sistema de control de condominios

DESARROLLO DE UN SISTEMA DE GESTION INTERNA DE CONDOMINIOS CON METODO XP

DESCRIPCION DEL PROBLEMAEn los inicios de la década del 2000, empezó el crecimiento de construcciones de casas, departamentos y condominios destinados a vivienda a través del proyecto de Estado "Mi vivienda". Estos inmuebles eran adquiridos por cualquier persona mayor de edad que no haya tenido beneficios anteriores de vivienda por Fonavi o por este nuevo proyecto. Todo inmueble de este proyecto era de estreno y bastaba con aportar el 10% del precio del inmueble y el resto se podía financiar por medio de un banco a mejor tasa que los créditos hipotecarios. Las diferencias más notorias entre un crédito de mi vivienda y un hipotecario es que en el primer caso: el interés es menor y se cuenta con un bono de descuento de buen pagador. Así nació el condominio. Este condominio consta de 2 torres de 8 pisos y 2 torres de 5 pisos. Encontrándose 4 departamentos por cada piso (en total 104 departamentos). Las torres más altas cuentan con un ambiente para reuniones sociales en la azotea, las cuales quedan a disposición de los residentes de la torre, previa reservación y pago de alquiler y garantía. También se cuenta con cocheras para los vehículos de los residentes que compraron cochera o también en condición de alquiler. A su vez, se cuenta con un parque que tiene juegos para niños hasta 6 años y otros juegos para mayores de 6.La entrega de llaves empezó en Febrero del 2004, aun con la administración que controlaba la misma constructora del Condominio. En Marzo del 2004 la administración convocó a asamblea general de propietarios del condominio para explicar el reglamento interno y las acciones que los propietarios debían seguir para formar una directiva y luego decidir si continuaban con la administración de la constructora o buscar otra administración o hacer las tareas solamente con la directiva que sea elegida.Por razones de costo, por mayoría se acordó que la administración convoque a elecciones y se forme así la primera Junta Directiva. Se realizaron las elecciones y se tuvo la directiva por un periodo de dos años, esta directiva constaba de 4 integrantes, representando cada uno a su torre en los cargos de: presidente, vicepresidente, tesorero y vocal. Los meses fueron pasando y la Junta Directiva convocó a asamblea general de propietarios para informar sobre el estado del Condominio y las acciones que se venían realizando.

Diseño de Proyectos de Investigación Científica Página 1

Se informó que lo más saltante, era la morosidad y la falta de cuidado de muchos propietarios que traían mascotas a pesar que los departamentos son exclusivamente familiares.Las cuotas de mantenimiento pagadas puntualmente, estuvieron ayudando a paliar la morosidad de otros.Cuando entró la segunda Junta Directiva, se brindó un balance, la cual fue cuestionada, y el malestar se ha ido repitiendo con cada nueva junta que entraba. A mediados del 2011 en asamblea general se acuerda que cada torre administre sus gastos de torre y solamente los gastos comunes del condominio (juegos, seguridad, agua, luz, limpieza) se entreguen a una cuenta central que será administrada por 4 nuevos representantes (1 por cada torre). Ahora los residentes de cada torre se reúnen por separado para brindar sus quejas, observaciones y aportar mejoras. Sin embargo el problema de la morosidad continúa, y muchas veces por el desconocimiento de lo que realmente se adeuda al pasar el tiempo. La morosidad viene a ser el problema en concreto.Es sabido que cuando se carece de un soporte tecnológico ante estos casos como el llevar una cuenta corriente o información centralizada en un sistema de computación, las cosas empeoran y se puede llegar al caos. Se han dado casos que por las moras se crean discusiones entre vecinos, o alguien dice que ha pagado pero perdió el voucher y no recuerda el importe exacto que abonó para pagar varios meses, o que la deuda no le pertenece, ya que es un inquilino nuevo o un propietario nuevo. También los propietarios que paran de viaje manifiestan que no tienen como enterarse sobre lo que deben cancelar en el momento oportuno y por eso pagan retrasado, porque lo hacen cuando vuelven de sus viajes y encuentran el recibo bajo su puerta.


DEFINICION DEL PROBLEMAEl Condominio a pesar de contar con ingresos por pagos de mantenimiento, cuotas extraordinarias e ingresos por alquiler de ambientes para reuniones sociales, padece de morosidad exagerada por el control deficiente de la información registrada en hojas o cuadernos a mano y que muchas veces no es de conocimiento general del condominio.El problema se agrava cuando entra una nueva junta, porque no recibe la información correcta y oportuna de la gestión saliente y la situación se repite con la flamante junta porque al continuar con controles manuales también corre el riesgo de perder información valiosa de las deudas o documentos de ingresos o comprobantes de gastos o que los importes sean imprecisos ya que las conciliaciones de ingresos menos pagos es manual o visual.A raíz, de la morosidad y gestión deficiente ha ocurrido algunas veces el corte de algunos servicios como la luz y el agua, afectando también a los vecinos que si son responsables, cumpliendo la frase "Justos pagan por pecadores".En las épocas de colegio en que la recaudación baja más, se priorizan los pagos de Luz, Agua y Seguridad, dejando de lado la limpieza y mantenimiento de ascensores, área de juegos, bombas de agua, etc.; generando malestar a los residentes.Algunos vecinos con menos morosidad manifiestan que quisieran que les llegue un correo con el importe a pagar y la fecha de vencimiento, ya que muchos llegan a su departamento los fines de semana o solo para descansar. Un sistema ayudaría a superar estas necesidades.Las juntas por su parte, en algunos casos manejaban información en un Excel, pero la falta de experiencia y tiempo para dedicarle, guardaban la información inadecuadamente o incompleta para generar información para un balance de mes o del periodo de la junta. Se tienen varios files que guardan documentos internos del condominio (recibos, comunicados, permisos) y documentos de gastos o salidas (boletas de compra y recibos de honorarios), pero estos no ayudan mucho para generar información al instante, por no llevarse a un sistema. Este tema de manejo interno de condominios se suele superar con una administración externa, pero genera mayores pagos a los propietarios, por eso se busca el apoyo de los residentes y la participación de la junta directiva actual con el presupuesto mínimo en el desarrollo de un software y poder por fin tener información disponible a tiempo, que sea adecuada y confiable.


OBJETIVOS

1. Objetivo PrincipalDesarrollar un Sistema que permita gestionar y controlar las cobranzas con pagos exactos, excedidos o parciales, ya sea en efectivo o depositado en Banco.

2. Objetivo Secundariosa) Registrar la lista actualizada de departamentos con sus respectivos propietarios e inquilinos residentes a la fecha.b) Publicar en web o internet previo login, el reglamento interno con las obligaciones y derechos de los residentes del condominio. El login indicará que ya es de conocimiento del residente.c) Registrar la historia de deuda por propietario y hacerlo de su conocimiento.d) Contar con una opción de fraccionamiento de deuda para animar a pagar a los residentes que tienen varios meses adeudando.e) Registrar y publicar los ambientes para reuniones sociales con su respectiva disponibilidad para que puedan reservar los residentes.f) Lograr que los residentes siempre estén informados sobre acuerdos de reuniones, problemas y mejoras en el condominio.

JUSTIFICACIONEl presente tema de tesis lo seleccioné porque hasta ahora no han resultado las diferentes gestiones que han pasado por la Junta Directiva del condominio, llevando sus controles en cuadernos y hojas como en épocas antiguas y con la implementación del Sistema de gestión de condominios en forma personalizada se van a solucionar las carencias e imprecisión de la información.Este tema de tesis es relevante para los residentes del condominio y para mí, porque nos permitirá superar lo que nos viene afectando en forma negativa como el deficiente control y falta de información que a veces suceden cortes de servicios como luz o agua, poniendo en aprietos para alistarse al trabajo y las tareas del hogar.El esfuerzo está justificado porque reducirá los costos por servicios correctivos, reemplazándolos con servicios preventivos, es decir oportunos, y por el lado de infraestructura no se necesita mucha inversión para el presente desarrollo del proyecto porque la inversión es mínima en equipos, servicio de host y desarrollo porque es el proyecto y mano de obra de los propios residentes del condominio.


El tiempo de que tomaría el proyecto sería aproximadamente de 8 a 10 meses, dependiendo de la disponibilidad para reuniones de revisión y aprobación.El desarrollo y la implementación de un sistema ayudará a mejorar la recaudación, a mejorar la administración de los gastos y brindar información ordenada, precisa y oportuna a los residentes.El buen control que dará el sistema a la junta directiva permitirá que mejore la imagen de la junta ante los propietarios, entonces permitirá más iniciativa para hacer mejoras en el condominio.La mejora en la recaudación, permitirá que poco se vayan pagando poco a poco los servicios atrasados.El proceso de cambio de junta directiva ya no será un dolor de cabeza y se agilizará la redición de cuentas.Los documentos que son llenados a mano como los recibos, ahora serán imprimidos, lo cual aliviará la carga y se entregarán con más anticipación.Los residentes que necesiten detalle de su estado de cuenta, podrán solicitarlo y bastará con imprimirlo o enviarlo a su correo.Los residentes que quieran acogerse a un pago fraccionado, lo podrán solicitar sin que esto genere pérdida de horas para los integrantes de la junta, ya que será generado por el sistema.

ALCANCESa)Estudio de la morosidad y pagos inexactos y su actualización en la cuenta corriente de cada residente del condominio.

b)Estudio de la metodología XP para el desarrollo del software y generación de entregables a corto plazo.

c) Adaptación de la metodología XP para aplicar a un grupo pequeño como proyecto, pero con grandes expectativas en la solución y generación de artefactos que ayuden a cumplir los objetivos.

d)Análisis, Diseño y Construcción del Sistema de Gestión de Condominios con método XP.

e)Construcción de pantallas prototipo y casos de pruebas para ir generando entregables sobre conciliación de pagos, fraccionamiento y reserva de ambientes de reunión social.


f) La implementación del Sistema se realizará en el Condominio.

g)Módulo de cuotas: generación de cuotas y recibos. Envío de recibos e impresión de recibos.

h)Módulo Residentes. Altas y bajas. Incluye administración de usuarios y estado del residente, si está activo para votar en reuniones.

i) Módulo de Cuentas Corrientes. Estado de cuenta de cada propietario o inquilino.

j) Módulo de Cobranza. Recepción de pagos (efectivo o depósito en banco). Incluye la conciliación de la cobranza.

k) Módulo de Gastos. Registro de las compras de productos y servicios a proveedores. Incluye caja chica.

l) Módulo de comunicaciones. Incluye comunicados generales, disponibilidad y reservas de ambientes para reuniones sociales, asistencia a reuniones, acuerdos de reuniones, quejas, observaciones, mejoras, propuestas de mejora.


TRABAJOS PREVIOSEn el 2008 se hizo un estudio para ver como automatizar las cobranzas, pero no hubo acuerdo. En la actualidad hay variedad de software que ofrecen en el mercado para la administración del condominio, pero siempre observo que lo hacen desde el punto de vista del administrador. Una empresa que se encarga de administrar condominios, tiene una relación menos fuerte o más fría con los residentes, ya que normalmente tratan con las juntas directivas y no con los residentes, salvo excepciones en que a través de la junta formulan sanciones contra los deudores, siempre y cuando la Junta Directiva se encuentre inscrita en Registros Públicos.El tema de los controles de condominios, tal vez no es tan antiguo, pero por la evolución rápida que permite la tecnología, ahora se puede encontrar algunas soluciones en el mundo del internet. Por ejemplo, se encontraron:

a) "elcondominio.com", software en línea por website para administración de condominios y edificios.


b)"Vivook", permite usarlo en modo prueba por 1 mes. Aquí sus características:


c) "CondominioPeru", es un sistema web para la administración de edificios.

d) "Blidoo", software para administración de edificios y condominios:El Sistema de Gestión de Edificios se crea con la finalidad de brindar herramientas de administración adaptadas a nuestra realidad peruana. Es el más completo sistema de GESTION ONLINE que le permitirá al agente inmobiliario administrador, directivo de una junta de propietarios o inmobiliaria a gestionar, informar y estar actualizado


en todo lo referido a la administración de inmuebles, de una forma eficiente y simple.SGE cuenta con secciones especiales para:• Gestión del dinero: cuotas, gastos, flujo de caja.• Gestión de Inventarios: suministros, reservas, mantenimientos.• Emisión de Informes.• Recepción/Portería.• Comunicación con su comunidad

e)Tesis: Diseño de un Web para la Administración del Condominio. UTP (Universidad Tecnológica del Perú), Lima – Perú 2012.Esta Tesis trata sobre los procesos de las gestiones del condominio, previa definición de condominio.Un condominio es un conjunto de propiedades inmuebles, que residen dentro de un mismo predio. Cada persona comprará su casa, ya sea al contado o al crédito. Pero existirá un gasto común, como el mantenimiento de las áreas verdes, cañería, ductos, mantenimiento del inmueble, servicio de seguridad entre otros. Debido a esto es necesario tener una administración de condominio de entre los distintos propietarios, para que se ocupe de estos gastos, recolectar el dinero correspondiente y de ciertos aspectos legales del condominio mismo. Todas las operaciones de la administración se realizan manualmente lo cual requiere una mayor capacidad de tiempo y trabajo para el llenado de los libros sobre cualquier información e igual trabajo para consultarlos. El sistema de administración se realiza en los condominios construidos en la ciudad de Lima. Una inadecuada administración puede afectar la planificación, organización y control de los recursos de los condominios. En la propuesta de solución se gestionará la administración de los condominios en forma automatizada, el cual contará con un software vía web para que los propietarios de los condominios puedan realizar en forma virtual las transacciones como los pagos de mantenimiento, consultas de pagos, etc.


Árbol de Causa y Efecto

Árbol de Objetivos


Una apreciación de la tesis es que hoy en día resulta bastante común implementar la interfaz de una aplicación utilizando páginas Web a la que se accede a través del Internet. Se denomina aplicaciones Web a aquellas cuya interfaz se construye a partir de una página Web. Las páginas web no son más que ficheros de texto en un formato estándar denominado HTML (HyperText Markup Language). Estos ficheros se almacenan en un servidor web al cual se accede utilizando el protocolo HTTP (HyperText Transfer Protocol), uno de los protocolos de internet.Para utilizar una aplicación Web desde una máquina basta con tener instalado un navegador web en esta máquina, ya sea el Internet Explorer de Microsoft, Mozila Firefox, Google Chrome o cualquier otro navegador, se accede a través de la red al servidor web donde está alojada la aplicación y, de esta forma, se puede utilizar la aplicación sin que el usuario tenga que instalarla previamente en su máquina. La naturaleza dinámica de la web y expectativas que da en la actualidad hacen necesaria la implementación de aplicaciones web que generen dinámicamente el contenido que finalmente se les ofrece a los usuarios. De esta forma se puede seleccionar, filtrar, ordenar y presentar la información de la forma más adecuada en función a las necesidades de cada momento.Entre las ventajas más relevantes de las aplicaciones Web desarrolladas destacan su accesibilidad (desde cualquier punto de Internet), utiliza arquitectura multicapa entre otros.

f) Tesis: Análisis y Diseño de un Sistema de Administración de Condominios, basado en Agentes de Software e Interfaces Móviles.UTP (Universidad Tecnológica del Perú), Lima – Perú 2012-II.En esta Tesis la investigación surge a partir de la búsqueda de propuestas tecnológicas para resolver los crecientes problemas vinculados a la administración de condominios y también por la necesidad de las empresas administradoras de una herramienta que permita interactuar con los propietarios de los condominios a su cargo, por lo que es necesario determinar qué factores influyen para la aceptación y satisfacción de los vecinos en un condominio a favor de la empresa “Lares” administradora de condominios.

La administración de condominios contempla aspectos de gestión administrativa, asesoría legal, sistema de recaudación, gestión de


cobranza, así como la gestión contable y financiera. Los propietarios de condominios exigen exactitud, prontitud, eficiencia y transparencia en la gestión de las empresas administradoras siendo la ausencia de alguno de estos factores determinante para el fracaso o éxito de un administrador.

La cobranza es un problema ya que al llevar un control rudimentario, poco ordenado y poco eficiente de la información se utiliza mucho tiempo en el cálculo de cuotas haciéndose necesario el uso de más recursos puesto que se necesitan varias personas para realizar estos procesos ocasionando mayores gastos administrativos y generando desconfianza e insatisfacción en los propietarios del condominio.

La morosidad también es un problema ya que afecta directamente al presupuesto necesario para cubrir los gastos generados de la administración por lo tanto bajar el porcentaje de morosidad es un factor de solución del problema.

Un factor importante para maximizar la calidad de servicio y cuya importancia no es tomada con la seriedad debida es la existencia de un asistente virtual permanente que tenga la capacidad de brindar la información requerida, solucionar consultas, facilitar accesos y realizar investigaciones en internet.

La solución propuesta combina las mejores características de sistemas similares en el mercado además de permitir la interacción del usuario con el sistema a través de agentes de software y también por medio de dispositivos móviles en cualquier momento y en cualquier lugar donde éste se encuentre, optimizando la utilización de recursos y satisfaciendo los requerimientos de los usuarios; convirtiéndose así en la mejor opción para empresas administradoras de condominios.

Mediante esta tesis se busca diseñar un sistema de administración de condominios, que permita gestionar las cobranzas, actualizar saldos de deuda, proponer pagos diferidos, según casos particulares con diseño de interfaces móviles y basado entre otros aspectos innovadores en el uso de agentes de software para negociaciones, solución de problemas y dudas tanto de propietarios como de usuarios de administración, demostrando que el uso de agentes de software para empresas administradoras constituye una herramienta


muy rentable que optimiza y reduce costos tanto operativos como administrativos y que genera confianza y satisfacción en los propietarios.

g) Otros trabajos previos, incluyendo internacionales.

Software Objetivo DiferenciaValoriza2 (Venezuela)

Software para la administración de condominios.

El sistema propuesto además de tener la mayoría de las características que presenta valoriza también podrá actualizar la base de datos desde dispositivos móviles además el sistema generara los asientos contables listos para trabajar con sistemas como el concar o similares facilitando así la contabilidad de la empresa. Finalmente el sistema podrá actualizar la base de pagos en línea con el banco con el que esté trabajando.

Infoven(Venezuela)

Sistema administrativo que permite auto Gestionar las tareas administrativas de un condominio de manera sencilla, rápida y confiable.

Infoven es un sistema básico que registra el inventario de las propiedades y calcula las cuotas por propietario, el sistema que propongo añade utilidades de envió por email o impresión de avisos de cobro, ofrece reportes detallados de cobranza ingresos y egresos compatibles con concar, actualización de la data a través de dispositivos móviles, capacidad de actualizar la información de pagos en línea con el banco con el que se esté operando.

Habitaris Facilita la cobranza y comunicación con tus condóminos, manteniendo tu información ordenada y segura.

El sistema que se propone ofrece además la capacidad de actualizar la información de pagos en línea con el banco con el que se esté operando, además de la herramienta para actualizar la información de consumo de propietarios por medio de


dispositivos móviles.Vivook(México)

Listo ya para manejar cuotas, pagos, avisos, informes y todo lo que un administrador profesional necesita.

Vivook es uno de los sistemas para administración de condominios más completos del mercado pero también carece de alguna utilidad que le permita registrar la información por medio de dispositivos móviles y no utiliza agentes de software para maximizar tu efectividad.

Siscond(Venezuela)

Desarrollado para llevar de una manera fácil la Gestión de gastos y cobranzas de condominios.

Siscond presenta casi las mismas características que el sistema propuesto pero no optimiza el registro de la información utilizando dispositivos móviles y tampoco utiliza agentes de software para maximizar tu efectividad.

REFERENCIAS BIBLIOGRAFICASEl condominio, a pesar de contar con ingresos por pagos de mantenimiento, cuotas extraordinarias e ingresos por alquiler de ambientes para reuniones sociales, padece de morosidad por el control deficiente de la información registrada en hojas o cuadernos a mano y que muchas veces no es de conocimiento general del condominio.

http://www.organizateya.com/condominio.htmMaca HernandezOrganizateYa! Organiza tu vida para vivir mejorAugusto Rodin 52-2A Col. NapolesC.P. 03810, Mexico D.F.Tels: (55)5687-2900 y 5425-0735

http://www.eprowin.pe/administracion-de-condominios-conjuntos-residenciales.html

http://www.elcondominio.com/


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http://www.organizateya.com/condominio.htm

http://www.vivook.com/?gclid=CJzD7tvjlLwCFdHm7AodMQsAHg

http://www.miscondominios.com/

http://www.miscondominios.com/que-es-software-miscondominios-en-linea

http://www.bittech.mx/temas/mejorando-la-administracion-de-los-condominios-en-mexico

http://www.gestioncopropiedad.cl/

http://www.dotwoodpc.com/

http://www.metropoligroup.com/ser1.html

http://www.slideshare.net/accmg/administracion-de-centros-condominios-y-edificios

http://www.slideshare.net/mvillalta6/presentacintesis-21102011


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