Organización de Eventos

Alumno : Franklin RiveroC.I.: 21.129.358

Materia: Asuntos y Relaciones Públicas IProf.: Alejandra Peralta

Universidad Fermín ToroVicerrectorado Académico

Facultad de Ciencias Económicas y SocialesEscuela de Comunicación Social

Barquisimeto – Estado Lara

Organización de Eventos

Etapas del Evento

Se puede decir que la organización de eventos es el método mediante el cual la damos forma a un festival, ceremonia, reuniones, fiestas, convenciones, entre otras.

Primordialmente se debe tomar en cuenta el objetivo del evento y de esta forma dar iniciar con la parte de planificación, no obstante se debe estar muy seguro con el patrocinador del evento si esa es la idea que quiere llevar a cabo.

CASO: FESTIVAL ALIANZA SALSERA.

Comité de planificación y el papel del coordinado

En esta parte del evento, nos encontramos con lo que seria el organización del evento y la repartición jerárquica de cargos al personal que se encarga de dar forma y organizar. Es importante a la hora de seleccionar al personal, que estén acostumbrados a trabajar en equipo de esta forma sea mas eficaz el trabajo y se evitan problemas. De igual forma existirá un coordinador general que esta autorizado para tomar decisiones.

CASO: El Festival Alianza Salsera, tiene 7 personas que son las encargadas de la planificación, organización y estructuración de este evento. Están acostumbrados a trabajar en equipo y entre ellos hay un coordinador general.

Público Beneficiario

El publico forma parte fundamental de todos los eventos que se lleven a cabo, ante todo se debe realizar una investigación o estudio del publico y ver cuales son sus necesidades, de esta manera se llegaría al publico de una manera directa y de esta forma captar la atención.

CASO: El público que asiste a este evento, son familiares, amigos y demás bailarines que asisten debido a que se presentará alguien que conocen y su atención será enfocada en la tarima durante todo el evento.

Presupuesto

Cuando de dinero se trata, debe existir un manejo prudente, siempre tomando en cuenta quien será el encardo de coordinar del dinero, como se debe gastar, en que y para que, contando siempre las entradas de dinero.

CASO: el presupuesto se basa en latrocinantes y con la venta de rifas que ayudan a la realización de este gran festival de salsa.

Formato ó Duración

La duración es importante determinarla ya que de esta forma el publico tiene un tiempo determinado de cuanto durará la participación de cada exponente o presentación.

CASO: el tiempo estimado del evento es de 10 horas, que se dividen en 1 hora de la llegada del publico, 3 horas de presentación en tarima y 6 horas de orquesta en vivo y fiesta.

Asistencia prevista

Es necesario realizar un calculo de las personas que asistirán al evento, si anteriormente se han realizados eventos se pondrán conocer la cantidad de gente que asistirá al evento, pero si no es así, se debe realizar un estudio, de esta manera te ahorras personal, tiempo, estrés y dinero.

CASO: este festival se ha llevado a cabo durante 4 años consecutivos, lo cual cada año se reciben mas personas. El año pasado fueron 1200 personas.

Programación o Si el evento es de envergadura

Dependiendo del tipo de evento que se vaya a realizar, hay que tomar en cuenta el tiempo, de esta manera todo lo que éste necesite puede realizar de manera calmada sin ningún estrés. También hay que tomar en cuenta fechas que pueden ser negativas para la realización del evento como días feriadas, vacaciones escolares, otros eventos que tenga la misma fecha y hasta las condiciones meteorológicas.

CASO: Este festival toma alrededor de 9 meses planificarlo, aunque a los pocos días de dar por finalizado un festival, se monta en planificación el del año siguiente.

Locación del Evento

La locación tiene que adaptarse a la magnitud del evento, que sea céntrico o accesible. Una manera fácil de seleccionar un buen lugar es realizar una lista con los mejores lugares, tomando en cuenta el espacio, accesibilidad, tiempo de estadía, que ofrecen, entre otros.

CASO: este festival es realizado en el salón principal del Club Italo de Barquisimeto, se encuentra en una zona accesible, espacioso, entre otras cosas.