sistema de gestión integral”€¦ · metodología amef (análisis de modo y efecto de la falla)...

1

“Sistema de Gestión Integral”

2

CONTEXTO DE LA

ORGANIZACIÓN

Dirección

Análisis FODA

Sistema de Gestión

3

ISO9001:2015

4

Se ha documentado e implementado el procedimiento PAAARAC-02 análisis de

riesgos. Diferentes aspectos, tales como: instalaciones, procesos operativos y de

apoyo, personal, partes interesadas (socios comerciales) que pudieran ser una

amenaza para el sistema de gestión de calidad y seguridad.

La revisión del análisis de riesgos, está planificada de forma anual. Valoración de

los riesgos identificados y integración de nuevos riesgos en el caso aplicable, y el

adecuar o modificar su tratamiento. Sin embargo esto no limita, que en cualquier

momento podrá realizarse dicha revisión, cuando sea una necesidad de la

dirección, de algún resultado obtenido o una amenaza latente.

Basada en metodología conforme a la norma internacional ISO 31000 vigente, y la

metodología AMEF (análisis de modo y efecto de la falla) contemplada en la norma

ISO 31010.

ACCIONES PARA ABORDAR RIESGOS Y OPORTUNIDADES

5

Atributo del Riesgo

Criterio Valor Descripción

Critico 10 Riesgo que al materializarse, provoca consecuencias de gran magnitud. Ejemplo: Imagen, limitación de la organización, grandes perdidas de negocio o economicas.

Alto 8

Riesgo que al materializarse, provoca consecuencias considerables, que no limitan a la organización, sin embargo reflejan el efecto en la misma. Ejemplo: Sanciones, queja de cliente, perdida de información entre otras.

Medio 6 Riesgo que al materializarse, provoca consecuencias tales como: Fallas tecnicas-retraso en tiempos, retrabajo, reparación de daños que generan gastos y/o menos utilidad a la organización.

Moderado 4 Riesgo que al materializarse, provoca conflictos internos, que bien no son percibidos por la organización. Tales como: cambios internos, infracciones a politicas, malas practicas entre otras.

Bajo 2 Riesgo que se encuentrab bajo control (acciones para evitar que se materialize) en la organización.

Atributo de Probabilidad

Criterio Valor Descripción

Alta 10 La falta de controles puede generar que el riesgo pueda

materializarse en cualquier momento

Media 8 Las circunstancias pueden generar el riesgo en un periodo largo

de tiempo (ejemplo de 3-6 meses)

Baja 4 Casi una certeza que el riesgo no puede materializarse (Control

actual eficaz)

Bajo Moderado Medio Alto Critico

Baja

Media

Alta

Color del

Riesgo

Riesgo que no representa una amenaza, sin embargo se requiere de la

supervision de los controles establecidos. (seguimiento de actividades

Riesgo el cual debe estarse monitoreando su tendendencia con el objetivo

de no permitir se incremente su valor. Puede requerir de algun control de

apoyo para asegurar su eficacia.Riesgo a considerar dar seguimiento, el cual si no se atiende puede

convertirse en critico

Riesgo prioritario, al cual hay que dar tratamiento. Del cual se carecen

controles.

Nivel de Riesgo = Atributo x Probabilidad

Descripción

Riesgo que no representa una amenaza, del cual se tienen controles

probados eficaces.

Matriz Evaluacion de Riesgos

Criterios de

Probabilidad

Criterios de Atributo

TABLA DE REFERENCIAS

ANALISIS DE RIESGOS

6

AAA-32.00 Analisis de Riesgos

Fecha: 04 de Abril del 2017 Area/Proceso: Sistema de Gestión Integral Evaluación: Inicial

Identificación del Riesgo:

Analisis Evaluación Acciones de Tratamiento

Fe

ch

a Descripción Fuentes Consecuencias

Atrib

uto

P

ro

ba

bilid

ad

Co

ntro

l A

ctu

al (S

i/N

o)

Va

lo

r d

el N

ive

l R

ie

sg

o

co

lo

r d

el R

ie

sg

o

Acción

Re

sp

on

sa

ble

Falla en la implementación del sistema de Gestión

1.- Desconocimiento de procedimientos. 2.-

Falta de concientización en trabajar con

enfoque a procesos

1.- No lograr la certificación de la asociación. 2.-

Posibles errores en la prestación del servicio. 8 8 No 64

1.- Establecer un plan de capacitación con temas de calidad y seguridad que

incluya la concientización del personal. 2.- Formar grupo de auditores internos

con personal de cada una de las areas.

Coordinadora de Calidad y

Seguridad. 10 de Abril del 2017

No brindar asesoria de forma oportuna 1- Falta de comunicación en area de campo. 1.- Inconformidad con el servicio (Queja). 8 8 No 64

1.- Solicitud de acceso remoto controlado para brindar respuestas oportunas.

2.-Mantener comunicación periodica con los coordinadores de las agencias

telefónica y electrónicamente. 3.- Comunicación constante con

el area de recepción para verificación de llamadas solicitando seguimiento.


Seguridad. 12 de Abril del 2017

Realización de Visitas a destiempo

1.- Falta de administración de tiempos y tareas

del asesor 2.- Falta de comunicación con el

coordinador de la agencia aduanal.

1.- No cumplir con el objetivo de la atencion

oportuna. 2.- Puede generar quejas por mal

servicio 6 4 si 24 1.- Mantener y realizar la agenda de trabajo, conforme a la necesidad del Socio.


Seguridad. 9 de Abril 2017

Auditorias Internas Ineficaces

1.- Falta de competencias de los auditores

asignados. 2.- No detección de hallazgos

importantes.

1.- Sistema de gestión ineficaz

2.-Incumplimiento de Política y Objetivos de la

organización. 8 8 No 64

1.-Formación de Competencias de Auditores Internos

2.- Evaluación del desempeño de los auditores internos.


Seguridad. 10 de Agosto 2017

Acciones correctivas preventivas ineficaces

1.- Falta de difusión del procedimiento de

AC/AP 5.-Desconocimiento de analisis de causa

raiz

1.- El sistema no tendria enfoque hacia la mejora

continua 2.- Pueden

generarse incidencias repetitivas que afecten el

servicio al cliente.

8 8 No 64 1.- Integración del tema de accion correctiva preventiva al plan de capacitación. Coordinadora de Calidad y

Seguridad. 11 de Agosto 2017

Brindar un reporte de estatus erroneo

1.- Falta de información por parte de las

agencias que cuentan con asesores. 2.-No

contar con una fuente para confirmar estatus

1.- Socio Mal informado del estatus, lo que

puede generar una queja del desempeño del

asesor dedicado. 6 4 si 24

1.- Fortalecer alianza con ANACE para contar con información correcta y

apoyo en verificación del proceso de certificaciones de los socios agremiados.


Seguridad. 15 de Mayo 2017

Conocimientos no adquiridos en capacitación

1.- Falta de interes por parte del personal 2.-

Falta de método para evaluar y detectar las

dudas.

1.- Implementación del sistema de gestión

ineficaz o parcial. 6 8 No 48

1.- Incluir evaluación al concluir curso de capacitación y retoma al personal que

no cubra el puntaje.


Seguridad. 12-may-17

7

FINANZAS 12 POR ATRIBUTO POR PROBABILIDAD RIESGOS IDENTIFICADOS 72

2 CRITICOS 2 ALTA

2 ALTO 4 MEDIA

4 MEDIOS 6 BAJA POR ATRIBUTO POR PROBABILIDAD

3 MODERADOS CRITICOS 17 ALTA 14

1 BAJOS ALTO 18 MEDIA 18

RECEPCION 10 4 CRITICOS 4 ALTA MEDIOS 21 BAJA 40

1 ALTO 0 MEDIA MODERADOS 14

4 MEDIOS 6 BAJA BAJOS 2

0 MODERADOS

1 BAJOS

JURIDICOS 10 0 CRITICOS 0 ALTA

3 ALTO 5 MEDIA

4 MEDIOS 5 BAJA

3 MODERADOS

0 BAJOS

CAPACITACION 5 0 CRITICOS 5 ALTA

2 ALTO 0 MEDIA

3 MEDIOS 0 BAJA

0 MODERADOS

0 BAJOS

SGI 9 0 CRITICOS 0 ALTA

4 ALTO 5 MEDIA

5 MEDIOS 4 BAJA

0 MODERADOS

0 BAJOS

PRESIDENCIA 10 3 CRITICOS 3 ALTA

0 ALTO 0 MEDIA

0 MEDIOS 7 BAJA

7 MODERADOS

0 BAJOS

SISTEMAS 16 8 CRITICOS 0 ALTA

6 ALTO 4 MEDIA

1 MEDIOS 12 BAJA

1 MODERADOS

0 BAJOS

-8 12 32 52 72

FINANZAS

RECEPCION

JURIDICOS

CAPACITACION

SGI

PRESIDENCIA

SISTEMAS

12

10

10

5

9

10

16

IDENTIFICACIÓN DE RIESGO POR AREAS

-8

2

12

22

32

42

52

62

72

17 18 21 14

2

IDENTIFICACION DE RIESGO POR ATRIBUTO

-8 12 32 52 72

ALTA

MEDIA

BAJA

14

18

40

IDENTIFICACION DE RIESGO POR PROBABILIDAD DE OCURRENCIA

8

Falla de

Internet/Sistema

Robo de Información

Accidentes Laborales Incendio Inseguridad

9

POLÍTICA DE CALIDAD Y

SEGURIDAD

El Personal y Socios Agremiados de la Asociación de

Agentes Aduanales de Reynosa, A.C., establecen un

Sistema de Gestión Integral, mediante una

cultura preventiva de riesgos, para fortalecer la

Seguridad en la Cadena de Suministros y brindar

Capacitación, Asesoría, Actualización, que promueva

Soluciones de Calidad y la Mejora Continua.

• Ejercer la representación y defensa de los intereses de los Asociados

Agentes Aduanales.

• Coadyuvar al cumplimiento de la Normatividad Aduanera, Fiscal y de la

Seguridad.

• Promover la actualización técnico del Agente Aduanal, a través de

conferencia, cursos, talleres y otros.

• Promover y defender la actividad del Agente Aduanal, proponiendo

soluciones que le permita al Agente Aduanal ser cada vez más eficientes y

eficaces en el servicio que prestan.

• Brindar un soporte de atención a nuestros socios comerciales,

estableciendo alianza hacia la seguridad en la cadena de suministros.

10

OBJETIVOS

11

Periódicamente los resultados obtenidos son evaluados por los líderes de

proceso, y revisados formalmente con la dirección al menos 1 vez al año. ,

de manera formal. Sin embargo son presentados mensualmente a la

dirección para conocimiento y toma de acciones, en caso de autorizar

recursos o adopción de nuevas medidas, en todo momento asignando lo

necesario para el desempeño del Sistema de Gestión Integral. Ver

OBJETIVOS AAARAC.

INDICADORES

12

PROCESO

13

EJEMPLO DE FABRICACIÓN DE UNA SILLA

14

El mapa de procesos, que describe gráficamente los procesos que

forman parte del servicio. Desde los requisitos legales, acuerdos con

los socios comerciales previo a la prestación del servicio.

MAPA DE PROCESOS

MATERIALES/EQUIPO

OPERACIÓN Y JURIDICO

ENTRADAS

PERSONAS

MEDICION DEL PROCESO

SALIDAS

INFORMACION DOCUMENTADA

EQUIPO DE OFICINA PC, IMPRESORA, SOTWARE OFFICE.

SOLICITUD DE SERVICIO (VIA TELEFONICA, VIA CORREO)

ATENCION REALIZADA DOCUMENTO RESOLUCION DE CASO. ANALISIS Y CONTROL DE RIESGOS

IT-AAARAC-11 EMISION DE CIRCULARES. IT-AAARAC-12 ASESORIA LEGAL Y OPERATIVA IT-AAARAC-14 COORDINACION DE MEDIOS DE DEFENSA IT-AAARAC-15 ELABORACION DE ESCRITOS DE PRUEBAS Y ALEGATOS IT-AAARAC-17 ASESORIA Y GESTION PARA GAFETES OFICIALES

REPORTE DE ACTIVIDADES REALIZADAS (AS-033) % DE ATENCION EFECTIVA

ASESOR JURIDICO A ASESOR JURIDICO B DIRECTOR GENERAL

MATERIALES/EQUIPO

SISTEMAS

ENTRADAS

PERSONAS


SALIDAS

EQUIPO DE OFICINA PC, OFFICE, HERRAMIENTAS PARA MANTENIMIENTO PREVENTIVO.

SOLICITUD DE SERVICIO (VIA TELEFONICA, VIA CORREO)

ATENCION REALIZADA DOCUMENTO RESOLUCION DE CASO. ANALISIS Y CONTROL DE RIESGOS

IT-AAARAC-04 SOPORTE TECNICO SISTEMAS. IT-AAARAC-05 ELABORACION DE REPORTES- IT-AAARAC-08 EMISION DE AVISOS Y PUBLICACIONES IT-AAARAC-09 ATENCION A CLIENTES SISTEMAS PAAARAC-11 SEGURIDAD EN LOS SISTEMAS DE INFORMACION

REPORTE DE ACTIVIDADES REALIZADAS (BITACORA GESTION INTEGRAL) % DE ATENCION EFECTIVA

GERENTE DE SISTEMAS EJECUTIVOS DE SOPORTE TECNICO. DIRECTOR GENERAL


MATERIALES/EQUIPO

CAPACITACION

ENTRADAS

PERSONAS


SALIDAS

EQUIPO DE OFICINA PC, OFFICE.

LISTADO DE CURSOS DISPONIBLES REGISTRO DE CURSO

CAPACITACION REALIZADA BIBLIOTECA DE CURSOS REALIZADOS ANALISIS Y CONTROL DE RIESGOS

IT-AAARAC-06. CURSOS DE CAPACITACION

DIRECTOR GENERAL ASISTENTE DE PRESIDENCIA ENCARGADA DE CAPACITACION ENCARGADA DE FINANZAS EJECUTIVO DE SOPORTE TECNICO INTENDENCIA


EVALUACION DE CAPACITACION AAARAC

MATERIALES/EQUIPO

FINANZAS

ENTRADAS

PERSONAS


SALIDAS



REQUISICION DE COMPRA. SOLICITUD DE INFORMACION (VIA TELEFONICA, VIA CORREO)

ENTREGA DE MATERIALES SOLICITADOS. REPORTE DE INFORMACION SOLICITADA.

IT-AAARAC-03 FINANZAS IT-AAARAC-18 COMPRAS PAAARAC-08 SELECCION, CONTRATACION Y BAJA DE PERSONAL

EVALUACION DE PROVEEDORES REPORTE FINANCIERO MENSUAL (PERDIDA-GANANCIA)

ENCARGADA DE FINANZAS DIRECTOR GENERAL COMISIONADO DE FINANZAS PRESIDENTE AAARAC

MATERIALES/EQUIPO

ASESORIA EN SISTEMAS DE GESTION

ENTRADAS

PERSONAS


SALIDAS



SOLICITUD DE VISITA (CORREO, TELEFONICA Y REGISTRO EN AGENDA) IDENTIFICACION DE RIESGOS IDENTIFICACION TEMAS DE SEGURIDAD PLAN DE AUDITORIAS

ASESORIA EN SITIO O VIA REMOTA TRATAMIENTO DE RIESGOS TEMAS DE CAPACITACION REALIZADOS EJECUCION DE AUDITORIAS INTERNAS

IT-AAARAC-16 ASESORIA DEL SISTEMA DE GESTION DE SEGURIDAD OLA-OEA PAAARAC-02 GESTION DE RIESGOS PAAARAC-09 COMPETENCIAS Y CAPACITACION DEL PERSONAL

PAAARAC-07 AUDITORIAS INTERNAS

REPORTE SEMESTRAL EN PROCESO DE CERTIFICACION) REPORTE DE AUDITORIAS INTERNAS

DIRECTOR GENERAL COMIPRESIDENTE AAARAC SUPERVISOR DEL SISTEMA INTEGRAL AUDITORES INTERNOS AAARAC

MATERIALES/EQUIPO

REQUISITOS Y ACUERDOS

ENTRADAS

PERSONAS


SALIDAS



REQUISITOS DEL SERVICIO SOLICITUD DE ATENCION (VIA TELEFONICA, ELECTONICA)

ATENCION REALIZADA (AAA-35) CIRCULARES, ESCRITOS CONTROL DE EXPEDIENTES

IT-AAARAC-01.00 ATENCION PRESENCIAL Y TELEFONICA IT-AAARAC-02 ASISTENTE DE PRESIDENCIA PAAARAC-05 SELECCION DE SOCIOS COMERCIALES PAAARAC-06 PLANES DE CONTINGENCIAS AAARAC PAAARAC-08 SELECCION, CONTRATACION Y BAJA DE PERSONAL IT-AAARAC-07 MANEJO Y CONTROL DE EXPEDIENTES

REPORTE DE ACTIVIDADES REALIZADAS (% ATENCION EFECTIVA) SATISFACCION AL CLIENTE

DIRECTOR GENERAL PRESIDENTE AAARAC ASISTENTE DE PRESIDENCIA SOCIOS A Y B

MATERIALES/EQUIPO

SERVICIOS ADICIONALES

ENTRADAS

PERSONAS


SALIDAS


EQUIPO DE OFICINA PC, OFFICE. MONTACARGAS (PUNTO DE INSPECCION)

REQUISITOS DEL SERVICIO SOLICITUD DE ATENCION (VIA TELEFONICA, ELECTONICA)

ATENCION REALIZADA 1.-VENTA DE CANDADOS, CERTIFICADOS 2.-INSPECCION REALIZADA 3.-PERSONAL EVALUADO

IT-AAARAC-10. VENTA DE SELLOS FISCALES IT-AAARAC-19. GESTION DE CERTIFICADOS VEHICULARES IT-AAARAC-20.PUNTO DE INSPECCION IT-AAARAC-21 CENTRO EVALUADOR

INDICADOR CERTIFICADOS, CANDADOS INDICADOR PUNTO DE INSPECCION INDICADOR CENTRO EVALUADOR EVALUACION Y REEVALUACION DE PROVEEDORES

DIRECTOR GENERAL ASISTENTE DE PRESIDENCIA PERSONAL ASIGNADO (RECEPCIONISTA, ASESOR JURIDICO A, EJECUTIVO DE SOPORTE)

1.-VENTA DE CANDADOS Y CERTIFICADOS 2.-PUNTO DE INSPECCION 3.-CENTRO EVALUADOR

22

CONTROL DE PRODUCTO NO CONFORME

23

INFORMACIÓN DOCUMENTADA

Para asegurar una correcta y eficaz implementación y desarrollo del

Sistema de Gestión Integral, se mantienen documentados

procedimientos, instructivos de trabajo, formatos diseñados así como

toda la información necesaria utilizada como apoyo para el desarrollo de

los procesos. Resguardando la información requerida para dar

cumplimiento legal de retención de los 5 años.

24

•Evitar dejar olvidada información sensible, en el área de impresoras y/o copiadoras.

•Si existe documentos que no vaya a utilizar, deberá asegurarse de destruirlo antes de ser

depositado en la basura.

•Evitar reciclar hojas que cuenten con documentación sensible. (en su caso de hacerlo,

asegurarse de eliminar la información sensible, evitando su visibilidad a lectura para persona

ajena al área).

•Queda prohibido hacer uso de la información de AAARAC para fines personales o de negocio.

Cualquier uso deberá ser aprobación de la Dirección y Presidencia.

•Queda prohibido compartir información interna (actividad que no forme parte de su trabajo) con

personal ajeno, en caso de así requerirlo deberá solicitar autorización previa de la Dirección.

•Queda prohibido que personas externas a tengan ingreso a la información sensible de

AAARAC (Salvo que cuente con la autorización del Gerente de Sistemas y de la Dirección)

Información electrónica

•Verificar previo al envío de documentos sensibles, el destinatario correspondiente

•Cuando se trate de envío de información a grupos, deberá realizarlo de forma oculta

protegiendo la información de los socios comerciales (Clientes/Proveedores/Socios).

•En caso de algún error al envío de información sensible, deberá comunicarse al área de

Calidad para solicitar soporte en el seguimiento a tratamiento correspondiente para reparación

de daño.

•Para envío de materiales de trabajo (memorias, cursos etc). a los socios comerciales, se

deberá realizar en formato PDF, con las medidas de seguridad aplicadas. Los documentos

editables tales como ejemplos de documentos para apoyar a los socios, este podrá ser enviado

en su formato original.

POLÍTICAS PARA EL MANEJO DE INFORMACIÓN SENSIBLE

Cuando las metas trazadas son alcanzadas, o por necesidades del

proceso, o de la Organización, se adoptan cambios hacia la mejora

continúa. Cada propuesta de cambio hacia la mejora continua, es

documentada en el formato AAA-35 PROPUESTA DE MEJORA y

presentado a la dirección quien evalúa el contexto interno y externo, el

costo beneficio, analiza los riesgos y oportunidades, si estos impactan en

las partes interesadas. Si la viabilidad es positiva se establecen la

adopción de acciones y verificaciones de seguimiento. Esto documentado

en el procedimiento PAAARAC-20 MEJORA DEL SISTEMA DE GESTION

INTEGRAL.

27

MEJORA CONTINUA

28

Dudas o Preguntas

29

Por su Atención

sistema de gestión integral”€¦ · metodología amef (análisis de modo y efecto de la falla)...

Documents