riesgo institucional

)

Personería Municipal de Cajicá compiometidos por sus detechos ^apa do Rlesgos Personería Municipal de Cajicá

C ó d i g o

V e r a i ó n F e c h a

PMCP-GC-001

1 Diciembre de 2013

Nombra del Proceso: Ol^etivo del Proceso:

Todos Los procesos Mapa de Rlesgos Intituclonal de la Personeria Municipal de d ^ l c á

P« Probabilidad l> Impacto

Riesgo identificado

C lase

C a l i f i c a c i ó n E v a l u a c i ó n

Riesgo Zona de

_We8ao_

Controles Existentes

D e s p u é s de Controles

Nueva E v a l u a c i ó n

Zona de

Riesgo

Opciones de Manejo

Acciones de Control

Responsable Frecuencia Indicador

D a A o d e l a d o c u m e n t a c i ó n a causa de la humedad

E s t r a t é g i c o , imagen, legal 5 Extrema

Prtjfeger la d o c u m e n t a c i ó n de los posibles daftos que se puedan presentar Extrema

Reducir el riesgo, evitar compartir o transferir

Solicitar a la a d m i n i s t r a c i ó n la r e v i s i ó n y mantenimiento correctivo de la c o n s t r u c c i ó n

Funcionarlos P e r s o n e r í a Municipal Mensual

No.de actividades ejecutadas/No. De actividades

Dafk) de la d o c u m e n t a c i ó n debido a la falta de e s t a n t e r í a para s o p o r t a r í a

E s t r a t é g i c o , imagen, legal 5 Extrema

Ubicar la d o c u m e n t a c i ó n p r o t e g i é n d o l a Extrema

Reducir el riesgo, evitar compartir o transferir

Compra de e s t a n t e r í a y u b i c a c i ó n de un tugar adecuado para su p r o t e c c i ó n

Funcionarios Personeria Municipal Mensual

No.de actividades ejecutadas/No. De actividades planteadas

M a t e r i a l i z a c i ó n de riesgos por la falta de seguimiento a los mismos

Operativo, Inrtagen. financiero, e s t r a t é g i c o Extremo

Hacer seguimiento a los controles de los riesgos y iejecutarlos de acuerdo con s u s prioridad Extrema

Reducir ir el riesgo, evitar compartir o transferir

Desarrollar indicadores y utüizar tos como entrada para la toma de decisiones


A u m e n t a c i ó n de los indicadores y u t i l i zac ión de la i n f o r m a c i ó n para la toma de decisiones

Que los productos MECI no e s t é n actualizados debido a la u t i l i zac ión los mismos y r e v i s i ó n constante

dej Imagen. Operativo, E s t r a t é g i c o 5 Extremo

A l i m e n t a c i ó n de los indicadores de g e s t i ó n de los procesos y del Mapa de Riesgos 4 Extrema

Redudr Ir el riesgo, evitar compartir o t r a n s f e r í r

Desarrollar indicadores y utilizarlos como entrada para la tomada decisiones

Funcionarios P e r s o n e r í a Municipal Mensual

A l i m e n t a c i ó n de los indicadores y u t i l i zac ión de la itTformación para la toma de decisiones

Por volumen de trabajo puede demorarse respuesta a los usuarios Cumplimiento Extrema

Establecer prioridades de acuerdo con controles de a n t i g ü e d a d e impacto del requerimiento 3 Alta

Reducir el riesgo, evitar, comparfiro transferir

Contar con m á s personal para poder atender todas las solicitudes

Funcionarios de la Personeria Municipal Mensual

respuestas dadas a la comunidad al mes/numero de solicitudes formuladas por la

6

Posible incumplimiento en tareas por falta de Recurso Humano

E s t r a t é g i c o , Imagen y Cumplimiento 4 5 Extrema

Dis t r i tx jc ión de tareas a todos los funcionarios, desarrollo de actividades de a t e n c i ó n directa en todos los c a s o s a la comunidad por parte del Personero, desarrollo de convenios con universidades ; contratar apoyo a la g e s t i ó n 2 4 Alta

Reducir el riesgo, evitar, compartir o transferir

proyecto al Concejo a fin de ampliar el recurso humano a servicio de la p e r s o n e r í a municipal de C a j i c á

Funcionarios de la Personeria Municipal

C a d a tres meses

No.de personas contratadas/No. Oe personas requeridas

7

Posible incumplimiento de tareas por falta de Recursos Financieros

E s t r a t é g i c o , Imagen y Cumplimiento 4 5 Extrema

Solicitud apoyo log ís t ico a la A d m M s t r a c t ó n Municipal 2 4 Alta

Reducir el riesgo, evitar, compartir 0 transferir

A d q u i s i c i ó n de nuevos recursos a fin de poder cumplir con (os requerimientos de la comunidad

Funcionarios de la Personeria Municipal

C a d a tres meses

Recursos adquiridos/recurs os necesitados. Cumplimiento de cronogramas de trabado

8

Queja ante el Consejo o Superior por no hatier allegado soportes de investigaciiVi solicitada por entidad de control debido a que otra entidad no aporto a la Personeria la Legal 3 5 Extremo

Estarse comunicando con la entidad y dejar las evidencias de las solicitudes 3 3 Alta

Reducir riesgo, evitar, compartirte t r a n s f e r í r

Seguimiento y dejar evidencia del mismo

Funcionarios Personeria Municipal Semanal

Listado de documentos y gestiones que deben ser tramitados por otras entidades

9

Vencimiento de t é r m i n o s de las comisiones designadas Legal 3 5 Extremo

R e v i s i ó n de los t é r m i n o s dados, establecimiento de tareas y e j e c u c i ó n de las mismas 1 4 Alta

Reducir el ríesgo, evitar, compartir o transferir

buena r e l a c i ó n con los proveedores de i n f o r m a c i ó n y


comisiones designadas al mes y estado de las mismas

10

Apertura de i n v e s t i g a c i ó n a los funcionarios a causa del e n v i ó e x t e m p o r á n e o de las declaraciones de los desplazados a A c c i ó n Social Legal 3 5 Extremo

R e c e p c i ó n y e n v i ó inmediato de las declaraciones de los desplazados de a c c i ó n social, lista de chequeo para evidenciar el cumplimiento 1 4 Alta

Reducir el ríesgo. evitar compartir o t r a n s f e r í r

Seguimiento a los e n v í o s y r e c o n f i m i a c i ó n de los mismos

Funcionarios de la P e r s o n e r í a Municipal Semartal

D i s m i n t r i ó n d e l tiempo de e n v i ó de declaraciones d é l o s desplazados a A c c i ó n Social

11

Perdida de d o c u m e n t a c i ó n a causa del traslado de personeria a archivo central

E s t r a t é g i c o , imagen, legal 3 5 Extrema

Tomar medidas de p r o t e c c i ó n e inventario de la r i n c i i m e n t a c i ó n cuando e s trasladada de un lugar a otro 2 4 Alta

Reducir el ríesgo. evitar, compartir o t rans fe r í r

Seguimiento y p r o t e c c i ó n de la d ( K : u m e n t a c i ó n durante su traslado

Funcionarios Personeria Munidpal Mensual

Cantidad de d o c u m e n t a c i ó n trasladada sin i w i g ú n problema/Cantida d d e d o c u m e n ^ d ó n que debe ser trasladada

12

Sanciones por no darle el t r á m i t e respectivo a los procesos disciplinarios

Legal, cumplimiento 3 5 Extrema

h n p l e m e n t a d ó n del seguimiento de los estados de procesos m e d í a n t e uso de planilla que e s t é disponible por internet, con la p r o t e c c i ó n que s e a del caso, respecto a la i n f o r m a c i ó n 2 4 Alta

Reducir el riego, evitar, compartir 0 transferir

Establecimiento de mecanismos de seguimiento, estandarizar la actividad y reducir tiempos de respuesta

Funcionarios P e r s o n e r í a Municipal Trimestral

Listado estado de procesos disdplinarios, ultima a c t u a d ó n y fecha de la p r ó x i m a

13

Por cuestiones de tiempo y actividades tallar a c i t a c i ó n del uzgado

Legal, C u m p l i r t í i e n t o 3 5 Extrema

Llevar el aonograma, priorizar actividades y asistir puntualmente 2 4 Alta

Redudr el riego, evitar, compartir 0 t r a n s f e r í r

Revisar la agenda diariamente y hacerle el seguimiento

Fundonarios P e r s o n e r í a Munidpal Trimestral

No. De citaciones a las cuales s e a s i s t i ó / N o . De citaciones programadas

14 P r e s c r i p c i ó n de ios Procesos que s e llevan Legal 3 5 Extremo

O r g a n i z a c i ó n de trabajo. seguimiento al estado de cada proceso 2 4 Alto

Redudr el riesgo, evitar, compartir o transferir

Compartir i n f o r m a d ó n con alertas haciendo uso de herramientas de Internet

Fundonarios Personeria Munidpal Mensual

No. De procesos p r ó x i m o s a prescr í t i i r /no . Total de procesos

15

Falta de a t e n c i ó n a los usuarios durante la temporada de vacaciones de las universidades

Operativo y Cumplimiento 4 • 4 Extremo

Soporte con los funcionarios de la Personeria munidpal 3 3

*

AHo

Reducir el riesgo, evitar, compartir o transferir

Buscar celebrar convenios con Universidad de que trabajan tres semestres por a ñ o

F u n c i o n a r í o s Personeria Municipal Mensual

Listado de Universidades con convenio y horarios que manejan

16

Intermitencia en la p r e s t a c i ó n del servido de INTERNET espedalmente importante para el contacto con la unidad de victimas |3ara la a t e n c i ó n de la p o t H a c i ó n desplazada T e c n o l ó g i c o 3 5 Extrema

Tener medios aWemativos para la p r e s t a c i ó n del servicio de Internet, solicitar a la A d m i n i s t r a c i ó n revise el tema y suministre el soporte en todo momento 1 4 Alta

Reducir el riesgo, evitar, compartir 0 transferir

Seguimiento al internet y reporte inmediato de su falla

F u n c i o n a r í o s Personeria Munidpal Manual

No. De reportes que s e demoran en ser remitidos/No. Total de reportes enviados

17

Posible d a ñ o s de equipos por las subida y bajas de e n e r g í a e l é c t r i c a por falta de una U P S 0 mecanismo que proteja los equipos

T e c n o l ó g i c o , operativo, imagen, legal 4 4 Extrema

Compra de los equipos que s e requieren a fin de garantizar el funcionamiento t e c n o l ó g i c o 3 3 Alta

Reducir el riego, evitar, compartir 0 b'ansferir

Compra y mantenimiento de equipos de p r o t e c c i ó n

Fundonarios P e r s o n e r í a Munidpal Semestral

E q u i p e » requeridos c o m p r a í t o s / t o t a l equipos requeridos

18

Riesgo de Enfemfiedades laborales, en especial aquellas a causa de la humedad, presencia de á c a r o s u hongos

Seguridad y Salud Ocupadonal 3 4 Extrema

Solicitar Mejoras de las instalaciones f í s i c a s de la entidad 1 3 Moderada

Asumir el ríesgo, redudr el riesgo

Vigilanda en Salud P e r s o n e r í a - A R L Mensual

E j e c u c i ó n plan de mejoramiento e latwado tras visita de la A R L

19

Posible a g r e s i ó n de un dudadano descontento 0 que tiene problemas y se desquita con los funcionarios de la entidad

Social, de Imagen, Seguridad y Salud Ocupadonal 3 5 Extrema

E s t a d ó n de divisiones que eviten que los usuarios se agrupen y no dejen laborar al funcionario en forma adecuada 1 3 Moderada

Asumir el riesgo, reducir el riesgo

C a p a d t a c i ó n a los funcionarios en manejo de situaciones como é s t a s

Funcionarios p e r s o n e r í a Mensual

No. De personas que registran actitudes hostiles/No. total de personas atendidas

20

Presenda de humedad en la Ofidna de la C a s a de la Justicia

Seguridad y Salud Ocuioadonal 4 3 Alta

Desarrollo de programa de mantenimiento preventivo y correctivo de las instalaciones de la Personeria 3 2 Moderada

Asumir el riesgo, redudr el ríesgo

E j e c u d ó n programas de mantenimiento

Fundonarios p e r s o n e r í a Mensual

No. De actividades ejecutadas/No. De actividades programadas

^ ) •) )

21

Incidencia del sol en forma directa sobre persona y equipos en la C a s a de la Justicia a falta de una p e l í c u l a en el vidrio que minimice Operativo 4 3 Alta

I n s t a l a c i ó n de p e l í c u l a en los vidrios 3 2 bkxterada

Asumir el ríesgo redudr el ríesgo

q e c u d ó n programas de mantenimiento

F u n c i o n a r í o s p e r s o n e r í a Mensual

No. De actividades ejecutadas/No. c i é actividades programadas

22

Riesgo de incendio debido a la presencia de alta carga combustible, alfombras, papeles, muebles etc., en la Oficina ubicada en la A l c a l d í a

Seguridad y Salud Ocupadonal 3 5 Exti-ema

Solicitar la visita de la A R L y pedir un estudio de puestos de trabajo, organizar d o c u m e n t a c i ó n en archivador, y comprar extintores que apliquen para la ofidna 1 3 Moderada

Asumir el riesgo, redudr el riesgo

Tener bakutis de i n f o r m a c i ó n en lugar diferente a la oficina prindpal

Funcionarios personeria Mensual

E j e c u c i ó n plan de mejoramiento elaborado h^s visita de la A R L

23

Falta de cobertura y a c o m p a ñ a m i e n t o a algunas de las entidades que lo solicitan

Operativo y E s t r a t é g i c o 3 4 Extrema

Establedmiento de cronogramas trabajo 1 3 Moderada

Asumir el riesgo, redudr el ríesgo

Desarrollar actividades concertadas con las entidades

F u n c i o n a r í o s de la P e r s o n e r í a Munidpal

Cada Semesb-e

Cumplimiento de Cronogramas de trabajo y listado de solicitudes

24

No poder satisfacer las expectativas de !a comunidad

E s t r a t é g i c o , Imagen y Cumplimiento 3 5 Exti'ema

Establedmiento de cronogramas trabajo, conbatar personal de apoyo, celetirar convenios, atender varios temas s i m u l t á n e a m e n t e 1 3 Moderada

Asumir el ríesgo, reducir el ríesgo

Pr ío r í za r las adividades, disponer de m á s personal, gestionar recursos

F u n c i o n a r í o s de la P e r s o n e r í a Munidpal

C a d a tres meses

T a b u l a c i ó n de las encuestas de s a t i s f a c d ó n

25

Peligro de d a ñ o s a causa de situaciones de orden p ú b l i c o

Operativo y de Syso (Seguridad y Salud Ocupadonal) 2 5 Exti-ema

S e n s i b i l i z a d ó n a la comunidad sobre el respeto a los bienes pút i l icos 1 3 Moderada

Asumir el ríesgo, redudr el ríesgo

Hroieccion a s ios bienes a b ' a v é s de c o n t i ^ t a d ó n de p ó l i z a s integrales de seguros

F u n c i o n a r í o s de la P e r s o n e r í a y la A l c a l d í a de C a j i c á Anual

Total bienes, p ó l i z a s contratadas, amparos y d e d u c í b l e s

26

27

rana U B U J I I U U I y seguimientos a las personas que son atendidas en la C a s a de Justicia, d e s c o n o c i é n d o s e n ú m e r o , casos frecuentes, tramites y

Cumplimiento y Operativo 5 4 Exti-ema

que por o b l i g a c i ó n detien ser diligendadas por tos estudiantes y revisadas por su coordinador, entregadas en la Secretaria de la Personeria para a n á l i s i s y posterior r e v i s i ó n para 3 2 Moderada

Asumir el ríesgo, redudr el ríesgo

r \ e v r a i u i i a e i i i c i i f e i i

a e s t a d í s t i c a s , í m p l e m e n t a r encuesta de s a t i s f a c c i ó n al usuario a fin que cada uno la diligende y a s í

F u n d o n a r í o s de la P e r s o n e r í a Municipal Mensual

E s t a d í s t i c a s consolidadas mensuales, fotos de evidencia de trabajo realizado por estudiantes

28 Inadecuado manejo de la i n f o r m a c i ó n .

Imagen y cumplimiento 3 4 Exti'ema

A p l i c a c i ó n del c ó d i g o de é t i c a de la P e r s o n e r í a , s e n s i b i l i z a d ó n a los f u n c i o n a r í o s sobre el tema 1 3 Moderada


Establecer como un valor i n t r í n s e c o a la o r g a n i z a c i ó n ta reserva en la i n f o r m a c i ó n

F u n c i o n a r í o s de la P e r s o n e r í a Munidpal Semestral

R e a l i z a d ó n de capadtadones y e v a l u a c i ó n de eticada de las mismas

29

Inadecuada a t e n c i ó n al usuario, ya por los funcionarlos que laboran en la p e r s o n e r í a 0 por los estudiantes que apoyan la g e s t i ó n

Imagen y cumplimiento 3 4 Extrema

A c t u a l i z a c i ó n a ios f u n c i o n a r í o s en materia de a t e n c i ó n a los usuarios, desarrollo de estrategas de s o l u c i ó n de conflictos 1 3 Moderada

Asumir el ríesgo, reducir el ríesgo

Establecer encuestas de s a t i s f a c c i ó n a los usuarios, t a b u l a r í a s y u s a r í a s como elemento de entrada para la toma de decisiones

Funcionarios de la P e r s o n e r í a Municipal Mensual

T a b u l a c i ó n encuestas de s a t i s f a c c i ó n

30

Desconocimiento de la g e s t i ó n adelantada por la P e r s o n e r í a por parte de la comunidad Imagen 3 4 Extrema

P u b l i c a c i ó n de la g e s t i ó n en la p á g i n a web, carteleras e integrar noticias en los posible, a la i n f o n n a c i ó n que e s remitida por la A d m i n i s t r a c i ó n Municipal. 1 3

f

Moderada Asumir el riesgo, reducir el ríesgo

M e d i c i ó n del impacto en la comunidad a t r a v é s de preguntas sotire i n f o r m a c i ó n alli publicada durante reuniones o en las visitas que hacen los usuarios

Funcionarios de la Personeria Municipal Semestral

Piezas comunicativas y m e d i c i ó n de su impacto

31

Incumpl'tmiento en la e j e c u c i ó n de las capacitaciones a la Comunicad programadas por la P e r s o n e r í a

Cumplimiento, operativo 3 4 Extremo

Control a las acciones extemas que puedan impedir la e j e c u c i ó n de dichas capacitaciones: p r e p a r a c i ó n del evento con suficiente a n t e l a c i ó n . 1 3 Moderada


Seguimiento a controles, rev is ión de cronogramas

Funcionarios de la P e r s o n e r í a Municipal Semestral

No. D e capacitaciones ejecutadas/No. De capacitaciones programadas

32

Queja del usuario ante la P r o c u r a d u r í a debido a que no rec ib ió respuesta de su solicitud que formulo ante la P e r s o n e r í a pero estaba dirigida a otra entidad Legal 3 5 Extremo

Responder todas las solicitudes de la comunidad, hacer el seguimiento adecuado a la respuesta de las mismas 1 3 Moderada

Asumir el riego, reducir el riesgo

Tener el listado de solicitudes y revisar que todas y cada uno han sido tramitadas y su t r á m i t e se ha informado al usuario


No. De solicitudes respondidas/No. De solicitudes formuladas

33

Dificultad de r e c u p e r a c i ó n de la i n f o m i a c i ó n al no tener implementadas y actualizadas las tablas de r e t e n c i ó n documental en su totalidad

E s t r a t é g i c o , imagen, legal 3 5 Extrema

C o n t r a t a c i ó n de la a c t u a l i z a c i ó n e i m p l e m e n t a c i ó n de las Tablas de R e t e n c i ó n Documental de la Personeria 1 3 Moderada

Asumir el riesgo, evitar, compartir 0 transferir

Evidenciar el grado de avance en la a c t u a l i z a c i ó n e i m p l e m e n t a c i ó n de las T R O

Funcionarios P e r s o n e r í a Municipal Mensual

No.de actividades ejecutadas/No. De actividades planteadas

34

Perdida de tiempo por Presencia de c a s o s que son por temas pol í t icos y denuncias que no tienen fundamento

Imagen, Cumplimiento, legal 3 4 Extrema

C o n c i e n t i z a c i ó n a las personas que los casos denunciados detjen estar basados en situaciones reales 2 3 Moderada

Asumir el riesgo, reducir el riego

R e v i s i ó n de los casos y r e c o l e c c i ó n de pruebas o desistir del mismo s e g ú n el caso

Funcionarios P e r s o n e r í a Municipal Semestral

No.de c a s o s sin fundamento/No, total de casos

35

lmposit)ilidad de atender las solicitudes de la v e e d u r í a

E s t r a t é g i c o , cumplimiento 3 5 Extrema

R e v i s i ó n de solicitudes, i n v e s t i g a c i ó n y respuesta, establecer e s t á n d a r e s y buscar disminuir tiempo de respuesta 2 3 Moderada


Hacer seguimiento junto con las d e m á s solicitudes y dar respuesta


No. De solicitudes resueltas/No. De solicitudes formuladas

36

Sanciones por no responder oportunamente solicitudes

Legal, Cumplimiento 3 5 Extrema

Responder acuerdo con el orden, crear formato que fundone en internet y al a i a l tengan acceso todos los funcionarios a fin que puedan hacer seguimierrto y a c t ú e n . 2 3 Moderada

Asumir el ríesgo, redudr el riesgo

Hacer seguimiento junto con las d e m á s soTicitudes y dar respuesta

F u n c i o n a r í o s P e r s o n e r í a Munidpal Mensual

No. De solicitudes resueRas/No. De solicitudes formuladas

37

No desarrollar actividades por falta de tiempo 0 recursos

Imagen, operativo 3 5 Extrema

Gestionar recursos y apoyo log ís t ico para la Personeria 1 3 Moderada


A d í d o n e s p r e s u p u é s t a l e s

Funcionarios de la P e r s o n e r í a Municipal Mensual

No .Oe actividades ejecutadas/No. De actividades programadas

38

Desconocimiento a profundidad del tema de g e s t i ó n amt> íen ta i

E s t r a t é g i c o , cumplimiento 3 5 Extrema

Capacitar y desarrollar incentivos para los funcionarios que mejoren s u desempef^o en este aspecto 2 3 Moderada


E s t a r e n f o r m a c i ó n permanente sobre el tema

Funcionados de la P e r s o n e r í a Munidpal Semestral

No. De f u n c i o n a r í o s capacitedos/No.d e f u n c i o n a r í o s de la P e r s o n e r í a

39

Riesgo de Enfemiedades lalxjrates, en especial aquellas a causa de la humedad, presencia de á c a r o s u hongos


Solicitar Mejoras de las instaladones f í s i c a s de la entidad 1 3 Moderada

Asumir el ríesgo. redudr el riesgo

Vigilancia en Salud P e r s o n e r í a - A R L Mensual

E j e c u c i ó n plan de mejoramiento elaborado ta^s visKa de la A R L

40

Posible a g r e s i ó n de un ciudadano descontento 0 que tiene problemas y se desquita con los funcionarios de la entidad

Soda l .de Imagen, Seguridad y Salud Ocupadonal 3 5 Extrema

E s t a d ó n de divisiones que eviten que los usuarios se agrapen y no dejen laborar al fundonario en forma adecuada 1 3 Moderada

Asumir el ríesgo. reducir el riesgo

C a p a c i t a c i ó n a los fundonarios en manejo de situaciones como é s t a s


No. De personas que registran actitudes hostiles/No. total de personas atendidas

41

Presencia de humedad en ta Oficina de la C a s a de la Justicia

Seguridad y Salud Ocupadonal 4 3 Alta

Desarrollo de programa de mantenimiento preventivo y conectivo de las instaladones de la Personeria 3 2 Moderada


E j e c u c i ó n programas de mantenimiento


No. De actividades ejecutadas/No. I3e actividades programadas

42

Incidencia del sol en forma directa sobre persona y equipos en la C a s a de la Justicia a falta de una pelicula en el vidrio que minimice 4 3 Alta

I n s t a l a c i ó n de p e l í c u l a en los 3 2 Moderada

Asumir el riesgo redudr el riesgo



No. De actividades ejecutadas/No. De actividades programadas 42

Incidencia del sol en forma directa sobre persona y equipos en la C a s a de la Justicia a falta de una pelicula en el vidrio que minimice Operativo 4 3 Alta vidrios 3 2 Moderada

Asumir el riesgo redudr el riesgo




43

Riesgo de incendio debido a la presencia de alta carga combustible, alfombras, papeles, muebles etc., en la Oficina ubicada en la A l c a l d í a


Solidtar la visita de la A R L y pedir un estudio de puestos de trabajo, organizar d o c u m e n t a c i ó n en archivador, y comprar extintores que apliquen para la ofidna 1 3 Moderada

Asumir el riesgo, redudr ei riesgo

Tener bakutis de i n f o r m a d ó n en tugar diferente a la oficina prindpal


E j e c u c i ó n plan de mejoramiento elaborado tiBS visita de la A R L

44

Riesgo de perdida de i n f o r m a c i ó n por la falta frecuente del antivirus en los equipos de la P e r s o n e r í a

T e c n o l ó g i c o , operativo, imagen, legal 3 4 Extrenfia

R e v i s i ó n del antivirus y a c t u a l i z a d ó n contante, impedir que los f u n d o n a r í o s instalen en sus equipos programas no autorizados 1 3 Moderada


R e v i s i ó n mensual del antivirus

Funcionarios P e r s o n e r í a Munidpal Mensual

Seguimiento ai Antivinjs

45

Falta de control de la i n f o n n a c i ó n debido a su falta de control en medios e l e c t r ó n i c o s

T e c n o l ó g i c o , legal 3 4 Extrema

Integrar en los computadores y comunicar a t r a v é s de la intranet de los funcionarios de la Personeria los temas relacionados con la r e c e p c i ó n y entrega de d o c u m e n t a c i ó n . 2 3 Moderada


Crear niveles de a c c e s o y a l utilizar la nube evidendar la c o n f i a b i l í d a d de la misma

Funcionartos P e r s o n e r í a Municipal Semesb-al

Evidendar nivel de accequibilidad

46 Incumplimiento en la r e n d i c i ó n de Informes

Cumplimiento y legal 3 5 Extremo

Llevar un listado de informes y las fechas de r e c o l e c c i ó n de i n f o r m a d ó n y fecha l í m i t e de r e n d i c i ó n 1 3 Moderado


R e v i s i ó n a los informes mensualmente

Funcionarios P e r s o n e r í a Munidpal

C a d a tres m e s e s

N o . De informes radicados antes de la fecha de vendmiento/No. Total de informes remitidos

47

Por la a n t i g ü e d a d del Palacio Municipal riesgo que el c í e l o r r a s o s e desplome por la liumedad


Solicitar Mejoras de las instalaciones f í s i c a s de la entidad 2 2

*

Baja Asumir el riesgo

C o n t i g o ! p e r í ó d i c o a las condiciones f í s i c a s de b'at>ajo

A d m i n i s t r a d ó n -P e r s o n e r í a Mensual

No. De actividades eJecutadas/No. De actividades programadas

48

Accidente laboral al subir 0 t>ajar escaleras, pese a los topes que tienen


Solicitar a la a d m i n i s t r a c i ó n que haga estudio de riesgo de la escalera a t r a v é s de la A R L 1 2 Baja Asumir el ríesgo

C o m u n i c a c i ó n y solicitud de c a p a d t a d ó n a la A R L P e r s o n e r í a - A R L Mensual

E j e c u t a plan de mejoramiento elaborado tras visita de la A R L

49

Imposibilidad de efectuar gastos menores urgentes debido a la falta de una Caja Menor Financiero 4 4 Extrema

R e v i s i ó n de la normatividad sobre el tema, los montos, elaborar la r e s o l u d ó n y adoptar la caja menor 2 2 Baja Asumir el ríesgo

Seguimiento y control a la e j e c u c i ó n de la caja menor

F u n d o n a r í o s p e r s o n e r í a Semanal

Seguimiento a la e j e c u c i ó n de la C s ^ Menor

50

Demora en actividades t é c n i c a s y a t e n c i ó n al usuario detiido a la falta de una fotocopiadora T e c n o l ó g i c o 4 4 Extrema

Compra de elementos t e c n o l ó g i c o s para prestar un mejor servicio 2 2 Baja Asumir el riesgo

Adquirir medios t e c n o l ó g i c o s necesarios

Funcionarios p e r s o n e r í a Semesb-al

No. Elementos comprados/No. De elementos requeridos

51

S u s p e n s i ó n de la a t e n c i ó n al publico detiido a ausencia de funcionarios por encontrarse en diligencia o cumpliendo otra actividad Operativo 4 4 Extrema

Organizar aonograma de trabajo, distrltiuir fundones, estudiar la posibilidad de ampliar la planta de personal 2 2 Baja Asumir el ríesgo

Distilbuir tareas, establecer e s t á n d a r e s y hacer seguimiento

Fundonarios p e r s o n e r í a Trimesti-al

Ustadode funciones asignadas a cada uno

52

Falta de i l u m i n a c i ó n debido a que varios , tx>mbnios se encuentran fundidos Operativo 3 3 Alta

Desarrolio de programa de mantenimiento preventivo y correctivo de las instalaciones de la P e r s o n e r í a 1 1 Baja Asumir el ríesgo

Desarrollo de Programa de Mantenimiento preventivo de las instalaciones


N o . d e actividades eJecutadas/NO. De actividades propuestas

53

D a ñ o s de la persiana y necesidad de luz artificial todo el tiempo debido a la baja luz natural que ingresa

Operativo y Syso 3 3 AKa

Desan^ollo de programa de mantenimiento preventivo y correctivo de las Instalaciones de la Personeria 1 1 Baja Asumir el ríesgo



No.de actividades ejecutadas/NO. De actividades propuestas

54

Demora de tiempo para gestionar solicitudes del usuario ya que no hay una impresora en la Oficina de la C a s a de la Justicia.

Cumplimiento, t e c n o l ó g i c o 4 4 Extrema

Compra de elementos t e c n o l ó g i c o s para prestar un mejor servicio 1 1 Baja Asumir el ríesgo

A d q u i s i c i ó n elementos necesarios



55

D a ñ o s en la oficina No.03 C a s a Justicia por el inadecuado uso que los practicantes de las universidades le dan Operativo 4 3 Alta

Oficiar a las universidades y responsabitizarios del tema 2 1 Baja Asumir el riesgo

Seguimiento al estado de las instalaciones


Evidencia f o t o g r á f i c a del seguimiento al estado de la oficina

56

Falta de e j e c u c i ó n de todas las visitas planeadas por la falta de v e h í c u l o

Cumplimiento y Operativo 4 5 Extrema

Hacer cronograma, cumplido y en lo posible adquirir v e h í c u l o 0 moto para la p e r s o n e r í a de C a j i c á 2 1 Baja Asumir el ríesgo

E j e c u c i ó n cronogramas y dejar d í a s para cumplir con aquellos que quedaron pendientes

Funcionarios p e - s o n e r í a Mensual

R e v i s i ó n e j e c u c i ó n programa, listado de fallantes y r e p r o g r a m a c i ó n

57

Nodesanol larel procedimiento de c o n t r a t a c i ó n en forma adecuada

Legal y cumplimiento 3 4 Extrema

R e v i s i ó n lista de chequeo de contratos y seguimiento deí procedimiento respectivo que tiene su origen en la Ley 1 2 Baja Asumir el riesgo

Ejecutar c o n t r a t a c i ó n de acuerdo con lo establecido por la Ley


No. De contratos coninf. faltante/No. Total de contratos

58

Insuficiencia de recursos para mejorar las competencias de los funcionarios de la Personeria Operativo 3 3 Alta

Asistir a capacitaciones organizadas por la P r o c u r a d u r í a , la D e f e n s o r í a u otras entidades 1 1 Baja Asumir el ríesgo

Desarrollar y ejecutar el programa anual de c a p a c i t a c i ó n , bienestar social e incentivos

Funcionarios p e r s o n e r í a Semestral

#de capacitaciones a las cuales se asiste/#total de capacitaciones convocadas o gestionadas

59

Uso inadecuado de recursos al invertir en actividades que no e s t á n programadas ó no responden a una necesidad e s p e c í f i c a 3 4 Extrema

Desariollo de las actividades programadas de acuerdo con el cronograma anual 1 2 Baja Asumir el ríesgo

Ejecutar s e g ú n el Plan de inversiones


Seguimiento a las inversiones y su resultado

)

60

Falta de vigilancia a las funciones y servicios que s e prestan en la C a s a de la Justicia imagen 4 4 Extrema

C r e a c i ó n de cronogramas de trabajo, planillas de seguimiento, c i a r í a s con los coordinadores, visitas de seguimiento, encuesta a usuarios 2 2 Baja Asumir ei riesgo

Establecer e s t á n d a r e s de cumplimiento

Funcionaras de ia p e r s o n e r í a concertado con directivo de universidad

C a d a dos meses

Personas atendidas y temas sot>re los cuales se ha tratevado

61

Falta de aparatos t e l e f ó n i c o s en la C a s a de la Justicia imposibHitando la c o m u n i c a c i ó n directa P e r s o n e r í a oficina principal, oficina c a s a de la Justicia

Operativo, T e c n o l ó g i c o 5 4 Extrema

A d q u i s i c i ó n de t e l é f o n o s y c o m u n i c a c i ó n frecuente con las personas que laboran en la C a s a de la Justicia, en las Oficinas de la P e r s o n e r í a 1 2 Baja

Asumir el Riesgo

R e v i s i ó n y seguimiento personales para evidendar el buen uso que se le haga a la linea t e l e f ó n i c a

F u n d o n a r í o s de la P e r s o n e r í a Municipal Mensual

Seguimiento a la u t i l i z a d ó n del t e l é f o n o

62

No tener i n f o r m a c i ó n analizada para la toma de decisiones por falta de f o n n u l a c i ó n , a p l i c a c i ó n o a n á l i s i s de tendencias de los indicadores E s t r a t é g i c o 4 4 Extrema

Planeamiento de indicadores, a l i m e n t a c i ó n de los mismos, y a n á l i s i s y c o n s t i t u y é n d o l e s en elemento de entrada para la toma de decisiones 2 2 Baja Asumir el riesgo

Todos los fundonarios de nomina o apoyo deben estar alimentando a l g ú n indicador

Funcionarios de la P e r s o n e r í a Munidpal

R e v i s i ó n mensual

Cuadro de mando de indicadores

63

Falta de seguimiento a la g e s t i ó n de los procesos del Sistema de G e s t i ó n de la Personeria Cumplimiento 4 4 Extrema

Oesan-ollo de los indicadores de cada proceso y ut i l i zac ión de la i n f o r m a c i ó n para la loma de dec isbnes 2 2 Baja Asumir el riesgo

Todos los fundonarios de nomina o apoyo deten estar alimentando a l g ú n indicador

Funcionarios de la P e r s o n e r í a Munidpal

R e v i s i ó n mensual

Cuadro de mando de indicadores

64

inadecuadas a la comunidad debido el desconocimiento que s e tenga sobre a l g ú n tema, 0 no iiaber cumplido el procedimiento, o tarea en manos de

Legal y Cumplimiento 3 4 Extrema

Actuall7aci6n constante de los funcionados, a t r a v é s de capacitaciones y por iniciativa de cada uno para mejorar s u s competencias 1 2 Baja Asumir el riesgo

C a d a fundonario debe dejar evidendas de s u s mejoras en las diferentes actividades

Funcionarios de la P e r s o n e r í a Munidpal Semestral

A u t o e v a l u a c l ó n de la g e s t i ó n

65

Vencimiento de t é r m i n o s y tiempo para practicar pmebas Legal 3 4 Extremo

P r i o r i z a d ó n de procesos, d e f i n i c i ó n de los mas antiguos, listado del estado de los procesos. 2 2 Baja Asumir Riesgo

Hacer seguimiento y dejar evidenda de dicho seguimiento Proceso J u r í d t c o

R e v i s i ó n semanal

Cuadro de seguimiento con r e v i s i ó n semanal

66

A s e s o r í a inadecuada debido a la d e s a c t u a l i z a c i ó n en la normatividad vigente

Cumplimiento, imagen. Legal 3 4 Alta

V e r i f i c a c i ó n de la i n f o r m a d ó n , a c t u a l i z a d ó n constante del nomograma, c a p a d t a d ó n continua a fundonarios 2 2 Baja Asumir Riesgo

R e v i s i ó n constante a las p á g i n a s que publican i n f o n n a c i ó n de i n t e r é s para la P e r s o n e r í a Proceso J u r í d i c o

Semestralme nte

Examen de conodmientos a fundonarios

67

Incumplimiento con los requisitos del u s u a r í o y la ley al no responder s u s solicitudes a tiempo

Cumplimiento y Legal 3 3 Alta

R a d i c a d ó n y seguimiento a las solicitudes, atenderias de acuerdo con la prioridad y la a n t i g ü e d a d 1 2 Baja Asumir Riesgo

Hacer seguimiento y dejar evidenda de dicho seguimiento Proceso J u r í d i c o Mensual

No. De solicitudes respondidas/No de soticHudes redtiidas

)

68

ciudadania a c a u s a del incumplimiento de las visitas para asignar puntaje S i s b e n , debido imagen 3 4 Extremo

O r g a n i z a d ó n del aonograma, solicitud de apoyo por parte de la A d m i n i s t r a c i ó n . 1 2 Baja Asumir Riesgo

u u i i i j J i o ue v e h í c u l o propio (carro o moto) a fm de agilizar este tema

Fundonarios P e r s o n e r í a Munidpal Mensual

No. De visitas ejecutadas/No.de visitas programadas

69

Posibilidad de capacitaciones que no son programadas pero que deben ser dictadas

Cumplimiento, operativo 3 4 Extremo

Contar con un cronograma flexitile y que s e a posible cumplir 1 2 Baja Asumir el riesgo

Mantener una excelente c o m u n i c a d ó n con partes interesadas para saber cuando s e requiera una nueva c a p a d t a c i ó n sobre d e t e m i í n a d o tema

Fundonarios de la Personeria Municipal Semestral

No de capadtadones ejecutadas y no programas/No. De capadtadones programadas

70

Falta de c a p a c i t a c i ó n de tos miembros de la v e e d u r í a Operativo 3 3 Alta

Desarrollar cronograma de trabajo y ejecutarlo con la comunidad 1 1 Baja Asumir el riesgo

integrarlos a diferentes capadtadones

Funcionarios P e r s o n e r í a Munidpal Semestral

No.de capadtadones ejecutadas/No. De capadtadones s programadas

71

No logar alto impacto en la comunidad por falta de i n t e r é s de la comunidad en estos temas ambientales

Operativo e Imagen 4 4 Extrema

Desanx)llar diferentes c a m p a ñ a s que tengan diferentes estrategias y e s t é n orientadas a diferentes p ú b l i c o s 2 2 Baja Asumir ei riesgo

Utilizar todos los medios disponit>les de c o m u n i c a c i ó n y en las diferentes reuniones con comunidad referirse al tema a fin de crear concienda

F u n c i o n a r í o s de la P e r s o n e r í a Munidpal Trimestral

No.de intervenciones donde s e trata tema ambiental/No. total de i n t e n í e n c i o n e s con la comunidad

72

Por la a n t i g ü e d a d del Palacio Municipal ríesgo que el cielorraso se desplome por la humedad


Solidtar Mejoras de las instalaciones f í s icas de la entidad 2 2 Baja Asumir el riesgo

Control p e r i ó d i c o a las condiciones f í s i c a s de trabajo

A d m i n i s t r a d ó n -P e r s o n e r í a Mensual


73

Accidente laboral al subir 0 bajar escaleras, pese a los topes que tienen

S e g u r í d a d y Salud Ocupadonal 3 4 Extrema

Solicitar a la a d m i n i s t r a d ó n que haga estudio de riesgo de la escalera a t r a v é s de la A R L 1 2 Baja Asumir el riesgo

C o m u n i c a d ó n y solicitud de c a p a c i t a c i ó n a la A R L P e r s o n e r í a - A R L Mensual

E j e c u d ó n plan de mejoramiento elat>orado tras visita de la A R L

74

Imposibilidad de efectuar gastos menores urgentes debido a la falta de una Caja Menor Finandero 4 4 Extrema

R e v i s i ó n de la normatividad sobre ei tema, los montos, elaborar la r e s o l u c i ó n y adoptar la caja menor 2 2 Baja Asumir el riesgo

Seguimiento y controla la e j e c u c i ó n de la caja menor

F u n d o n a r í o s p e r s o n e r í a Semanal

Seguimiento a la e j e c u d ó n de la Caja Menor

75

Demora en actividades t é c n i c a s y a t e n c i ó n al u s u a r í o debido a la falta de una fotocopiadora T e c n o l ó g i c o 4 4 Extrema

Compra de elementos t e c n o l ó g i c o s para prestar un mejor servicio 2 2 Baja Asumir el riesgo

Adquirir medios t e c n o l ó g i c o s n e c e s a r í o s

F u n d o n a r í o s p e r s o n e r í a Semestral


76

S u s p e n s i ó n de la a t e n c i ó n al publico debido a ausencia de funcionarios por encontrarse en diligencia o cumpliendo otra actividad Operativo 4 4 Extrema

Organizar cronograma de trabajo, distrít juir fundones, estudiar la posibilidad de ampliar la planta de personal 2 2 Baja Asumir el riesgo

Distribuir tareas, establecer e s t á n d a r e s y hacer seguimiento

F u n c i o n a r í o s p e r s o n e r í a Trimestral

Listado de funciones asignadas a cada uno

77

Falta de iluminacidn detjido a que varios txmtjillos s e encuentran fundidos Operativo 3 3 Alta

Desan-olto de programa de mantenimiento preventivo y correctivo de las instalaciones de la Personeria 1 1 Baja Asumir el ríesgo

Desarrollo de Programa de Mantenimiento preventivo de las instalaciones

Funcionarios personeria Mensual


78

D a ñ o s de la persiana y necesidad de luz artificial todo el tienvpo debidoalat>ajaluz natural que ingresa

Operativo y Syso 3 3 Alta

Desarrollo de programa de mantenimiento preventivo y conectivo de las Instalaciones de la Personeria 1 1 Baja Asumir el riesgo


Fundonarios personeria Mensual


79

Demora de tiempo para gestionar solicitudes del usuario ya que no hay una impresora en la Oficina de la C a s a de la Justicia.

Cumplimiento, t e c n o l ó g i c o 4 4 Exti-ema

Compra de elementos t e c n o l ó g i c o s para prestar un mejor servido 1 1 Baja Asumir el riesgo

A d q u i s i c i ó n elementos necesarios

Funcionarlos p e l o n e r í a Mensual

No. Elementos comprados/No. Oe elementiss requeridos

80

D a ñ o s en la oficina No.03 C a s a Justicia por el inadecuado uso que tos practicantes de las universidades le dan Operativo 4 3 AHa

Ofidar a las universidades y responsabitizarios del tema 2 1 Baja Asumir el riesgo

Seguimiento al estado de las Instalaciones


Evidenda f o t o g r á f i c a del seguimiento ai estado de la ofidna

81

Falta de e j e c u c i ó n de todas las visitas planeadas por la falta de v e h í c u l o

Cumplimiento y Operativo 4 5 Exti-ema

Hacer cronograma, cumplirto y en lo posible adquirir v e h í c u l o o moto para la personeria de C a j i c á 2 1 Baja Asumir el riesgo

E j e c u c i ó n cronogramas y dejar d í a s para cumplir con aquellos que quedaron pendientes


R e v i s i ó n e j e c u c i ó n programa, listado de fallantes y r e p r o g r a m a c i ó n

82

No desarrollar el procedimiento de c o n t o a t a d ó n en forma adecuada

Legal y cumplimienfai 3 4 Extrema

R e v i s i ó n lista de chequeo de conb-atos y seguimiento del procedimiento respedivo que tiene su origen en la Ley 1 2 Baja Asumir el riesgo

Ejecutar c o n t r a t a c i ó n de acuerdo con lo establecido por la Ley


No. Deconfrabjs c o n í n f . faltante/No. Total deconta-atos

63

Insuficiencia de recursos para mejorar las competendas de los fundonarios de la Personeria Operativo 3 3 Alta

Asistir a capacitaciones organizadas por la P r o c u r a d u r í a , la D e f e n s o r í a u oti-as entidades 1 1 Baja Asumir el riesgo

Desan-oliar y ejecutar el programa anual de c a p a d t a d ó n , bienestar social e incentivos

F u n d o n a r í o s personeria Semesb-al

#de capadtadones a las cuales se asiste/#total de capadtadones convocadas o gestionadas

84

Uso inadecuado de recursos al invertir en actividades que no e s t á n programadas o no responden a una necesidad e s p e d f í c a 3 4 Extrema

Desan-ollo de las actividades programadas de acuerdo con el cronograma anual 1 2 Baja Asumir el ríesgo

Ejecutar s e g ú n ei Plan de Inversiones


Seguimiento a las inversiones y su resultado

85

Dificultad para notificar a las personas involucradas

Legal y Cumplimiento 3 4 Extremo

N o t i f i c a c i ó n por edido, p u b l i c a c i ó n en la p á g i n a Web. R e m i s i ó n ofido a entidades donde s e les smidta la r e v i s i ó n de la d i r e c c i ó n 2 2 Bajo Asumir el ríesgo

SoKcitar datos completos al inido de las aduaciones y verificar la realidad de los mismos por muesti-eo


No. De personas con dificultad para notificar/No. Total de personas a notificar

86

Imposibilidad por la falta de personal, de hacer auditorias internas

Operativo, e s t r a t é g i c o 4 4 Extremo

Solidtar la c o l a t i o r a c l ó n a ob-as entidades 2 2 Baja Asumir el riesgo

Ampliar la planta de personal

Funcionarios Personeria Munidpal Semesbral

No. De auditorias ejecutadas /No. De auditorias programadas

r

87

Incumplimiento en la p r e s e n t a c i ó n de Planes de Mejoramiento a los entes de control

Cumplimiento y legal 2 4 Alto

Llevar un listado de Planes de mejoramiento y evidenciar su avance mensualmente 1 2 Baja Asumir el riesgo

Seguimiento a la r e n d i c i ó n


No. De acciones correctivas y preventivas en fundonamiento/N 0. De acdones correctivas y preventivas planteadas

riesgo institucional

Government & Nonprofit