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República de Colombia Departamento Administrativo para la Prosperidad Social

Instituto Colombiano de Bienestar Familiar Cecilia de la Fuente de Lleras

Dirección Regional Cesar

F1.PR20.MPA1.P5 Versión 2.0

ACTA DE REUNIÓN COMITÉ No. 005

Hora: 10:00 a.m. Fecha: 15/02/2013

Lugar: Sala de Juntas Regional Cesar

Dependencia que Convoca:

Dirección Regional

Proceso: Direccionamiento Estratégico

Objetivo: Realizar la Revisión por la Dirección al Sistema Integrado de Gestión II Semestre 2012 (Junio – Diciembre)

Agenda: En la revisión por dirección se analizan las siguientes entradas:

1. Resultados de las auditorías internas al Sistema Integrado de Gestión y revisiones realizadas al Sistema de Gestión de Seguridad

2. Retroalimentación del cliente (quejas, reclamos y sugerencias, encuestas de satisfacción)

3. Desempeño de los Macroprocesos/procesos y conformidad del servicio

4. Desempeño ambiental

5. Estado de las Acciones Correctivas y Preventivas

6. Requisitos legales Ambiental y SYSO

7. Acciones de seguimiento de revisiones anteriores por la Dirección

8. Cambios que podrían afectar al Sistema Integrado de Gestión

9. Recomendaciones para la mejora

10. Resultados de la gestión realizada sobre los riesgos para la entidad

11. Vulnerabilidades o amenazas no tratadas adecuadamente en la valoración previa de riesgos

12. Desempeño de SYSO

13. Estado de la investigación de accidentes

14. Resultados de la participación y consulta de las partes interesadas externas

15. Desempeño y efectividad del SGSI

16. Identificación de técnicas, productos o procedimientos para mejorar el desempeño del SGSI

17. Revisión de la Política y los Objetivos del Sistema Integrado de Gestión





Desarrollo:

1. Resultados de las auditorías internas al Sistema Integrado de Gestión y Revisiones realizadas al Sistema de Gestión de Seguridad.

Hasta la fecha de corte del presente ejercicio de Revisión por la Dirección en la Regional Cesar no se han realizado auditorías internas de manera integral en sus 4 ejes de Gestión (Calidad, Ambiente, Seguridad de la Información, Seguridad y Salud Ocupacional). Sin embargo se ha realizado seguimiento a los hallazgos que se encuentran abiertos de la auditoría interna del Eje Calidad, realizada en Octubre del 2009 en la cual se encontraron 12 No Conformidades, a Diciembre 31/2010 se tomaron acciones, planes de mejoramiento y se logro cerrar 10 No conformidades, (nueve (9) durante el I semestre y una (1) durante el II semestre del 2010) quedando pendiente 2, para un cumplimiento del 83.3%. Las dos no conformidades abiertas, son de solución a nivel Nacional, la falta de un archivo central en la Regional, se tiene previsto por parte de la Sede Nacional la remodelación y adecuación a la Regionales con calidad, se estarán realizando las acciones pertinentes para solucionar esta no conformidad. La otra No Conformidad es la falta de espacio físico y dotación para el archivo en el Inmueble del CZ De Codazzi.

Fecha Auditoria No. Total de Hallazgos No. Hallazgos Cerrados No. Hallazgos Abiertos

30 de Octubre de 2009 12 10 2





No Conformidad

Acción Implementada

Estado de Avance

Logros Dificultades

La regional no se asegura de controlar los registros que proporcionen evidencia de la conformidad con los requisitos, como se observó en los siguientes aspectos: - Sin identificación de la serie y subserie en los archivos de Actas de Comité de Adopciones, Historias laborales (Regional), HA (CZ Valledupar II y CZ Aguachica). - Sin identidad visual actualizada en planes de capacitación de Talento Humano, documentos archivados en orden inverso al establecido.(CZ Aguachica, Codazzi, Chiriguaná) - Documentos repetidos y foliados (Recaudo) - Documentos sin foliar (cz Valledupar, CZ Chiriguaná) - Sin firma o

Revisar y definir los servidores públicos que deben asistir a las capacitaciones en cuanto a responsabilidad de la actividad. Aplicación de la Tabla de Retención Documental. Verificación aleatoria de carpetas para revisar si tiene su identificación visual actualizada. Verificación aleatoria a los folios contenidos en las carpetas. Todos los documentos de las historias de atención se revisaron y se archivaron en el orden establecido, los documentos repetidos se sacaron y se foliaron, y los documentos que estaban sin firmar se firmaron. Las evidencias se encuentran en cada Historia de Atención.

ABIERTA En la actualidad se Ejecuto el convenio 080 del 2010 suscrito con la universidad de la Salle y el SENA se cuenta con el bien inmueble donde funcionara el archivo central o acumulado la sede atreves del convenio OPC 149 del 2012 suscrito con FONADE el 28 de 11 del 2012 se programo para la regional cesar 50 módulos o estanterías metálicas el proveedor se comprometió suministrarla dentro de los tres primeros meses la respectiva estanterías donde se ubicara el archivo central o acumulado actualmente la asistencia a las capacitaciones son las del personal responsable de la actividad. Se

A pesar que fue una de las necesidades expuestas en el encuentro de administrativos no solo de la Regional Cesar si no de muchas Regionales en el sentido de que no se cuenta con el recurso humano dedicado única y exclusivamente al archivo central o acumulado de la Regional Demora en la suscripción del convenio con Fonade a tal punto q apenas se logro hacerlo el 28 de noviembre del 2012.





identificación del profesional que realiza la actuación (CZ Valledupar II y CZ Chiriguaná). - No se cuenta con archivo central para la transferencia documental. Incluye el hallazgo de NC AIC2008-CE03

Brindar Asistencia Técnica en Sistema de Gestión Documental. Asignar en el equipo zonal un profesional que apoya la revisión mensual, se levantó plan de mejoramiento para lograr cumplimiento y se está haciendo seguimiento al mismo en forma mensual.

reviso los soportes del desarrollo del plan de capacitación y todos están diligenciados. En la actualidad Se están retroalimento a los servidores públicos del CZ Codazzi, Chiriguaná y Aguachica en el manejo de archivo con la TRD.

La entidad no ha proporcionado y/o mantenido la infraestructura necesaria para lograr la conformidad con los requisitos del servicio como se evidenció en los siguientes aspectos: - No se cuenta con adecuados espacios físicos para la prestación del servicio por parte de los servidores públicos, ni muebles y equipos funcionales (CZ Aguachica). - Limitaciones en la conectividad (CZ Aguachica,

Firmar convenio con la federación nacional de cafeteros para intervención de los Centros Zonales. Dotar al CZ Chiriguaná de un Celular, lo que ha permitido mantener comunicación con todos y todas los responsables de los diferentes programas.

ABIERTA

Actualmente ya el Centro Zonal se encuentra funcionando en su nueva sede pero están en el proceso de adecuación, ubicación de oficinas y instalaciones de redes telefónicas y servicios tecnológicos.

Demora en la entrega del inmueble y mudanza de anteriores arrendatarios





Chiriguaná) - Carencia de comunicación telefónica (CZ Chiriguaná) - Falta de espacios físicos adecuados y dotados para los archivos de gestión y custodia de las HA. (CZ Codazzi, Aguachica y Valledupar 2, Regional) Incluye el hallazgo de NC AIC2008-CE13

1.2 Revisiones realizadas al Sistema de Gestión de Seguridad de la Información: A la fecha de corte del periodo de esta Revisión por la Dirección no se realizaron revisiones que aseguren que el Sistema de Gestión de Seguridad de la Información cumple con las disposiciones establecidas. Lo anterior obedece al corto tiempo (Diciembre 2012) con que se conto para la implementación de la actividad, adicionalmente no se tenía claridad en la aplicación de la herramienta (Pruebas de Ingeniería Social) y durante el mes de Diciembre los Colaboradores de la Regional se encontraban en su gran mayoría de vacaciones.

2. Retroalimentación del Cliente

2.1 Encuestas: - Análisis de resultados: Ante el fracaso en la convocatoria pública para la aplicación de la encuesta de satisfacción, al ser declarada desierta, la Dirección de Servicios y Atención del Instituto Colombiano de Bienestar Familiar, tomo la decisión de desarrollar la encuesta nacional de satisfacción de los usuarios de los programas y servicios del ICBF, con el propósito de identificar los niveles de satisfacción de los usuarios de la entidad y medir la calidad de los servicios brindados por la misma, en apoyo con la Subdirección de Monitoreo y Evaluación y con una autoevaluación en los servicios prestados.





ECZ ENNA ESP

85,71%

55,56%

85,07%

14,29%

34,92%

13,43%

0,00%

7,94%

1,49% 0,00% 1,59% 0,00%

Muy satisfecho Satisfecho Conforme Insatisfecho

Para tal efecto efectuó en Diciembre de 2012 el proceso de muestra realizado bajo los parámetros estadísticos establecidos para tal fin, la cual fue aplicada en las diferentes sedes (86 Centros Zonales y en instituciones) a las cuales acuden y reciben los servicios los NNA. En la Regional Cesar fueron escogidos 3 centros zonales: Valledupar No 2, Codazzi, y Aguachica. La encuesta se desarrolló en tres poblaciones diferentes:

1) Usuarios que acuden a los Centros Zonales (censo).

2) Niños, Niñas y Adolescentes beneficiarios de los diferentes programas en las

modalidades de prevención y protección (muestra) y

3) Adultos –Usuarios o beneficiarios de los programas o servicios del ICBF (muestra).

Cada uno de los centros zonales diligencio 21 encuestas de cada formato, aplicándose un total de 189 encuestas en la regional Cesar las cuales fueron remitidas a la Dirección de Servicios y Atención de la Sede Nacional. Los resultados del análisis no fueron socializados, solo ante la solicitud de la regional enviaron unas conclusiones generales, las cuales permiten avizorar un panorama de la institución a nivel nacional.

El gráfico muestra que los usuarios de los centros zonales y los adultos beneficiarios de los programas del ICBF manifiestan estar al menos satisfechos, registrando porcentajes superiores al 98,51%. Los niños, niñas y adolescentes registran el porcentaje de conformidad más alto con un 7,94%.





75,65%

20,73% 3,11% 0,52%

Muy satisfecho Satisfecho Conforme Insatisfecho

- Grado de Satisfacción del Cliente: (conclusión del análisis debe determinar nivel de satisfacción de los usuarios) El 96,38% de los usuarios manifiestan sentirse al menos satisfechos con el servicio recibido en la regional Cesar del ICBF.

2.2 Peticiones: (Quejas, Reclamos y Sugerencias)

- Análisis de resultados:

2.2.1 QUEJAS Durante los meses de Julio a Diciembre de 2012 se registraron en total 10 Quejas, 1 más que el I Semestre (9).

Las Quejas corresponden a servidores públicos de:

Centro Zonal Valledupar No 2

8

Centro Zonal Codazzi

1

Centro Zonal Aguachica

1





Aclaramos que la queja No.19101821 aparece en el SIM en la sede regional pero corresponde al Centro Zonal Aguachica, esto obedece a que la petición fue remitida a la Oficina de Control Interno Disciplinario, por tanto no tuvo direccionamiento en la regional. Los Servidores Públicos objeto de la queja fueron:

Recepcionista: 1

Defensor de Familia: 7

No Definido: 1

Trabajador Social: 1

MOTIVOS DE LA QUEJA

Demora en la atención (omitir, negar, retardar o entrabar de asuntos a su cargo o prestación del servicio)

1

Incumplimiento, abuso o extralimitación de deberes o funciones. 3

Maltrato al Ciudadano 1

Parcialidad en procesos (inhabilidades e incompatibilidades) 4

Personal 1

80%

10%

10%

Centro Zonal Valledupar No 2 Centro Zonal Codazzi Centro Zonal Aguachica





Los programas afectados con las quejas de los ciudadanos son:

Los Cargos de los Servidores Públicos contra quienes se interpusieron las Quejas fueron:

3

1 1 1

4

0 0,5

1 1,5

2 2,5

3 3,5

4 4,5

10%

10%

10%

30%

30%

10%

PROGRAMAS AFECTADOS CON LAS QUEJAS

Asistencia y Asesoría a la Niñez y la Familia Centros de desarrollo infantil para la primera infancia Ejecutivo de Alimentos Fijación de Cuota de Alimentos Fijación de Custodia y Cuidado Personal Servicio al Ciudadano





Defensor de Familia 7

No Definido 1

Trabajador Social 1

Recepcionista 1

SEGUIMIENTO La totalidad de las peticiones recibidas en el II semestre fueron atendidas en el término estipulado por la ley. De las 10 Quejas fueron remitidas a los jefes inmediatos 9 y 1 a la Oficina de Control Interno Disciplinario de la Sede Nacional.

TOTAL QUEJAS CANTIDAD PORCENTAJE

CERRADAS 10 100%

2.2.2 RECLAMOS Durante el II Semestre de 2012, se recepcionaron en total 44 reclamos en la regional Cesar los cuales se encuentran distribuidos así:

Centro Zonal Valledupar No 1 12

Centro Zonal Chiriguaná 9

Centro Zonal Aguachica 14

Centro Zonal Codazzi 3

Sede Regional 6

Precisamos que uno de los Reclamos que aparece en el SIM en la Sede Regional (No 19502823) corresponde al Centro Zonal Aguachica, esto obedece a que la servidora pública a la que le direccionaron la petición tiene el código errado y aparece con el de la sede regional.





SERVICIOS AFECTADOS POR LOS RECLAMOS :

27%

20% 32%

7% 14%

RECLAMOS POR CENTRO ZONAL

Centro Zonal Valledupar No 1

Centro Zonal Chiriguanà

Centro Zonal Aguachica

Centro Zonal Codazzi

Apoyo al Fortalecimiento a las Familias de Áreas Rurales Dispersas

Centros de desarrollo infantil para la primera infancia

Constatación presunta vulneración de derechos

Desayunos Infantiles con Amor

Hogares Comunitarios de Bienestar

Hogares Comunitarios de Bienestar FAMI

Hogares Infantiles - Lactantes y Preescolares

Programa Alimentación Escolar PAE

Servicio al Ciudadano

0 2 4 6 8 10 12 14 16





SERVICIO AFECTADO CANTIDAD

Apoyo al Fortalecimiento a las Familias de Áreas Rurales Dispersas

1

Centros de desarrollo infantil para la primera infancia 1

Constatación presunta vulneración de derechos 1

Desayunos Infantiles con Amor 7

Hogares Comunitarios de Bienestar 14

Hogares Comunitarios de Bienestar FAMI 3

Hogares Infantiles - Lactantes y Preescolares 6

Programa Alimentación Escolar PAE 7

Servicio al Ciudadano 4

TOTAL 44

Los programas con mayor número de reclamos fueron: Hogares Comunitarios de Bienestar con el 31.82%, Desayunos Infantiles con Amor con 15.91%; Programa Alimentación Escolar PAE 15.91%, Hogares Infantiles con el 6.82%.





Incumplimiento de Obligaciones

23%

Instalaciones Físicas Inadecuadas

7%

Idoneidad del Recuso Humano

4%

Incumplimiento en Calidad de Producto

o Servicio 5%

Incumplimiento en Cantidad de producto

o servicio 9%

Malos Manejos del Presupuesto

2%

Medidas de Protección

2%

Participación en Política

2%

Programa de Alimentación Escolar – PAE

5%

Maltrato a Niños, Niñas y Adolescentes

7%

Maltrato a Usuarios del Programa

14%

Mal uso del producto 11%

Suspensión del Servicio

9%

MOTIVO DEL RECLAMO

MOTIVO DE LOS RECLAMOS:

Incumplimiento de Obligaciones 10

Instalaciones Físicas Inadecuadas 3

Idoneidad del Recuso Humano 2

Incumplimiento en Calidad de Producto o Servicio

2

Incumplimiento en Cantidad de producto o servicio

4

Malos Manejos del Presupuesto 1

Medidas de Protección 1

Participación en Política 1

Programa de Alimentación Escolar – PAE 2

Maltrato a Niños, Niñas y Adolescentes 3

Maltrato a Usuarios del Programa 6

Mal uso del producto 5

Suspensión del Servicio 4





Los Ciudadanos reportaron mayor numero de reclamos por los siguientes Motivos: Incumplimiento de Obligaciones (23%), Maltrato a Usuarios del Programa (14%); Mal uso del producto (11%); Suspensión del Servicio (9%); Incumplimiento en Cantidad de producto o servicio (9%).

SEGUIMIENTO

La totalidad de los Reclamos recibidos en el II Semestre, se atendieron dentro de los términos de15 días siguientes a su recibo conforme a lo establecido en la ley.

TOTAL RECLAMOS

CANTIDAD PORCENTAJE

CERRADOS

43

97.73%

GESTION 1 2.27%

El Reclamo SIM No 19101791 del Centro Zonal Valledupar No 1 se encuentra sin cerrar y no ha tenido seguimiento desde el mes de diciembre de 2012. 2.2.3 SUGERENCIAS En el segundo Semestre del año anterior se registran cuatro (4) sugerencias por parte de los ciudadanos. Distribuidos así:

Centro Zonal Chiriguaná 2

Centro Zonal Valledupar No 2 1

Centro Zonal Aguachica 1

Los programas objeto de la sugerencia fueron:

Asistencia y Asesoría a la Niñez y la Familia

Servicio al Ciudadano

Felicitaciones y Agradecimientos

Hogares Infantiles - Lactantes y Preescolares





Entre lo recomendado por los usuarios tenemos en el Centro Zonal Chiriguaná la necesidad de abanicos en la sala de espera ya que los usuarios deben soportar altas temperaturas antes de ser atendidos. Esta sugerencia es reiterativa del semestre anterior.

Otras solicitudes que realizan los ciudadanos tienen que ver con agilizar la atención y privacidad de la misma, de igual manera requieren tener en cuenta a la hora de transitar los HI a CDI el perfil de los trabajadores. Las sugerencias fueron recibidas a través de los medios virtual y buzón y fueron remitidas a los competentes para su trámite. - Acciones Implementadas:

*Con el propósito de aminorar las quejas presentadas el Centro Zonal Valledupar No 2 quienes

recibieron más peticiones de esta clase su coordinadora se reunió con los servidores públicos a quienes fueron dirigidas las quejas manifestándoles y recordándoles sobre la atención amable y la imparcialidad en los procesos. Así mismo desarrollo un GET con todos los funcionarios del punto de atención para conversar sobre los principios y valores de la entidad y que deben ser tenidos en cuenta a la hora de prestación del servicio a nuestros usuarios. * En cuanto a los Reclamos, los centros zonales Aguachica y Valledupar No 1 quienes presentaron mayor número de estas peticiones, llevaron a cabo Grupos de Estudio Trabajo con las servidoras publicas responsables de la supervisión de los programas que mayores inconformidades reportaron en el II semestre de 2012, y determinaron que al inicio de los programas en el 2013 se volvería a capacitar a los operadores y agentes educativos sobre los lineamientos de los programas, esto tendiente a mejorar la prestación del prestación del servicio.

* En cuanto a las sugerencias relacionadas con el mejor ambiente en la sala de espera del centro

zonal Chiriguaná fue solucionada la situación.

* Con el propósito de cualificar el servicio y la atención la Oficina de Atención al Ciudadano de la

sede Regional realiza continua realizando seguimiento, asistencia y asesoría a los Centros Zonales haciendo especial énfasis en el registro adecuado y diligenciamiento oportuno y completo de las peticiones en el aplicativo SIM. Se remiten las inconsistencias encontradas en el SIM y se requieren su corrección.

* Gracias a la participación de todos los servidores públicos vinculados al PAC se han disminuido

en un alto porcentaje las inconsistencias en los informes enviados al Nivel Nacional. Por lo se hace necesario continuar con el seguimiento, asesoría y acompañamiento a los centros zonales a través de diversos medios telefónico, correo electrónico y/o presencial.





71%

93%

100%

99% 99%

102% 104% 101%

0

20

40

60

80

100

120

Marzo Junio Julio Agosto Septiembre Octubre Noviembre Diciembre

MPE1-01 Cumplimiento a la Programación de Metas Sociales

3. Desempeño de los Macroprocesos/procesos y Conformidad del Servicio

3.1 Desempeño de los Macroprocesos/procesos: DIRECCIONAMIENTO ESTRATÉGICO

Nombre del indicador: Cumplimiento a la Programación de Metas Sociales

MES RESULTADO META RANGO

Marzo 71% ≥ 100% Crítico

Junio 93% ≥ 100% En Riesgo

Julio 100% ≥ 100% Óptimo

Agosto 99% ≥ 100% Adecuado

Septiembre 99% ≥ 100% Adecuado

Octubre 102% ≥ 100% Óptimo

Noviembre 104% ≥ 100% Óptimo

Diciembre 101% ≥ 100% Óptimo

Análisis: Durante el año 2012 se realizo la ejecución en la atención de los niñ@s de acuerdo a la cobertura programada inicialmente.

Punto(s) Crítico(s): El grado de cumplimiento de la meta social programada en el mes de Marzo fue del 71% encontrándose en estado crítico, lo anterior obedeció que para el mes de Marzo solo se estaban ejecutando los programas de Hogares Comunitarios de Bienestar, Programa PAE, Recuperación Nutricional (Ración preparada), Centros de Recuperación Nutricional, Jardines Sociales, Jardines Comunitarios, Hogares Infantiles; en Lactantes y Preescolar solo se ejecutaron 110 cupos de los 160 programados.





-19%

119%

-22%

17% 31%

9%

-40

-20

0

20

40

60

80

100

120

140

Junio Julio Agosto Septiembre Octubre Noviembre

Nombre del indicador: Eficiencia en la ejecución Presupuestal


Junio -19% > 1% Crítico

Julio 119% > 1% Óptimo

Agosto -22% > 1% Crítico

Septiembre 17% > 1% Óptimo

Octubre 31% > 1% Óptimo

Noviembre 9% > 1% Óptimo

Análisis: La ejecución de las obligaciones presupuestales del mes de corte de la vigencia es del 6% comparativamente con el año de referencia 2009.

Punto(s) Crítico(s): N/A





73% 73%

0

20

40

60

80

100

Septiembre Diciembre

MPE1-03 Beneficiarios Focalizados

33%

80% 100%

0

20

40

60

80

100

Junio Septiembre Diciembre

MPE2-01 Grado de Cumplimiento de la Gestión Ambiental Regional

Nombre del indicador: Beneficiarios Focalizados


Septiembre 73% > 98% En Riesgo

Diciembre 73% > 98% En Riesgo

Análisis: De la base de datos de NNA se logro focalizar el 73%, la meta era del 98%


Desempeño de los Macroproceso/procesos: MEJORAMIENTO CONTINUO

Nombre del indicador: Grado de Cumplimiento de la Gestión Ambiental Regional





0% 0%

71%

0%

20%

40%

60%

80%

100%


MPE2 -03 Colaboradores Sensibilizados en Mejores Practicas Ambientales


Junio 33% ≥ 33% Óptimo

Septiembre 80% ≥ 67% Óptimo


Análisis: El indicador alcanzo un resultado del 100% teniendo en cuenta que se realizaron las actividades asociadas a la meta 4 del Plan Operativo del Sistema Integrado de Gestión las cuales son: aplicación del Procedimiento Aspectos e Impactos Ambientales, actualización del Plan de Gestión Ambiental (Encuesta de percepción ambiental, matriz de requisitos legales, matriz de riesgos ambientales, matriz de valoración aspectos e impactos ambientales) de la Regional. Se resalta la firma del convenio realizado con CORPOCESAR para la sensibilización de temas ambientales en el ICBF Regional Cesar.


Nombre del indicador: Colaboradores Sensibilizados en Mejores Practicas Ambientales

Análisis: El porcentaje acumulado de los Colaboradores sensibilizados durante el segundo semestre fue del 71% superando la meta establecida. Se logro con la realización de la Feria EPICO en el mes de Octubre del 2012 y las sensibilizaciones realizadas en los Centros Zonales Valledupar No. 1 y Centro Zonal Aguachica.

Punto(s) Crítico(s): Falta mayor disponibilidad de tiempo de los Centros Zonales y Dependencias para la realización de las actividades relacionadas con el tema ambiental.


Junio 0% ≥ 3,45% Crítico

Septiembre 0% ≥ 10,5% Crítico






0% 0%

28%

0

10

20

30


MPE2 -04 Agentes educativos (madres comunitarias, maestras jardineras, madres sustitutas, operadores) sensibilizados en Mejores Prácticas Ambientales

del ICBF

100% 88%

0

50

100


MPE2-05 Número de procesos que identificaron riesgos e implementaron el tratamiento definido

Nombre del indicador: Agentes educativos (madres comunitarias, maestras jardineras, madres sustitutas, operadores) sensibilizados en Mejores Prácticas Ambientales del ICBF.

Análisis: El porcentaje acumulado de Agentes educativos (madres comunitarias, maestras jardineras, madres sustitutas, operadores) sensibilizados en Mejores Prácticas Ambientales del ICBF fue del 28% el cual se logro con la ejecución sensibilizaciones desarrolladas durante el mes de Octubre, de igual forma en la Feria EPICO se sensibilizo un grupo de 55 Madres Sustitutas.


Nombre del indicador: Número de procesos que identificaron riesgos e implementaron el tratamiento definido.


Junio 0% ≥ 2,3% Crítico

Septiembre 0% ≥ 6,7% Crítico






86%

214% 214%

0

50

100

150

200

250

Julio Septiembre Noviembre

E-29 Municipios con Asistencia Técnica del ICBF en la formulación de la Politica diferencial a favor de los niños, niñas y Adolescentes

Análisis: El indicador en el mes de septiembre fue del 100% lo cual no coincide con los resultados publicados por la Subdirección de Monitoreo y Evaluación en atención que fueron cargados por omisión, se tienen evidencia del envío por correo electrónico, de la información a la Subdirección de Mejoramiento Organizacional.

Punto(s) Crítico(s): El reporte de la información del Indicador se debe enviar con 5 días de anticipación a la Subdirección de Mejoramiento para que lo reporten a la Subdirección de Monitoreo y Control y tener tiempo para recibir retroalimentación del mismo.

Desempeño de los Macroproceso/procesos: COORDINACIÓN Y ARTICULACIÓN DEL SISTEMA NACIONAL DE BIENESTAR FAMILIAR

Nombre del indicador: Municipios con Asistencia Técnica del ICBF en la formulación de la Política diferencial a favor de los Niños, Niñas y Adolescentes.


Julio 86% > 33% Óptimo

Septiembre 214% > 67% Óptimo

Noviembre 214% > 67% Óptimo

Análisis: En el Departamento del Cesar se suma a los municipios priorizados (7


Septiembre 100 ≥ 100% Óptimo

Diciembre 88 ≥ 100% Adecuado





144%

88%

119%

100%

0

20

40

60

80

100

120

140

160

Marzo Junio Septiembre Diciembre

E-31 Número de Municipios con CPS Monitoreados

municipios) para el acompañamiento de la formulación en políticas publicas de infancia en acuerdo con PNUD; 6 municipios más y el Departamento del Cesar en total son 14 territorios debidamente acompañados, con asistencia técnica en la formulación de la política pública en atención de los NNA. El Indicador durante los meses de Septiembre y Diciembre la meta programada quedando en un 200% de cumplimiento (14/7).Hacemos una observación en la cifra que se registra en el tablero de control nacional en la columna numerador(15) este número no corresponde a la realidad de la Regional Cesar.


Nombre del indicador: Número de Municipios con CPS Monitoreados


Marzo 144% ≥ 100% Óptimo

Junio 88% ≥ 100% Adecuado

Septiembre 119% ≥ 100% Óptimo


Análisis: ICBF Regional Cesar dando cumplimiento a lo establecido por la Ley acompaña y monitorea los consejos de política social de los 25 municipios y el Departamentos del Cesar.






100% 100% 100%

88%

131% 131%

99%

0

20

40

60

80

100

120

140

Junio Julio Agosto Septiembre Octubre Noviembre Diciembre

E-01 Número de Niños y Niñas con Atención Integral a la Primera infancia

Desempeño de los Macroproceso/procesos: GESTIÓN ATENCIÓN A LA PRIMERA INFANCIA

Nombre del indicador: Número de Niños y Niñas con Atención Integral a la Primera Infancia


Junio 100 100 Óptimo

Julio 100 100 Óptimo

Agosto 100 100 Óptimo

Septiembre 88 100 Adecuado

Octubre 131 100 Óptimo

Noviembre 131 100 Óptimo

Diciembre 99 100 Adecuado

Análisis: El transito a la modalidad de Cero a Siempre en la Regional ha sido exitoso ha contado con la receptividad tanto de los operadores, de las familias y la comunidad, atendiendo integralmente a los niñ@s de las familias del Cesar. El número reportado de niños y niñas atendidos fue del 100% de la cobertura programada en las unidades de servicio.






106% 106%

98% 98% 96%

111% 111%

98%

0

20

40

60

80

100

120

Marzo Junio Julio Agosto Septiembre Octubre Noviembre Diciembre

E-03 Número de Niños y Niñas atendidos en Hogares ICBF que brindan atención, cuidado y nutrición sin el componente de educación inicial.

Nombre del indicador: Número de Niños y Niñas atendidos en Hogares ICBF que brindan atención, cuidado y nutrición sin el componente de educación inicial.


Marzo 106 ≥ 100% Óptimo

Junio 106 ≥ 100% Óptimo

Julio 98 ≥ 100% Óptimo

Agosto 98 ≥ 100% Óptimo

Septiembre 96 ≥ 100% Adecuado

Octubre 111 ≥ 100% Óptimo

Noviembre 111 ≥ 100% Óptimo


Análisis: Según el reporte de las entidades contratistas se atendió en el segundo semestre en las unidades de servicios de hogares de bienestar el 100% de las coberturas programadas.






31% 34% 34%

70%

0

10

20

30

40

50

60

70

80


E-04 Número de nuevos Agentes Educativos vinculados a procesos de formación en el modelo de atención Integral.

Nombre del indicador: Número de nuevos Agentes Educativos vinculados a procesos de formación en el modelo de atención integral.


Marzo 31 > 16% Óptimo

Junio 34 > 50% Crítico

Septiembre 34 > 75% Crítico

Diciembre 70 ≥ 100% Crítico

Análisis: En el segundo semestre se organizaron 7 grupos convenios COLSUBSIDIOS-SENA-ICBF y 2 cursos con recursos SENA vinculando al proceso 418 madres comunitarias, docentes y Agentes Educativos en Atención Integral a la Primera Infancia. Esta organización se realizo con base en los recursos aprobados por la sede nacional para la contratación de los facilitadores. Se ajusto la programación de acuerdo con los recursos asignados sin embargo de las 600 agentes educativas solo se lograron capacitar 418, el indicador no alcanzo la meta quedando en estado crítico.

Punto(s) Crítico(s): Continua siendo una debilidad la consecución de espacios educativos adecuados para la formación, en este aspecto se tiene programado vincular a los entes territoriales para que se comprometan con el proceso. Es importante que estos cursos inicien en el mes de febrero para que su proceso se termine en el mes de Diciembre de esta forma se evidenciaría la ejecución de la formación. Si el proceso de formación inicia





25%

99%

0

20

40

60

80

100

120


E-22 Número de niños y niñas en primera infancia con valoración y seguimiento nutricional.

en el de enero la meta se podría cumplir, sino quedarían pendientes para el siguiente esto es lo que afecta el indicador

Nombre del indicador: Número de Niños y Niñas en primera infancia con valoración y seguimiento nutricional.


Septiembre 25 100% Crítico

Diciembre 99 100% Adecuado

Análisis: El indicador en septiembre registro estado crítico debido a que a la fecha de corte no se habían dado las directrices por parte de la Sede Nacional para la capacitación a los CDI en registro de información al sistema, la capacitación y acompañamiento a los operadores se dio a partir del mes de octubre dando como resultado un mejoramiento para el último trimestre en el resultado del indicador el cual fue de un 99%. Como acción de mejora se propone que los Centros Zonales estén pendiente de la oportunidad de estos reportes.






243%

313%

0

50

100

150

200

250

300

350


MPM1 - 01 Hogares ICBF transferidos a esquemas de atención integral

Nombre del indicador: Hogares transferidos a esquemas de atención integral.


Septiembre 243 > 30% Óptimo

Diciembre 313 100% Óptimo

Análisis: Desde el mes de Julio a Octubre correspondiente al segundo semestre del año 2012, se logro transitar a los esquemas de atención integral a la Regional 9131 cupos para un total de 345 Unidades de Atención transferidas a esquemas de atención integral.






100%

0

20

40

60

80

100

120

Noviembre

MPM1 - 02 Niños atendidos por el ICBF, mayores de 5 años, reportados al sistema educativo

56%

100% 100% 100% 100% 100% 100% 100%

0

50

100

150

MPM1-03 Número de niños entre 6 meses a 4 años 11 meses de edad beneficiados con el Programa - DIA-

Nombre del indicador: Niños atendidos por el ICBF, mayores de 5 años reportados al sistema educativo.

Análisis: De los 4475 niños y niñas de programas de primera infancia que cumplieron 5 años, el 100% fue reportado al sistema educativo.


Nombre del indicador: Número de Niños entre 6 meses a 4 años 11 meses de edad beneficiados por el Programa DIA.


Noviembre 100 100% Óptimo





491%

0

100

200

300

400

500

600

Diciembre

MPM1 - 04 Unidades de atención beneficiarias de la implementación de la Estrategia Fiesta de la Lectura

Análisis: De los 32.980 niñas y niños entre 6 meses 4 años 11 meses de edad el 100% son atendidos por el programa DIA


Nombre del indicador: Unidades de atención beneficiadas de la implementación de la Estrategia Fiesta de la Lectura.

Análisis: Se realizaron los laboratorios a los agentes educativos y a los enlaces Regionales de la Estrategia de la fiesta de la lectura, se visitaron 486 unidades de servicios logrando con esto sobrepasar la meta establecida que era 99 unidades. Se

Número de niños entre 6 meses a 4 años 11 meses de edad beneficiados con el Programa - DIA-


Abril 56 ≥ 100% Crítico







Diciembre 100 ≥ 100% Óptimo







99%

0

50

100

150

Diciembre

MPM1 - 05 Niños y niñas atendidos cuyos padres o cuidadores participan en procesos de formacion.

42%

0

20

40

60

Diciembre

MPM1 - 07 Niños y niñas de la Red Unidos con Atencion Integral a la Primera Infancia (AIPI)

capacitaron los agentes educativos directos e indirectos de la estrategia, cabe anotar que en el 2012 se logro la ampliación de cobertura y entrega de dotación a las nuevas unidades de servicio.


Nombre del indicador: Niños y Niñas atendidos cuyos padres o cuidadores participan en procesos de formación.

Análisis: En las unidades de servicios de las diferentes modalidades se desarrollan escuelas para la familia, con el propósito de dar a los padres las herramientas para una crianza basada en el amor, en buenas prácticas de crianza, hábitos de higiene, comunicación asertiva en la familia entre otros temas buscando tener ambientes familiares que propicien un desarrollo de los niñ@s sanos y de acuerdo a los parámetros exigidos por la sociedad y la comunidad en general.


Nombre del indicador: Niños y Niñas de la Red Unidos con Atención Integral a la Primera Infancia (AIPI).







89%

0

20

40

60

80

100

Diciembre

MPM1 - 09 Niños y niñas de la Red Unidos atendidos en modalidades no integrales.

Análisis: En las unidades de servicios el ICBF envía la base de datos que le entrega RED UNIDOS con el propósito de atender la población focalizada, se realiza la divulgación pertinente y la socialización con la comunidad. El indicador se presenta en estado crítico teniendo en cuenta que inicialmente de UNIDOS se encontraban totalmente desactualizadas con los cogestores hemos fortalecido esta debilidad

Punto(s) Crítico(s): Bases de datos desactualizados.

Nombre del indicador: Niños y Niñas de la Red Unidos atendidos en modalidades no integrales.

Análisis: Al finalizar el año 2012 el indicador se encuentra en un 89% en estado adecuado teniendo en cuenta que se atiende la población focalizada según los lineamientos técnicos y la población residente en los sectores en donde funcionan las unidades de servicios con vulnerabilidad.










56%

157%

0

50

100

150

200


MPM1 - 10 Número de niños y niñas en condicion de desplazamiento atendidos en las difrentes modalidades de primera

infancia.

Nombre del indicador: Número de Niños y Niñas en condición de desplazamiento atendidos en las diferentes modalidades de primera infancia.

Análisis: Se obtuvo buenos resultados al finalizar el segundo semestre cumpliendo con un 157%. Se logro vincular a los procesos de atención de las diferentes modalidades a los nin@s residentes en el Departamento que se encuentran en condición de desplazamiento.









0% 0%

100% 100%

0

20

40

60

80

100

120

Septiembre Octubre Noviembre Diciembre

E- 05 Niños, niñas y adolescentes vinculados a programas de prevención (reclutamiento, gestación de adolescentes, uso del tiempo

libre y procesos de participación)

Desempeño de los Macroproceso/procesos: GESTIÓN PARA LA PROMOCIÓN Y PREVENCIÓN PARA LA PROTECCIÓN INTEGRAL DE LA NIÑEZ Y ADOLESCENCIA

Nombre del indicador: Niños, niñas y adolescentes vinculados a programas de prevención (reclutamiento, gestación de adolescentes, uso del tiempo libre y procesos de participación)

Análisis: Durante los meses de Septiembre y Octubre se realizo la etapa de focalización en este sentido el indicador presenta estado crítico, de igual forma la base de datos red Unidos se encontraba desactualizada, para superar esta situación se trabajo en coordinación con los cogestores de ANSPE y se logro a final de año presentar indicador en estado Optimo del 100% de cumplimiento.

Punto(s) Crítico(s): La focalización y bases de datos desactualizadas.


Septiembre 0 ≥ 100% Crítico

Octubre 0 ≥ 100% Crítico







87% 87% 99%

100% 100% 100% 100%

99% 99% 99% 99% 99%

0

20

40

60

80

100

120

E- 06 Niños, niñas y adolescentes atendidos por el Programa de Alimentacion Escolar

Nombre del indicador: Niños, niñas y adolescentes atendidos por el Programa de Alimentación Escolar.


Enero 87 ≥ 80% Óptimo

Febrero 87 ≥ 90% Adecuado

Marzo 99 ≥ 100% Adecuado

Abril 100 ≥ 100% Óptimo

Mayo 100 ≥ 100% Óptimo



Agosto 99 ≥ 100% Adecuado


Octubre 99 ≥ 100% Adecuado

Noviembre 99 ≥ 100% Adecuado


Análisis: El no cumplimiento del nivel optimo del indicador se debe a que no se atendieron 883 cupos de contratación directa (CENTRO ZONAL VALLEDUPAR 1) en razón a que las coberturas programadas estuvieron todo el tiempo por encima de las matriculas registradas en el SIMAT. La Regional Cesar en el mes de Diciembre no reporto ejecución del programa, en razón a que el programa finalizo en Noviembre 2012 se





0%

156%

0

50

100

150

200

Junio Diciembre

MPM2-01 Agentes educativos comunitarios e institucionales de programas ICBF sensibilizados para apoyar el desarrollo del componente

de Salud Sexual y Reproductiva en cumplimiento de la política.

desconoce la fuente de información que soporta el dato registrado por la Sede Nacional.


Nombre del indicador: Agentes educativos comunitarios e institucionales de programas ICBF sensibilizados para apoyar el desarrollo del componente de Salud Sexual y Reproductiva en cumplimiento de la política.


Junio 0 ≥ 50% Crítico


Análisis: En junio el indicador presento estado crítico en razón a que no se desarrollaron capacitaciones por lo que se encontraba el programa en proceso de contratación. Para dar cumplimiento a la meta del indicador en el segundo semestre del año 2012, los profesionales de apoyo de los centros zonales y el enlace de Salud Sexual y Reproductiva de Asistencia Técnica de la Regional, brindaron talleres de formación a los agentes educativos, sumado a esto el operador María del Rosario Tafur en cumplimiento del objeto contractual No. 20-327-2012 brindo capacitación a 397 Agentes Educativos. La articulación entre el operador y el ICBF permitieron el logro de las acciones sobrepasando la meta en un 156%

Punto(s) Crítico(s): Etapa del proceso de contratación fue tardía.





0%

83%

0

20

40

60

80

100

Junio Diciembre

MPM2-02 Agentes educativos comunitarios e institucionales de programas ICBF (promotores de derechos, madres comunitarias FAMI, unidades móviles y servicios de protección) con acciones de sensibilización en

derechos sexuales y reproductivos para contr

Nombre del indicador: Agentes educativos comunitarios e institucionales de programas ICBF (promotores de derechos, madres comunitarias FAMI, unidades móviles y servicios de protección) con acciones de sensibilización en derechos sexuales y reproductivos para contribuir con la reducción de embarazo en adolescentes.




Análisis: Aunque el indicador se encontró en adecuado al finalizar el segundo semestre del año 2012, es importante mencionar que no se incluyo a las Unidades Móviles y Servicios de Protección en los talleres de formación estos últimos debido a la atención de usuarios permanentemente.






0

20

40

60

80

100

120

MPM2 - 03 Niños, niñas y adolescentes en situación de desplazamiento atendidos por el Programa de Alimentacion Escolar

Nombre del indicador: Niños, niñas y adolescentes en situación de desplazamiento atendidos por el Programa de Alimentación Escolar


Enero 100 ≥ 90% Óptimo

Febrero 100 ≥ 100% Óptimo











Análisis: Durante el segundo semestre del año 2012 todos los NNA en condición de desplazamiento fueron atendidos en el programa de alimentación escolar






7

28

49 65

86 96

114

135

155 172

185 185

0

20

40

60

80

100

120

140

160

180

200

MPM2 - 04 Días promedio de atención del Programa de Alimentación Escolar

Nombre del indicador: Días promedio de atención del Programa de Alimentación Escolar


Enero 7 > 5 Óptimo

Febrero 28 > 23 Óptimo

Marzo 49 > 41 Óptimo

Abril 65 > 60 Óptimo

Mayo 86 > 79 Óptimo

Junio 96 > 87 Óptimo

Julio 114 > 95 Óptimo

Agosto 135 > 115 Óptimo

Septiembre 155 > 136 Óptimo

Octubre 172 > 155 Óptimo

Noviembre 185 > 175 Óptimo

Diciembre 185 > 180 Óptimo

Análisis: Se cumplió con los días programados de atención para el programa. La Regional Cesar en el mes de Diciembre no reporto ejecución del programa, en razón a que el programa finalizo en Noviembre 2012. Los días de atención no sobrepasaron los 180 días de atención durante la vigencia. La información del mes de Noviembre se reporto teniendo en cuenta la ejecución de la contratación directa que prestó el servicio un mayor número de días lo cual ocasiono el aumento en el número acumulado de días.





0%

50%

75% 75%

0

10

20

30

40

50

60

70

80

Septiembre Octubre Noviembre Diciembre

MPM2 - 06 Encuentros vivenciales realizados por el Programa de Promoción y Prevención para la Protección Integral de los niños, niñas

y adolescentes


Nombre del indicador: Encuentros vivenciales realizados por el Programa de Promoción y Prevención para la Protección Integral de los niños, niñas y adolescentes

Análisis: Los operadores de las diferentes modalidades de Generaciones con Bienestar reportaron en sus informes el número de encuentros vivenciales en un 100% esta situación no es coherente con los datos reportador por la Subdirección de Monitoreo y Evaluación, en razón a que las diferentes modalidades reportaron a través del sistema de información directamente a la Sede Nacional, con respecto al cargue de la información en la plataforma virtual solicitada por la Sede Nacional se realizó a partir del mes de Diciembre.

Punto(s) Crítico(s): El cargue de la información a la plataforma fue solicitada por parte de la Sede Nacional a partir del último mes de ejecución del programa. La plataforma ha presentado muchos inconvenientes en el cargue de la información.


Septiembre 0 ≥ 30% Crítico

Octubre 50 ≥ 55% Adecuado







100%

0

20

40

60

80

100

120

Diciembre

MPM2 - 07 Iniciativas comunitarias formuladas por los grupos Pre-juveniles del Programa, que cuentan con financiamiento.

100%

0

50

100

150

Diciembre

MPM2 - 08 Iniciativas juveniles formuladas por los grupos Juveniles del Programa, que cuentan con financiamiento.

Nombre del indicador: Iniciativas comunitarias formuladas por los grupos Pre-juveniles del Programa, que cuentan con financiamiento.

Análisis: El 100% de las iniciativas comunitarias formuladas por los grupos Pre-Juveniles del programa de promoción y prevención para la atención integral de niños, niñas y adolescentes cuentan con financiación de las acciones afirmativas.


Nombre del indicador: Iniciativas juveniles formuladas por los grupos Juveniles del Programa, que cuentan con financiamiento.







0%

94% 96%

100% 102% 102% 102%

0

20

40

60

80

100

120


E- 12 Familias beneficiadas por el Programa "Familias con Bienestar"

Análisis: El 100% de las iniciativas comunitarias formuladas por los grupos Juveniles del programa de promoción y prevención para la atención integral de niños, niñas y adolescentes cuentan con financiación de las acciones afirmativas.


Desempeño de los Macroproceso/procesos: GESTIÓN PARA LA ATENCIÓN DE LAS FAMILIAS Y COMUNIDADES

Nombre del indicador: Familias beneficiadas por el Programa "Familias con Bienestar"

Análisis: El indicador presento variación positiva en la medida en que el operador adelantaba las acciones de focalización y atención de las familias beneficiadas.

Punto(s) Crítico(s): Inicio de programa, etapa contractual y base de datos Red Unidos





Julio 94 ≥ 100% Adecuado










0

20

40

60

80

100

120

E- 26 Niños, niñas y adolescentes indigenas, Afros, Rom atendidos en servicios ICBF

desactualizadas

Nombre del indicador: Niños, niñas y adolescentes indígenas, Afros, ROM atendidos en servicios ICBF












Análisis: El 100% de población Niños, niñas y adolescentes indígenas, Afros, Rom fueron atendidos en servicios de prevención.






100%

114%

0

20

40

60

80

100

120


MPM3 - 05 Proyectos de apoyo al fortalecimiento de familas de grupos étnicos

0

50

100

150

Diciembre

MPM3 - 06 Familias de niños y niñas atendidos en hogares comunitarios de bienestar con Promoción de Comportamientos

Prosociales

Nombre del indicador: Proyectos de apoyo al fortalecimiento de familias de grupos étnicos.




Análisis: El recurso asignado a la Regional Cesar para cubrir los proyectos productivos a las familias de grupos étnicos fue distribuido de manera eficiente logrando atender un mayor número de familias.


Nombre del indicador: Familias de niños y niñas atendidos en hogares comunitarios de bienestar con Promoción de Comportamientos Prosociales.





95% 90% 96% 99% 100% 100% 100%

0

50

100

150


MPM3 - 07 Familias de Red Unidos beneficiadas por el Programa "Familias con Bienestar"

Análisis: Del total de familias de Niños y niñas programadas en Hogares Comunitarios de Bienestar vigencia 2012 por la estrategia Modelo de Promoción de Comportamientos Prosociales el 100% fue atendido por el operador Save the Children contratado a Nivel Nacional.


Nombre del indicador: Familias de Red Unidos beneficiadas por el Programa "Familias con Bienestar"

Análisis: Al inicio del programa hubo dificultad en la focalización por las bases de datos desactualizadas. En el transcurso del segundo semestre se logro obtener el 100% de las familias de red unidos beneficiadas por el programa “Familias con Bienestar”





Junio 95 ≥ 100% Adecuado

Julio 90 ≥ 100% Adecuado










64% 78,4%

0

50

100

Junio Diciembre

E - 21 Niños y niñas reportados al Sistema de Seguimiento Nutricional - SSN en HI - HCB - CDI (excluyendo FAMI, menores de 2

años y mayores de 5 años) con desnutrición aguda que mejoraron su estado Nutricional.

63% 50,5%

0

50

100

Junio Diciembre

MPM4 - 01 Niños y Niñas reportados al Sistema de Seguimiento Nutricional –SSN en HI, CDI y HCB (excluyendo FAMI, menores de 2 años)

que permanecieron con Obesidad.

Desempeño de los Macroproceso/procesos: GESTIÓN PARA LA NUTRICIÓN

Nombre del indicador: Niños y niñas reportados al Sistema de Seguimiento Nutricional - SSN en HI - HCB - CDI (excluyendo FAMI, menores de 2 años y mayores de 5 años) con desnutrición aguda que mejoraron su estado Nutricional.



Diciembre 78,4 ≥ 80% Adecuado

Análisis: El resultado reportado en el Tablero de Control en la Intranet para el segundo semestre (57%), difiere de los datos reportados por la Dirección de Nutrición a la Regional Cesar, en este sentido para el segundo semestre el resultado del indicador fue del 78,4% encontrándose en el rango adecuado, lo anterior significa que de los 227 Niños y Niñas con desnutrición aguda 178 de ellos mejoraron su condición.

Punto(s) Crítico(s): Demora en el reporte de los datos.

Nombre del indicador: Niños y Niñas reportados al Sistema de Seguimiento Nutricional –SSN en HI, CDI y HCB (excluyendo FAMI, menores de 2 años) que permanecieron con Obesidad.





79%

56%

0

20

40

60

80

100

Junio Diciembre

MPM4 - 03 Niños y niñas desplazados reportados al Sistema de Seguimiento Nutricional - SSN en HI - HCB - CDI (excluyendo FAMI,

menores de 2 años y mayores de 5 años) con desnutrición aguda que mejoraron su estado Nutricional.


Junio 63 ≤ 50% Adecuado

Diciembre 50,5 ≤ 50% Adecuado

Análisis: El resultado reportado en el Tablero de Control en la Intranet (63%), difiere de los datos reportados por la Dirección de Nutrición a la Regional Cesar, en este sentido para el segundo semestre el resultado del indicador fue del 50,5% el cual se encuentra en el rango adecuado, lo anterior significa que de los 305 Niños y Niñas con obesidad 154 de ellos permanecieron con la condición de obesidad.


Nombre del indicador: Niños y niñas desplazados reportados al Sistema de Seguimiento Nutricional - SSN en HI - HCB - CDI (excluyendo FAMI, menores de 2 años y mayores de 5 años) con desnutrición aguda que mejoraron su estado Nutricional.

Análisis: En el Segundo Semestre el indicador se encontró en Crítico, como Plan de acción se identificaran los Niños desplazados que no mejoraron su estado nutricional para la realizar la respectiva intervención.








69% 70%

0

20

40

60

80

Junio Diciembre

MPM4 - 04 Niños de 0-2 años reportados al Sistema de Seguimiento Nutricional – SSN pertenecientes al programa FAMI,

con desnutrición global que mejoran su estado nutricional.

Punto(s) Crítico(s): Periodo de vacaciones, la toma de peso y talla no es la adecuada teniendo en cuenta que quien realiza no tiene la preparación para ello.

Nombre del indicador: Niños de 0-2 años reportados al Sistema de Seguimiento Nutricional – SSN pertenecientes al programa FAMI, con desnutrición global que mejoran su estado nutricional.




Análisis: Para el segundo semestre De los 30 niños reportados al Sistema de Seguimiento Nutricional pertenecientes al programa FAMI, 21 niños mejoraron su condición de nutrición en un 70% colocando así el indicador en el rango adecuado






89% 92%

69%

77% 77% 83%

17%

21% 21%

48% 50% 63%

0

20

40

60

80

100

E- 08 Porcentaje de niños, niñas, adolescentes y Jovenes en Protección con proyecto de vida estructurado a partir de atención psicológica y de

actividades educativas, culturales o deportivas

Desempeño de los Macroproceso/procesos: GESTIÓN PROTECCIÓN/ GESTIÓN RESTABLECIMIENTO DE DERECHOS

Nombre del indicador: Porcentaje de niños, niñas, adolescentes y Jóvenes en Protección con proyecto de vida estructurado a partir de atención psicológica y de actividades educativas, culturales o deportivas.

Análisis: La criticidad del indicador se ha presentado por las inconsistencias registradas en el SIM módulo BENEFICIARIOS lo anterior está asociado con el proceso de migración de la TE36 al SIM. Es importante mencionar que gracias al seguimiento en el SISPA, el grupo de Asistencia Técnica ha desarrollado un plan de acción para trabajar el tema con los Centros Zonales, solicitando a la mesa de ayuda MIS la anulación de peticiones que presentan duplicidad o que no pertenecen a la Regional Cesar. En la vigencia del segundo semestre del año 2012 se registro de acuerdo a la información arrojada por el SIM el proyecto de vida se ha estructurado a 7 niños, 5 del Centro Zonal Aguachica y 2 del Centro Zonal Valledupar 2. Se le informo al Centro Zonal Chiriguana que la niña que figuraba en el indicador, teniendo en cuenta que era una legalización por adopción no debía figurar en el por lo cual se le solicito realizar todas las actuaciones para que no siguiera en el registro. En el Centro Zonal Codazzi pese a que no le figuran niñ@s requerido por el indicador se les ha solicitado que le realicen la estructura a cada uno de los NNA en proyecto de vida y se registren todas las actuaciones en el SIM, a todos los defensores de los Centros Zonales se les remitió por correo electrónico en el mes de Diciembre las instrucciones respectivas para el diligenciamiento de cada una de las actuaciones del Indicador Proyecto de Vida emanado por la Sede Nacional.





0

0,2

0,4

0,6

0,8

1


E- 13 Niños, niñas y adolescentes que reingresan al proceso de restablecimiento de derechos

91% 95% 97% 98% 98% 97% 97% 97% 95% 97% 98% 98%

0 20 40 60 80

100 120

E- 14 Niños, niñas y adolescentes de menores de 18 años en protección con situación legal definida en menos de seis meses

Punto(s) Crítico(s): Inconsistencias presentadas en el SIM y el seguimiento que los defensores deben realizar a los niñ@s relacionados en el indicador.

Nombre del indicador: Niños, niñas y adolescentes que reingresan al proceso de restablecimiento de derechos.

Análisis: De los 28 NNA que ingresaron al PARD a ninguno se les decreto auto de reapertura de investigación.


Nombre del indicador: Niños, niñas y adolescentes de menores de 18 años en protección con situación legal definida en menos de seis meses.


Marzo 0 0% Óptimo

Junio 0 0% Óptimo

Septiembre 0 0% Óptimo






0

1

2 2

0

0,5

1

1,5

2

2,5


MPM5.P1- 01 Niños, niñas y adolescentes en PARD ubicados en la modalidad del hogar sustituto con permanencia mayor a 12 meses

Análisis: De los 313 NNA con auto de apertura que ingresaron el 98% se les definió la situación legal dentro de los términos de ley.


Nombre del indicador: Niños, niñas y adolescentes en PARD ubicados en la modalidad del hogar sustituto con permanencia mayor a 12 meses.


Enero 91 100% Adecuado

Febrero 95 100% Óptimo

Marzo 97 100% Óptimo

Abril 98 100% Óptimo

Mayo 98 100% Óptimo

Junio 97 100% Óptimo

Julio 97 100% Óptimo

Agosto 97 100% Óptimo


Octubre 97 100% Óptimo




Marzo 0 0 Óptimo

Junio 1 0 Crítico

Septiembre 2 0 Crítico

Diciembre 2 0 Crítico





3

0 0

8

0

2

4

6

8

10


MPM5.P1- 02 Número de niños, niñas y adolescentes ubicados en la modalidad medio Institucional Internado con más de 12 meses de

permanencia

Análisis: Los dos casos reportados en el indicador en el mes de Diciembre corresponden al Centro Zonal Aguachica, que a pesar de haber sido ubicados en su familia el día 24/04/2012, aparecen reportados por una omisión del Defensor de Familia, a quien le faltó desactivar la base de cupos. Este error fue corregido el 14/02/2013.

Punto(s) Crítico(s): Omisión de actuaciones en el SIM.

Nombre del indicador: Número de niños, niñas y adolescentes ubicados en la modalidad medio Institucional Internado con más de 12 meses de permanencia.


Marzo 3 0 Crítico

Junio 0 0 Óptimo

Septiembre 0 0 Óptimo

Diciembre 8 0 Crítico

Análisis: De los 8 casos registrados en el indicador 4 fueron reintegradas a su hogar de origen durante el mes de Enero del 2013, y las 4 pendientes no se han sido reintegrado por que requieren ser atendidas de manera integral en el proceso institucional que se inicio en enero de 2012.

Punto(s) Crítico(s): La red familiar no reúne las condiciones para el reintegro.





27%

3%

8% 5% 5% 6%

9%

15%

12% 7% 8%

4% 0

5

10

15

20

25

30

MPM5.P1- 03 Niño, niñas o adolescentes con auto de apertura de investigación que llevan entre 120 y 180 días sin situación legal definida

Nombre del indicador: Niño, niñas o adolescentes con auto de apertura de investigación que llevan entre 120 y 180 días sin situación legal definida.

Análisis: Durante el segundo semestre el indicador presento criticidad en atención a errores en el SIM. Los cuatro casos del Centro Zonal Valledupar No. 2 se encuentran con fallo de ejecución de vulneración de derechos ejecutoriados dentro de los términos de ley. De igual forma sucede con los dos casos del Centro Zonal Chiriguana se encuentran con el fallo de ejecución de vulneración de derechos pero no están actualizadas en el SIM.

Punto(s) Crítico(s): Error y Actualizaciones en el SIM.


Enero 27 ≤ 6% Crítico

Febrero 3 ≤ 6% Óptimo

Marzo 8 ≤ 6% Adecuado

Abril 5 ≤ 6% Óptimo

Mayo 5 ≤ 6% Óptimo

Junio 6 ≤ 6% Adecuado

Julio 9 ≤ 6% En Riesgo

Agosto 15 ≤ 6% Crítico

Septiembre 12 ≤ 6% Crítico

Octubre 7 ≤ 6% Adecuado

Noviembre 8 ≤ 6% Adecuado

Diciembre 4 ≤ 6% Óptimo





6%

5%

6%

3% 3% 2%

4%

9%

13%

5%

3% 3% 0 2 4 6 8

10 12 14

MPM5.P1- 04 Niños, niñas y adolescentes con auto de apertura de investigación que llavan más de 180 días sin situación legal definida

Nombre del indicador: Niños, niñas y adolescentes con auto de apertura de investigación que llevan más de 180 días sin situación legal definida


Enero 6 0% En Riesgo

Febrero 5 0% En Riesgo

Marzo 6 0% En Riesgo

Abril 3 0% En Riesgo

Mayo 3 0% En Riesgo

Junio 2 0% Adecuado

Julio 4 0% En Riesgo

Agosto 9 0% En Riesgo

Septiembre 13 0% Crítico

Octubre 5 0% En Riesgo

Noviembre 3 0% En Riesgo

Diciembre 3 0% En Riesgo

Análisis: Los casos identificados en el indicador muestran que tienen definición de su situación jurídica, por autorización para adopción por el defensor de familia por lo tanto no hay pérdida de competencia. Se verifico con la profesional enlace de la Subdirección de Adopciones y efectivamente es un error del SIM.

Punto(s) Crítico(s): Error SIM





79% 92% 95% 95% 95% 96% 98% 100% 96% 96% 96% 96%

0

20

40

60

80

100

MPM5.P1- 05 Niños, niñas menores de 6 años en protección con situación legal definida en menos de seis meses

Nombre del indicador: Niños, niñas menores de 6 años en protección con situación legal definida en menos de seis meses.

Análisis: De los 52 Niños y Niñas menores de 6 años que ingresaron en protección el 96% se les definió la situación legal dentro de los términos de Ley en menos de 6 meses.



Enero 79 ≥ 94% En Riesgo

Febrero 92 ≥ 94% Adecuado















0 0 0 0


MPM5.P1- 06 Niños, niñas menores de 6 años que reingresan al proceso de restablecimiento de derechos

Nombre del indicador: Niños, niñas menores de 6 años que reingresan al proceso de restablecimiento de derechos.


Marzo 0 0 Óptimo

Junio 0 0 Óptimo

Septiembre 0 0 Óptimo

Diciembre 0 0 Óptimo

Análisis: De los 6 Niños y Niñas menores de 6 años que ingresaron al PARD, ninguno se les decreto auto de reapertura de investigación.






0

50

100

150


E - 15 Niños, niñas y adolescentes en situación de adoptabilidad en firme, SIN características especiales presentados a comité de

adopciones, con familia asignada

Desempeño de los Macroproceso/procesos: GESTIÓN PROTECCIÓN/ GESTIÓN DE ADOPCIONES

Nombre del indicador: Niños, niñas y adolescentes en situación de adoptabilidad en firme, SIN características especiales presentadas a comité de adopciones, con familia asignada.





Análisis: De los 3 NNA en situación de adoptabilidad en firme SIN características especiales presentadas a comité el 100% tiene familia asignada.






0

10

20

30


E - 16 Niños, niñas y adolescentes en situación de adoptabilidad en firme, CON características y necesidades especiales y posibilidad de adopción presentados a comité de adopciones, con familia asignada

Nombre del indicador: Niños, niñas y adolescentes en situación de adoptabilidad en firme, CON características y necesidades especiales y posibilidad de adopción presentados a comité de adopciones, con familia asignada


Marzo 0 > 20% Crítico




Análisis: Teniendo en cuenta que los NNA de difícil adopción (Grupo de hermanos mayores de 7 año, en situación de discapacidad y con diagnósticos médicos de enfermedades catastróficas) razonablemente como su nombre lo indica son de difícil adopción, por lo tanto no hay familias disponibles aprobadas en la Regional para asignación de estos NNA señalados. La actuaciones adelantadas a favor de estos NNA de difícil adopción en consecución de familia es la valoración por organismos internacionales para la adopción y no ha sido posible familias ni nacionales ni extranjeras pese a las valoraciones consulta con la Subdirección de Adopciones se propuso seguir buscando las estrategias desde este nivel en aras de consecución de familias.

Punto(s) Crítico(s): No hay familias disponibles para la asignación de los NNA con características y necesidades especiales





50%

100%

0

50

100

Junio Diciembre

E - 17 Niños, niñas y adolescentes que a partir de la fecha de sentencia de adopción en firme, cumplen con el número e informes

de seguimientos post adopción en el periodo establecido

0

50

100

150


MPM5.P2 -01 Niños y niñas menores de 6 años en situación de adoptabilidad en firme, SIN características y necesidades especiales

presentados a comité de adopciones, con familia asignada

Nombre del indicador: Niños, niñas y adolescentes que a partir de la fecha de sentencia de adopción en firme, cumplen con el número e informes de seguimientos post adopción en el periodo establecido.

Análisis: De los 26 NNA con sentencia de adopción en firme el 100% cumple con el número de informes de seguimiento post adopción requeridos por el comité de adopciones.


Nombre del indicador: Niños y niñas menores de 6 años en situación de adoptabilidad en firme, SIN características y necesidades especiales presentados a comité de adopciones, con familia asignada.


Junio 50 > 60% En Riesgo






0

10

20

30


MPM5.P2 -02 Niños y niñas menores de 6 años en situación de adoptabilidad en firme, CON características y necesidades especiales y posibilidad de adopción presentados a comité de adopciones, con

familia asignada

Análisis: De los 4 Niños y Niñas menores de 6 años en situación de adoptabilidad en firme el 100% se realizo la asignación de familias aprobadas en comité para adopción.


Nombre del indicador: Niños y niñas menores de 6 años en situación de adoptabilidad en firme, CON características y necesidades especiales y posibilidad de adopción presentados a comité de adopciones, con familia asignada.

Análisis: Teniendo en cuenta que los NNA de difícil adopción (Grupo de hermanos, en situación de discapacidad y con diagnósticos médicos de enfermedades catastróficas) razonablemente como su nombre lo indica son de difícil adopción, por lo tanto no hay familias disponibles aprobadas en la Regional para asignación de estos NNA señalados. La actuaciones adelantadas a favor de estos NNA de difícil adopción en consecución de familia es la valoración por organismos internacionales para la adopción y no ha sido posible familias ni nacionales no extranjeras pese a las valoraciones, así mismo en alianza con el programa de referentes afectivos liderado a nivel nacional se ha indagado al respecto no obstante los NNA deben cumplir un perfil de acuerdo a los requisitos exigidos por este programa. En consulta con la Subdirección de Adopciones se propuso seguir buscando las estrategias desde este nivel en aras de consecución de familias. Por













37%

52%

0

20

40

60

80

100

Junio Diciembre

MPM5.P3 -01 Ejecución de cupos en las diferentes modalidades de atención de NNA en conflicto con la ley

19% 24% 29% 29%

0

50

100


MPM5.P3 -03 Reiteración del delito en el Sistema de Responsabilidad Penal para Adolescentes

el comité de adopciones en la vigencia Junio a Diciembre de 2012 solo ha sido reportada y aprobada una niña del rango de edad de 0 a 6 años del Centro Zonal Valledupar No.2, la cual ha sido valorada por dos (2) organismos de adopción sin éxito en la consecución de familia, actualmente está siendo valorada por un tercer organismo.

Desempeño de los Macroprocesos/procesos: GESTIÓN PROTECCIÓN/ GESTIÓN DE RESPONSABILIDAD PENAL

Nombre del indicador: Ejecución de cupos en las diferentes modalidades de atención de NNA en conflicto con la ley.

Análisis: De los 151 cupos programados en las diferentes modalidades de atención a adolescentes en conflicto con la Ley se ejecuto el 52% de lo programado, debido al número de adolescentes atendidos y medidas impuestas por el Juez.

Punto(s) Crítico(s): Actualización valija SPRA.

Nombre del indicador: Reiteración del delito en el Sistema de Responsabilidad Penal para Adolescentes.


Junio 37 > 50% En Riesgo







Marzo 19 0% Adecuado

Junio 24 0% En Riesgo

Septiembre 29 0% En Riesgo

Diciembre 29 0% En Riesgo

Análisis: De los 155 adolescentes vinculados al SRPA el 29% de ellos presentan reiteración del delito, se presenta por la poca oportunidad de generar los ingresos familiares y poco compromiso del ente territorial (Municipio-Departamento).


Desempeño de los Macroproceso/procesos: GESTIÓN SOPORTE/ GESTIÓN HUMANA

Nombre del indicador: Ejecución del Programa de Salud Ocupacional.

Análisis: Para el segundo semestre del año 2012 el indicador arrojo el 100% en la implementación del programa de salud ocupacional.




20%

100%

0

20

40

60

80

100

Junio Diciembre

MPA1.P1-01 Ejecución del Programa de Salud Ocupacional





Nombre del indicador: Cobertura del Programa de Bienestar Social.






Análisis: El programa de Bienestar Social se desarrollo en su totalidad para el segundo semestre del año 2012.

Nombre del Indicador: Colaboradores Capacitados





100%

46%

100% 100%

0

20

40

60

80

100


MPA1.P1-02 Cobertura del Programa de Bienestar Social

0

20

40

60

80

100

Marzo Septiembre Diciembre

MPA1.P1-03 Colaboradores capacitados





Análisis: De 61 colaboradores programados para capacitación se logro capacitar el 100%

Desempeño de los Macroproceso/procesos: GESTIÓN SOPORTE/GESTIÓN ADMINISTRATIVA

Nombre del indicador: Organización de Archivos de Gestión




Análisis: De los 216 metros lineales proyectados para la organización, 200 metros fueron organizados es decir el indicador estuvo en un 92%.

Los indicadores correspondientes a este proceso Nivel de cumplimiento estándar de consumo del recurso energético y Nivel de cumplimiento estándar de consumo de agua serán analizados en la entrada No. 4 Desempeño Ambiental.

92% 92%

0

20

40

60

80

100


MPA1.P5-07 Organización de Archivos de Gestión





Desempeño de los Macroproceso/procesos: GESTIÓN SOPORTE/GESTIÓN LOGISTICA Y ABASTECIMIENTO

Nombre del indicador: Porcentaje de recursos incluidos en Plan de Compras y Contratación - Pacco


Febrero 100 ≥ 98% Óptimo





Julio 86 ≥ 98% Crítico

Agosto 59 ≥ 98% Crítico



Noviembre 98 100% Adecuado

Análisis: Durante los meses de julio y agosto el indicador presento criticidad teniendo en cuenta que no se estaba ejecutando el Plan de compras y contratación debido a errores que presentaba la herramienta PACCO.

100% 100% 100%

99% 96% 86%

59%

95% 102% 98%

0

20

40

60

80

100

120

MPA1.P4- 01 Porcentaje de recursos incluidos en Plan de Compras y Contratación - Pacco





Desempeño de los Macroproceso/procesos: GESTIÓN SOPORTE/GESTIÓN FINANCIERA

Nombre del indicador: Recaudo Efectivo


Enero 6 > 100% Crítico

Febrero 104 > 100% Óptimo


Abril 105 > 100% Óptimo

Mayo 105 > 100% Óptimo

Junio 105 > 100% Óptimo

Julio 105 > 100% Óptimo

Agosto 105 > 100% Óptimo


Octubre 105 > 100% Óptimo

Noviembre 105 > 100% Óptimo

Diciembre 105 > 100% Óptimo

Análisis: Se logro sobrepasar la meta, se cumplió en un 105% debido a los pagos realizados por PILA, BANCOS Y CCF.

6%

104% 103% 105% 105% 105% 105% 105% 105% 105% 105% 105%

0

20

40

60

80

100

120

E- 36 Recaudo Efectivo





Nombre del indicador: Recaudo Efectivo

Análisis: En cuanto al rezago presupuestal que la Regional Cesar constituyo a 31 de Diciembre de 2011, este se ejecutó en su totalidad o sea en un 100%.


Enero 0 N/A N/A

Febrero 97 N/A N/A

Marzo 99 N/A N/A

Abril 99 N/A N/A

Mayo 99 N/A N/A

Junio 100 N/A N/A

Julio 100 N/A N/A

Agosto 100 N/A N/A

Septiembre 100 N/A N/A

Octubre 100 N/A N/A

Noviembre 100 N/A N/A

Diciembre 100 N/A N/A

0

20

40

60

80

100

120

MPA1.P2- 01 Rezago Presupuestal





Nombre del indicador: Ejecución de PAC


Enero 78 N/A N/A

Febrero 54 N/A N/A

Marzo 94 N/A N/A

Abril 91 N/A N/A

Mayo 91 N/A N/A

Junio 96 N/A N/A

Julio 96 N/A N/A

Agosto 100 N/A N/A


Octubre 96 N/A N/A


Diciembre 99 N/A N/A

Análisis: La ejecución del PAC fue satisfactoria, va escalonadamente ascendente a Diciembre del año 2012 en un 99% y cumplió la Regional con los compromisos de pago, a pesar de la dificultad en el mes de Diciembre por no tener la adición oportunamente.

78%

54%

94% 91% 91% 96% 96% 100% 99% 96% 97% 99%

0

20

40

60

80

100

120

MPA1.P2- 02 Ejecución de PAC





Nombre del indicador: Ejecución Presupuestal


Enero 88 N/A N/A

Febrero 89 N/A N/A

Marzo 88 N/A N/A

Abril 84 N/A N/A

Mayo 91 N/A N/A

Junio 82 N/A N/A

Julio 83 N/A N/A

Agosto 83 N/A N/A


Octubre 96 N/A N/A


Análisis: En la ejecución de la apropiación la Regional Cesar, también tuvo una gestión de compromiso satisfactoria, a pesar que quedó como disponible la suma de $1.409.436.529, faltando por parte de los supervisores tomar decisiones oportunas con los valores de cupos no utilizados.

88% 89% 88% 84% 91%

82% 83% 83%

96% 96%

80%

0

20

40

60

80

100

120

MPA1.P2- 03 Ejecución de Presupuestal





Nombre del indicador: Recaudo Parafiscal para operación del Instituto (Gestión Regional)

Análisis: Se cumplió en un 126%. En fiscalización se obtuvo un cumplimiento del 186%. Cartera tuvo un cumplimiento del 109%, Procesos Concursales se cumplió en un 676%, J. Coactiva presenta un rezago del 67%.






334%

197%

141% 126%

0

50

100

150

200

250

300

350

400


MPA1.P2- 04 Recaudo Parafiscal para operación del Instituto (Gestión Regional)





Desempeño de los Macroproceso/procesos: GESTIÓN SOPORTE/GESTIÓN CONTRATACIÓN

Nombre del indicador: Liquidación de Contratos en términos de ley.

Análisis: El porcentaje de los contratos liquidados dentro de lo termino legal fue del 100% en el mes de Diciembre de 2012

Nombre del indicador: Solicitud de liquidación de Contratos






Junio 46 100% Crítico



46%

75%

100%

0

50

100

150


MPA1.P6- 02 Liquidación de Contratos en terminos de ley

0

50

100

150


MPA1.P6- 03 Solicitud de liquidación de Contratos





Análisis: El porcentaje de cumplimiento de las liquidaciones fue del 100% con respecto a las 21 solicitudes radicadas.

Desempeño de los Macroproceso/procesos: GESTIÓN JURÍDICA

Nombre del indicador: Oportunidad en la expedición del auto de avocación por el Funcionario Ejecutor.



Análisis: La oportunidad en la expedición del auto de avocación por el funcionario ejecutor de la Regional Cesar se cumplió en un 100% durante el II semestres del año 2012.

Nombre del indicador: Avance de la puesta en operación del Software SIJA


Octubre 1 >= 50% Crítico

Diciembre 1 >= 80% Crítico

0

50

100

150

Diciembre

MPA2 - 01 Oportunidad en la expedición del auto de avocación por el Funcionario Ejecutor.

1% 1% 0

20

40

60

80

Octubre Diciembre

MPA2 - 02 Avance de la puesta en operación del Software SIJA.





Análisis: De los 167 procesos por registrar en SIJA al corte del periodo solo se han registrado 2 procesos, esto significa que se registro un avance del 1%.

Punto Crítico: Las dificultades básicamente se centran en el manejo del aplicativo el cual es complejo y requiere tiempo en el ingreso de la información, además actualmente la información la está registrando un solo funcionario del Grupo Jurídico, de igual forma se destaca que se recibió capacitación en el aplicativo SIJA solo hasta el mes de Octubre, en el mes de Noviembre y Diciembre el Grupo Jurídico se dedico a la elaboración de contratos.

Nombre del indicador: Oportunidad en la Notificación del mandamiento de pago

Análisis: No se libraron mandamientos de pago para el mes de diciembre, se recibieron unos procesos donde se avocaron y se envío oficio de notificación los cuales se expedirán para el mes de enero del año 2013.

Nombre del indicador: Tiempo de Elaboración de Conceptos

Análisis: Durante el 2 semestre del año 2012 no se presentaron solicitudes de conceptos jurídicos

Nombre del indicador: Oportunidad en la expedición de la Resolución que reconoce o niega la calidad de Denunciante.

Análisis: En el mes de Septiembre de 2012 se recibió una denuncia ,la cual fue expedida la respectiva resolución de reconocimiento de calidad de denunciante, pero el denunciante renuncio a dicha calidad. En el mes de Diciembre de 2012 no se recibieron.

Nombre del indicador: Presentación oportuna de los créditos a favor del ICBF en los Procesos Concursales de reorganización empresarial en Ley 1116 de 2006.

Análisis: No aplica para la Regional por los procesos son muy antiguos (5años) los procesos tienen más de 3 años de haberse presentado la obligación y que a la fecha no se ha presentado crédito nuevo.

Nombre del indicador: Oportunidad de Recursos vía Gubernativa resueltos.

Análisis: No se han presentado solicitud de recursos de vías gobernativas





Desempeño de los Macroproceso/procesos: GESTIÓN SERVICIOS Y ATENCIÓN/GESTIÓN DE ATENCIÓN A PETICIONES, QUEJAS, RECLAMOS Y SUGERENCIAS

Nombre del indicador: Quejas y reclamos solucionados en términos de Ley.

Análisis: Este indicador en el primer semestre de 2012 tuvo una variación bastante significativa al pasar de RIESGO a CRÍTICO y finalmente a ADECUADO.

En el Segundo Semestre de 2012, se puede apreciar que también hay variaciones pero en



Febrero 73 100% En Riesgo

Marzo 83 100% En Riesgo

Abril 40 100% Crítico

Mayo 60 100% Crítico



Agosto 92 100% Adecuado


Octubre 88 100% En Riesgo



75%

73%

83%

40%

60%

100%

100%

92%

100%

88%

100% 100%

0

20

40

60

80

100

120

E- 40 Quejas y reclamos solucionados en términos de Ley





menor escala; en el mes de AGOSTO se reporta un cumplimiento del 91.67%, esto obedece a que el Centro Zonal VALLEDUPAR No 1 en la petición No 19101349 omitió ingresar la actuación AAC-060 y las gestión adelantada del reclamo la describieron en la actuación aac-040 aceptación de la petición; se notifico del error y la situación ya fue subsanada.

De otro lado, el Centro Zonal AGUACHICA reporta el 80% de cumplimiento en atención a que el reclamo No 1758546783 la gestión se ingreso de forma extemporánea por ende se le da un cierre retrasado, lo que hace que también se afecte el indicador regional.

Entre tanto en el mes de OCTUBRE se reporta un cumplimiento del 87,50 %, por tanto el indicador se encuentra en RIESGO. Esto se debe a que el Centro VALLEDUPAR No 1 aunque atendió dentro de los términos de ley el reclamo No 19101552 el cierre de la petición lo efectuó extemporáneo lo que hizo que el indicador se afectara. Se informo de esta situación y se tomaron los correctivos del caso, lo cual se puede evidenciar en el SIM.

Durante los meses de SEPTIEMBRE, NOVIEMBRE Y DICIEMBRE el indicador se encuentra en ADECUADO por cuanto las peticiones fueron atendidas y registradas sus actuaciones dentro de los términos establecidos.

Nombre del indicador: Oportunidad en la atención de peticiones de Asuntos Conciliables.

84%

64% 55% 62% 62%

47%

69%

97% 99%

61%

96% 97%

0

20

40

60

80

100

120

MPA5 - 02 Oportunidad en la atención de peticiones de Asuntos Conciliables





Análisis: Durante el segundo semestre de 2012 el indicador tuvo una variación bastante marcada tal como se evidencia en la grafica.

En el mes de JULIO su resultado fue 69.38 % quedando en Rango CRITICO. Esto se explica por cuanto los Centros Zonales VALLEDUPAR No 2 (66.67%), Y AGUACHICA (38.46%), también reportaron este resultado lo cual jalona a la regional. El Centro Zonal VALLEDUPAR No 2 indica que algunas de sus peticiones (9) se encontraban en Gestión sin embargo el sistema al parecer no tomo esta actuación lo cual también hizo que su indicador bajara. Por su parte el CENTRO ZONAL AGUACHICA manifiesta: que su resultado obedece a que solamente contaba con un defensor de familia, el cual no alcanzaba a dar respuesta al plazo estableció por el requerimiento de la ley, también se refleja que no realizo, el suficiente monitoreo de las peticiones conciliables direccionada en el mes de julio. Durante los meses de AGOSTO (97.32%) y SEPTIEMBRE (98.86%) el indicador se encontró en ADECUADO En el mes de OCTUBRE el resultado del indicador fue 57,03%, por tanto el rango se encuentra en CRÍTICO, esto es producto de la ejecución del CENTRO ZONAL VALLEDUPAR No.2 quien reporta un cumplimiento del 51,67% (CRITICO). El análisis que hace este punto de atención es que se recepcionaron muchas peticiones de legalización de custodia y cuidado personal, solicitado por los usuarios del Programa Más Familias en Acción, copándoles las agendas programadas por los Defensores de Familia, debido que tenían que cumplir con este requerimiento. Además algunos profesionales se encontraban en capacitación y otros disfrutando sus vacaciones, reduciendo la atención extraprocesal, lo que trajo una disminución en los Indicadores conciliables del mes de octubre de este centro zonal.



Febrero 64 100% Crítico

Marzo 55 100% Crítico

Abril 62 100% Crítico

Mayo 62 100% Crítico

Junio 47 100% Crítico

Julio 69 100% Crítico

Agosto 97 100% Adecuado

Septiembre 99 100% Adecuado

Octubre 61 100% Crítico

Noviembre 96 100% Adecuado

Diciembre 97 100% Adecuado





Finalmente podemos apreciar que en los meses de NOVIEMBRE (96,45%) y DICIEMBRE: 96,88% el indicador se encuentra en Rango ADECUADO por cuanto las peticiones fueron atendidas dentro de los términos de ley. El resultado del mejoramiento del indicador obedece a que se tomaron decisiones por parte de los centros zonales como ampliar los horarios de las agendas de los defensores de familia, y programar las citas en términos que no excedan los 10 días como está establecido por la norma. Además se está haciendo mayor énfasis en el seguimiento al registro en el SIM por parte de los supervisores en todos los niveles para evitar que se gestionen las peticiones extemporáneamente.

Nombre del indicador: Oportunidad en la constatación de Denuncias PRD.


Enero 1 ≤ 3 Óptimo

Febrero 1 ≤ 3 Óptimo

Marzo 1 ≤ 3 Óptimo

Abril 1 ≤ 3 Óptimo

Mayo 1 ≤ 3 Óptimo

Junio 1 ≤ 3 Óptimo

Julio 1 ≤ 3 Óptimo

Agosto 1 ≤ 3 Óptimo

Septiembre 1 ≤ 3 Óptimo

0

0,5

1

1,5

2

2,5

MPA5 - 03 Oportunidad en la constatación de Denuncias PRD





Octubre 1 ≤ 3 Óptimo

Noviembre 2 ≤ 3 Óptimo

Diciembre 1 ≤ 3 Óptimo

Análisis: Durante todo el semestre las denuncias fueron atendidas dentro de los términos establecidos (constatación en menos de tres días), no obstante en la grafica aparece una curva en el mes de noviembre por cuanto los centros zonales Valledupar No 1 y Aguachica atendieron las peticiones en más de dos días lo cual hizo variar el trazado.

No obstante lo anterior durante el segundo semestre de 2012 el indicador se encuentra en ADECUADO.

Desempeño de los Macroproceso/procesos: GESTIÓN TECNOLÓGICA

Nombre del indicador: Aplicación de las Herramientas Informáticas en el ICBF

(Gestión Regional)






93% 91% 88%

91%

0

20

40

60

80

100


MPA6 - 05 Aplicación de las Herramientas Informáticas en el ICBF (Gestión Regional)





Análisis: El 91% de los servidores públicos y contratista del nivel Regional están utilizando efectivamente los sistemas de información.

Nombre del indicador: Porcentaje de cumplimiento de la actualización de datos de unidades de Servicio y beneficiarios para la conformación del RUB.


Mayo 5 1 Óptimo


Julio 45 > 25% Óptimo




Noviembre 95 > 85% Óptimo


Análisis: Se logro obtener el 100% en la actualización de los datos del Registro Único Beneficiarios, previsto en la meta para la vigencia 2012.

5%

22%

45%

57%

71%

78%

95%

100%

0

20

40

60

80

100

Mayo Junio Julio Agosto Septiembre Octubre Noviembre Diciembre

MPA6 - 08 Porcentaje de cumplimiento de la actualizacion de datos de unidades de Servicio y beneficiarios para la conformación del RUB.





Nombre del indicador: Número de Incidentes de alto impacto atendidos oportunamente.



Análisis: De los 2 incidentes de alto impacto recepcionados en el periodo el 100% fueron atendidos oportunamente.

0

20

40

60

80

100

Diciembre

MPA6 - 09 Número de Incidentes de alto impacto atendidos oportunamente





0

50

100

Diciembre

MPEV2.P1 - 03 Acciones adecuadas, ejecutadas por los centros zonales y/o regionales, frente a las acciones adecuadas, formuladas respecto a las entidades contratistas y unidades aplicativas clasificadas en condición de "no garantiza el

cumplimiento de lo

Desempeño de los Macroproceso/procesos: ASEGURAMIENTO A ESTÁNDARES/VERIFICACIÓN, INSPECCIÓN Y CONTROL A INSTITUCIONES QUE PRESTAN SERVICIO PÚBLICO DE BIENESTAR FAMILIAR

Nombre del indicador: Cumplimiento de los estándares de calidad de las modalidades pertenecientes a los proyectos 7 (Proyecto Protección - Acciones para preservar y restituir el ejercicio integral de los derechos de la niñez y la familia), 5 (Proyecto apoyo nutricional y de orientación juvenil a la niñez y adolescencia a nivel nacional), 4 (Proyecto asistencia a la primera infancia a nivel nacional), por cada regional.





Análisis: Al cerrar el segundo semestre del año 2012 se logro obtener el 99% de cumplimiento en estándares de calidad del total de las modalidades pertenecientes a los proyectos 7, 5 y 4.

Nombre del indicador: Acciones adecuadas, ejecutadas por los centros zonales y/o regionales, frente a las acciones adecuadas, formuladas respecto a las entidades contratistas y unidades aplicativas clasificadas en condición de "no garantiza el cumplimiento de los estándares definidos para la prestación del servicio".

98% 97% 99%

0

20

40

60

80

100

Agosto Octubre Diciembre

MPEV2.P1 - 02 Cumplimiento de los estándares de calidad de las modalidades pertenecientes a los proyectos 7,5, y 4





Análisis: Se cumplió el 100% en las acciones adecuadas, ejecutadas por los Centros Zonales frente a las acciones adecuadas formuladas respecto a las entidades contratistas y unidades aplicativas en condición "no garantiza el cumplimiento de los estándares definidos para la prestación del servicio".

Nombre del indicador: Formulación de acciones, por los centros zonales y/o regionales, frente al total de las entidades contratistas y unidades aplicativas clasificadas en condición de "no garantiza el cumplimiento de los estándares definidos para la prestación del servicio".



Análisis: Se logro el 100% en la formulación de acciones, por los centros zonales y/o regionales, frente al total de las entidades contratistas y unidades aplicativas clasificadas en condición de "no garantiza el cumplimiento de los estándares definidos para la prestación del servicio".

Nombre del indicador: Cierre de Situaciones de Reporte Inmediato.



0

50

100

Diciembre

MPEV2.P1 - 04 Formulación de acciones, por los centros zonales y/o regionales, frente al total de las entidades contratistas y unidades aplicativas clasificadas en condición de "no garantiza el cumplimiento de los estándares definidos para la

prestación

0

50

100

Diciembre

MPEV2.P1 - 05 Cierre de Situaciones de Reporte Inmediato.





0

20

40

60

80

100


MPEV2.P1 - 06 Modalidades con licencia de funcionamiento vigente a la fecha del contrato con el ICBF.



Análisis: Se cerró el 100% de situaciones de reporte inmediato.

Nombre del indicador: Modalidades con licencia de funcionamiento vigente a la fecha del contrato con el ICBF.




Agosto 100 100% Óptimo





Análisis: Al cerrar el segundo semestre se logro otorgar el 100% del total de contratos vigentes a la fecha de corte del periodo.





Desempeño de los Macroproceso/procesos: EVALUACIÓN, MONITOREO Y CONTROL DE LA GESTIÓN/ EVALUACIÓN Y MONITOREO DE LA GESTIÓN

Nombre del indicador: Porcentaje de cumplimiento del Plan de Mejoramiento CGR


Junio 89 90% < X ≤ 100% Adecuado

Septiembre 75 90% < X ≤ 100% Adecuado

Diciembre 43 90% < X ≤ 100% Crítico

Análisis: En el mes de Septiembre el cumplimiento del Plan de mejoramiento de la Contraloría fue del 75%, para el mes de Diciembre el indicador estuvo en critico presentando un 43% de cumplimiento. De los 9 hallazgos finales se tenía abiertos 5 hallazgos

3.2 Conformidad del Servicio:

Durante el segundo semestre se sigue mostrando la cultura del no reporte de servicios no conformes en los Macroprocesos misionales y en el Macroproceso de Gestión Servicio y Atención. Lo anterior también refleja una disminución en la cultura del reporte en la herramienta ISOLUCION, y además indica que no se está realizando seguimiento al desempeño de los procesos misionales.

- Resultados comparativos con el periodo anterior:

No se cuenta con un punto de referencia para realizar la comparación del primer semestre con el segundo semestre del año teniendo en cuenta que para el primer semestre del año 2012

89% 75%

43%

0

50

100


MPEV1.P2 - 02 Porcentaje de cumplimiento del Plan de Mejoramiento CGR.





tampoco se generaron servicios no conformes.

4.Desempeño Ambiental

4.1 Desempeño de los Macroproceso/procesos:

Nombre del indicador: Nivel de cumplimiento estándar de consumo de agua

Análisis: Mediante a las campañas de sensibilización y ahorro de agua se logro obtener el indicador en un 84% al final del segundo semestre del año 2012


Marzo 86 < 100% Óptimo

Junio 85 < 100% Óptimo

Septiembre 82 < 100% Óptimo

Diciembre 84 < 100% Óptimo

86% 85% 82% 84%

0

20

40

60

80

100


MPA1.P5-01 Nivel de cumplimiento estándar de consumo de agua





Nombre del indicador: Nivel de cumplimiento estándar de consumo del recurso energético.

Análisis: El desarrollo de las actividades en horarios no laborales del grupo financiero y Centros Zonales, las jornadas de capacitación y videoconferencias desarrolladas durante los meses de Noviembre y Diciembre, la creación de una nueva sala de capacitaciones para las unidades móviles permitieron el incremento del uso de aires acondicionados como resultado se obtuvo un 101% del nivel de cumplimiento estándar de consumo del recurso energético pasando la meta establecida. No se cumplió a pesar de las campañas de ahorro y energía.

5. Estado de las Acciones Correctivas y Preventivas

5.1 Acciones Correctivas

De acuerdo con el reporte de ISOLUCION, durante el segundo semestre se sigue mostrando la cultura del no reporte de Acciones correctivas a los Macroprocesos. Lo anterior también refleja una disminución en la cultura del reporte en la herramienta ISOLUCION, y además indica que no se está realizando seguimiento al desempeño de los Macroprocesos.

- Resultados comparativos con el periodo anterior: No se cuenta con un punto de referencia para realizar la comparación del primer semestre con el segundo semestre del año teniendo en cuenta que para el primer semestre del año 2012 tampoco se generaron acciones correctivas.

93% 99% 105% 101%

0

20

40

60

80

100


MPA1.P5-02 Nivel de cumplimiento estándar de consumo del recurso energético.





5.2 Acciones Preventivas

De acuerdo con el reporte de ISOLUCION, durante el segundo semestre se sigue mostrando la cultura del no reporte de Acciones Preventivas a los Macroprocesos. Lo anterior también refleja una disminución en la cultura del reporte en la herramienta ISOLUCION, y además indica que no se está realizando seguimiento al desempeño de los Macroprocesos.

- Resultados comparativos con el periodo anterior: No se cuenta con un punto de referencia para realizar la comparación del primer semestre con el segundo semestre del año teniendo en cuenta que para el primer semestre del año 2012 tampoco se generaron acciones preventivas.

5.3 No Conformidad del Sistema:

Durante el segundo semestre del año se generaron 3 No Conformidades al Sistemas Integrado de Gestión, comparado con el primer semestre hubo un aumento teniendo en cuenta que en el primer semestre del año no se registraron No Conformidades.

5.4 No Conformidad del Sistema Ambiental:

Durante el segundo semestre se genero una (1) No Conformidad Ambiental la cual fue detectada en el Centro Zonal Aguachica y está relacionada con el uso inadecuado del punto ecológico el cual se le dio tratamiento y está pendiente para ser cerrada.

6. Requisitos legales Ambiental y SYSO

Normatividad Requisito no cumplido Descripción de no

cumplimiento

Decreto 1140 de 2003 Art. 2 Sitio para la presentación de los residuos sólidos: andén del inmueble del generador

La Regional Cesar y Centros Zonales no cuenta con un espacio para la presentación de residuos sólidos.

Resolución 1297 de 2010 Art. 16 Literal C: Separar los residuos de pilas y/o

Se utilizan puntos ecológicos en en la Regional y Centros





acumuladores de los residuos sólidos domésticos, para su entrega en puntos de recolección o mecanismos equivalentes.

Zonales, pero en la entrega mezclan todos los residuos.

No se ha definido una estrategia formal para la disposición final de pilas en la Regional y sus 5 Centros Zonales.

Decreto 4741 de 2005

En relación con las luminarias y los residuos electrónicos: Art. 15 Responsabilidad del Fabricante o Importador (el ICBF, puede gestionar estos residuos con el proveedor)

La Regional no cuenta con un mecanismo para el manejo de los residuos o desechos peligrosos generados en el marco de la gestión integral (luminarias y los residuos electrónicos).

Resolución 180606 de 2008

Art. 4 certificado de producto, se debe exigir al proveedor de estas luminarias

No se le está exigiendo al proveedor los requisitos técnicos que deben tener las fuentes lumínicas de alta eficacia usadas en sedes de entidades públicas

Art 5 Seguimiento: las entidades deberán reportar semestralmente al Ministerio de Minas y Energía la información relacionada con la presente medida

No se realiza el informe para enviar al Ministerio, esta es una actividad de la Sede Nacional.

Resolución 1511 de 2010

Art. 16 Literal C: Separar los residuos de bombillas de los residuos domésticos para su entrega en puntos de recolección o mecanismos equivalentes

No se ha definido una estrategia formal para la disposición para la separación de residuos de bombillas de los residuos domésticos en la Regional y 5 sus Centros Zonales.

SYSO:

Normatividad Requisito no cumplido Descripción de no

cumplimiento

Ley 009 DE 1979 (Código Sanitario Nacional) Por medio de la cual se dictan

medidas sanitarias, normas para preservar, conservar y mejorar la

salud de los individuos en sus ocupaciones

Artículo 84 Todos los empleadores están obligados a: d). Adoptar medidas efectivas para proteger y promover la salud de los trabajadores, mediante la instalación, operación y mantenimiento, en forma eficiente, de los sistemas y equipos de control necesarios para prevenir enfermedades y accidentes en los lugares de trabajo;

La Regional y sus 5 Centros Zonales no cuenta con consultorio y/o enfermería que cuente con equipos de control necesarios para prevenir enfermedades (Programa de promoción y prevención)

Resolución 2400 de 1979 Por el cual se establecen

Artículo 89. En donde la intensidad del ruido sobrepase el

No se han realizado estudios sobre el nivel de ruido en la





algunas disposiciones sobre vivienda, higiene y seguridad en los establecimientos de trabajo

nivel máximo permisible, será necesario efectuar un estudio ambiental por medio de instrumentos que determinen el nivel de presión sonora y la frecuencia.

Regional y sus 5 Centros Zonales

Artículo 229. Los hidrantes para incendios deberán ser fácilmente asequibles y estarán situados o protegidos de tal manera que no estén expuestos a daños inferidos por vehículos, etc. Los hidrantes y las tuberías deberán ser desaguados a intervalos frecuentes para eliminar sedimentos.

En las instalaciones de la Regional Cesar y sus 5 Centros Zonales no se cuenta con hidrantes.

Artículo 231. Los sistemas de

alarmas para los conatos de incendio, como medida de seguridad y actuación rápida para extinguir el fuego, deberán reunir los siguientes requisitos: a) Deberán trasmitir señales dignas

de confianza. b) Las señales deberán llegar a las

personas capacitadas para que respondan a ellas. c) Deberán llamar inmediatamente

la atención "fuego" en forma inequívoca. d) Deberán indicar el lugar del

incendio. e) Los medios para trasmitir la

alarma deberán ser accesibles y muy simples, no dando ocasión a demoras o errores, por parte de la persona encargada. f) La alarma será fuerte para que los

ocupantes del edificio o local de trabajo, etc. queden advertidos.

No existe sistema de alarma para conato de incendio.

Resolución 2400 de 1979 Por el cual se establecen

algunas disposiciones sobre vivienda, higiene y seguridad en los establecimientos de trabajo

Artículo 232 Las alarmas de incendio que se empleen, a excepción de otros sistemas más técnicos y modernos, serán de tipo manual y de tipo automático.

No existe sistema de alarma contraincendios.

Resolución 2346 de 2007 Por la cual se regula la práctica

de evaluaciones médicas ocupacionales y el manejo y

contenido de las historias clínicas ocupacionales

Artículo 4. El empleador tiene la obligación de informar al médico que realice las evaluaciones médicas preocupacionales, sobre los perfiles del cargo describiendo en forma breve las tareas y el medio en el que se desarrollará su labor. En el caso de que se realice la

No se han realizado evaluaciones médicas preocupacionales





contratación correspondiente, el empleador deberá adaptar las condiciones de trabajo y medio laboral según las recomendaciones sugeridas en el reporte o certificado resultante de la evaluación médica preocupacional.

Resolución 2346 de 2007 Por la cual se regula la práctica

de evaluaciones médicas ocupacionales y el manejo y

contenido de las historias clínicas ocupacionales

Artículo 7. Información básica requerida para realizar las evaluaciones médicas ocupacionales. Para realizar las evaluaciones médicas ocupacionales, el empleador deberá suministrar la siguiente información básica: 1. Indicadores epidemiológicos sobre el comportamiento del factor de riesgo y condiciones de salud de los trabajadores, en relación con su exposición. 2. Estudios de higiene industrial específicos, sobre los correspondientes factores de riesgo. 3. Indicadores biológicos específicos con respecto al factor de riesgo.

No se han realizado evaluaciones médicas.

Resolución 2646 de 2008 Por la cual se establecen

disposiciones y se definen responsabilidades para la identificación, evaluación, prevención, intervención y

monitoreo permanente de la exposición a factores de riesgo psicosocial en el trabajo y para la determinación del origen de las patologías causadas por el

estrés ocupacional

Artículo 8. Factores psicosociales

individuales que deben ser identificados y evaluados por el empleador. Los empleadores deben contar, como mínimo, con la siguiente información sobre los factores psicosociales individuales de sus trabajadores: a) Información socio demográfica

actualizada anualmente y discriminada de acuerdo al número de trabajadores. Esta información debe incluir datos sobre: sexo, edad, escolaridad, convivencia en pareja, número de personas a cargo, ocupación, área de trabajo, cargo, tiempo de antigüedad en el cargo. b) Características de personalidad y

estilos de afrontamiento mediante instrumentos psicométricos y clínicos aplicados por expertos.

No se realiza teniendo en cuenta que en Gestión Humana no hay el personal idóneo y con la competencia para aplicar las pruebas psicométricas.

Resolución 2646 de 2008 Por la cual se establecen

disposiciones y se definen responsabilidades para la identificación, evaluación,

Artículo 16. Vigilancia

epidemiológica de factores de riesgo psicosocial en el trabajo. Los empleadores deben adelantar programas de vigilancia epidemiológica de factores de riesgo

No se cuenta con el personal idóneo para realizar el programa de vigilancia epidemiológica.





prevención, intervención y monitoreo permanente de la

exposición a factores de riesgo psicosocial en el trabajo y para la determinación del origen de las patologías causadas por el

estrés ocupacional

psicosocial, con el apoyo de expertos y la asesoría de la correspondiente administradora de riesgos profesionales

7. Acciones de seguimiento de revisiones anteriores por la Dirección

Compromisos Acciones

Adelantadas Estado(Cumplido / Pendiente)

Fecha de Cumplimiento

Dificultades

Seguir gestionando la adquisición de los estantes industriales con la sede nacional, para terminar de organizar en un 100% del archivo acumulado.

Pendiente 30 Junio 2013

Revisar el estado de avance en el proceso de adecuación y acondicionamiento del bien inmueble para el Centro Zonal Codazzi.

Se realizo la compra del bien inmueble para el Centro Zonal Codazzi, pero hace falta la adecuación


Aplicar la encuesta de satisfacción del cliente externo, que defina la sede nacional.

La encuesta fue aplicada por la Regional con las directrices enviadas por la Sede Nacional

Cumplido 31 Diciembre 2012

Corto tiempo para la aplicación de encuesta.

Terminar de sensibilizar a los colaboradores y

Se sensibilizaron 129 Colaboradores y

Cumplido 31 de Octubre 2012

Disponibilidad de tiempo por parte de los





agentes educativos para la vigencia 2012.

756 agentes educativos

Colaboradores para recibir las sensibilizaciones.

Coordinación con el enlace SENA para posibilitar el inicio de la formación a más tardar el primer trimestre del 2013

Cumplido Los cursos inician en el mes de Febrero 2013

Trabajar articuladamente con ANSPE (Agencia Nacional para la Superación de la Pobreza Extrema), Cogestores, ICBF y el Operador

Trabajo articulado con ANSPE y operadores


Solicitar a la Sede Nacional retroalimentación de la ruta a seguir en el SIM para validar el indicador Proyecto de vida con la finalidad de registrar las actuaciones exigidas

Videoconferencias donde la sede nacional explico la ruta para alimentar el indicador proyecto de vida

Asesoría a los defensores por parte Asistencia Técnica


Continua siendo una dificultad teniendo en cuenta que MIS no ha adelantado las solicitudes por parte de la Regional para actualizar los NNA que aparecen repetidos en el SIM.

Realizar No conformidad para el indicador Oportunidad en la atención de peticiones de asuntos conciliables,

No se ha tenido avance.

Pendiente 28 Febrero 2013 Se toman correctivos y no se documentan las acciones tomadas





teniendo en cuenta que no están registrando la actuación AAC-060 (Gestión).

Crear estrategias para incentivar la generación de servicios No Conformes a través de la herramienta ISOLUCION

Se diseño la estrategia REPORTEMOS NUESTAS OPORTUNIDADES DE MEJORA donde se creó una guía para el registro de NC, AC y AP en ISOLUCION.

Pendiente 28 Febrero 2013 No hay cultura de reporte para la mejora del SIGE, disponibilidad de los Colaboradores.

No existe apropiación y disposición para el uso de la herramienta ISOLUCION.

Realizar Talleres en los Grupos y Centros Zonales para la generación de Acciones de Mejora incluidas las NCS ambientales FERIA SIGE.

Se realizo la Feria SIGE donde se realizaron sensibilizaciones para el reporte de Acciones de Mejora

Pendiente 30 Abril 2013 Disponibilidad de tiempo de los colaboradores para recibir sensibilizaciones del SIGE.

Hacer seguimiento al Programa de Salud Ocupacional y Bienestar Social para verificar que actividades se encuentran pendientes de ejecutar en la vigencia 2012.

Se ejecuto el 100% del programa de Bienestar Social y Salud Ocupacional.


Adquisición de una canasta de tamaño acorde al volumen total

Se le solicito al contratista de mantenimiento y


Teniendo en cuenta que en la Regional no se maneja esos





de residuos generados, liviano, resistente, de fácil limpieza y cargue.

gestión ambiental el suministro de este contenedor.

volúmenes de basuras y los residuos el 99% es papel, se dispuso en el parqueadero de la Regional un sitio para el depósito de basura y con la empresa INTERASEO se convino que enviaran y así se hace un carro todos los sábados para recoger los desechos de papel.

8. Cambios que podrían afectar el Sistema Integrado de Gestión

Descripción del Cambio Efecto Positivo/Negativo

Posibles Acciones

Implementación de la estrategia de Cero a Siempre

Positivo: Cualificación de la atención a la primera infancia.

Llegada de los Sistemas Seguridad y Salud Ocupacional al Sistema Integrado de Gestión.

Positivo: Cumplimiento de requisitos legales, tratamiento de riesgos, mejora las condiciones laborales logrando mayor eficiencia y efectividad en las tareas realizadas.

Implementación del Sistema de Seguimiento a Planes de Acción

Positivo: Realiza seguimiento mensual a los indicadores estratégicos del Instituto.

Decreto 4156 del 3 de Noviembre del 2011 adscripción del ICBF al DPS y el Decreto 987 del 14 de mayo de 2012 modificación de estructura y determinación de funciones de las dependencias nivel nacional

Positivo: Adecuación de la estructura organizacional para el cumplimiento de las metas.

Cambios y actualizaciones de manera permanentes del aplicativo PACCO, sin que se realicen las pruebas al mismo antes de entrar en producción.

Negativo: Se generan errores en el ingreso de registros tanto de programación como de ejecución.

Proceso de inducción y Reinducción. Negativo: Al no contar con un proceso





estructurado de inducción y Reinducción impacta negativamente al SIGE por la falta de información con que cuenta el Colaborador al desarrollar sus actividades laborales generando desconocimiento acerca del SIGE.

Actualización de la información Negativo: Se está actualizando la documentación (formatos) del SIGE y esta no esta siendo comunicada a los colaboradores.

9. Recomendaciones para la Mejora

Macroproceso/proceso Propuestas de Mejora Resultado esperado

Gestión Administrativa

Implementar en el Plan de Formación anual temas de educación ambiental para Servidores Públicos y Contratistas tanto nuevos como antiguos.

100% de los Servidores Públicos y Contratistas tanto antiguos como nuevos formados en Educación ambiental.

Mejoramiento Continuo Realizar seguimiento continuo de forma mensual a compromisos en el Plan Operativo.

Cumplimiento estricto del Plan Operativo

Mejoramiento Continuo Crear un mecanismo de comunicación de manera oportuna, que permita identificar los cambios en la documentación del Sistema Integrado de Gestión

Cumplimiento estricto del Plan Operativo

10. Resultados de la gestión realizada sobre los riesgos para la entidad

Macroproceso/proceso: Gestión de Responsabilidad Penal

Riesgos de mayor dificultad para su control o no controlados

Causas

Carencia de operadores para la atención de las modalidades del Sistema de Responsabilidad Penal.

El incremento de cupos tanto en las medidas privativas como en las no privativas de la libertad y el no incremento del valor de los cupos. Exigencia de mejores condiciones en la infraestructura para la atención de más medidas tanto privativas como no privativas de la





libertad y cumplimiento de los estándares establecidos

Macroproceso/proceso: Gestión Restablecimiento de Derechos

Fallo Errado

Desconocimiento y no aplicabilidad de lineamientos, procedimientos y legislación. Equipos psicosocial incompleto que no permite realizar seguimiento y buena elaboración de pruebas.

Macroproceso/proceso: Gestión Niñez y Adolescencia

Deserción de los niños, niñas y adolescentes del programa

Ausencia de espacios físico para la interacción de los niños, niñas y adolescentes. Actividades derivadas del contratista con deficiente calidad y oportunidad. Monitoreo, seguimiento y control inadecuados del programa. Procesos pedagógicos e informativos inadecuados. Enfoque diferencial no aplicado Condiciones familiares, sociales, de orden público y climáticas que impiden que al niño, niña y adolescente permanecer en el programa.

Baja vinculación de los niños, niñas y adolescentes al programa Generaciones con Bienestar.

Programa poco atractivo para los niños, niñas y adolescentes. Utilización de medios de comunicación insuficiente. Fenómenos sociales de la comunidad a la que pertenecen los niños, niñas y adolescentes. Falta de gestión del operador para la vinculación del niño, niña y adolescente.

Suspensión de la implementación del programa.(Ejecución del Programa)

Cambios en la situación política, sistemas de gobierno o cambios en las condiciones sociales que tengan impacto en la ejecución del contrato (Paros, huelgas, actos terroristas, actos vandálicos, entre otros). Retrasos en la presentación de facturas por el periodo correspondiente de acuerdo a fechas establecidas.





Mayor valor al estimado en costos de operación por circunstancias externas que afecten el correcto desarrollo del Programa.

Macroproceso/proceso: Gestión Contratación

Paralización en la prestación del servicio

Falta de planeación. Deficiencia en la construcción de los estudios previos y pliegos de condiciones. Falta unificación de criterios sobre contratación con las demás dependencias/procesos. Falta de una herramienta para sistematizar la información de contratación. Mala presentación de las propuesta de los proponentes.

11. Vulnerabilidades o amenazas no tratadas adecuadamente en la valoración previa de riesgos SGSI

11.1 Informe de Vulnerabilidades

Vulnerabilidades encontradas:

1. Uno de los principales riesgos que tiene la regional cesar, es que el transformador de

energía que alimenta la Regional está bastante deteriorado tiene más de 25 años. Este

riesgo afecta la parte computacional y para el canal de comunicación.

2. Otra vulnerabilidad encontrada en el SGSI es la carencia de cultura de seguridad de la

información con que cuenta la gran mayoría de colaboradores en la Regional Cesar

donde se puede evidenciar el préstamo de contraseñas para trabajar con otro usuario

cuando el Colaborador se encuentra realizando una comisión de servicio.

3. El no contar con el dominio de ICBF en las oficinas del CAIVAS, RESPONSABILIDAD

PENAL, también se puede registrar como una vulnerabilidad.

4. Los puertos de red no están asegurados con la Mac del equipo asignado al punto.

corriendo el riesgo que personas ajenas ingresen a la red del ICBF.

5. Se ha detectado que los usuarios del Grupo Financiero prestan sus Tokens para agilizar

y avanzar el trabajo pendiente, sin embargo esto va en contra de la seguridad, pues se

han identificado ya problemas como bloqueos de Tokens por este motivo. Se debe

mejorar cambiar y mejorar este procedimiento.





6. Aún persiste el envío de correos no institucionales, correos cadena, entre otros que

afectan el rendimiento de los recursos y son un riesgo potencial a la seguridad de la

información pues algunos de estos correos pueden contener virus y software perjudicial.

7. Algunos colaboradores todavía prestan sus usuarios y contraseñas, estas deben ser

personales e intransferibles.

12. Desempeño de SYSO

12.1 Desempeño de los procesos:

Nombre del indicador: Ausentismo

Análisis: En el segundo semestre se presentaron 6 casos de ausentismo de los cuales uno (1) fue generado por licencia de maternidad, una (1) incapacidad por cirugía de cataratas y 4 por enfermedad general. Los casos de enfermedad general no fueron reincidentes lográndose la recuperación satisfactoria de los colaboradores. Los días de ausentismo durante el segundo semestre 2012 fueron 117 días comparando los resultados con el semestre anterior vemos un aumento en un 65% en número días, lo que más afecto al indicador fue la incapacidad por Licencia de Maternidad y la Cirugía de cataratas.

13. Estado de la investigación de accidentes


Nombre del indicador: Accidentes de trabajo

Análisis: En el segundo semestre se presenta reportado dos casos de accidente de trabajo, uno ocurrió en el Centro Zonal Valledupar No. 2 por un riesgo público (violencia de usuario) y el otro se presento en la Sede Regional en el Grupo Jurídico, ocasionado por la caída de las escaleras. Las dos Colaboradoras se recuperaron favorablemente a golpes en los miembros superiores e inferiores. Los dos casos fueron reportados a la ARL positiva.





14. Resultados de la participación y consulta de las partes interesadas externas

14.1. Seguimiento a los compromisos Actas de COPASO y estrategias de comunicación de peligros.

Actas de COPASO:

En el segundo semestre están disponibles las actas del COPASO de los meses julio a Diciembre. Se evidencia el cumplimiento de:

El orden del día, verificación del quórum

Seguimiento a anteriores compromisos.

El desarrollo propio de la agenda del día en temas del COPASO.

Estrategias: Se han realizado brigadas de salud con las EPS, programas de prevención y promoción. Capacitaciones por la ARL a la brigada de emergencia, Taller trabajo en equipo, Taller equipo y relaciones interpersonales, Taller preparación simulacro de evacuación, Taller Vigía de la Salud, Taller Riesgo Cardiovascular.

Los puntos críticos presentados para en el desarrollo del COPASO ha sido la baja participación de los colaboradores de las diferentes dependencias de la Regional y Centros Zonales en las capacitaciones desarrolladas por la ARL, de igual forma la no realización de las actividades programadas en el Plan de Trabajo de la ARL POSITIVA.

15. Desempeño y efectividad del SGSI


Resultados de Indicador de incidentes II Semestre 2012

Estadística de los incidentes reportados. CASOS CUMPLIDOS Y TIEMPO DE EFECTIVIDAD EN LOS ANS





REQUERIMIENTO.

Rótulos de

fila () SEPTIEMBRE OCTUBRE NOVIEMBRE DICIEMBRE

Total

general

Luis Enrique Morales 18 8 15 17 58

Total general 18 8 15 17 58 INCIDENTE.

Rótulos de

fila () AGOSTO SEP OCTU NOVIEMBRE DICIEMBRE

Total

general

Luis Enrique Morales 20 15 16 25 22 98

Total general 20 15 16 25 22 98

16. Identificación de técnicas, productos o procedimientos para mejorar el desempeño del SGSI

16.1Planes de Trabajo:

Necesidad Actual

Implementar sensores de humo, de incendio y cámaras de seguridad en todos los centros zonales

Realizarle mantenimiento preventivo y correctivo a las UPS ya que el banco de batería se encuentran deteriorado.

Realizar capacitaciones básicas en el manejo de paquetes informáticos. O el buen uso del





computador.

Tener un buen stop en almacén en cuanto repuesto sencillos (mouse, teclado, fuentes)para solucionar los casos más rápidos y con calidad realizando una buena gestión en los centros zonales.

Cambiar los equipos más obsoleto que tiene el ICBF como los Hp d530 y los Dell optiplex

Unos de los principales problemas en la regional cesar es que no hay tóneres para las impresoras HP 4350,-4250 y son de alto costo.

UPS en los centros zonales al momento de irse la luz no resiste el banco de batería.





17. Revisión de la Política y los Objetivos del Sistema Integrado de Gestión

Presentar el resultados del cumplimiento de las políticas y objetivos del sistema Integrado de Gestión y la pertinencia de los mismo de acuerdo al análisis de indicadores de los Macroproceso/proceso:

OBJETIVO SIGE RESULTADO PUNTOS MÁS CRITICOS

1. Lograr la Atención Integral de Alta Calidad a la Primera Infancia.

*Agentes Educativos vinculados a procesos de formación en el modelo de atención Integral. *Niños y niñas de la Red Unidos con Atención Integral a la Primera Infancia (AIPI) *Seguimiento nutricional

2. Lograr el Bienestar de las Familias Colombianas

3. Prevenir vulnerabilidades o amenazas y proteger a los niños, niñas y adolescentes.

*Jóvenes con proyecto de vida

*permanencia en PARD *Niños, niñas y adolescentes en situación de adoptabilidad en firme, CON características y necesidades especiales.

4. Incrementar el nivel de satisfacción de los niños, niñas, adolescentes, sus familias y ciudadanía beneficiaria del servicio.

5. Prevenir la materialización de los riesgos mediante el fortalecimiento de la gestión de los riesgos, su monitoreo y evaluación.

6. Asegurar el cumplimiento de la confidencialidad, integridad, disponibilidad, legalidad y confiabilidad de la información del ICBF.

7. Promover y adoptar mejores prácticas ambientales por parte de los colaboradores en desarrollo de sus actividades y de los aliados y beneficiarios en ejecución de los servicios.

8. Promover un ambiente de trabajo adecuado para prevenir y controlar las enfermedades profesionales y accidentes de trabajo en los colaboradores del ICBF

71%

100%

79%

97%

88%

100%

100%

100%





9. Lograr una organización apreciada por los colombianos que aprende orientada a resultados

*Avance de la puesta en operación del Software SIJA *Porcentaje de cumplimiento del Plan de Mejoramiento CGR.

10. Promover un ambiente de trabajo adecuado para prevenir y controlar las enfermedades profesionales y accidentes de trabajo en los colaboradores del ICBF

11. Disminuir los impactos ambientales producidos por los residuos sólidos en el nivel nacional, regional y zonal y en los programas de mayor significación ambiental del instituto.

En este objetivo se evaluó un solo indicador que hace referencia al nivel de consumo de papel (incremento del 4%). Quedando en una valoración de

requiere mejora pues se esperaba una disminución del 10%.

81%

75%





Decisiones

Descripción de la Decisión Responsable Fecha

Seguir gestionando la adquisición de los estantes industriales con la sede nacional, para terminar de organizar en un 100% del archivo acumulado.

Coordinador Administrativo

30 Junio de 2013

Revisar el estado de avance en el proceso de adecuación del bien inmueble del Centro Zonal Codazzi.

Director Regional 30 Junio de

2013

Realizar el ejercicio de Ingeniería Social en toda la Regional y sus Centros Zonales.

Coordinador de Planeación y

Sistemas

30 Mayo de 2013

Desarrollar Asistencia Técnica a los operadores de los programas sobre Lineamientos Técnicos Administrativos.

Coordinadoras Centros Zonales /

Coordinadora Asistencia Técnica

30 Junio de 2013

Identificar los Niños que no mejorar su estado nutricional para la realizar la respectiva intervención.

Coordinadoras Centros Zonales

30 Junio de 2013

Realizar la actualización del Software SIJA Coordinador Jurídico 30 de Marzo

2013

Realizar seguimiento mensual al indicador: Porcentaje de niños, niñas, adolescentes y Jóvenes en Protección con proyecto de vida estructurado a partir de atención psicológica y de actividades educativas, culturales o deportivas el cual reporto durante el segundo semestre del año 2012 estado critico

Coordinadora Asistencia Técnica/

Coordinadoras Centros Zonales

30 de Marzo 2013

Realizar seguimiento continuo al indicador Encuentros vivenciales realizados por el Programa de Promoción y Prevención para la Protección Integral de los niños, niñas y adolescentes


15 de Marzo 2013

Realizar seguimiento al indicador Niños, niñas y adolescentes en PARD ubicados en la modalidad del hogar sustituto con permanencia mayor a 12 meses.


30 de Marzo 2013

Realizar seguimiento a las actividades programadas en el Plan de Trabajo presentado por la ARL Positiva

Coordinador Administrativo/

Profesional SYSO

30 Abril de 2013

Solicitar al MIS la justificación para el cambio del código asignado al usuario Lubar Cadavid el cual esta errado por cuanto pertenece al Centro Zonal Aguachica y aparece de la Regional Cesar.

Coordinadora Centro Zonal Aguachica

30 Marzo 2013

Generar Acciones de Mejora (AC/AP) en ISOLUCIÓN para los indicadores que quedaron evaluados en rango critico y en riesgo de la vigencia 2012.

Coordinador de Planeación y Sistemas /

Profesional EPICO

30 Marzo 2013





Compromisos / tareas Responsables Fechas

Taller practico de Mejoramiento para utilizar la herramienta ISOLUCION

Profesional de Apoyo EPICO. 30 Abril 2013

Realizar requerimiento al dueño del proceso relacionado con el indicador Niños declarados en adoptabilidad con características especiales Sin familia adoptiva asignada.

Coordinadora Asistencia Técnica.

30 Marzo 2013

Solicitar al Coordinador Administrativo el arreglo de las tuberías del Centro Zonal Valledupar No. 1 el cual está afectando la prestación del servicio del mismo y del Hogar Infantil ubicado en el primer piso.

Coordinadora Centro Zonal Valledupar 1.

28 Febrero 2013

Realizar seguimiento bimensuales a los indicadores con puntos críticos

Coordinador Planeación y Sistemas- Profesional de Apoyo EPICO

15 Marzo 2013

Enviar oferta institucional a los jueces relacionando las modalidades de atención que brinda ICBF - Coordinadora de Asistencia Técnica.


30 Abril 2013

Articular acciones con las Instituciones vinculadas del SNBF para lograr buenos resultados en el indicador Reiteración del delito en el Sistema de Responsabilidad Penal para Adolescentes.


30 Junio 2013

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