S OSS OSRESULTADOS DE LA RESULTADOS DE LA EVALUACIÓN DE LA SEGURIDAD DE LOS EVALUACIÓN DE LA SEGURIDAD DE LOS SISTEMAS AUTOMATIZADOS DESISTEMAS AUTOMATIZADOS DESISTEMAS AUTOMATIZADOS DE SISTEMAS AUTOMATIZADOS DE DISPENSACIÓN DE MEDICAMENTOSDISPENSACIÓN DE MEDICAMENTOS

María José OteroISMP-España. Servicio de Farmacia. Hospital Universitario de Salamanca

58 Congreso de la Sociedad Española de Farmacia Hospitalaria Málaga, 22-25 Octubre 2013

Evaluación de la Seguridad de losEvaluación de la Seguridad de losEvaluación de la Seguridad de los Evaluación de la Seguridad de los Sistemas Automatizados de Dispensación de Sistemas Automatizados de Dispensación de MedicamentosMedicamentos

- Teresa Bermejo Vicedo y Ana María Álvarez Díaz (Hospital Ramón y Cajal, Madrid)

•• Grupo TECNO:Grupo TECNO:

j y ( p y j , )- Carlos Codina Jané (Hospital Clínic i Provincial, Barcelona)- Carmen Encinas Barrios (Hospital General de Ciudad Real)- María Queralt Gorgas (Corporació Sanitària Parc Taulí, Sabadell, Barcelona)- Ana Herranz Alonso (Hospital Gregorio Marañón, Madrid)Ana Herranz Alonso (Hospital Gregorio Marañón, Madrid)- Amelia de La Rubia Nieto (Hospital Universitario Virgen de la Arrixaca, Murcia)- Isabel Martín Herranz (Complejo Hospitalario Universitario de La Coruña)- Julio Martínez Cutillas (Hospital Universitario Vall d´Hebrón, Barcelona)- Antonio Monzón Moreno (Hospital Universitario Virgen del Rocío, Sevilla)Antonio Monzón Moreno (Hospital Universitario Virgen del Rocío, Sevilla)

•• Instituto para el Uso Seguro de los Medicamentos (ISMPInstituto para el Uso Seguro de los Medicamentos (ISMP--España)España)

•• Financia: Financia: TevaTeva EspañaEspaña

AntecedentesAntecedentes

Instalación creciente de Sistemas Automatizados de Instalación creciente de Sistemas Automatizados de Dispensación (SAD) en los hospitalesDispensación (SAD) en los hospitales

•• EEEE..UUUU.. ((20112011)):: 8989%% de hospitales 1.

Dispensación (SAD) en los hospitalesDispensación (SAD) en los hospitales

•• EspañaEspaña ((20102010)) 22:: 27 9% de hospitales como botiquín de planta27 9% de hospitales como botiquín de planta 27,9% de hospitales como botiquín de planta. 27,9% de hospitales como botiquín de planta. 15,4% de hospitales ligados a prescripción médica 15,4% de hospitales ligados a prescripción médica

validada por farmacéutico.validada por farmacéutico.

11 PedersenPedersen et al. Am J et al. Am J HealthHealth--SystSyst PharmPharm. 2012; 69: 768. 2012; 69: 768--85. 85. 22 Grupo 2020 de la Sociedad Española de Farmacia Hospitalaria, 2010. Grupo 2020 de la Sociedad Española de Farmacia Hospitalaria, 2010.

AntecedentesAntecedentes

Los SAD es una tecnología desarrollada para mejorar el Los SAD es una tecnología desarrollada para mejorar el proceso de distribución, no como estrategia de reducción deproceso de distribución, no como estrategia de reducción deproceso de distribución, no como estrategia de reducción de proceso de distribución, no como estrategia de reducción de erroreserrores..

La seguridad de los SAD depende del diseño y de los La seguridad de los SAD depende del diseño y de los procedimientos de utilización procedimientos de utilización

“Los“Los SADSAD puedenpueden reducirreducir loslos erroreserrores dede medicación,medicación, peropero sólosólocuandocuando susu utilizaciónutilización estáestá bienbien planificadaplanificada yy sese adoptanadoptansistemáticamentesistemáticamente medidasmedidas específicasespecíficas dede prevenciónprevención””..

MandrackMandrack M et al. M et al. MedsurgMedsurg NursingNursing 2012; 21: 1342012; 21: 134--44. 44.

AntecedentesAntecedentes

20112011 20122012

E t di dEstudio de la seguridad de los SADde los SAD

ObjetivoObjetivoObjetivoObjetivo

• Conocer el grado de implantación de lasg pprácticas seguras recomendadas para el diseñoy utilización de los sistemas automatizados dedispensación de medicamentos en los hospitalesespañoles.

MétodosMétodos• Cumplimentación del “Cuestionario de autoevaluación de laseguridad de los SAD” de Octubre 2012- Abril 2013

14 procedimientos esenciales (93 puntos de evaluación):• 14 procedimientos esenciales (93 puntos de evaluación):

1. Establecer un entorno adecuado2. Garantizar la seguridad del acceso a los SAD2. Garantizar la seguridad del acceso a los SAD3. Usar SAD conectados a prescripción electrónica4. Definir la información que debe aparecer en la pantalla5. Establecer y mantener un contenido apropiado6 Diseñar la configuración de los SAD6. Diseñar la configuración de los SAD7. Definir procedimientos seguros de reposición8. Definir procedimientos seguros de retirada9. Establecer directrices de retirada excepcional (función “override”)

10 E t d i l t t d l di t h t l d i i t ió10. Estandarizar el transporte de los medicamentos hasta la administración11. Eliminar la devolución directa a los SAD12. Formar a los profesionales y evaluar su competencia13. Incluir la evaluación de SAD en los programas de calidad y gestión riesgos14. Establecer planes de mantenimiento y contingencia

MétodosMétodos

• Cumplimentación por un equipo multidisciplinar

Cumplimentación y valoraciónCumplimentación y valoración

• Cumplimentación por un equipo multidisciplinar

• Valoración de cada punto de evaluación según su grado deimplantación en el hospital:

Respuesta Puntuación

A No se ha realizado ninguna iniciativa para implantarlo 1g p p

B Ha sido considerado, pero no implantado 2

C Parcialmente implantado en algunas o todas las áreas 3

D Completamente implantado en algunas áreas 4

E Completamente implantado en todas las áreas 5

MétodosMétodos

Aplicación informáticaAplicación informática para cumplimentaciónpara cumplimentaciónque permite a cada hospital:que permite a cada hospital:

• Valorar fácilmente sus datos y obtener un informe con la puntuación global y detallada.p g y

• Comparar sus datos con la información agregada del resto de hospitales.

• Comparar los resultados de las nuevas evaluaciones que realice.

Aplicación informáticaAplicación informática

d ió li d l l d- Introducción on-line de los resultados- Confidencialidad de la información

www.ismp-espana.org

Aplicación informáticaAplicación informática Análisis individualizado de los datos de cada hospitalAnálisis individualizado de los datos de cada hospital

Aplicación informáticaAplicación informática Análisis individualizado de los datos de cada hospitalAnálisis individualizado de los datos de cada hospital

Aplicación informáticaAplicación informática Comparación con la información agregada de otros hospitalesComparación con la información agregada de otros hospitales

Aplicación informáticaAplicación informática Comparación con nuevas evaluaciones y seguimiento de progresosComparación con nuevas evaluaciones y seguimiento de progresos

ResultadosResultados

Hospitales participantes en el estudio (n=36)Hospitales participantes en el estudio (n=36)• Distribución por Comunidades Autónomasst buc ó po Co u dades utó o as

142

3

1

2

42

92

6

312

2

6

ResultadosResultados

Características de los hospitales participantes (n=36)Características de los hospitales participantes (n=36)

ParticipantesCaracterísticas

Participantesn %

Número de camas≥ 500 camas 21 58 3≥ 500 camas 21 58,3200-499 camas 11 30,6≤ 199 camas 4 11,1

Sistema de dispensación utilizadopSistema mixto 30 83,3Dosis unitarias automatizado 4 11,1Dosis unitarias convencional 2 5,6

Uso principal a que se destinan los SADSistema principal de dispensación, con conexión a

prescripción electrónica 13 36,1

Sistema principal de dispensación, sin conexión aprescripción electrónica 11 30,6prescripción electrónica ,

Sistema complementario 12 33,3

ResultadosResultados

C ti i l tCuestionario completo(36 hospitales)

Puntuación máxima posible 465Puntuación máxima posible 465

Puntuación media alcanzada 307,866 2 %Porcentaje sobre el valor máximo 66,2 %

(LC 95%: 63,2-69,2)

Resultados globales del cuestionario Resultados globales del cuestionario según número de camassegún número de camassegún número de camas según número de camas

Resultado medio totalm

o po

sibl

eva

lor m

áxim 66,265,0 64,6 67,3

% s

obre

(n= 21)(n= 4) (n= 11) (n= 36)≤ ≥

Resultados globales del cuestionario según Resultados globales del cuestionario según sistema de dispensación utilizadosistema de dispensación utilizadosistema de dispensación utilizadosistema de dispensación utilizado

90Resultado medio total

60

70

80

90

o po

sibl

e

30

40

50

60

valo

r máx

imo

65,9 70,6 61,866,2

0

10

20

30

% s

obre

v

Sistema mixto Dosis unitarias automatizado

Dosis unitarias convencional

Total(n= 30)

(n= 4) (n= 2)(n= 36)

Resultados globales del cuestionario según Resultados globales del cuestionario según uso principal a que se destinan los SADuso principal a que se destinan los SAD

90Resultado medio total

60

70

80

71,5mo

posi

ble

66 2**

30

40

50

60 71,5

e va

lor m

áxim 66,262,863,7

0

10

20

30

% s

obre

0Sistema principal, con conexión a PE

Sistema principal, sin conexión a PE

Sistema complementario

Total

(n= 13) (n= 11) (n= 12)(n= 36)

* p< 0,05

Procedimientos esenciales con valores más bajosProcedimientos esenciales con valores más bajos(% b l l á i )(% b l l á i )

Procedimiento esencial %

(% sobre el valor máximo) (% sobre el valor máximo)

►PE 9. Establecer directrices de retirada excepcional 28,4 %

►PE 12. Formar a los profesionales 52,0 %

►PE 13. Incluir la evaluación de los SAD en los programas de calidad y gestión de riesgos

53,0%

►PE 8. Definir procedimientos de retirada 55,3%

►PE 3. Usar SAD conectados a PE 60,9%

►PE 4. Definir la información de la pantalla 61,8%

►PE 11. Eliminar la devolución 63,9%

Procedimientos esenciales con valores más altosProcedimientos esenciales con valores más altos(% b l l á i )(% b l l á i )

Procedimiento esencial %

(% sobre el valor máximo) (% sobre el valor máximo)

►PE 5. Establecer contenido apropiado 88,7%

►PE 6. Diseñar la configuración de los SAD 79,9 %

►PE 1. Entorno adecuado 77,8%

Puntos de evaluación con valores más altosPuntos de evaluación con valores más altos

Item# Punto de evaluación

%Medio

%A+B

%C+D

%E

PE#

5 Establecer41 Establecimiento de lista consensuada de los

medicamentos incluidos en cada SAD 99,4 0 2,8 97,25. Establecer contenido apropiado

51 Almacenamiento exclusivo de medicamentos y productos sanitarios 99,4 0 2,8 97,2 6. Diseñar la

configuración51 y productos sanitarios , , , configuración

61 Reposición de los medicamentos de uno en uno 99,4 0 2,8 97,2

7. Definir procedimientos de reposición

Existencia de circuito diferenciado en 7 D fi i53

Existencia de circuito diferenciado en farmacia para preparar los medicamentos destinados a reponer los SAD

98,9 0 5,6 94,47. Definir procedimientos de reposición

28En pantalla aparece el principio activo sin abreviaturas (y si procede nombre comercial) 98 3 0 5 6 94 4

4. Definir la información en28 abreviaturas (y si procede nombre comercial),

dosis y forma farmacéutica98,3 0 5,6 94,4 información en

pantalla

62 Cuando se reponen los SAD en las unidades no se realizan otras tareas diferentes 97,8 0 8,3 91,7

7. Definir procedimientos de reposiciónp

Procedimiento esencial 9Procedimiento esencial 9bl di i l i d i l dEstablecer directrices para las retiradas excepcionales de

medicamentos (función “override”)

Item#

Punto de evaluación %Medio

%A+B

%C+D

%E

69 Disponibilidad de directrices para retiradasexcepcionales aprobadas por la CFyT 29 92 3 6excepcionales aprobadas por la CFyT

70 Retirada excepcional de medicamentosespecíficos y sólo en situaciones de urgencia 31 86 11 3

Retirada excepcional previa comprobación de71 Retirada excepcional previa comprobación de alergias y dosis 26 94 6 0

72 Doble chequeo para retiradas excepcionales de medicamentos de alto riesgo 27 92 8 0

73 Exigencia de registrar el motivo de retiradaexcepcional 26 94 6 0

74 Auditoría de las retiradas excepcionales 31 81 17 3

Procedimiento esencial 12Procedimiento esencial 12

FormarFormar aa loslos profesionalesprofesionales sanitariossanitarios enen elel manejomanejo dede loslos SADSAD yyevaluarevaluar susu competenciacompetencia

Item#

Punto de evaluación %Medio

%A+B

%C+D

%E

81 Todos los nuevos usuarios de los SAD reciben 64 33 36 3181 Todos los nuevos usuarios de los SAD reciben formación 64 33 36 31

82 Formación continuada y evaluación periódica de la competencia de los usuarios de los SAD 37 78 22 0

83 Análisis de errores internos y externos con los usuarios de los SAD 56 44 39 17

Procedimiento esencial 13Procedimiento esencial 13ll ll l ól ó dd ll ll dd l d dl d dIncluirIncluir lala evaluaciónevaluación dede loslos SADSAD enen loslos programasprogramas dede calidadcalidad yy

gestióngestión dede riesgosriesgos

Item#

Punto de evaluación %Medio

%A+B

%C+D

%E

84 Disponibilidad de procedimientos escritos de los procesos de uso de los SAD 72 19 47 33procesos de uso de los SAD

85 Aprobación de los procedimientos de los procesosde uso de los SAD por la CFyT 42 69 17 14

Inclusión de la evaluación de los SAD en el86 Inclusión de la evaluación de los SAD en el programa de gestión de riesgos de medicamentos 43 72 14 14

87 Registro y análisis de incidentes en procesos críticos de uso de los SAD e implantación de medidas 71 19 44 36

88 Existencia de procedimientos e indicadores paraauditar los procesos críticos de uso de los SAD 37 78 19 3

Procedimiento esencial 8Procedimiento esencial 8blbl dd ll dd ddEstablecerEstablecer procedimientosprocedimientos segurosseguros parapara lala retiradaretirada dede

medicamentosmedicamentos dede loslos SADSAD

Item#

Punto de evaluación %Medio

%A+B

%C+D

%E

64 Retirada de la medicación en SAD conectados a PE sólo previa validación farmacéutica 37 83 11 6PE sólo previa validación farmacéutica

65 Retirada de la medicación para un sólo paciente y un sólo horario de administración 52 47 47 6

Comprobación del medicamento retirado frente a66 Comprobación del medicamento retirado frente a orden de tratamiento y hoja de administración 79 6 50 44

67 Notificación y corrección de discrepancias 69 25 36 39

68 Existencia de procedimiento para auditar lasretiradas de medicamentos de los SAD 39 72 19 8

Procedimiento esencial 3Procedimiento esencial 3

Item P t d l ió % % % %

UtilizarUtilizar SADSAD conectadosconectados aa lala prescripciónprescripción electrónicaelectrónica

Item#

Punto de evaluación %Medio

%A+B

%C+D

%E

22 Conexión a PE de todos los SAD aunque la funcionalidad no esté habilitada 68 36 25 39funcionalidad no esté habilitada

23 Límite en tipo y cantidad de medicamentos que se almacenan en SAD sin conexión habilitada a PE 79 22 14 64

Doble chequeo para retiradas de medicamentos 24

q pde alto riesgo en SAD sin conexión habilitada a PE

36 83 8 8

Comparación de los procedimientos esenciales con EE.UU.Comparación de los procedimientos esenciales con EE.UU.

8983 82 82

100

78

71

61 62

80

69

55

6964

6666

76

83

76 78 7882

78

7175

7973

8278

75

o po

sibl

e

55

28

52 53

50

or m

áxim

o

28

25

obre

el v

al

0PE1 PE2 PE3 PE4 PE5 PE6 PE7 PE8 PE9 PE10 PE11 PE12 PE13 PE14 Total

% s

o

España 2013 EE.UU. 2009

ConclusionesConclusiones

Se han identificado numerosas áreas de riesgo en lasque es necesario establecer prácticas de tipo técnico,q p p ,organizativo y de monitorización del sistema para minimizarlos errores con esta tecnología.

La realización del estudio ha promovido la utilización delcuestionario de autoevaluación por los hospitales y hacontribuido a una mayor percepción de los riesgos quecontribuido a una mayor percepción de los riesgos quepuede entrañar esta tecnología, así como a un mayorconocimiento de las prácticas seguras para reducirlos.

Relación de hospitales participantes en el estudio (I)Relación de hospitales participantes en el estudio (I)

••Hospital de Poniente, El Ejido, AlmeríaHospital de Poniente, El Ejido, Almería••Hospital de Especialidades de Jerez de la Frontera, CádizHospital de Especialidades de Jerez de la Frontera, Cádiz

ANDALUCÍAANDALUCÍA

••Hospital General de Ciudad Real Hospital General de Ciudad Real ••Hospital Universitario de GuadalajaraHospital Universitario de Guadalajara

CASTILLA LA MANCHACASTILLA LA MANCHA

ÓÓ

p pp p••Complejo Hospitalario Regional Virgen Macarena, SevillaComplejo Hospitalario Regional Virgen Macarena, Sevilla••Hospital Universitario Virgen del Rocío, SevillaHospital Universitario Virgen del Rocío, Sevilla••Hospital Regional Universitario Carlos Haya, MálagaHospital Regional Universitario Carlos Haya, Málaga••Complejo Hospital Costa del Sol, Marbella, MálagaComplejo Hospital Costa del Sol, Marbella, Málaga

p jp j••Hospital La Mancha Centro, Alcázar de San Juan, Hospital La Mancha Centro, Alcázar de San Juan,

Ciudad RealCiudad Real

••Hospital Clínic i Provincial de BarcelonaHospital Clínic i Provincial de Barcelona

CATALUÑACATALUÑA

ASTURIASASTURIAS

••Hospital Universitario Miguel Servet, ZaragozaHospital Universitario Miguel Servet, Zaragoza

ARAGÓNARAGÓN ••Hospital Clínic i Provincial de Barcelona Hospital Clínic i Provincial de Barcelona ••Hospital de la Santa Creu i Sant Pau, Barcelona Hospital de la Santa Creu i Sant Pau, Barcelona ••Corporació Sanitària Parc Taulí, Sabadell, Barcelona Corporació Sanitària Parc Taulí, Sabadell, Barcelona ••Hospital dHospital d´́IgualadaIgualada--Consorci Sanitari de IConsorci Sanitari de I´́Anoia, Anoia,

Igualada, BarcelonaIgualada, Barcelona

••Hospital Universitario Central de Asturias, OviedoHospital Universitario Central de Asturias, Oviedo

••Complejo Asistencial Son Complejo Asistencial Son EspasesEspases, Palma de Mallorca, Palma de Mallorca••HospitalHospital MateuMateu OrfilaOrfila MahónMahón

BALEARESBALEARES ••CHU BadajozCHU Badajoz--Hospital Infanta Cristina, BadajozHospital Infanta Cristina, Badajoz

EXTREMADURAEXTREMADURA

GALICIAGALICIAHospital Hospital MateuMateu OrfilaOrfila, Mahón, Mahón••Complejo Hospitalario Universitario A CoruñaComplejo Hospitalario Universitario A Coruña••Complejo Hospitalario Arquitecto Complejo Hospitalario Arquitecto MarcideMarcide--Novoa Novoa

Santos, El Ferrol, La CoruñaSantos, El Ferrol, La Coruña

Relación de hospitales participantes en el estudio (II)Relación de hospitales participantes en el estudio (II)

••Hospital Universitario Virgen de la Arrixaca, MurciaHospital Universitario Virgen de la Arrixaca, Murcia••Hospital Universitario Santa Lucía, Cartagena, MurciaHospital Universitario Santa Lucía, Cartagena, Murcia

MURCIAMURCIA••Hospital Universitario Ramón y Cajal, MadridHospital Universitario Ramón y Cajal, Madrid••Hospital General Universitario Gregorio Marañón, MadridHospital General Universitario Gregorio Marañón, Madrid••Complejo Universitario La Paz, MadridComplejo Universitario La Paz, Madrid

MADRIDMADRID

••Hospital de Denia, AlicanteHospital de Denia, Alicante••Hospital La MalvaHospital La Malva--Rosa, ValenciaRosa, Valencia

COMUNIDAD VALENCIANACOMUNIDAD VALENCIANA

Complejo Universitario La Paz, MadridComplejo Universitario La Paz, Madrid••Hospital Universitario de Móstoles, MadridHospital Universitario de Móstoles, Madrid••Hospital de Fuenlabrada, MadridHospital de Fuenlabrada, Madrid••Hospital de Henares, Hospital de Henares, CosladaCoslada, Madrid, Madrid••Hospital Universitario Santa Cristina, MadridHospital Universitario Santa Cristina, Madrid••Hospital Universitario Puerta de Hierro, Hospital Universitario Puerta de Hierro, MajadahondaMajadahonda, ,

••Hospital de Basurto, Bilbao, VizcayaHospital de Basurto, Bilbao, Vizcaya••Hospital de Cruces, Hospital de Cruces, BarakaldoBarakaldo, Vizcaya, Vizcaya••Hospital Hospital TxagorritxuTxagorritxu, Vitoria, Álava, Vitoria, Álava

PAÍS VASCOPAÍS VASCOp ,p , jj ,,

MadridMadrid••Hospital Universitario Príncipe de Asturias, Alcalá de Hospital Universitario Príncipe de Asturias, Alcalá de

Henares, MadridHenares, Madrid

M h iM h iMuchas graciasMuchas gracias