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Confederación Deportiva Autónoma de Guatemala–CDAG-

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Procedimiento: Solicitud, pago y liquidación de Viáticos

REGISTRO DE REVISIÓN Y APROBACIÓN

NOMBRE PUESTO/CARGO FIRMA FECHA

ELABORADO Guísela Álvarez de De la

Roca Asesora

REVISADO

Licda. Ericka Ruiz Martínez

Analista de Procesos

Licda. Erzi Espinoza Directora de Procesos

Ruth Odili Corzo Rojas Directora de Presupuesto

Lic. Mario Rubén del Valle Gámez

Director de Contabilidad

Adolfo de Jesús Morales Olivares

Director de Tesorería

APROBADO Licda. Marta Alicia Meighan Juárez

Subgerente Financiero


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TABLA DE CONTENIDO

A. Documentos relacionados B. Objetivo C. Definiciones D. Narrativa E. Documentación Relacionada

A. DOCUMENTOS RELACIONADOS

1. FIN-FOR-08 Nombramiento de Comisión y solicitud de viáticos 2. FIN-FOR-09 Informe de comisión 3. FIN-FOR-10 “Boleta de rechazo de solicitud de viáticos”. 4. FIN-FOR-11 Constancia de entrega de cheques emitidos 5. FIN-GUI-01 Guía de gastos de viáticos Interior y Exterior

Anexos 1. Formulario V-A Viatico Anticipo (autorizado por Contraloría General de Cuentas y

prenumerado) 2. Formulario V-C Viatico Constancia (autorizado por Contraloría General de Cuentas y

prenumerado) 3. Formulario V-L Viatico Liquidación (autorizado por Contraloría General de Cuentas y

prenumerado)

B. OBJETIVO Establecer los procesos en la gestión y liquidación de gastos de viáticos, derivados de comisiones que en el cumplimiento de las actividades programadas, se lleven a cabo en el interior y exterior del país, de conformidad con lo establecido en el Reglamento General de Viáticos de la CDAG, así como lo normado para el funcionamiento de Fondos Rotativos.

C. DEFINICIONES

Formato de Nombramiento de Comisión y solicitud de viáticos

Documento por medio del cual se le encomienda a una persona la ejecución de un trabajo, en el interior o exterior del país, especificando la labor a realizar, fechas y horas a ejecutar la comisión.

Formulario V-A Viatico Anticipo Mediante este formulario a la persona nombrada se entregan los fondos asignados para la comisión, quedando esta obligada a presentar posteriormente la respectiva liquidación

Formulario V-C Viatico Constancia Formulario utilizado para comprobar el gasto de viático, incluyendo constancia de presencia a los lugares asignados con fecha de llegada y de salida.

Formulario V-L Viatico Liquidación Utilizado para comprobar los gastos de viáticos, y que debe ser presentado dentro de los 10 días hábiles siguientes a la fecha de haberse cumplido la comisión.

Comisión Situación de una persona que, con autorización de la autoridad correspondiente, presta sus servicios transitoriamente fuera de su puesto habitual de trabajo, para


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una actividad específica.

Reglamento de Viáticos

Establece las normas relacionadas con los gastos de viáticos y otros gastos conexos derivados del cumplimiento de comisiones oficiales que se lleven a cabo en el interior de la República, por parte de los miembros de los Comités Ejecutivos, Tribunales de Honor y Organismos Disciplinarios de la Confederación Deportiva Autónoma de Guatemala, Federaciones Nacionales, Asociaciones Departamentales y Delegaciones Deportivas Municipales, los deportistas, sus cuerpos técnicos, personal auxiliar y los empleados de dichas entidades que conforman la organización del Deporte.

Gastos de Viáticos Las asignaciones destinadas a cubrir los desembolsos por hospedaje, alimentación y otros gastos conexos, en que se incurre, para el cumplimiento de comisiones oficiales, fuera del lugar ordinario de trabajo en el interior o exterior del país.

Informe de comisión Documento en el cual la persona nombrada para ejecutar las labores para las que fue comisionada, presenta el informe de lo actuado y en su caso emite opinión o recomendaciones.

Viáticos otorgados a personas ajenas a la institución

De conformidad con el Acuerdo de Comité Ejecutivo Numero 011/2009-CE-CDAG de fecha 26 de marzo de 2009, Reglamento de Viáticos de CDAG, modificado por Acuerdos Numero 031/2010 y 058/2011, el articulo 19, en su categoría V se estipula que se puede otorgar viáticos a personal que no esté comprendido en las categorías de la I a la IV.


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D. NARRATIVA

No.

Actividad

Responsable

Descripción de las actividades

CREACIÓN DEL FONDO DE VIÁTICOS 1

Emite Resolución

Gerente Emite acuerdo de creación del Fondo Rotativo Interno de Viáticos de la Subgerencia Financiera de CDAG, con base en el Acuerdo de creación del Fondo Rotativo Institucional, aprobado por el Comité Ejecutivo de la Confederación Deportiva Autónoma de Guatemala y de conformidad con el análisis realizado. El fondo se utiliza para cubrir gastos de los renglones: 131 Viáticos en el exterior, 133 Viáticos en el interior y 135 Otros viáticos y gastos conexos, (estos incluyen pasajes, transporte del equipo de trabajo, reparación de vehículos, repuestos, combustibles y lubricantes, derechos de salida de Guatemala y otros países, y gastos fortuitos debidamente comprobados), en el marco del Reglamento Interno de Viáticos de la CDAG; en este Acuerdo se designa al responsable del manejo del fondo. Traslada Acuerdo a Subgerencia Financiera.

2 Recepción de Acuerdo

Asistente de Subgerencia Financiera

Recibe Acuerdo de Creación de Fondo Rotativo Interno de Viáticos y traslada a Director de Tesorería para la emisión de cheque, de la cuenta de Fondo Rotativo Institucional.

APERTURA DE FONDO ROTATIVO INTERNO DE VIATICOS 3

Entrega de Fondo Rotativo Interno de Viáticos


Procede a entregar los fondos con base en la asignación determinada en el Acuerdo emitido de creación de Fondo Rotativo Interno de Viáticos, por medio de las dos modalidades siguientes:

• Emitiendo cheque por el monto autorizado, continúa en paso 4.

• Realizando acreditamiento en la cuenta de Depósitos Monetarios del Fondo Rotativo Interno de Viáticos, continúa en paso 8.

4 Emisión de cheque para apertura de FR de Viáticos


Emite cheque de la cuenta bancaria de Fondo Rotativo Institucional y traslada a Director de Contabilidad para firma

5 Revisión y Firma de cheque


Revisa que este correcto, firma cheque y traslada a Subgerente Financiera para segunda firma. Si existe error devuelve a Director de Tesorería para repetir operación. Paso 4. También tienen firmas autorizadas el Subgerente Administrativo y el Gerente quienes pueden firmar en casos emergentes.

6 Firma de cheque

Subgerente Financiera

Recibe cheque y procede a firmar, devuelve a Director de Tesorería.

7 Entrega de cheque y emisión de Vale


Procede a depositar el cheque en la cuenta bancaria de Fondo Rotativo Interno de Viáticos y emite un vale a nombre del responsable del Fondo Rotativo Interno de Viáticos, por el valor del fondo asignado, el cual queda vigente por el año que se utilizarán los fondos respectivos, entrega copia de depósito bancario y requiere firma en vale. Continúa en paso 12.


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Actividad

Responsable


8 Gestión de acreditamiento Fondo Rotativo Interno de Viáticos


Realiza solicitud a Subgerente Financiera de autorización para acreditamiento a Fondo Rotativo Interno de Viáticos, de la cuenta del Fondo Rotativo Institucional, por el monto autorizado y traslada a Subgerencia Financiera, quien autoriza en solicitud.

9 Operatoria de entrega de fondos por medio de acreditamiento

Asistente de contabilidad

Efectúa operación de carga al Sistema del Banco, de la cuenta del Fondo Rotativo Institucional, por el monto autorizado y traslada a Subgerente Financiera.

10 Autorización entrega de fondos por medio de acreditamiento


Recibe solicitud de carga y autoriza la transferencia por medio de su usuario autorizado por el Banco.

11 Emisión de vale y entrega copia de transferencia


Emite un vale a nombre del responsable del Fondo Rotativo Interno de Viáticos, por el valor del fondo asignado, el cual queda vigente por el año que se utilizarán los fondos respectivos, entregando impresión de transferencia bancaria.

12 Operatoria en libro de control de bancos

Encargado de Fondo Rotativo Interno de Viáticos

Recibe copia de depósito bancario o en su caso impresión de transferencia bancaria, y opera en libro de control de bancos, autorizado por Contraloría General de Cuentas, continua en paso 16. Si no existiese libro autorizado, continua en paso 13.

13 Solicitud de autorización de libro de Bancos


En los casos en que no exista libro de Bancos autorizado, previamente a recibir los fondos el responsable del manejo del Fondo Rotativo Interno de Viáticos, procede a solicitar a Subgerencia Financiera se gestione ante Contraloría General de Cuentas la autorización de libro de Bancos.

14 Autorización de libro de bancos


De conformidad con el procedimiento que en ese momento tenga en vigencia Contraloría General de Cuentas, solicita la autorización del libro de control de bancos. Al recibirlo ya autorizado, traslada al Encargado de Fondo Rotativo Interno de Viáticos.

15 Recibe libro de Bancos


El responsable del fondo firma de recibido por la entrega del libro de bancos operando en el mismo conforme al paso 12.

OPERATORIA FONDO ROTATIVO INTERNO DE VIÁTICOS

VIATICOS AL INTERIOR 16 ¿Solicitud para

Casos Especiales?

Solicitante Solicitud de viáticos para personal ajeno a la institución o menores de edad. Continúa en paso 17. Solicitud de viáticos para personal de CDAG, mayores de edad, continua en paso 19.


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Actividad

Responsable


17 Solicitud de autorización de nombramiento y viáticos

Jefe inmediato de unidad / Gerencia

Presenta por medio de Gerencia, a consideración de Comité Ejecutivo solicitud para autorización de viáticos, describiendo puntualmente la comisión encomendada.

18 Revisión de solicitud de viáticos, casos especiales

Comité Ejecutivo / Gerencia

Conoce solicitud de comisión de casos especiales, el cual se autoriza por medio de un punto de acta, que será notificado oportunamente por Gerencia, el cual deberá acompañar a la solicitud a la hora de la entrega en la Subgerencia Financiera. Continúa en paso 19. De no autorizar la solicitud, devuelve al interesado y finaliza el proceso.

19 Tipo de viático solicitado

Solicitante

Solicitud de viáticos para interior continúa en paso 20. Solicitud de viáticos para exterior continúa en paso 32.

20 Recibe y revisa solicitud de Viáticos


Recibe de la persona solicitante, Nombramiento de comisión y solicitud de viáticos, en formato aprobado “FIN-FOR-08”, debidamente firmado por el Jefe de su Departamento o unidad y por el Subgerente respectivo o por la persona que éste designe y lo traslada a Subgerente Financiera, para su Visto Bueno. (Si lo considera necesario, ver FIN-GUI-01 Guía de gastos de viáticos Interior y Exterior). Estos Nombramientos de Comisión deben ser presentados con tres días de anticipación, exceptuándose emergencias, para efectos del trámite de anticipo, siempre y cuando sea para una persona; en el caso de ser Nombramiento de viáticos en donde participen varias personas deberá ser presentado con cinco días de anticipación, a excepción de emergencias. El Nombramiento debe ser en forma individual y debe contener en forma clara:

• Nombre completo de la persona que realizará la comisión

• Puesto que desempeña la persona que realiza la comisión (de acuerdo a contrato de trabajo) y dependencia en donde labora

• Teléfono o dirección de correo electrónico para facilitar su localización

• Número de NIT (importante para emisión de cheque)

• Propósito de la comisión

• Lugar de destino de la comisión a realizar

• Fechas de inicio y finalización de la comisión

• Fracciones de tiempo autorizado a pagar

• Especificar la forma de transporte, toda esta documentación debe ser presentada sin tachaduras, borrones o enmiendas.

Si el nombramiento no cumple con los requisitos anteriores indicados en el FIN-FOR-08 no será aceptado y devuelto para su corrección anotándolo en el FIN-FOR-10 “Boleta de rechazo de solicitud de viáticos”, debiendo hacer correcciones, ingresando nuevamente la solicitud (paso 19) Al verificar que los documentos están correctos, traslada a Subgerente Financiera, paso 21.

21 Aprueba solicitud de Viáticos


Da Visto bueno a solicitud y devuelve a la Asistente de Subgerencia Financiera quien lo traslada a Encargado de Fondo Rotativo Interno de Viáticos para trámite de anticipo respectivo.


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Actividad

Responsable


En el caso de que el nombramiento de comisión sea presentado en forma tardía, o por emergencia no se proporciona anticipo, sin embargo continua con el trámite normal de cálculo y emisión de cheque o acreditamiento para el pago de los viáticos solicitados posterior a la comisión.

22 Recibe solicitud de Viáticos


Recibe solicitud de viáticos y corrobora si los datos consignados en el Nombramiento están correctos y procede a cálculo de monto de Viáticos de acuerdo con lo anotado en nombramiento y lo estipulado en el Reglamento General de Viáticos de CDAG y de conformidad con el salario.

23 Entrega de Anticipo de Viáticos o tramite de viáticos emergentes


Si las personas que están nombradas para realizar la comisión laboran en las instalaciones de CDAG a nivel central, el anticipo se proporciona por medio de cheque, continuando en el paso 24. En el caso de que sean comisiones emergentes o la persona presta sus servicios en el interior de la Republica, se proporciona el anticipo o pago por medio de acreditamiento. Continuando en el paso 28.

ANTICIPO DE VIATICOS POR MEDIO DE CHEQUES

24 Elaboración de cheque para entrega de anticipo de viáticos


De conformidad con los cálculos realizados, llena formulario de anticipo de viáticos y emite cheque por el monto respectivo de la cuenta bancaria del Fondo Rotativo Interno de Viáticos, operándolo en el registro auxiliar de cuenta corriente de bancos que se lleva en archivo de Excel, y traslada a Director de Contabilidad.

25 Revisión y firma 1 de cheque


Recibe expediente de viáticos, revisa documentos y cálculos, de estar correcto firma cheque y traslada a subgerencia Financiera para firma en cheque. En caso existiera error devuelve al paso 24, con el Encargado para corrección y elaboración de nuevo cheque

26 Firma 2 de cheque


Procede a firmar cheque de Anticipo de Viáticos, y devuelve a encargado de Fondo Rotativo Interno de Viáticos.

27 Entrega de cheque de anticipo de viáticos


Entrega cheque al solicitante, requiere firma en FIN-FOR-11 Constancia de entrega de cheques emitidos, así como en formulario de Anticipo de viáticos, y entrega V-C Viatico Constancia y V-L Viatico Liquidación. En caso de ser trámite de viático de emergencia no será necesaria la firma del formulario anticipo de viáticos. Continúa en paso 39.

ANTICIPO DE VIATICOS POR MEDIO DE ACREDITAMIENTO BANCARIO 28 Solicitud y

elaboración de acreditamiento para entrega de anticipo de Viáticos


Solicita a la Subgerente Financiera autorización para que el anticipo de viáticos se entregue por medio de acreditamiento de la cuenta bancaria del Fondo Rotativo Interno de Viáticos. Subgerente Financiera firma de autorizado en solicitud y traslada a Asistente de Contabilidad para carga en el sistema bancario.

29 Operatoria de solicitud de acreditamiento

Asistente de Contabilidad

Realiza solicitud de carga al sistema de pago de banca empresarial, de la cuenta bancaria del Fondo Rotativo Interno de Viáticos, emitiendo para el efecto un Detalle por concepto de anticipo de Viáticos, por el monto autorizado y traslada a Subgerente Financiera.


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Actividad

Responsable


30 Autorización de acreditamiento


Procesa el pago dentro del sistema de pago de banca empresarial, de la cuenta bancaria del Fondo Rotativo Interno de Viáticos, emitiendo para el efecto detalle de transferencias, firma acreditamiento y devuelve a encargado de Fondo Rotativo Interno de Viáticos.

31 Entrega formularios y da aviso de acreditamiento


Informa al solicitante de que le ha sido acreditado el monto de los viáticos y requiere firma en FIN-FOR-11 Constancia de entrega de cheques emitidos así como en formulario de Anticipo de viáticos, y entrega el formulario V-A Viatico Anticipo, V-C Viatico Constancia y V-L Viatico Liquidación. Opera en el registro auxiliar de cuenta corriente de bancos que se lleva en archivo de Excel. En caso de ser tramite de viático de emergencia no será necesaria la firma del formulario anticipo de viáticos. Continúa en paso 39.

VIATICOS AL EXTERIOR

32 Recibe y revisa solicitud de Viáticos al Exterior


Recibe de la persona solicitante, Nombramiento de comisión y solicitud de viáticos, en formato aprobado (FIN-FOR-08) , debidamente firmado por el Jefe de su Departamento o unidad y por el Subgerente respectivo o por la autoridad a la que le compete, así como certificación de punto de Acta de Comité Ejecutivo de CDAG, en donde se aprueba la comisión en el exterior del país y lo traslada a Subgerente Financiera, para su Visto Bueno. (Si lo considera necesario, ver FIN-GUI-01 Guía de gastos de viáticos Interior y Exterior). Estos Nombramientos de Comisión deben ser presentados con cinco de anticipación, para efectos del trámite de anticipo. El Nombramiento debe ser en forma individual y debe contener en forma clara:

• Nombre completo de la persona que realizará la comisión

• Puesto que desempeña la persona que realiza la comisión (de acuerdo a contrato de trabajo) y dependencia en donde labora

• Teléfono o dirección de correo electrónico para facilitar su localización

• Número de NIT (importante para emisión de cheque)

• Propósito de la comisión

• Lugar de destino de la comisión a realizar

• Fechas de inicio y finalización de la comisión

• Fracciones de tiempo autorizado a pagar

• Especificar la forma de transporte, toda esta documentación debe ser presentada sin tachaduras, borrones o enmiendas.

Si el nombramiento no cumple con los requisitos anteriores indicados en el FIN-FOR-08 no será aceptado y devuelto para su corrección anotándolo en el FIN-FOR-10 “Boleta de rechazo de solicitud de viáticos” debiendo hacer correcciones, ingresando nuevamente la solicitud (paso 19) Al verificar que los documentos están correctos, Asistente de SubGerencia Financiera traslada a Subgerente financiera, continuando en paso 33.

33 Aprueba solicitud de Viáticos


Da Visto bueno a solicitud y devuelve a la Asistente Financiera, quien a su vez traslada al Encargado de Fondo Rotativo Interno de Viáticos.


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Actividad

Responsable


34 Recibe solicitud de Viáticos


Recibe documentación, revisa si los datos consignados en el Nombramiento están correctos y procede al cálculo de monto de Viáticos, de acuerdo con lo anotado en nombramiento y lo estipulado en el Reglamento General de Viáticos de CDAG para comisiones en el exterior y de conformidad con el salario. Este cálculo debe hacerse de conformidad con la tasa de cambio del Banco Central y por lo menos dos días antes de realizarse la comisión.

35 Elaboración de cheque


De conformidad con los cálculos realizados, llena formulario de anticipo de viáticos al exterior y emite cheque en quetzales, equivalente al valor en dólares de conformidad con la tasa de cambio del Banco Central, de la cuenta bancaria del Fondo Rotativo Interno de Viáticos, operándolo en el control autorizado, traslada a Director de Contabilidad solicitando su firma.

36 Revisión y firma 1 de cheque


Recibe expediente de viáticos al exterior, revisa documentos y cálculos, de estar correcto firma cheque y traslada a Subgerencia Financiera para firma en cheque. En caso existiera error devuelve a Encargado para corrección y elaboración de nuevo cheque paso 35.

37 Firma 2 de cheque


Procede a firmar cheque de Anticipo de Viáticos al Exterior, y devuelve a encargado de Fondo Rotativo Interno de Viáticos.

38 Entrega cheque y formularios


Entrega cheque al solicitante, requiere firma en vale así como en formulario de Anticipo de viáticos, y entrega el formulario V-A Viatico Anticipo, V-C Viatico Constancia y V-L Viatico Liquidación, y Archiva documentación de anticipos de viáticos entregados.

39 Archiva formularios de Viáticos

Encargado de Fondo Rotativo Interno de Viático

Archiva documentación de anticipos de viáticos entregados.

LIQUIDACION DE VIATICOS POR LA PERSONA SOLICITANTE 40 Presentación de

liquidación de Viáticos

Solicitante de viáticos

Al concluir la comisión de trabajo para la cual fue nombrada la persona, de conformidad con el Reglamento General de Viáticos, debe presentar liquidación de viáticos dentro de los diez días hábiles siguientes de finalizada la comisión, debiendo presentar ante el Encargado de Fondo Rotativo Interno de Viáticos, la documentación siguiente:

• V-C Viatico Constancia

• V-L Viatico Liquidación

• Documentos por pagos realizados como Gastos conexos de la comisión, de conformidad con el Reglamento General de Viáticos,

• En el caso de ser liquidación de Viáticos al Exterior, fotocopia completa de pasaporte en donde conste la entrada y salida tanto del país visitado como de Guatemala.

• Informe de la comisión con el Visto Bueno del funcionario que ordenó la misma, según FIN-FOR-09.

(Si lo considera necesario, ver FIN-GUI-01 Guía de gastos de viáticos Interior y Exterior)


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Actividad

Responsable


41 Revisión de liquidación de viáticos


Recibe documentación y procede a revisar que los formularios vengan firmados por el interesado y por las Jefaturas que correspondan, cuidando que no presenten borrones, tachones o enmendaduras en su contenido. Verifica el formulario viático constancia comprobando que las fechas y horas de salida y de entrada de la comisión, coincidan con lo anotado en el Nombramiento. Revisa llenado de formulario de viáticos liquidación, verificando cálculos y revisando si hay reintegro ya sea a favor de CDAG o de la persona que realizó la comisión. Verifica que en el informe de comisión coincida el motivo de esta así como las fechas en que se realizó. En el caso de comisiones al exterior, revisa que las copias del pasaporte sean legibles y correspondan a las fechas de la comisión. Si la constancia o liquidación presenta errores la devuelve al interesado para su corrección, anotándolo en el FIN-FOR-10 “Boleta de rechazo de solicitud de viáticos”, debiendo presentar nuevamente la liquidación paso 40. De lo contrario continua con el siguiente paso.

42 ¿Existe reintegro?


Si existiese reintegro a favor de CDAG continua en paso 43; si existiese reintegro a favor del solicitante procede con paso 44; si no existiesen reintegros continúa en paso 45.

43 Reintegro a favor de CDAG

Solicitante de viáticos

En caso de que la comisión se ejecutara en un tiempo menor al propuesto, la persona que realizó la comisión debe reintegrar la diferencia no utilizada, depositándolo a la cuenta de depósitos Monetarios de Fondo Rotativo Interno de Viáticos CDAG, adjuntando a la liquidación la boleta de depósito del reintegro. Continúa con paso 45.

44 Emisión de Cheque de reintegro a favor de persona que realizo comisión


Cuando por causa justificada la comisión se ejecutara en un tiempo mayor al autorizado, se deberá cancelar el monto no cubierto por el anticipo, elaborando cheque de complemento, según proceso correspondiente de emisión de cheques.

45 Actualización cuenta corriente


Ingresa la información de los cheques emitidos en el registro auxiliar de cuenta corriente de bancos que se lleva en archivo, así como de los reintegros efectuados a la cuenta de Depósitos Monetarios.

46 Archiva expedientes de Liquidaciones de viáticos


Procede a archivar expedientes de Liquidaciones de viáticos.

LIQUIDACION DE GASTOS FONDO ROTATIVO INTERNO VIATICOS - Ante Fondo Rotativo Institucional

47 Ordena Liquidaciones de Viáticos


Ordena las liquidaciones de viáticos de acuerdo a numeración de formularios.

48 Elaboración de Rendición de Fondo Rotativo de Viáticos


Opera formularios de liquidación de viáticos en formato de Rendición de fondo rotativo de viáticos, identificándolo con número correlativo. En este formato debe ingresar la siguiente información:

• Lugar y fecha en que se realiza el reporte

• Nombre del Encargado

• Número de formularios de Viáticos


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Actividad

Responsable


• Fecha en que se efectuó la liquidación

• Nombre de la persona que realizo la comisión

• Unidad Administrativa a la que pertenece

• Lugar en que se efectuó la Comisión

• Valor del documento

Este reporte debe llevar total en números y en letras y firmado por el Encargado. Al estar concluido y firmado lo traslada al Encargado de Tesorería.

49 Revisión y firma formato de rendición de Fondo rotativo de Viáticos

Encargado de Tesorería

Verifica que los documentos estén completos, firma reporte y devuelve a Encargado. Si tuviese correcciones regresa al paso 48.

50 Traslado documentación a Dirección de Contabilidad para revisión documental previa y codificación presupuestaria


Presenta ante Secretaria de Dirección de Contabilidad, la Rendición de Fondo Rotativo de Viáticos, para revisión documental previa. Se procede según procedimiento correspondiente.

51 Revisión documental previa y codificación presupuestaria

Dirección de Contabilidad / Dirección de Presupuesto

Proceso de revisión documental previa y codificación presupuestaria, correspondientes.

OPERATORIA DE TESORERIA EN MODULO DE SICOIN

52 Recibe y revisa Rendición de Fondo Rotativo de Viáticos.


Recibe Rendición de Fondo Rotativo de Viáticos, de la Dirección de Presupuesto. Revisa que la rendición esta firmada por el encargado de revisión documental previa, que este codificada y con la firma de Director de Presupuesto. En caso haga falta alguno de los anteriores requisitos, procede a devolver rendición a Dirección de Presupuesto quien procede a corregir lo omitido. Regresa al paso 51.

53 Registra en el Sistema SICOIN


Ingresa al Modulo de SICOIN, formato FR03 Rendición de Fondo Rotativo Interno de Viáticos de la Subgerencia Financiera, y procede a registrar cada una de las liquidaciones de viáticos, anotadas en la Rendición.

54 Solicitud y aprobación de Rendición en SICOIN


Ingresadas cada una de las liquidaciones en el formato FR03, solicita y aprueba la Rendición dentro del Modulo de SICOIN.


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Actividad

Responsable


55

Elabora CUR de Gasto


Aprobado el formato FR03 en SICOIN, genera en ese mismo sistema el formato FR02 Documento de Consolidación de Fondo Rotativo formato FR02-CUR de Gasto-, y traslada al Departamento de Contabilidad para registrar contablemente la reposición de los fondos. Continuando en paso 58. Si fuese liquidación anual de fondo rotativo interno de viáticos, continúa en paso 56.

56 Registro contable de la liquidación final de FRI

Dirección de Contabilidad

Realiza registro contable según proceso correspondiente, devolviendo al Encargado de Fondo Rotativo Interno para el depósito correspondiente.

57 Deposito por reintegro de saldo disponible en Fondo Rotativo Interno de Viáticos

Encargado de Fondo Rotativo Interno

Procede a depositar saldo disponible de cuenta bancaria a la cuenta de Fondo Rotativo Institucional y entrega boleta de depósito a la Dirección de Contabilidad. Finaliza liquidación final (anual) de Fondo Rotativo Interno de Viáticos, continúa en paso 62.

58 Reposición de Fondo Rotativo Interno


Continúa según proceso correspondiente de emisión de reposición de fondo en tesorería.

59 Recibe reposición de fondos

Encargado de Receptoría

Entrega al Encargado de Fondo Rotativo Interno de Viáticos, fotocopia del depósito efectuado por reintegro de fondos, quien opera en el registro auxiliar de cuenta corriente de bancos que se lleva en archivo de Excel.

OPERATORIA LIBRO BANCOS Y CONCILIACION BANCARIA

60 Operación de libro de Bancos autorizado por Contraloría General de Cuentas


Procede con base a lo operado en el registro auxiliar de cuenta corriente de bancos, a operar los registros oficiales en el libro de Bancos autorizado por Contraloría de Cuentas.

61 Elaboración de Conciliación bancaria


En forma mensual o cuando le sea requerido el Encargado de Fondo Rotativo Interno de Viáticos, elabora conciliación bancaria y la opera en el libro de Bancos autorizado por Contraloría de Cuentas.

62

Archivo de documentación


Archiva documentos relacionados.

E. NORMATIVA RELACIONADA

• Reglamento Interno de Viáticos de la CDAG, Acuerdo No. 011/2009-CE-CDAG, y sus modificaciones por Acuerdos Numero 031/2010-CE-CDAG y 058/2011-CE-CDAG,

• Manual de clasificación presupuestaria del sector público de la Republica de Guatemala. • Ley Nacional para el Desarrollo de la Cultura Física y del Deporte

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