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27El profesional de la información, vol. 9, nº 11, noviembre 2000

Sistemas de informaciónLa gestión del documento de archivo y el alcance de la

gestión documental tradicionalPor Ricardo Eíto Brun

EN EL MUNDO DE LATECNOLOGÍA la atención delos compradores potenciales y lasinversiones acostumbran aorientarse en una dirección dife-rente cada cierto número deaños.

Así, a mitad de los años 90 elgrueso de las inversiones en tecno-logías de la información se destinóa la adquisición de sistemas para lagestión integrada de los procesosde negocio —los llamados ERPs(enterprise resource planning), alos que hoy se les auguran los másnegros vaticinios—. En el momen-to actual la atención parece orien-tarse a las aplicaciones CRM (cus-tomer relationship management),que nos permiten optimizar la rela-

ción con los clientes, ya proyectos de gran-diosa cuantía encami-nados a alinear las tec-nologías internet conlos intereses estratégi-cos de la empresa.

Algo parecidopuede suceder en elárea de la documenta-ción. Así, desde haceun par de años la aten-ción se viene centran-do casi exclusivamen-te en la llamada ges-tión del conocimiento y de los acti-vos intangibles de las empresas.

La focalización de intereses enesta nueva práctica de gestión hasupuesto un incremento de proyec-tos en los que la gestión documen-tal se ha convertido en un compo-nente estratégico y en una necesi-dad que no se puede posponer.

«Si importante esgestionar los docu-mentos como fuentesde transmisión de co-nocimiento, no lo esmenos gestionarlosen su acepción tradi-cional, como elemen-tos probatorios de laactividad de negociodesarrollada por la or-ganización»

Pero si hemos de ser conscien-tes de los beneficios que nos apor-ta la aceptación de la gestión delconocimiento, es también impor-tante no dejar de lado otras prácti-cas relacionadas con la gestión de

documentos que me-recen tanta o inclusomás atención.

Entre ellas debe ocu-par un lugar relevantela gestión de docu-mentos de archivo. Siimportante es gestio-nar los documentoscomo fuentes detransmisión de cono-cimiento, no lo esmenos gestionar losdocumentos en suacepción tradicional,

esto es, como elemento con valorprobatorio y como prueba fehacien-te de la actividad de negocio desa-rrollada por la organización.

Por otra parte asistimos a unaproliferación de documentos enformato electrónico, lo que nosobliga a establecer políticas y defi-nir estrategias para saber qué docu-mentos podemos destruir y cuán-do. No sólo se trata de garantizarque los documentos se pueden lo-calizar y recuperar con facilidad.Igual de importante es garantizarque se mantienen los documentoscríticos y que se prescinde de aque-llos que no lo son, de acuerdo conunas prácticas documentadas quegaranticen la integridad de los re-cursos documentales de la organi-zación.

El documento de archivo

La práctica archivística parte dela concepción del documento —oregistro— como una informacióndisponible en un soporte, que se hagenerado durante la realización delas actividades que son propias de

En ocasiones los sgedofrecen una función de “ar-chivo” que no se correspon-de exactamente con las fun-ciones propias de un sgda.

La función de archivo delos sged permite mover aun dispositivo de almacena-miento offline documentosque no se consultan confrecuencia, manteniendo enla base de datos su perfil yun indicador de que el do-cumento está archivado yen qué dispositivo se en-cuentra. Así se evita que es-tos documentos ralenticenel funcionamiento del siste-ma y ocupen un espacio ne-cesario para almacenarotros documentos.

Ricardo Eíto Brun

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La gestión del documento de archivo y el alcance de la gestión documental tradicional

una organización y que aporta va-lor informativo y probatorio.

El documento de archivo tam-bién se caracteriza por su originali-dad e integridad. Es decir, una co-pia de un documento carecerá delvalor probatorio del documentooriginal, y no se podrá considerarcomo un “documento de archivo”.Respecto a la integridad, el docu-mento de archivo debe conservarseintacto, o sea, debe ser inalterable.

A su vez, dentro de los docu-mentos de archivo debemos men-cionar los llamados “documentosvitales”: aquellos que no puedenser destruidos, ya que su elimina-ción pondría en peligro la continui-dad de la organización. Exigenprácticas especiales y planes dedi-cados para la prevención de desas-tres. En el caso de los documentoselectrónicos, la gestión de riesgosy la prevención de catástrofes quepuedan suponer su pérdida o des-

trucción sigue siendo una prácticaimprescindible.

Requisitos para la gestión dedocumentos de archivo

La gestión de estos documen-tos obliga a contemplar unas prác-ticas que no son necesarias en lagestión de documentos de trabajo ocuando consideramos al documen-to como un mero transmisor de co-nocimiento, entre ellas:

a) Obligación de mantener de-terminados documentos —origi-nales y no copias—, durante unperíodo de tiempo determinadopor la ley.

«Debemos garantizarque se mantienen losdocumentos críticosy que se prescinde deaquellos que no loson, de acuerdo conunas prácticas docu-mentadas que garan-ticen la integridad delos recursos docu-mentales de la organi-zación»

b) Conveniencia de manteneralgunos documentos durante unperíodo de tiempo como base pro-batoria en prevención de futuros li-tigios o demandas judiciales.

c) Necesidad de acceder a es-tos documentos con rapidez en elcaso de que sean re-queridos por cual-quiera de los dosmotivos anteriores.

d) Necesidad degestionar el ciclo devida de estos docu-mentos, definiendolos períodos de re-tención que se les vaa aplicar y el tipo de“disposición”, estoes, la acción que serealizará sobre ellos

en cuanto concluya su intervalo deretención.

e) La necesidad de gestionar elespacio de almacenamiento y lacirculación de unos documentosque no se encuentran en formatoelectrónico, sino en papel.

¿Archivo electrónico o digi-talizado?

Habitualmente cuando habla-mos de archivo electrónico limita-mos el alcance de nuestro plantea-miento a la gestión de versiones di-gitalizadas de documentos que semantienen en papel.

La digitalización masiva demateriales agiliza su posterior lo-calización, hace que sea posible elacceso simultáneo de varios usua-rios a un mismo documento, y evi-ta el deterioro que se puede llegar aproducir en el trasiego de docu-mentos de un sitio para otro.

Sin embargo debemos am-pliar esta concepción para incluiren los procesos de gestión de ar-chivo los documentos creadoscon aplicaciones informáticas,únicamente disponibles en sopor-te electrónico, y que tambiénmantienen dos de las caracterís-ticas propias del documento dearchivo: su valor probatorio y ha-ber sido generados o recibidoscomo resultado del desarrollo delas actividades de trabajo propiasde la organización.

En inglés encontramosdistintas siglas para indicarlas aplicaciones que nospermiten gestionar regis-tros en formato electróni-co. Así, la Nara utiliza eltérmino Electronic recordke-eping systems —ERKS—,mientras que el DoD em-plea Records managementapplication para referirse almismo tipo de aplicaciones.

En cualquier caso, la Na-ra distingue entre Electronicrecords management o ERMpara describir la gestión deregistros —en papel o ensoporte digital—, con elapoyo de herramientas in-formáticas, y Electronic re-cordkeeping (ERK), para refe-rirse a la gestión de regis-tros en formato electrónico.

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Funciones de un sistema degestión de archivos (sgda)

Cuando nos planteamos cuál esla forma más eficiente de gestionarlos documentos de archivo, sean enpapel o en formato electrónico,surgen distintas preguntas: ¿de quéaplicaciones informáticas dispone-mos?, ¿podemos utilizar el mismogestor documental que utilizamospara la gestión de los documentos

de trabajo?, ¿qué funciones necesi-tamos incorporar a nuestras aplica-ciones informáticas para tratar efi-cazmente esos documentos?

En las siguientes secciones ex-pondremos las características pro-pias de dichas aplicaciones diseña-das para la gestión del archivo. Enalgunos casos, estas funcionescoinciden con las de los sistemasde gestión electrónica de docu-mentos (sged) descritos en otros

números de EPI.Sin embargo exis-ten notables dife-rencias originadaspor el valor y laspeculiaridades delos tipos de docu-mentos que se ne-cesita gestionar.

Así, una aplicaciónpara gestionar do-

cumentos dearchivo —enadelante sg-da—, deberíaofrecer las si-guientes fun-ciones, algu-nas de ellas nodisponibles enlos sged tradi-cionales:

a) Posibilidad de de-clarar un documentocomo registro, esto es,como un documentode archivo que debeser tratado como tal.

b) Gestión de los pe-ríodos de retención yde la disposición de

cada tipo deregistro.

c) Ges-tión de uncuadro declasificaciónpara los re-gistros del ar-chivo

d) Ges-tión de losregistros dis-

ponibles en papel, su circulación yespacio físico para su almacena-miento.

A estas funciones debemosañadir otras que sí encontramos enlos sged tradicionales, entre ellas:

a) Posibilidad de recuperar re-gistros (completos en formatoelectrónico o referencias de los dis-

ponibles en papel) empleando paraello las propiedades descriptivasde los documentos, su texto com-pleto, etc.

b) Administrar los permisos deacceso a los registros y gestionarperfiles de usuarios, grupos de és-tos con idéntico perfil de seguri-dad, etc.

Un sgda nos permite definir las políticas de retención y disposiciónque se aplicarán a cada tipo de documento

Los documentos gestionados por FileNet se pueden declarar como registrosdesde el Explorador de Windows, mediante la integración diseñada por

ForeMost

El responsable de mantener los registros puede ejecutar lasdisposiciones de los documentos cuyo período de retención ha

vencido

La integración entre ForeMost y DocsOpen permite clasificar los documentosgestionados por este sged de acuerdo con el cuadro de clasificación del sgda

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c) Registrar las acciones reali-zadas sobre los registros —decla-ración, clasificación, búsqueda,destrucción, etc.—, en un subsiste-ma de auditoría que mantenga in-formación sobre las acciones quese han realizado y quién, sobre quéregistros, y en qué momento.

La norma US DoD 5015.2

El Departamento de Defensanorteamericano —DoD (Depart-ment of Defense)— publicó en no-viembre de 1997 un documento enel que se listaban los requerimien-tos básicos que debían cumplir lasaplicaciones informáticas diseña-das para gestionar archivos elec-trónicos. Basada en recomendacio-nes de la Nara (National Archivesand Records Administration), re-coge 127 requerimientos obligato-rios y 48 opcionales agrupados enquince categorías: gestión de cua-dros clasificatorios, declaración deregistros, almacenamiento, recupe-ración, transferencia, etc.

«En los procesos degestión de archivo de-bemos incluir los do-cumentos creadoscon aplicaciones in-formáticas y que úni-camente están dispo-nibles en soporteelectrónico»

Todas las agencias del DoD de-ben utilizar un sistema “certifica-do” basándose en esta normativapara la gestión de sus documentoselectrónicos. Si bien su ámbito deaplicación se restringe a los Esta-dos Unidos, constituye un impor-tante punto de referencia para reco-pilar los requerimientos de se de-ben tener en cuenta a la hora deevaluar cualquier sistema para lagestión del archivo electrónico.

http://www.provsys.com/dodcrit.pdf

Otra norma que cumple el mis-mo propósito —listar las exigenciasque deben cumplir las aplicaciones

informáticas para la gestión de ar-chivos— es la australiana AS4390.

A continuación se describenlas funciones básicas de estas apli-caciones, que las diferencian de unsged tradicional.

Declarar documentos comoregistros

Un documento de trabajo puedecambiar a lo largo de su ciclo de vi-da, sucediéndose nuevas versionesconforme pasa el tiempo y se actua-liza su contenido. Sin embargo llegaun momento en el que el contenidodel documento no debe cambiar: en-tonces pasa de estar bajo el controlde su creador al de la organización,convirtiéndose en un registro o enun documento de archivo.

En el caso de documentos enformato electrónico, cuando decla-ramos un documento como regis-tro el sistema no deberá permitirque se modifique su contenido o suformato, ya que de acuerdo con ladefinición que hemos dado, cual-quier modificación supondría una“falsificación” de la realidad querefleja el documento.

Estableciendo una compara-ción con los sged utilizados para lagestión de documentos de trabajo,un documento declarado como re-gistro no podría ser modificado,por lo que carecerían de sentido lasfunciones de check-out y check-in,que son imprescindibles para lagestión de documentos de trabajo odocumentos en curso.

La responsabilidad de declararun documento electrónico como

registro recae en los usuarios, quie-nes deberán poder registrar un do-cumento electrónico desde el ex-plorador de windows, o desde lasaplicaciones ofimáticas en el mo-mento en el que finaliza la edicióndel documento.

Cuando se declara un docu-mento como registro, el usuariodeberá completar un “perfil” parael registro, es decir, deberá indicarun valor para las propiedades des-criptivas del documento: título, pa-labras clave, etc., que permitirán suposterior recuperación.

Generalmente la informaciónindicada en el perfil se guardará enuna base de datos relacional, juntoa la ubicación física del documen-to. Una vez completado el perfil, elsistema moverá el documento a undispositivo de almacenamientocontrolado por él y le asignará uncódigo único según unas conven-ciones definidas con anterioridad.Por ejemplo, el código de un docu-mento podría ser una combinacióndel año, de un número secuencial, yde una referencia a su procedencia.

Clasificación de documentos

Para la correcta localización delos registros es necesario disponerde un cuadro de clasificación jerár-quico. Los documentos se agruparánen las distintas categorías disponi-bles en este cuadro, de forma que losdocumentos que estén relacionadoscon una misma actividad o procesode negocio se situarán próximos.

Una sgda debe ofrecer la posi-bilidad de crear y mantener estoscuadros de clasificación. Pero elcuadro de clasificación no sirveúnicamente para clasificar o agru-par documentos con el fin de faci-litar su posterior localización. Acada entrada del cuadro de clasifi-cación se le podrá asociar un perí-odo de retención y una disposicióndeterminada, que se aplicará a to-dos los documentos clasificadosbajo ese mismo epígrafe. Así segarantizan períodos de retención

Los contenidos deEl profesional de la in-formación están protegi-dos por copyright. Puedenser reproducidos hasta unmáximo de dos por núme-ro (total o parcialmente),siempre que se cite la pro-cedencia.



homogéneos para todos los docu-mentos de un mismo tipo.

Esto no es óbice para que sepuedan establecer períodos de re-tención y disposición al nivel dedocumentos individuales, aunquela práctica recomendada es definir-los para las distintas categorías delcuadro, y no al nivel de documento.

Clasificar y declarar... res-ponsabilidad del usuario

El volumen de documentos enformato electrónico creados encualquier organización hace impo-sible una gestión de archivos cen-tralizada como sucedía con los ar-chivos tradicionales basados en losdocumentos en papel, en los cualeslas tareas de clasificación se reser-vaban a un personal especializado.

«Cuando declaramosun documento elec-trónico como registro,el sistema no deberápermitir que se modifi-que su contenido o suformato, ya que ellosupondría una ‘falsifi-cación’ de la realidadque refleja»

En el nuevo marco, cualquierpersona autorizada —y no sólo elpersonal del archivo— estará capa-citada para declarar y clasificar do-cumentos electrónicos.

Para que una estrategia de ges-tión de archivo electrónico seaefectiva, es preciso:

a) Formar a los usuarios en lasventajas y en la necesidad de tratarlos documentos como activos devalor para la organización, y la ne-cesidad de declararlos como tales.

b) Enseñarles cómo utilizar elcuadro de clasificación y cómo sedeben clasificar los documentoscon él, y

c) Auditar periódicamente eltrabajo realizado por los usuarios y

comprobar si la clasificación dedocumentos se está haciendo co-rrectamente.

El segundo punto tiene una es-pecial importancia ya que la clasi-ficación errónea de un documentono sólo entorpecería su posteriorlocalización, sino que también po-dría dar lugar a la destrucción noprocedente de un registro al apli-cársele una disposición incorrecta.

Para facilitar la clasificación dedocumentos y evitar los problemasque pueden surgir cuando el proce-so de clasificación lo realiza perso-nal no especializado, los sgda in-corporan distintas soluciones:

a) Listas de categorías de gru-po o personales. En el momento declasificar un registro la aplicaciónsólo mostrará a cada usuario las ca-tegorías del cuadro de clasificaciónque pueden ser utilizadas por él, opor el grupo de usuarios al que per-tenece, situando las categorías usa-das con mayor frecuencia en losprimeros lugares de la lista.

b) Mecanismos de clasifica-ción automática. El sgda clasificalos documentos automáticamente,sin que sea necesaria la interven-ción del usuario.

Uno de los mejores ejemplosde esta segunda aproximación esel sistema AutoRecords reciente-mente presentado por la empresacanadiense Provenance para suprograma ForeMost, y que se basaen las capacidades de extracciónconceptual de Autonomy Know-ledge Server.

AutoRecords analiza un con-junto de registros asignados a lasdistintas categorías del cuadro declasificación y deduce sus similitu-des en contenido y formato. Poste-riormente cuando se le indica quedebe clasificar un nuevo registro,el sistema compara su contenido ysu formato con el de los registrosya disponibles en cada categoría, ydeduce en cuál debe situarlo, junto

con un grado de “confianza” que elsistema asigna al resultado de suclasificación. Después el responsa-ble del archivo podrá revisar los re-sultados de estas clasificacionesautomáticas y “reeducar” al siste-ma para mejorar el mecanismo declasificación.

Disposición y períodos de re-tención

El período de retención esta-blece el tiempo durante el cual seva a mantener un registro en el ar-chivo. Este intervalo se establecerádependiendo de requerimientos le-gales, administrativos, o según lapráctica y las experiencias pasadasde la organización.

«El cuadro de clasifi-cación no sólo facilitala recuperación de losregistros. A cada en-trada del mismo se leasocia un período deretención y una dispo-sición, que se aplicaráa todos los documen-tos clasificados bajoel mismo epígrafe»

Además para cada tipo de do-cumento se debe indicar qué ac-ción se debe realizar con él una vezhaya vencido dicho período. Estoes, la “disposición” sobre el docu-mento, que puede consistir en:

a) destruir el registro,

b) transferir el registro a otroarchivo, o

c) mantener el registro perma-nentemente.

Junto a la disposición se debeindicar qué persona está autorizadapara ejecutarla. Es decir, la autori-dad capacitada para hacer efectivaesta acción.

¿Cómo funciona la disposi-ción?

El responsable de la gestión delarchivo electrónico puede lanzar

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una búsqueda que recupere aque-llos documentos cuyo período deretención ha vencido, y la disposi-ción que les corresponde de acuer-do con lo indicado en el cuadro declasificación.

En esta lista se podrán selec-cionar los documentos cuya dispo-sición se quiere ejecutar, y hacerlomanteniendo una traza de todas lasacciones que se realizan.

En el caso de los registros enformato electrónico, y dependien-do de la disposición que corres-ponda, el sistema borrará el docu-mento y quizás también su perfilen la base de datos, o lo transferiráa un dispositivo de almacenamien-to secundario.

En el caso de los documentosen papel el administrador podráobtener un listado de todos los do-cumentos que se deben eliminar otransferir, para proceder después ala ejecución de esta acción.

«El período de reten-ción establece eltiempo durante elcual se va a mantenerun registro en el ar-chivo, dependiendode requerimientos le-gales, administrati-vos, o según la prácti-ca y las experienciaspasadas de la organi-zación»

Gestión del documento enpapel

Un sgda debe permitir la ges-tión unificada de los registros dis-ponibles en formato electrónico yde los existentes en papel.

Para estos últimos es nece-sario:

—Mantener en la base de datoslos perfiles de los registros, es de-cir, fichas con sus propiedades des-

criptivas e identificativas. Entre laspropiedades del perfil se incluirá laubicación física del registro dentrode la oficina.

—Gestionar el espacio dispo-nible en la oficina y registrar losdistintos dispositivos de almacena-miento que se utilizan.

—Gestionar la circulación deldocumento en papel, o sea, regis-trar las peticiones de préstamo deldocumento o expediente, su devo-lución, etc. Para agilizar estas ta-reas, la mayoría de los sgda incor-poran herramientas para generar yleer códigos de barras.

El mensaje electrónico

En la mayoría de organizacio-nes a través del correo electrónicocirculan documentos de valor críti-co que pueden llegar a ser requeri-dos o presentados con fines proba-torios en caso de litigio.



A medida que la corresponden-cia en papel va siendo sustituidapor la mensajería electrónica espreciso diseñar políticas para lagestión de este tipo de documen-tos, su declaración y clasificación,disposición, etc.

De acuerdo con la Nara pode-mos decir que un mensaje constitu-ye un registro en cuanto su crea-ción o recepción es resultado deuna actividad propia de la organi-zación. Como sucede en generalcon cualquier documento en sopor-te digital, la responsabilidad de de-clarar un mensaje electrónico co-mo registro y clasificarlo pasa a serde los usuarios finales, y no delresponsable del archivo.

Para facilitar la declaración demensajes como registros algunossistemas ofrecen la posibilidad deinterceptar el envío de mensajesdesde las aplicaciones de correoelectrónico. Al interceptar el envíode un mensaje el sistema pregunta-rá al usuario si quiere declarar elmensaje como un registro y, en ca-so afirmativo, lo copiará al reposi-torio de registros y creará un nuevoperfil reutilizando la informacióndisponible en los metadatos delmensaje: tema, destinatarios, en-viado por, fecha de envío o recep-ción, etc.

Integración sgda y sged

Como hemos indicado, lasaplicaciones informáticas utiliza-das para gestionar documentos dearchivo deben ofrecer funcionesdiferentes a las que caracterizan lossistemas para la gestión de docu-mentos de trabajo.

Esto ha dado lugar a distintasaproximaciones:

a) Algunas organizaciones hanoptado por utilizar aplicaciones di-ferentes para la gestión de un tipode documento y de otro.

b) Los fabricantes de sged hanañadido a sus sistemas las funcio-nes características de los sgda.

Para satisfacer las necesidadesde las organizaciones que han op-tado por la primera alternativa losfabricantes de sgda han diseñadointerfaces entre distintos sged y susaplicaciones. Por ejemplo, la em-presa canadiense Provenance dise-ñó para su sistema ForeMost unainterfaz con los sged FileNet Pana-gon y DocsOpen de Hummingbird.

Estas interfaces permiten a losusuarios de FileNet Panagon y deDocsOpen:

a) Declarar documentos con-trolados por el sged como regis-tros. Al hacer esto se crea una co-pia del perfil del documento dispo-nible en el sged en la base de datosdel sgda, y se actualizan los permi-sos sobre el documento para evitarque éste sea modificado.

«Algunos fabricantesde sged han optadopor añadir funcionespropias de la gestiónde documentos de ar-chivo a sus sistemas:DocsOpen RM deHummingbird, LotusRM para Domino.docu OpenText iRIMS sonejemplos de estaaproximación»

Para traspasar los datos de losperfiles que se mantienen en losdos sistemas es preciso establecerequivalencias entre los campos quese utilizan en los perfiles de cadauno de ellos. Así el proceso de co-pia será capaz de saber a qué pro-piedad del perfil del sgda se debecopiar el valor de cada propiedaddel perfil del sged.

b) Indicar en el perfil de un do-cumento controlado por el sged lacategoría a la que pertenece el re-gistro, accediendo para ello al cua-dro de clasificación de registrosque se mantiene desde el sgda.

De esta forma, cuando unusuario perfila o declara un docu-mento podrá acceder al cuadro declasificación y elegir la categoríaadecuada.

Otros fabricantes de sged hanoptado por añadir funciones pro-pias de la gestión de documentosde archivo a sus sistemas. Losejemplos más significativos den-tro de esta línea son el móduloDocsOpen RM de Hummingbird,Lotus RM para Domino.doc, uOpenText iRIMS. Este último es elresultado de la adquisición el pasa-do año por parte de OpenText de laempresa PSSoftware, fabricantehasta entonces de un sgda.

ConclusionesLa tecnología debe servirnos

para soportar y optimizar nuestrasprácticas de gestión. En cualquiercaso, al diseñar una estrategia parala gestión de documentos electró-nicos, no debemos olvidar el valortradicional —y no perecedero—que tienen los documentos para lasorganizaciones.

Esta perspectiva debe comple-mentar cualquier proyecto para lagestión de documentos, y en el mo-mento de definir las especificacio-nes para nuestros sistemas debe-mos tener en cuenta las necesida-des específicas del documento dearchivo.

Provenance Systems, Inc.http://www.provsys.com

National Archives and RecordsAdministrationhttp://www.nara.gov

OpenTexthttp://www.opentext.comhttp://www.pssoft.com

Hummingbirdhttp://www.hummingbird.com

FileNethttp://www.filenet.com

Ricardo Eíto [email protected]

Ricardo Eíto Brun La gestión del documento de archivo y el alcance de la gestión documental tradicional

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