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SUPERINTEfi. •. H~•~CIA NACIONAL DE SALUD GRUPO DE ARCHIVO

DEPENDENCIA: DESPACHO SUPERINTENDENTE / TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL

CODIGO : 0000

CODIGO

0000-1

0000-1.1

0000-1.2

0000-1.3

0000-1.4

0000-1.5

0000-2

0000-2.1

SERIES - SUBSERIES TRD.DOC

J Tipos Documentales o e Informes ¡/

Informes a organismos de control /

Defensoría del pueblo X X Fiscalía general de la nación

Procuraduría general de la nación Contraloria general de la nación

Informe X

Informes a entidades del Sistema de ~~ad Social en Salud V

M in salud Departamento Nacional de Planeación Consejo de seguridad social en salud

Informe /

Informes a otras entidades del Estado Minhacienda y Crédito Público

Presidencia de la República Congreso de la República

Informe

/ Informes a entidades vigiladas

Informe

Informes a dependencias internas / Informe

Actas./

Comité de Dirección

Acta

/

X

X

X

X

X

F

RETENCION ARCH

GESTlON

2

5

ARCH CENTRAL

5

20

S

DISP. FINAL

se e X

X

HOJA) DE¡f

E PROCEDIMIENTO

X Al terminar su valor administrativo se considera su eliminación.

X Al termino de su valor jurídico, los tipos documentales s escanean para guardar el soporte histórico de la gestión y s eliminan, por perdida de su vigencia.

ABREVIATURAS TRD.DOC: TRADICION DOCUMENTAL C:~SERVAR E: L INAR

ELABORO : COMITÉ DE ARCHIVO

O: ORIGINAL

C: COPIA

F : FOTOCOPIA SC: CA EAR Jt '-' z'•fcoof.J ;;;;

FUNCIONARIO RESPONSABLE ~ ~VÍ cqo 1 . 11 . U V

SUPERINTE .. -:NCIA "-- riONAL DE SALUD 1 PO DE ,..,,:CHIVO

~

TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL DEPENDENCIA : OFICINA JURIDICA HOJAA DEZ-CODIGO: 0010

SERIES- SUBSERIES TRD.DOC RETENCION DISP. FINAL CODIGO

y T~s Documentales ARCH ARCH

S e PROCEDIMIENTO o e F GESTION CENTRAL

se E

0010-1 Demandas. v' 2 20 X X

Demanda X Contestación de la demanda X Alegatos de conclusión X Memoriales X Sentencias X Recursos / X

0010-2 Conceptos jurídicos. 2 3 X X Al perder su valor administrativo, legal y jurídico, se Scaneará y se eliminará el soporte físico.

Solicitud X Respuesta X

0010-3 Derechos de petición / 2 3 X

/

Solicitud X

Respuesta / X

0010-4 2 3 Solicitud de información


0010-5 Tutelas~/ 2 10 X X

: Notificación X Tutela X Requerimiento áreas técnicas X Contestación X Sentencia X

0010-6 Acciones de cumplimiento / 2 10 X X

Notificación X Acción de cumplimiento X Requerimiento áreas técnicas X Contestación X Sentencia X

ABREVIATURAS TRD.DOC: TRADICION DOCUMENTAL C : CONSERVAR

E: ELIMINAR O: ORIGINAL

C: COPIA

F : FOTOCOPIA

SC : SCANEAR ->¡; /"'

S: SELECCIONA~- 7~~ ELABORO: COMITÉ DE ARCHIVO FUNCIONARIO RESPONSABLE _________ ,,__/_ ~

L---------------------~~:.......¡....._-------J~~ 1 -i.\

SUPERINTENDENCIA NACIONAL DE SALUD GRUPO DE ARCHIVO

TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL DEPENDENCIA : OFICINA JURIDICA CODIGO:

CODIGO

0010-7

0010-8

0010-8.1

0010-8.2

0010

SERIES - SUBSERIES TRD.DOC RETENCION

y Tipos Do~umentales o e F ARCH ARCH

GESTION CENTRAL

Acciones populares / 2 10

Notificación X Acción popular X Requerimiento áreas técnicas X Contestación X Sentencia X

Actas j

2 10

Comité jurídico 1 X Acta 1

Comité de Conciliación y Defensa Judicial

Acta X

ABREVIATURAS TRD.DOC: TRADICION DOCUMENTAL

O: ORIGINAL

C: COPIA

F : FOTOCOPIA

DISP. FINAL

S se e E

X X

X

C :CONSERVAR

E: ELIMINAR

SC:SCANEAR

S: SELECCI

PROCEDIMIENTO

ELABORÓ : COMITÉ DE ARCHIVO FUNCIONARIO RESPONSABLE -¡;__-=--7 ---~-""'Ir=

HOJA.)_ DE :2.,


TABLA D~ RETENCION DOCUMENTAL DEPENDENCIA : OFICINA DE PLANEACION Y ESTUDIOS ECONOMICOS V CODIGO: 0020

CODIGO

0020-1

0020-1.1

0020-1.2

0020-1.3

SERIES - SUBSERIES

y Tipos Documentales

Sistema de Planeación de la Supersalud (1) ,/

Plan anual de Actividades / Plan Nacional de Desarrollo Comunicaciones Metodología

1 Plan consolidado

Plan de Desarrollo Administrativo Depto. Adtivo. de la Función Pública

Comunicaciones Metodología Plan consolidado

Plan Indicativo j Comunicaciones Metodología Plan consolidado

Planeación Nacional

TRD.DOC

o e

X X X X X

X X X X

X X X X

RETENCION DISP. FINAL

F ARCH ARCH

S se e E GESTION CENTRAL

5 10 X X

5 10 X X

5 10 X X

5 10 X X

PROCEDIMIENTO

0020-2 0020-2.1

Proyectos Institucionales Inversión /

1 Responde a lo expuesto en el Dcto. 1259/94, Art.8o.literal b

Comunicaciones Ficha EBI Informes Proyectos

Planeación Nacional Planeación del Ministerio de Salud

Dependencias de la Entidad Ministerio de Hacienda

X X

X

5

X

X


O: ORIGINAL

C: COPIA

F : FOTOCOPIA

ELABORÓ : COMITÉ DE ARCHIVO

10 X X

C :CONSERVAR

SC: S NEAR E~-~ELIMIN S : S LECCIONAR

FUNCIONARIO RESPONSABL

.... -~ ....... tr..... .......

• SUPERINTENDE A NACIIAL DE SALUD GRUPO DE ARCHIVO

TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL DEPENDENCIA : OFICINA DE PLANEACION Y ESTUDIOS ECONOMICOS HOJA,2DE3 CODIGO: 0020

CODIGO

0020-2.2

0020-3 0020-3.1

0020-3.2

0020-4

0020-4.1

0020-5

SERIES

y Tipo7Documentales

Funcionamiento "' Planeación Nacional

Planeación del Ministerio de Salud Dependencias de la Entidad

Ministerio de Hacienda Comunicaciones Informes

Proyectos 1 Informes / De Gestión

Comunicaciones Informes

Congreso de la República Dependencias de la Entidad

A Organismos de Control / Entes de Control

Presidencia de la República Ministerio de Salud

Congreso de la República Ministerio de Hacienda

Ministerio de Justicia y del Derecho Contraloria General de la República

Comunicaciones

~::·; j Comité Año 2000

Acta

1 Manuales Institucionales

;,op Procesos i:;oJ'-rfl o( Indicadores de Gestión

Cj Formas de Papelería

o

X

X

X X

X

X

X X X

TRD.DOC

e

X X

X

X X

F

RETENCION ARCH

GESTlON

5

4

4

5

ARCH CENTRAL

10

10

10

20

o

DISP. FINAL

S se e X

X

X

X

X

E PROCEDIMIENTO

X

Responde a lo expuesto en el Dcto. 1259/94, Art.8o.literal s, com X asesoría al Despacho del Superintendente

X

X Responde a lo expuesto en la Resol.669/ 99, Art.2o.numeral 2.5

X • Por ser dinámicos no tienen tiempo determinado en gestión y a cumplir su utilidad para la cual fueron creados ó ser actualizados mejorados, se les da la disposición final y se emiten los nuevos.

e ABREVIATURAS TRD.DOC: TRADICION DOCUMENTAL

u e ~-\o":;>. O: ORIGINAL ~::~~ON~NAR ~~....._.,__,._¡......_Jr--C: COPIA SC SCANEAR ,

F : FOTOCOPIA S : SELECCIONAR .., -"""" ""-""" .. ., ......_ ...

ELABORÓ : COMITÉ DE ARCHIVO FUNCIONARIO RESPONSABL "' \

SUPERINTENDE ANAC AL DE SALUD GRU!-'u OE ARCHIVO

TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL DEPENDENCIA : OFICINA DE PLANEACION Y ESTUDIOS ECONOMICOS CODIGO: 0020

SERIES TRD.DOC RETENCION CODIGO

y Tipos DocumenJ'Ies o e F ARCH ARCH

GESTION CENTRAL

0020-6 lnterventorías a Contratos v 5 10 Dependencias de la Entidad

Comunicaciones X X Informes X Designaciones X Convenios OEI X Contratos X Actas de entrega y seguimiento de productos X

Certificaciones J X

0020-7 Proyecto y anteproyecto de Presupuesto de la 5 10 Entidad

Comunicaciones X X Anteproyecto propuesto X Proyecto aprobado X Ejecución Proyecto Presupuesto de Inversión X

0020-8 Estudios Especiales J 4 10

Cuentas Nacionales X lndice de Precios Hospitalarios X Canasta Hospitalaria X Sistema de información X Cambio de Milenio-Año 2000 Tasa contributiva X Comunicaciones X X

Pcod""" '"''" do '" Cootmto~ Informes X

0020-9 Estudios de Reestructuración 4 4

Proyectos de reestructuración X Antecedentes Historia organizacional X


O: ORIGINAL

C: COPIA

F : FOTOCOPIA


DISP. FINAL

S se e E

X X

X X X

X X

X X

HOJA 3DE _5

PROCEDIMIENTO

Responde a lo expuesto en el Dcto. 1259/94, Art.Bo.literal s, como asesoría al Despacho del Superintendente

Responde a lo expuesto en el Dcto. 1259/94, Art.Bo.literal q.

Responde a lo expuesto en el Dcto. 1259/94, Art.Bo.literales e, d, f o.

Responde a lo expuesto en el Dcto. 1259/94, Art.Bo.literal f y s.

DEPENDENCIA : OFICINA DE CONTROL INTERNO CODIGO: 0030

CODIGO

0030-1 0030-1.1

SERIES - SUBSERIES


Informes / De Evaluación al Sistema de Control J Interno institucional

Despacho Superintendente

Comité de Control Interno institucional Dependencia evaluada

Informes periódicos Informe consolidados Informes de apoyo

0030-1.2 A Entidades Externas 1

0030-2

0030-2.1

0030-2.2

0030-2.3

Contraloría General de la República Contaduría General de la Nación

Procuraduría General de la Nación Consejo Asesor de Control Interno

Informes

Actas /

Arqueos de Caja menor /

Acta

Arqueos de Pagaduría / Acta

Arqueos del Almacén General

Acta

1


TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL

TRD.DOC RETENCION DISP. FINAL

o

X

X

X

X

e

X X

X

F ARCH

GESTION

2

S se e ARCH CENTRAL

E

5 X X

8 X X

PROCEDIMIENTO

/J. ABREVIATURAS TRD.DOC: TRADICION DOCUMENTAL

0: ORIGINAL C : CONSERVAR 1 E: ELIMINAR

C: COPIA F : FOTOCOPIA


SC: SCANEAR

S : SELECCIONAR

FUNCIONARIO RESPONSABLE -------1--ff' 1 ,1 V

HOJA/? DE ¡f

1

DEPENDENCIA : SECRETARIA GENERAL / CODIGO: 0100

CODIGO

9 ( 0100-2

e ::V

(~

SERIES - SUBSERIES

y Tipos D~cumentales

Resoluciones J

Resolución /

Circulares

Circular Externa Carta Circular Publicación

Autos / Auto comunicación citación notificación Edicto

Consultas/

Derechos de Petició¡y/ Requerimientos /

Solicitudes v

e 9 Autorizacion Posesión Revisores FiscaiYs

Antecedentes para autorización Personas Naturales Personas Jurídicas Autorización de Posesión / Seguimiento Multas impuestas a entes vigilados.

Control de multas

TRD.DOC

o e

X

X X

X

X X X

X

X X l X Vxx

X X X X

X

F



RETENCION ARCH

GESTION

1

1

2

4

ARCH CENTRAL

20

20

20

5

5

10

S

DISP. FINAL

se e X

X

X

X

E

X

PROCEDIMIENTO

Responde a lo expuesto en el Decreto 1259/94, articulo 9o.,literal k, materializando la notificación. Enumeran y conservan las Resoluciones y tienen la resposabilidad de la emisión. Las resoluciones por ser actos administrativos permanecen un año en el Archivo de Gestión luego se envían al Archivo Central para su conservación como archivo histórico.

Se conservan en medio magnético.

X Responde a lo expuesto en el Decreto 1259/94, articulo 9o., literal d. Por las implicaciones de orden disciplinario que conllevan, se conservarán por el tiempo determinado.

Responde a la función expuesta en el Decreto 1259/94, articulo 9o., literal o. Por el carácter de acta d posesión y acto administrativo particular, se conservarán las originales como archivo histórico, eliminando lo demás soportes.

El control se registra en una base de datos en excell, la cual se conserva por la consulta permanente.


0: ORIGINAL

C: CONSERVAR

E: ELIMINAR

SC: SCANEAR f/tj. e C: COPIA

F : FOTOCOPIA S : SELECCIONAR 11 FUNCIONARIO RESPONSABLE --------i(

1 / , / ELABORO: COMITÉ DE ARCHIVO


TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL DEPENDENCIA : SECRETARIA GENERAL - GRUPO DE ARCHIVO Y CORRESPONDENCIA HOJAlDE(._ CODIGO:

CODIGO

~

( ::J

(::J (~

0100-3.1

( :9 ( \

e ~'

( 9 0100-7

0100-8

0100

SERIES - SUBSERIES TRD.DOC RETENCION ARCH ARCH

y Tipos Documentaley' o e F GESTION CENTRAL

Radicación de Documentos / 1 3

De ingreso

/ X

De salida X

Registro de Correspondencia 1 3

Planilla de correo normal X Guias de correo certificado X

Actas/ / 5 10

Comité de Archivo

Acta

/ Inventario de transferencias

Inventario

/ Inventario de fondos documentales

Inventario / Registro de préstamos y devoluciones de documentos

Solicitud libro de registro

/ Informes de gestión

Dependencias de la SNS Informe

lnterventorías de Contratos

Comunicaciones Designación Contrato Certificación

/

X

/X

X

X .x

X X

X

X X


0: ORIGINAL

C: COPIA

F : FOTOCOPIA

2

2

4

4

4

'·

DISP. FINAL

S se e

X

X

X

X

E

X

X

X

X

X

X

X

PROCEDIMIENTO

La radicación de ingreso y salida queda registrada en la base de datos Lotus Notes como documento de prueba; para la radicación de salida se guarda un consecutivo de todas las comunicaciones.

Al termino de su valor jurídico, los tipos documentales se escanean para guardar el soporte histórico de 1 gestión y se eliminan, por perdida de su vigencia.

X. Al terminar su valor administrativo se elimina, pudiéndose consultar en la División Administrativa.

C :CONSERVAR

E: ELIMINAR

SC: SCANEAR

S : SELECCIONAR

ELABORO :COMITÉ DE ARCHIVO FUNCIONARIO RESPONSABLE

1 -·- -

DEPENDENCIA : DIVISION DE SISTEMAS CODIGO: 011 O

SERIES - SUBSERIES CODIGO

y Tipos Documentales 1 0110-1 Sistema Integral Institucional. /

0110-1.1 Base de datos documental / Correspondencia Quejas Control administrativo Historico del sistema integral

0110-2 Herramientas de software para usuarios internos y externos

/ Nomina Sistema de información financiera Control de empleadores morosos Sanciones de las actuaciones adtivas. Contratos administrativos Inventarios Analisis estadistico y financiero de las circulares externas . 034-044-045-096-001 Quejas Ces antias Tasa a favor de la entidad Plan de gestión Historico de reportes de circulares externas y demas herramientas

o

X X X

/X

X X X X X X

X X X X X

X


TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL HOJA)_ DE 3


e F ARCH

GESTION ARCH

CENTRAL

20

20

s se e

X

E PROCEDIMIENTO

X • Por ser Archivos magnéticos el tiempo en gestión es determinado por la capacidad del disco duro, teniéndose que generar el archivo historico del sistema integral de trámites.

• Son Archivos magnetices, el tiempo en gestión se determina de acuerdo a la vigencia de la herramienta para la Entidad.


O: ORIGINAL

C: CONSERVAR

E: ELIMINAR

C: COPIA

F : FOTOCOPIA

ELABORO : COMITÉ DE ARCHIVO FUNCIONARIO RESPONSABLE

SC:SCANEAR ~ S : SELECCIONAR / j . , ~J.~L.t-U~a_/7 t>A!..if


TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL DEPENDENCIA : DIVISION DE SISTEMAS CODIGO: 0110

CODIGO

0110-3

0110-4

0110-5

SERIES - SUBSERIES

y Tipos Do5-umentales

lnterventorias ,/

Reporte de servicios Designación Comunicación Contrato

Licencias de software

o

X X X

X

Tecnicos X Usuarios X

0110-6 Administración de la red

Planos ubicación fisica, voz y datos. X

TRD.DOC RETENCION

e ARCH ARCH F

GESTION CENTRAL

5 5

X

5

5


O: ORIGINAL

C: COPIA

F : FOTOCOPIA

DISP. FINAL

S se e E

X

X

X


HOJAlDE 3

PROCEDIMIENTO

* El tiempo de gestión está determinado de acuerdo a la vigencia de 1

licencia para la Entidad.

* Por ser dinámicos no tienen tiempo determinado en los archivos d gestión y central, para software o hardware adquirido o comprado; lueg de la pérdida de vigencia tecnológica para la Entidad se traslada biblioteca. Para software desarrollado en la Entidad, no es necesari tiempo en Archivo central, solamente en Archivo de gestión permanecerán en la división de sistemas y en la dependencia del usuari del software y hardware hasta la pérdida de la vigencia tecnológica.

* El tiempo de retención en gestión se determina , hasta cuando se necesario diseñar nuevas instalaciones por cambio en la edificación.

C: CONSERVAR

E: ELIMINAR

SC:SCANEAR ~ S : SELECCIONAR A / < . /

~rr.~.-c ~(%../e/ .... ~ .. 0 1!-t..é/'f l;iu-v ~ 1 d'

DEPENDENCIA : DIVISION DE SISTEMAS CODIGO: 0110

CODIGO

0110-7

0110-8

0110-9

0110-10

SERIES - SUBSERIES

y Tipos Documentales 1

Copias de seguridad t/

Información general de la Entidad

Software de la Entidad /

Versión de programas de aplicaciones

Planes de contingencia

Planes

Asistencia técnica

Control de gestión

o

X

X

X


TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL HOJA3DE3


e F ARCH ARCH

GESTION CENTRAL

* *

X

. 1

2 4

S se e

X

E

X

PROCEDIMIENTO

* El tiempo de gestión se determina de acuerdo a su criticidad según s son Archivos en linea o en batch!.

* El tiempo de gestión se determina de acuerdo a la vigencia del softwar para la entidad.

X * Por ser dinámico no tiene tiempo en archivos de gestión y central, su vigencia está dada por la utilidad que tenga para la Entidad.

X

ABREVIATURAS TRD.DOC: TRADICION DOCUMENTAL C:CONSERVAR

E: ELIMINAR


O: ORIGINAL

C: COPIA

F : FOTOCOPIA S : SELECCIONAR i / SC:SCANEAR ~

FUNCIONARIO RESPONSABL~u.LC.t:u/d::70 oer¡ f/~

(

(

(

DEPENDENCIA : DIVISION FINANCIERA / CODIGO:

CODIGO

~

:9 0120-1-2

:3

0120

SERIES - SUBSERIES

y Tipos Documentales /

Plan anual de presupuesto ./

Anteproyecto / Anteproyecto

/ Proyecto presupuesta!

Presupuesto

/ Libros de presupuesto

Ejecución presupuesta! de ingresos Ejecución presupuesta! de gastos Certificados de disponibilidad Modificacón de presupuesto

Informes a entidades de control / Contraloria

Ministerio de hacienda D.N. P.

Banco de la Republica

Informe ejecución presupuesta! Informe ejecución presupuesta! de inversión




c_,;..rrc v

o e F ARCH GESTION

ARCH CENTRAL

s se e E PROCEDIMIENTO

X

X

X X

X X

X

X

5 15

5 15

5 15

5 15

X X

X X

X X

X X

Las series y subseries responden a las funciones expuestas en el art.631del Estatuto Tributario y en la Resolución 1320 1 96, art.3o.numeral 4, funciones de las División Financiera.

Las copias de los tipos documentales, certificados de disponibilidad presupuesta!, se llevan en una carpeta para el control del consecutivo


O: ORIGINAL C: CONSERVAR

E: ELIMINAR ~

ELABORÓ : GRUPO DE ARCHIVO

C: COPIA SC: SCANEAR

FUNCIONARIO RESPONSABLE~ l

GRUPO DE ARCHIVO TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL

DEPENDENCIA: DIVISION FINANCIERA- GRUPO DE PAGADURIA HOJA2DE4 CODIGO: 0120



Cuenta Mensual de Pagaduría J

Boletin diario / Declaraciones Tributarias Comprobante de Ordenación de pago Orden de compra Nómina

Formularios de Salud y Pensión Recibo de Caja Tiquetes aéreos utilizados Orden de Servicio

o

X

X

X

X

Certificaciones de interventoria X Informes de comisión y gastos de desplaz X

e

X

X

X X

X

Aprobación de garantía unica X Notas Débito X Nota Crédito Formularios acreedores varios Consignaciones bancarias(recibos .. ) Legalizaciones de avances

Recibo pagos parafiscales Resoluciones Comprobante pagos bancos Facturas Contratos Avances Autorizaciones de retiro de cheques Entradas y salidas de Almacén Cheques Anulados

Libros de pagaduría libro de caja libro de bancos libro de avances libro de acreedores

/

libro financiero Concilaciones bancarias

X

X

X

X X

X X

X

X X X X X X

X

X

X

X

F

RETENCION ARCH

GESTION

3

ARCH

CENTRAL

20

20

S

DISP. FINAL

se e X

X

E PROCEDIMIENTO

X Corresponde a las funciones asignadas en la resolución 0385/95 que organiza el grupo de pagaduría articulo 11

X

Por normatividad expuesta en la Ley 80/93 la nómina debe reposar en original en el grupo de pagaduría.

El tipo documental legalizaciones se lleva en una carpeta independiente debido al alto volumen de soportes

ABREVIATURAS TRO.DOC: TRADICION DOCUMENTAL C: CONSERVAR


O: ORIGINAL C: COPIA \ SC : SCANEAR

E: ELIMINAR ~

FUNCIONARIO RESPONSABLE~ 1


TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL DEPENDENCIA : DIVISION FINANCIERA- GRUPO DE PAGADURÍA HOJA)DE4 CODIGO: 0120

CODIGO ~

(:Y

1-( 0120-4

1'--

0120-5

0120-6

0120-7

SERIES - SUBSERIES /

y Tipos Docume~les

TRD.DOC

Información tributaria t./

Cálculos de procedimiento retefuente Certificaciones para deducibles Certificados de retención Medios Magnéticos

Informes a entidades de Control J D. T. N.

Informe de movimiento de Bancos

o

X X X

Informe de promedios diarios /

Certificados de pagos y deducciones t/ realizadas

Administración del PAC /

Modificaciones y aprobaciones X.

Solicitud de giros y aprobaciones X

Informe consolidado X

Reintegros del paca la D. T. N.

Ordenes judiciales / Embargos X Acuso recibo Desembargos X

e

X X

X

X

F

RETENCION ARCH

GESTION

5

2

1

2

ARCH CENTRAL

20

20

3

1

20

DISP. FINAL

S se e X

X

X

X

E PROCEDIMIENTO

X Las retenciones efectuadas pueden llegar a ser objeto d Fiscalización por parte de la DIAN.

X

X

Los informes a entidades de control requieren 2 años de gestión par atender los requerimientos de dichas entidades.

Los embargos judiciales requieren llevarse en dos carpetas: Un contiene la orden de los juzgados para embargar a los funcionarios la otra los recibos de pago de cada embargado para s contabilización individual y la facilidad de rendir el informe a lo juzgados cuando estos lo requieran


O: ORIGINAL

C: CONSERVAR

E: ELIMINAR

C: COPIA

ELABORÓ : GRUPO OE ARCHIVO

¡ SC: SCANEAR '? \_ ,_,\__1'--_.;._.r-.:\___)

FUNCIONARIO RESPONSABLE--------


TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL DEPENDENCIA: DIVISION FINANCIERA- GRUPO DE CONTABILIDAD CODIGO: 0120

TRD.DOC CODIGO o e F

RETENCION ARCH

GESTION ARCH

CENTRAL

DISP. FINAL

S se e E PROCEDIMIENTO

- .:::.

(::J

SERIES - SUBSERIES

y Tipos Doc;<?ntales

Libros contables ""

Libro auxiliar Libro diario Libro mayor

X X X

5 15 X X NOTA: De conformidad con la Resolución No. 0385/95 se creo el grupo interno de contabilidad

( ~ Informes a entidades de Control / 2 15 X X

Estados financieros Contaduria general X Cuenta anual contraloria general X Pagos DIAN X

( 3 Comprobantes de contabilidad 5 15 X X

Comprobante de ingreso X Comprobante de egreso X

Comprobante general X

ABREVIATURAS TRD.DOC: TRADICION DOCUMENTAL C: CONSERVAR

ELABORÓ: GRUPO DE ARCHIVO

O: ORIGINAL C: COPIA

E: ELIMINAR ·=:b SC:SCANEAR

FUNCIONARIO RESPONSABLE~ 1 -

DEPENDENCIA : DIVISION DE GESTION HUMANA / CODIGO: 0130

CODIGO

0130-1

0130-2

0130-3 0130-3.1

SERIES - SUBSERIES

y Tipos D~umentales

Hitarías Laborales "!./'

Formato unico hoja de Vida Resoluciones Comunicaciones laborales Actas de Posesión Certificaciones Formato de evaluación de servicio Oficios Judiciales Formato de novedades Sistema de Seguridad Social Reporte de cesantías e interes Certificado de ingresos y retenciones Formato de afiliación caja de compensación familiar Declaración juramentada de bienes y renta Antecedentes laborales Antecedentes academices Documento de ingreso

Concursos /

Aviso de convocatoria Publicaciones Lista de inscripciones Lista de aspirantes admitidos Lista de aspirantes no admitidos Tramite de reclamaciones Antecedentes de aspirantes Designación de evaluadores Examenes Registro calificación de prueba Resultado de pruebas Analisis de antecedentes Acta de concurso Resolución lista de elegibles

Programas / Inducción

Comunicaciones Manuales

SUPERINTEND lA NACI ~L DE SALUD

o

X

X

X X X

X

X X X X X X

X X X X X X

X

GRl., . .., DE ARCHIVO TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL

TRD.DOC

e

X X X

X X X X X

X X X

X

X

X

F

RETENCION ARCH

GESTION

0 :J.-

1*

ARCH CENTRAL

100

8 ;}___

DISP. FINAL

S se e X

X

E

X

HOJA1 DE4

PROCEDIMIENTO

Las Historias Laborales de los funcionarios activos de la Entidad permanecen en el Archivo de Gestión, hasta 6 meses después del retiro de la Entidad. La serie está soportada por las funciones expuestas en el Decreto 1259/94 articulo 10 numeral4 literal h.

X La serie está soportada por las funciones expuestas en el Decreto 1259/94 articulo 10 numeral 4 literal d

X • Los manuales permanecen en el Archivo de gestión, hasta el momento en que pierdan validez y se actualicen. La serie está soportada por las funciones expuestas en el Decreto 1259/94 articulo 1 O numeral 4 literal a.

ABREVIATURAS TRD.DOC: TRADICION DOCUMENTAL ~ O : ORIGINAL R

C: COPIA

F:FOTOCOPIA • R ./?.d~ FUNCIONARIO RESPONSABLE 'Á7-?" /1}~-~ ELABORÓ :COMITÉ DE ARCHIVO

1 ________,

/

r

DEPENDENCIA : DIVISION DE GESTION HUMANA CODIGO: 0130

CODIGO

0130-3.2

0130-3.3

0130-4

0130-5

0130-6 0130-6.1

0130-6.2

0130-6.3

0130-6.4

SERIES - SUBSERIES

y Tj>os Documentales

Capacitación · ~

Programa Comunicaciones Manuales Reglamentos Solicitud formal lcetex Solicitud no formal /lcetex

Bienestar social

Progama eventos generales Comunicaciones

Comunicaciones a entidades externas /

Presidencia de la República Fondo Nacional del Ahorro Departamento Administrativo de la Función Pública Procuraduría General Fiscalía General Contraloria General Registraduria General

Registro de horas extras v/'

Planilla de horas extras Planilla de compensatorios

Actas/ / Comisión de personal

Acta

Grupo control diciplinario interno

Acta

Grupo de capacitación

Acta

Comité de incentivos

Acta

SUPERINTEND~N~IA NACI"r..1 ~L DE SALUD

o

X

X X

X X

X X

X

X

X

X

GRI DE ARC ro TABLA DE Fu:::.I~:::.NCION DOCUMENTAL

TRD.DOC

e

X

X X

X

X X X X X X X

F

RETENCION ARCH

GESTION

4*

4

1

.

1

ARCH CENTRAL

1

4

5

5

DISP. FINAL

S se e

X

HOJA2 DE4

E PROCEDIMIENTO

X • Los manuales permanecen en el Archivo de gestión, hasta el momento e que pierdan validez y se actualicen. La serie está soportada por la funciones expuestas en el Decreto 1259/94 articulo 1 O numeral 4 literal d.

X

X

X • El tiempo de permanencia de estos documentos está determinado, hast el momento en que el funcionario compense el tiempo de horas extras, pue es necesaria su consulta constante.

X Funciones expuestas en la Ley 443/98 Decreto reglamentario 1568/98


E:~LIMINA


O: ORIGINAL

C: COPIA

F : FOTOCOPIA SC:SCA R

.,. lONA~...,~ FUNCIONARIO RESPONSAS~ /'"~'./i.?' h,

\7 /

l_


CODIGO

0130-7

0130-8

0130-9

0130-10

0130-10.1

SERIES - SUBSERIES


Administración de riesgos profesionales V

Contrato Comunicaciones Reportes de accidentes de trabajo Programa de riesgos profesionales

Libros de actas de posesión /

Libros

Manuales de funciones ./

Comunicaciones Manuales

Control disciplinario interno ~ Procesos disciplinarios (2) /

Fallos Auto interlocutorio Auto de sustentación Notificación Avisos

/_


o

X X

X

X

X X

X X

X


TRD.DOC

e

X X

X

X

X

F

RETENCION ARCH

GESTION ARCH

CENTRAL

5

20

DISP. FINAL

S se e E

X X

X

X

HOJA 3DE4

PROCEDIMIENTO

Funciones expuestas en el Decreto 1259/94 articulo 10 numeral4 del literal G

Para facilitar la consulta se llevan en un libro separado de la Historia laboral.

• Los manuales permanecen en el Archivo de gestión, hasta el momento en que pierdan validez y se actualicen.

• Funciones expuestas en la Resolución 0619/95. Al concluir las diligencias y ejecutoriado el fallo, permanecerán en el archivo de gestión 1 año.

ABREVIATURAS TRD.DOC: TRADICION DOCUMENTAL ~• O : ORIGINAL R

C: COPIA R

F: FOTOCOPIA N ~~~ FUNCIONARIO RESPONSA~ -~. ~ ELABORO: COMITÉ DE ARCHIVO

/


CODIGO

0130-11

0130-11.1

0130-11.2

0130-12

SERIES - SUBSERIES


Elección de representantes de los trabajadores ¡/

Comité de la comisión de personal / Actas

Comité paritario de salud ocupacional /

Actas

Nómina/

Nómina Reporte de cesantias Disponibilidad presupuesta!



TRD.DOC

o

X

X

X

X

e

X X

F

RETENCION ARCH ARCH

GESTION CENTRAL

3

10

DISP. FINAL

S se e X

HOJA 4 DE4

E PROCEDIMIENTO

X Solamente se escanearán las actas de elección de representantes.

X Esta serie es originada en la división de Gestión Humana y por normatividad expuesta en la Ley 80/93, la original debe ser enviada a división Financieragrupo de pagaduría.


O: ORIGINAL <~ C: COPIA R

F: FOTOCOPIA ;?ft(:CION.~ ,--~~ FUNCIONARIO RESPONSAB"-ZJ '#-v~#?'/1-~~ ELABORÓ :COMITÉ DE ARCHIVO

DEPENDENCIA: DIVISION ADMINISTRATIVA / CODIGO : 0140

CODIGO SERIES- SUBSERIES

y Tipos D~mentales Contratos ,_/ /

Con formalidades plenas

Requerimientos Disponibilidad presupuesta! Terminas de referencia Pliego de condiciones Propuesta Evaluaciones Minuta Formato único de hoja de vida Formato deducción bienes y rentas Pólizas Aprobación de pólizas Publicación Designación interventorias Informe interventorias Actas de recibo a satisfacción

TRD.DOe

o e F

X X X X X X X X X X X X

X X X ( 9 Sin formalidades plenas /

Requerimientos X

0140-3

Cotizaciones Disponibilidad presupuesta! Formato único de hoja de vida Formato declaración Ordenes de compra y servicio Designación interventorias

Convenios/

Requerimiento Disponibilidad presupuesta! Minuta controlde ejecución

X X X X

X X

X X

/ X X

Informes a Organismos de Control

DIAN X Procuraduría General de la Nación X

Contraloría General de la Nación X Imprenta Nacional de Colombia X

Cámara de Comercio X

SUPERINTENC lA NACI- ... ~L DE SALUD GRUPO DE ARCHIVO


RETENeiON ARCH ARCH

GESTION CENTRAL

2 20

2 20

5 10

2 10

HOJAJ DE~

DISP. FINAL


X

X

X

Concreta las funciones expuestas en el articulo 9, numeral 3 literal C del Decreto 1259/94. Al perder el valor administrativo y legal se eliminan.

X Los convenios son interadministrativos y de asistencia técnica.

X Se relacionan los diferentes organismos de control a los cuales se presentan los informes.

..ll- J1J . · L. - " ABREVIATURf'S JRD.DOC: TRADICION DOCUMENTAL ~ ftVIM 1 "~:":~-~ 7Q Cto---v' J Co....__TYZ>fo: ORIGINAL

C: CONSERVAR E: ELIMINAR

SC:SCANEAR ,dp ~rvtcio~~e.tali2....-<::,. C:COPIA F : FOTOCOPIA

ELABORO :GRUPO DE ARCHIVO S:SE~~~

FUNCIONARIO RESPONSABLE

r ' ' \

DEPENDENCIA: DIVISION ADMINISTRATIVA CODIGO: 0140

SERIES - SUBSERIES

CODIGO y Tipos Documentales/

0140-4 Hoja de vida del vehiculo ./

Documentos legales del vehiculo Orden de mantenimiento Cotización Orden de prestacion de servicio

0140-5 Actas/ Junta de adquisiciones y servicio

0140-6 Programa general de compras /

Requerimientos Plan de necesidades

0140-7 Caja menor / Certificado de disponibilidad Resolución de creación Libro de bancos Libro de registro diario Extractos bancarios Arqueos de caja menor Comunicaciones

TRD.DOC

o e F

X

X

X X

X

X X X

X

X X X

X

X X



RETENCION ARCH ARCH

GESTION CENTRAL

2 5

4 20

2 10

2 10

HOJA 2 DE ,3

DISP. FINAL

S SC C E PROCEDIMIENTO

X

X Responde a las funciones expuestas en el literal k, articulo 9, numeral 3, del Decreto 1259/94

X X

X Responde a las funciones expuestas en el literal b, numeral 3, articulo 9, del Decreto 1259/94

X Anualmente son creadas las Resoluciones expedidas por el Minislerio de Hacienda y por 1 Superintendencia Nacional de Salud.


O: ORIGINAL

C :CONSERVAR

E: ELIMINAR

SC:SCAN~ S : S~Ef~~Aj{

C: COPIA

F : FOTOCOPIA

ELABORÓ : GRUPO DE ARCHIVO FUNCIONARIO RESPONSABLE --·~ ..i._ .......,-\-\\~--\ \


TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL DEPENDENCIA: DIVISION ADMINISTRATIVA- GRUPO DE ALMACÉN E INVENTARIOS CODIGO: 0140

SERIES - SUBSERIES TRD.DOC RETENCION DISP. FINAL CODIGO

y Tipos Documenta~s o e F ARCH ARCH


HOJA '3 DE "3

PROCEDIMIENTO

e O~ Inventarios de bienes ./

, ~~ Inventario individual /

Responde a las funciones expuestas en la Resolución 0385/95, articulo 13, de creación del grupo d Almacén e Inventarios.

Inventario

( ~Consolidado Anual / ~ Consolidado mensual y anual

( ~ Cuenta mensual /

0140-2-1 Boletin diario almacén / Comprobante de entrada Comprobante de salida Contrato Factura kardex Actas

2 5 X X

2 5 X X

1 10 X

X X

X X

X El kardex permanece en el archivo de gestión para consulta permanente. X

ABREVIATURAS TRD.DOC: TRADICION DOCUMENTAL O: ORIGINAL




SC ~:\ SC~AN(AR) S:S ~~~

FUNCIONARIO RESPONSABLE _ _¿~_'\-\-\\--· __ \ \ \

SUPERINTENDEf\.- .. -. NACIONAL DE SALUD GRUPO DE ARCHIVO

DEPENDENCIA:

TABLA DE RET~CION DOCUMENTAL DIRECCION GENERAL CONTROL DE LAS RENTAS CEDIDAS V

CODIGO:

CODIGO

1000-1

1000-1.1

1000-1.2

1000-2

1000-3

1000

SERIES - SU BS ERI ES 1-_;T...:,.R=D~.D:.;O:y...C=---+----:-=':R=::E;..:.T.::E;..:N.::.C.:...:;IO:..:,N~--+---i=-D=IS:..:..P..:.,. r-F:..:..I N::..A:..;:L:...._--1 ~ ARCH ARCH

y Tipos Documentales / C F GESTION CENTRAL S SC C E

Vigilancia Generadores de Rentas Cedida!i 1 1 X

Consultas/

solicitud Concepto

Derechos de petición / solicitud Concepto

Estudios para Contratación ~

Terminas de referencia Aprobación de terminas Contrato Certificaciones Productos Designación de interventoria

Informes de gestión / Oficina de control interno

Oficina de planeación Despacho

Informes

X X

X X

4 4

X X

X X

X X

2 3

X


O: ORIGINAL

C: COPIA

F : FOTOCOPIA

X

X

PROCEDIMIENTO

Por no ser probatorios se eliminarán

Al terminar términos de prescripción se eliminarán

C: CONSERVAR

E: ELIMINAR

7,C :fNEAR

ELABORÓ: COMITÉ DE ARCHIVO FUNCIONARIO RESPONSABLE. ~d· \7 .

-·

HOJA 1 DE .l

\


TABLA DE RE.TENCION DOCUMENTAL DEPENDENCIA: DIVISION DE LOTERIAS Y SORTEOS EXTRAORDINARIOS ¡,/" CODIGO: 1010

SERIES· SUBSERIES TRD.DOC RETENCION DISP. FINAL CODIGO

y Tipos Documentales lo e F ARCH ARCH

S se e GESTION CENTRAL

1010-1 Evaluación Estatutos de funcionamiento del.fis 1 9 X X loterias, beneficencias y sorteos extraordinarios

Comunicaciones X X Estatutos X

1010-2 Verificación financiera del recaudo, ~ y 1 9 X X transferencia de recursos

Estados financieros y presupuestos X Ventas X distribuidores X Informes de gestión X Recomendaciones X Convenio de desempeño

/ X

1010-3 Evaluación del Plan de premios 1 9 X X

Estudio de mercados X Calculo de punto de equilibrio X Proyecto de ventas X Acreditación de transferencias X Reglamento de asignación y ajuste de cupos de billetes X Calendario de sorteos X


E PROCEDIMIENTO

X

X

X

C: CONSERVAR

E: ELIMINAR


O: ORIGINAL

C: COPIA

F : FOTOCOPIA SC: SCANEAR

_.S-:·SEL"EGGlGNARFUNCIONARIO RESPONSABLE l ~-P'"~> . /

HOJA 1. DE~


TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL DEPENDENCIA: DIVISION DE LOTERIAS Y SORTEOS EXTRAORDINARIOS CODIGO:

CODIGO

1010-4

1010-5

1010-6

1010-7

1010

SERIES- SUBSERIES TRD.DOC RETENCION

y Tipos Documentales / o e F ARCH ARCH

GESTION CENTRAL

Investigación por incumplimiento ¡/ 1 9 de instruciones

Autos X Explicaciones al requerimiento X Resolución X Comunicaciones X X

Visitas inspectivas 1 1 1

Comunicación X X Acta de visita X Informe de visita

/ X

Conceptos técnicos 1 2


Consultas/ 1 1



O: ORIGINAL

C: COPIA

F : FOTOCOPIA

DISP. FINAL

S se e

X X

X

E

X

X

X

X

C: CONSERVAR

E: ELIMINAR

PROCEDIMIENTO


SC: SCANEAR

~SE2LECCIONAR FUNCIONARIO RESPONSABLE ~~ /

HOJA 2 DE '2..


TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL DEPENDENCIA: DIVISION DE LICORES Y CERVEZAS / CODIGO:

CODIGO

1020-1

1020-2

1020-3

1020-4

1020

SERIES - SUBSERIES


Vigilancia a Distribuidores y Productores de licores

1 nstructivo Declaración de impuestos descontables Lista de precios Reporte de ventas del alcohol Presupuesto Reporte de insumas Recibos de pago del I.V.A.

Consultas/

Solicitud Respuesta

Solldt"d do ;nro=oo;ó1 ,VV ~ ~ ~ \]JJ foD ~~~

Solicitud ~ .Re~ e ita Re&iees-clk:iales ffe pago de impuestos

Comunicación de los servicios y fondos seccionales de salud Recibos de pago Relación de recaudo Comunicación a la DIAN

/

TRD.DOC RETENCION

o e F ARCH ARCH

GESTION CENTRAL

1 10

X X X

X X X X

1 1

X X

.\dl ( 1 1 t •

X· X

1 10

X X

X.

X X



F : FOTOCOPIA

DISP. FINAL

S se e

X X

-

X '

E

X

X

X

X

C: CONSERVAR

E: ELIMINAR


SC: ¡>CA:];AR S : {eLEC IONAR

FUNCIONARIO RESPONSABLE --H-fA.."7/"-'-· __ _ 'V{

HOJA 1 DE 2..

PROCEDIMIENTO

DEPENDENCIA: DIVISION DE LICORES Y CERVEZAS CODIGO: 1020



1020-5 Impuesto al consumo de licores y cervezas V

Información enviada Secretarias de Hacienda Departamentales Cruce de información

1020-6 Fondo cuenta de productos importados /

Relación mensual de importadores

1020-7 Productores de cervezas v Instructivo Recibo de pago de impuestos Implementación base de datos Información estadística para auditorías




o e F ARCH ARCH

GESTION CENTRAL s se e E

1 2 X X X

X X

2 X X

X

1 5 X X

X X

X X


O: ORIGINAL

C: CONSERVAR

~~A= L c1;A~~R C: COPIA

F : FOTOCOPIA


S: EL~CCI

FUNCIONARIO RESPONSABLE ---+---flÁ~fi..L--f-::,<'-/--f lf// /~

HOJA 2 DE 2.

PROCEDIMIENTO

DEPENDENCIA: DIVISION DE APUESTAS PERMANENTES CODIGO: 1030

CODIGO

1030-1

1030-2

1030-3

SERIES- SUBSERIES


Verificación de la eficiencia en la explotación /

de apuestas permanentes V

Comunicaciones Venta de formularios Relación de regalias Estado de ingresos y gastos Contratos de conseción Trasnferencias al sector salud Recibos de caja Informes J Investigación por incumplimiento de contratos

Requerimiento Autos Explicaciones al requerimiento Resolución Comunicaciones j Investigación por el no giro de las transferencias

Requerimiento Autos Explicaciones al requerimiento Resolución Comunicaciones



/ABLA DE RETENCION DOCUMENTAL


o /

e F ARCH

GESTION ARCH

CENTRAL S se e E

PROCEDIMIENTO

X X X X

X

X

X

X

X

X

X

X X

X X

X X

X X

X X

10

10

10

TRD.DOC: TRADICION DOCUMENTAL

O: ORIGINAL

C: COPIA

F : FOTOCOPIA

X X X

X X X

X X X

C: CONSERVAR

E: ELIMINAR R SC:SCANEAR

S : SELECCIONAR 1 ) FUNCIONARIO RESPONSABLE -\ fl f - ( ~ ~ /

\Á.?\~ ~". /¡...--.. r--.

\

HOJA "l. DE 2-

DEPENDENCIA: DIVISION DE APUESTAS PERMANENTES CODIGO: 1030

CODIGO

1030-4

1030-5

1030-6

SERIES- SUBSERIES

y Tipos Do_;.umentales

Visitas inspectivas v

Comunicación Auto Acta de visita Informe de visita

Solicitud de información

Solicitud Respuesta

Conceptos técnicos /

Solicitud Respuesta




TRD.DOC RETENCION

o e F ARCH ARCH

GESTION CENTRAL

1 10

X X X

X X

X X

X X

TRD.DOC: TRADICION DOCUMENTAL

O: ORIGINAL

C: COPIA

F : FOTOCOPIA

DISP. FINAL


X X X

X

X

C: CONSERVAR

SC: SCANEAR E : ELIMINAR ~

S : SELECCIONAR 1 ) FUNCIONARIO RESPONSABLE " f f, - . ' J.l1

·)\ A 1 ) \. L)j._/ ~ .Jv"" \ " ./ ~ ""'

\ \\C , \' ,

HOJA 2 DE~

SUPERINTE~ ___ }.JCIA NAv1vNAL DE SALUD GRUPO DE ARCHIVO

TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL DEPENDENCIA: DIVISION DE ARBITRIOS RENTISTICOS E I.R.A. , - -/ CODIGO: 1040 V

CODIGO

1040-1

1040-2

1040-3

1040-4

1040-5

SERIES - SUBSERIES TRD.DOC RETENCION

y Tipos Documentales o e F ARCH ARCH

GESTION CENTRAL /

Evaluación de las transferencias al sector salud,

realizadas por Ecosalud V 2 1

Transferencias X Recaudos X Cartera de operadores X Rendimientos financieros X Comunicaciones X X Informes X

/

Evaluación de operadores de juegos de sue~ 2 1 azar

Estados financieros X Informe de ingresos, transferencias e instrumentos de juego X Informe X

Evaluación de Rifas Menores / 2 4

Relación de rifas autorizadas X Relación de operadores de rifas X Relación de impuestos cobrados X Programa de capacitación

1 X

Evaluación al Impuesto de Registro 2 4

Recursos con destino al sector salud X Informe del comportamiento de recursos generados X

Analisis financiero de Ecosalud / 2 4

Estados financieros X Informe X


O: ORIGINAL

DISP. FINAL

S se e E

X

X

X

X

X

HOJA "1 DE l.

PROCEDIMIENTO

La información se recibe en medio tiempos de retención se pasan a conservación

La información se recibe en medio tiempos de retención conservación

C: CONSERVAR

E: ELIMINAR

se pasan a

magnético y al cumplir su cintas magnéticas para S

magnético y al cumplir sus cintas magnéticas para su

ELABORÓ: COMITÉ DE ARCHIVO

C: COPIA

F : FOTOCOPIA SC: SCANEAR ~~ -t S : LECCIONAR

FUNCIONARIO RESPONSABL~i ;..,~-1 u ;..: -¡·

SUPERINTENm::NCIA NACIONAL DE SALUD GRUPO DE ARCHIVO

TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL DEPENDENCIA: DIVISION DE ARBITRIOS RENTISTICOS E I.R.A. CODIGO: 1040

CODIGO

1040-6

1040-7

1040-8

SERIES- SUBSERIES

y Tipos Docume~tales

ACtuaciones preliminares V

Queja Requerimiento de información Respuesta requerimiento Comunicaciones

Investigaciones administrativas

Informe Queja Requerimiento de información Respuesta al requerimiento Auto Resolución Acta de visita Informe de visita

Visitas lnspectivas /

Comunicación de comisión Acta de visita Informe

1

TRD.DOC

o

X

X X

X X

X

X X

X X X

e

X

X

X

X X

F

RETENCION ARCH ARCH

GESTION CENTRAL

2

2 4

2


O: ORIGINAL

DISP. FINAL

S se e E

X

X

X X

PROCEDIMIENTO

C: CONSERVAR

E: ELIMINAR

C: COPIA

F : FOTOCOPIA


SC : SCANEAR ~();. ~ S : ELECCIONA

FUNCIONARIO RESPONSABLr&!1/x/,()_JJ... A ')~~ n 1 u -~~

HOJA(. DEl,..


TABLA DE RETE~CION DOCUMENTAL DEPENDENCIA: DIRECCION GENERAL AREA FINANCIERA DELSECTOR SALUD V CODIGO: 2000


O: ORIGINAL

C: COPIA

F : FOTOCOPIA

C : CONSERVAR

E: ELIMINAR

HOJA J... DE 4

ELABORÓ : COMITÉ DE ARCHIVO :~~:~~~~~AR ~~~~~~~/~-~--§···§·--;~~-:~i~~~-¿).2~~··::··

FUNCIONARIO RESPONSABLE~-------;,_-r>~ -4'y ..


TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL DEPENDENCIA: DIRECCION GENERAL PARA EL AREA FINANCIERA DELSECTOR SALUD -GRUPO DE QUEJAS

HOJA 2. DE{-CODIGO: 2000


y Tipos Documentales/ o e F ARCH ARCH


GESTION CENTRAL

~~ Quejas del Régimen Subsidiado / 2 5 X X La selección se realiza de acuerdo al hecho. el impacto social y

Investigación por competencia / normatividad aplicable.

(

(

(

2000-1.1

Queja X X X Comunicaciones X X Requerimiento de información X X Respuesta a requerimiento de información X Antecedentes Auto Resoluciones Informe de visita

~ Quejas motivo por establecer(*)

Queja Comunicaciones Requerimiento de información Respuesta al requerimiento Auto

/ ~ Derechos de petición

Solicitud Respuesta

/ e Consultas

Solicitud Respuesta


X X X

/ X

2 5

X X X

X X X

1 1

X X

1 1

X X


O: ORIGINAL

C: COPIA

X X

X X

X X

(*) Se adelantan las diligencias pertinentes para determinar si esta Entidad es o no competente, de no serlo, se procederá al archivo o envio a la autoridad competente.

La seleccioón se realiza de acuerdo a la petición elevada y a la normatividad aplicable.

La selecciona se realiza de acuerdo a la consulta elevada y a la normatividad aplicable.

C :CONSERVAR

E: ELIMINAR

SC: SCANEAR ~ F : FOTOCOPIA S: SELECCIONA•cR~~~~_....-¡~-~~¡~,.g7z~-::---~-~'3~~-~-~~2-~2*

FUNCIONARIO RESPONSABLE ______ ::.: _ ___,r_,// j /

- .. - y


TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL DEPENDENCIA: DIRECCION GENERAL PARA EL AREA FINANCIERA DELSECTOR SALUD CODIGO: 2000

CODIGO

(3 (~od;J

2000-6.1

2000-6.2

SERIES - SUBSERIES


Conceptos técnicos

Solicitud Respuesta

Vigilancia administrativa, financiera y contractual a otros vigilados SOAT

Queja Articulo periodístico Indagación preliminar Comunicación al quejoso Solicitud explicaciones e información al implicado Respuesta a requerimiento Declaraciones Informe de visita Auto Resolución Comunicación

Juntas Directivas de IPS Públicas (E.S.E.)

Queja Articulo periodístico Indagación preliminar Comunicación al quejoso

/

Solicitud explicaciones e información al implicado Respuesta a requerimiento Declaraciones Informe de visita Auto Resolución Comunicación

TRD.DOC

o

X

X X

X X X

X

X X

X X X

X

e

X

X X

X X

X X

X X

F

2

RETENCION ARCH

GESTION

5

ARCH CENTRAL


O: ORIGINAL

DISP. FINAL

S se e X X

X X

E

HOJA 3 DE 4

PROCEDIMIENTO

La selecciona se realiza de acuerdo al motivo y a los hechos.

La selecciona se realiza de acuerdo a los hechos, su impacto social y normatividad aplicable.

C : CONSERVAR

E: ELIMINAR

C: COPIA

F : FOTOCOPIA SC:SCANEAR ~

FUNCIONARIO RESPONSABLE ~-s_:_s_E-LE_c_c_10_N_A_R--~-~~/P-2 > ELABORÓ : COMITÉ DE ARCHIVO

SUPERINTEI'I JCIA NA )NAL DE SALUD G ........ 'O DE ARCHIVO

TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL DEPENDENCIA: DIRECCION GENERAL PARA EL AREA FINANCIERA DELSECTOR SALUD CODIGO: 2000

CODIGO

2000-6.3

2000-6.4

2000-6.5

SERIES - SUBSERIES

/ y Tipos Documentales

Deudas ./

Queja Articulo periodistico Indagación preliminar Comunicación al quejoso Requerimiento al deudor Respuesta a requerimiento Informe de visita Auto Resolución Comunicación

Concurrencia de horarios

Queja Articulo periodistico Indagación preliminar Comunicación al quejoso

/

Solicitud de explicaciones e información al implicado Respuesta a requerimiento Declaraciones Informe de visita Auto Resolución Comunicación

Inhabilidades e incompatibilidades /

Queja Articulo periodistico Indagación preliminar Comunicación al implicado Respuesta a requerimiento Declaraciones Informe de visita Auto Resolución Comunicación

TRD.DOC

o

X X

X X

X

X X

X X X

X

X X

X X X

X

e

X X

X X

X X

X X

X X

X X

RETENCION

F ARCH ARCH

GESTION CENTRAL


O: ORIGINAL

C: COPIA

F : FOTOCOPIA


DISP. FINAL

S se e E

C: CONSERVAR

E: ELIMINAR

SC:SCANEAR

S : SELECCIONAR

HOJA4 DE~

PROCEDIMIENTO

......... FUNCIONARIO RESPONSABLE _________ (/ ' j./

~-----------------------------------------------------------------~~~~------------------------~~

SUPERINTE...LJ¿NCIA NACIONAL DE SALUD GRUPO DE ARCHIVO

TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL . ._, ._,...,ENCIA: DIVISION DE SERVICIOS SECCIONALES Y FONDOS LOCALES DE SALUD / HOJA! DE3

CODIGO

2010-1

12010-2

12010-3

12010-4

2010-5

2010 V

SERIES - SUBSERIES

y Tipos Documentales O

Evaluación a los recursos con destino al RégimenV Subsidiado 1995-2000 1/

Requerimientos Requerimiento sistema de información basica (cir. e.

071/98) Requerimiento información de pasivos con ARS(cir. e.

021/99) Requerimiento liquidación de contratos abril/98-marzo/99(cir. e. 023/99) Requerimiento regimen subsidiado- comfinanciación recursos fosyga (cir. e. 096/99) Requerimiento contratación regimen comfinanciación recursos fosyga (cir. e. 0103/99)

X

X

X

X

X

X Respuesta requerimiento !--· X

Evaluación a los recursos con destino al PAB /

TRD.DOC

e

Requerimiento de información X Respuesta requerimie~to X Informe de visita (*) X

Información de financiación y ejecución .~ !--'x Evaluación del flujo de recursos para la atención de

vinculados

Requerimiento de información Respuesta requerimiento Informe / Ejecuciones presupuesta les de los '""., .. ,u. seccionales y distritales de salud (cir.e.SS/93 y r.e

72198)

Ejecución presupuesta!

Consultas

Solicitud Respuesta a requerimiento

X X

X

X

X

X

F

R~~NCION ARCH

GESTION

5

5

5

2

ARCH CENTRAL

5

5

5

5


O: ORIGINAL

DISP. FINAL

S se e X X

X X

X X

X

E PROCEDIMIENTO

La selección se realiza de acuerdo ala,.,,.,vd""'d que haya tenido para el Sisiema General de Seguridad Social en Salud y para la Supersalud

Los requerimientos son entregados en medios magnetices

1 La selección se realiza de acuerdo a la relevancia que haya tenido par 1el i General de Seguridad Social en Salud y para la Supersalud.

: i/1 lEste informe no es generado por la división, pero por delegación verba !del despacho del superintendente se trasladaron de la dirección d 1 ;n•nnn. ·j-'n y vigilancia transitoriamente como insumo para e

!seguimiento.

La selección se realiza de acuerdo a la relevancia que haya tenido par el Sistema General de Seguridad Social en Salud y para la Supersalud

X !Por no ser probatorios se eliminara·n

c:"rffii~AR

C: COPIA

F : FOTOCOPIA

,ELABORÓ : COMITE DE ARCHIVO

E:"' .. :;.~¡~ /1.1 cfADJ sc.w.fEE~ ~/ ~

FUNCOONAROO RESPONSABCE 'j/JljJ'¡ 'íiJ "ff!¿IJ!, llf1 r.tn h rtYfl. r (} · \7V 1/VV 'V , IJ


TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL DEPENDENCIA: DIVISION DE SERVICIOS SECCIONALES Y FONDOS LOCALES DE SALUD HOJA[._ DE S CODIGO: 2010

CODIGO

2010-6

2010-7

2010-8

2010-9

SERIES - SUBSERIES

y Tipos DJcumentales

Conceptos técnicos ¡/

Solicitud Respuesta a requerimiento

Derechos de petición / Solicitud Respuesta a requerimiento

Investigación administrativa iniciadas de oficio /

Soportes de la investigación Plan de desempeño Auto apertura investigación Explicaciones Resolución Recurso de reposición

Investigación administrativa por queja

Queja Requerimiento de información Respuesta requerimiento

. . /. preliminares 1n1c1a as

Auto de apertura de investigación Explicaciones Resolución

o

X

vx

X X

X

X

X

Recurso de reposición / / X

2010-1 O Apoyo a visitas de otras entidades y dependencias de la Supersalud

Informe de visita X

TRD.DOC

e

X

X

X

X X X

X

X X X

F

RETENCION ARCH ARCH

GESTION CENTRAL 1 5

1 5

. .

. .

5

S

X

DISP. FINAL

se e E

X

X

PROCEDIMIENTO

Por no ser probatorios se eliminara·n

Al terminar términos de prescripción se eliminarán

• Por resultados de analisis de aplicación de instrumentos realizado po la Superintendencia Nacional de Salud la retención estas sujeta al pago

X de la sanción por parte del investigado .

• Por resultados de analisis de aplicación de instrumentos realizado po la Superintendencia Nacional de Salud la retención estas sujeta al pagc de la sanción por parte del investigado.

X La selección se realiza de acuerdo a la relevancia que haya tenido par el Sistema General de Seguridad Social en Salud y para la Supersalud

lf

ABREVIATURAS ~~~~~~~:~DICION DOCUMENTAL Ji~: ~~~S~~VAR hf. C : COPIA S . ~NEAR ( 1 F : FOTOCOPIA QEC<fiO V L 1

FUNCIONARIO RESPONSABLE )/'A ' rn/J.~;/) . 1 Jlfll/fl( 1 llJ1!//!/IA / '/ ·

ELABORÓ : COMITÉ DE ARCHIVO vv¡

----------------------------------------------------------------------------------------------------~------


TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL DEPENDENCIA: DIVISION DE SERVICIOS SECCIONALES Y FONDOS LOCALES DE SALUD CODIGO: 2010


y Tipos Documentales o 2010-11 Reporte de resultados de los vigilados relacionados/

con el regimen subsidiado V

Procuraduria Departamental Contraloria Departamental

Presidencia programa de lucha contra la corrupción Procuraduria general de la nación

Contraloria general de la nación Congreso de la República

Requerimiento de información Respuesta requerimiento De oficio

X X

TRD.DOC

e

X

F

3

RETENCION ARCH

GESTION

5

ARCH CENTRAL

DISP. FINAL

S se e E

X

PROCEDIMIENTO

ELABORÓ: COMITÉ DE ARCHIVO


0: ORIGINAL

C: COPIA E : ELIMIN ~

1 /

F : FOTOCOPIA SC:S V J C:CONiERV R ~~

FUNCIONARIO RESPONSABLE S~ -1 r¡ L11 . / (/Jf/1 Á 1 lfl 'f/1/1 J. ..

HOJA 3DE ~


DEPENDENCIA: TABLA DE ~ENCION DOCUMENTAL

DIVISION INSTITUCIONES PRESTADORAS DE SERVICIOS ¡/ CODIGO:

CODIGO

2020-1

2020-2

2020-3

2020

SERIES- SUBSERIES I--'T-:,R:.:D:..:;.D~O:r-C=-+--:C:::R'3;'E;:;-T:.:E:.;N,:.:C:.:I.:;:O:,:N::,-,.--t---T-D:.:IS::_P.:.,-i--FI::_N::_A::¡L:.__--i ARCH ARCH

y TipOS Documentales l./0 C F GESTION CENTRAL S SC C E

Analisis financiero de las IPS (Circular Externa 070/98) V 1 4 X X

Estados financieros Información financiera a nivel institucional, departamental y nacional Plan de desempeño Programación de visitas inspectivas

Liquidación de 1 PS

Acta de asambla Escrituras publicas de disolución Certificados de existencia y representación legal Publicación del estado de liquidación Solicitud inventario patrimonial Relación de activos sociales Relación de obligaciones (pasivos) Resolución

Fusión, esición y trasformación de sociedades

Solicitud por parte de IPS Texto de convocatoria Contancia Aviso de fusión Certificación comunicación acuerdo Certificado de existencia y representación legal Pronunciación super industria y comercio Acta aprobación compromiso Proyecto de los estatutos Estudios tecnicos de los activos Estudios tecnicos de los activos intangibles Balance consolidado Resolución

X

X X X

X X

X X X

X X

X 4

X X X X X X X X

X X X X

X X


X X

X X

HOJA 1 DE 3

PROCEDIMIENTO

La selección se realiza de acuerdo a la relevancia que hay< tenido para el Sistema General de Seguridad Social er Salud y para la Supersalud

• Variable de acuerdo a la complejida de la entidad que se estudie.

La selección se realiza de acuerdo a la relevancia que haya tenido para el Sistema General de Seguridad Social en Salud y para la Supersalud

C:CONSERVAR E: ELIMINAR


O: ORIGINAL C: COPIA F : FOTOCOPIA

'"'coo-.eoon"'o'SA"" ~~ D ( //

SUPERINTE::NiJENCIA NACIONAL DE SALUD GRUPO DE ARCHIVO

DEPENDENCIA: TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL

DIVISION INSTITUCIONES PRESTADORAS DE SERVICIOS CODIGO:

CODIGO

2020-4

2020-5

2020-6

2020-7

2020

SERIES- SUBSERIES


Autorización de acciones y bonos, para IPS V

Autorización revisor fiscal Estados financieros Acta del organismo competente·asamblea y junta directiva Reglamento de colocación o suscripción Certificado de la secretaria de salud Resolución Poder del representante legal (si procede) Estatutos o escritura publica constitución y reformas 1 Certificado existencial y representante legal

Autorización programas publicitarios para IPS

Solicitud aprobación Certificado secretaria de salud Certificado de existencia y representación legal Estados financieros Programa publicitario Resolución

Intervención administrativa y/o técnica de IPS

Solicitud de oficio Solicitud por parte de la entidad Resolución

1

Requerimiento según (Decreto 663/96 y ley 51 0/99 J Acuerdo de reestruturación empresarial (Ley 550/99)

Solicitud por parte de 1 PS Solicitud de oficio Poder Solicitud de promoción por parte de acreedores Autorización organo competente( acta) Certificado de incumplimiento de obligaciones Estado de relación de acreedores Estados financieros Relación de demandas en curso Relación de los acreedores internos de la empresa Relación completa de los aportes Renovación matricula mercantil Propuesta de bases de negación Autorización posesión revisor fiscal Resolución Informe interventorial

TRD.DOC RETENCION

o e F ARCH ARCH

GESTION CENTRAL

1 2

X X

X X X

X X

X X

1 1

X X X

X X

X

2 5

X X

X X X

. .

X X X X X X X

X X X X X X

X X

ABREVIATURAS TRD.DOC: TRADICION DOCUMENTAL O :ORIGINAL C: COPIA F: FOTOCOPIA

DISP. FINAL

S se e X X

X X

E

X

ELABORÓ : COMITÉ DE ARCHIVO FUNCIONARIO RESPONSABLE

-

HOJA(. DE~

PROCEDIMIENTO

La selección se realiza de acuerdo a la relevancia que haya tenido para el Sistema General de Seguridad Social er Salud y para la Supersalud


Por tratarse de un trámite nuevo el establecimiento de los tiempos de retención no ha sido definido


~:~i~Ukv~ ( {) /


TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL DEPENDENCIA: DIVISION INSTITUCIONES PRESTADORAS DE SERVICIOS CODIGO: 2020

SERIES - SUBSERIES TRD.DOC RETENCION DISP. FINAL

HOJA'3 DEJ

PROCEDIMIENTO CODIGO ARCH ARCH GESTION CENTRAL y Tipos Documentales 5l e F s se e E

2020-8

2020-9

2020-10

2020-11

2020-12

Autorización cálculos actuariales para reserva pensional11

eniPS

Solicitud aprobación calculo actuaria! Estudio actuaria! nota tecnica por actuario Prueba de idoneida Certificado del representante legal Anexo explicativo indicando cambio de información basica Convenios colectivos de trabajo/ estado financiero

Resolución /

Consultas

Solicitud Respuesta 1 D~rechos de petición

Solicitud

Respuesta 1 Conceptos técnicos

Solic~ud

Respuesta 1 Solicitud de Información

Solicitud Respuesta

X X X X X

X X

X X

X X

X X

X X




X Por tratarse de un tramite nuevo el establecimiento de los tiempos de retención no ha sido definido

X Por no ser probatorios se eliminara·n

X Al terminar términos de prescripción se eliminarán

X Por no ser probatorios se eliminara ·n

X Por no ser probatorios se eliminara·n

(


DEPENDENCIA: TA~A DE RETENCION DOCUMENTAL

DIVISION EMPRESA SOCIALES DEL ESTADO / HOJA 1.. DE3 CODIGO:

CODIGO

2030-1

2030-2

2030

SERIES - SUBSERIES


Analisis financiero de IPS públicas (circular.e 073/98)

Estados financieros Información basica de la institución Presupuesto Facturación Cuentas por cobrar Información de calidad Información financiera a nivel institucional, departamental y nacional Requerimiento de la información Respuesta a requerimiento Recomendaciones para la institución

Autorización cálculos actuariales para re~a pensiona! en IPS públicas V

Solicitud aprobación calculo actuaria! Estudio actuaria! nota tecnica por actuario Prueba de idoneida Anexo explicativo indicando cambio de información basica

Convenios colectivos de trabajo/ estado financiero Resolución

TRD.DOC RETENCION

o e F AHCH ARCH

GESTION CENTRAL 2 3

X X X X X X

X X X X

* *

X X X

X

X X



DISP. FINAL


X X La selección se realiza de acuerdo a la relevancia que haya tenido para el Sistema General de Seguridad Social en Salud y para la Supersalud

X Por tratarse de un trámite nuevo el establecimiento de los tiempos de retención no ha sido definido

C: CONSERVAR

E: ELIMINAR SC:SCANEAR

ELABORÓ : COMITÉ DE ARCHIVO S : SELECCIONAR _f /)~~

FUNCIONARIO RESPONSABLE ~ J1'" --~~~OC.Jl.Sir/1 ,..A Jt-l,

1


TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL DEPENDENCIA: DIVISION EMPRESA SOCIALES DEL ESTADO CODIGO: 2030




2030-3 Intervención administrativay/o tecnica en/S 2 3 X X Públicas

Solicitud por parte de la entidad o de la institución hospitalaria X Resolución X Requerimiento según (Decreto 788 y 1922 X X

2030-4 Visitas inspectivas / 2 5 X X

HOJA Z DE3

PROCEDIMIENTO


La selección se realiza de acuerdo a la relevancia que haya tenido · para el Sistema General de Seguridad Social en Salud y para la

2030-5

2030-6

Queja Solicitud Auto Antecedentes Acta de visita Informe visita Informe de seguimiento Traslado a otras entidade§ de control

Conceptos técnicos 1 Solicitud Respuesta Requerimiento de información Respuesta requerimiento

Consultas 1 Solicitud Respuesta Requerimiento de información Respuesta requerimiento


X X

X X X X

X

X

X

X

X

X

X X

X X

2

2

ABREVIATURAS TRD.DOC: TRADICION DOCUMENTAL O: ORIGINAL C: COPIA F : FOTOCOPIA

X

X

FUNCIONARIO RESPONSABLE

Supersalud

C: CONSERVAR E: ELIMINAR SC:SCANEAR

S:SELECCIONAR ~ /J._iJn-ttZ~~

1

----~~~~-


TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL DEPENDENCIA: DIVISION EMPRESA SOCIALES DEL ESTADO HOJA) DE3 CODIGO: 2030


y Tipos Doc,mentales

2030-7 Derechos de petición ¡/

Solicitud Respuesta Requerimiento de información Respuesta requerimiento


TRD.DOC RETENCION

o e F ARCH ARCH

GESTION CENTRAL

1 2

X X X

X


DISP. FINAL

S se e E

X

C:CONSERVAR E: ELIMINAR SC:SCANEAR

PROCEDIMIENTO

S : SELECCIONAR ~ /'¡ /J () !VJ FUNCIONARIO RESPONSABLE --------,~6..J..~-1 f_j J/j 0 J,Jf)Lf/MJ,L

{ /

L

SUPERINTE :NCIA N ___ _ ONAL DE SALUD GRUPO DE ARCHIVO

TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL DEPENDENCIA: DIVISION FONDO DE SOLIDARIDAD Y GARANTIA SOAT / CODIGO:

CODIGO

2040-1

2040-2

2040-3

2040-4

2o4o v SERIES - SUBSERIES TRD.DOC


o e Analisis de validación de la subcuenta de compensación V

Requerimiento de información X Respuesta requerimiento X Declaraciones de giro y compensación X Informes de auditoria del minsalud X Información costos de administración X Información incapacidades y licencias X Consignaciones Informe de validación / X

.. / X Ana lisis de validación de la subcuenta de promocton y prevención

Requerimiento de información X Respuesta requerimiento X Declaraciones de giro y compensación X Ejecuciones planes de prevención y promoción X Impuesto social a las municiones X Informe de validación

/ X

Analisis de validación de la subcuenta de solidaridad

Requerimiento de información X Respuesta requerimiento X Declaraciones de giro y compensación X Giros por subsidio a la demanda X Informe balance anual cajas de compensación familiar X Impuesto social a las armas X 1 nforme de validación X

Ana lisis de validación de la subcuenta de ECA T /

Requerimiento de información X Respuesta requerimiento X Valor de las primas emitidas X Aportes del 20% y 50% X Ejecución de contratos X Informe de validación X

F

RETENCION ARCH

GESTION

1

1

1

ARCH CENTRAL

2

2

2

2


O: ORIGINAL

C: COPIA

F : FOTOCOPIA

DISP. FINAL

S se e

X

E

X

X

X


HOJA1 DE3

PROCEDIMIENTO

C:CONSERVAR // ¿¿_~ E: ELIMINAR /~/ / SC:SCANEAR ~ ~~ S: SELECCIONA/,/"'" 7 ·-

/

SUPERINTE :NCIA N.-.-.ONAL DE SALUD GRUPO DE ARCHIVO

TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL DEPENDENCIA: DIVISION FONDO DE SOLIDARIDAD Y GARANTIA SOAT CODIGO: 2040


2040-5

2040-6

2040-7

2040-8


Fosyga cuenta adscrita al Minsalud (Cir.Ext.067/98) v

Requerimiento de información Respuesta requerimiento Informe de auditoria Ejecución presupuesta! Ejecución de contratos por subcuenta Informe ejecución presupuesta!

Administrador Fosyga- Fidusalud (Cir.Ext.059/98 y067/98)

Requerimiento Respuesta requerimiento Declaración giro y compensación y anexos Ejecuciones presupuestales

EPS y Entidad Adaptada y Especial /

Requerimiento Respuesta requerimiento Declaraciones de Giro y Compensación

Informes de Auditoría Certificaciones Revisor Fiscal Información Costos de Administración Plan de Ajuste y/o desempeño Información de Incapacidades y licencias

Consignaciones /

Cajas de Compensación (Cir.Ext.059/98)

Requerimiento Respuesta requerimiento Variables para el calculo del aporte Consignaciones Validación balance Anual de compensación

/

o e F

X X X X X

X

X X X X

X X X X X X X X X

X X

X X

X

ARCH GESTION

3

3

1

1

ARCH CENTRAL

5

5

2

2


O: ORIGINAL

C: COPIA

F : FOTOCOPIA

S se e X X

X

X

E

X


HOJA l. DE 3

PROCEDIMIENTO

Se trasladará al Archivo Central donde se conservará por el tiempo determinado. Al perder su valor administrativo, financiero, legal y jurídico se procede a escanear y a su eliminación.

Las declaraciones de giro y compensación se llevan en una carpeta separada para su fácil consulta.


e: coNSERVAR // A .i"7

E: ELIMINAR //// -y/ :~ ;~~:~~.~:·p-1f' \.. . ~

./


TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL DEPENDENCIA: DIVISION FONDO DE SOLIDARIDAD Y GARANTIA SOAT HOJA 3 DE b CODIGO: 2040

CODIGO

2040-9

2040-10

2040-11

2040-12

2040-13

SERIES- SUBSERIES


Compañías de Seguros SOAT (Cir.Ext., 067/98) v Requerimiento Respuesta requerimiento Valor de las primas emitidas Aportes y consignación del 20% y 50%

lndumil (Cir.Ext.067/98) /

Requerimiento Respuesta requerimiento Número de Salvoconductos renovados y expedidos Venta de m unciones y explosivos

Derechos de petición/

Solicitud Respuesta

consultas

Solicitud Respuesta

/

Conceptos técnicos

Solicitud Respuesta


TRD.DOC

o e F

X

X

X

X

X

X X X

X X X

X

X

X

RETENCION ARCH

GEST10N

2

2

2

ARCH CENTRAL

2

2

5

5

5

DISP. FINAL

s se e E

X

X

X

X

X

PROCEDIMIENTO

Se trasladará al Archivo Central donde se conservará por e tiempo determinado.

Se trasladará al Archivo Central donde se conservará por el tiempo determinado.



Se trasladará al Archivo Central donde se conservará por e tiempo determinado. Al perder su valor administrativo, financiero, legal y jurídico se procede a escanear y a su eliminación.

TRD.DOC: TRADICION DOCUMENTAL C: CONSERVAR

O : ORIGINAL E : ELIMINAR

C : COPIA SC : SCANEAR

F : FOTOCOPIA S : SELECCIONAR FUNCIONARIO RESPONSABLE---------:>~"'-""''-

./ /

SUPERINTEr .. uc;;•'\ICIA NACIONAL DE SALUD GRUPO DE ARCHIVO

TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL DEPENDENCIA: DIRECCION GENERAL PARA EL CONTROL DEL SISTEMA DE CALIDAD CODIGO: 3000

SERIES - SUBSERIES TRD.DOC RETENCION DISP. FINAL CODIGO ARCH ARCH

GESTION CENTRAL s se e E y Tipos Documentales 1/o e F

3000-4.2 Atención victimas accidentes de tránsito.'v

Queja X Requerimiento X Respuesta requerimiento X Delegacióna a otras instancias X Comunicaciones X X Autos X Resoluciones X

HOJA.,2 DE~

PROCEDIMIENTO

3000-4.3 Fallas en la calidad - Preexistencias / La selección se realiza de acuerdo a la relevancia que haya tenido para el Sistema General de Seguridad Social en Salud y para la Supersalud

3000-5

3000-5.1

3000-5.2

3000-6

Queja X Requerimiento X Respuesta requerimiento X Delegacióna a otras instancias X Comunicaciones X X Autos X

Resolucion/ X

Informes 2 2

Gestión j Despacho Superintendente

Oficina de Control Interno Informe

1 X

Organismos externos

Informe

1 X

Planes y Proyectos Especiales 4 4

-Estudios X


O: ORIGINAL

C: COPIA

F : FOTOCOPIA


X Al perder su valor administrativo se eliminarán

X X

C : CONSERVAR


DEPENDENCIA:

TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL DIRECCION GENERAL PARA EL CONTROL DEL SISTEMA DE CALIDAD 7 HOJA.-1 DE_3

CODIGO:

CODIGO

3000-1

3000-2

3000-3

3000-4

3000-4.1

3000

SERIES- SUBSERIES TRD.DOC RETENCION

y Tipos Documentales 1 o e F ARCH ARCH

GESTION CENTRAL

Prestadoras de servicios de salud t./ 3 10

Conceptos X Instrumentos de verificación y control X Medidas adoptadas X

Aseguradoras / 3 10


Poblaciones especiales / 3 10


Quejas/

/ 5 10 Atención inicial de Urgencias

Queja X Requerimiento X Respuesta requerimiento X Delegacióna a otras instancias X Comunicaciones X X Autos X Resoluciones X


O: ORIGINAL

C: COPIA

F : FOTOCOPIA


DISP. FINAL


X X La selección se realiza de acuerdo a la relevancia que haya tenid para el Sistema General de Seguridad Social en Salud y para 1 Supersalud



X X

C :CONSERVAR

SUPERINTEr -liCIA N.ll >NAL DE SALUD ( ,o DE A ___ _ -uva

TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL DEPENDENCIA: DIRECCION GENERAL PARA EL CONTROL DEL SISTEMA DE CALIDAD CODIGO: 3000


y Tipos Documentales lo e F ARCH ARCH


3000-7 Participación en organismos del SGSSS. V

HOJA..) DE3

PROCEDIMIENTO

3000-7.1 Consejos sectoriales e institucionales / X X 2 2 X La selección se realiza de acuerdo a la relevancia que haya tenido

3000-7.2

3000-8

3000-9

Red de Controladores /1 lnterventorías a Contratos

Comunicaciones Designación Contrato Actas de entrega y seguimiento de productos Certificaciones Producto 1 Plan de Atención Básica y Poblaciones Especiales

Informes Conceptos técnicos Evaluaciones técnicas

X X

5 5

X X X

X X X

X

3 2

X X X

ABREVIATURAS TRD.OOC: TRADICION DOCUMENTAL

O: ORIGINAL

C: COPIA

F : FOTOCOPIA


X

X

para el Sistema General de Seguridad Social en Salud y para la Supersalud

C : CONSERVAR

--~~-----


DEPENDENCIA: DIRECCION GENERAL ENTIDADES PROMOTORAS! ~!~~y ~;~~~~SED~;~~~G~-~~U~~D~~~~~- /

CODIGO: 4000

CODIGO

4000-1

4000-1-1

4000-1-2

SERIES - SUBSERIES


Quejas instauradas por los UsuarioS/

Prestación de servicios /

Queja Requerimiento Respuesta a requerimiento Comunicación

Autos 1 Resoluciones

No pago a proveedores

Queja Requerimiento Respuesta a requerimiento Comunicación

TRD.DOC

} e

X X

X X

X

X X X

X X X

X X X X

F

RETENCION ARCH

GESTION

2

ARCH CENTRAL

9

2

DISP. FINAL

s se e

X X

X X

E

X

HOJA !1 DEl/

PROCEDIMIENTO

Cuando se haya cumplido el tiempo en el Archivo de Gestión estas se trasladarán a la División de atención al usuario quien las remitirá al Archivo Central.


E: ELIMINAR

SC: SCANEAR


O: ORIGINAL

C: COPIA

F : FOTOCOPIA " · ""L ECCIONAR FUNCIONARIO RESPONSAS.,....- L "-""P..?/:t!."¿j> )id/~

/ / . /


, TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL DEPENDENCIA: DIVISION ENTIDADES PROMOTORAS DE SALUD - -/ CODIGO: 4010 ¡/



S se GESTION CENTRAL e E 4010-1 Autorización Certificado de funcionami// de las 1 9 X X

Entidades Promotoras de Salud (EPS)

Carta de solicitud X Estudio de factibilidad X X Relación de la red preliminar de prestadores de servicios de salud X X Condiciones para la prestación del servicio X X Estatutos autenticados X Autorizaciones de otros organismos X Cetificado de Cámara de Comercio X Acta de conformación de la Junta o Consejo Dirtectivo X Comunicaciones X X Hojas de vida X Resolución X

/ 4010-2 Autorización Publicación de los Es~ós Financieros 1 2

de las EPS y;. ,, .,

X X

Estados básicos financieros X Relación de inversiones X Cargos diferidos X Valorización propiedades, planta y equipos X Obligaciones financieras y cuentas por pagar X Proveedores X Cuentas de orden X Corrección monetaria X Relacióm de accionistas y socios X Deudores X Costo prestación del servicio X Reserva Régimen Subsidiado - Acuerod CNSSS X Inversiones reserva Régimen Subsidiado X Comunicaciones X X


HOJA1 DE5"

PROCEDIMIENTO

.... fS<Q(\ear



C: CONSERVAR b E : ELIMINAR Go • SC: SCANEAR .,a_ .JJ. S : SELECCIONAR

FUNCIONARIO RESPONSABLE J '~~


TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL DEPENDENCIA: DIVISION ENTIDADES PROMOTORAS DE SALUD CODIGO: 4010

CODIGO

4010-3

4010-4

4010-5

4010-6

SERIES - SUBSERIES


Autorización Procesos de Escisión, Liquidación voluntaria de EPS

Acta de la Asamblea aprobatoria del proceso Prospecto del proceso

Fusión v)

Certificación del representante legal y el revisor fiscal Aviso publicitario del proceso Cetificado de existencia y representación legal Estados financieros Balances de la entidad interesada y de la beneficiaria Convocatoria de Asamblea Composición accionaría

TRD.DOC

vo e F

X X X X X X

X

X

X

Certificación de exigencia de garantías satisfactorias y X suficientes para el pago de sus créditos Comunicaciones Resolución 1 Autorización Reglamentos de Emisión y Colocación de Acciones o Bonos de EPS

Carta de solicitud Acta de autorización del reglamento de emisión y colocación de Acciones o Bonos Reglamento de emisión y colocación de acciones

Comunicaciones 1 Estadísticas demográficas y financieras

Biblioteca SNS

X

X

X

Informe de comportamiento de las EPS X

Evaluación de campañas publicitarias de las EPS J

Comunicaciones Medios publicitarios

X X

X X

X X X

X

RETENCION ARCH

GESTION

2

1

2

ARCH CENTRAL

10

2

4


DISP. FINAL

S se e X X

\' l\ X ··x~

E

X

HOJAJ_ DE 5(

PROCEDIMIENTO

Debido al valor histórico que estos procesos tienen para el sector salud, se hace necesario conservarlos.

Se selecciona y se escanea el informe anual consolidado. ~ ~·· . ..-.,~ ., l. 1 ,.

~ ~ , ~"~- ' r 4

X • Se eliminan debido a que son medios que pierden su validez en corto tiempo

C: CONSERVAR (\.

E : ELIMINAR A l~


SC: SCANEAR ~ , ('¡ ~· ..._ ---S : SELECCIONAR ~j

FUNCIONARIO RESPONSABLE -----~__!=!~"f~

11


TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL DEPENDENCIA: DIVISION ENTIDADES PROMOTORAS DE SALUD CODIGO: 401 O

CODIGO

4010-7

4010-8

4010-9

SERIES - SUBSERIES


TRD.DOC

Vo e F

Evaluación del Margen de Solvencia en las EPS V

Relación de la edad y morosidad de las cuentas por pagar Cuentas por cobrar Régimen Subsidiado Pagos recibidos por anticipado

X

X X X X

Flujo mensual de caja o efectivo Indicadores financieros Comunicaciones / x "x~t

Evaluación de reforma a los Estatutos sociales de las EPS

Comunicaciones Escritura de legalización de las reformas Certificado de Cámara de Comercio

Promoción de Acuerdos de Reestructuración de EPS

X

Carta de solicitud X Acreditación de incumplimiento de obligaciones X mercantiles Acreditación de demandas ejecutivas X Constancia de autorización del organo competente de la X persona jurídica Estado de relación de acreedores, inventario de X acrrencias y estados financieros Relación de obligaciones mayores a 90 días · X Constancia de renovación de Matrícula Mercantil X Propuesta de bases de negociación X Relación de socios X

X X

Comunicaciones X Resoluciones X

RETENCION ARCH ARCH

GESTION CENTRAL 1 2

9



F : FOTOCOPIA

DISP. FINAL

S se e 1 "X'

X

HOJA .'3 DE 7:>-

E PROCEDIMIENTO

X ~rtamielltu COIISulidad~ como datos

e~s.tic.os?-(odo.. -k \N./)~ $'<.. -e.ú·(A.\~ ct un nvwc $\_fo~t;

~ lt)':) t'"" p4''"'"'"(..;) \lt.\1().. ('\ \.c.) Je..\-.:>~ .;no. ~

(!.al"'<'~$ kóo ( -

X Se escanea el comportamiento consolidado, como datos estadísticos.

* Por tratarse de una función asignada recientemente, el establecimiento del tiempo de retención y la disposición final, no se ha podido estimar, solo hasta cuando se conozca realmente las implicaciones que conlleva este trámite.

C: CONSERVAR

E : ELIMINAR ~


SC : SCANEAR (1 flll j S : SELECCIONAR . ft Jrílnm

~~7C...,_·, l~vv-


DEPENDENCIA: TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL

DIVISION ENTIDADES PROMOTORAS DE SALUD HOJA 4 DE() CODIGO:

CODIGO

4010-10

4010-11

4010-12

4010-13

4010

TRD.DOC SERIES - SUBSERIES

y Tipos Documentales / o e F

Autorización de afiliaciones colectivas v' a Cooperativas mutuales

Certificado de existencia y representación X Acta de Asamblea solicitando las afiliaciones colectivas

Estatutos Certificado de no cobro Relación de procedimientos administrativos para la afiliación colectiva Relación de proceqimientos para el recaudo Acreditación cuenta contable Acreditación cuenta bancaria Comunicaciones

Resolución 1 Autorización Revisores Fiscales de EPS

Comunicaciones Requerimientos según Circular externa 023/94

Información básica EPS /

Requerimientos Circulares Respuesta de requerimientos Inconsistencias en la información básica. Comunicaciones

Ampliaciones y Modificaciones de Cobertura

Solicitudes Requerimientos Conceptos Resoluciones

X

X

X X X X

X X

X X X

X

X

X X

X

X

X

X X X

RETENCION ARCH ARCH

GESTION CENTRAL 1 ,. 9 11

2

DISP. FINAL

s se e

X

E PROCEDIMIENTO

X.

X * Se eliminan debido a que la autorización se aplica para períodos de corto tiempo

X

ABREVIATURAS TRD.DOC: TRADICION DOCUMENTAL C: CONSERVAR ~

ELABORO : COMITÉ DE AR(;HIVO

O: ORIGINAL C: COPIA F: FOTOCOPIA

E : ELIMINAR ú l SC : SCANEAR --7-J.,__ S : SELECCIONAR /~11 .... .Ll .firvwJ ~~ .

FUNCIONARIO RESPONSABLE J~JMJ)f(fJi1~ r-x-u-"l


TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL DEPENDENCIA: DIVISION ENTIDADES PROMOTORAS DE SALUD CODIGO: 401 O

CODIGO

4010-14

4010-15

4010-16

4010-17

SERIES- SUBSERIES

_1''Tipos Documentales

Visitas EPS V

Autos Informe Visita Requerimientos Respuestas Resoluciones/

Consultas ./ Solicitudes Respuestas

Derechos de Petición

Solicitudes 1 Respuestas

Investigaciones

Autos de Investigación Informes Actuaciones Acto Administrativo Comunicaciones

1

TRD.DOC

o e F

X X

X X

X

X X

X X

X X

X X

X X

RETENCION ARCH ARCH

GESTION CENTRAL 1 1


O: ORIGINAL

DISP. FINAL

s se e E

X X

X X

X X

X X

HOJA ~DE5

PROCEDIMIENTO



C: CONSERVAR bJr E: ELIMINAR SC:SCANEAR

S : SELECCIONAR ·

FUNCIONARIO RESPONSABLE ~~·

-SUPERINTENL~,..CIA NACIONAL DE SALUD

GRUPO DE ARCHIVO TABL-A DE RETENCION DOCUMENTAL

DEPENDENCIA: DIVISION EMPRESAS DE MEDICINA PREPAGADA / CODIGO: 4020 ¡/'


1 y Tipos Documentales o e F ARCH ARCH


4020-1 Quejas t/ 1 9 X X

Solicitud del usuario X Requerimiento X Autos X Resolución X Contrato X Tarifas X Informe de visita X Comunicaciones X

4020-2 Visitas inspectivas / 4020-2-1 Visitas Especiales ./ 1 3 X X

Carta dG presentación X Contrato X Tarifas X Coberturas X Guia de procedimiento de la visita X Informe de visita X Requerimiento X Respuesta a requerimiento X Actas de visita X Resolución X

4020-2-2 Visitas Integrales / 1 9 X X

Solicitud del usuario X Requerimiento X Autos X Resolución X Contrato X Tarifas X Informe de visita X Comunicaciones X


HOJA// DE5

PROCEDIMIENTO


,,

·-

.......



ELABORO : COMITÉ DE ARCHIVO ~ELE~NAR ~ -~

FUNCIONARIO RESPONSABLE-- ~ ~-

SUPERINTENL,~:: ..... CIA NACIONAL DE SALUD GRUPO DE ARCHIVO

TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL DEPENDENCIA: DIVISION EMPRESAS DE MEDICINA PREPAGADA

4020 HOJA.,ZDE~

CODIGO:

CODIGO

4020-3

4020-4

4020-5

4020-6

4020·7

SERIES - SUBSERIES


Vigilancia a la red de prestadores en EMP V

Base de datos fox pro

Boletín de estadísticas financieras y demográficas v/

Estados financieros Consolidado demografico de usuarios Base de datos financiera

TRD.DOC

o e F

X

X X X

Base de datos demografica /X Evaluación a tarifas de Empresas de Medicina Prepagada

Base de datos información circular 16/95 Nota interna para el calculo actuaria! Comunicaciones

Autorización certificado de funcionami~o de EMP y Servicios de Ambulancia prepagada /

Estatutos sociales Monto de capital Hoja de vida de asociados Estudio de factibilidad Informes adicionales

Aprobación de planes y contratos a EMP y Servicios de Ambulancia prepagada ~

Descripción del plan Viabilidad financiera del plan Nota tecnica de tarifas Minuta del contrato

X X

X X X X X

X X X X

X

RETENCION ARCH ARCH

GESTION CENTRAL

1 5

5

9.



DISP. FINAL

S se e

X

X

X

X

E PROCEDIMIENTO

X Información en medio magnetice en cumplimiento de la circular externa 34/94

X Las bases de datos se conservarán como estadísticas, eliminando el soporte físico

X

X

C: CONSERVAR E: ELIMINAR SC:SCANEAR

ELABORO : COMITE DE ARCHIVO ~EL:t'-ONAR ~

FUNCIONARIO RESPONSABLE ~ ~ ~


TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL DEPENDENCIA: DIVISION EMPRESAS DE MEDICINA PREPAGADA CODIGO: 4020

CODIGO

4020-8

4020-9

4020-10

SERIES - SUBSERIES


Autorización de los programas moderadores y copagos ? Solicitud de autorización Descripción del programa Presentación de la estructura del programa

de pagos

Aprobación de ~l~es'de atención complementaria en salud en EPS V

Descripción del plan Viabilidad financiera del plan Nota tecnica de tarifas Minuta del contrato

Autorización de publicación estados financie_!Sls--c!e EMP y Servicios de Ambulancia prepagada V

Estados financieros basicos Balance general Estado de resultados Estado de cambios en la situación financiera Estado de cambios en el patrimonio Estados de flujos de efectivo Ejemplar del periódico de la publicación

TRD.DOC

o e F

X X X

X X X X

X X X X X X X

RETENCION ARCH

GESTION ARCH CE~L

DISP. FINAL


X X Al terminar su valor administrativo se eliminarán

X X

X

ABREVIATURAS TRD.DOC: TRADICION DOCUMENTAL C: CONSERVAR E: ELIMINAR

SC:SCANEAR

ELABORO: GRUPO DE ARCHIVO

O :ORIGINAL C: COPIA F : FOTOCOPIA .p._: SELE<(Gif>NAR r~ '

FUNCIONARIO RESPONSABLE ~- ...).¿~ ~d-.:.

HOJA3 DE~


TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL DEPENDENCIA: DIVISION EMPRESAS DE MEDICINA PREPAGADA

4020 CODIGO:

CODIGO

4020-11

SERIES - SUBSERIES


Autorización de procesos de escisión fusión, derecho de retiro, y liquidación voluntaria-de EMP y Servicios de Ambulancia prepagados /

Acreditación del certificado de funcionamiento Copia acta asamblea de accionistas Proyecto de escisión, fusión, derecho de retiro y liquidación voluntaria Certificación representante legal Pagina publicación de aviso Certicado de existencia y representación legal Estados financieros Balances de la compañía Copia convocatoria de asamblea Cuadro de composición accionaría Certificación acredores sociales de garantías

TRD.DOC

o e F

X X

X X

X X X X X X

RETENCION DISP. FINAL ARCH ARCH


2 10 X X

PROCEDIMIENTO

4020-12 Autorización de reglamentos de emisión y colocación de acciones y bonos de ~MP y Servicios de

X X Al terminar su valor administrativo se eliminarán

4020-13

Ambulancia prepagadas ..........--

Comunicación y autorización Acta de reunión del organo respectivo

Evaluación de Campañas publicitarias j.e-EMP y Servicios de ambulancia prepagados ~

Ejemplar de campaña publicitaria

X X

X

5


X


ELABORO : COMITÉ DE ARCHIVO A: SELE<fCIP~AR

FUNCIONARIO RESPONSABLE ~ -=-= J..(;i= ·

HOJA4 DE~

-SUPERINTENI CIA NAt,.vNAL DE SALUD


DEPENDENCIA: DIVISION EMPRESAS DE MEDICINA PREPAGADA 4020 CODIGO:

CODIGO

4020-14

4020-15

4020-16

4020-17

SERIES- SUBSERIES


Evaluación del margen de solvenc~EMP Servicios de Ambulancia prepagados

Certificación del margen de solvencia Formatos con la determinación de margen de solvencia y inversiones representativas

y

Evaluación del patrimonio minimo sanead~e"'EMP \ Serivicios de Ambulancia prepagados V

Certificación del patrimonio minimo saneado

Evaluación de las notas tecnicas de tari~de EMP y Servicios de ambulancia prepagados V

Nota tecnica actuaria! de tarifas y plan

Evaluación de los Estatutos sociales ~EMP y Servicios de ambulancia prepagados /

Comunicación sobre reformas Escritura de legalización de la reforma Certificado de camara y comercio

4020-18 Aceptación promoción de acuerdos de reestructuración jle EMP y Servicios de ambulancia prepagados V

Constancia autorización persona juridica Estado de relación de acreedores Relación de obligaciones Renovación de la matricula mercantil propuesta Relación de socios

o

X

X

X

X

X X X

X X X X X X

TRD.DOC

e F

RETENCION ARCH ARCH

GESTION CENTRAL

1 5

5

5

5


C: COPIA

F : FOTOCOPIA

DISP. FINAL

S se e

X

X

E

X

X

X

X

HOJA 6DE-5

PROCEDIMIENTO

Al terminar su valor administrativo se eliminarán

* Por tratarse de una función asignada recientemente, el establecimiento del tiempo de retención y la disposición final, no se ha podido estimar, solo hasta cuando se conozca realmente las implicaciones que conlleva este trámite.

C: CONSERVAR

E: ELIMINAR

SC:SCANEAR

ELABORO : COMITÉ DE ARCHIVO ~ SELEfGi¡ONAR \\ \

FUNCIONARIO RESPONSABLE~

SUPERINTENDENCIA NACINAL DE SALUD GRUPO DE ARCHIVO

TABLA DE-RETENCION DOCUMENTAL DEPENDENCIA: DIVISION ENTIDADES ESPECIALES DE PREVISION SOCIAL / CODIGO: 4030 V

SERIES - SUBSERIES


TRD.DOC RETENCION DISP. FINAL CODIGO

4030-1

4030-2

/ Aprobación de asociaciones y fusiones ESS e/

Solicitud de fusión o asociación Certificado existencia y representación de las ARS Actas de asambleas de socios Resolución de autorización de dancoop Acreditación de capital Acreditación de instrumentos tecnicos Estudio de oferta Plan de organización de la red del POS-S Acreditación de afiliados Acreditación capacidad población y geografica Informes adicional Resolución

J Evaluación y seguimiento plan de ajuste ESS

Plan de ajuste Certificado existencia y representación de las ARS Acreditación como cooperativa Acreditación objeto social Acreditación estructura administrativa Acreditación estructura financiera Organización del sistema de calidad Acreditación monto minimo de capital Acreditación de instrumentos tecnicos Estudio de oferta Plan de organización de la red del POS-S Acreditación de afiliados Acreditación capacidad población y geografica Informes adicional Resolución

o

X X

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X X X X X

X X X X X X X X X X X X X X X

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X X

X

ARCH GESTION

1

ARCH CENTRAL

4

4

ABREVIATURAS TRD.DOC: TRADICION DOCUMENTAL O: ORIGINAL C: COPIA

S se e X X

X X

E

HOJA,/! DEf/-

PROCEDIMIENTO

La selección se realiza de acuerdo a la relevancia que haya tenidc para el Sistema General de Seguridad Social en Salud y para la Supersalud ·

La selección se realiza de acuerdo a la relevancia que haya tenidc para el Sistema General de Seguridad Social en Salud y para la Supersalud

C : CONSERVAR E: ELIMINAR

F : FOTOCOPIA . se: ~e~~// / 7Jf ...

FUNCIONARIORESPONSAB~~ ELABORO : COMITÉ DE ARCHIVO


TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL DEPENDENCIA: DIVISION ENTIDADES ESPECIALES DE PREVISION SOCIAL CODIGO: 4030

SERIES - SUBSERIES

y Tipos Documenta157


4030-3

4030-4

Investigaciones administrativas V

Presentación queja Pruebas de irregularidades Ampliación de la queja Practica de nuevas pruebas Comunicaciones requerimiento Auto Resolución

Autorización de administradora de los recursos del Régimen Subsidiado /

Carta de solicitud Certificado existencia y representación legal Certificado que la identifique como ESS Acreditación objeto social Estudio de factibilidad Acreditación monto mínimo de capital Acreditación de instrumentos tecnicos Estudio de oferta Plan de organización de la red del POS-S Acreditación de afiliados Acreditación capacidad población y geografica Informes adicional Resolución

o

X X X X X

X X X X X X X X X X X X X

e

X

X X X X

F ARCH

GESTION ARCH

CENTRAL

9

9


S se e X X

X X

E

HOJA,l DEf

PROCEDIMIENTO



F : FOTOCOPIA ~/ FUNCIONARIO RESPONSABL ~ ELABORO : COMITÉ DE ARCHIVO




4030-5

4030-6

4030-7

4030-8

4030-9

4030-10

4030-8

/,-Tipos Documentales

Consultas V

Solicitud Respuesta

Conceptos técnicos

Solicitud Respuesta

Derechos de petición

Solicitud

/

/ Respuesta _¡¿... ~

Solicitud de informació1 ~· / ,y_D . JA'Co

Solicitud \ 0 '? 0 1 -\o '7 · Respuesta u e_ cv._...._.

Liquidación de convenios ~

Carta de solicitud Certificado existencia y representación legal Acta de liquidación del convenio Resolución

Ampliación de cobertura /

Carta de solicitud Información solicitada Comunicación Resolución

Evaluación de estados financieros /

Carta remisoria de la información lnstrutivos impartidos diligenciados por circulares Auto Informe Resolución

o e F

X X X

X

X X X X X

X X X X X

X

ARCH GESTION

2

1

4

ARCH CENTRAL

3

4

4

6


S se e

X

X X

X X

E

X

X

X

X

HOJA 3 DEt

PROCEDIMIENTO

La selección se realiza de acuerdo a la relevancia que haya tenida para el Sistema General de Seguridad Social en Salud y para la Supersalud


F : FOTOCOPIA se =;95A~ // / -~ FUNCIONARIO RESPONSABLt,~ ~ /// -ELABORO : COMITÉ DE ARCHIVO



SERIES - SUBSERIES



4030-9

4030-10

Evaluación margen de solvencia v

Carta remisoria de la información lnstrutivos impartidos diligenciados por circulares Comunicaciones Auto Informe Resolución

Visitas a entidades vigiladas

Solicitud del usuario Auto

/ Guia procedimental para la visita Soporte documental Informe de visita Acta de visita Requerimiento Respuesta al requerimiento

o

X X X X X

X

X X X X

X

e

X X

X

X

X

F ARCH

GESTION

4

ARCH CENTRAL

6

3


S se e X X

E

X

HOJA 4- DEL}

PROCEDIMIENTO

La selección se realiza de acuerdo a la relevancia que haya tenidc para el Sistema General de Seguridad Social en Salud y para la Supersalud




SC:SCANEAR •/ _/ / ~ FUNCIONARIO RESPONSABL~ //( ~


TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL DEPENDENCIA: DIRECCION DE INSPECCION Y VIGILANCIA / CODIGO: 5000

CODIGO

5000-1

5000-2

5000-3

SERIES - SUBSERIES TRD.DOC RETENCION ' ARCH ARCH

y Tipos Documentales / o e F GESTION CENTRAL

Inspección, vigilancia y control a entidadesVque 5 10 conforman el Sistema General de Seguridad Social en Salud Requerimiento X Respuesta requerimiento X Análisis de la información X Informes de compensación X Autos de comisión X Informe de visitas X

Informes de gestión / 1 5

Oficina de control interno X Oficina de planeación X Despacho Superintendente X

Convenios e interventorias / 1 5

Designación X Contrato X Certificaciones X Producto X


O: ORIGINAL

C: COPIA

F : FOTOCOPIA

DISP. FINAL

S se e

X .x -

X

X

E

X

X

HOJA,1 DE/(

PROCEDIMIENTO


C: CONSERVAR

E : ELIMINAR ... ; /

S : SELECC,.,_.,. ')/


SC:SCANE~/~ ~ FUNCIONARIO RESPONSABLE ./" ' _

1 / /

(//

SUPERINTEI .......... NCIA NACIONAL DE SALUD GRUPO DE ARCHIVO

TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL DEPENDENCIA: DIVISION DE VISITAS AREA FINANCIERA ,/ HOJA ,A DE 1/ CODIGO: 5010


y Tipos Documentales /o e F ARCH ARCH


GESTION CENTRAL

5010-1 Coordinación del ejercicio de inspección V 1 5 X

5010-1-1 Plan de visitas institucional t/ Requerimiento X Respuesta al requerimiento X Plan de visita /

5010-2 Seguimiento al plan de visitas institucional¡/ 1 5 X

,.

Requerimiento X Respuesta al requerimiento X Consolidado X

5010-3 Práctica de visita ~ 1 20 X X

Antecedentes X Memorando de planeación de la visita X Solicitud de comisión X Auto que ordena la comisión X Informe de comisión X

5010-4 Estudio sobre el control / * * * * * * * Permanecen en la dependencia como documento de consulta o apoyo.

Estudios X X

5010-5 Manual de visita / * * Por ser dinámicos no tienen tiempo determinado en gestión y a cumplir su utilidad para la cual fueron creados ó ser actualizados

Manual mejorados, se les da la disposición final y se emiten los nuevos.

5010-6 Informes de gestión / 2 2 X

Oficina de control interno X Oficina de planeación X



O: ORIGINAL

C: COPIA

F : FOTOCOPIA

E: ELIMINAR

SC:SCANEAR

S : SELECCIONAR

FUNCIONARIO RESPONSABLE _- ) ~ /7 / -//~ /~/

-:: ~·:~~.- .·····.

-~·~


TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL DEPENDENCIA: DIVISION VISITAS AREA DE LA SALUD / CODIGO: 5020 V

SERIES - SUBSERIES TRD.DOC RETENCION DISP. FINAL

!;

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CODIGO y Tipos Documentales o e ARCH ARCH GESTION CENTRAL

S e PROCEDIMIENTO F E

* Ver nota aclaratoria de la lntroducción.(3)



C : CONSERVAR E: ELIMINAR SC:SCANEAR C: COPIA

F : FOTOCOPIA S : SELECCIONAR

FUNCIONARIO RESPONSABLE ------'-----

HOJA "2. DEl

.. ====='-"=============-==-==~-=-·::_:· ·=·--:.:::.=--.----=-=· ================='.::._:___-=--_--=:.:..:.::::::::__::==:_.:.:=::_:_·-=:_-,-::


TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL DEPENDENCIA: DIVISION ATENCION AL USUARIO CODIGO: 5030


CODIGO y ~s Documentales o e 5030-2 Consultas V

Comunicación X Respuesta , X

5030-3 L r~~'

~- a:rr t(¿...... ( Solicitud de informació~· Q__~ <? v-t.. <:")

Solicitud X Comunicación de respuesta usuario Comunicación de respuesta entidad de control

5030-4 Atención personalizada /

Registro diario

5030-5 Informes de gestión /

Superintendente Nacional de Salud

X

X X

X

X

RETENCION DISP. FINAL

F ARCH ARCH

S e E GESTION CENTRAL PROCEDIMIENTO

2 4 X X

2 4 X X

X

2 X


O: ORIGINAL C: CONSERVAR

E: ELIMINAR

SC:SCANEAR C: COPIA

F : FOTOCOPIA

ELABORO : GRUPO DE ARCHIVO

S ;?SELECCIONAR C .. ¿:? -7i FUNCIONARIO RESPONSABLE'-f'a_;~L ,bú./} :'~t U

f

HOJA r)_ DE .2.-

~

·~ ..

DEPENDENCIA: : CODIGO:

• SUPERINTENDENCIA NACIONAL DE SALUD


DIVISION CONTROL DE EMPLEADORES / 5040

.-~

HOJA,/( DEA

~~~--~r-----r-~~~~~~~~------r-~~~~-.~·-···~·-~:~:--~~~---.--~-~~~~---r--------~------------~----------------~ ' r · · SERIES· SUBSERIES TRD.DOC RETENCION DISP. FINAL 1 CODIGO

y Tipos Documentales/ o e F ARCH ARCH

GESTION CENTRAL

5040-1 Investigación a Empleadores V

5040-1-1 Expediente V" 3

5040-2

5040-3

5040-4

Queja Acuso de Recibo Requerimientos Respuesta requerimiento- Visita Aclaraciones Resoluciones Autos

Queja sin mérito para sanción /

Queja Acuso de recibo Rquerimiento Respuesta Observaciones

Conceptos sobre deberes del / empleador

Concepto Respuesta

Informes de gestión/

Informe

Oficina de Control Interno Despacho Superintendente

X X X

X X X X

X

X

X

X X

X X

X

X

X


O: ORIGINAL

C: COPIA

F : FOTOCOPIA

S se e

X

X

E PROCEDIMIENTO

. :·

X Una vez agotada la vía Gubernativa en la Dirección ~e traslada al archivo central para que. cumpla su proceso correspondiente y luego se elimina.

X

X

Se scanea el informe y se elimina

C : CONSERVAR

E: ELIMINAR

/S :·SELECCIONAR

ELABORO : COMITE DE ARCHIVO

~: SCANEAR .• -!)· . ' L FUNCIONARIO RESPONSABitÉ/ !1 • ' r

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