sgsst: sistema de gestión de la seguridad y la salud en el
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SGSST: Sistema de Gestión de la Seguridad y la Salud en el trabajo
Todo trabajo genera riesgos, que de no contralarse oportuna y adecuadamente, pueden afectar la seguridad y salud de las personas
Con la expedición de la Ley 1562 de 2012, el Congreso colombiano modificó el Sistema de Riesgos Laborales creado por la Ley 100 de 1993, determinando que el Programa de Salud Ocupacional “en lo sucesivo se entenderá como el Sistema de Gestión de la Seguridad y salud en el Trabajo SG-SST”.
El artículo 1º de la Ley 1562 de 2012 define el SG-SST como “un proceso lógico y por etapas, basado en la mejora continua y que incluye la política, la organización, la planificación, la aplicación, la evaluación, la auditoría y las acciones de mejora con el objetivo de anticipar, reconocer, evaluar y controlar los riesgos que puedan afectar la seguridad y salud en el trabajo”
El gobierno nacional expide el Decreto Único reglamentario del sector trabajo 1072 de mayo de 2015 el cual en su capítulo 6 establece las directrices para la implementación del sistema de gestión de la seguridad y la salud en el trabajo.
En que nos afecta el SG-SST?
TODOS somos llamados a disfrutar de los beneficios que implica implementar el Sistema de Gestión reglamentado por el Decreto 1072 de 2015.
El objetivo del SGSST es:
ANTICIPAR, RECONOCER, EVALUAR Y CONTROLAR los riesgos que puedan afectar la seguridad y la salud en el trabajo.
Consiste en un proceso lógico y por etapas y debe contener
POLÍTICA Formalizar por escrito el compromiso del empleador o contratante con la seguridad y la salud en el trabajo. Definir su alcance y abarcar a toda la organización (todos los centros de trabajo y todos los trabajadores incluyendo contratistas y subcontratistas).
ORGANIZACIÓN
Definir las obligaciones del empleador y de la ARL.
Definir las responsabilidades del trabajador.
Conformar el Comité Paritario de SST en organizaciones con más de 10 trabajadores, o asignar un Vigía en SST en las empresas con menor número de empleados.
Capacitar, documentar y comunicar. Realizar capacitaciones.
PLANIFICACIÓN
Identificar los peligros y valorar el riesgo (en todos los procesos, actividades internas o externas, máquinas y equipos).
Realizar la evaluación inicial para establecer el plan de trabajo anual o para actualizar el ya existente.
Formular los objetivos e indicadores del sistema, e indicadores que evalúan el sistema.
APLICACIÓN
Eliminar o sustituir los peligros. Diseñar las medidas de control técnico y administrativo. Seleccionar los equipos y elementos de protección.
Implementar y mantener las disposiciones de prevención, preparación y respuesta ante emergencias.
Definir el procedimiento para evaluar el impacto de los cambios internos (por ejemplo, el cambio en las instalaciones) o externos (por ejemplo el cambio en la legislación) sobre la SST.
Verificar que los proveedores y todos los tipos de trabajadores cumplan las normas SST adoptadas en la organización.
AUDITORIA
Evaluar anualmente el cumplimiento de la política, el resultado de los indicadores, la participación de los trabajadores, los mecanismos de comunicación, la aplicación del sistema en la organización (incluyendo proveedores y contratistas), y la investigación de incidentes, accidentes y enfermedades labores, entre otros.
La alta dirección debe revisar anualmente el sistema, con base en las modificaciones de los procesos, resultados de las auditorías y otros informes.
MEJORAMIENTO
Implementar acciones preventivas y correctivas.
Mejorar continuamente con base en las recomendaciones presentadas por los trabajadores, los cambios en la legislación y los resultados de la auditoría, la revisión y los programas de promoción y prevención.
APLICACIÓN DEL SG-SST
El Decreto 1072 de 2015 dice que El Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo SG-SST debe ser implementado como obligatorio cumplimiento por
• Todos los empleadores públicos y privados, • Los contratantes de personal bajo modalidad de contrato civil, comercial o
administrativo, • Las organizaciones de economía solidaria y del sector cooperativo, • Las empresas de servicios temporales • y tener cobertura sobre los trabajadores dependientes, contratistas,
trabajadores cooperados y los trabajadores en misión
El plazo de implementación es el 31 de enero de 2017 y en Recamier estamos trabajando para este objetivo y por eso contamos contigo para lograrlo
Espera noticias
Siendo un sistema de gestión, sus principios deben estar enfocados en el ciclo PHVA (planear, hacer, verificar y actuar). Según lo contenido en el decreto 1443, dentro de los requisitos mínimos que deben cumplir las empresas tenemos:
Planear la forma como debe mejorar la seguridad y salud de los trabajadores, detectando los errores que se están cometiendo o pueden ser sujetos de mejora y definir los pasos a seguir para remediar los problemas. Esto enmarcado en normatividad vigente y alineado con los principios organizacionales. (planear)
implementación de las medidas planificadas. (Hacer)
Inspeccionar que los procedimientos y acciones implementados están de acuerdo con los objetivos trazados. (Verificar)
Realizar las acciones de mejora necesarias para garantizar beneficios en la seguridad y salud de los trabajadores. (Actuar)
Para su medición se deben implementar indicadores cuantitativos como cualitativos según lo defina la empresa, lo importante es que puedan evaluar la estructura, el proceso y el resultado del sistema de gestión de la seguridad y salud en el trabajo SG-SST, en su elaboración se debe tener en cuenta que estén alineados con la plataforma estratégica y que hagan parte de esta.
Pasos que se deben seguir para la implementación del nuevo Sistema SG-SST
Paso 1. Evaluación inicial del Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo
Paso 2. Identificación de peligros, evaluación, valoración y gestión de los riesgos
Paso 3. Política y Objetivos de Seguridad y Salud en el Trabajo
Paso 4. Plan de Trabajo Anual del Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo y asignación de recursos
Paso 5. Programa de capacitación, entrenamiento, inducción y reinducción en SST
Paso 6. Prevención, preparación y respuesta ante emergencias
Paso 7. Reporte e investigación de incidentes, accidentes de trabajo y enfermedades laborales
Paso 8. Criterios para adquisición de bienes o contratación de servicios con las disposiciones del SG-SST
Paso 9. Medición y evaluación de la gestión en SST
Paso 10. Acciones preventivas o correctivas
Sanciones por incumplimiento de la medida:
"Las empresas que no cumplan con la implementación del Sistema al 31 de enero de 2017 serán sancionadas con multas hasta de 1.000 salarios mínimos mensuales legales vigentes. En caso de reincidencia de tales conductas o por incumplimiento de los correctivos que deban adoptarse, se podrá suspender actividades hasta por un término de 120 días o el cierre definitivo de la empresa", aclaró la directora de Riesgos Laborales del Ministerio del Trabajo, Andrea Torres Matiz.
Más de 20 mil personas capacitadas
En los 73 seminarios organizados por el Ministerio del Trabajo el año pasado, a través de la Dirección de Riesgos Laborales con el apoyo de las Direcciones Territoriales y la Red de Comités Seccionales y Locales de Seguridad y Salud en el Trabajo, participaron 20 mil 500 asistentes.
El 29 por ciento fueron empresas pequeñas, 24 por ciento microempresas e igual porcentaje, de empresas grandes y 23 por ciento de compañías medianas.
Así mismo, cerca de 9 mil 300 empresas de los sectores de servicios, administrativo y financiero, hidrocarburos, eléctrico, minas y canteras, salud, educación, construcción e industria manufacturera, entre otros, participaron en estos encuentros.
EVALUACION INICIAL DEL SISTEMA
El Decreto 1443 de 2014 señaló unos plazos para la sustitución del Programa de Salud Ocupacional por el Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud en el trabajo SG-SST, exigiéndole a los empleadores que den inicios a las acciones necesarias para ajustarse a lo establecido en dicho Decreto (artículo 37).
El artículo 16 del Decreto 1443 de 2014 nos indica la ruta para iniciar.
El empleador deberá realizar una EVALUACION INICIAL de su Programa de Salud Ocupacional (hoy denominado Sistema de la Seguridad y Salud en el Trabajo SG-SST), con el fin de identificar las prioridades en Seguridad y salud en el Trabajo y así poder establecer el Plan Anual de trabajo o para la actualización del existente. Dicha evaluación deberá estar acompañada del análisis de las estadísticas sobre la enfermedad y la accidentalidad ocurrida en los dos (2) últimos años en la empresa.
De acuerdo con el precitado artículo, la evaluación inicial deberá incluir entre otros, los siguientes aspectos:
1. La identificación de la normatividad vigente en materia de Riesgos Laborales incluyendo los estándares mínimos del Sistema de Garantía de Calidad del Sistema General de Riesgos Laborales para empleadores que se reglamenten y le sean aplicables.
La herramienta apropiada para cumplir con este primer aspecto, lo constituye sin lugar a dudas la MATRIZ DE REQUISITOS LEGALES, instrumento que hasta el 31 de Julio de 2014, solo era exigible de aquellas empresas certificada o a certificarse en OHSAS 18001 y/y RUC. A partir de la entrada en vigencia del Decreto 1443 de 2014, es obligación de TODOS los empleadores el contar con una Matriz de requisitos Legales, entendiéndose esta como:
“la compilación de los requisitos normativos exigibles a la empresa acorde con las actividades propias e inherentes de su actividad productiva, los cuales dan los lineamientos normativos y técnicos para desarrollar el Sistema de Gestión la Seguridad y Salud en el trabajo SG-SST, el cual deberá actualizarse en la medida que sean emitidas nuevas disposiciones aplicables (artículo 2, num 24) (consultar con Sandra Pérez que tiene experiencia en el Tema)
A su turno, el parágrafo del artículo 8º del Decreto 1443 señala:
“Por su importancia, el empleador debe identificar la normatividad nacional aplicable del Sistema General de Riesgos Laborales, la cual debe quedar plasmada en una
matriz legal que debe actualizarse en la medida que sean emitidas nuevas disposiciones aplicables a la empresa”
Con respecto a los ESTANDARES MINISMOS, a la fecha de publicación de este escrito no se ha reglamentado dicho aspecto. Mientras ello ocurre, sugiero se trabaje con el Proyecto de Estándares Mínimos publicado en la Sección DOCUMENTOS SG-SST.
2. La verificación de la identificación de los peligros, evaluación y valoración de los riesgos, la cual debe ser anual. En la identificación de peligros deberá contemplar los cambios de procesos, instalaciones, equipos, maquinarias, entre otros.
De acuerdo con el artículo 15 del Decreto 1443 de 2014, los Panoramas de Factores de Riesgo se entenderán como IDENTIFICACION DE PELIGRO, EVALUACION Y VALORACION DE LOS RIESGOS. Con base en GTC-45 “GUIA PARA LA IDENTIFICACION DE LOS PELIGROS Y LA VALORACION DE LOS RIESGOS EN SEGURIDAD Y SALUD OCUPACIONAL”,
Refiriéndose a la IDENTIFICACION DE PELIGROS, EVALUACION DE RIESGOS Y DETERMINACION DE CONTROLES dichos procesos deben incluir las siguientes etapas:
· Identificación de peligros.
· Evaluación de los riesgos con las medidas de control existentes (o propuestas).
· Evaluación de la tolerabilidad del riesgo.
· Determinación de las medidas adicionales de control
· Evaluación de las medidas de control de riesgos
3. La identificación de las amenazas y evaluación de la vulnerabilidad de la empresa, la cual debe ser anual.
Los Planes de Emergencia empresariales deben contener un ANALISIS DE AMENAZAS Y VULNERABILIDAD, con el cual se determine por anticipado las probabilidades de que queda ocurrir un evento no deseado (terremoto, inundación,
incendio etc.) con las naturales consecuencias para los trabajadores, proceso productivo, ambiente y comunidad en general.
4. La evaluación de la efectividad de las medidas implementadas, para controlar los peligros, riesgos y amenazas, que incluya los reportes de los trabajadores; la cual debe ser anual.
No basta con implementar una medida corrigiendo una condición de riesgo. Se debe evaluar su efectividad. El numeral citado exige además, que en dicha evaluación se incluya los reportes de los trabajadores.
La frase final del numeral 4) podría generar confusión: “la cual debe ser anual”. No debe entenderse que dentro de un año (para que sea anual) será cuando haremos la evaluación. NO. Hemos de entenderla que, realizada la evaluación inicial, cada año demos de practicar una nueva. Lo que significa que toda empresa debe comenzar desde ahora a evaluar la efectividad de las medidas que haya implementado en el último año, para así tener una mejor aproximación a la solución.
5. El cumplimiento del programa de capacitación anual, establecido por la empresa, incluyendo la inducción y reinducción para los trabajadores dependientes, cooperados, en misión y contratistas;
Todo trabajador que ingrese a una empresa debe someterse a un proceso de INDUCCION y ENTRENAMIENTO, de acuerdo con las exigencias de la Resolución 1016 de 1989, artículo 11, num. 20. Por lo demás, es importante tener en cuenta que el empleador debe asumir los costos derivados del accidente que le ocurra al trabajador en su primer día de trabajo, de acuerdo con el Decreto 1295 de 1994 (artículo 4º, literal k), en concordancia con lo preceptuado por los Decretos 1772 de 1994, art. 6º y Decreto 1406 de 1999, art. 41, inciso 1º.
Con relación a los trabajadores en misión (aquellos enviados por una Empresa Temporal a prestar servicios en la empresa usuaria), no olvidar la exigencia del Decreto 1530 de 1996:
Decreto 1530 de 1996:
Artículo 11. Programa de salud ocupacional que los protege. Las empresas usuarias que utilicen los servicios de Empresas de Servicio Temporales, deberán incluir los trabajadores en misión dentro de sus programas de salud ocupacional, para lo cual deberán suministrar:
1. Una inducción completa e información permanente para la prevención de los riesgos a que están expuestos dentro de la empresa usuaria.
2. Los elementos de protección personal que requiera el puesto de trabajo.
3. Las condiciones de seguridad e higiene industrial y medicina del trabajo que contiene el programa de salud ocupacional de la empresa usuaria.
De acuerdo con el artículo transcrito, si Petronila (trabajadora en misión) en enviada por una Empresa de Servicios Temporales para que labore como cajera en la ferretería “La Tuerca Floja”, debe recibir tres (3) tipos de Inducción
Primera Inducción: Por parte del responsable del SG-SST de la Empresa de Servicios Temporales.
Segunda Inducción: Por parte del responsable del SG-SST de la empresa usuaria. Aunque conocedor de los riesgos propios de la actividad económica de la empresa usuaria, es necesario que, para que se cumpla el objetivo de la INDUCCION COMPLETA (exigido por el Decreto 1536/96),
Tercera Inducción: A cargo de la persona encargada de coordinar su trabajo en la empresa usuaria o por alguien en la organización competente para ello.
6. La evaluación de los puestos de trabajo en el marco de los programas de vigilancia epidemiológica de la salud de los trabajadores;
7. La descripción sociodemográfica de los trabajadores y la caracterización de sus condiciones de salud, así como la evaluación y análisis de las estadísticas sobre la enfermedad y la accidentalidad;
DESCRIPCION SOCIODEMOGRAFICA: Perfil socio demográfico de la población trabajadora, que incluye la descripción de las características sociales y demográficas de los trabajadores, tales como:
· Grado de escolaridad,
· Ingresos,
· Lugar de residencia,
· Composición familiar,
· Estrato socioeconómico,
· Estado civil,
· Raza,
· Ocupación,
· Área de trabajo,
· Edad,
· Sexo
· Turno de trabajo.
CONDICIONES DE SALUD: Conjunto de variables objetivas y de auto-reporte de condiciones fisiológicas, psicológicas y socioculturales que determinan el perfil sociodemográfico y de morbilidad de la población trabajadora.
En cuanto a la evaluación y análisis de las estadísticas sobre la enfermedad y la accidentalidad, debe recordarse que éstas debe contemplar los dos (2) últimos años en la empresa.
8. Registro y seguimiento a los resultados de los indicadores definidos en el SG- SST de la empresa del año inmediatamente anterior.
El empleador debe definir los indicadores (cualitativos o cuantitativos según corresponda) mediante los cuales se evalúen la estructura, el proceso y los resultados del Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo SG-SST y debe hacer el seguimiento a los mismos. Estos indicadores deben alinearse con el plan estratégico de la empresa y hacer parte del mismo.
Cada indicador debe contar con una ficha técnica que contenga las siguientes variables:
1. Definición del indicador;
2. Interpretación del indicador;
3. Límite para el indicador o valor a partir del cual se considera que cumple o no con el resultado esperado;
4. Método de cálculo;
5. Fuente de la información para el cálculo;
6. Periodicidad del reporte; y
7. Personas que deben conocer el resultado.
El SG-SST reglamentado por el Decreto 1443 de 2014, contempla los siguientes indicadores:
· Indicadores de estructura: Medidas verificables de la disponibilidad y acceso a recursos, políticas y organización con que cuenta la empresa para atender las demandas y necesidades en Seguridad y Salud en el Trabajo.
Para la definición de los indicadores de estructura, deben considerarse entre otros, los siguientes aspectos:
La política de seguridad y salud en el trabajo y que esté comunicada;
Los objetivos y metas de seguridad y salud en el trabajo;
El plan de trabajo anual en seguridad y salud en el trabajo y su cronograma;
La asignación de responsabilidades de los distintos niveles de la empresa frente al desarrollo del Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo;
La asignación de recursos humanos, físicos y financieros y de otra índole requerida para la implementación del Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo;
La definición del método para identificar los peligros, para evaluar y calificarlos riesgos, en el que se incluye un instrumento para que los trabajadores reporten las condiciones de trabajo peligrosas;
La conformación y funcionamiento del Comité Paritario o Vigía de seguridad y salud en el trabajo;
Los documentos que soportan el Sistema de Gestión de. la Seguridad y Salud en el Trabajo SG-SST;
La existencia de un procedimiento para efectuar el diagnóstico de las condiciones de salud de los trabajadores para la definición de las prioridades de control e intervención;
La existencia de un plan para prevención y atención de emergencias en la organización;
Y La definición de un plan de capacitación en seguridad y salud en el trabajo.
Indicadores de proceso: Medidas verificables del grado de desarrollo e implementación del SG-SST.
Para la definición y construcción de los indicadores que evalúan el proceso, el empleador debe considerar entre otros:
Evaluación inicial (línea base);
Ejecución del 'plan de trabajo anual en seguridad y salud en el trabajo y su cronograma;
Ejecución del Plan de Capacitación en Seguridad y Salud en el Trabajo;
Intervención de los peligros identificados y los riesgos priorizados;
Evaluación de las condiciones de salud y de trabajo de los trabajadores de la empresa realizada en el último año;
Ejecución de las diferentes acciones preventivas, correctivas Y de mejora. incluidas las acciones generadas en las investigación de los accidentes y enfermedades laborales, así como de las acciones generadas en las inspecciones de seguridad;
Ejecución del cronograma de las mediciones ambientales ocupacionales y sus resultados, si aplica;
Desarrollo de los programas de vigilancia epidemiológica de acuerdo con el análisis de las condiciones de salud y de trabajo y a los riesgos priorizados;
Cumplimiento de los procesos de reporte e investigación de los' incidentes, accidentes de trabajo y enfermedades laborales;
Registro estadístico de enfermedades laborales, incidentes, accidentes de trabajo y ausentismo laboral por enfermedad;
Ejecución del plan para la prevención y atención. de emergencias; y ,
La estrategia de conservación de los documentos.
· Indicadores de resultado: Medidas verificables de los cambios alcanzados en el período definido, teniendo como base la programación hecha y la aplicación de recursos propios del programa o del Sistema de Gestión.
Para la definición y construcción de los indicadores que evalúan el resultado, el empleador debe considerar entre otros:
Cumplimiento de los requisitos normativos aplicables;
Cumplimiento de los objetivos en Seguridad y Salud en el Trabajo -SST ;
El cumplimiento del plan de trabajo anual en seguridad y salud en el trabajo y su cronograma;
Evaluación de las no conformidades detectadas en el seguimiento al plan de trabajo anual en seguridad y salud en el trabajo; .
La evaluación de las acciones preventivas, correctivas y de mejora, incluidas las' acciones generadas en las investigaciones de los incidentes, accidentes de trabajo y enfermedades laborales, así como de las acciones generadas en las inspecciones de seguridad; . '
EI cumplimiento de los programas de vigilancia epidemiológica, de la salud de los trabajadores, acorde con las características, peligros y riesgos de la empresa;
La evaluación de los resultados de los programas de rehabilitación de la salud de los trabajadores;
Análisis de los registros de enfermedades laborales, incidentes, accidentes de trabajo y ausentismo laboral por enfermedad;
Análisis de los resultados en la implementación de las medidas de control en los peligros identificados y los riesgos priorizados; y
Evaluación del cumplimiento del cronograma de las mediciones ambientales ocupacionales y sus resultados si aplica.
Unidad 2: Comparativa Sistemas de Gestión SST
El Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo, reglamentado por el Decreto 1443 de 2014, guarda ciertas similitudes con las normas OHSAS 18001:2007 y RUC.
En efecto, si observamos los elementos constitutivos de cada Sistema encontramos que, si bien los nombres difieren en cada uno de ellos, en esencia son los mismos.
Un aspecto que reviste especial importancia en los tres Sistemas, es la exigencia de la Matriz de Requisitos Legales y Otros.
En efecto, tanto en OHSAS como en RUC, la matriz se denomina: MATRIZ DE REQUISITOS LEGALES Y OTROS, en cambio, el Decreto 1443 de 2014 la denomina MATRIZ LEGAL.
El Decreto 1443 de 104 define la Matriz Legal como:
“ Es la compilación de los requisitos normativos exigibles a la empresa acorde con las actividades propias e inherentes de su actividad productiva, los cuales dan los lineamientos normativos y técnicos para desarrollar el Sistema de Gestión la Seguridad y Salud en el trabajo SG-SST, el cual deberá actualizarse en la medida que sean emitidas nuevas disposiciones aplicables"
(Decreto 1443 de 2014, artículo 2, num 24)
Significa lo anterior que a partir de la vigencia del Decreto 1443 de 2014, TODA empresa en Colombia debe tener identificados los requisitos legales aplicables en materia de Seguridad y Salud en el Trabajo (Leyes, decretos, Resoluciones, Circulares, etc), requisitos que debe trasladar a una Matriz Legal.
En próximas Unidades, explicaremos en detalle el diseño de la Matriz Legal,
Mientras tanto, comparemos los contenidos del Decreto 1443 de 2014 (SG-SST) con la norma OHSAS 18001:2007:
Decreto 1443 de 2014: SG-SST
Cap I. Objeto, campo de aplicación y definiciones
Cap II. Política en seguridad y Salud en el trabajo
Cap II. Organización del sistema de Gestión de la Seguridad y salud en el trabajo,
Cap IV. Planificación
Cap V. Aplicación
Cap VI. Auditoría y Revisión de la Alta Dirección.
Cap VII. Disposiciones finales.
OHSAS 18001:2007
1. Objeto y campo de aplicación
2. Referencias normativas
3. Términos y definiciones.
4. Requisitos del Sistema de Gestión de SySO
4.1. Requisitos Generales
4.2. Política de SYSO.
4.3. Planificación
4.4. Implementación y Operación
4.5. Verificación
4.6. Revisión por la Dirección.
RUC:
1. Liderazgo y compromiso gerencial.
2. Desarrollo y ejecución del SSTA
3. Administración del riesgo SSTA- Identificación de peligros.
4. Evaluación y monitoreo.
Como una aproximación al tema, FABRIELO JIMENEZ BOLIVAR, Profesional SSOMA, nos ha colaborado trasladando a una Tabla Comparativa los elementos de cada Sistema, con la finalidad que nuestros amables lectores los analicen y reflexionen sobre ellos.
Unidad 3: Diseño Matriz Legal- Parte 1.
Si usted desea conocer:
• Sus derechos y deberes en normas de tránsito, adquiere un Código de Tránsito.
• Sus obligaciones tributarias, accede al Código Tributario. • Los conductas tipificadas como delitos, consulta el Código Penal.
Sin embargo, no existe en Colombia un Código que reúna las obligaciones y deberes del empleador para con la Seguridad y Salud en el Trabajo, implicando con ello dificultades para el cumplimiento de la normatividad colombiana en Riesgos Laborales, toda vez que no cuenta con un texto o instrumento que recoja de una manera organizada y armónica, las Leyes, Decretos, Resoluciones que en dicha materia se encuentren vigentes. Con la entrada en vigencia del Decreto 1443 de 2014, el empleador encontró solución a dicho problema: me refiero a la exigencia de la MATRIZ LEGAL, instrumento que hasta la expedición del Decreto mencionado, solo era exigible de aquellas empresas certificadas o próximas a certificarse en OHSAS 18001:2007 y/o RUC. Al tenor del numeral 24 del artículo 2º del Decreto 1443 de 2014 la Matriz Legal se define como:
“la compilación de los requisitos normativos exigibles a la empresa acorde con las actividades propias e inherentes de su actividad productiva, los cuales dan los lineamientos normativos y técnicos para desarrollar el Sistema de Gestión la Seguridad y Salud en el trabajo SG-SST, el cual deberá actualizarse en la medida que sean emitidas nuevas disposiciones aplicables
Las empresas que han implementado OHSAS 18001:2007 y/o RUC cuentan con un instrumento similar: la MATRIZ DE REQUISITOS LEGALES Y OTROS. La Matriz Legal reglamentada por el Decreto 1443 de 2014 se diferencia de las exigidas por OHSAS 18001:2007 y/o RUC en:
Dec 1443/14 OHSAS 18001:2007 RUC Nombre Matriz Legal Matriz de Requisitos
Legales y Otros Matriz de Requisitos Legales y Otros
Tipo de normas
SST SST y otras normas aplicables (condiciones contractuales, acuerdos con trabajadores, acuerdos con partes interesadas, etc)
SST, Ambiente y otras normas aplicables (condiciones contractuales, acuerdos con trabajadores, acuerdos con partes interesadas, etc)
En esencia, la Matriz Legal es igual a la exigida por OHSAS 18001:2007 y RUC. Las empresa que ya cuentan con dicha Matriz, solo deben mantenerla actualizada. DISEÑO MATRIZ LEGAL.
Las pautas que a continuación vamos a ofrecer, son el resultado de la experiencia que durante más de diez (10) años hemos adquirido en el diseño, revisión y actualización de Matrices Legales en las empresas que han tenido la deferencia de contratarme. Ofrezco disculpas por anticipado, en el evento que dichas pautas y recomendaciones pudieran contener algún(os) error(es). Como todo proceso de aprendizaje, soy receptivo a las observaciones y críticas, las cuales serán de buen recibo. Deseémonos éxitos en la tarea que hoy comienza! A. IDENTIFICACION DE NORMAS Lo primero que debemos identificar son las normas vigentes aplicables a la organización. Dichas normas las podemos clasificar en tres tipo de clases:
1. Generales 2. Específicas 3. Referente normativo.
Expliquemos cada una de ellas. 1. Normas generales.
Existe un grupo de normas legales aplicables a toda organización que contraten personas para el desarrollo de sus actividades. Entre ellas podemos mencionar:
Programa de Salud Ocupacional (Hoy Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo SG-SST).
• Ley 9ª de 1979, • Resolución 1016 de 2009, • Circular Unificada 04 de 2004, Ministerio de la Protección Social, etc.
Comité Paritario de Seguridad y Salud en el Trabajo COPASST:
• Resolución 2013 de 1986, • Decreto 1295 de 1994 • Resolución 1401 de 2007, etc
Evaluaciones médicas ocupacionales (ingreso, periódicos, retiro, reintegro, cambio de ocupación):
• Resolución 1016 de 1989,
• Resolución 2346 de 2007, • Resolución 1918 de 2009, etc.
Investigación incidentes, accidentes de trabajo
• Resolución 1016 de 1989, • Resolución 1401 de 2007, etc.
No importa el tamaño y actividad económica de la empresa. Se deben incluir en la Matriz Legal las anteriores normas, identificando en cada una de ellas los artículos aplicables, los responsables al interior de la organización, con evidencia de su cumplimiento, amén de otras exigencias que más adelante explicaremos. Este tipo de normas pueden consultarse en el Listado que periódicamente publicamos en la columna izquierda de www.laborando.jimdo.com.
2. Normas específicas.
Un segundo grupo de normas a identificar, son aquellas que en razón a la actividad económica, procesos, riesgos y demás aspectos propios de la organización, le son únicamente aplicable a ella. Por ejemplo: Si la empresa se dedica al mantenimiento de redes eléctricas, debe identificar:
Matrícula Profesional Técnicos Electricistas.
• Ley 19 de 1990 • Decreto 991 de 1991 • Decreto 277 de 1992 • Ley 1264 de 2008, etc
3. Referente normativo.
Este grupo de normas esta conformado por aquellas Leyes, Decretos, Resoluciones, Circulares, etc, que no siendo aplicables de manera directa por no tener injerencia en las actividades de la organización, contienen un imperativo o mandato que no
es conveniente pasar por alto. Nos referimos a aquellas normas rectoras de la Salud Ocupacional que si bien no son aplicables en el momento de diseñarse la Matriz, pueden ser exigibles en algún momento posterior. Pudiera ocurrir que en la
Organización no laboren actualmente trabajadores independientes, trabajadores en misión, cooperados, personas bajo la modalidad de contratos de aprendizaje o menores de edad. Obviamente tendríamos que afirmar que las normas que regulan
la contratación y Salud Ocupacional de tales personas no le son aplicables a la empresa. Empero, al no identificarse dichas normas en la Matriz, se corre el riesgo al momento de contratarlas, de incurrir en violaciones a la norma, por desconocimiento
de la misma.
Pensemos por un momento que la Política de la empresa es no contratar trabajadores menores de edad. Sin embargo un día, el Gerente accede a la solicitud de unos de
sus funcionarios y permite que su hija, menor de edad, se vincule a la empresa como Asistente de Salud Ocupacional. La niña comienza a trabajar y pasados los días, la empresa es visitada por un Inspector del Ministerio del Trabajo. Al percatarse de la presencia de la menor, el Inspector solicita el permiso que el Ministerio debió conceder para que la menor pudiese trabajar. Para nuestro ejemplo, como la empresa no había identificado el artículo 30 del Código Sustantivo del Trabajo (modificado por el D.L 2737 de 1989) y nadie le explicó al Gerente que se requería de dicho permiso, al haberse contratado ilegalmente a una menor, el Ministerio impondrá la correspondiente sanción a la empresa.
B. FORMATO DE LA MATRIZ
Independientemente del formato seleccionado, las Matrices deben contener una serie de columnas en la que se incluya información sobre:
• Norme seleccionada (Ley, Decreto, Resolución, etc), • Entidad que emite el requisito legal. • Descripción de la norma • Artículo aplicable • Exigencia del requisito legal • Verificación vigencia del Requisito legal (frecuencia, responsable, fecha última
revisión) • Evaluación cumplimiento del requisito (frecuencia, responsable, cumple? SI/NO,
fecha, acción) • Registros (evidencias) • Procesos que aplica • Observaciones
Por la complejidad del tema, y dado que nuestro proceso de aprendizaje es al estilo COQUITO o NACHO LEE (paso a paso, despacito y explicadito), por ahora nos limitaremos a explicar el formato a seleccionar. En próximas Unidades abordaremos los demás aspectos. Identificada las normas a incluir en la Matriz, a continuación hemos de definir qué tipo de formato o clase de Matriz aplicar. En mi humilde concepto, existen dos tipos de Matrices: Cronológicas y Temáticas. Expliquemos cada una de ellas.
1. Matriz Cronológica.
Es el tipo de Matriz más sencilla que existe. En ella hacemos una relación cronológica de la normatividad legal vigente en Seguridad y Salud Ocupacional (SST) y Riesgos Laborales, partiendo desde el Código Sustantivo del Trabajo (Decretos 2663 y 3743 de 1950) hasta la última norma expedida a la fecha.
Las Matrices Cronológicas por su simplicidad, son fáciles de diseñar y revisar. Permiten conocer de manera rápida las normas aplicables a un asunto. Y en una Auditoría facilitan la búsqueda de la norma solicitada por el Auditor. Sin embargo, resultan muy poco prácticas al momento de requerirse información específica y concreta sobre un aspecto determinado, problemática resuelta en las Matrices Temáticas. Ejemplo Matriz Cronológica:
NORMA EMISOR DESCRIPCION Decreto 2663 y 3743 de 1950
Presidencia de la República Código Sustantivo del Trabajo Ley 9ª de 1979 Congreso de la República Por el cual se dicta medidas sanitarias
(Código Sanitario Nacional) Resolución 2400 de 1979
Ministerio de Salud y del Trabajo
Estatuto de Higiene y Seguridad Industrial Decreto 614 de 1984 Presidencia de la República Base para la Organización y Administración
de la Salud Ocupacional ( - - - - -) ( - - - - -) ( - - - - -) ( - - - - -) ( - - - - -) ( - - - - -) ( - - - - -) ( - - - - -) ( - - - - -) Decreto 1443 de 2014 Presidencia de la República Por el cual se dictan disposiciones para la
implementación del Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo (SG-SST)
( - - - - -) ( - - - - -) ( - - - - -)
2. Matriz Temática.
En este tipo de Matriz registramos por temas, capítulos, los aspectos relacionados con la Seguridad y Salud Ocupacional (SST) y Riesgos Laborales aplicables a la Organización, así, por ejemplo:
Obligaciones generales del empleador Actividades Medicina Preventiva y del trabajo Actividades Higiene y Seguridad Industrial, Comité Paritario de Seguridad y Salud en el Trabajo COPASST Factores de Riesgos Contratistas Trabajadores Independientes Trabajadores en misión Contratos de aprendizaje Teletrabajo Etc.
Las Matrices cronológicas requieren para su diseño, empleo de la herramienta EXCEL, destinando a cada tema o capítulo una “pestaña” u hoja. Como señalamos anteriormente, las Matrices Cronológicas nos permiten identificar de manera rápida y certera la norma solicitada, por ejemplo:
Si usted se encuentra en una reunión Gerencial y se está discutiendo el porqué debemos entregarle a los trabajadores elementos de protección personal certificados, de inmediato usted accede a la matriz y en la “pestaña” u hoja EPP encontrará reunidas en un solo grupo, todas las normas que tratan sobre EPP. De esa manera, podrá usted buscar en la web o en su Banco de Datos la norma objeto de la controversia. Ejemplo Matriz Temática: EVALUACIONES MEDICAS OCUPACIONALES:
NORMA EMISOR DESCRIPCION Resolución 1016 de 1989,
Resolución 2346 de 2007,
Resolución 1918 de 2009 ( - - - - -) ( - - - - -) ( - - - - -)
COMITÉ PARITARIO DE SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO:
NORMA EMISOR DESCRIPCION Resolución 2013 de 1986
Decreto 1295 de 1994
Resolución 1401 de 2007 ( - - - - -) ( - - - - -) ( - - - - -)
En próxima clase continuaremos explicando el diseño de la Matriz
Unidad 4: Modelo SG-SST Tutor:
Fabrielo Jiménez Bolívar.
Estimados lectores:
Una vez analizadas las estructuras comparadas en la unidad anterior entre los SG de OHSAS 18001 y RUC, nos permitimos dar un ejemplo de la que puede
considerarse una estructura modelo para la implementación del SG SST en sus empresas.
En esta podemos distinguir claramente que consta de 4 fases alineadas al ciclo PHVA:
1. Planificación y Liderazgo de la Alta Dirección.
2. Aplicación y Operación.
3. Auditoria y Revisión por la Dirección.
4. Aseguramiento y Mejora Continua.
Etapas del SG-SST Directrices ETAPAS DEL SG-SSST 1 PLANIFICACION Y LIDERAZGO DE LA ALTA DIRECCION 1.1 Liderazgo y compromiso 1.2 Administración de la documentación 1.3 Funciones, Responsabilidades y Competencias 1.4 Capacitación y Entrenamiento 1.5 Identificación de peligros, evaluación y valoración 1.6 Requisitos legales 2. APLICACIÓN Y OPERACIÓN 2.1 Control operacional 2.2 Seguridad y Salud en el Trabajo- SST 2.3 Comunicación, participación y consulta 2.4 Prevención, preparación y respuesta ante emergencias 2.5 Gestión del cambio 2.6 Adquisiciones 2.7 Administración de contratistas y proveedores
3 AUDITORIA Y REVISION POR LA DIRECCION 3.1 Auditoría de cumplimiento del SG-SST 3.2 Revisión por la alta dirección 3.3 Investigación de incidentes, accidentes de trabajo y enfermedades laborales 4 ASEGURAMIENTO Y MEJORA CONTINUA 4.1 Acciones preventivas y correctivas 4.2 Mejora continua
APLICACION DEL SG-SST EN EL CICLO PHVA:
En cada una de ellas podemos distinguir las directrices que componen cada una de estas Fases.
Unidad 5: ETAPAS DEL SISTEMA DE GESTION DE LA SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO SG-SST
La Unidad 5 está dedicada a definir la estructura del Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud en el trabajo SG-SST, siguiendo los lineamientos del Decreto 1443 de 2014. Nuestro Tutor, Fabrielo Jiménez Bolívar, propone una interesante estructura para el diseño y documentación del SG-SST, la que esperamos sea de gran utilidad para los interesados en el tema. Bienvenidos!
ETAPAS DEL SG-SST REQUISITOS
1 PLANIFICACION Y LIDERAZGO DE
(Evaluación Inicial)
LA ALTA DIRECCION
1.1 Liderazgo y compromiso
Misión, Visión; Política SST; Objetivos y Metas; Recursos; Indicadores; Inspecciones por la Dirección.
1.2 Administración de la documentación Procedimentos de control documental
1.3 Funciones, Responsabilidades, Competencias
Matriz de responsabilidades, funciones, competencias; Evaluación de desempeño
1.4 Capacitación y Entrenamiento
Matriz de capacitación; Programa de Inducción y Reinducción
1.5 Identificación de Peligros, Evaluación y Valoración
Comunicación de Riesgos en SST para la comunidad y visitantes; Procedimiento de Identificación y Valoración de Riesgos; Matriz de Riesgos
1.6 Requisitos Legales Reglamento de H y S, ARL, AFP, EPS; Procedimiento de Identificación de los Requisitos Legales; Matriz de Requisitos Legales.
2 APLICACION Y OPERACION
2.1 Control Operacional Procedimientos Operativos;
2.2 Seguridad y Salud en el Trabajo- SST
Plan de Trabajo en SST; Programa de Inspecciones; Programa de EPP; Señalización; Gestión de Riesgos Prioritarios (Alturas, Conducción, Bloqueo y etiquetado, Sustancias Químicas, Espacios Confinados, etc)
2.3 Comunicación, Participación y Consulta
Plan de Comunicaciones, Programa de Motivación en SST
2.4 Prevención, preparación y respuesta ante emergencias
Plan de Emergencia; Plan de Ayuda Mutua; Programa de Simulacros; Brigada de Emergencias
2.5 Gestión del Cambio Programa de Gestión del Cambio
2.6 Adquisiciones Programa de selección y evaluación de proveedores
2.7 Administración de Contratistas y Proveedores
Manual de Contratistas y Proveedores con criterios en SST
3 AUDITORIA Y REVISION POR LA ALTA DIRECCION
3.1 Auditoría de cumplimiento del SG-SS
Programas de Auditoría- Planificación
3.2 Revisión por la Alta Dirección Comité de la Alta Dirección
3.3
Investigación de Incidentes, Accidentes de Trabajo y Enfermedades Laborales
Procedimiento de Investigación de Accidentes e Incidentes; Registro estadístico de Accidentalidad; Investigaciones de Accidentes e Incidentes; Lecciones Aprendidas
4 ASEGURAMIENTO Y MEJORA CONTINUA
4.1 Acciones Preventivas y correctivas
Instructivo para las AP y AC; Análisis de Causalidad; Formatos de AP y AC
4.2 Mejora Continua Se realiza la revisión de la eficacia de las acciones correctivas o preventivas tomadas; Comunicación de los resultados de las acciones correctivas y preventivas,