SISTEMA DE CONTABILIDAD GUBERNAMENTAL

MANUAL DE USUARIO

Como Generar Un Gasto General

Versión: 24 de Mayo de 2020.

Contenido

I. INTRODUCCIÓN ............................................................................................................ 1

II. TIPOS DE SOLICITUD ..................................................................................................... 2

III. FUNCIONES BÁSICAS .................................................................................................... 3

IV. DIAGRAMA DE FLUJO PARA REGISTRAR UNA SOLICITUD DE GASTOS GENERALES ........... 5

V. REGISTRAR UNA SOLICITUD DE GASTOS GENERALES ..................................................... 6

VI. SUBIR FACTURAS Y ENVIAR SOLICITUD DE GASTOS. .................................................... 20

VII. PREGUNTAS FRECUENTES Y SOLUCIÓN DE PROBLEMAS COMUNES .............................. 25

VIII. GLOSARIO .................................................................................................................. 29

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I. INTRODUCCIÓN

La presente guía está enfocada en apoyarle a registrar una solicitud de Gastos

Generales.

Los gastos generales pueden salir a nombre de un trabajador, un empleado o un alumno

ya que, por su naturaleza, busca reintegrar el recurso que fue gastado o pagado en su

momento. Cabe señalar que este tipo de gasto requiere la existencia de factura(s) que

comprueben que el gasto o pago ya fue realizado, y debe pasar por un proceso de

revisión y validación para que sea autorizado el pago de la(s) factura(s).

Dicho lo anterior, esperamos que esta guía le sea de mucha utilidad.

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II. TIPOS DE SOLICITUD

Antes de registrar una solicitud de gasto lo primero que se debe considerar es si la

solicitud es un Gasto a comprobar o un Gasto General las cuales en resumen se definen

a continuación:

❖ Gasto General. - Este tipo de solicitud se utiliza cuando ya se realizó el gasto y se

cuenta con las facturas en formato XML y PDF para solicitar el pago de las

mismas, los COG que se utilicen dependerán de los conceptos de las facturas. El

pago puede salir a nombre de un empleado, proveedor o un alumno.

❖ Gasto a Comprobar. - A diferencia del gasto general, en este tipo de solicitud el

gasto aún no se ha realizado, por ello se debe realizar un presupuesto con los

posibles COG que se vayan a utilizar en el gasto, para posteriormente ser

comprobados con las facturas obtenidas. Por tal motivo el pago ÚNICAMENTE

PUEDE SALIR A NOMBRE DE UN EMPLEADO y solo se pueden comprobar los

COG y los importes que se hayan presupuestado en la solicitud de gasto a

comprobar.

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III. FUNCIONES BÁSICAS

Filtros utilizados realizar búsquedas en el listado de

- solicitudes de recursos registradas.

Opción Datos Al dar clic muestra la opción de volver a Filtros.

Botón de paginación : Se activa cuando en el listado de solicitudes hay más

de 30 registros por lo cual se le debe de dar clic para desplegar las solicitudes

faltantes.

Botón : Se activa cuando se ha llegado al final de la paginación o cuando las

solicitudes registradas son menores a 31. Esta opción permite exportar el listado

de solicitudes al formato .csv leído por Excel.

Botón : Muestra el listado de solicitudes registradas, así como los iconos

Detalle, Insertar, Comprobantes, Archivos e imprimir las cuales permiten realizar

ciertas funciones a una solicitud de recursos.

Botón : Omite el listado de solicitudes registradas y únicamente muestra

los iconos Detalle, Insertar, Comprobantes, Archivos e imprimir.

Ícono Insertar : Al dar clic muestra el formulario de captura para realizar un

registro puede ser de una solicitud de recursos, un comprobante o un archivo.

Ícono Detalle : Muestra información complementaria de solo lectura de una

Solicitud de recursos, comprobante o archivo, dependiendo del estado de la

solicitud de recursos puede mostrar los íconos regresar, eliminar, editar y enviar.

Ícono Regresar : Utilizado para regresar a la ventana anterior. Al dar clic en

este botón no se guarda ni se actualiza el trámite.

Ícono Eliminar : Elimina un registro; puede ser una solicitud de recursos,

comprobante o archivo. En el caso de una solicitud de recursos estará disponible

siempre y cuando no se haya enviado la solicitud.

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Ícono Editar : Utilizado para editar una solicitud de recursos. Estará disponible

siempre y cuando no se haya enviado la solicitud.

Ícono Guardar : Guarda la operación actual.

Botón Enviar : Al guardar una solicitud de recursos es necesario utilizar está

opción para que dicha solicitud se envíe al Área de Ventanilla.

Botón Cancelar Envío : Esta opción cancela el envío de la solicitud para

realizar modificaciones o para eliminar dicha solicitud. Estará disponible solo sí

el Área de Ventanilla no ha pasado la solicitud a la siguiente fase.

Botón Comprobantes : Al dar clic en esta opción el sistema nos dirige a

la sección de comprobantes en donde se darán de alta las facturas

correspondientes a la solicitud de recursos.

Botón Archivos : Se utiliza para dar de alta los archivos de evidencia que

avalen la solicitud de recursos.

Ícono Imprimir : Permite visualizar una solicitud de Recursos en formato

PDF para ser entregada en Ventanilla.

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IV. DIAGRAMA DE FLUJO PARA REGISTRAR UNA SOLICITUD DE GASTOS

GENERALES

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V. REGISTRAR UNA SOLICITUD DE GASTOS GENERALES

Ingresar a la URL: http://www.siia.uagro.mx/finanzas/

iniciar sesión con su número de empleado y contraseña.

Fig.1. Página de inicio.

Fig.2. Ventana principal.

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Fig.3. Submenú.

Al realizar el paso 6 el sistema mostrará el formulario de captura, lo primero será elegir

el tipo de solicitud a realizar (Gasto a Comprobar o Gasto General ) y elegir la bolsa de

donde saldrá el recurso.

Fig.4. Formulario de captura.

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Fig.5. Listado de Bolsas.

Si en el listado no encuentra la bolsa requerida puede realizar una busqueda por número

o por nombre de la bolsa como se muestra a continuación.

Fig.6. Búsqueda de Bolsas I.

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Fig.7. Búsqueda de Bolsas II.

Una vez que se definió la bolsa el siguiente paso es elegir a nombre de quien va a salir

el pago (Proveedor, Empleado o Alumno) como se muestra a continuación:

Fig.8. Selección de persona.

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Fig.9. Lista de Empleados.

Si en el listado no encuentra el nombre de la persona requerida puede realizar una

búsqueda por número o nombre de la persona.

Fig.10. Búsqueda de personas I.

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Fig.11. Búsqueda de personas II.

Después de haber definido a nombre de quien va a salir el pago, el siguiente paso es

definir quién va a autorizar la solicitud de recursos. Generalmente es el responsable del

área (jefe, coordinador, director, director general, etc).

Fig.12. Autorización de la solicitud.

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Fig.13. Listado de Empleados.

Si en el listado no encuentra el nombre de la persona requerida puede realizar una

busqueda por número o nombre de la persona como se muestra en las Fig. 10. Búsqueda

de personas I y Fig. 11. Búsqueda de personas II de esta guía.

Continuando con el proceso el siguiente paso será definir la justificación de la solicitud

en el cual se recomienda ser claros y específicos; también se recomienda que indiquen

lugar y fecha(s). Para las Unidades Académicas adicionalmente se recomienda

especificar el nivel educativo (Licenciatura, Maestría etc.). Para mayor aclaración sobre

este punto, pueden pasar al área de Auditoría Interna.

Fig.14. Concepto.

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Después de establecer el concepto lo siguiente será determinar los bienes o servicios en

base a las facturas que tengamos, para cada factura se debe establecer un bien o

servicio.

Fig.15. Agregar un Bien o Servicio.

El listado de Bienes y Servicios está vinculado al Catálogo Clasificador por objeto del

gasto (COG) establecido por la CONAC, el cual puede consultarse en:

https://www.conac.gob.mx/work/models/CONAC/normatividad/NOR_01_02_006.pdf

Para definir los Bienes o Servicios que se van a registrar en la solicitud se recomienda

buscar bajo los siguientes criterios.

17.A Si conoce el identificador (Id) del Bien o Servicio puede escribir el número

directamente, como se muestra a continuación:

Fig.17.A. Buscar Bien o Servicio por Identificador.

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En caso contrario realizar una Búsqueda del Bien o Servicio. Esta búsqueda no distingue

entre palabras en mayúsculas o minúsculas.

17.B Búsqueda por el campo DESCRIPCIÓN especificando alguna palabra clave.

Fig.17.B.1 Buscar Bien o Servicio por descripción I.

Fig.17.B.2 Buscar Bien o Servicio por descripción II.

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Fig.17.B.3 Buscar Bien o Servicio por descripción III.

17.C Buscar Bien o Servicio por codificación del COG

El primer paso será buscar en el catálogo Clasificador por objeto del gasto (COG) alguna

palabra clave en base a la descripción de la factura que tengamos. Para esto se debe

pulsar las teclas Ctrl+F para activar el cuadro de búsqueda y a continuación escribir la

palabra clave. Por ejemplo, al buscar “alimenticios” El clasificador mostrará las

concurrencias además de una descripción en donde se especifica en qué casos aplica

dicho COG. una vez identificado el COG se debe tomar el número que está a la izquierda

del mismo en este caso 221 como se muestra a continuación.

Fig.17.C.1. Buscar COG por Codificación I.

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Una vez obtenido el código del COG lo siguiente será escribir el código en el campo COG

poniendo un . entre cada digito, para este caso el código 221 se escribirá 2.2.1 como se

muestra a continuación:

Fig.17.C.2. Buscar COG por Codificación II.

Después de establecer el Bien o Servicio el siguiente paso será escribir el importe de la

factura en el campo PxUnid, si la factura tiene alguna retención se debe registrar en el

apartado de Retención (ver Fig.19. Cuentas de Retención). En caso contrario el registro

del Bien o Servicio concluye con el paso 18.

Fig.18. Importe de Bien o Servicio.

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Si la factura tiene alguna retención se debe de elegir la cuenta de retención

correspondiente como se muestra a continuación.

Fig.19. Cuentas de Retención.

El listado de Cuentas de retención está en forma de Árbol al dar clic en algún registro se

desplegarán las subcuentas del mismo como se muestra a continuación:

Fig.20. Listado de Cuentas de Retención.

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Fig.21. Sub Cuentas de Retención.

Después de elegir la cuenta de retención se debe de escribir el importe en base a la

factura.

Fig.22. Importe de Cuenta de Retención.

Si hay más retenciones en la factura se deben repetir los pasos 19 al 24 de esta guía. En

caso de dudas con respecto al registro de las retenciones, pueden pasar al área de

Egresos (en Zona Centro) o al área financiera correspondiente (en las Coordinaciones

Norte o Sur).

En caso contrario se continuarán registrando los demás Bienes o Servicios en base a las

facturas restantes. Para esto se repetirán los 16 y 17 de esta guía.

Al terminar de registrar los Bienes o Servicios el siguiente paso será guardar la Solicitud.

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Fig.23. Guardar solicitud.

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VI. SUBIR FACTURAS Y ENVIAR SOLICITUD DE GASTOS.

Después de registrar la solicitud de gastos lo siguiente es subir las facturas en formato

XML y PDF que respalden nuestra solicitud. Para esto se debe dar clic en una solicitud

registrada y posteriormente dar clic en el botón como se muestra a

continuación:

Fig.24. Comprobantes.

Fig.25. Listado de Comprobantes.

Comprobantes

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Se debe capturar el archivo XML y el archivo PDF y vincularlo con el Bien o Servicio

definido en la solicitud de recursos como se muestra en las siguientes imágenes.

Fig.26. Formulario de captura XML y PDF.

Fig.27. Listado de Bienes o Servicios de la solicitud.

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Fig.28. Guardar Comprobante.

En caso de tener más facturas se deben repetir los pasos 28 al 35 hasta concluir con

todas las facturas.

Para concluir la solicitud de recursos el último paso será enviar la solicitud como se

muestra a continuación.

Fig.29. Enviar Solicitud de Recursos I.

El estado o fase de la solicitud permite conocer el avance que lleva la solicitud, por lo

cual deberá revisar este campo constantemente para saber cuándo pasar por su pago.

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Fig.30. Enviar Solicitud de Recursos II.

Fig.31. Enviar Solicitud de Recursos III.

Al confirmar el envío de la solicitud el sistema nos regresará al listado de solicitudes en

donde como último paso se imprimirá la solicitud como se muestra a continuación:

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Fig.32. Imprimir Solicitud I.

Fig.33. Imprimir Solicitud III.

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VII. PREGUNTAS FRECUENTES Y SOLUCIÓN DE PROBLEMAS COMUNES

¿Por qué no puedo visualizar mi solicitud de recursos?

La Visualización de la solicitud de recursos se hace a través de una ventana

emergente y por defecto los navegadores bloquean las ventanas emergentes.

Por lo cual deberemos indicarle al navegador que permita las ventanas

emergentes como se muestra a continuación.

Fig.34. Ventana emergente I.

Fig.35. Ventana emergente II.

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Fig.36. Ventana emergente III.

¿Qué debo hacer si no encuentro el Bien o Servicio adecuado para mi factura? ¿Qué

debo hacer si olvidé mi contraseña para ingresar al Sistema de Contabilidad

Gubernamental? ¿Qué debo hacer si el formato de mi solicitud de recursos sale mal o

incompleto?

Tiene tres opciones:

❖ Enviar un correo a ctic@uagro.mx especificando su nombre, área, algún número

telefónico para poder contactarlo y el motivo de su correo;

❖ Marcar a la extensión 3030; o

❖ Acudir a la Coordinación de Tecnologías de la Información y Comunicación

(CTIC).

¿Qué debo hacer si no puedo visualizar la solicitud de recursos que registré hace un

momento?

El listado de solicitudes de Recursos está ordenado por número de tramite de forma

ascendente por lo cual la solicitud más reciente siempre está al final del listado. El listado

muestra únicamente hasta 30 registros, después de esta cantidad se genera una

paginación la cual debe de recorrerse hasta encontrar la solicitud requerida (Para más

detalle sobre cómo listar los registros restantes, puede consultar la sección Botón de

paginación, la sección Funciones Básicas)

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¿Cómo puedo cambiar mi contraseña?

Puede cambiar su contraseña en cualquier momento; para esto bastará con realizar lo

siguiente:

Fig.37. Cambiar Contraseña.

Fig.38. Ventana emergente II.

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¿Cómo puedo cambiar mi correo en el Sistema de Contabilidad Gubernamental?

Puedo cambiar el correo definido en el sistema en cualquier momento para esto bastará

con realizar lo siguiente:

Fig.39. Cambiar Correo I.

Fig.40. Cambiar Correo II.

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VIII. GLOSARIO

ACTIVIDAD: Es la justificación del gasto, que permite alcanzar el objetivo planteado.

BIEN/SERVICIO: Indica el gasto que va a realizarse; es la razón de ser del trámite.

BOLSA: Es el recurso del cual se va a tomar para realizar el pago del gasto indicado en el

trámite correspondiente.

COG: Por sus siglas Clasificador por Objeto del Gasto, es el instrumento que permite

registrar de manera armónica, delimitada y específica las operaciones contables y

presupuestarias derivadas de la gestión pública.

COMPROBACIÓN: Es la fase complementaria de un Gasto a Comprobar en la cual el

empleado que hizo este trámite debe entregar los comprobantes generados en el Gasto

a Comprobar.

COMPROBANTES: Es el apartado dentro del Sistema de Contabilidad Gubernamental en

el cual se puede consultar, insertar o eliminar las facturas correspondientes a una

Solicitud de Recursos.

SOLICITUD DE RECURSOS: Módulo a través del cual se registra un trámite de Gasto

General o Gasto a Comprobar.

TRÁMITE: Es el número consecutivo que asigna el Sistema de Contabilidad

Gubernamental a una Solicitud de Recursos (ya sea Gasto General o Gasto a Comprobar)

al momento de registrarla.

URESP: Unidad Responsable.