SISTEMA UNIVERSITARIO ANA G. MÉNDEZ

A través de ejercicios, los participantes podrán:

Identificar elementos de éxito de una reunión efectiva.

Identificar barreras en la coordinación y convocatoria.

Definir soluciones efectivas a su proceso de coordinación y convocatoria.

Identificar métodos de convocatoria efectivos.

Identificar características de una agenda.

Identificar elementos de etiqueta protocolar general: seguimiento, bienvenida, registro, arreglo de las facilidades, alimentos, etc.

Definir acuerdos generales de coordinación exitosa.

 

¿Para que nos sirven las reuniones?

¿Cómo sabemos que una reunión fue efectiva?

Grupo de dos (2) o más personas que concuerdan hablar o aclarar algo de un

mismo interés.

  Se puede ELIMINAR LA REUNIÓN mediante

el uso de…

◦Una  llamada o conferencia telefónica.◦Carta, memorando o correo electrónico.◦Tomando decisión y aceptando

responsabilidades.◦Consolidarla con otra reunión futura.◦Mejorando la organización.

1. Selección del lugar apropiado según el tipo de reunión y la cantidad de participantes.

2. Preparativos y elaboración de materiales.

3. Tres semanas antes enviar la convocatoria o invitación.  

4. Dos semanas antes se enviará el material informativo a los participantes. 

5. Dos días antes se cotejará todo lo requerido para la Reunión.

6. El día de la reunión.

7. Después de la reunión.

INFORMATIVAS TOMA DE DECISIONES

Presentación Tiempo específico. Facilitador presenta y la

audiencia escucha. Tamaño de la audiencia

varía. Se invita a todo el que

necesite participar.

Interacción Tiempo varía

dependiendo necesidades.

Facilitador y audiencia participan activamente.

Grupo no mayor de 12 personas.

1. Reuniones para identificar los problemas.

2. Reunión para generar soluciones.

3. Reuniones para evaluación y toma de decisiones.

4. Reunión para planificar.

5. Reunión para administrar.

Convocatoria

Roles y Responsabilidades

Agenda

Actas

Líder Anotador o Escribano Administrador del Tiempo Responsable del Orden Facilitador Participante

AGENDA REUNIÓN (Tema): Proyecto de Revisión Curricular

Lugar: Salón de ConferenciaDía: 20 de noviembre de 2008 Hora: 9:00 a.m. - 10:30 a.m.

OBJETIVOS PARTICIPANTES Y ROLESMARQUE

ASISTENCIA

1.Identificar objetivos cumplidos del proyecto.2.Describir actividades por completar. 3.Identificar necesidades y acuerdos.

Julio - Líder

Carmen – Time Keeper

Pedro - Observador

María – Anotador Acuerdos

TEMA O ACTIVIDAD RESPONSABLE TIEMPO (MINUTOS)

1.Bienvenida y objetivos. Julio – Líder 1

1.Verificar la agenda. Julio – Líder 1

1.Verificar los roles para la reunión. Julio – Líder 1

1.Reconocimientos Todos 5

1.Proyecto revisión de objetivos Todos 20

1.Informe de actividades y necesidades. Todos 20

1.Identificar acuerdos. Carmen y María 10

1.Temas libres. Todos 5

1.Próxima reunión. Julio - Líder 5

1.Evaluar reunión Pedro - Observador 5

Listado de acuerdos.

Próximas actividades.

Personas responsables y roles.

Compromiso y fechas para éstos.

Participantes de la reunión.

Resultados de la evaluación.

Reunión: ______________________________________________________________Fecha: _____________________________ Tiempo de duración: ____________Asistentes: _____________________________________________________________

MATRIZ DELEGACIÓN DE TAREAS (PLAN DE ACCIÓN)

ACTIVIDADESFECHA

ESPERADARESPONSABLES

FECHA SEGUIMIENTO

ACUERDOS GENERALES

ACUERDOSPRIORIDAD

(1-3)

1.

2.

3.

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