sistema de registro de seguro vida ley

Sistema de Registro de Seguro Vida Ley

Guía de usuario Página 1

SISTEMA DE REGISTRO DE

SEGURO VIDA LEY

Guía de Usuario - Carga Masiva Versión 1.0

Oficina de Tecnologías de la Información y Comunicaciones

Oficina General de Estadística y Tecnologías de la Información y Comunicaciones

2011



Historia de Revisiones

Ítem Fecha Versión Descripción Autor

1 03/10/2011 1.0 Guía de usuario Karina Yuliana Aguilar

Lugo

2

3



Contenido INTRODUCCION .................................................................................................................................. 5

SISTEMA DE REGISTRO DE SEGURO VIDA LEY ................................................................................... 6

PASOS A SEGUIR PARA LA CARGA MASIVA ....................................................................................... 6

1. Paso I ................................................................................................................................. 6

1.1. Trabajador................................................................................................................ 10

1.2. PolizaxTrabajador ................................................................................................... 10

1.3. PolizaxBeneficiario ................................................................................................. 10

2. Paso II .............................................................................................................................. 19

3. Paso III ............................................................................................................................. 25

4. Paso IV ............................................................................................................................. 28



INTRODUCCION

En atención a la Disposición Complementaria Transitoria del D.S. Nº 003-2011-TR que

aprueba el Reglamento de la Ley Nº 295549, donde señala que el Ministerio de Trabajo y

Promoción del Empleo deberá implementar el Registro Obligatorio de Contratos de

Seguro Vida Ley.

Con fecha 15 de Junio del 2011 se implementó el Sistema de Registro Obligatorio de

Contrato de Seguro Vida Ley el cual permite registrar los datos de la póliza, los

trabajadores y beneficiarios que forman parte de la póliza.

Asimismo, para agilizar y permitir realizar carga de datos en forma masiva, se implementa

la funcionalidad denominada Carga Masiva en el Sistema de Registro Obligatorio de

Contrato de Seguro Vida Ley.

La presente guía tiene por finalidad facilitar en el manejo del uso de la funcionalidad

Carga Masiva en el sistema.

Lima, 05 de Octubre del 2011

Oficina de Tecnologías de la Información y Comunicaciones

Oficina General de Estadística y Tecnologías de la Información y Comunicaciones



SISTEMA DE REGISTRO DE SEGURO VIDA LEY

PASOS A SEGUIR PARA LA CARGA MASIVA

Los pasos que deben seguir para la carga masiva se detalla a continuación:

1. Paso I

Los empleadores deberán ingresar la información de la póliza, trabajadores y beneficiario en un archivo Excel el cual contiene el formato obligatorio. El archivo en Excel deberá ser bajado de la página web del ministerio (www.mintra.gob.pe), el nombre del archivo es “FORMATO_SEGUROVIDA.xlsm”.

Al abrir el archivo deberán habilitar el contenido de la macro; para ello deberán

seguir las siguientes instrucciones:

Dar clic a Opciones; como se muestra en la siguiente figura

Dar clic al botón

Opciones



Se mostrará la siguiente pantalla en el cual deberá dar clic a Habilitar este

contenido

Finalmente se abrirá de manera correcta la plantilla en excell.

Dar clic a Habilitar este

contenido



La siguiente imagen muestra la plantilla en Excel

Las otras tres hojas que se muestran en minúscula son los valores que se deben

ingresar en las siguientes columnas que se encuentran de color azul

o COD. TIPO DOCUMENTO IDENTIDADHace referencia a la hoja

denominada Tipo Documento; el cual tiene los siguientes valores:

Código Tipo Documento Descripción Tipo Documento

03 DOCUMENTO NACIONAL DE IDENTIDAD

04 PARTIDA DE NACIMIENTO

06 CARNET DE EXTRANJERIA

08 PASAPORTE

La plantilla en Excel contiene 3 hojas: TRABAJADOR,

POLIZAxTRABAJADOR, POLIZAxBENEFICIARIO (MAYUSCULAS)



o CODIGO TIPO MONEDAHace referencia a la hoja denominada Tipo

Moneda ; el cual tiene los siguientes valores:

o CODIGO TIPO VINVULO FAMILIARHace referencia a la hoja

denominada Tipo Vinculo Familiar; el cual tiene los siguientes

valores:

Código Tipo Moneda Descripción Tipo Moneda

01 SOLES

02 DOLARES

03 EUROS

Código Tipo Vinculo Familiar

Descripción Tipo Vinculo Familiar

1 HIJO(A)

2 CONYUGUE

3 CONCUBINO(A)

8 PADRES

9 HERMANOS MENORES DE 18 AÑOS



El archivo Excel está formado por tres hojas como se detalla a continuación:

1.1. Trabajador.- Contiene las siguientes columnas

Nº de documento de

identidad Número de documento de identidad

Código de tipo de documento Código de tipo de documento los valores son 03, 04,

06 y 08

Apellido Paterno Apellido paterno del trabajador

Apellido Materno Apellido materno del trabajador

Nombres Nombres del trabajador

Género Género los valores son F ó M

Fecha Nacimiento Fecha de Nacimiento de Trabajador

Concatenar Automáticamente concatena las columnas descritas

anteriormente



1.2. PolizaxTrabajador.- Contiene las siguientes columnas:

Ruc Empresa Ruc de la empresa

Ruc empresa aseguradora Ruc de la empresa aseguradora

Número de póliza Número de Póliza

Fecha suscripción póliza Fecha suscripción de póliza o fecha de suscripción de

la renovación

Fecha vigencia póliza : inicio Fecha inicio de vigencia de la póliza

Fecha vigencia póliza: fin Fecha fin de vigencia de la póliza

Nº documento del trabajador Número de documento del trabajador

Fecha aseguramiento del

trabajador Fecha de aseguramiento del trabajador

Reingreso Los valores son S ó N; S cuando la respuesta es Sí y No

cuando la respuesta es No

Fecha ingreso o reingreso Fecha de ingreso o reingreso

Código de tipo moneda Código de tipo de moneda los valores son 01,02 y 03

Monto remuneración

asegurable

Monto de remuneración asegurable del trabajador

Cuenta con seguro de vida en

calidad de ex trabajador

Los valores son S ó N; S cuando la respuesta es Sí y No

cuando la respuesta es No


anteriormente



1.3. PolizaxBeneficiario.- Contiene las siguientes columnas:

Ruc Empresa Ruc de la empresa

Ruc empresa aseguradora Ruc de la empresa aseguradora

Número de póliza Número de Póliza

Fecha suscripción póliza Fecha suscripción de póliza o fecha de suscripción de

la renovación

Nº documento del trabajador Número de documento del trabajador

Fecha aseguramiento del

trabajador Fecha de aseguramiento del trabajador

Beneficiario– Nº documento

de identidad Número de documento de identidad del beneficiario

Beneficiario- código de tipo

de documento Código de tipo de documento los valores son 03, 04,

06 y 08

Beneficiario-apellido paterno Apellido paterno del beneficiario

Beneficiario-apellido Materno Apellido materno del beneficiario

Beneficiario-Nombres Nombres del beneficiario

Beneficiario-fecha

aseguramiento

Fecha aseguramiento del beneficiario

Beneficiario-género Género los valores son F ó M

Código vinculo familiar Código de vinculo familiar los valores son 1, 2, 3, 8 y 9.


anteriormente



Luego de ingresar la información en las tres hojas descritas en la parte superior se

debe concatenar la información, para ello debe seguir los siguientes pasos:

Hoja: TRABAJADOR.- Dar clic en la segunda fila de la Columna H

(Concatenar) y arrastrar el mouse hasta la última fila donde haya ingresado

la información.

Al arrastrar el mouse se deberá tener lo siguiente:

Dar clic en la segunda fila

de columna H

Al arrastrar el mouse se debe

tener todas las filas

concatenadas



Hoja: POLIZAxTRABAJADOR.- Dar clic en la segunda fila de la Columna N


la información.




concatenadas

Dar clic en la segunda fila de

columna N



Hoja: POLIZAxBENEFICIARIO.- Dar clic en la segunda fila de la Columna P


la información.


Dar clic en la segunda fila de

columna P



concatenadas



Luego de concatenar la información en las tres hojas descritas en la parte superior

se debe validar la información; para ello deberán seguir las siguientes

instrucciones

Dar clic en el ítem Vista; como se muestra en la siguiente imagen

Dar clic en el ítem Macros; como se muestra en la siguiente imagen

Luego deberá dar clic en el ítem Ver macros

Dar clic en el ítem Vista

Dar clic en el ítem Macros

Dar clic en Ver macros



Se mostrará la siguiente pantalla; el cual muestra la lista macros.

Las macros deberán ejecutarse en el siguiente orden:

Lista de Macros



1. ValidarTrabajador_1 Valida la hoja TRABAJADOR; si detecta alguna

inconsistencia el mensaje error se mostrará de

color rojo.

2. ValidarPolizaxTrabajador_2 Valida la hoja POLIZAxTRABAJADOR; si detecta

alguna inconsistencia el mensaje error se

mostrará de color rojo.

3. ValidarExistenciaTrabajador_3 Valida que los Números de Documento de

Identidad del Trabajador que se ingresaron en

la columna G de la hoja POLIZAxTRABAJADOR

se encuentren en la columna A de la hoja

TRABAJADOR; si detecta alguna inconsistencia

se mostrará el siguiente mensaje en color rojo:

Número de Documento XXXXXXXX No Existe,

verifique

4. ValidarPolizaxBeneficiario_4 Valida la hoja POLIZAxBENEFICIARIO; si detecta

alguna inconsistencia el mensaje de error se

mostrará de color rojo

5. ValidarExistenciaTrabajador_5 Valida que los Números de Documento de

Identidad del Trabajador que se ingresaron en

la columna E de la hoja POLIZAxBENEFICIARIO

se encuentren en la columna G de la hoja

POLIZAxTRABAJADOR; si detecta alguna

inconsistencia se mostrará el siguiente mensaje

en color rojo:

Número de Documento XXXXXXXX No Existe,

verifique

6. CrearArchivoTrabajador_6 Permite crear el archivo de extensión .txt de la

hoja TRABAJADOR.

7. CrearArchivoPolizaxTrabajador_7 Permite crear el archivo de extensión .txt de la

hoja POLIZAxTRABAJADOR.

8. CrearArchivoPolizaxBeneficiario_8 Permite crear el archivo de extensión .txt de la

hoja POLIZAxBENEFICIARIO.



Al ejecutar las macros del ítem 6,7 u 8; los archivos de extensión .txt se

almacena en la unida C:\ArchivosPoliza de su computadora.

2. Paso II

Los empleadores deberán ingresar al sistema de contratos de seguro vida Ley;

para adjuntar los archivos con extensión .txt.

Los pasos a seguir para adjuntar los archivos con extensión .txt, se detalla a

continuación:

En el Sistema de Registro de Seguro Vida Ley, dar clic al menú “Masivo”

Carpeta ArchivosPoliza

Archivos de extensión .txt



La opción del menú masivo está formado por los siguientes ítems:

Ingreso de Archivos Masivos

Ingreso de Archivos Masivos en Referencia a una Póliza que

se encuentra Registrado

Reporte de Errores de Migración - Registro Masivo

Dar clic al menú masivo

Opciones del menú Masivo



Para realizar la carga inicial deberá dar clic a la opción número 1.- Ingreso

de Archivos Masivo,

Para poder adjuntar los archivos de extensión .txt que fueron generados por

las macros, deberá seleccionar en la opción Tipo de Archivos los siguientes

ítems en el orden como se detalla a continuación:

Trabajador

PolizaxTrabajador

PolizaxBeneficiario



Luego deberá adjuntar el archivo, para ello deberá dar clic al botón

Examinar y seleccionar de la carpeta ArchivosPoliza el archivo .txt según

c

o

r

r

e

s

p

o

n

d

a

.

Luego deberá dar clic al botón enviar, el cual les mostrará un mensaje con

el nombre que el sistema internamente asignó al archivo de extensión .txt.

Nombre asignado por el

sistema



Una vez ingresado los archivos de extensión .txt los empleadores deberán esperar 24 horas para poder visualizar la información en el sistema.

Para poder visualizar la información que se han cargado de los archivos de extensión .txt deberán ir a la opción del menú Gestionar Contratos de Seguro Vida Ley y luego buscar la póliza (Procedimiento que se realiza a la fecha para buscar una póliza en el registro individual)

Luego deberá dar clic al número de la póliza que se encuentra de color azul (Paso 2 como se muestra en la imagen anterior); el cual mostrará la pantalla con los trabajadores y beneficiarios ingresados en la carga masiva.

Para listar los trabajadores y beneficiarios que no fueron registrados por

alguna inconsistencia deberá ir a la opción del menú Masivo3.-Reporte de errores de Migración-Masivo.

Paso 1

Buscar

Paso 2

Dar clic

Dar clic al ítem

número 3



Luego deberá seleccionar en la opción Tipo los siguientes ítems en orden

que se detalla a continuación:

o Trabajador

o PolizaxTrabajador

o PolizaxBeneficiario

En fecha de registro deberá ingresar la fecha que hizo el envío de los

archivos con extensión .txt; finalmente dar clic al botón imprimir.

Si existiera error en la carga masiva el sistema mostrará un reporte de

errores; en la columna observaciones se detalla el error por el cual no se

realizó el registro en la base de datos.

Paso 2 Ingresar

Fecha de envío

Paso 1 Seleccionar

uno de los ítems

Paso 3 Dar clic al

botón imprimir



3. Paso III

Los empleadores que desean hacer carga masiva en relación a una póliza que ya

se encuentra registrado deberá ir a la opción del menú masivo ítem número 2.-

Ingreso de archivos masivos en referencia a una póliza que se encuentra

registrado.

Deberán buscar la póliza; para ello es obligatorio seleccionar la compañía

aseguradora e ingresar el número de póliza.

Dar clic al ítem

número 2

Paso 1 Seleccionar la

compañía aseguradora

Paso 2 Ingresar el número

de póliza

Paso 3 Dar clic al

botón buscar



Se recomienda verificar la fecha de suscripción de la póliza al cual va

adjuntar los archivos de extensión .txt. (Recuerde que una póliza puede

tener diferentes fechas de suscripción ya que estas se pueden renovar)

Luego deberá dar clic a la columna de Trabajador, PolizaxTrabajador o PolizaxBeneficiario según corresponda para adjuntar los archivos con extensión .txt. La columna de número de operación es un número de identificación que el sistema asigna.

Verificar la fecha de

suscripción de la póliza



Para adjuntar archivos de Trabajador

Para adjuntar archivos de PolizaxTrabajador

Para adjuntar archivos de PolizaxBeneficiario



4. Paso IV

Finalmente los empleadores deberán enviar la póliza al Ministerio; para ello deberán seguir las siguientes instrucciones. Ir al menú Gestionar Contratos Seguro Vida

Deberá buscar la póliza; para ello es obligatorio seleccionar la compañía

aseguradora e ingresar el número de póliza.

Dar clic en Gestionar

Contratos Seguro Vida



Deberá cargar los datos de la póliza para ello deberá dar clic al número de la

póliza

Deberá adjuntar la póliza escaneada en formato pdf.

Dar clic al número de póliza



o

Paso 1 : Adjuntar la póliza

escaneada; se recomienda

leer las recomendaciones

Paso 2: Enviar la Póliza



Finalmente deberá dar clic al botón Enviar Póliza como se muestra en el

paso 2 de la imagen anterior.

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