superintendencia nacional de salud · 2019. 10. 17. · nacional de salud, tomó como guía de...

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SUPERINTENDENCIA NACIONAL DE SALUD

Seguimiento al Cumplimiento de la Ley de Transparencia 1712 de

2.014

OFICINA DE CONTROL INTERNO

Bogotá, Octubre de 2019.


CONTENIDO

1. OBJETIVO ............................................................................................................................................ 3

2. ALCANCE ............................................................................................................................................. 3

3. METODOLOGÍA .................................................................................................................................. 3

4. MARCO NORMATIVO. .......................................................................................................................... 4

5. ANTECEDENTES ................................................................................................................................... 5

6. JUSTIFICACIÓN DEL SEGUIMIENTO ............................................................................................ 5

7. REPORTE DEL CUMPLIMIENTO DEL ÍNDICE DE TRANSPARENCIA Y ACCESO A LA

INFORMACIÓN - ITA.................................................................................................................................. 6

8. MODELO INTEGRADO DE PLANEACION Y GESTION. MIPG. .................................................10

9. ACTIVIDADES REALIZADAS POR LAS DEPENDENCIAS ..........................................................14

10. SEGUIMIENTO A RECOMENDACIONES FORMULADAS EN INFORMES

ANTERIORES. ...........................................................................................................................................15

11. CONCLUSIONES ...............................................................................................................................15

12. RECOMENDACIONES ......................................................................................................................16


1. OBJETIVO

Realizar seguimiento, a las actividades llevadas a cabo por la Superintendencia Nacional

de Salud y a la estrategia de implementación determinada por sus dependencias, en lo

referente al cumplimiento de la Ley de Transparencia 1712 del 6 marzo de 2014.

2. ALCANCE

El alcance del presente seguimiento se circunscribe a realizar la verificación en el período

comprendido entre los meses de enero 01 y junio 30 de 2019.

3. METODOLOGÍA

Teniendo en cuenta las competencias que asumió el Grupo de Transparencia de la

Procuraduría General de la Nación, en relación con el seguimiento de la implementación

de la Ley 1712 de 2014, entre ellas la de ‘’Efectuar estadísticas y reportes sobre

transparencia y acceso a la información de los órganos de administración del Estado y

sobre el cumplimiento de esta Ley’’, la Oficina de Control Interno de la Superintendencia

Nacional de Salud, tomó como guía de cumplimiento de la Ley de Transparencia, el Índice

de Transparencia y Acceso a la Información – ITA, el cual automatiza la captura de

información de la ‘’Matriz de cumplimiento normativo de la Ley 1712 de 2014’’.

Es preciso indicar que, el seguimiento que nos ocupa en el presente Informe estará

enfocado, en determinar las fortalezas y debilidades, que tiene la Superintendencia

Nacional de Salud, en relación con la Información que se encuentra incorporada en el

ITA https://apps.procuraduria.gov.co/ita/login/.

La Oficina Asesora de Planeación mediante NURC 3-2019-15776 del 02/09/2019, remitió

a la Oficina de Control Interno, el nombre de usuario y contraseña para permitir el ingreso

al módulo de Sistema de Información para el Registro, Seguimiento, Monitoreo y

Generación del Índice de Cumplimiento (ITA) de los Sujetos Obligados en la Ley 1712 de

2014, el cual presentó el reporte con fecha de generación del 07/12/2018.

https://apps.procuraduria.gov.co/ita/login/


Para efecto de la verificación, la Oficina de Control Interno, solicitó a las Dependencias

correspondientes, el diligenciamiento del Reporte de Cumplimiento ITA de las actividades

de su competencia y como se vienen cumpliendo para el periodo comprendido entre

enero 01 y junio 30 de 2019.

La solicitud de información y respuesta de las Dependencias se realizó de la siguiente

manera:

DEPENDENCIA SOLICITUD OFICINA DE CONTROL INTERNO

RESPUESTA DEPENDENCIA

OFICINA ASESORA DE COMUINICACIONES ESTRATEGICAS E IMAGEN INSTITUCIONAL

Correo electrónico del 5/09/2019 Correo electrónico del 11/09/2019

OFIOCINA ASESORA DE PLANEACION


SECRETARIA GENERAL Correo electrónico del 5/09/2019 Correo electrónico del 12/09/2019

SUPERINTENDENCIA DELEGADA PARA LA PROTECCION AL USUARIO


OFICINA ASESORA JURIDICA


OFICINA TECNOLOGIA INFORMACION


4. MARCO NORMATIVO.

Directiva 06 de 2019. Diligenciamiento de la información en el Índice de transparencia y

acceso a la Información -ITA- de conformidad con las disposiciones del artículo 23 de la

Ley 1712 de 2014.

Ley 1712 del 6 de marzo de 2014: ‘’Por medio de la cual se crea la Ley de Transparencia

y del Derecho de acceso a la información pública nacional y se dictan otras

disposiciones’’.

Decreto 103 de 2015: "Por el cual se reglamenta parcialmente la Ley 1712 de 2014 y se

dictan otras disposiciones".

Decreto 1081 de 2015. ‘’Por medio del cual se expide el Decreto Reglamentario Único

del sector de la Presidencia de la República’’.

Resolución 3564 de 2015: ‘’Por el cual se reglamentan los artículos 2.1.1.2.1.1,

2.1.1.2.1.11, 2.1.1.2.2.2, y el parágrafo 2 del artículo 2.1.1.3.1.1 del Decreto No 1081 de

2015.


Resolución 1348 de 2016. ‘’Por la cual reglamenta internamente la elaboración,

actualización, publicación y manejo de los instrumentos de Gestión de la Información

Pública, conforme a lo establecido en la Ley Estatutaria 1712 de 2014 y demás normas

relacionadas’’.

5. ANTECEDENTES

La Oficina de Control Interno, ha venido elaborando los informes de seguimiento al

cumplimiento de la Ley 1712 de 2014, desde años anteriores y a continuación se detallan

los últimos cinco (5) informes presentados.

ITEM EXPLICACION – NURC INFORME

1.

Informe de Seguimiento al Cumplimiento de la Ley de Transparencia 1712 de 2.014

NURC 3-2017-003156 del 28 de febrero de 2017.

2.


NURC 3 3-2017-014873 del 27 de septiembre de 2017

3.


NURC 3-2018-003249 del 28 de febrero de 2018

4.


NURC 3-2018-015777 del 26 de Septiembre de 2018

5.


NURC 3-2019-3238 del 27 de Febrero de 2019.

6. JUSTIFICACIÓN DEL SEGUIMIENTO

De conformidad con las funciones contenidas en la Ley 87 de 1993, la Ley 1474 de 2011

y los Decretos Reglamentarios 1826 de 1994 y 1537 de 2001, entre otras, corresponde a

la Oficina de Control Interno, verificar que el Sistema de Control Interno esté formalmente

establecido dentro de la organización y que su ejercicio sea intrínseco al desarrollo de

las funciones de todos los cargos; así como también, verificar que los controles asociados

con todas y cada una de las actividades de la organización, estén adecuadamente

definidos, sean apropiados y se mejoren permanentemente, de acuerdo con la evolución

de la Entidad.

Adicional a lo anterior, dentro del Rol de Acompañamiento, la Oficina de Control Interno,

se encuentra facultada para realizar seguimiento y dar recomendaciones y sugerencias


a la Alta Dirección en busca del cumplimiento de la normatividad vigente, lo cual aplica

para el caso del informe que por esta se presenta.

7. REPORTE DEL CUMPLIMIENTO DEL ÍNDICE DE TRANSPARENCIA Y ACCESO

A LA INFORMACIÓN - ITA.

La Oficina de Control Interno, validó la totalidad de las doce (12) categorías de información establecidos en la matriz ITA y publicados en el enlace https://apps.procuraduria.gov.co/ita/login/, observando que los links se tienen de manera adecuada y la información se despliega como se detalla a continuación: Mecanismos de contacto con el sujeto obligado. ✓ Sección particular ✓ Mecanismos para la atención al ciudadano ✓ Localización física, sucursales o regionales, horarios y días de atención al

público ✓ Correo electrónico para notificaciones judiciales ✓ Políticas de seguridad de la información del sitio web y protección de datos

personales ✓ Datos abiertos

Información de Interés. ✓ Estudios, investigaciones y otras publicaciones ✓ Convocatorias ✓ Preguntas y respuestas frecuentes ✓ Glosario ✓ Noticias ✓ Calendario de actividades ✓ Información para niñas, niños y adolescentes ✓ Información adicional

Estructura orgánica y talento humano. ✓ Misión y visión ✓ Funciones y deberes ✓ Procesos y procedimientos ✓ Organigrama ✓ Directorio de información de servidores públicos y contratistas ✓ Directorio de entidades ✓ Directorio de agremiaciones, asociaciones y otros grupos de interés ✓ Ofertas de empleo

https://apps.procuraduria.gov.co/ita/login/


Normatividad. ✓ Sujetos obligados del orden nacional ✓ Sujetos obligados del orden territorial ✓ Otros sujetos obligados

Presupuesto.

✓ Presupuesto general asignado ✓ Ejecución presupuestal histórica anual ✓ Estados financieros

Planeación.

✓ Políticas, lineamientos y manuales ✓ Plan de gasto público (Plan de acción) ✓ Programas y proyectos en ejecución ✓ Metas, objetivos e indicadores de gestión y/o desempeño ✓ Participación en la formulación de políticas ✓ Informes de empalme Control.

✓ Informes de gestión, evaluación y auditoría ✓ Reportes de control interno ✓ Planes de Mejoramiento ✓ Entes de control que vigilan a la entidad y mecanismos de supervisión ✓ Información para población vulnerable ✓ Defensa judicial Contratación.

✓ Publicación de la información contractual ✓ Publicación de la ejecución de contratos ✓ Publicación de procedimientos, lineamientos y políticas en materia de

adquisición y compras ✓ Plan Anual de Adquisiciones Trámites y servicios.

✓ Trámites y servicios


Instrumentos de gestión de información pública. ✓ Información Mínima ✓ Registro de Activos de Información

La OCI evidenció, que la información corespóndiente a Activos de Información, se encuentra actualizada a 30 agosto de 2019 ✓ Índice de Información Clasificada y Reservada

La OCI evidenció, que la información corespóndiente a Indice de Información clasificada y reservada, se encuentra actualizada a 29 de julio de 2019.

✓ Esquema de Publicación de Información

La OCI evidenció, que la información correspondiente a Esquema de Publicación se encuentra actualizada a 23 de junio de 2017. ✓ Programa de Gestión Documental

La OCI evidenció, que mediante Resolución 299 de 2015 se adopta el documento, y de

acuerdo con el memorando NURC: 3-2018-22272 del 15/01/2019, se solicita la inclusión

del documento al subsistema de gestión de la calidad.


✓ Tablas de Retención Documental ✓ Registro de publicaciones ✓ Costos de reproducción ✓ Mecanismos para presentar quejas y reclamos en relación con omisiones o

acciones del sujeto obligado ✓ Informe de Peticiones, quejas, reclamos, denuncias y solicitudes de acceso

a la información Transparencia Pasiva. ✓ Medios idóneos para recibir solicitud de información pública ✓ Divulgación de los canales para la recepción de las solicitudes de información

pública ✓ Seguimiento a las solicitudes de información pública ✓ Formulario para la recepción de solicitudes de información pública.

Accesibilidad Web. ✓ Accesibilidad en medios electrónicos para la población en situación de

discapacidad visual. Observación Oficina de Control Interno

• De lo suministrado y el chequeo de todos los vínculos se encontró, la actualización en términos generales de gran parte de la información que contempla los temas establecidos en la Ley 1712 de 2014, evidenciándose de manera integral, excepto la información correspondiente a Esquema de Publicación, que se encuentra desactualizada. Así mismo, la Información que reportaron las Dependencias se detalla en la Matriz Reporte de Cumplimiento ITA, que se encuentra como papeles de trabajo en el micrositio de la Oficina de Control interno.


8. MODELO INTEGRADO DE PLANEACION Y GESTION. MIPG.

El MIPG se concentra en las prácticas y procesos que adelantan las entidades públicas para transformar insumos en resultados que produzcan los impactos deseados, esto es, una gestión y un desempeño institucional que generan valor público. MIPG opera a través de la puesta en marcha de siete (7) dimensiones, entre las cuales se encuentra el Talento Humano como corazón del Modelo; MIPG incorpora el ciclo de gestión PHVA (Planear – Hacer – Verificar – Actuar). La Dimensión 05 del MIPG, tiene como propósito permitirles a las entidades contar con un adecuado flujo de información tanto interna como externa, la primera necesaria para su operación interna; la segunda que permite una interacción con los ciudadanos. Para tales fines se requiere que se cuenten con canales de comunicación acordes con las capacidades organizacionales y con lo previsto en le Ley General de Archivos y en la Ley de Transparencia y Acceso a la Información.

5.2.3 Política de Transparencia, acceso a la información pública y lucha contra la corrupción ..Para garantizar el ejercicio del derecho fundamental de acceder a la información pública las entidades tienen la obligación de divulgar activamente la información pública sin que medie solicitud alguna (transparencia activa); así mismo, tienen la obligación de responder de buena fe, de manera adecuada, veraz, oportuna y gratuita a las solicitudes de acceso a la información pública (transparencia pasiva), lo que a su vez conlleva la obligación de producir o capturar dicha información. Dicha información se complementa, además, con la publicación de los instrumentos de gestión de la información pública (registro activos de información, indice de información cflasificada y reservada, esquema de publicación de información y programa de gestión documental), así como d elas tablas de Retención Documental, el informe de solicitudes de acceso a la información pública de la entidad y el documento donde consten los costos de reproducción de información…


Seguimento Oficina de Control interno a. Registro Activos de Información.

Se define como el inventario de información pública que el sujeto obligado genere, obtenga, adquiera, transforme o controle en su calidad de tal.

La OCI, con base en la información publicada en el enlace https://www.supersalud.gov.co/es-co/atencion-ciudadano/transparencia-y-acceso-a-la-informacion-publica y conforme a la verificación realizada al contenido de la información de activos de información, evidenció su cumplimiento en los tres aspectos mencionados, sin embargo, al validar la inclusión de las dependencias de la Entidad, se observa que para Secretaría General, Oficina de Metodologías de Supervisión y Análisis de Riesgo y Organización en el Territorio no se tiene publicada ninguna información. En relación con, el instrumento de Registro de Activos de Información, la Oficina de

Control Interno genera recomendación No. 1, que se detalla en el capitulo de

recomendaciones, numeral 12 del presente informe.

https://www.supersalud.gov.co/es-co/atencion-ciudadano/transparencia-y-acceso-a-la-informacion-publica



b. Índice de Información Clasificada y Reservada Se entiende como el inventario de información pública que ha sido calificada como clasificada o reservada.

La ley 1712 de 2014, establece en el art 20, los sujetos obligados deberán mantener un índice actualizado de los actos, documentos e informaciones calificados como clasificados o reservados, de conformidad a esta ley. El índice incluirá sus denominaciones, la motivación y la individualización del acto que conste tal calificación. La OCI, con base en la información publicada en el enlace https://www.supersalud.gov.co/es-co/atencion-ciudadano/transparencia-y-acceso-a-la-informacion-

publica y conforme a la verificación realizada al contenido de la información del

Índice de información clasificada y reservada, de la totalidad de cuatro (4) aspectos a tener en cuenta, evidenció el cumplimiento en (3) tres aspectos mencionados, excepto el relacionado con la adopción y actualización de un acto administrativo suscrito con funcionario o empleado a nivel directivo. La OCI, en visita In situ realizada en la Oficina Asesora Jurídica el 17-09-2019, realizó verificación con la funcionaria gestora, quien es el enlace de la Dependencia en temas de transparencia y lo relacionado con el Índice de Información Clasificada y Reservada.




En relación con, el instrumento de Índice de Información Clasificada y Reservada, la Oficina de Control Interno genera recomendación No. 2, que se detalla en el capitulo de recomendaciones, numeral 12 del presente informe. c. Esquema de Publicación de Información.

En este instrumento lo que busca es que el sujeto obligado consolide un documento que muestre al público, de forma ordenada la información que tiene publicada y la que publicará, precisando los medios en los cuales puede acceder a la misma.

Respecto al seguimiento efectuado, se evidencia que, en la actualidad se encuentra habilitado el enlace: https://forms.office.com/Pages/ResponsePage.aspx?id=UQzEF9xJU6M1p0NJniDAF3wodE63k

BImVc_eNLuHnxUOFBSN0QxWkNEOEE5NDE1S0RNVkc4R0RBTS4u, con el fin, de habilitar una encuesta virtual para recibir la opinión de la ciudadanía respecto a la pertinencia, claridad y oportunidad de la información publicada por la Superintendencia Nacional de Salud, de manera que permita el desarrollo de este instrumento. De conformidad con información suministrada por la Oficina Asesora de Comunicaciones Estratégicas e Imagen Institucional, la actualización de la información del Esquema de Publicación depende de la implementación tecnológica que realice la Oficina de Tecnologías de la Información, al igual que la actualización de la información por parte de todas las dependencias de la entidad.

En relación con, el instrumento de Esquema de Publicación de información, la Oficina de Control Interno genera recomendación No. 3, que se detalla en el capitulo de recomendaciones, numeral 12 del presente informe. d. Programa de Gestión Documental

Con la Ley de Transparencia y del Derecho del Acceso a la Información Pública, se ratificó la importancia de la Gestión Documental y la Administración de los archivos, y la necesidad que tiene los sujetos obligados, de contar con información pública confiable, oportuna, accesible y organizada para dar cumplimiento a la elaboración de los instrumentos de la gestión de información pública.

La OCI, en verificación realizada al documento Programa de Gestión Documental

radicado mediante NURC: 3-2018-22272 del 15/01/2019, en verificación del Capítulo 3.4

Articulación con los programas y sistemas institucionales, evidenció, la articulación con

el eje transversal de Información y Comunicación, sin embargo, no se incluye lo

establecido en el Decreto 1081 de 2015, Artículo 2.1.1.5.4.2. Articulación y/o integración

del Programa de Gestión Documental con los instrumentos de gestión de información.

https://forms.office.com/Pages/ResponsePage.aspx?id=UQzEF9xJU6M1p0NJniDAF3wodE63kBImVc_eNLuHnxUOFBSN0QxWkNEOEE5NDE1S0RNVkc4R0RBTS4u

https://forms.office.com/Pages/ResponsePage.aspx?id=UQzEF9xJU6M1p0NJniDAF3wodE63kBImVc_eNLuHnxUOFBSN0QxWkNEOEE5NDE1S0RNVkc4R0RBTS4u


En relación con, el programa de gestión documental, la Oficina de Control Interno genera recomendación No. 4, que se detalla en el capitulo de recomendaciones, numeral 12 del presente informe.

9. ACTIVIDADES REALIZADAS POR LAS DEPENDENCIAS

La Oficina de Control Interno, verificó el cumplimiento de la resolución 1348 de 2016, ‘’Por la cual se reglamenta internamente la elaboración, actualización, publicación y manejo de los instrumentos de Gestión de la información Pública, conforme a lo establecido en la ley estatutaria 1712 de 2014 y demás normas relacionadas’’ y el art 2, Roles y responsabilidades. La elaboración, actualización y manejo de los instrumentos de información pública, estará a cargo de cada dependencia bajo las orientaciones de la Oficina Asesora de Planeación. Por lo anterior, se evidenciaron las Mesas de trabajo entre las dependencias, las cuales se verificaron mediante las siguientes listas de asistencia de las reuniones celebradas:

Fecha Temas de las Mesas de Trabajo Participantes 22-01-2019 Ley 1712 de 2014 y Ley 1581 de 2012 Oficina de Tecnología de Información

Oficina Asesora Jurídica Oficina Asesora de Planeación

15-03-2019 Modelo Activos de Información Oficina de Tecnología de Información Oficina Asesora Jurídica Secretaría General Oficina Asesora de Planeación

18-03-2019 Modelo Activos de Información: Índice de información clasificación y reservada.

Oficina de Tecnología de Información Oficina Asesora Jurídica Oficina Asesora de Planeación

29-03-2019 Validación campo instrumento de Gestión de la Información – levantamiento Activos de Información

Oficina de Tecnología de Información Oficina Asesora Jurídica Oficina Asesora de Planeación

Conforme a lo expuesto, la OCI evidencia cumplimiento a lo establecido en el art 2 de la

Resolución 1348 de 2016, ya que, las dependencias han venido realizando mesas de

trabajo, en temas relacionados con Modelo Activos de información, Índice de información

clasificada y reservada, levantamiento Activos de información contenidos en la Ley 1712

de 2014.


10. SEGUIMIENTO A RECOMENDACIONES FORMULADAS EN INFORMES ANTERIORES.

1. En relación con el Programa de Gestión Documental actual, el cual fue aprobado por la Oficina Asesora de Planeación para la vigencia 2019 mediante NURC 3-2019-441 del 15 de Enero de 2019, la Oficina de Control Interno, recomienda su actualización, en el Módulo de Transparencia y Acceso a la Información Pública.

Seguimiento Oficina de Control Interno

Se evidencia el documento ‘’Programa de Gestión Documental’’. Formato GDPL01. Actualizado mediante NURC 3-2018-22272 del 15/01/2019.

11. CONCLUSIONES

• De lo suministrado y el chequeo de todos los vínculos, correspondiente a las doce categorías, se encontró en verificación realizada a la información suministrada por las dependencias, para el periodo comprendido entre enero y junio de 2019, la actualización en términos generales de gran parte de la información, que contempla los temas establecidos en la Ley 1712 de 2014, evidenciándose de manera integral, sin embargo, a continuación, se presentan unos aspectos que es necesario revisar y actualizar:

✓ Esquema de Publicación: la fecha de actualización presentada es junio 23 de

2017.

✓ Programa de Gestión Documental: la fecha de Actualización presentada es enero 15 de 2019.


12. RECOMENDACIONES

Recomendación 1. Registro Activos de Información. Respecto a la información contenida en el Registro Activos de Información, la Oficina de Control Interno recomienda adelantar las acciones necesarias para incluir los registros correspondientes de las siguientes dependencias: Secretaría General, Oficina de Metodologías de Supervisión y Análisis de Riesgo y Organización en el Territorio, en cumplimiento del artículo 13 de la Ley 1712 de 2014 y con base en lo establecido en MIPG.

Recomendación 2. Índice de Información Clasificada y Reservada. Respecto a la información contenida en el Índice de Información Clasificada y Reservada, la Oficina de Control Interno recomienda adoptar y actualizar por medio de un acto administrativo o documento equivalente, suscrito por funcionario o empleados a nivel directivo en cumplimiento de los artículos 18 y 19 de la ley 1712 de 2014 y con base en lo establecido en MIPG.

Recomendación 3. Esquema de Publicación de Información. En relación con la información contenida en el Esquema de Publicación de Información, la Oficina de Control Interno recomienda, adelantar las acciones necesarias para su actualización teniendo en cuenta además la lista mínima exigida por los artículos 9,10,11 de la ley 1712 de 2014 y con base en lo establecido en MIPG.


Recomendación 4. Programa de Gestión Documental

En relación con la información contenida en el Programa de Gestión Documental, la Oficina de Control Interno reitera la recomendación presentada en informes anteriores, en el sentido de incluir en el Programa de Gestión Documental vigente para 2019, lo establecido en la normatividad indicada en el Decreto 1081 de 2015 que indica “Artículo 2.1.1.5.4.2. Articulación y/o integración del Programa de Gestión Documental con los instrumentos de gestión de información: La información incluida en el Registro de Activos de Información, en el Índice de Información Clasificada y Reservada, y en el Esquema de Publicación de Información, definidos en el presente decreto, debe ser identificada, gestionada, clasificada, organizada y conservada de acuerdo con los procedimientos, lineamientos, valoración y tiempos definidos en el Programa de Gestión Documental del sujeto obligado.”

Cordialmente,

ROSEMARY CHAVEZ RODRIGUEZ Jefe Oficina de Control Interno

Proyectó: Jorge Enrique Cuenca Urbina - Profesional Especializado - Oficina de Control Interno.

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