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Reuniones de la PTA:

eficaz, eficiente, amable

Taller # A01

Jueves, 02 de abril 2015

13:30

2015 California State PTA Convention


2015 California State PTA Convention -Page 1- A01-Your PTA Meeting: Effective, Efficient, Friendly

Las reuniones productivas de la PTA

Las reuniones productivas incluyen información, instrucción e inspiración. Al momento de organizar el programa, mantenga estas tres “I” en mente. El contenido se ajustará a las necesidades del grupo y beneficiará a los participantes, a sus hijos y al personal de la escuela o la comunidad.

• Haga las reuniones lo más cortas posible.

• Conducir el trabajo del comité en los comités con suficiente anticipación a la reunión. Hacer que los presidents de comité provean reportes escritos a menos que la asociación requiera de alguna acción.

• Brinde a los miembros la oportunidad de participar en el proceso de la toma de decisiones.

• Resuma las actas e informes financieros. Duplique y distribuya estos materiales o publíquelos siempre que sea posible.

¡Empiece y termine puntualmente!

Al tratar un asunto en la reunión, tenga claro cuáles son los miembros con derecho a votar. El privilegio de hacer mociones, debatir y votar está reservado a miembros calificados. Para poder votar, cada miembro debe haber cancelado la cuota anual per cápita y ser miembro de la asociación durante al menos 30 días.Solamente los miembros con derecho a votar cuentan para el quórum. Es la responsabilidad del secretario tener una lista actualizada de los miembros.

Si no hay asuntos por resolver en la reunión, se pueden organizar grupos de estudio, reuniones del mismo grado, sesiones de información especial o reuniones de trabajo (por ejemplo, preparación de materiales). La consideración más importante es si la reunión contribuirá a aumentar la participación en la organización y, en última instancia, a cumplir con las metas de la PTA.

Consejos para presidir una reunión

La actitud del presidente es la que da el tono de aceptación en la reunión. Los “mensajes” de actitud son enviados en formas no verbales mediante:

• La forma en que el presidente se pone de pie y sostiene su cabeza;

• El tono de la voz; y

• Las expresiones faciales y gestos.

Instar a los miembros de la junta directiva de la PTA a sentarse separados y distribuirse entre los asistentes.

Mirar a todos, no sólo a los que usted conoce o son sus amigos.

Mantener un tono de voz calmo, aún cuando se le esté cuestionando o desafiando.

Mirar hacia delante y cerciorarse de no dar la espalda a ninguna parte del público.

Tenga cuidado con el uso del humor. Lo que a usted le parece divertido puede ofender a otra persona. Incluso las bromas inocentes entre amigos pueden ser escuchadas y malinterpretadas por otra persona.

2015 California State PTA Convention --Page 2-- A01-Your PTA Meeting: Effective, Efficient, Friendly

Las reuniones de la PTA -- El orden del día

El presidente debe dirigir las reuniones de manera efectiva.

A menudo se requiere de un delicado balance a fin de seguir el orden del día y a la vez ser sensible a las necesidades de los miembros.

Pese a que existe un “modelo” de orden del día, éste es responsabilidad del presidente. La creatividad permitirá establecer un procedimiento ordenado para guiar la reunión.

El presidente debe consultar a los funcionarios y presidents de los comités antes de preparar el orden del día a efectos de determinar qué reportes deben hacerse.

El secretario (correspondiente) distribuye el orden del día por escrito a los miembros según los estatutos, con un mínimo de diez (10) días de anticipación a la reunión. La notificación escrita deberá incluir la fecha, hora, lugar y temas propuestos a tratar en la reunión. La notificación escrita para enmiendas propuestas a los estatutos y de funcionarios deberá proporcionarse con al menos treinta (30) días de anticipación.

Las reuniones de la PTA deben permitir el cumplimiento de sus asuntos de manera ágil y efectiva.

El orden del día

(Fecha de la reunión)

(Lugar/Hora)

I. Inicio de la reunión (a tiempo, con quorum)

El presidente golpea una vez con el mazo, se pone de pie e inicia la reunión.

“La reunión se inicia, por favor”.

El presidente revisiará las reglas básicas de las reuniones.

II. Ceremonia de apertura

Juramento a la bandera (si es un lugar público).

“__________ dirigirá el juramento a la bandera; por favor pónganse de pie”.

“Gracias, __________”.

Opcional: incluir una motivación, canción u otro.

“__________ presentará una canción motivadora”.

III. Lectura y aprobación de las actas

El secretario se dirige al presidente y lee las actas. (O con la aprobación del grupo, se pueden colocar anticipadamente a la vista las minutas o se pueden asignar a un comité de tres o más personas para su aprobación o corrección, especialmente para la última reunión de la asociación.)

“El secretario leerá las actas de la reunión de __________ (fecha)”.

O “Las minutas se colocarán en la puerta o se distribuyen a la entrada”.

“¿Hay alguna corrección?” (Se anotan las correcciones.)

“Se aprueban las actas leídas/impresas”, o “Se aprueban las actas corregidas”.


IV. Informe financiero

No se necesita moción para adoptar los informes.

“__________ presentará el informe del tesorero”.

“Ya escucharon el informe. ¿Tienen alguna consulta?”

“El informe se archivará para la auditoría”.

V. Auditoría – Asuntos a resolver

Se necesita una moción para presentar este informe.

“Se ha propuesto y aprobado que se presente el informe de la auditoría”. Voto.

(Se sigue el procedimiento de una moción, Procedimiento parlamentario)

VI. Presentación de facturas

Ya que la aprobación del presupuesto no permite el gasto de fondos, la presentación y el pago de facturas se deben someter a votación. Las facturas se organizan por el monto, por quién recibe el pago y por el concepto. Cualquier facture de la asociación autorizada y pagada por la junta ejecutiva debe ser ratificada y anotada en las minutas de la asociación.

Las facturas deben desglosarse en cuanto al monto, la persona a la que se pagó y lo que cubre el pago.

“El tesorero (o la persona designada) leerá las facturas”.

“Se ha propuesto y secundado que se paguen las facturas. ¿Alguna objeción?” Voto.

“Se ha propuesto y secundado que se ratifique el pago de las facturas desde la última reunión”. Voto.

“Se ha presentado la moción para autorizar a la Junta Ejecutiva pagar las cuentas de verano necesarias, en los montos presupuestados”. Voto.

(Se sigue el procedimiento de una moción, Procedimiento parlamentario.)

VII. Lectura de comunicados – Incluye un asunto a resolver

El secretario (correspondiente) lee los comunicados y se deben leer como si requirieran acción.

“El secretario (correspondiente) leerá los comunicados”.

VIII. Informe de la junta ejecutiva – Asuntos a resolver

En las reuniones de la asociación se lee un resumen del informe (no las actas), para información de los miembros. Las recomendaciones se someten a votación, una a la vez; el secretario autoriza cada una.

“El secretario presentará el informe de la junta ejecutiva”.

“Han escuchado las recomendaciones a manera de moción para aprobar los programas propuestos”.

para aprobar el presupuesto”.

para aprobar actividades con el fin de recaudar fondos.”

para que el presidente y un funcionario adicional elegido firmen el siguiente contrato….”

(Se sigue el procedimiento de una moción, Procedimiento parlamentario )

No tiene que ser secundada si es propuesta por un comité o junta. Voto.


IX. Informes de comités

Funcionarios y presidentes, incluidos el director, representantes del cuerpo docente y representantes estudiantiles de secundaria

Comité de Estatutos, Comité de Biblioteca – Asunto a resolver, Comité de la Convención, Comité de Recaudación de Fondos – Asunto a resolver

El presidente solicita el informe del comité. La persona que presenta el informe autoriza cualquier recomendación.

“_____________ presentará el informe del comité de _____________”.

“¿Hay alguna pregunta en cuanto al informe?”

“Si no, el informe se archivará”,

o “Han escuchado la recomendación a manera de moción de destinar fondos presupuestados para la próxima reunión”.

(Se sigue el procedimiento de una moción, Procedimiento parlamentario.) Voto.

X. Asuntos pendientes

El presidente presenta los asuntos pendientes según el acta. El o ella no debe preguntar:

“¿Hay algún asunto inconcluso?”

“El primer asunto inconcluso es ____________”.

Informe del distrito escolar de aceptación de fondos, bienes o materiales.

XI. Asuntos nuevos

Se necesita una moción antes de discutir o someter a votación algún asunto nuevo. Todos los asuntos propuestos para su consideración en la reunión deberán haber sido notificados apropiadamente para ejecutar acciones respecto de ellos. (Ver los estatutos.)

“El primer aspecto del asunto nuevo es _____________”.

XII. Programa (opcional)

El presidente de la unidad invita al presidente a exponer el programa.

“____________ expondrá el programa”.

“Señora/Señor Presidente, así concluye el programa”.

XIII. Anuncios

Se deben anunciar la fecha de la próxima reunión y actividades importantes. Si hay alguna actividad social luego de la reunión, se debe anunciar.

“La próxima reunión será _____________”.

“Por favor acompáñenos a tomar un refrigerio”.

XIV. Clausura

No se necesita moción para la clausura. El presidente golpea con el mazo una vez.

“¿Hay algún otro asunto que se deba discutir en esta reunión?”

“Se clausura la reunión”.

OCHO PASOS PARA HACER UNA MOCIÓN

1. Obtener la palabra. El afiliado se levanta o levanta la mano y espera que se le otorgue la palabra antes de hablar más. 2. Otorgamiento de la palabra por el líder de la reunión. El líder da al afiliado el derecho de hablar asintiendo con la cabeza o anunciando el nombre del afiliado. 3. Hacer la moción El afiliado habla claramente, indicando la propuesta de manera concisa, diciendo: "Propongo la moción

para…". Las mociones siempre son afirmativas. El líder tiene derecho de solicitar que la propuesta sea por escrito, a menos que las reglas indiquen lo contrario.

4. Secundar la moción Secundar significa que más de una persona desea examinar el tema. Otro miembro dice: "Secundo la

moción," o simplemente: "¡Secundo!" Si no hay quien secunde, el líder dice: "La moción no pasa por falta de quién secunde". Las mociones procedentes de un comité no necesitan ser secundadas.

5. El líder reafirma la moción. Sólo el líder puede colocar formalmente una moción ante la asamblea. El líder repite la moción exacta:

"Se ha propuesto y apoyado que …" La propuesta ahora está pendiente. Una vez declarada por el líder, no puede modificarse o retirarse sin el consentimiento de los afiliados.

6. Debate o discusión. Debate o discusión. Inmediatamente después de enunciar la moción el líder pregunta: "¿Hay discusión?"

El promotor de la moción tiene el derecho de hablar en primer lugar. La discusión debe ser pertinente al tema pendiente. El líder debe hacer el esfuerzo para alternar a las personas a favor y en contra. El promotor de la moción puede votar en contra de la moción, pero no puede hablar contra ella.

7. Presentar la pregunta –el voto. Cuando sea aparente que el debate ha terminado, el líder pregunta: "¿Están preparado para la

pregunta"? Si el debate ha sido largo, o se han efectuado modificaciones, la moción debe ser reiterada tal como está en ese momento. El líder dice: "La pregunta es sobre la aprobación de la moción para...". El líder a continuación llama a la votación diciendo: "Todos aquellos a favor de e la moción digan 'Sí'" y hace una pausa para la respuesta. Luego dice: “Todos los que se opongan digan 'No'". Siempre se pide el voto negativo, no importa cuán unánime parezca el voto afirmativo.

8. El líder anuncia el resultado. Ninguna moción está completa hasta que el líder anuncia el resultado de la votación. El líder dice, "Los

'sí' ganan y se aprueba la moción" o. "Los 'no' ganan y la moción es derrotada". En una votación contada, el líder debe anunciar primero el recuento y a continuación el resultado de la votación. El líder, entonces, enuncia el efecto de la votación.


2015 California State PTA Convention [5] A01 Reuniones de la PTA: eficaz, eficiente, amable

CÓMO PUEDEN ENMENDARSE LAS MOCIONES MOCIÓN principal: propongo la moción para que tengamos un programa de crianza en el parque. Esta propuesta principal podrá ser modificada haciendo una moción: Para tachar una palabra o frase en particular: Propongo la moción de enmendar la moción tachando las palabras "en el parque”. O Para insertar una palabra o frase en particular: Propongo la moción de enmendar la moción insertando en octubre después de la palabra “programa.” O Para tachar e insertar una palabra o frase en particular: Propongo la moción de enmendar la moción tachando “en el parque” e insertando en noviembre en las instalaciones de la escuela. Para sustituir la moción completa: Propongo sustituirla por lo siguiente: Que tengamos una reunión social con helados.

Adémas:

Se puede hacer una moción para enmendar la enmienda siguiendo el siguiente procedimiento:

para tachar; para inserter; para tachar e inserter; o sustituir.

Por ejemplo, si la enmienda es para insertar en la moción sustituta:

Hago la moción de enmendar la enmienda insertando en octubre, en el parque.

NOTA: Se debe votar la moción para enmendar la enmienda antes de proponer cualquier otra enmienda. La moción principal debe votarse después de que se hayan tratado todas las enmiendas.


¿EN QUÉ SE DIFERENCIAN LAS REGLAS PERMANENTES DE LOS ESTATUTOS?

Los estatutos indican cuándo se celebran las reuniones de la asociación y de la junta ejecutiva.

Las reglas permanentes indican dónde y qué hora se celebran estas reuniones.

Los estatutos identifican las principales responsabilidades de los funcionaros.

Las reglas permanentes enumeran los detalles específicos.

EJEMPLOS

Si los estatutos afirman que la junta ejecutiva se reunirá mensualmente durante el año escolar,

las reglas permanentes proporcionan detalles como a la hora y día del mes para esa reunión. Si los estatutos indican el segundo vicepresidente también deberá servir como el jefe de

afiliaciones,

las reglas permanentes pueden indicar que el jefe de afiliaciones realizará anualmente la inscripción de afiliados de la organización.

El libro de procedimientos podría contener detalles sobre el tema de la campaña de

afiliación, muestras de volantes, los totales anuales, etc.



Ejemplo de reglas permanentes El vicepresidente ejecutivo será responsable de comprar y grabar el broche de presidente anterior para entregarlo presidente al final de su período.

El primer vicepresidente, presidirá el comité de programas, que será responsable de fijar objetivos para la PTA y planificar el programa general de la PTA.

El segundo vicepresidente, presidirá el comité de afiliación, que es responsable de coordinar la campaña de inscripción de afiliación anual, de mantener una lista actualizada de afiliados de la PTA y de proporcionar una copia de esa lista al secretario.

El tercer vicepresidente, presidirá el comité de recaudación de fondos, que es responsable de la definición de una meta de recaudación de fondos y la organización y la ejecución de todas las actividades de recaudación de fondos.

El presidente o su suplente asistirá a todas las reuniones de la junta escolar.

Todos los miembros de la junta ejecutiva deberán presentar la tarjeta de afiliación actual en la reunión de la junta ejecutiva en octubre.

Los delegados a la convención anual de la PTA de California serán elegidos en la reunión de asociación de enero, de acuerdo los estatutos, Artículo V, Sección 9. La asociación presupuestará y pagará los gastos de registro, hotel, viajes y de comidas per diem para los delegados a la convención o los suplentes.

Esta PTA es propietaria de una percoladora de café de 45tazas, dos engrapadoras eléctricas, dos calculadoras de baterías y tres cajas con llave para dinero. Toda propiedad de la PTA se mantiene en el gabinete de la PTA en la sala de voluntarios.

Cualquier persona que desee pedir prestado el equipo de propiedad de PTA debe solicitar permiso a la junta ejecutiva.

Esta PTA deberá pagar una cuota anual de veinticinco dólares ($ 25.00) a Out of the Way Council a más tardar el 1 de noviembre.

La instalación de los funcionarios se celebrará en la reunión de la asociación de mayo. El presidente electo podrá seleccionar al funcionario para la instalación.

Se trasladará un saldo mínimo de mil dólares ($ 1,000.00) en la cuenta de PTA para el próximo año escolar.

Los destinatarios anteriores del Premio Honorario al Servicio serán invitados a asistir a la celebración anual del Día de los Fundadores de la asociación.

El presidente se reunirá periódicamente con el director de la escuela.

Los comités permanentes de esta asociación son: Presupuesto, Programas, Afiliación, Hospitalidad y Preparación para Desastres.

El cronista llevará un registro visual y escrito de actividades anuales de la PTA.


PRINCIPIOS BÁSICOS DE DERECHO PARLAMENTARIO

• ORDEN –sólo se trata un tema a la vez

• IGUALDAD DE OPORTUNIDADES –para todos los miembros

para proponer mociones, participar en el debate, votar y participar en actividades organizativas según talentos, habilidades y deseos del miembro.

• JUSTICIA –todos los miembros tienen el derecho de hacer

preguntas y comprender plenamente qué efecto tendrá su voto. El presidente debe explicar las propuestas complejas. Las reuniones se deben llevar con justicia y las normas de procedimiento deben ser herramientas, no armas.

• DERECHO DE LA MINORÍA A SER OÍDA

• DERECHO DE LA MAYORÍA A DECIDIR



¿QUÉ SON LOS ESTATUTOS?

Es un documento que contiene las normas básicas de la PTA como organización Los estatutos son reglas que podrán ser enmendadas sólo con previo aviso a los afiliados Debe aprobarse por una mayoría de 2/3 de los votos de los afiliados (no hay voto ausente) Nunca se pueden suspender Definen las características principales de la organización y de su funcionamiento

Generalmente contienen el nombre, propósitos, afiliados, funcionarios y sus deberes,

reuniones, comités, autoridad parlamentaria y procedimiento de enmienda

Cuando un elemento no está especificado en los estatutos, la autoridad parlamentaria prevalece (de Robert’s Rules…)

Las enmiendas propuestas a los estatutos deberán presentarse a través de canales a la PTA

de California para su aprobación antes de presentarlas a los afiliados para su aprobación

¿QUÉ SON LAS REGLAS PERMANENTES?

Las reglas están relacionadas con los detalles y las políticas de administración de la PTA mensual

Esbozan los procedimientos de la organización.

Se puede cambiar de una administración a otra o de una reunión a otra reunión.

Requieren de un voto de mayoría de 2/3 sin previo aviso y una votación de mayoría simple

con notificación de 30 días de antelación. Podrá ser suspendido para una reunión especial con el voto de la mayoría de los afiliados

presentes y votantes.

No pueden contener ninguna instrucción ni procedimiento contrarios a ninguna disposición en los estatutos.



Las Normas de Funcionamiento son Esenciales para Su PTA


La gente tiende a pensar en varias cosas cuando escuchan el término "estatutos", también “reglas” "restricciones", y "¿Quién los necesita?", por nombrar algunos. Pero entre más familiarizado esté con las normas de funcionamiento de su unidad, consejo o distrito, usted más apreciará su contribución de dirigir una organización sin problemas. La portada indica la fecha de cuando su PTA se organizó. La página interna contiene la firma de cuándo fue la última vez que se adoptaron. La Normas de Funcionamiento deben ser revisadas cada año y actualizadas por lo menos cada tres años o cada vez que se necesitan cambios. Comuníquese con su consejo del PTA o parlamentario del distrito para obtener asistencia o información sobre como actualizar sus normas de funcionamiento.

Artículo I de las normas de funcionamiento establece el nombre de la organización, y cuando se formó. Este es el nombre legal de la PTA y debe aparecer en todos los documentos legales, tales como en las actas de las reuniones, declaraciones de impuestos, cualquier comunicación a la PTA del Estado, etc.

Artículo II establece el propósito de la organización. La mesa directiva debe revisar los objetivos de su PTA para asegurar la alineación con los propósitos de la PTA.

Artículo III detalla las políticas básicas de la PTA, incluye las políticas no comerciales, no sectarias y partidistas. Afirma que la PTA no puede asociarse con otras organizaciones - con excepciones. Examinar la carpeta de recursos para aprender sobre cuáles son las excepciones. El Artículo III también detalla qué se debe hacer en caso de que la unidad, consejo o distrito se disolvieran.

Artículo IV detalla la membresía: las cuotas per cápita a donde se destinan las cantidades fijas, y a donde se deben enviar, las fechas límite y otra información pertinente a la membresía.

Artículo V detalla los oficiales que son necesarios, los requisitos del comité de nominaciones, las restricciones al plazo de servicio y las fechas de las elecciones.

Artículo VI da detalles de los oficiales y sus deberes como se indica en las normas de funcionamiento. Esto incluye el presidente, vicepresidente, secretario, tesorero, etc.

Artículo VII puede que se le dé un nuevo título.

Literalmente todo lo que se debe saber acerca de una asociación o reunión general está detallado aquí: el día de la semana y los meses de las reuniones; qué reuniones de elecciones se llevan a cabo; el quórum requerido por reunión; como proponer cambios, debate y votación; los presupuestos, programas y gastos que deben ser aprobados por los miembros; y lo requisitos para convocar una reunión especial. Por último, este artículo analiza las delegaciones de voto, lo cual nunca se permite. Artículo VIII contiene toda la información acerca de la mesa directiva; los miembros de la mesa directiva, sus deberes como mesa directiva, cómo aprobar pagos, que puede hacer para establecer comités, y cómo llenar las plazas vacantes de la mesa directiva. Los miembros de la mesa directiva no pueden servir como empleados pagados de o bajo contrato de la asociación (conflicto de intereses). Aquí aprenderá cómo convocar una reunión especial y cómo eliminar legalmente un oficial que no participa o uno cuya conducta es perjudicial para la organización. El "Debido proceso" está totalmente detallado aquí y se debe acatar. Artículo IX cubre comités. Esta sección contiene información esencial de cómo formar comités, ¿por cuánto tiempo los comités sirven?, cómo hacer y presentar los informes de los comités y el proceso a seguir para los presidentes de los comités. Artículo X cubre membresía de las PTAs que pertenecen a un consejo.

Indica a cual consejo se pertenece (si en consejo), la cantidad de las cuotas per cápita del consejo, y quién representa a la PTA en las reuniones del consejo. Si no pertenece a un consejo cruce este artículo y renumerar los artículos restantes Articulo XI detalla el procedimiento chárter para todas las PTAs locales organizadas bajo la autoridad de la PTA del Estado de California. Los requisitos para las organizaciones constituyentes – las unidades que están al corriente - se encuentran aquí. Artículo XII explica la relación de la PTA con la PTA Nacional y la PTA del Estado de California y que no debe haber conflicto en las normas de funcionamiento de ambas. Artículo XIII contiene los Artículos de la Organización. Artículo XIV detalla las fechas del inicio y final del año fiscal y los diversos números de identificación asignados a la PTA. Artículo XV afirma la autoridad parlamentaria, que son las Robert’s Rules of Order recientemente actualizada. La autoridad parlamentaria faculta a las PTAs a cumplir con los procedimientos adecuados en las reuniones y a respetar la opinión de todos los miembros. Artículo XVI describe los procedimientos de cómo hacer cambios a las normas de funcionamiento.

2014-01

Todo lo que Usted Quería Saber acerca de las Reuniones de la Asociación pera no Sabia en Donde Buscar.

Las Normas de Funcionamiento son Esenciales para la Organización PTA. ¡Obtenga su copia, examínenlas en conjunto en la mesa directiva, y empiece aprender hoy!

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Resumen de información de estatutos bilingües de unidad

Nombre legal de la unidad (portada y página 1): __________________________________________

Número de ID Nacional (portada y página 29): __________ Número de California (portado y página 29): __________

Nombre de consejo (portada, p.1 y página 24 y 31): ___________________________________

Nombre de distrito (portada, p. 1 y página 31): __________________

Dirección de la escuela (portada): Calle: _________________________________________________

Ciudad: ________________________________ Código postal: ______________

Calificaciones en la Escuela (portada): __________________ Organización Date (portada): __________________

EIN (página 29): _______________ Número de CT (página 29) ____________ Número de FTB (página 29) __________

Unidades individualmente incorporados (página 29): Número de sociedades: _____________

Año fiscal (página 29) comienza: ____________ termina: _____________

Fecha de la última actualización de estatutos (página 31): _______________

Cutoas de afiliación (página 3 y 4): $_______ por miembro $ _______ familia $_______ estudiante $_______ personal

Presentará al Consejo (distrito, si fuera del Consejo) por miembro: $_________________

($2.25 Nacional; $2.00 California effectiva 1 julio, 2015; $__________ Distrito; $__________ Consejo)

Fecha de envío primero, debido al consejo/distrito para la elegibilidad de adjudicación (página 5, Sección 7) __________ Fecha de envío primero, debido al consejo/distrito (página 5, Sección 8): ____________________

Funcionarios (páginas 9 - 17): Presidente, tesorero, [registros] secretario y (compruebe los de abajo):

___ Vicepresidente ejecutivo (¿Que se notifique a la junta directiva de una vacante?) ___ EVP ___ Primero VP)

___ [Primer] Vicepresidente también sirve como ________________________________________ ___ [Segundo] Vicepresidente también sirve como ________________________________________

___ [Tercera] Vicepresidente también sirve como ________________________________________

___ [Cuarto] Vicepresidente también sirve como ________________________________________ ___ [Quinto] Vicepresidente también sirve como ________________________________________

___ [Sexto] Vicepresidente también sirve como ________________________________________

___ Secretaria de correspondencia (___elegido ___nombrado << elegir uno) ___ Secretaria de finanzas (¿tiene a su Secretario de Finanzas hacer los depósitos?) ___ si ___ no) ___ Auditora ___ Historiador ___ Parlamentario (nombrado)

Fecha en que los funcionarios asumen el cargo (página 8, Sección 8): _____________________

Informes de los funcionarios de presentarse ante ___ presidente ___ historiador [elegir uno] (página 16, Sección 11)

Comité de nominaciones (página 6, Sección 3): Elegido por la asociació en (mes): ______________

Número de miembros: ______ Número de suplentes: ________

Mes de la reunion de elección anual (páginas 6, 6, 118): ______________

Nota: el reporte del comité de nominaciones deberá entregarse a la asociación 30 dias antes de la reunion de

elección


Autoridad para firmas:

Autorizaciones de pago (páginas 9-12): Preparado por ____________, firmado por el secretario y el presidente

Cheques (página 12): Firmado por el presidente, tesorero y _____________________ [funcionario electo r—no puede secretario o auditora; no puede residents en la misma casa que el presidente, tesorero, secretaria de finanzas o auditora.)

Contratos (página 9, Sección 1j): Firmado por el presidente y otro funcionario e lecto sobre la aprobación de la asociación.

Auditorías (página 14, Sección 8):

A medio año: completada (meses) _________. Presentadas a la junta _________ y a la asociación† _________

De fin de año: completada (meses) _________. Presentadas a la junta _________ y a la asociación† _________

*A fin del año fiscal: completada (meses) _________. Presentadas a la junta _________ y a la asociación† __________

*Tercera auditoria es necesaria si cierre del ejercicio y el término oficial de la oficina no son lo mismo †Meses deben estar en la lista a continuación

Reuniones de la asociación (páginas 17-18): Quórum (el número mayor de 11 o de los agentes más 4): __________

Semana y el día del mes (por ejemplo, el segundo martes): _______________________ Mes: _________________________________________________________________ (debe incluir mes y los meses de las elecciones de auditoria de apropbaciónal) Reuniones especiales se puede recurrir a la solicitud por escrito de _______ miembros de la junta

Reuniones de la junta ejecutiva:

Quórum (cinco (5) o sea más (el numero de los agentes + el maestro + el director) +1 (página 22): __________

Se reúne una vez por mes durante el año escolar. Semana y el día del mes (página 32-33): ___________________

Monto autorizado para renglones no presupestados entre reunions de la asociación: (página 20): $_____________

Comisiones permanentes (página 33):

___ Afiliació ___ Medios y arbitrios ___ Hospitalidad ___ Los programas

___ Otro (lista): ____________________________________________________________

Informes de los comités presentada ante ___ presidente ___ historiador [elegir uno] (página 17)

Afiliación al consejo (página 24):

Número de delegados adicionales para la reunion ordinaria: _______________

___ Elegido ___ Nombrado en ____________ [asociación de mes la reunión] Servir para: ____ año/s.

Número de delegados adicionales para la junta annual de elecciones: __________________________ que son

___ Elegido ___ Nombrado [elegir uno] en una reunion de la asociación por lo menos 30 días antes de la reunión.

Consejo de evaluación (si cualquier) (página 33): $______________ por el consejo ___________________

Reportes para entregar al consejo/distrito: Lista de funcionarios/jefes [lista] (página 9): _____________

Reporte de seguros (Remuneración de los trabajadores) (página 13): ____________

Los siguientes se deben a tiempo después de su aprobación:

Presupuesto aprobado (página 12) Reporte financier anual (página 13) Auditorias (página 15)

Por el momento de presentatción (debe ser presentada con el gobierno dentro de 4 meses y 15 días de fin de año fiscal): Declaraciones gubernamentales (impuestos, etc.) (página 13)


¿Qué es un parlamentario?

Un parlamentario es un consultor del presidente.

El papel de parlamentario es puramente de consejo y consulta ya que el derecho parlamentario da sólo al president el poder de decisión sobre cuestiones de orden o responder las preguntas del parlamentario.

El parlamentario sólo podrá hablar con la asamblea si el presidente hace tal solicitud.

¿Qué puede hacer el parlamentario?

El parlamentario deberá:

Asistir a todas las reuniones de la asociación y de la junta ejecutiva y prestar asesoramiento necesario en el procedimiento parlamentario cuando se le solicite.

Llamar a la primera reunión del Comité de Nominaciones, realizar la elección del jefe

del comité y dar instrucciones sobre el procedimiento y los interesados podrán dirigirse a él para obtener información adicional, si es necesario y asistirá a reuniones del Comité de Nominaciones, sólo si es elegido para servir como miembro del Comité.

Presidir el Comité de Estatutos y examinar los estatutos y reglas permanentes

anualmente. Tener derecho a todos los derechos y privilegios de la afiliación, incluido el derecho a

proponer mociones, el debate y votación.

¿Cómo ayuda al presidente el parlamentario?

Estudia los estatutos PTA y las reglas permanentes, Robert’s Rules of Order, Newly Revised y otros recursos parlamentarias.

Enseña al presidente, la junta ejecutiva y los afiliados a utilizar el procedimiento parlamentario.

Escucha atentamente todos los procedimientos de reunión.

Mantien una lista de miembros que desean hablar sobre un problema.

Contesta preguntas parlamentarias según sea necesario.



Descripción de funciones Carpeta de Recursos – Noviembre 2014 D15

Descripción de funciones para Parlamentario 2327 L Street, Sacramento, CA 95816-5014

Los principios de la ley parlamentaria son los siguientes: ... justicia y cortesía para todos,

... derechos de la minoría protegida, ... se refleja la regla de la mayoría,

... parcialidad para ninguno, ... consideración de un tema a la vez.

Los estatutos son reglas específicas mediante las cuales se gobierna la unidad y estos reemplazan a cualquier regla general de ley parlamentaria con la que puedan entrar en conflicto. Son los “Artículos de la organización”; no pueden suspenderse, ni siquiera por votación unánime. Cualquier acción contraria a los estatutos de la unidad es nula y deberá denunciarse si se descubre.

Los estatutos de la PTA Nacional, la PTA de California, del distrito, del consejo y de la unidad de la PTA declaran que Robert’s Rules of Order Newly Revised constituirá la autoridad parlamentaria. Para ayuda para comprender o interpretar esta publicación o los estatutos, se deberá contactar al parlamentario del consejo (si corresponde) o del distrito de la PTA.

El parlamentario es un directivo designado, generalmente, por el presidente, sujeto a la ratificación de la junta ejecutiva. Se deberá nombrar un parlamentario interino en ausencia del parlamentario oficial. Interino significa sólo por esta ocasión.

Las tareas del parlamentario se mencionan en los estatutos (Artículo VI, Sección 10). Se puede encontrar información adicional en la Carpeta de recursos de la PTA de California “Manejando su PTA”, la Guía de referencia rápida de la PTA Nacional (disponible por su presidente de la PTA) y Robert’s Rules of Order Newly Revised (o EN BREVE), última edición.

Responsabilidades adicionales Examine y estudie cada año los estatutos y las reglas vigentes. Si se requieren modificaciones, consulte con el presidente para designar una comisión que haga esa revisión. Los cambios propuestos son aprobados por la junta ejecutiva, luego enviarse a través de los canales de la PTA, del consejo (si corresponde) o distrito PTA, al parlamentario estatal antes de su aprobación en alguna reunión de asociación.

Use la última versión de los Estatutos para unidades locales PTA/PTSA o el sistema gratuito de e-Bylaws de la PTA de California en www.capta.org. La fecha de publicación, en la portada, no deberá exceder más de dos (2) años. Instrucciones y procedimientos están incluidos. Obtener los estatutos de la tienda de la PTA de California. Algunas oficinas del distrito PTA también tienen copias para la venta.

Verifique que el consejo (si pertenece a un consejo) o distrito de la PTA tenga una copia actual de los estatutos de la unidad.

Asegúrese de que cada miembro de la junta ejecutiva reciba una copia actual de los estatutos de la unidad y de las políticas vigentes. Todo miembro tiene derecho a una copia si la solicita.

Familiarizarse con la copia recién revisada de Robert’s Rules of Order Newly Revised (o EN BREVE).

Provea a los miembros y a la junta ejecutiva con capacitación en procedimientos parlamentarios sencillos; como proponer una moción, reglas de debate, quórum.

Ayude al presidente en la preparación de las reuniones si se le solicita.

Asesore al directivo que preside, cuando se le pida, en cuanto a preguntas de procedimiento parlamentario. Los parlamentarios no “gobiernan”. Sólo el presidente tiene el poder de dictar una moción de orden. Si el parlamentario expresa una opinión por solicitud del presidente, este sigue siendo el encargado de gobernar.

Colabore con el directivo que preside las reuniones para mantener el orden de las personas que desean hablar, las mociones, las modificaciones, la votación, etc.

Fomente la asistencia a las capacitaciones sobre procedimientos parlamentarios y/o talleres sobre estatutos cuando los ofrezca la PTA de California, o su distrito o consejo (si corresponde).

ESTATUTOS Como parte de la organización nacional, la unidad local es regulada por los estatutos de la PTA Nacional, así como por los estatutos de la PTA de California, del distrito y del consejo (si corresponde). Los estatutos de la PTA de California contienen artículos y secciones marcadas con estrellas que se deben incluir en los estatutos de la asociación local.

Carpeta de Recursos – Noviembre 2014 Descripción de funciones D16

Nota: La aprobación de una enmienda a cualquier disposición de los estatutos del Código de Corporaciones de California identificado por dos estrellas o a cualquier disposición de la PTA de California identificados por tres estrellas, automáticamente modifica los estatutos de la PTA y no requiere la votación de la unidad, consejo o distrito.

Se pueden hacer otras revisiones a los estatutos de la unidad sólo como se indica en los mismos estatutos (Estatutos para unidades locales PTA/PTSA, Artículo XVI; Estatutos de Consejo, Artículo XVII; Estatutos de Distrito, Artículo XVIII).

Las referencias a las políticas y procedimientos que se encuentran en la Carpeta de recursos de la PTA de California no pueden ser alteradas.

NORMAS Y PROCEDIMIENTOS Las normas básicas de la PTA Nacional se incluyen en el Artículo III de todos los estatutos de la PTA. Con frecuencia, se les pide a los parlamentarios que interpreten estas normas o den un fundamento para ellas. La PTA de California, y sus distritos y consejos, también tienen normas y procedimientos que se deben cumplir.

COMITÉ DE NOMINACIONES Como una de las tareas de los parlamentarios, los estatutos señalan: “Deberán convocar a la primera reunión del comité de nominaciones... y girar instrucciones de procedimiento...”. Estas instrucciones incluyen los requisitos de elegibilidad para ocupar el cargo, los puestos que se deberán nombrar, además de las secciones de los estatutos sobre la conducta del comité de nominaciones, los procedimientos de votación de este comité, etc. El parlamentario

• conduce la elección de presidente del comité de nominaciones.

• no queda nombrado automáticamente como miembro del comité, a menos que sea elegido para ello o que los estatutos así lo señalen.

• si no es miembro del comité, deberá estar disponible para cualquier consulta por teléfono o en un lugar especifico.

VERIFICAR LOS ESTATUTOS Quórum para la reunión de la junta ejecutiva ____________________________________ (Artículo VIII, Sección 7b)

Quórum para la reunión de asociación __________________________________________ (Artículo VII, Sección 5b)

Fecha de la última modificación a los estatutos _______________________________ (Artículo XVI, página de firma)

Fecha en que los nuevos directivos asumen funciones _______________________________ (Artículo V, Sección 8)

Fecha de reunión para elegir el comité de nominaciones _____________________________ (Artículo V, Sección 3b)

Fecha de la reunión para elección _______________________________________________ (Artículo V, Sección 3g)

Fecha de reunión para elegir a los delegados de la Convención ________________________ (Artículo V, Sección 9)

Fecha para elegir a los delegados del consejo ______________________________________ (Artículo X, Sección 2)

Artículo XIV

# de identificación de la PTA de California ___________________________________________________________

# de identificación de la PTA Nacional ______________________________________________________________

# de identificación del empleador de la unidad (EIN, por sus siglas en inglés) ________________________________

# de la Junta de Impuestos de Franquicia (FTB) _______________________________________________________

# de Fundación Benéfico (CT) _____________________________________________________________________

# de Corporación, if any _________________________________________________________________________

Año fiscal __________________ a _____________________

Referencias Del presidente de la unidad, consejo o distrito:

• Carpeta de recursos de la PTA de California (incluye los estatutos y las normas de la PTA de California)

• Estatutos para unidades locales PTA/PTSA, Estatutos de consejo o Estatutos de distrito

Oficina de la PTA de California:

• Asistenete para Liderazgo

• Robert’s Rules of Order Newly Revised, Edición más reciente

• Robert’s Rules of Order Newly Revised, IN BRIEF

• The a-b-c’s of Parlamentary Procedure [El abecé de los procedimientos parlamentarios]


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