servicio de la ciudadanÍa · los retos de la administración electrónica planteados en la junta...

1 PUNTO DE PARTIDA: LA CALIDAD AL SERVICIO DE LA CIUDADANÍA

2 ANTECEDENTES Y OPORTUNIDAD

3 ARQUITECTURA

3.1 Procedimientos 3.2 Infraestructura tecnológica

3.2.1. El Nodo de Información w@ndA (NIWA) 3.2.2. Herramientas de Tramitación Administrativa 3.2.3. Herramientas de Intercambio de Información 3.2.4. Herramientas de Gestión 3.2.5. Archivo Electrónico de Expediente.

4 ORGANIZACIÓN

5 PLAN DE ACCIÓN

6 SITUACIÓN ACTUAL

IIssaabbeell MMaatteeooss GGuuiillaarrttee

Directora General de Administración Electrónica y

Calidad de los Servicios

Consejería de Justicia y Administración Pública

Junta de Andalucía

sumario

__ PPRROOYYEECCTTOO WW@@NNDDAA:: HHAACCIIAA UUNN EENNTTOORRNNOO HHOOMMOOGGÉÉNNEEOO DDEE TTRRAAMMIITTAACCIIÓÓNN

DDEE EEXXPPEEDDIIEENNTTEESS EENN LLAA JJUUNNTTAA DDEE AANNDDAALLUUCCÍÍAA

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1 PUNTO DE PARTIDA: LA CALIDAD ALSERVICIO DE LA CIUDADANÍA

La Administración de la Junta de Andalucía delsiglo XXI se enfrenta a un cambio en elesquema de relación con el ciudadano: de un

esquema de “Admistración-Ciudadano” se estáevolucionando a uno de “Oferente-Demandante deservicios”. Este esquema está caracterizado por unincremento en la exigencia de calidad de los serviciosprestados y de incorporación de otros nuevosservicios, en muchas ocasiones derivados de lairrupción de las nuevas tecnologías; todo ello sinolvidar la eficacia y eficiencia en costes. Estefenómeno, que afecta de forma general a todas lasAdministraciones Públicas, se enmarca en unaevolución más amplia en la Sociedad que, tras pasarde la era Industrial a la era de la información, a lolargo del siglo XX, se encuentra en plena transicióndesde dicha era de la Información a la Sociedad delConocimiento.

En este escenario, las tecnologías de la informaciónactúan como catalizador del proceso, constituyendoun elemento imprescindible para el funcionamientode las organizaciones. El progreso y la garantía desupervivencia de las mismas están asociados a lacorrecta incorporación de los avances que seproducen. La tecnología es el componentefundamental para el cambio y la innovación deprocesos y servicios. De esta forma las aportacionesde las tecnologías de información y comunicacionesse pueden observar en diferentes ámbitos dentro delas administraciones públicas:

_ Incremento de la calidad del servicio_ Incorporación de nuevos servicios_ Incremento de la calidad del trabajo y lasatisfacción del empleado de la administración_ Eficacia en los costes

LOS DERECHOS FUNDAMENTALES Y LAS NUEVAS TECNOLOGÍAS

NUEVAS POLÍTICAS PÚBLICAS. Anuario multidisciplinar para la modernización de las Administraciones Públicas

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NOTAS

La Administración de la Junta de Andalucía delsiglo XXI se enfrenta a un cambio en elesquema de relación con el ciudadano: de unesquema de "Admistración-Ciudadano" seestá evolucionando a uno de "Oferente-Demandante de servicios". Este esquema estácaracterizado por un incremento en laexigencia de calidad de los serviciosprestados y de incorporación de otros nuevosservicios, en muchas ocasiones derivados dela irrupción de las nuevas tecnologías; todoello sin olvidar la eficacia y eficiencia en costes.Este fenómeno, que afecta de forma general atodas las Administraciones Públicas, seenmarca en una evolución más amplia en laSociedad que, tras pasar de la era Industrial ala era de la información, a lo largo del siglo XX,se encuentra en plena transición desde dichaera de la Información a la Sociedad delConocimiento.En este escenario, lastecnologías de la información actúan comocatalizador del proceso, constituyendo unelemento imprescindible para elfuncionamiento de las organizaciones. Elprogreso y la garantía de supervivencia de lasmismas están asociados a la correctaincorporación de los avances que seproducen. La tecnología es el componentefundamental para el cambio y la innovación deprocesos y servicios. De esta forma lasaportaciones de las tecnologías deinformación y comunicaciones se puedenobservar en diferentes ámbitos dentro de lasadministraciones públicas: El incremento de lacalidad del servicio, la incorporación denuevos servicios, el incremento de la calidaddel trabajo y la satisfacción del empleado de laadministración y la eficacia en los costes.

resumen

Las administraciones públicas, en general, y la Juntade Andalucía, en particular, iniciaron su mecanizaciónen la década de los 80, consolidando sus sistemas enlos 90. Tras aproximadamente veinte años deexistencia se ha alcanzado un grado de madurezsuficiente tanto de la organización como de lossistemas.

Es en esta situación donde se debe introducir un puntode inflexión importante que, partiendo de la adaptaciónal nuevo escenario de relaciones administración-ciudadanos, sirva para conformar la AdministraciónAndaluza del siglo XXI, caracterizada por:

Nuevas formas de relaciones entre la administracióny los ciudadanos.

Adaptación de las funciones de los empleados,evolucionando hacia labores de asesoramiento y demayor valor añadido.

Incorporación de nuevos servicios acordes con lasnuevas necesidades y requerimientos.

Elevado nivel de calidad de los servicios prestados.

Una gestión eficaz de los costes de los servicios.

Y, en última instancia, la satisfacción del ciudadano.

2 ANTECEDENTES Y OPORTUNIDAD

El desarrollo de iniciativas para la consecución de losobjetivos previamente identificados se engloba bajoel epígrafe de e-Government o AdministraciónElectrónica, ámbito de actuación preferente en lasactuaciones que las administraciones públicasabordan para la consecución de la Sociedad delConocimiento.

El Gartner’s Group define la Administraciónelectrónica o e-Government como:

La innovación continua de los servicios públicos, laparticipación de los ciudadanos y la forma degobernar mediante la transformación de las relacionesexternas e internas a través de la tecnología, internet ylos nuevos medios de comunicación.

El objetivo final de la Administración electrónica sepodría describir como: “Todos los ciudadanos, sinninguna excepción, acceden telemáticamente deforma habitual y natural a los servicios públicos”.

El proceso de evolución hasta la plenaAdministración Electrónica sólo se desarrollará con lasuficiente energía si se logra una más rápidaintroducción en el uso a nivel social de los mediostecnológicos y un incremento en la oferta deservicios en el área telemática.

Para ello, las administraciones públicas en el ámbitoeuropeo, estatal y autonómico dentro de susdistintos ámbitos de responsabilidad, handesarrollado una serie de planes de actuaciónestratégicos que impulsan acciones y proyectostendentes a promocionar la utilización de mediosdigitales en los ámbitos en los que el sector públicoincide directamente.

En el ámbito de la Junta de Andalucía el avancehacia la administración electrónica ha tenido sureflejo en la acción de gobierno mediante dosinstrumentos claves:

Mejora procesos internos

ADMINISTRACIÓN CIUDADANOS

Acercamientoal ciudadano

“Administración Abierta”

Agente tractor en la Sociedad de la

Información

Los tres ejes de actuación de la AdministraciónPública en relación a las nuevas tecnologías de la información

Mejora procesos internos

ADMINISTRACIÓN CIUDADANOS

Acercamientoal ciudadano

“Administración Abierta”

Agente tractor en la Sociedad de la

Información

Los tres ejes de actuación de la AdministraciónPública en relación a las nuevas tecnologías de la información

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Isabel Mateos Guilarte

NOTAS

PROYECTO W@NDA: HACIA UN ENTORNO HOMOGÉNEO DE TRAMITACIÓN DE EXPEDIENTES EN LA JUNTA DE ANDALUCÍA

El Plan de Iniciativas Estratégicas para el Desarrollode la Sociedad de la Información en Andalucía(i@landalus)

El Plan Director de Organización para la Calidad delos Servicios (PLADOCS).

Ambos responden a la misma filosofía y pretendenservir de motores para la más rápida introduccióndel tejido social y económico andaluz, por unaparte, y de la Administración de la ComunidadAutónoma, por otra, en la Sociedad de laInformación y el Conocimiento.

Estas iniciativas tienen como precedentes el Plan deAcción e-Europe 2002, aprobado por el ConsejoEuropeo en Feira, y en el más cercano en el tiempo Plande Acción e-Europe 2005 adoptado por el ConsejoEuropeo celebrado en Sevilla en junio de 2002.

El Plan Director de Organización para la Calidad delos Servicios, con una vigencia de 2002-2005, seconfigura en torno a cinco estrategias de carácterpreferente, entre las que se encuentra la “Estrategiade Aplicación de las Tecnologías de la Información ala Administración en General”.

Esta estrategia establece distintos programas que,por una parte, facilitan directamente losprocedimientos que afectan a los ciudadanos y, porotra, sirven a una mejor utilización de los recursoshumanos y materiales de la Junta de Andalucía que

redunde en una mejora de la calidad de los serviciosal disponer de mayores y más cualificados efectivospara realizar esta tarea. Uno de estos programas es el“Programa de Creación de un Sistema Integrado deGestión de Expedientes”.

3 ARQUITECTURA

Los retos de la Administración Electrónica planteadosen la Junta de Andalucía pasan en la actualidad porreducir las distancias con los ciudadanos, impulsar ladifusión de los servicios existente y concebir latecnología como instrumento de transformación de lagestión pública.

Estos retos exigen una adaptación de los sistemas deinformación que soportan los procesos realizados porla Junta de Andalucía.

Los objetivos generales en los que se basa ladefinición de dichos sistemas de información son:

ACCESIBILIDAD: Administración transparente yabierta al ciudadano, aumentando el número deservicios ofrecidos a los mismos, mejorando lacalidad de los mismos y reforzando el papel deterceros colaboradores en los procesos de gestión;es decir, establecer nuevas vías que faciliten elacceso del ciudadano a la Administración y a sucatálogo de servicios. Además, esta apertura debehacer transparente al ciudadano la estructuracompetencial de la Administración, convergiendo alconcepto de Ventanilla Única.

CONOCIMIENTO: consolidación de la informaciónde forma óptima, para que pueda ser explotada ypublicada a todos los niveles. La información asígenerada debe permitir el conocimiento de larealidad del entorno de un ciudadano, obtenerinformación para la mejora de la gestión, análisis,simulación, etc., y, en definitiva, estructurar los datosy convertirlos en información, desarrollando así un

PLADOCSPlan Director de Organización

Para la Calidad de los Servicios

PLADOCSPlan Director de Organización

Para la Calidad de los Servicios

e-Europe 2005i@ landalusi@ landalus

Estructuración Estructuración y Organización y Organización

de la de la AdmónAdmónPúblicaPública

Estructuración Estructuración y Organización y Organización

de la de la AdmónAdmónPúblicaPública

Atención al Atención al CiudadanoCiudadanoAtención al Atención al CiudadanoCiudadano

Revisión Revisión de la RPT de la RPT

en la en la Admón. Admón. GeneralGeneral

Revisión Revisión de la RPT de la RPT


AplicaciónAplicaciónde de las T.I. las T.I.


AplicaciónAplicaciónde de las T.I. las T.I.


Plan de Plan de CalidadCalidadPlan de Plan de CalidadCalidad



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NOTAS

modelo de conocimiento de la realidad de laComunidad Andaluza.

EFICACIA: optimización de la actividad operativa delas administraciones, facilitando la agilidad yflexibilidad de la gestión y la racionalización deesfuerzos y recursos. El sistema resultante debe estarbasado en un modelo único e integrado, en línea conlas nuevas tendencias tecnológicas.

Estos tres objetivos generales han de apoyarse en unfactor clave de éxito: la adaptación y orientación delas estructuras e inversiones en infraestructuratecnológica.

La Junta de Andalucía, para dar cobertura a losrequerimientos derivados de la necesidad deimplantar un modelo de Administración Electrónicacorporativo, que potencie la accesibilidad delciudadano a unos servicios públicos de calidad, poneen marcha el Proyecto

Workflow en la Administración Andaluza

El Proyecto w@ndA centra la atención sobre dospuntos de vista:

El del procedimiento administrativo (entendido comoproceso), en la medida que implementa la regulaciónnormativa que regula la prestación del servicio.

El de los sistemas de información por cuanto quesoportan la mecanización de los procesos masivosy rutinarios y facilitan los intercambios deinformación y documentos.

A partir de lo expuesto, entendemos la AdministraciónElectrónica como el conjunto de Procedimientos e

Infraestructura Tecnológica soporte de los mismosque permiten el acceso telemático interno (gestores)y externo (ciudadanos) a los servicios ofrecidos por laAdministración de la Junta de Andalucía, tanto para laconsulta de información como para la teletramitación.

Adicionalmente el área de Procedimientos puedecomplementar los valores positivos que aportan lossistemas de información a través de aspectos comola normalización y simplificación de procedimientos.Con esto se trata de facilitar la relación del ciudadanocon la administración cuando éste actúa comointeresado en un procedimiento administrativomediante la simplificación de la documentación apresentar, evitando duplicidades.

La interacción entre ambos ámbitos se potencia conun elemento integrador: Workflow. Este conceptopermite combinar la racionalización y mejora de losprocesos con los objetivos de negocio reflejados enlos sistemas de información transaccionales.

3.1 PROCEDIMIENTOS

La administración de la Junta de Andalucía vienetrabajando desde años atrás en la normalización,racionalización y simplificación de procedimientos.Una primea actuación sirvió para inventariar losprocedimientos clasificándolo por tipologías paraarticular la normalización, simplificación yracionalización por grupos homogéneos.

Las actuaciones propuestas persiguen facilitar larelación del ciudadano con la Administración, a travésde la simplificación de los procedimientosadministrativos que le afectan. Este objetivo se puedeconcretar en otros más específicos:

_ Simplificar la documentación a aportar por elciudadano para la inscripción en los registrosoficiales.

375


NOTAS


_ Simplificar la gestión que deba realizar laadministración para la tramitación de inscripción enlos registros oficiales rediseñando losprocedimientos.

_ Homogeneizar y adecuar los plazos de resolucióny notificación de los procedimientos de inscripciónen registros oficiales.

_ Reducir en los posible los plazos de resolución ynotificación de los procedimientos de inscripción enlos registros oficiales.

_ Continuar el proceso de simplificaciónextendiéndolo a otros grupos de procedimientosinventariado.

_ Implantar el sistema de resolución inmediata.

En primer lugar se precisa una labor de definición deuna terminología común y de los conceptos que sevan a manejar, este componente es lo queconocemos como Dominio semántico, incluyendodesde los conceptos más básicos hasta los máscomplejos incluyendo el formato universal deprocedimiento que deberá ser adoptado por la Juntade Andalucía como modelo básico de referencia en lacreación e intercambio de datos de tramitación en elámbito de la Administración Autonómica.

Muy relacionado con la normalización deprocedimientos es necesario abordar un trabajo deestandarización de todos los elementos presentes enlos procedimientos de cara a su posterior aperturahacia los ciudadanos. Se trata de identificar,racionalizar, simplificar, automatizar y poner adisposición de los ciudadanos aquellosprocedimientos que sean susceptibles de sertramitados por medios telemáticos (fundamentalmenteInternet). Esta labor se lleva a cabo mediante laelaboración de las Guías de Tramitación de Familias enprimer lugar y la elaboración posterior de las Guías deTramitación de Procedimientos.

En el ámbito del Proyecto w@ndA se define Familiade Procedimientos a la “agrupación no arbitraria deprocedimientos bajo el criterio de similitud en elesquema básico de tramitación, documentación deentrada y salida e información”. Cada Familia deProcedimientos contiene un esquema simplificado detodos los procedimientos que pertenecen a la familia,incluyendo su tramitación, documentación de entraday de salida, información básica para la tramitación,información mínima que se debe proporcionar alciudadano, e información mínima que se debeproporcionar a la dirección. Cada procedimiento quepertenezca a una Familia, se generará a partir de lapropia definición de la Familia añadiendo suselementos particulares.

La elaboración de las Guías de Tramitación deFamilias es el resultado de un análisis de todos losprocedimientos en el ámbito de la Junta de Andalucíapara orientarlos hacia el flujo de informaciónsuperando la tradicional departamentalización de lagestión y para incorporar sistemas que incrementen laeficiencia en la gestión.

Las Guías de Tramitación para un procedimientoparticular se originarán, por herencia, a partir de unaestructura jerárquica de cómo máximo tres niveles. Endefinitiva supone caracterizar a cada procedimientopor un conjunto de datos, fases y transiciones deforma que procedimientos muy similares puedan serfundidos en un único de más alto nivel, cuyas particu-larizaciones originarían los de bajo nivel. Con esto sepretende lograr una clasificación de los procedi-mientos dentro de un número reducido de Familiasque a su vez podrían admitir una cierta especializa-ción. El objetivo principal de estas guías es propor-cionar al ciudadano una cuidada referencia en latramitación del procedimiento, definir la informaciónmínima que se va a proporcionar al ciudadano y a ladirección y adecuar la definición de cada procedi-miento al contexto de la Administración Electrónica.

Otro aspecto de procedimiento importante son lasmetodologías de trabajo a seguir a la hora de



376

NOTAS

construir el entorno de trabajo que marquen lasdirectrices a seguir en el desarrollo de todos losproyectos derivados, facilite la coordinación entreellos y garantice su integración una vez hayan sidofinalizados.

Finalmente hay que considerar el soportenormativo con el que es necesario respaldar todala solución. En este sentido cabe destacar demanera especial la firme disposición de comvertiren regulación normativa aquellas Familias deProcedimientos que tengan especial relevancia enel ámbito de la tramitación de procedimientos en laAdministración Andaluza.

3.2 INFRAESTRUCTURA TECNOLÓGICA

Para los componentes tecnológicos que soporten latramitación telemática se han identificado lossiguientes requisitos:

Adecuación a las infraestructuras de AdministraciónElectrónica de la Junta de Andalucía: Ofrecer unconjunto de trámites que estén accesibles alciudadano vía multicanal implica contar con unaserie de plataformas tecnológicas que garantizan elprocedimiento electrónico y con las que ya cuenta laJunta de Andalucía: Infraestructura de ClavePública, Registro Telemático, Notario Electrónico yNotificaciones Telemáticas.

Adaptación al modelo: Igualmente, las nuevasaplicaciones de tramitación o cualquier otrodesarrollo que pudiera precisarse en los escenariosidentificados, deben respetar al máximo lasespecificaciones del Modelo de Tramitación queexpone este documento.

Coexistencia: Es necesario que todos los escenariosdejen abierta la posibilidad de respetar ciertas apli-caciones de tramitación actualmente disponibles,bien porque su sustitución sea tecnológicamente

muy compleja o bien porque no se entiendanecesaria u oportuna por cualquier otra causa; elloimplica una coexistencia indefinida entre tales aplica-ciones y cualquier desarrollo que se precise.

Homogeneidad e Interoperatividad: Dado que elprincipal objetivo perseguido es alcanzar un entornohomogéneo de tramitación para cualquierprocedimiento de la Junta de Andalucía, es precisala interoperatividad de las soluciones propuestascon los tramitadores que sean respetadosinicialmente.

Con estos requisitos, se dibuja el siguiente esquemaconceptual de componentes tecnológicos:

Como queda reflejado, la infraestructura tecnológicadel Proyecto w@ndA se concibe como un framework(marco de trabajo) de tramitación en laAdministración Andaluza compuesto por una seriede componentes que facilita tanto las bases teóricascomo prácticas y que se engarzan entre sí paraconseguir los objetivos de primer nivel expuestos alprincipio de este documento. Cada componentetiene definido unos objetivos particulares, unosrequisitos (funcionales, legales, de integración y deestandarización), una ubicación, una arquitectura,

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NOTAS


GUÍAS DE TRAMITACIÓN

NORMATIVAMETODOLOGÍA

Tramitador J.A.

Tramitadores existentes Junta de Andalucía

BUS DE CONEXIÓN

BUS

DE

CONEXIÓN

CATÁLOGO DEPROCEDIMIENTOS

INFORMACIÓN DE GESTIÓN

BUS

CONEXION

OTRAS

ADMONES

PAD

INFORMACIÓN DE TRAMITACIÓN

REFERENCIADOCUMENTOS

Archivo expedientes J.A.

DOMINIO SEMÁNTICO

etc... información que se recoge a continuación.Todos los componentes, a su vez, aparecensustentados sobre los conceptos que ya se hanintroducido anteriormente: metodología, normativa,dominio semántico y guías de tramitación. Veamos acontinuación cada uno de estos componentes.

3.2.1. El Nodo de Información w@ndA (NIWA)

En el plano más operativo, el Nodo de Informaciónw@ndA (NIWA a partir de ahora) es el núcleo centraldel sistema. Se configura como el almacén centraldonde se recoge toda la información de tramitaciónde la Junta de Andalucía. Consiste fundamentalmenteen una base de datos centralizada y estructurada entres niveles: catálogo de procedimientos, informaciónde tramitación e información a la dirección. Esta basede datos se alimentará principalmente de los motoresde tramitación y de la herramienta de definición deprocedimientos, generadores fundamentales de lainformación requerida; la información almacenadaserá reportada, principalmente, a las herramientas depresentación y fidelización, a los propios motores detramitación y a las herramientas de gestión.

Las líneas de acción que deben orientar la definicióndel Nodo de Información w@ndA son:

_ Hacer acopio de información de tramitación deforma proactiva.

_ Convertir el ingente volumen de datos disponibleen información útil para el análisis: transformar,depurar, integrar, explotar, disponiendo deautomatismos capaces de efectuar eficazmenteestos procesos.

_ Incorporar diferentes visiones de la informaciónpara dar servicio a las distintas necesidades deexplotación: visión del ciudadano, del gestorinterno, planificación de políticas y estrategias, etc.

_ Desarrollar modelos de comportamiento, análisisy simulación.

3.2.2. Herramientas de Tramitación Administrativa

La información almacenada en el NIWA es generada,transformada, comunicada, ... en definitiva, tramitada,por los elementos de la plataforma que englobamosbajo el epígrafe de Herramientas de TramitaciónAdministrativa.

Definición de Procedimientos. Para permitir que elNIWA y los motores de tramitación sean alimentadospor el personal responsable de los procedimientos decada Consejería, no necesariamente conconocimientos técnicos, se hace necesarioimplementar una herramienta de diseño gráfico quepermita la generación de procedimientos en ambosentornos de forma ágil a partir de requerimientosconceptuales – funcionales. En definitiva, será untraductor que, a partir de la definición delprocedimiento realizada en un entorno gráfico,convierta dicha información en el código necesariopara generar el procedimiento en el NIWA y en losmotores de tramitación.

Motor de Tramitación. Es la herramienta de basesobre la que se apoya la operativa de laAdministración Electrónica. Definida en base a losestándares de la WfMC, permite la gestiónhomogénea de los procedimientos y alimentacoherentemente el NIWA.

Gestión Documental. Muy cercano al motor detramitación se ubica este componente. Sufuncionalidad en la plataforma w@ndA se concreta enser el almacén de los documentos que participan enla tramitación, tanto los generados por el motor detramitación durante la ejecución de los trámites comolos documentos generados externamente y que seanexan a los trámites de los procedimientos, bien porel personal de la administración, bien por losciudadanos en su relación con la administración.

Presentación y Fidelización. Las líneas de acción en ladefinición del sistema de presentación y fidelizaciónson tres: 1) desarrollar nuevos canales de



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NOTAS

interrelación orientados al ciudadano y al acceso delmismo a aplicaciones de servicio; 2) proporcionaracceso externo a los servicios desde una plataformaúnica; 3) reforzar y facilitar el papel de los ciudadanosen el proceso.

3.2.3. Herramientas de Intercambio de Información

Estos componentes son de tipo instrumental y sirvenpara comunicar los elementos modulares del sistemaentre sí de forma normalizada y segura. Este flujo deinformación debe reunir las condiciones necesariaspara asegurar que se hace de una forma fiable. Lafiabilidad de este trasiego de información implica, poruna parte, asegurar que la información llegue a sudestino; por otra, que sólo se comuniquen aquelloscomponentes que estén autorizados a hacerlo y en laforma que se haya preestablecido y, por último, que lainformación que llegue a su destino lo haga en elformato adecuado.

Con el objetivo de hacer estos requisitos lo mástransparentes posibles a las herramientas queinteractúan en estos procesos de flujo deinformación, se sitúa entre ellos una capa deabstracción que realice las funciones necesarias parahacer fiable la comunicación. Por tanto la misión deestas herrramientas de intercambio de información esrecoger la información allí donde se produce(fundamentalmente de los motores de tramitación),verificar las primitivas sobre autorizaciones, realizarlas transformaciones que sean necesarias y llevar losdatos hasta el destinatario.

3.2.4. Herramientas de Gestión

De la misma forma que la explotación de lainformación del NIWA, de cara a los ciudadanos,pretende responder principalmente al ¿cómo va lomío?, la información hacia la Alta Dirección se orientaal ¿cómo puedo mejorar?. La informaciónalmacenada en el NIWA debe permitir obtener losIndicadores Clave de Gestión que, cruzados segúnlos diferentes ejes de agregación definidos y

examinados con las correspondientes herramientasanalíticas, respondan al gestor a las preguntas dequé se hace (nivel de servicio), cuándo y cómo sehace (eficiencia) y con qué recursos se hace(eficacia), entre otras.

Para que la información del NIWA llegue a la AltaDirección con las características deseables deexactitud, agilidad, y sencillez es necesarioimplementar dos elementos de elaboración de dichainformación: el componente de transformación y el degestión propiamente dicho.

3.2.5. Archivo Electrónico de Expedientes

Los expedientes tramitados en la Junta de Andalucía,una vez cerrados, deben ser almacenados para suposterior consulta (interesados, tanto ciudadanoscomo administraciones, pero también historiadores,investigadores, etc...). Esta consulta debe asegurarsea futuro, considerando un horizonte a muy largoplazo, independientemente de las evolucionestecnológicas que se produzcan.

Es por ello que el aspecto fundamental para laelaboración de este componente es la utilización deunos estándares de codificación de la información delos expedientes (datos y metadatos) y del sistema dealmacenamiento y acceso.

4 ORGANIZACIÓN

La organización del proyecto debe necesariamentecontar con elementos que faciliten la participación detodos los interesados con el nivel de compromisonecesario para garantizar el éxito del mismo. En estesentido se propone el modelo de coordinaciónrepresentado en la figura anterior.

El Comité de Seguimiento es el máximo órgano decoordinación del proyecto y tiene como funcionesprincipales:

379


NOTAS


_ Impulsar la formación de grupos y comisionestécnicas_ Impulsar la realización de los trabajos_ Aprobar resultados _ Formalizar los resultados en el ámbito de laAdministración de la Junta de Andalucía

El Comité de Seguimiento w@ndA, al tratarse de unproyecto directamente derivado de la “Estrategia deAplicación de las Tecnologías de la Información en laAdministración General” del Plan Director deOrganización para la Calidad de los Servicios, seintegra dentro de la Comisión de Seguimiento delPlan Director sin perjuicio de la puesta a disposiciónde todas sus actuaciones al ConsejoInterdepartamental de Informática de la Junta deAndalucía y a la Comisión Interdepartamental para laSociedad de la Información, al ser w@ndA, además,un proyecto de carácter horizontal que contribuye a lamodernización de la Administración Andaluza, quetiene que ver con las aplicaciones y programasinformáticos que se requieren para el funcionamientodel sistema regulado por el Decreto 183/2003 y quenace con el principal objetivo de mejorar la calidad de

los servicios prestados al ciudadano a través delportal andaluciajunta.es.

En lo referente a la construcción de loscomponentes w@ndA es el “Grupo de Usuarios deComponentes” el órgano de coordinación. Estegrupo está formado por representantes de todos losorganismos de la Junta de Andalucía y tieneasignadas las siguientes funciones:

_ Designar las Comisiones Técnicas_ Definir requisitos y prioridades_ Validar resultados

Este grupo de trabajo elige, de entre sus miembros, aun grupo más operativo: la “Comisión técnica decomponentes” que tiene como misión:

_ Preparar, adjudicar y supervisar la realización delos trabajos_ Toma de decisiones _ Elevar los resultados al Grupo de Usuarios

En materia de procedimientos es el “Grupo deUsuarios de Procedimientos” el máximo órgano decoordinación dentro del Proyecto w@ndA. Lasfunciones que desarrolla son análogas al “Grupo deUsuarios de Componentes”.

Para el trabajo más operativo en este área, el Grupode Usuarios de Procedimientos elige de entre susmiembros una “Comisión Técnica de Procedimientos”cuyas funciones son análogas a las de la “ComisiónTécnica de Componentes”.

5 PLAN DE ACCIÓN

El desarrollo de los componentes identificados a lolargo de este documento y, por lo tanto, laimplementación de la solución w@ndA, permiteidentificar una serie de subproyectos que fueronplanificados de la siguiente forma:



380

NOTAS

Coordinación w@ndA

Comité de Seguimiento

Grupo de UsuariosComponentes w@ndA

Grupo de UsuariosCatálogo de Procedimientos

C.T. – Guías tramitación Familias

C.T. – Guías tramitación Procedimientos Familia 1

C.T. – Guías tramitación Procedimientos Familia 2

C.T. – Guías tramitación Procedimientos Familia N

Comisión TécnicaComponentes w@ndA

Resp. Dominio Semántico, Metodología y Normativa

Resp. Componende de Definición y Almacenamiento

Resp. Componente de Tramitación y Documentación

Resp. Componente de Presentación y Fidelización

Resp. Componente de Transformación y Gestión

Resp. Componentes de Conectividad

6 SITUACIÓN ACTUAL

A fecha de hoy, y en función de la planificación inicial,el Proyecto w@ndA presenta este aspecto:

En cuanto a las Guías de Familias de Procedimientos,se han elaborado mediante la realización de 6reuniones de seguimiento y 19 mesas de trabajo, conuna media de 6 gestores por mesa, con un total de104 participantes. El resultado son estas 19 Guías deTramitación de Familias (5 de ellas temáticas):

En la actualidad se están realizando las Guías deTramitación de Procedimientos comenzando con losprocedimientos de la Familia 2: Procedimientos deSubvenciones, Becas y Premios. Para esta familia seestá en proceso de elaboración de un decreto queregula la tramitación de todos los procedimientos deconcesión de subvenciones en la Administración dela Junta de Andalucía.

También en el ámbito de la regulación normativa, seestá elaborando la normativa que crea y regula elNodo de Información w@ndA

381


NOTAS


PPRROOYYEECCTTOO EESSTTAADDOO

Constitución Grupos de Usuarios TERMINADOConstitución Comités Técnicos TERMINADODefinición del Proyecto TERMINADODominio Semántico TERMINADOMetodología TERMINADOGuías de Tramitación de Familias TERMINADO

Oficina Control de Calidad EN EJECUCIÓNGuías de Tramitación de Procedimientos EN EJECUCIÓNComponente de Definición EN EJECUCIÓNComponente de Tramitación EN EJECUCIÓNComponente de Almacenamiento EN EJECUCIÓNComponentes de Conectividad EN EJECUCIÓNComponente Documental EN EJECUCIÓN

Componente de Presentación y Fidelización PENDIENTEComponente de Gestión PENDIENTE

servicio de la ciudadanÍa · los retos de la administración electrónica planteados en la junta...

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