sistema de desarrollo administrativo sisteda iii … · • se resalta la entrevista al doctor...

SISTEMA DE DESARROLLO ADMINISTRATIVO SISTEDA

III Trimestre 2014

HOSPITAL MILITAR CENTRAL

2014

95.1 – BG – MDN - R002 - 03

Modelo Integrado de Planeación y Gestión

95.1 – BG – MDN - R002 - 03

Políticas de Desarrollo Administrativo

Reporte III Trimestre 2014

Política Requerimientos

% Avance Acumulado para el III Trimestre

2014

Señalar 3 actividades relevantes llevadas a cabo en el trimestre

Requerimientos Generales

Conformación de Comités 100%

Actividades Cumplidas al 100% en el I Trimestre 2014

Formulación del plan estratégico sectorial (cuatrienal)

100%

Formulación del plan estratégico institucional (indicativo cuatrienal)

100%

Formulación del plan de acción anual 100%

Monitoreo y evaluación de los planes 71,21% De acuerdo al seguimiento y verificación de la ejecución de las actividades establecidas en el Plan

de Acción, durante el tercer trimestre se ha dado un cumplimiento del 23,57%, para un acumulado

del 71, 21% durante el año.

Socialización de los planes 75%

*Como parte del Plan de Humanización, se han adelantado capacitaciones a los funcionarios del

hospital sobre "Seguridad del Paciente" y "Siendo más Seguros" dirigidas por Icontec.

*Se socializó la Directiva N° 006 de 2014 en donde se establecen los lineamientos para la

elaboración del Plan Anual de Adquisiciones para el año 2015. Se envió mediante correo a las

Subdirecciones de la Institución.

* Se obtuvo el posicionamiento del plan de gestión del riesgo hospitalario del Hospital Militar

Central a nivel Distrital y se consolidó la brigada de emergencia del Hospital Militar Central, como

modelo reconocido a nivel Distrital.

Caracterización de ciudadanos y grupos de interés

100% Actividad culminada en el II Trimestre de 2014.

Publicación de Información de la entidad. 75%

Se continua realizando la publicación de la información en la página Web institucional, para el

tercer trimestre se publicaron: 17 noticias, se actualizó la información de Estados Financieros, la

edición 38 del Boletín OCI-Noticias, Agendas Médicas, información Docencia e Investigación

Científica, Publicación Boletín virtual N 3 “Sólo para Niños” con temas como: vacunación, lactancia

materna, alimentación, ejercicio físico, valores y cuento infantil.




% Avance Acumulado para

el III Trimestre 2014


Requerimientos Generales

Programa de Gestión Documental – PGD. 100%

1. El Documento Programa Gestión Documental Se publicó en la página web de la

Institución. dando cumplimiento al Decreto 2609/2012 y al Manual 3.1 de

Gobierno en Línea .

2. Actividad cumplida en el II Trimestre de 2014.

3. La Unidad de Informática es responsable de mantener la seguridad sobre los

dispositivos que almacenan la información de la entidad, para lo cual realizan

actividades de copia de la información, establecen perfiles de usuarios,

restringen accesos a Internet.

Cuadro de Clasificación Documental – CCD.

50%

Tablas de Retención Documental – TRD. 70%

Inventarios Documentales. 70%

Implementación de una política editorial y de actualización

100%

Elaboración de políticas de seguridad de la información y manejo de datos personales

90%


% Avance Acumulado para el

III Trimestre 2014


1. Gestión

Misional y de

Gobierno

Indicadores y metas del

gobierno

75%

Tablero de

Control

.

1. En observancia al funcionamiento del Subsistema de Salud de la Fuerzas

Militares, el Hospital Militar Central realizó Política de Atención Integral de

Trauma de Guerra, conforme con el estudio que actualmente está

realizando el Ministerio de Defensa Nacional orientado a generar un

modelo integral de salud, dicha política será evaluada por los integrantes

del Subsistema, una vez finalizada se realizara su socialización al interior

de la entidad.

Se adelantaron las acciones de coordinación para la realización del

Congreso de Trauma, el cual contará con personal del American College,

esta actividad se realizara en la tercer semana del mes de Noviembre.



Políticas Componentes Requerimientos


III Trimestre 2014


2. Transparencia, Participación y

Servicio al Ciudadano

Plan Anticorrupción y de Atención al Ciudadano

Mapa de riesgos de corrupción y las medidas para mitigarlos

100%

1. Actividad ejecutada al 100%.





el III Trimestre 2014


2. Transparencia, Participación y


Transparencia y Acceso a la Información pública

Rendición de cuentas Formulación de la Planeación

75%

1. Se realizó la publicación en la Página Web Institucional el Avance correspondiente al III Trimestre de 2014 de la Estrategia de Rendición de cuentas de 2014 en www.hositalmilitar.gov.co en el link Inicio › Institucional › Transparencia › Estrategia para la Construcción del Plan Anticorrupción y de Atención al Ciudadano.

2. Se han establecido espacios que permiten interactuar con los usuarios y funcionarios así: *Elecciones del Representante de los empleados públicos, trabajadores oficiales y pensionados del HOMIC, ante el Consejo Directivo" el 29 de agosto de 2014. “Tetatón 2014”, El HOMIC, promoción permanentemente campañas educativas y de sensibilización hacia la práctica de la Lactancia Materna y por el bienestar de las familias de las Fuerzas Militares. Convocatoria realizada por la Mesa Regional de apoyo a la lactancia, a la cual pertenece el Hospital Militar Central . Así mismo el Área de Atención al Usuario en el tercer trimestre de 2014, realizó atención en forma presencial a 1615 usuarios, respuestas documentales a 714 usuarios, telefónica a 39 usuarios, y 412 peticiones mediante la página WEB, las cuales fueron resueltas dentro de los términos exigidos de Ley.

Participación Ciudadana

Identificación del nivel de participación ciudadana en la gestión de la entidad

75%

Formulación participativa de las políticas públicas, planes y programas institucionales

75%

Uso de medios electrónicos y presenciales en el proceso de elaboración de normatividad

75%

Uso de medios electrónicos y presenciales en el proceso de planeación y formulación de políticas de la entidad

75%

Consulta en línea para la solución de problemas 75%

Definición de los programas y servicios que pueden ser administrados y ejecutados por la comunidad

75%

Inclusión de normas sobre participación ciudadana relacionadas directamente con la entidad, en su normograma

75%

Identificación de experiencias y buenas practicas de participación ciudadana en la entidad

75%



Políticas Component

es Requerimientos


el III Trimestre

2014


2. Transparencia, Participación y Servicio al Ciudadano

Rendición de Cuentas

Identificación de las necesidades de información de la población objetivo de la entidad

75%

Durante el tercer trimestre el Área de Atención al Usuario realizo actividades como: * Aplicación de encuestas para el adecuado desarrollo de la Audiencia Pública y Rendición de Cuentas 2013, en donde se obtuvo como respuesta que los temas de mayor interés son trámites y servicios con un 43%, servicios asistenciales 22% e infraestructura y obra con un 18%. Adicionalmente se aplicaron encuestas que han permitido detectar las necesidades de los usuarios, las cuales han sido informadas, permitiendo que los servicios implementen acciones correctivas, que les permite mejorar sus servicios. * Realizó interacción con el ciudadano brindando información personalizada, telefónica y mediante la página web de la Institución. * Se realiza la publicación en la página web Institucional los informes correspondientes a PQR´S, temas y noticias de interés general para la ciudadanía, como la inauguración de 6 nuevas Salas de Cirugía el pasado 12 de agosto de 2014. • Se resalta la entrevista al Doctor JAVIER MATTA IBARRA, Ortopedista del Hospital

Militar Central, realizada el pasado 7 de julio de 2014 por la periodista Paula Peña de la Sección de Salud del Canal Caracol, en donde se hablo sobre la Lesión del Jugador Neymar, integrante de la Selección de Brasil, lo que permite que al Hospital se le de reconocimiento e importancia en el País.

• La Unidad de Informatica genero el procedimiento interno para la asignación del canal de internet, desde el cual se realizara la emisión de la Audiencia de Rendición de Cuentas.

• Se han adelantado actividades para la estabilización del correo electrónico, tales como revisiones periódicas, establecer controles en la administración de usuarios.

• Publicación de datos abiertos (2 datasets) del Hospital Militar Central en el Portal del Estado Colombiano www.datos.gov.co.

Acciones de Información a través de la utilización de medios de comunicación masivos, regionales y locales o comunitarios para facilitar el acceso a la misma

75%

Acciones de Información por medio de la utilización de tecnologías de la información y comunicación para facilitar el acceso a ésta

80%

Implementación Apertura de Datos 100%



Políticas Compon

entes Requerimientos

% Avance Acumul

ado para el

III Trim. 2014




Definición de metodología de diálogo presencial que permita la participación de los grupos de interés caracterizados

75%

1. El Hospital mediante el Área de Atención al Usuario en el tercer trimestre de 2014, realizó atención en forma presencial a 1615

usuarios y se ha dando respuesta oportuna dentro de los tiempos establecidos por el Código Contencioso Administrativo a

todas las PQR´S documentales recibidas.

*El 11 de julio de 2014 Participación Ciudadana y Espacio de Diálogo de Pacientes Renales en el HOMIC.

*El 11 de julio de 2014 socialización del Régimen Disciplinario de las Fuerzas Militares de Colombia- Ley 836 de 2013, por

parte de la Oficina de Control Disciplinario Interno del HOMIC, dirigida a Oficiales,

Suboficiales y Soldados que prestan sus servicios en la Institución.

*Campaña de Donación de órganos y Tejidos del área de Trasplantes del Hospital Militar Central el 7 de julio/14.

*Foro Nacional de Atención Pre hospitalaria 29 y 30 de agosto de 2014 realizada por el área de Salud Ocupacional y Ambiental

del Hospital Militar Central. Visita de científicos del centro de investigación de Enfermedades Tropicales- Namru-6, Centro

Médico Naval y de la Fundación Rockville, Md. al Hospital Militar Central, el 20 de agosto de 2014.

2. Participación ciudadana y espacio de diálogo abierto y participativo con pacientes de la Unidad Renal del Hospital Militar

Central, el 10 de julio de 2014. Durante el III trimestre del 2014, el mecanismo de mayor facilidad por los usuarios para

comunicar sus quejas, peticiones, sugerencias y reclamos es el sitio WEB www.hospitalmilitar.gov.co, se atendieron 412

solicitudes disminuyendo recursos como tiempo y dinero para dar respuesta.

3. Incentivos:

Julio:

* Reconocimiento a profesionales que realizan investigación en la Institución y que fueron reconocidos por Colciencias.

* Ceremonia especial se realizó la despedida al personal Militar que se encontraba prestando los servicios en la Institución y

que fue trasladado a diferentes zonas del país. Así mismo, a quienes fueron llamados a realizar curso para ascenso y a calificar

servicios.

Visita del Sargento Mayor Walter Nicolás Muñoz, asesor de Comando y Luz Doriela de Romero, asistente social de

Coordinación Ejército en el piso 6° del Hospital Militar Central, para entregar detalles (kit de vestuario) al personal de la Fuerza

Pública que se encuentra en tratamientos médicos y recuperación en la Entidad.

Septiembre:

La Sala Familiar de la Fundación Casa Ronald McDonald de Colombia del Hospital Militar Central, celebró con los niños del

área de Pediatría el día del “Amor y la Amistad”.

Premiación para los Campeones de las Olimpiadas Deportivas 2013 del Hospital Militar Central.

Cronograma

Se está dando cumplimiento a lo programado para la realización de la Audiencia Pública de Rendición de Cuentas proyectada

para el día 06 de noviembre de 2014, según cronograma publicado en el sitio web de la Institución en el enlace

http://www.hospitalmilitar.gov.co/sites/default/files/Cronograma%20de%20Audiencia%20P%C3%BAblica%20de%20Rendici%C

3%B3n%20de%20Cuentas%202014.pdf.

Acciones de Diálogo a través del uso de medios electrónicos en los espacios de rendición de cuentas

75%

Acciones de Incentivos 75%

Cronograma del conjunto de acciones seleccionadas

75%

Realización de la Convocatoria a eventos definidos

75%



http://www.hospitalmilitar.gov.co/sites/default/files/Cronograma de Audiencia P%C3%BAblica de Rendici%C3%B3n de Cuentas 2014.pdf














































Políticas Compon

entes Requerimientos


el III Trimestre de 2014




Realización de la Convocatoria a eventos definidos

75%

1. Convocatoria: En la página web se publico el calendario de actividades dirigidas a la ciudadanía y al Usuarios, se

realizaron convocatorias a eventos así:

- Foro Nacional de Atención Prehospitalaria en el HOMIC. 29 y 30 de agosto de 2014.

- Campaña de Humanización : Capacitación “Siendo más Seguros” 22 de agosto de 2014.

- Jornada de Lactancia Materna “TETATÓN 2014”.

- Inauguración de 6 nuevas salas de cirugía en la institución, con cumplimiento de los estándares de calidad y requisitos de

habilitación vigentes, de acuerdo a la resolución 2003 de 2014.: 12 de agosto de 2014.

- Cadena de Custodia”, con la participación del Instituto de Medicina Legal y Ciencias Forenses- Dirección Regional Bogotá:

25 de julio/14.

- Curso Académico Hospitalario de Cuidado Enfermería al Paciente Adulto en estado crítico : 16 de julio/14.

- Participación Ciudadana y espacio de diálogo de pacientes renales en el HOMIC: 11 de julio de 2014.

2. Elaboración de artículos que garantizan el cubrimiento de eventos tales como:

II Jornada de Socialización de la Investigación HOSMIC,

IX Encuentro institucional de investigaciones Facultad de Medicina Universidad Militar Nueva Granada,

Foro Nacional de Atención Prehospitalaria.

IX Simposio Gestión Operativa de la donación de órganos y tejidos con fines de trasplantes.

Curso de Propiedad Intelectual.

Visita Comando Sur Estados Unidos.

Visita Centro de Investigaciones de Enfermedades Tropicales NAMRU-6

Premiación Olimpiadas HOSMIC 2013 e inauguración Olimpiadas 2014.

Cubrimiento realizado por el Área de Comunicaciones, quien realiza un registro fotográfico elabora folletos con las noticias

internos que son distribuidos por correo electrónico.

3. Convocatoria a eventos: En la página web se publico el calendario de actividades dirigidas a la ciudadanía y al Usuarios, se

realizaron convocatorias a eventos así: * Foro Nacional de Atención Prehospitalaria en el HOMIC. 29 y 30 de agosto de

2014, *Campaña de Humanización : Capacitación “Siendo más Seguros” 22 de agosto de 2014. *Jornada de Lactancia

Materna “TETATÓN 2014”,*Inauguración de 6 nuevas salas de cirugía en la institución, con cumplimiento de los estándares

de calidad y requisitos de habilitación vigentes, de acuerdo a la resolución 2003 de 2014.: 12 de agosto de 2014, *Cadena

de Custodia”, con la participación del Instituto de Medicina Legal y Ciencias Forenses- Dirección Regional Bogotá: 25 de

julio/14., *Curso Académico Hospitalario de Cuidado Enfermería al Paciente Adulto en estado crítico : 16 de

julio/14,*Participación Ciudadana y espacio de diálogo de pacientes renales en el HOMIC: 11 de julio de 2014.

4. Rendición de cuentas: Se realizó la solicitud de los requerimientos y la logística para el evento Audiencia Pública de

Rendición de Cuentas vigencia 2013 y avance I Semestre 2014 mediante oficio 29263 del 25 de septiembre de 2014. Se

realizará documento de evaluación posterior a la Audiencia Pública de Rendición de Cuentas vigencia 2013 y avances I

sem 2014, la cual está programada para el 06 de noviembre de 2014.

Elaboración y publicación de memorias (Principales conclusiones y compromisos) de los eventos de rendición de cuentas

75%

Evaluación individual de las acciones de Rendición de Cuentas

40%

Elaboración del documento de evaluación del proceso de Rendición de Cuentas

0%



Políticas Component

es Requerimientos


III Trimestre

2014




Esquemas de atención por múltiples canales electrónicos

75%

1. Mediante Canal Electrónico: Se atendieron 412 solicitudes en el III Trimestre de 2014 mediante Página WEB www.hospitalmilitar.gov.co .

2. Mediante canales no Electrónico: Se atendieron de forma Presencial (atención por ventanilla): 1615 usuarios, Documental 714 solicitudes y Telefónico 39 solicitudes. Buzones de Sugerencias: En el seguimiento a las manifestaciones depositadas en los buzones de sugerencias, se evidencian 189 manifestaciones (solicitudes escritas), de las cuales el mayor número fue en el servicio de Urgencias, le sigue el servicio de Imágenes Diagnósticas y el restante en el servicio de Consulta Externa.

3. Gestión de PQR´S: Durante, el tercer trimestre de 2014 se gestionaron 2.741 solicitudes. Así mismo, se informa que no se presentaron situaciones de denuncia por parte de los usuarios del Subsistema de Salud de las Fuerzas Militares.

Esquemas de atención por múltiples canales no electrónicos

75%

Gestión de peticiones, quejas, reclamos, sugerencias y denuncias.

75%





III Trimestre

2014


3. Gestión del Talento Humano

Plan Estratégico de Talento Humano

Elaboración y actualización del Manual de Funciones y Competencias Laborales

100%

1. 100% actividad cumplida. Se culminó la elaboración del Manual de Funciones así: Solicitud Aprobación al MDN mediante Oficio N° 6121 del 8 agosto 2014 y Aprobación del MDN con Oficio 5498 del 19 septiembre de 2014. Publicado en la página web de la Institución.

2. Continua sin suscribir el Acuerdo de Gestión de la Subdirección de Servicios Ambulatorios y de

Apoyo Diagnostico y Terapéutico.. 3. Se realizó la medición del Clima Laboral donde se midieron aspectos como: Orientación

Organizacional, Administración del Talento Humano, Estilo de Dirección, Comunicación e Integración, Trabajo en Grupo, Capacidad Profesional, Medio Ambiente Físico. No se ha realizado la socialización de estos resultados.

4. El Hospital cuanta con 1,086 Funcionarios que deben realizar el registro en el SIGEP, de los cuales hay 400 funcionarios ya lo hicieron, es decir que se ha realizado un avance del 37%.

5. Plan Anual de Vacantes: No se observa ningún avance sobre esta actividad 6. En cumplimiento con el plan de Capacitación y Bienestar se realizaron actividades como:

325 funcionarios sobre "Siendo Más Seguros" dirigida por ICONTEC. 74 funcionarios en Seguridad del Paciente por ICONTEC Internacional , Grupo de profesionales del Área de Enfermería sobre “El Curso Hospitalario de Cuidado de Enfermería al paciente adulto en estado Crítico GRINEC. Abierta para todos los funcionarios del HOMIC, sobre Cadena de Custodia con la participación de Instituto de Medicina Legal y Ciencias Forenses- Dirección Regional Bogotá. 30 funcionarios curso de capacitación para ser lideres en el proceso de acreditación en salud.

Se sigue dando continuidad a la realización de eventos deportivos del HOMIC, en pro de

brindarles a los funcionarios actividades que mejoren su calidad de vida personal y laboral con la participación en torneos tales como microfútbol, bolos, baloncesto, que también representan interinstitucionalmente al Hospital. Se está desarrollando la actividad de clases de danza y rumba.

Acuerdos de Gestión 84%

Planeación del Recurso Humano

100%

Clima Organizacional 60%

Registro permanente en el SIGEP

68%

Plan Anual de Vacantes

Plan Anual de Vacantes 40%

Capacitación Plan de Capacitación 75%

Bienestar e Incentivos

Plan Bienestar e Incentivos 75%



Políticas Componen

tes Requerimientos


III Trimestre

2014


4. Eficiencia Administrativa

Gestión de la Calidad

Implementación y Mantenimiento del Sistema de Gestión de la Calidad

84%

1. Se realiza evaluación de los estándares del Sistema de habilitación del Sistema Obligatorio de Gestión de Calidad en la Atención en Salud de la resolución 2003 de 2014. Se estructura el ´portafolio de registro de servicios para el registro ante el ente regulador.

2. Se ha realizado socialización en los seis programas instruccionales de seguridad del paciente, fomentando la cultura de seguridad que mitiga la ocurrencia de eventos adversos y se construyen herramientas de seguimiento y cumplimiento para evaluar los mismos.

3. Se realizo la actualización de los procedimientos asistenciales ( Urgencias ; salas de cirugía , Servicios médicos especializados, consulta externa, trasplantes, enfermería entre otros) y administrativos de la matriz documental de las áreas de contratos , mantenimientos , activos fijos, Talento Humano)

4. Se realizo curso de capacitación a un grupo de 30 funcionarios para ser lideres en el proceso de acreditación en salud.

5. Se estructura y se pone en funcionamiento el comité de seguridad del paciente. 6. Se ha dado cumplimiento a los objetivos establecidos en el Plan de Anual de Auditorias, el cual presenta

una avance del 70,9%, realizando auditorias en las Área de costos, Área de Liquidación y ejecución contractual, situación administrativa de personal, Equipo Médico, arqueos de caja menor.

7. Se ha realizado sensibilización por medio de tips enviados por correo electrónico sobre la actualización realizada al Modelo Estándar de Control Interno de acuerdo al Decreto 943/14.

8. Seguimiento a los planes de mejoramiento tanto Institucional, como a los establecidos internamente, con informes trimestrales al Consejo Directivo y a la Dirección sobre el avance de los mismos.

9. Se elaboró boletín OCI-Noticias Edición 39 , con el cual se sensibiliza sobre el Sistema de Información Institucional Dinámica Gerencial.

10. El Área de Comunicaciones se realizó campaña de Cero Papel al interior del Hospital el 28 de agosto de 2014 insistiendo en la importancia del cumplimiento de la Circular Interna 021 de 2013, Directiva Presidencial 04 de 2012, y las buenas prácticas para reducir el consumo de papel.

11. Como parte del uso de la tecnología direccionada por el MINTIC, Se realizó mediante oficio 21375 del 18 de julio de 2014, las solicitudes de mantenimiento y transporte por medio de correo electrónico institucional aportando al componente de Anti-tramites del Plan Anticorrupción y Atención al Ciudadano, se presentaron los resultados del FURAG al Grupo Directivo Staff el día 01 de julio de 2014, como parte del Comité de Gobierno en Línea y del Comité Institucional de Desarrollo Administrativo. (Acta Staff N° 21).

12. La unidad de informatica contempló el desarrollo de documentos electrónicos en el proceso a contratar de la página web.

Implementación y Mantenimiento del Sistema de Control Interno

70,9%

Eficiencia Administrativa y Cero Papel

Implementación de buenas prácticas para reducir consumo de papel

75%

Elaboración de documentos electrónicos

30%

Procesos y procedimientos internos electrónicos

55%



Políticas Compone

ntes Requerimientos


II Trimestre

2014



Racionalización de Trámites

Identificación de trámites 100%

1. Actividad ejecutada al 100% 2. En desarrollo el contrato de rediseño de la página Web, que inició a mediados

del mes de septiembre, en las especificaciones técnicas se incluyeron las exigencias establecidas en el Manual 3.1 de Gobierno en Línea.

3. Se da continuidad al intercambio de información con los Entes de Gobierno

como Ministerio de Defensa, MinTIC, Departamento Administrativo de Función Pública, GSED, DNP, respecto a los Planes de Acción, Sistema de Desarrollo Administrativo, Plan Anticorrupción y de Atención al Ciudadano, Proyectos de Inversión, entre otros. Adicionalmente se utiliza los sistemas de interoperatividad de la información del Ministerio de Hacienda (SIIF), Planeación Nacional (SPI Seguimiento Proyectos de Inversión), Secretaria de Salud (RUAF).

Priorización de trámites a intervenir 100%

Racionalización de Trámites 100%

Elaboración de certificaciones y constancias en línea

80%

Elaboración de formularios para descarga

0%

Interoperabilidad 75%



Políticas Compone

ntes Requerimientos

% Avance Acumul

ado para el

II Trimestre 2014



Modernización Institucional

Solicitud de asesoría para acompañar el proceso de reforma organizacional

85% 1. Estudio de Planta Temporal: avance del 85% . Se dio inicio el día 1 de agosto en el grupo de proyectos de talento Humano, en principio a verificar las reales necesidades del recurso humano en la parte misional, estableciendo que es necesario adelantar un proceso de creación de empleos temporales permitidos por la ley y cuya normatividad se describe en la ley 909 de 2004 en su artículo 21 y dispone que su creación deberá responder entre otros aspectos a suplir necesidades de personal por sobrecarga de trabajo, determinada por hechos excepcionales.

2. Se desarrolla un estudio de necesidades de recurso humano confrontando el personal de la planta de personal y personal vinculado por modalidad de orden de prestación de servicios (Contratistas) para establecer e indicar que servicios demandan una alta necesidad de vinculación temporal.

3. Estudio de re-estructuración de dependencias y áreas del Hospital: En consecuencia al estudio anterior y por el cual se satisfacen las mas altas necesidades de personal en planta, se desarrollara a partir de 1 de noviembre de 2014, un estudio de propuesta de re- estructuración de dependencias y áreas del hospital, en el cual se tendrán en cuenta factores administrativos, de directrices y de servicios para determinar opciones de cambio y mejora en los procesos y macro - procesos que se encuentran actualmente en la entidad.

4. Culminación de la elaboración del Manual de Funciones así: Solicitud Aprobación al MDN mediante Oficio N° 6121 del 8 agosto 2014 y Aprobación del MDN con Oficio 5498 del 19 septiembre de 2014. Publicado en la página web de la Institución .

5. Registro SIGEP : 37% de avance Hay 400 funcionarios ya diligenciados de un total de 1.086 funcionarios. Se informo mediante oficio al personal del Hospital la asignación de usuario y clave para diligenciar el registro en el SIGEP. Aun se encuentra en proceso de diligenciamiento por parte de los mismos.

Elaboración del Estudio Técnico para la reforma organizacional

0%

Elaboración de memoria justificativa

0%

Solicitud de concepto técnico favorable frente a la reforma organizacional

0%

Solicitud de concepto de viabilidad presupuestal

0%

Registro en el SIGEP de la reforma organizacional

37%

Justificación técnica de reformas salariales

0%




% Avance Acumulado para el II Trimestre

2014



Gestión de Tecnologías de Información

Revisión del plan de ajuste tecnológico

100% 1. Se desarrollo el ajuste de la proyección tecnológica hasta el año 2018, CITI aprobó

presupuesto 2015. 2. Se continua con la segmentación de la red de la entidad en espera de la orden

del MDN CITI para implementar IPV6.

3. Para el año 2014 no se cuenta con presupuesto para desarrollo de este rubro, sin

embargo se mantienen las licencias de firewall y licencias de consola de antivirus.

4. En uso el canal de servicios de intercambio de información desde el 2012, se

prevé corte de este canal a 31 de Octubre de 2014 de acuerdo a las políticas

emitidas por el Ministerio de Comunicaciones.

5. Gestión Documental:

Dinámica Gerencial: Los inventarios de las diferentes áreas y servicios ya fueron

cargados en el sistema Dinámica Gerencial por ejemplo: Tesorería 691 carpetas,

Contabilidad 701 carpetas, Oficina Juridica 249 carpetas, Registro y

Correspondencia 348 carpetas.

Custodia De Documentos: El Área Archivo Central es responsable de la custodia

de los archivos de gestión de las diferentes áreas y servicios del HOMIC que se

encuentran en el deposito, existen inventarios de los años 1994 y hasta 2012. Los

documentos mas importantes que se tienen son: Resoluciones, Actas de

Posesión, Nominas, Ordenes del Día.

Consulta y Préstamo De Documentos: La actividad principal del Área Archivo

Central es la prestación del servicio de consulta y préstamo de documentos a las

diferentes áreas y servicios de la institución. El cliente mas importante es la

Unidad de Talento Humano que mensualmente representa aproximadamente el

70 % del total de visitas realizadas. En el mes Julio realizo 15 visitas, en el mes

de agosto realizo 17 visitas, en el mes de septiembre realizo 25 visitas. Otro

cliente importante es el área de tesorería que realizo en el mes de julio 4 visitas,

en el mes de agosto 7 visitas, en el mes de septiembre 5 visitas. Estas consultas

fueron exitosas por parte de estos servicios logrando obtener la información que

era requerida por ellos.

Organización Documental: Después de haber realizado la recepción de los

diferentes inventarios entregados por las áreas y servicios se procede a

asignarles su ubicación dentro del deposito - Estante/ anaquel/nivel. Estos

inventarios de documentos de las diferentes áreas y servicios del HOMIC

corresponden al año 2012, se encuentran en custodia en el archivo central y a

disposición de los diferentes servicios para ser consultados cuando estos lo

requieran. Existe un inventario de áreas y servicios (Listado) para cada año, lo

que permite facilitar la búsqueda de los mismos en un momento dado.

Elaboración del Protocolo de Internet IPv6

60%

Implementación de un sistema de gestión de seguridad de la información

60%

Implementación de servicios de intercambio de información – RAVEC-

100%

Gestión Documental

Planeación documental 70%

Producción documental 70%

Gestión y trámite 75%

Organización documental 75%

Transferencia documental 75%

Disposición de documentos 75%

Preservación documental a

largo plazo 75%

Valoración documental 75%




% Avance Acumulado para el II Trimestre

2014


5. Gestión Financiera

Programación y Ejecución Presupuestal

Programación y Ejecución Presupuestal

58,29%

1. Los proyectos de inversión se encuentran actualizados con base a las necesidades y modificaciones expresadas por los Gerentes de proyecto y que son requeridas para asegurar la adecuada ejecución de los mismos, de igual manera se ha realizado el seguimiento a los reportes de avance de los proyectos por medio del aplicativo de SPI.

2. Se ha realizado el seguimiento a lo procesos

contractuales, de acuerdo a los requerimientos expresados en el Plan Anual de Adquisiciones 2014, validando que los requerimientos objeto de los procesos estén incluidos en el plan y gestionando la inclusión de aquellos que correspondan a nuevas necesidades de las áreas del Hospital. Se inicio el proceso de elaboración del Plan para la vigencia 2015, mediante la realización de la Directiva Transitoria 006 de 2014, definiendo las misiones generales y particulares de las partes que intervienen en la elaboración y consolidación de los bienes y servicios requeridos para la próxima vigencia.

PAC Programa Anual Mensualizado de Caja - PAC

33,37%

Proyectos de inversión Formulación y seguimiento a Proyectos de Inversión

65%

Plan Anual de Adquisiciones

Plan Anual de Adquisiciones (PAA)

65%





Observaciones, limitantes y dificultades:

• Se han presentado dificultades en las herramientas informáticas, tales como el Sistema de Información

sistema de desarrollo administrativo sisteda iii … · • se resalta la entrevista al doctor...

Documents