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Fundamentos de Fundamentos de la planeaciónla planeación

CapítuloCapítulo

77

Administración Stephen P. Robbins Mary Coulter

décima edición


7.17.1 ¿Qué es la planeación?¿Qué es la planeación?

• PlaneaciónPlaneación Una actividad gerencial primordial que implica:Una actividad gerencial primordial que implica:

Definir los objetivos de la organización.Definir los objetivos de la organización. Establecer una estrategia general para lograr dichos Establecer una estrategia general para lograr dichos

objetivos.objetivos. Desarrollar planes para las actividades del trabajo Desarrollar planes para las actividades del trabajo

organizacional.organizacional. Planeación formal:Planeación formal:

Objetivos específicos durante un periodo específico.Objetivos específicos durante un periodo específico. Se plantean por escrito y se comparten con los miembros de Se plantean por escrito y se comparten con los miembros de

la organización.la organización.


¿Por qué los gerentes planean?¿Por qué los gerentes planean?• Propósitos de la planeaciónPropósitos de la planeación

Proporciona dirección.Proporciona dirección. Reduce la incertidumbre.Reduce la incertidumbre. Minimiza el desperdicio y la redundancia.Minimiza el desperdicio y la redundancia. Establece los objetivos o los estándares para Establece los objetivos o los estándares para

controlar.controlar.


Planeación y desempeñoPlaneación y desempeño• Relación entre planeación y desempeñoRelación entre planeación y desempeño

La planeación formal se asocia con:La planeación formal se asocia con: Utilidades y rendimiento de activos más altos.Utilidades y rendimiento de activos más altos. Resultados financieros positivos.Resultados financieros positivos.

La calidad de la planeación y de la implementación La calidad de la planeación y de la implementación afecta más al desempeño que cuánta planeación se afecta más al desempeño que cuánta planeación se haya hecho.haya hecho.

El entorno externo puede reducir el impacto de la El entorno externo puede reducir el impacto de la planeación en el desempeño.planeación en el desempeño.

La planeación formal debe usarse durante varios La planeación formal debe usarse durante varios años antes de que comience a afectar al desempeño.años antes de que comience a afectar al desempeño.


7.27.2 ¿Cómo planean los gerentes?¿Cómo planean los gerentes?• Elementos de la planeaciónElementos de la planeación

Objetivos (metas)Objetivos (metas) Resultados deseados para los individuos, grupos u Resultados deseados para los individuos, grupos u

organizaciones enteras.organizaciones enteras. Proporcionan dirección y criterios para la evaluación del Proporcionan dirección y criterios para la evaluación del

desempeño.desempeño.

PlanesPlanes Documentos que describen cómo se lograrán los objetivos.Documentos que describen cómo se lograrán los objetivos. Describen las asignaciones de los recursos y establecen los Describen las asignaciones de los recursos y establecen los

programas de actividades.programas de actividades.

6

La PlanificaciónLa PlanificaciónObjetivos “El MesónObjetivos “El Mesón Sandwiches” Sandwiches” El objetivo de El Mesón Sandwiches consiste El objetivo de El Mesón Sandwiches consiste

en ofrecer el mejor sándwich del mundo, en ofrecer el mejor sándwich del mundo, elaborado con esmerada pasión y hacer esta elaborado con esmerada pasión y hacer esta experiencia accesible a todos nuestros experiencia accesible a todos nuestros visitantesvisitantes

Felipe Pérez Grajales

7

La PlanificaciónLa PlanificaciónObjetivos “El MesónObjetivos “El Mesón Sandwiches” Sandwiches” Objetivos establecidos Declaraciones oficiales de lo Objetivos establecidos Declaraciones oficiales de lo

que dice una organización que son sus objetivos, así que dice una organización que son sus objetivos, así como lo que quiere que las partes interesadas creancomo lo que quiere que las partes interesadas crean

Objetivos reales son los que la organización en la Objetivos reales son los que la organización en la realidad persigue, y son definidos por los acciones realidad persigue, y son definidos por los acciones de sus miembros de sus miembros


Tipos de objetivosTipos de objetivos• Objetivos financierosObjetivos financieros

Se relacionan con el desempeño financiero interno Se relacionan con el desempeño financiero interno que se espera de la organización.que se espera de la organización.

• Objetivos estratégicosObjetivos estratégicos Se relacionan con el desempeño de la empresa con Se relacionan con el desempeño de la empresa con

relación a los factores de su ambiente externo (como relación a los factores de su ambiente externo (como competidores).competidores).

• Objetivos establecidos frente a objetivos realesObjetivos establecidos frente a objetivos reales Las declaraciones oficiales ampliamente difundidas Las declaraciones oficiales ampliamente difundidas

de la organización (dirigidas al público en general) de la organización (dirigidas al público en general) que pueden ser irrelevantes para sus objetivos reales que pueden ser irrelevantes para sus objetivos reales (lo que en realidad ocurre en la organización). (lo que en realidad ocurre en la organización).


Figura 7-1Figura 7-1 Tipos de planesTipos de planes


Tipos de planesTipos de planes• Planes estratégicosPlanes estratégicos

Aplican a toda la organización.Aplican a toda la organización. Establecen los objetivos generales de la Establecen los objetivos generales de la

organización.organización. Buscan posicionar a la organización en su entorno.Buscan posicionar a la organización en su entorno. Abarcan periodos largos.Abarcan periodos largos.

• Planes operacionalesPlanes operacionales Especifican los detalles de cómo lograr los objetivos Especifican los detalles de cómo lograr los objetivos

generales.generales. Abarcan periodos más cortos.Abarcan periodos más cortos.


Tipos de planesTipos de planes• Planes de largo plazoPlanes de largo plazo

Planes con un periodo mayor a tres años.Planes con un periodo mayor a tres años.• Planes de corto plazoPlanes de corto plazo

Planes que abarcan un año o menos.Planes que abarcan un año o menos.• Planes específicosPlanes específicos

Planes claramente definidos y que no dan lugar a Planes claramente definidos y que no dan lugar a interpretaciones.interpretaciones.

• Planes direccionalesPlanes direccionales Planes flexibles que exponen pautas generales y Planes flexibles que exponen pautas generales y

proporcionan enfoque, pero permiten la discreción en proporcionan enfoque, pero permiten la discreción en su implementación.su implementación.


Tipos de planesTipos de planes• Plan únicoPlan único

Un plan para una vez, el cual se diseña Un plan para una vez, el cual se diseña específicamente para satisfacer las necesidades de específicamente para satisfacer las necesidades de una situación.una situación.

• Planes permanentesPlanes permanentes Planes continuos que proporcionan una guía para las Planes continuos que proporcionan una guía para las

actividades que se realizan repetidamente.actividades que se realizan repetidamente.


7.3 7.3 ObjetivosObjetivos

•Los objetivos son resultados que una empresa pretende alcanzar, o situaciones hacia donde ésta pretende llegar.


7.3 7.3 ObjetivosObjetivos•Características de los objetivos•Los objetivos deben ser:•Medibles•Los objetivos deben ser mensurables, es decir, deben

ser cuantitativos y estar ligados a un límite de tiempo. Por ejemplo, en vez del objetivo: “aumentar las ventas”, un objetivo medible sería: “aumentar las ventas en un 20% para el próximo mes”. Sin embargo, es posible utilizar objetivos genéricos, pero siempre y cuando éstos estén acompañados de objetivos específicos o medibles que en conjunto, permitan alcanzar los genéricos.


7.3 7.3 ObjetivosObjetivos•Claros•Los objetivos deben tener una definición clara,

entendible y precisa, no deben prestarse a confusiones ni dejar demasiados márgenes de interpretación.

•Alcanzables•Los objetivos deben ser posibles de alcanzar, deben

estar dentro de las posibilidades de la empresa, teniendo en cuenta la capacidad o recursos (humanos, financieros, tecnológicos, etc.) que ésta posea. Se debe tener en cuenta también la disponibilidad de tiempo necesario para cumplirlos.


7.3 7.3 ObjetivosObjetivos•Alcanzables•Los objetivos deben ser posibles de alcanzar, deben estar

dentro de las posibilidades de la empresa, teniendo en cuenta la capacidad o recursos (humanos, financieros, tecnológicos, etc.) que ésta posea. Se debe tener en cuenta también la disponibilidad de tiempo necesario para cumplirlos.

•Desafiantes•Deben ser retadores, pero realistas. No deben ser algo que

de todas maneras sucederá, sino algo que signifique un desafió o un reto. Objetivos poco ambiciosos no son de mucha utilidad, aunque objetivos fáciles al principio pueden servir de estímulo para no abandonar el camino apenas éste se haya iniciado.


7.3 7.3 ObjetivosObjetivos•Realistas•Deben tener en cuenta las condiciones y

circunstancias del entorno en donde se pretenden cumplir, por ejemplo, un objetivo poco realista sería aumentar de 10 a 1000 empleados en un mes. Los objetivos deben ser razonables, teniendo en cuenta el entorno, la capacidad y los recursos de la empresa.

•Coherentes•Deben estar alineados y ser coherentes con otros

objetivos, con la visión, la misión, las políticas, la cultura organizacional y valores de la empresa.


7.3 7.3 ObjetivosObjetivos•Objetivos generales• Son expresiones genéricas, algunos ejemplos de objetivos

generales o genéricos son: ser el líder del mercado. incrementar las ventas. generar mayores utilidades.

• Objetivos específicos• Son objetivos concretos necesarios para lograr los objetivos

generales, están expresados en cantidad y tiempo, algunos ejemplos de objetivos específicos son: aumentar las ventas mensuales en un 20%. generar utilidades mensuales mayores a US$20 000 a

partir del próximo año. obtener una rentabilidad anual del 25%.


7.3 7.3 Cómo establecer objetivos y Cómo establecer objetivos y desarrollar planesdesarrollar planes

• Establecimiento tradicional de objetivosEstablecimiento tradicional de objetivos Los objetivos generales se establecen en los niveles altos de la Los objetivos generales se establecen en los niveles altos de la

organización.organización. Los niveles altos de la administración saben qué es lo mejor Los niveles altos de la administración saben qué es lo mejor

debido a que pueden ver la “perspectiva general”.debido a que pueden ver la “perspectiva general”. Luego, los objetivos se convierten en subobjetivos para cada Luego, los objetivos se convierten en subobjetivos para cada

nivel de la organización.nivel de la organización. Los objetivos tienen la intención de guiar y obligar desde los Los objetivos tienen la intención de guiar y obligar desde los

niveles superiores.niveles superiores. Los objetivos Los objetivos pierden claridad y enfoque pierden claridad y enfoque conforme los conforme los

gerentes de nivel inferior intentan definir los objetivos para sus gerentes de nivel inferior intentan definir los objetivos para sus propias áreas de responsabilidadpropias áreas de responsabilidad..


Figura 7-2Figura 7-2 Los inconvenientes del Los inconvenientes del establecimiento establecimiento tradicional de objetivostradicional de objetivos


• Mantener la jerarquía de los objetivosMantener la jerarquía de los objetivos Cadena de medios y fines:Cadena de medios y fines:

Red integrada de objetivos que resulta de establecer una Red integrada de objetivos que resulta de establecer una jerarquía claramente definida de los objetivos de la jerarquía claramente definida de los objetivos de la organización.organización.

El cumplimiento de los objetivos de los niveles inferiores es El cumplimiento de los objetivos de los niveles inferiores es el medio para lograr los objetivos de los niveles superiores el medio para lograr los objetivos de los niveles superiores (fines).(fines).

Cómo establecer objetivos y Cómo establecer objetivos y desarrollar planes (cont.)desarrollar planes (cont.)


• Administración por objetivos (APO)Administración por objetivos (APO) Los empleados y los gerentes determinan Los empleados y los gerentes determinan

conjuntamente los objetivos específicos de conjuntamente los objetivos específicos de desempeño.desempeño.

Se revisa periódicamente el progreso hacia el Se revisa periódicamente el progreso hacia el cumplimiento de los objetivos.cumplimiento de los objetivos.

Las recompensas se asignan basadas en los Las recompensas se asignan basadas en los objetivos.objetivos.

Elementos clave de la APO:Elementos clave de la APO: Especificidad de los objetivos, toma de decisiones Especificidad de los objetivos, toma de decisiones

participativa, periodo explícito de evaluación/desempeño, participativa, periodo explícito de evaluación/desempeño, retroalimentación.retroalimentación.

Cómo establecer objetivos y Cómo establecer objetivos y desarrollar planes (cont.)desarrollar planes (cont.)


Figura 7-3Figura 7-3 Pasos de un programa típico Pasos de un programa típico de APOde APO

1. Se formulan los objetivos generales y estrategias de la organización.2. Los objetivos principales se asignan a las unidades divisionales y

departamentales.3. Los gerentes de unidades establecen objetivos específicos para sus

unidades en colaboración con sus gerentes.4. Los objetivos específicos son establecidos en colaboración con

todos los miembros del departamento.5. Los gerentes y los empleados especifican y acuerdan planes de

acción que definen cómo lograrán los objetivos.6. Se implementan los planes de acción.7. El progreso hacia los objetivos se revisa periódicamente, y se da

retroalimentación.8. Se refuerza el logro exitoso de los objetivos mediante recompensas

basadas en el desempeño.


¿La APO funciona?¿La APO funciona?• Razón del éxito de la APORazón del éxito de la APO

El compromiso y la participación de la gerencia.El compromiso y la participación de la gerencia.

• Problemas potenciales con los programas de Problemas potenciales con los programas de APOAPO No son tan eficaces en los entornos dinámicos, por lo No son tan eficaces en los entornos dinámicos, por lo

que se requiere volver a establecer objetivos que se requiere volver a establecer objetivos constantemente.constantemente.

El énfasis excesivo en el logro individual puede El énfasis excesivo en el logro individual puede generar problemas con el trabajo en equipo.generar problemas con el trabajo en equipo.

Dejar que el programa APO llegue a ser una baraja Dejar que el programa APO llegue a ser una baraja anual de trabajo administrativo.anual de trabajo administrativo.


Figura 7-4Figura 7-4 Objetivos bien escritosObjetivos bien escritos

• Están escritos en términos de Están escritos en términos de resultados, en lugar de accionesresultados, en lugar de acciones Se enfocan en los fines, en Se enfocan en los fines, en

lugar de en los medios.lugar de en los medios.• Son mensurables y Son mensurables y

cuantificablescuantificables Definen específicamente Definen específicamente

cómo se va a medir el cómo se va a medir el resultado y cuánto se espera resultado y cuánto se espera de ellos.de ellos.

• Son claros respecto de un Son claros respecto de un periodoperiodo Cuánto tiempo deberá Cuánto tiempo deberá

transcurrir antes de medir el transcurrir antes de medir el logro.logro.

• Son desafiantes pero posiblesSon desafiantes pero posibles Los objetivos no ambiciosos Los objetivos no ambiciosos

no motivan.no motivan. Los objetivos muy Los objetivos muy

ambiciosos motivan si son ambiciosos motivan si son posibles de lograr.posibles de lograr.

• Están por escritoEstán por escrito Enfocan, definen y hacen Enfocan, definen y hacen

que los objetivos sean que los objetivos sean visibles.visibles.

• Se comunican a todos los Se comunican a todos los miembros de la organización que miembros de la organización que deban saberlosdeban saberlos Ponen a todo el mundo “en la Ponen a todo el mundo “en la

misma sintonía”.misma sintonía”.


Pasos para establecer objetivosPasos para establecer objetivos1.1. Revisar la declaración de misión de la organización.Revisar la declaración de misión de la organización.

¿Los objetivos reflejan la misión?¿Los objetivos reflejan la misión?2.2. Evaluar los recursos disponibles.Evaluar los recursos disponibles.

¿Hay recursos suficientes para lograr la misión?¿Hay recursos suficientes para lograr la misión?3.3. Determinar los objetivos individualmente o con otros.Determinar los objetivos individualmente o con otros.

¿Los objetivos son específicos, mensurables y oportunos?¿Los objetivos son específicos, mensurables y oportunos?4.4. Escribir los objetivos y comunicarlos.Escribir los objetivos y comunicarlos.

¿Está todo el mundo en la misma sintonía? ¿Está todo el mundo en la misma sintonía? 5.5. Revisar los resultados y si los objetivos se están Revisar los resultados y si los objetivos se están

cumpliendo.cumpliendo.¿Qué cambios se necesitan en la misión, los recursos o los ¿Qué cambios se necesitan en la misión, los recursos o los

objetivos?objetivos?


Desarrollo de planesDesarrollo de planes• Factores de contingencia en la planeación que Factores de contingencia en la planeación que

hace un gerentehace un gerente Nivel del gerente en la organización:Nivel del gerente en la organización:

Planes estratégicos en los niveles superiores.Planes estratégicos en los niveles superiores. Planes operacionales en los niveles inferiores.Planes operacionales en los niveles inferiores.

Grado de incertidumbre ambiental:Grado de incertidumbre ambiental: Entorno estable: planes específicos.Entorno estable: planes específicos. Entorno dinámico: planes específicos pero flexibles.Entorno dinámico: planes específicos pero flexibles.

Duración de compromisos futuros:Duración de compromisos futuros: Concepto de compromiso:Concepto de compromiso: los planes actuales que afecten los planes actuales que afecten

compromisos futuros deben ser considerados a un plazo lo compromisos futuros deben ser considerados a un plazo lo suficientemente largo para cumplirlos.suficientemente largo para cumplirlos.


Figura 7-5Figura 7-5 Planeación y nivel Planeación y nivel organizacional en la organizacional en la jerarquía de las jerarquía de las organizacionesorganizaciones


Métodos de planeaciónMétodos de planeación• Establecimiento de un departamento de Establecimiento de un departamento de

planeación formalplaneación formal Un grupo de especialistas en planeación que Un grupo de especialistas en planeación que ayudanayudan

a los gerentes a escribir los planes organizacionales.a los gerentes a escribir los planes organizacionales. Planear es una función de los gerentes; nunca debe Planear es una función de los gerentes; nunca debe

convertirse en la única responsabilidad de los convertirse en la única responsabilidad de los planeadores.planeadores.

• Involucrar en el proceso a más miembros de la Involucrar en el proceso a más miembros de la organizaciónorganización Los miembros de las unidades de diferentes niveles Los miembros de las unidades de diferentes niveles

desarrollan los planes y luego son coordinados con desarrollan los planes y luego son coordinados con otras unidades de la organización.otras unidades de la organización.


7.4 7.4 Temas contemporáneos de Temas contemporáneos de planeaciónplaneación

• Críticas a la planeaciónCríticas a la planeación La planeación puede generar rigidez.La planeación puede generar rigidez.

No es posible desarrollar planes para un entorno dinámico.No es posible desarrollar planes para un entorno dinámico.

Los planes formales no pueden sustituir la intuición y la Los planes formales no pueden sustituir la intuición y la creatividad.creatividad.

La planeación centra la atención de los gerentes en la La planeación centra la atención de los gerentes en la competencia actual y no en la supervivencia a futuro.competencia actual y no en la supervivencia a futuro.

La planeación formal refuerza el éxito, lo que puede llevar al La planeación formal refuerza el éxito, lo que puede llevar al fracaso.fracaso.

Sólo planear no es suficiente.Sólo planear no es suficiente.


Temas contemporáneos de Temas contemporáneos de planeación (cont.)planeación (cont.)

• Planeación eficaz en entornos dinámicosPlaneación eficaz en entornos dinámicos Desarrollar planes que sean específicos pero Desarrollar planes que sean específicos pero

flexibles.flexibles. Entender que la planeación es un proceso continuo.Entender que la planeación es un proceso continuo. Cambiar los planes cuando las condiciones lo Cambiar los planes cuando las condiciones lo

justifiquen.justifiquen. Persistir en la planeación finalmente vale la pena.Persistir en la planeación finalmente vale la pena. Favorecer la jerarquía de la organización para Favorecer la jerarquía de la organización para

fomentar el desarrollo de las habilidades de fomentar el desarrollo de las habilidades de planeación en todos los niveles de la organización.planeación en todos los niveles de la organización.


Términos que conocerTérminos que conocer• planeaciónplaneación• objetivosobjetivos• planesplanes• objetivos establecidosobjetivos establecidos• objetivos realesobjetivos reales• periodoperiodo• planes estratégicosplanes estratégicos• planes operacionalesplanes operacionales• planes de largo plazoplanes de largo plazo• planes de corto plazoplanes de corto plazo• planes específicosplanes específicos

• planes direccionalesplanes direccionales• plan únicoplan único• planes permanentesplanes permanentes• establecimiento establecimiento

tradicional de objetivostradicional de objetivos• cadena de medios y finescadena de medios y fines• administración por administración por

objetivos (APO)objetivos (APO)• misiónmisión• concepto de compromisoconcepto de compromiso• departamento de departamento de

planeación formalplaneación formal

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