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SUPERINTENDENCIA DE BANCOS

DEL ECUADOR

DIRECCIÓN NACIONAL DE RIESGOS

DIRECCIÓN NACIONAL DE ESTADÍSTICA

E INFORMACIÓN

MANUAL TÉCNICO DE ESTRUCTURAS DE DATOS DE PREVENCIÓN DE LAVADO DE ACTIVOS - SEGUROS

VERSIÓN (2.0)

ACTUALIZADO AL: 29/10/2014

MANUAL TÉCNICO DE ESTRUCTURAS DE DATOS DE PREVENCIÓN DE LAVADO DE ACTIVOS – SEGUROS

FECHA ACTUALIZACIÓN: 29/10/2014

VERSIÓN: 2.0 Página 2 de 22

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Contenido

1. INTRODUCCIÓN ................................................................................................................. 3

2. ESQUEMA GRÁFICO ......................................................................................................... 4

3. DEFINICIÓN DE ESTRUCTURAS .................................................................................... 5

3.1 Empleados (E10) ........................................................................................................... 5

3.2 Clientes Activos (E50)................................................................................................... 9

3.3 Operaciones y Transacciones (E51) ......................................................................... 14

4. TABLAS DE REFERENCIA .............................................................................................. 16

5. CONTROLES DE VALIDACION ...................................................................................... 17

5.1 Empleados (E10) ......................................................................................................... 17

5.2 Clientes Activos (E50)................................................................................................. 19

5.3 Operaciones y Transacciones (E51) ......................................................................... 21

6 PERIOCIDAD Y PLAZOS DE ENVÍO.............................................................................. 22





1. INTRODUCCIÓN

La Superintendencia de Bancos y Seguros a fin de dar cumplimiento con la Resolución No. JB2013-2453 y 2454, ha rediseñado las estructuras de datos para el control de Prevención de Lavado que realizan las instituciones financieras que forman parte del sistema supervisado por este organismo de control. Las estructuras deberán ser remitidas por las entidades controladas a través del Sistema de Recepción Validación y Carga (RVC), disponible en la página web de la Superintendencia de Bancos y Seguros, www.sbs.gob.ec Una vez recibida la información, a través del sistema automático se validará las estructuras remitidas, luego de lo cual se enviará el diagnóstico de la validación (acuso) vía correo electrónico, a las direcciones registradas en la base de contactos de la SBS, de las personas responsables en las entidades controladas. En caso de que el diagnóstico de la validación registre errores, es obligación de las entidades efectuar la corrección inmediata de los mismos y retransmitir las estructuras para que éstas sean nuevamente validadas. Las estructuras que mantengan errores en la validación serán consideradas como información no recibida. En el evento de que esta Superintendencia compruebe la falta de envío de la información en los tiempos y formatos establecidos, o si está incompleta o adolece de errores de forma que impidan su aceptación o validación, se aplicarán las sanciones previstas en las normas correspondientes.





2. ESQUEMA GRÁFICO

Es el orden de validación de las estructuras que se establezcan en el manual de las estructuras de datos.





3. DEFINICIÓN DE ESTRUCTURAS

3.1 Empleados (E10) Comprende a todos los directores titulares y suplentes, los ejecutivos, así como a los empleados registrados en la institución controlada, cualquiera que sea su modalidad de contratación. Cada registro debe reportarse una vez en esta estructura. La periodicidad de esta estructura será eventual.

Registro de cabecera


No. Campo Tipo de dato Opción Tabla

1 Código de la estructura

Caracter (3) Obligatorio Tabla 1

2 Código de entidad Numérico (4) Obligatorio Tabla 2

3 Fecha de corte Fecha (dd/mm/aaaa)

Obligatorio

4 Número total de registros

Numérico (8) Obligatorio

• Código de la estructura.- Codificación asignada a la estructura de Empleados, la cual será E10.

• Código de entidad.- Codificación asignada por la Superintendencia de Bancos y Seguros a cada entidad controlada.

• Fecha de datos.- Fecha de corte de la información enviada en el formato dd/mm/aaaa.

• Número total de registros.- Número de líneas que contiene el archivo incluido el registro de cabecera.





Registros de detalle

Registro de detalle


1 Código de oficina Numérico (4) Obligatorio Tabla 3

2 Tipo de identificación Carácter (1) Obligatorio Tabla 4

3 Código de identificación Carácter (13) Obligatorio

4 Código del género Carácter (1) Obligatorio Tabla 8

5 Código de nacionalidad Carácter (3) Obligatorio Tabla 9

6 Código del cargo Carácter (2) Obligatorio Tabla 227

7 Fecha de ingreso Fecha (dd/mm/aaaaa) Obligatorio

8 Valor promedio remuneración mensual

Numérico (15,2) Obligatorio

9 Fecha de salida Fecha (dd/mm/aaaaa)

10 Utilidades (anual) Numérico (15,2) Obligatorio

11 Patrimonio Numérico (15,2) Obligatorio

12 Deudas (créditos acumulados) actualizadas

Numérico (15,2) Obligatorio

1. Código de oficina (Obligatorio). - Codificación dada por la SBS a cada oficina de la entidad a la que corresponde el personal.

2. Tipo de identificación (Obligatorio ).- Registrará los códigos según el caso que corresponda: C Cédula, E Extranjero. Este campo determina el tipo identificación. 3. Código de identificación (Obligatorio).- Código de identificación del





personal, corresponde al número de cédula, o codificación de extranjero. 4. Código del género (Obligatorio).- M = masculino, F = femenino. 5. Código de nacionalidad (Obligatorio).- Este campo contendrá la nacionalidad

del empleado o funcionario, utilizando el código de la Organización Internacional de Estándares (ISO), registrado en la tabla correspondiente del manual de tablas de esta SBS. Si se mantiene más de una nacionalidad, prevaleceré la nacionalidad del país de nacimiento.

6. Código de cargo (Obligatorio).- Cargo que desempeña el empleado. Se debe

escoger únicamente entre los tipos de cargo Tabla referida, homologando la situación particular que presenta cada entidad, y utilizando el cargo genérico registrado en la tabla. Ejemplo: Gerente de Operaciones, Gerente de Crédito, Gerente de Riesgos, se registrará como Gerente. La única excepción será para el Gerente General. Si la compañía requiriere un código adicional solicitará su población.

7. Fecha de ingreso (Obligatorio).- Fecha de ingreso del empleado enviada en el

formato dd/mm/aaaa. Si el empleado mantiene dos fechas de ingreso a la entidad (reintegro) en el período de información solicitada, y se mantiene en el cargo, se reportará la fecha de origen de ingreso.

8. Valor promedio de remuneración mensual (Obligatorio ).- Valor promedio del sueldo

percibido por el empleado en el tiempo trabajado del período solicitado, considerar como base el valor pactado contractualmente o sueldo nominal. Si el empleado ha mantenido varios sueldos en el período de información requerida, se reportará el promedio de lo percibido en dicho período.

9. Fecha de salida.- Fecha de salida del directivo, ejecutivo o empleado enviada en el

formato dd/mm/aaaa, se registrará cuando a la fecha de reporte de la información, el reportado ya no se encuentre en funciones en la entidad.

10. Utilidades (anual) (Obligatorio).- Valor total percibido por concepto de

utilidades repartidas al empleado o funcionario, correspondientes al período de información solicitada. considerándose el ejercicio económico concluido sobre el que se pagan las utilidades.

11. Patrimonio (Obligatorio).- Valor declarado por el empleado o funcionario como

patrimonio personal o familiar propio. Si el patrimonio declarado por el empleado, es negativo, se registrará el valor de cero (0)

12. Deudas (créditos acumulados) (Obligatorio).- Valor consolidado que por

obligaciones a pagar mantiene el empleado o funcionario, declarado por el mismo o





registrado por el responsable del envío de esta información. . Debe indicarse que serán las obligaciones financieras, en el sector real y en general todas las deudas que mantiene.





3.2 Clientes Activos (E50) Comprende a todos los clientes activos que mantengan productos vigentes, registrados en la institución controlada a la fecha del reporte del archivo. Cada registro debe reportarse una vez en esta estructura. La periodicidad de esta estructura será eventual. Exceptuando los clientes que exclusivamente mantienen en la compañía pólizas por SOAT. Registro de cabecera







Obligatorio



• Código de la estructura.- Codificación asignada a la estructura de Clientes Activos, la cual será “E50”.

• Código de entidad.- Codificación asignada por la Superintendencia de Bancos y Seguros a cada entidad controlada.

• Fecha de corte.- Fecha de corte de la información enviada en el formato dd/mm/aaaa.

• Número total de registros.- Número de líneas que contiene el archivo incluido el registro de cabecera.


Registro de detalle


1 Número de Póliza Carácter (15) Obligatorio

2 Tipo de identificación Caracter (1) Obligatorio Tabla 4





Registro de detalle


3 Código de identificación Caracter (13) Obligatorio

4 Código de nacionalidad Caracter (3) Obligatorio Tabla 9

5 Fecha de nacimiento/ Constitución

Fecha (dd/mm/aaaa) Obligatorio *

6 Código de país Caracter (2) Obligatorio Tabla 5

7 Provincia Caracter (2) Obligatorio* Tabla 6

8 Cantón Caracter (2) Obligatorio* Tabla 7

9 Dirección Caracter (300) Obligatorio

10 Teléfono Caracter (30) Obligatorio

11 Ingreso mensual Numérico (15,2) Obligatorio

12 Patrimonio Numérico (15,2) Obligatorio

13 Vínculos existentes entre el contratante, asegurado, afianzado

Numérico (2) Obligatorio Tabla 14

14 Código de oficina Numérico (4) Obligatorio Tabla 3

15 Suma asegurada Numérico (15,2) Obligatorio

16 Fecha de emisión Fecha (dd/mm/aaaa) Obligatorio

17 Última actualización Fecha (dd/mm/aaaa) Obligatorio

18 Actividad económica Numérico (9) Obligatorio Tabla 28-5 Tabla 136

19 Tipo de Identificación del Beneficiario

Carácter (1) Obligatorio Tabla 4

20 Código de Identificación del Beneficiario Carácter (13) Obligatorio

21 Nombre del Beneficiario Carácter (60) Obligatorio*

1. Número de Póliza.- Código único con el que la empresa de seguros identifica a

cada una de las pólizas emitidas.





2. Tipo de identificación (Obligatorio ).- Registrará los códigos según el caso que corresponda: C Cédula, E Extranjero o R RUC. Este campo determina el tipo identificación.

3. Código de identificación (Obligatorio). - Código de identificación del cliente, corresponde al número de cédula, codificación de extranjero o RUC.

4. Código de nacionalidad (Obligatorio). - Este campo contendrá la nacionalidad del

cliente, utilizando el código de la Organización Internacional de Estándares (ISO), registrado en la tabla correspondiente del manual de tablas de esta SBS. Si el cliente mantiene más de una nacionalidad se registrará la de país de nacimiento.

5. Fecha de Constitución (Obligatorio). - Corresponde a la fecha de

nacimiento/constitución del cliente en el formato dd/mm/aaaa. Aclaratoria de la data histórica se igualará a diciembre 2013.

6. Código de país (Obligatorio).- Este campo registrará el código del país de

residencia del cliente, utilizando el código de la Organización Internacional de Estándares (ISO), registrado en la tabla correspondiente del manual de tablas de esta SBS.

7. Provincia (Obligatorio). - Descripción de la provincia de residencia del cliente, en

caso de utilizar código de país Ecuador, caso contrario el campo es vacío.

8. Cantón (Obligatorio). - Descripción del catón de residencia del cliente, en caso de utilizar código de país Ecuador, caso contrario el campo es vacío.

9. Dirección (Obligatorio). - Descripción de la dirección de residencia del cliente.

10. Teléfono ( Obligatorio). - corresponde al número telefónico convencional y/o

celular declarados por el cliente, al menos registrará uno de los dos incluyendo en el caso de numero convencional el código de la provincia a la que corresponde.

11. Ingreso mensual (Obligatorio). - Valor total percibido por concepto de sueldo

o ingreso, correspondientes al cliente (persona natural), en el período de información solicitada. Para el caso de personas jurídicas se considerará el valor registrado por





ingresos totales, que contenga el estado financiero, (pérdidas y ganancias), debiendo dividir dicho valor, de ser el caso para doce. (Art. 14).

12. Patrimonio (Obligatorio). - Valor declarado por el cliente como patrimonio

personal o familiar propio. Exclusivamente para los casos demostrados, por excepción, que registren patrimonio negativo, el valor a incorporarse será de 1.

13. Vínculos existentes entre el contratante, el asegur ado y afianzado. -

corresponde al código según la tabla referida que indique la relación del contratante de la póliza con el asegurado, tabla definida por la SBS como código del parentesco, relación comercial o laboral. Y cuando el contratante que se reporte mantenga más de una póliza y la relación sea de parentesco debe incluirse el código para relación familiar. Si la contratación de varias pólizas obedece a asegurados de varias relaciones (parentesco, laboral, comercial) registrará el código de otros.

14. Código de oficina (Obligatorio). - Codificación dada por la SBS a cada oficina

de la entidad a la que corresponde el cliente. En el caso que el cliente haya obtenido el producto en más de una oficina, se registrará el código de aquella en el que registre el mayor valor de suma asegurada.

15. Suma asegurada (Obligatorio). - Valor total del bien asegurado, considerando el

acumulado de las pólizas contratadas.

16. Fecha de emisión.- Fecha en la cual la póliza ha sido emitida, registrando en el caso de clientes con más de una póliza la fecha de emisión de la primera póliza. Para los casos de una sola póliza será la de emisión de la fecha de emisión del producto.

17. Última actualización. - Fecha en la cual la entidad actualizó los datos del cliente, no

puede ser menor a la fecha de emisión.

18. Actividad económica (Obligatorio).- Código del sector económico o activad económica a la que se dedica el cliente, en el caso de que el cliente tenga dos o más actividades, se deberá incorporar la actividad económica que genere el mayor ingreso.

19. Tipo de identificación del beneficiario .- Corresponde al tipo del documento de

identificación del beneficiario. Puede ser ‘C’ (cédula), ‘P’ (pasaporte), ‘R’ (ruc), ‘E’





(extranjero) o a su vez el código ‘N’ cuando el beneficiario no tiene un documento de identificación.

20. Identificación del beneficiario: Corresponde al número de identificación del beneficiario. Puede ser número de cédula, pasaporte, número de ruc, código extranjero, o a su vez el código “NN” cuando el asegurado no tiene un número de identificación, para lo cual en el campo tipo de identificación del asegurado debe colocarse el código ‘N’.

21. Nombre del beneficiario.- Nombre del beneficiario de la póliza. Será de uso Obligatorio * únicamente cuando no se cuente con un documento de identificación.





3.3 Operaciones y Transacciones (E51)

Comprende a todas las operaciones registradas en la institución controlada. Cada registro debe reportarse una vez en esta estructura. La periodicidad de esta estructura será eventual.








Obligatorio



• Código de la estructura.- Codificación asignada a la estructura de Clientes Activos,

la cual será E50. • Código de entidad.- Codificación asignada por la Superintendencia de Bancos y

Seguros a cada entidad controlada. • Fecha de datos.- Fecha de corte de la información enviada en el formato

dd/mm/aaaa. • Número total de registros.- Número de líneas que contiene el archivo incluido el

registro de cabecera.


Registro de detalle


1 Tipo de identificación Caracter (1) Obligatorio Tabla 4

2 Código de identificación Caracter (13) Obligatorio





Registro de detalle


3 Tipo transacción Caracter (2) Obligatorio Tabla 151

4 Fecha transacción Fecha (dd/mm/aaaa) Obligatorio

5 Código de operación o transacción Caracter (1) Obligatorio Tabla 220

6 Monto Transacción Numérico (15,2) Obligatorio 7 Código de oficina Numérico (4) Obligatorio Tabla 3

8 Tipo de canal Caracter (2) Obligatorio Tabla 226

• Tipo de identificación (Obligatorio ).- Registrará los códigos según el caso que corresponda: C Cédula, R Ruc, E Extranjero. Este campo determina el tipo identificación.

• Código de identificación (Obligatorio).- Código de identificación del

personal, corresponde al número de cédula, codificación de extranjero, o RUC.

• Tipo de transacción (Obligatorio).- Este campo contendrá el registrado de la tabla correspondiente del manual de tablas de esta SBS.

• Fecha de transacción (Obligatorio).- Fecha en que se realizó el pago el

cliente a la empresa en el formato dd/mm/aaaa.

• Código de operación o transacción.- Definirá según el código de la tabla referida, si la transacción u operación corresponde a un ingreso o egreso para la entidad que reporta la información.

• Monto transacción (Obligatorio).- Es el valor que realizo el pago el cliente a la

empresa, o que el cliente recibió el valor correspondiente al beneficio del seguro, según el tipo de transacción que se esté reportando.

• Código de oficina (obligatorio).- Codificación dada por la SBS a cada oficina

de la entidad, donde se realizó la operación o transacción.

• Tipo de canal (obligatorio).- se incluirá el código según la tabla definida por la SBS, que corresponda al canal usado para la emisión de la póliza.





4. TABLAS DE REFERENCIA Las tablas se encuentran publicadas en: www.sbs.gob.ec / Entidades Controladas / Manuales de Reporte / Manuales de Reporte Generales / Tablas para el Sistema Supervisado / Manual Tablas (este manual es dinámico, por tal razón las fechas de modificación se encuentra publicados en la página web).





5. CONTROLES DE VALIDACION

5.1 Empleados (E10)

• Nombre del archivo El nombre del archivo de esta estructura debe cumplir estrictamente con el siguiente formato: E10Exxxxddmmaaaa.txt Dónde:

E10: Código de estructura de Empleados, es fijo E: Código de periodicidad eventual, es fijo xxxx: Código asignado a la entidad dd: día de reporte mm: mes de reporte aaaa: año de reporte .txt: extensión del archivo tipo texto

• Cabecera

Los campos de la cabecera deben guardar relación con el nombre del archivo.

• Formato El archivo de esta estructura debe cumplir estrictamente con el formato diseñado.

• Registros duplicados

El archivo no debe contener registros duplicados. Se considera un registro duplicado cuando se repiten los siguientes campos:

� Tipo de identificación � Código de identificación � Código del cargo � Código de nacionalidad

• Fecha de ingreso

La fecha de ingreso no puede ser posterior a la fecha de corte de la estructura.

• Valor remuneración mensual En este campo se registrarán valores mayores a cero.

• Fecha de salida La fecha de salida no puede ser menor o igual a la fecha de ingreso.





• Patrimonio En este campo se registrarán valores iguales o mayores a cero.





5.2 Clientes Activos (E50)


E50: Código de estructura de Clientes Activos, es fijo E: Código de periodicidad eventual, es fijo xxxx: Código asignado a la entidad dd: día de reporte mm: mes de reporte aaaa: año de reporte .txt: extensión del archivo tipo texto

• Cabecera




El archivo no debe contener registros duplicados. Se considera un registro duplicado cuando se repiten los siguientes campos:

� número de póliza � tipo de identificación del beneficiario � número de identificación del beneficiario

• Fecha de nacimiento / Constitución Si el Tipo de identificación del cliente es C, o E, este campo se llenará con la fecha de nacimiento del cliente. Si el Tipo de identificación del cliente es R o E, este campo se llenará con la fecha de constitución del cliente.

• Código país Cuando el código país es EC, es obligatorio llenar provincia y cantón.

• Ingreso mensual





En este campo se registrarán valores mayores a cero.

• Última actualización La fecha de actualización debe ser mayor o igual a la fecha de emisión.

• Actividad económica Si el tipo de identificación es C (cédula) o E (extranjero) se debe considerar la tabla 28_5 y la tabla 136. Si el tipo de identificación es R (ruc) se debe considerar la tabla 28_5. Los códigos de la tabla 28-5 podrán ser usados en su totalidad, no así los de la tabla 136 que únicamente debe considerarse para los casos en que corresponda a ACTIVIDAD NO ECONÓMICA.

• Patrimonio En este campo se registrarán valores iguales o mayores a cero.

• Suma asegurada






5.3 Operaciones y Transacciones (E51)


E51: Código de estructura de Operaciones y transacciones, es fijo. E: Código de periodicidad eventual, es fijo. xxxx: Código asignado a la entidad. dd: día de reporte. mm: mes de reporte. aaaa: año de reporte. .txt: extensión del archivo tipo texto.

• Cabecera




El archivo no debe contener registros duplicados. Se considera un registro duplicado cuando se repiten los ocho campos:

� Tipo de identificación � Código de identificación � Tipo de transacción � Fecha de transacción � Código de operación o transacción � Monto de transacción � Código de oficina � Tipo de canal

• Monto transacción






6 PERIOCIDAD Y PLAZOS DE ENVÍO

Las empresas de seguros y compañías de reaseguros deberán remitir y validar satisfactoriamente las estructuras correspondientes y con la periodicidad mensual dentro de los 15 días hábiles contados a partir de la fecha de corte (periodo), las estructuras de periocidad eventual tendrán un plazo de 30 días hábiles después de la fecha de notificación, de acuerdo al siguiente cuadro:

CÓDIGO ESTRUCTURA PERIODICIDAD FECHA DE CORTE DE

ENVIO INICIAL

PLAZO DE ENTREGA

ENTIDADES QUE DEBEN REPORTAR

E10 Empleados Eventual 30 días hábiles

Aseguradoras, Reaseguradoras.

E50 Actividades de clientes

Eventual 30 días hábiles

Aseguradoras, Reaseguradoras.

E51 Operaciones y transacciones

Eventual 30 días hábiles

Aseguradoras, Reaseguradoras

ACCION RESPONSABLE AREA FECHA FIRMA

DISEÑO Luis Padilla DNEI-SES 15/10/2014

REVISADO Erika Hinojosa Myriam Rosales

DNR-SPLA DNEI-SES

15/10/2014

AUTORIZADO Hugo Orellana DNR 15/10/2014

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