Sistema Integrado de Gestión (SIG) presentado al
Despacho del señor Superintendente Nacional de
Salud con NURC 3-2017-008398 del 31 de mayo de
2017; aspecto este del cual se deberá presentar y
gestionar el correspondiente plan de mejoramiento,
con el fin se eliminen las causas que lo originan.
Se recomienda a la Superintendencia Delegada para la
Función Jurisdiccional y de Conciliación y a la Oficina
de Tecnologías de la Información, realizar desde ya
mesas de trabajo conjuntas solicitadas por la
Superintendencia Delegada para la Función
Jurisdiccional y de Conciliación, que permitan
establecer las mejoras y ajustes a realizar en el sistema
de información para el manejo de los procesos
jurisdiccionales y de conciliación que se tramitan ante
la Superintendencia Nacional de Salud, con el objeto,
poner en marcha el aplicativo una vez se adquiera y
ponga en producción el nuevo gestor documental; es
decir, de resultar viable técnicamente, se sugiere, una
vez interopere el software SJC con el nuevo gestor
documental SUMA, este se ponga en producción,
seguidamente procediendo a realizar los ajustes que
se consideren pertinentes, lo anterior ante la
imperiosa necesidad identificada por el área funcional
en poner en marcha el sistema de información, el cual
redundará en la eficiencia de su gestión al
automatizarla, aunado al beneficio que tendrían los
usuarios de los servicios públicos que esta área presta,
en el Sistema General de Seguridad Social en Salud.
Unidad de medida Fecha inicio Fecha fin AvanceAvance del
plan
Dependencia Responsable del
ProcesoObservaciones
FECHA NO
DEFINIDA0% 0%
Superintendencia Delegada
Para la Función Jurisdiccional y
de Conciliación.
En reiterados escenarios la SDFJC ha expuesto y evidenciado la imposibilidad técnica y jurídica de emitir
sentencias en los términos previstos en la ley. Se han efectuados reconocidos esfuerzos y adoptado
diferentes estrategias de efectivización de la gestión cuyo resultado arroja la necesidad de focalizar
mayores esfuerzos en aquellos asuntos de competencia de la FJ que estan directamente relacionados
con la salud y la vida de las personas. En este sentido se ha puesto en marcha una estrategia especial
para los tres siguientes asuntos: 1. Cobertura de servicios POS. 2. Prestaciones excluidas del Plan de
Beneficios en Salud y 3. Multiafiliación. Estos tres asuntos son los que involucran en esencia, el
propósito legal de la FJ, esto es, la protección de los derecho a la salud de los usuarios. Así las cosas, se
ha definido un trámite especial, con priorización de recepción, reparto, asignación, sustanciación,
revisión, firma y notificación de las providencias proferidas en esta clase de procesos. La SDFJC ha
involucrado a sus funcionarios en el control de los términos en los asuntos anteriormente descritos,
buscando reducir ostensiblemente los términos hasta lograr emitir fallo en un término de 30 días.
FECHA NO
DEFINIDA100% 100%
Superintendencia Delegada
Para la Función Jurisdiccional y
de Conciliación.
Los funcionarios de esta delegatura líderes del proceso de socialización del SOFTWARE SJC, llevaron a
cabo durante el 2016 las capacitaciones a todos los demás funcionarios involucrados en el uso del
aplicativo. A partir de este momento, se han coordinado una serie de sesiones de trabajo, con el
acompañamiento de la OTI, para involucrar a los diferentes roles en el uso del recurso. Muestra de ello
son las mesas de trabajo en las que se consolidó el proceso de entendimiento del flujo del proceso, con
el secretario de la función jurisdiccional y con los demás coordinadores. Esta dinámica tiene como
propósito, que los coordinadores retrasmitan información a los funcionarios de sus grupos y
principalmente que actualicen los formatos de las providencias que van a ser usados en el software. Así
las cosas esta delegatura a continuado con el proceso de alistamiento e interiorización del aplicativo
para iniciar con el primer trámite jurisdiccional a través de éste, en el momento en que se cuente con la
interoperavilidad con el sistema de gestión documental.
De otra parte la SDFJC solicitará, en la presente vigencia, un estudio de cargas laborales, sustentado en
el incremento ostensible de las demandas interpuestas, a partir de cuyo resultado se analice la
necesidad de aumentar la planta de personal asignada a la FJ y de descentralizar la FJ.
Descripción
Se recomienda a la Superintendencia Delegada para la
Función Jurisdiccional y de Conciliación y a la Oficina
de Tecnologías de la Información, realizar desde ya
mesas de trabajo conjuntas solicitadas por la
Superintendencia Delegada para la Función
Jurisdiccional y de Conciliación, que permitan
establecer las mejoras y ajustes a realizar en el sistema
de información para el manejo de los procesos
jurisdiccionales y de conciliación que se tramitan ante
la Superintendencia Nacional de Salud, con el objeto,
poner en marcha el aplicativo una vez se adquiera y
ponga en producción el nuevo gestor documental; es
decir, de resultar viable técnicamente, se sugiere, una
vez interopere el software SJC con el nuevo gestor
documental SUMA, este se ponga en producción,
seguidamente procediendo a realizar los ajustes que
se consideren pertinentes, lo anterior ante la
imperiosa necesidad identificada por el área funcional
en poner en marcha el sistema de información, el cual
redundará en la eficiencia de su gestión al
automatizarla, aunado al beneficio que tendrían los
usuarios de los servicios públicos que esta área presta,
en el Sistema General de Seguridad Social en Salud.
Unidad de medida Fecha inicio Fecha fin AvanceAvance del
plan
Dependencia Responsable del
ProcesoObservaciones
FECHA NO
DEFINIDA100% 100%
Superintendencia Delegada
Para la Función Jurisdiccional y
de Conciliación.
Los funcionarios de esta delegatura líderes del proceso de socialización del SOFTWARE SJC, llevaron a
cabo durante el 2016 las capacitaciones a todos los demás funcionarios involucrados en el uso del
aplicativo. A partir de este momento, se han coordinado una serie de sesiones de trabajo, con el
acompañamiento de la OTI, para involucrar a los diferentes roles en el uso del recurso. Muestra de ello
son las mesas de trabajo en las que se consolidó el proceso de entendimiento del flujo del proceso, con
el secretario de la función jurisdiccional y con los demás coordinadores. Esta dinámica tiene como
prósito, que los coordinadores retrasmitan información a los funcionarios de sus grupos y
principalmente que actualicen los formatos de las providencias que van a ser usados en el software. Así
las cosas esta delegatura a continuado con el proceso de alistamiento e interiorización del aplicativo
para iniciar con el primer trámite jurisdiccional a través de éste, en el momento en que se cuente con la
interoperavilidad con el sistema de gestión documental.
Descripción
En la muestra tomada para el desarrollo del ejercicio
(5 expedientes), se evidenció incumplimiento de los
términos previstos en el artículo 128 de la Ley 1438 de
2011, esto es, diez días contados a partir del
vencimiento del termino para alegar de conclusión,
para realizar la emisión del fallo de instancia, por lo
cual se solicitó a la Superintendencia Delegada para
Procesos Administrativos presentar y gestionar un plan
de mejoramiento que elimine las causas que
originaron el hallazgo.
Unidad de medida Fecha inicio Fecha fin AvanceAvance del
plan
Dependencia Responsable del
ProcesoObservaciones
FECHA NO
DEFINIDA0% 0%
Superintendencia Delegada de
Procesos Administrativos
1. El artículo 52 de la Ley 1437 de 2011, dispone que la administración cuenta con un término de tres
(3) años para imponer sanciones, por lo tanto el término determinado del artículo 128 de la Ley 1438
de 2011, es practicamente imposible de cumplir. No obstante, lo anterior, se ha implementado un plan
de descongestión desde el año 2014 , permitiendo proyectar una cifra superior a los 11.000 actos
administrativos. De esta manera la Delegada pasó de tener mas de 20.000 casos por resolver en el año
2014, a menos de 3000 en el año 2017. Así mismo se logró disminuir el número de declaratorias de
caducidad (2015:401; 2016: 612; 2017:124). Para el año 2018 y a fin de evitar que se repita la situación
sufrida en años anteriores a título de fortalecimiento se viene ejecutando un plan de inversión, con
menores recursos que en años anteriores, a través del cual se han entregado 207 proyectos de acto
administrativo. Es de anotar que durante el primer trimestre de 2018, de acuerdo al sistema SIAD, solo
se ha declarado un numero de 5 caducidades, lo cual demuestra la tendencia decreciente de la
operancia de este fenómeno. Así mismo, con corte a marzo de 2018, el numero de expedientes en
trámite que requieren de alguna actuación por parte de la Delegada se ha reducido . De acuerdo con lo
anterior, se puede concluir que las medidas adoptadas, mediante el plan de descongestión, han sido
altamente efectivas, pues de una parte han permitido disminuir el numero de expedientes en trámite y
de otra reducir el numero de caducidades, lo cual indica una mayor oportunidad en la función de la
Delegada. De otra parte debemos reiterar, que, la jurisprudencia de la Corte Constitucional y del
Consejo de Estado, han señalado que el cumplimiento de los términos por parte de la administración o
las entidades judiciales, se puede postergar por razones de carga laboral, por la complejidad del asunto,
o para lograr la correcta garantía de los derechos de las personas que se encuentren en una situación
judicial o administrativa.
DescripciónEn la muestra tomada para el desarrollo del ejercicio
(5 expedientes), se evidenció incumplimiento de los
términos previstos en el artículo 128 de la Ley 1438 de
2011, esto es, diez días contados a partir del
vencimiento del termino para alegar de conclusión,
para realizar la emisión del fallo de instancia, por lo
cual se solicitó a la Superintendencia Delegada para
Procesos Administrativos presentar y gestionar un plan
de mejoramiento que elimine las causas que
originaron el hallazgo.
Unidad de medida Fecha inicio Fecha fin AvanceAvance del
plan
Dependencia Responsable del
ProcesoObservaciones
FECHA NO
DEFINIDA0% 0%
Superintendencia Delegada de
Procesos Administrativos
1. El artículo 52 de la Ley 1437 de 2011, dispone que la administración cuenta con un término de tres
(3) años para imponer sanciones, por lo tanto el término determinado del artículo 128 de la Ley 1438
de 2011, es practicamente imposible de cumplir. No obstante, lo anterior, se ha implementado un plan
de descongestión desde el año 2014 , permitiendo proyectar una cifra superior a los 11.000 actos
administrativos. De esta manera la Delegada pasó de tener mas de 20.000 casos por resolver en el año
2014, a menos de 3000 en el año 2017. Así mismo se logró disminuir el número de declaratorias de
caducidad (2015:401; 2016: 612; 2017:124). Para el año 2018 y a fin de evitar que se repita la situación
sufrida en años anteriores a título de fortalecimiento se viene ejecutando un plan de inversión, con
menores recursos que en años anteriores, a través del cual se han entregado 207 proyectos de acto
administrativo. Es de anotar que durante el primer trimestre de 2018, de acuerdo al sistema SIAD, solo
se ha declarado un numero de 5 caducidades, lo cual demuestra la tendencia decreciente de la
operancia de este fenómeno. Así mismo, con corte a marzo de 2018, el numero de expedientes en
trámite que requieren de alguna actuación por parte de la Delegada se ha reducido . De acuerdo con lo
anterior, se puede concluir que las medidas adoptadas, mediante el plan de descongestión, han sido
altamente efectivas, pues de una parte han permitido disminuir el numero de expedientes en trámite y
de otra reducir el numero de caducidades, lo cual indica una mayor oportunidad en la función de la
Delegada. De otra parte debemos reiterar, que, la jurisprudencia de la Corte Constitucional y del
Consejo de Estado, han señalado que el cumplimiento de los términos por parte de la administración o
las entidades judiciales, se puede postergar por razones de carga laboral, por la complejidad del asunto,
o para lograr la correcta garantía de los derechos de las personas que se encuentren en una situación
judicial o administrativa.
Descripción
Delegada de gestión de riesgos Evaluación Integral de
Riesgos de Sujetos Vigilados Control A.11.2.8.
relacionado con Equipos de usuario desatendido
políticas de tercer nivel del subsistema de gestión de
seguridad de la información (ASPO-09 versión 4)
numeral 7.11 f.). Se observa un computador personal
sin bloqueo de terminal y sin uso por parte de algún
usuario, lo cual incumple con lo indicado en las
políticas de tercer nivel del subsistema de gestión de
seguridad de la información.
Unidad de medida Fecha inicio Fecha fin AvanceAvance del
plan
Dependencia Responsable del
ProcesoObservaciones
FECHA NO
DEFINIDA100% 100%
Superintendencia Delegada
Para la Supervisión de Riesgos
Se ha realizado sensibilización al personal de la Delegada de Riesgos, a través de la socialización de los
resultados de la Auditoria al Subsistema de Seguridad de la Información. Ver Correo Electronico del
29/11/2017 enviado por el Superintendente Delegado para l a Supervision de Riesgos a todos los
funcionarios de la Delegada, denominado: "NO CONFORMIDADES AUDITORIA SUBSISTEMA SEGURIDAD
DE LA INFORMACION".
De igual manera se recordó a los funcionarios a través de comunicacion interna sobre el cumplimiento
de las políticas de tercer nivel del subsistema de gestión de seguridad de la información., así como al
cumplimiento de la Norma ISO 27001:2013,
especialmente en lo que hace referencia a: Control A.11.2.8. relacionado con Equipos de usuario
desatendido / políticas de tercer nivel del subsistema de gestión de seguridad de la información (ASPO-
09 versión 4) numeral 7.11 f.); . Ver Correo Electronico enviado EL 13/04/2018 por el Superintendente
Delegado para la Supervision de Riesgos a todos los funcionarios de la Delegada, denominado:""SOBRE
SUBSISTEMA DE SEGURIDAD DE LA INFORMACIÓN"Con las actividades registradas se dio cumplimiento
a las acciones encaminadas a subsanar la No conformidad en un 100%.
RV Seg No Conf Audit al Subs Seg de la Infor.msgMatriz Ajustada.msg
Descripción
Durante la entrevista con el Superintendente Delegado
y los asistentes a la Auditoría; no se reconoce
claramente la política y objetivos del Subsistema de
Gestión de la Calidad (SGC), así como los métodos para
la identificación del incumplimiento de requisitos y el
tratamiento de los mismos. Lo anterior, es un
incumplimiento de lo establecido en el numeral 7.3 de
la ISO 9001 versión 2015 en relación a que la Entidad
debe asegurar que su personal tome conciencia sobre
los elementos del SGC.
SUPERINTENDENCIA NACIONAL DE SALUD
SEGUIMIENTO PLANES DE MEJORAMIENTO
No se asegura que el personal que realice trabajos que
afecten la conformidad con los requisitos del producto
sea competente con base en la formación apropiada.
No se asegura que se esté evaluando la eficacia de las
acciones tomadas, cuando se proporciona capacitación
u otras acciones para fortalecer la competencia del
personal.
Seguimiento Oficina de Control Interno Valoración
Validados los soportes suministrados por la Superintendencia Delegada Para las Medidas
Especiales y que sustentan las gestiones adelantadas respecto al hallazgo identificado, se
concluye que los mismos mitigan eficazmente la debilidad identificada, por cuanto se
realizaron jornadas de socialización en donde se reforzaron temas al interior de la
dependencia, relacionados con Políticas y Objetivos de calidad, y como prueba de ello se
validó las listas de asistencia que confirman su ejecución. Al respecto se concluye que la acción
realizada por la Superintendencia Para las Medidas Especiales es efectivo y eficaz.
EFECTIVO
La Oficina de Control Interno, verifica la evidencia aportada por el Grupo de Talento Humano,
el cual es el documento de análisis, correspondciente al análisis del impacto de las
capacitaciones con intensidad horaria menor a 40 horas.
EFECTIVO
La Oficina de Control Interno, verifica la evidencia aportada por el Grupo de Talento Humano,
correspondientediente a replantear el indicador actual propuesto para de acuerdo con el
resultado del análisis
EFECTIVO
DescripciónNo se asegura que el personal que realice trabajos que
afecten la conformidad con los requisitos del producto
sea competente con base en la formación apropiada.
No se asegura que se esté evaluando la eficacia de las
acciones tomadas, cuando se proporciona capacitación
u otras acciones para fortalecer la competencia del
personal.
La Entidad tiene establecidos los indicadores de
gestión, como mecanismos de medición para los
procesos, sin embargo al verificar la pertinencia y
aplicabilidad de los mismos, en los diferentes procesos
auditados, se logró evidenciar que los mismos miden
en algunas ocasiones solamente el cumplimiento de
hitos, más no la capacidad de los procesos para
alcanzar los resultados planificados.
Seguimiento Oficina de Control Interno Valoración
La Oficina de Control Interno, verifica la evidencia aportada por el Grupo de Talento Humano,
correspondiente a ajuste y formalización del indicador.EFECTIVO
La Oficina de Control Interno, verifica la evidencia aportada por el Grupo de Talento Humano,
correspondiente a Procedimiento y Manual modificados.EFECTIVO
La Oficina de Control Intenro, pudo evidenciar, que fueron efectuadas mesas de trabajo entre
los funcionaios de ls Oficina Asesora de PLaneación, con el ánimo de definir unificación de
criterios en relación a la formulación de Indicadores; actividad que fue ejecutada el dia 28 de
febrero en el auditorio del 1 piso; por lo anterior, se puede ahora concluir que el cumplimiento
de la actividad fue de manera eficaz.
EFECTIVO
Descripción
La Entidad tiene establecidos los indicadores de
gestión, como mecanismos de medición para los
procesos, sin embargo al verificar la pertinencia y
aplicabilidad de los mismos, en los diferentes procesos
auditados, se logró evidenciar que los mismos miden
en algunas ocasiones solamente el cumplimiento de
hitos, más no la capacidad de los procesos para
alcanzar los resultados planificados.
Seguimiento Oficina de Control Interno Valoración
Validados los soportes suministrados por la Oficina Asesora de Planeación, los cuales permiten
sustentar la gestión desarrollada, respecto del hallazgo identificado, se concluye que los
mismos contribuyen a subsanar de manera eficaz la debilidad identificada en auditoría
efectuada; más sin embargo se evidencia que a la fecha, si bien, fue solicitado el respectivo
acompañamiento al DAFP, el mismo no se ha materializado.
EFECTIVO
La Oficina de Control Intenro, pudo evidenciar, que fueron efectuadas mesas de trabajo entre
los funcionaios de ls Oficina Asesora de PLaneación, con el ánimo de definir unificación de
criterios en relación a la formulación de Indicadores; actividad que fue ejecutada el dia 28 de
febrero en el auditorio del 1 piso; por lo anterior, se puede ahora concluir que el cumplimiento
de la actividad fue de manera eficaz.
EFECTIVO
Validados los soportes suministrados por la Oficina Asesora de Planeación, los cuales permiten
sustentar la gestión desarrollada, respecto del hallazgo identificado, se concluye que los
mismos contribuyen a subsanar de manera eficaz la debilidad identificada en auditoría
efectuada; más sin embargo se evidencia que a la fecha, si bien, fue solicitado el respectivo
acompañamiento al DAFP, el mismo no se ha materializado.
EFECTIVO
Descripción
Que en los procesos de Administración de Justicia en
el Sistema General de Seguridad Social en Salud y
Resolución de Conflictos en el Sistema General de
Seguridad Social en Salud, se pudo evidenciar
incumplimiento de la Guía Organización de Archivo de
Gestión (GDGU01) y en concreto, de los numerales 8.5
Foliación y el numeral 8.6.1 Rotulación de cajas y
carpetas de documentos físicos, así como de la
actividad No. 4 de los procedimientos Tramite
Jurisdiccional a petición de parte y Tramite de
Conciliación a petición de parte, por cuanto la muestra
presentó expedientes sin carpetas, algunos se
encontraban sin la carpeta idónea y sin la foliación
correspondiente.
Que, el riesgo denominado Inoportunidad en el
trámite jurisdiccional se materializó, estableciendo que
los controles y acciones incorporadas en la matriz de
riesgos no resultan ser suficientes o adecuados,
encontrando que, de las causas igualmente
identificadas, las que han influido en mayor grado para
materializar el riesgo, son las identificadas con los
numerales 1 y 11, las cuales son: 1. [...] personal
insuficiente para responder a la demanda de la función
jurisdiccional. 11. [...] La norma que regula el
procedimiento y los términos de la función
jurisdiccional no es coherente con el tecnicismo y el
tiempo que implica algunos de los asuntos de
competencia [...].
La Entidad tiene establecidos los indicadores de
gestión, como mecanismos de medición para los
procesos, sin embargo al verificar la pertinencia y
aplicabilidad de los mismos, en los diferentes procesos
auditados, se logró evidenciar que los mismos miden
en algunas ocasiones solamente el cumplimiento de
hitos, más no la capacidad de los procesos para
alcanzar los resultados planificados.
Seguimiento Oficina de Control Interno Valoración
La Oficina de Control Intenro, pudo evidenciar, que fueron efectuadas mesas de trabajo entre
los funcionaios de ls Oficina Asesora de PLaneación, con el ánimo de definir unificación de
criterios en relación a la formulación de Indicadores; actividad que fue ejecutada el dia 28 de
febrero en el auditorio del 1 piso; por lo anterior, se puede ahora concluir que el cumplimiento
de la actividad fue de manera eficaz.
EFECTIVO
El seguimiento a las acciones correctivas se efectuará desde el proceso de Gestión Documental
Institucional.REASIGNADO
Si bien es cierto existe la necesidad de tramitar y materailizar una reforma legal que permita
ejercer la función jurisdicional en terminos mas flexibles, atendiendo la naturaleza de los
asuntos de competencia de esta importante función, aspecto que requiere de la aquiescencia
de un factor externo al proceso como los es el tramite legislativo que realice sobre el
párticular, en este caso, el Congreso de la República; tambien lo es que, se deben definir
medidas, acciones o controles que permitan imprimir mejoramiento continuo en relación con
la disminución de tiempos para la sustanciación de los expedientes en que se avoque
conocimiento, al punto de evitar la continua materialización del riesgo denominado
"Inoportunidad en el tramite jurisdicional".
Dado que las acciones de mejoramiento no se han implementado NO existe grado de eficacia
de las mismas.
NO EFICTIVO
Descripción
En la muestra se evidenció, el NO cumplimiento de los
términos preceptuados en la Ley (Art. 41 Ley 1122 de
2007, adicionado por el Artículo 126 de la Ley 1438 de
2011), esto es, los diez días para emitir los
correspondientes fallos de instancia; lo anterior en
atención a la descripción y verificación que se
efectuara de cada expediente, la cual se encuentra
incorporada en el informe de auditoria; reiterando que
este hallazgo fue incorporado en informe de auditoria
al Sistema Integrado de Gestión (SIG) presentado al
Despacho del señor Superintendente Nacional de
Salud con NURC 3-2017-008398 del 31 de mayo de
2017; aspecto este del cual se deberá presentar y
gestionar el correspondiente plan de mejoramiento,
con el fin se eliminen las causas que lo originan.
Se recomienda a la Superintendencia Delegada para la
Función Jurisdiccional y de Conciliación y a la Oficina
de Tecnologías de la Información, realizar desde ya
mesas de trabajo conjuntas solicitadas por la
Superintendencia Delegada para la Función
Jurisdiccional y de Conciliación, que permitan
establecer las mejoras y ajustes a realizar en el sistema
de información para el manejo de los procesos
jurisdiccionales y de conciliación que se tramitan ante
la Superintendencia Nacional de Salud, con el objeto,
poner en marcha el aplicativo una vez se adquiera y
ponga en producción el nuevo gestor documental; es
decir, de resultar viable técnicamente, se sugiere, una
vez interopere el software SJC con el nuevo gestor
documental SUMA, este se ponga en producción,
seguidamente procediendo a realizar los ajustes que
se consideren pertinentes, lo anterior ante la
imperiosa necesidad identificada por el área funcional
en poner en marcha el sistema de información, el cual
redundará en la eficiencia de su gestión al
automatizarla, aunado al beneficio que tendrían los
usuarios de los servicios públicos que esta área presta,
en el Sistema General de Seguridad Social en Salud.
Seguimiento Oficina de Control Interno Valoración
Ante el reconocimiento de contar con la imposibilidad técnica y jurídica de surtir el proceso y
emitir sentencias en los terminos previstos en la ley, y en procura de comenzar y avanzar en el
mejoramiento que el procedimiento requiere; priorizando la sustanciación de los tes (3)
asuntos que tienen una relación directa con la prestación de servicios de salud:
1. Cobertura de servicios POS.
2. Prestaciones excluidas del Plan de Beneficios en Salud y
3. Multiafiliación.
Salvo mejor concepto en contrario, se identifica como punto de partida para avanzar en el
camino correcto; aspecto que será evaluado por la Oficina de Control Interno en seguimientos
a la gestión programados en la presente vigencia 2018, donde acudiendo a tecnicas de
muestreo (selectivo o aleatorio) se verificaran expedientes que administren justícia en los tres
asuntos referidos, con el propósito de establecer el grado de eficacia de las aciones de mejora.
Dado que las acciones de mejoramiento no se han implementado NO existe grado de eficacia
de las mismas.
NO EFICTIVO
La Superintendencia Delegada para la Función jurisdicional, como área funcional, se encuentra
adelantando gestiones de alistamiento para una vez entre en produción el software SJC, se
cuente con lo necesario para gestionarlo, reiternado que la entrada en produción esta
condicionada a la interoperación con el nuevo gestor documental "SUMA" según se ha
manifestado.
Como evidencia de las gestiones adelantadas, se allegó copia de actas y listas de asistencia
donde se aboradaron los temas esgrimidos por la dependencia objeto de seguimiento,
estableciendo el acogimiento de la recomendación planteada por la Oficina de Control Interno
en informe de auditoria de gestión del mes de Octubre de 2017; estableciendo de igual forma
la Eficacia de las acciones realizadas, exclusivamente respecto de la recomendación formulada;
precisando que si bien es cierto, se evidenció el acogimiento de la recomendación, el objetivo
de la misma es avanzar en la puesta en produción del Sistema de Información evidenciando la
utilidad de la inversión realizada por la Entidad con la adquisición del software.
Como evidencia del acogimiento de la recomendación, esto es las reuniones llevadas a cabo
por área funcional y técnica se anexa actas y listas de asistencia de las reuniones surtidas.
La Oficina de Conbtrol Interno cambiara la calificación una vez el Software adquirido por la
SNS se encuentre efectivamente funcionando. Se han aportado como se indico anteriormente
evidencias de la adquisición de la herramienta y mesas de trabajo que permitan el
funcionamiento de la misma, pero se debe acreditar la eficacia con su puesta en producción.
NO EFICTIVO
Descripción
Se recomienda a la Superintendencia Delegada para la
Función Jurisdiccional y de Conciliación y a la Oficina
de Tecnologías de la Información, realizar desde ya
mesas de trabajo conjuntas solicitadas por la
Superintendencia Delegada para la Función
Jurisdiccional y de Conciliación, que permitan
establecer las mejoras y ajustes a realizar en el sistema
de información para el manejo de los procesos
jurisdiccionales y de conciliación que se tramitan ante
la Superintendencia Nacional de Salud, con el objeto,
poner en marcha el aplicativo una vez se adquiera y
ponga en producción el nuevo gestor documental; es
decir, de resultar viable técnicamente, se sugiere, una
vez interopere el software SJC con el nuevo gestor
documental SUMA, este se ponga en producción,
seguidamente procediendo a realizar los ajustes que
se consideren pertinentes, lo anterior ante la
imperiosa necesidad identificada por el área funcional
en poner en marcha el sistema de información, el cual
redundará en la eficiencia de su gestión al
automatizarla, aunado al beneficio que tendrían los
usuarios de los servicios públicos que esta área presta,
en el Sistema General de Seguridad Social en Salud.
Seguimiento Oficina de Control Interno Valoración
La Superintendencia Delegada para la Función jurisdicional, como área funcional, se encuentra
adelantando gestiones de alistamiento para una vez entre en produción el software SJC, se
cuente con lo necesario para gestionarlo, reiternado que la entrada en produción esta
condicionada a la interoperación con el nuevo gestor documental "SUMA" según se ha
manifestado.
Como evidencia de las gestiones adelantadas, se allegó copia de actas y listas de asistencia
donde se aboradaron los temas esgrimidos por la dependencia objeto de seguimiento,
estableciendo el acogimiento de la recomendación planteada por la Oficina de Control Interno
en informe de auditoria de gestión del mes de Octubre de 2017; estableciendo de igual forma
la Eficacia de las acciones, exclusivamente respecto de la recomendación formulada;
precisando que si bien es cierto, se evidenció el acogimiento de la recomendación, el objetivo
de la misma es avanzar en la puesta en produción del Sistema de Información evidenciando la
utilidad de la inversión realizada por la Entidad con la adquisición del software.
Como evidencia del acogimiento de la recomendación, esto es las reuniones llevadas a cabo
por área funcional y técnica se anexa actas y listas de asistencia de las reuniones surtidas.
EFECTIVO
Descripción
En la muestra tomada para el desarrollo del ejercicio
(5 expedientes), se evidenció incumplimiento de los
términos previstos en el artículo 128 de la Ley 1438 de
2011, esto es, diez días contados a partir del
vencimiento del termino para alegar de conclusión,
para realizar la emisión del fallo de instancia, por lo
cual se solicitó a la Superintendencia Delegada para
Procesos Administrativos presentar y gestionar un plan
de mejoramiento que elimine las causas que
originaron el hallazgo.
Seguimiento Oficina de Control Interno Valoración
Advierte la Oficina de Control Interno que el Plan de Mejoramiento que la Superintendencia
Delegada de Procesos Adminstrativos presentó a la Oficina Asesora de Planeación y que fue
aprobado por esta, no contiene las actividades a ejecutar para corregir el hallazgo, si se toma
en consideración que en la casilla "ACTIVIDADES O TAREAS" se estableció: "El artículo 52 de la
Ley 1437 de 2011, dispone que la administración cuenta con un término de tres (3) años para
imponer sanciones. y (ii) la jurisprudencia de la Corte Constitucional y del Consejo de Estado,
han señalado que el cumplimiento de los términos por parte de la administración o las
entidades judiciales, se puede postergar por razones de carga laboral, por la complejidad del
asunto, o para lograr la correcta garantía de los derechos de las personas que se encuentren
en una situación judicial o administrativa. Esta Delegada tratará de mejorar los tiempos en la
etapa de decisión a fin de dar cumplimiento a lo sugerido por la Oficina de Control Interno".
Si bien es cierto, el término de los diez (10) días que deben transcurrir entre la presentación de
los alegatos de conclusión a la emisión del Acto Administrativo o fallo de primera instancia
hacen parte de los tres (03) años que la Superintendencia Delegada de Procesos tiene para
adelantar las investigaciones y notificar sus decisiones, también lo es, que la expresión
"tratara de mejorar los tiempos en la etapa de decisión" resulta abiertamente indeterminada
e impide a esta Oficina de Control Interno hacerle seguimiento a unas acciones de mejora
concretas.
Ahora bien, refiere la Superintendencia Delegada de Procesos Administrativos que han
"implementado un plan de descongestión desde el año 2014 , permitiendo proyectar una cifra
superior a los 11.000 actos administrativos. De esta manera la Delegada pasó de tener mas de
20.000 casos por resolver en el año 2014, a menos de 3000 en el año 2017. Así mismo se logró
disminuir el número de declaratorias de caducidad (2015:401; 2016: 612; 2017:124). Para el
año 2018 y a fin de evitar que se repita la situación sufrida en años anteriores a título de
fortalecimiento se viene ejecutando un plan de inversión, con menores recursos que en años
anteriores, a través del cual se han entregado 207 proyectos de acto administrativo. Es de
anotar que durante el primer trimestre de 2018, de acuerdo al sistema SIAD, solo se ha
declarado un numero de 5 caducidades, lo cual demuestra la tendencia decreciente de la
operancia de este fenómeno. Así mismo, con corte a marzo de 2018, el numero de expedientes
en trámite que requieren de alguna actuación por parte de la Delegada se ha reducido" .
Lo anterior, permite colegir que la configuración del fenómeno de la caducidad se ha reducido
y que se han tomado las medidas para evitar dicho riesgo, sin embargo, se debe tomar en
consideración que el hallazgo es respecto del término de los diez (10) que deben trasncurrir
entre las etapas a las que se aludió tan solo unos incisos atras y que con la evidencia que se
aportó en el informe denominado "Superintendencia Delegada de Procesos Administrativos.
Evidencias informe control interno memorando 3-2018-005631", no es posible vislumbrar que
se hubiere subsanado el hallazgo o el porcentaje de avance con el mismo propósito, máxime
cuando su cumplimiento se debe acreditar de manera mensual conforme a lo estipulado en el
plan de mejoramiento.
NO EFICTIVO
DescripciónEn la muestra tomada para el desarrollo del ejercicio
(5 expedientes), se evidenció incumplimiento de los
términos previstos en el artículo 128 de la Ley 1438 de
2011, esto es, diez días contados a partir del
vencimiento del termino para alegar de conclusión,
para realizar la emisión del fallo de instancia, por lo
cual se solicitó a la Superintendencia Delegada para
Procesos Administrativos presentar y gestionar un plan
de mejoramiento que elimine las causas que
originaron el hallazgo.
Seguimiento Oficina de Control Interno Valoración
Advierte la Oficina de Control Interno que el Plan de Mejoramiento que la Superintendencia
Delegada de Procesos Adminstrativos presentó a la Oficina Asesora de Planeación y que fue
aprobado por esta, no contiene las actividades a ejecutar para corregir el hallazgo, si se toma
en consideración que en la casilla "ACTIVIDADES O TAREAS" se estableció: "El artículo 52 de la
Ley 1437 de 2011, dispone que la administración cuenta con un término de tres (3) años para
imponer sanciones. y (ii) la jurisprudencia de la Corte Constitucional y del Consejo de Estado,
han señalado que el cumplimiento de los términos por parte de la administración o las
entidades judiciales, se puede postergar por razones de carga laboral, por la complejidad del
asunto, o para lograr la correcta garantía de los derechos de las personas que se encuentren
en una situación judicial o administrativa. Esta Delegada tratará de mejorar los tiempos en la
etapa de decisión a fin de dar cumplimiento a lo sugerido por la Oficina de Control Interno".
Si bien es cierto, el término de los diez (10) días que deben transcurrir entre la presentación de
los alegatos de conclusión a la emisión del Acto Administrativo o fallo de primera instancia
hacen parte de los tres (03) años que la Superintendencia Delegada de Procesos tiene para
adelantar las investigaciones y notificar sus decisiones, también lo es, que la expresión
"tratara de mejorar los tiempos en la etapa de decisión" resulta abiertamente indeterminada
e impide a esta Oficina de Control Interno hacerle seguimiento a unas acciones de mejora
concretas.
Ahora bien, refiere la Superintendencia Delegada de Procesos Administrativos que han
"implementado un plan de descongestión desde el año 2014 , permitiendo proyectar una cifra
superior a los 11.000 actos administrativos. De esta manera la Delegada pasó de tener mas de
20.000 casos por resolver en el año 2014, a menos de 3000 en el año 2017. Así mismo se logró
disminuir el número de declaratorias de caducidad (2015:401; 2016: 612; 2017:124). Para el
año 2018 y a fin de evitar que se repita la situación sufrida en años anteriores a título de
fortalecimiento se viene ejecutando un plan de inversión, con menores recursos que en años
anteriores, a través del cual se han entregado 207 proyectos de acto administrativo. Es de
anotar que durante el primer trimestre de 2018, de acuerdo al sistema SIAD, solo se ha
declarado un numero de 5 caducidades, lo cual demuestra la tendencia decreciente de la
operancia de este fenómeno. Así mismo, con corte a marzo de 2018, el numero de expedientes
en trámite que requieren de alguna actuación por parte de la Delegada se ha reducido" .
Lo anterior, permite colegir que la configuración del fenómeno de la caducidad se ha reducido
y que se han tomado las medidas para evitar dicho riesgo, sin embargo, se debe tomar en
consideración que el hallazgo es respecto del término de los diez (10) que deben trasncurrir
entre las etapas a las que se aludió tan solo unos incisos atras y que con la evidencia que se
aportó en el informe denominado "Superintendencia Delegada de Procesos Administrativos.
Evidencias informe control interno memorando 3-2018-005631", no es posible vislumbrar que
se hubiere subsanado el hallazgo o el porcentaje de avance con el mismo propósito, máxime
cuando su cumplimiento se debe acreditar de manera mensual conforme a lo estipulado en el
plan de mejoramiento.
NO EFICTIVO
Descripción
Delegada de gestión de riesgos Evaluación Integral de
Riesgos de Sujetos Vigilados Control A.11.2.8.
relacionado con Equipos de usuario desatendido
políticas de tercer nivel del subsistema de gestión de
seguridad de la información (ASPO-09 versión 4)
numeral 7.11 f.). Se observa un computador personal
sin bloqueo de terminal y sin uso por parte de algún
usuario, lo cual incumple con lo indicado en las
políticas de tercer nivel del subsistema de gestión de
seguridad de la información.
Seguimiento Oficina de Control Interno Valoración
La Oficina de Control Interno evidencia los soportes de las actividades correspondientes a la
No Confomridad, con los cuales el Plan de Mejoiramiento se cumple al 100%EFECTIVO