proyecto integracion express - seniors españoles para la
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PROYECTO INTEGRACION EXPRESS
INTRODUCCIÓN
RESUMEN EJECUTIVO
1 RECEPCIÓN Y ACEPTACIÓN SOLICITUD
1.1 FICHA DE INSCRIPCIÓN
1.2 GUIA ENTREVISTA ADMISIÓN
1.3 COMPROMISO DEL SENIOR
1.4 PERFIL DEL SENIOR
2 PACK DE BIENVENIDA
2.1 COMPOSICIÓN DEL PACK
2.2 INFORMACIÓN DE LA DELEGACION EN PACK
2.3 ACOGIDA EN LA DELEGACIÓN
3 ASIGNACIÓN DE TUTOR
3.1 SELECCIÓN Y PRESENTACIÓN DEL TUTOR
3.2 HOJA DE CIRCUITO DE INTEGRACIÓN
4 INFORMACIÓN PARA EL DESEMPEÑO
4.1 PROGRAMACIÓN DE LA FORMACIÓN
4.2 AUTOFORMACIÓN ACTIVIDADES PRIORITARIAS
4.3 AUTOFORMACIÓN BÁSICA
4.4 CATALOGO DE MATERIAL PARA AUTOFORMACIÓN
4.4.1 PAUTAS DE TRABAJO EN LAS ASESORÍAS
4.4.2 GUIA PARA EL SENIOR ASESOR
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5 ASIGNACIÓN DE TAREAS
5.1 PRÁCTICA TUTORIZADA
5.2 ACTUACIÓN EN EQUIPO
6 SEGUIMIENTO Y SATISFACCIÓN
6.1 ENTREVISTA SEGUIMIENTO 3 MESES
6.2 ENTREVISTA SEGUIMIENTO 6 MESES
6.3 ENCUESTA ANUAL DE INTEGRACIÓN
7 IMPLANTACIÓN DEL PROYECTO
7.1 EXPERIENCIA PILOTO
7.2 COMUNICACIÓN DEL PROYECTO
7.3 PLAN DE IMPLANTACIÓN
Proyecto: “Integración exprés
¿Qué?
El proyecto "Integración exprés" pretende identificar los puntos débiles
del proceso de integración de un nuevo socio en la Delegación, desarrollar
herramientas y recomendaciones que resuelvan las debilidades detectadas,
realizar una experiencia piloto en una delegación para verificar su validez y
comunicar e implantar las mismas en el resto de Delegaciones.
¿Por qué?
Se constata que el número de socios de Secot que no participan en las
actividades de las delegaciones tiene un peso muy significativo. Si bien parte de
esta situación se debe a factores relacionados con la edad y la salud, hay otra
parte que se deriva de una deficiente integración de los nuevos socios y de la
existencia de expectativas no satisfechas que en un cierto número de casos
conduce a bajas prematuras de socios de ingreso reciente. Es necesario realizar
un análisis de situación para diseñar e implantar medidas de mejora para
conseguir que los nuevos socios se integren con rapidez y participen
activamente en las tareas ordinarias de las delegaciones.
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¿Dónde?
El proyecto tendrá una implantación piloto en una Delegación de tamaño
intermedio y con un significativo crecimiento de forma que se pueda contrastar la
validez de las recomendaciones y medidas derivadas del proyecto con un
número suficiente de casos.
¿Quién?
El diseño y desarrollo ha sido realizado por un equipo multidelegación
formado por Trinidad Vega, Valentin Perez y Marcos Viniegra (Asturias), Diego
Hurtado y José Morago (Jaén) César Valdés y Javier Cortiñas (Tarragona), José
García Morales y Modesto Encabo (Valencia), Fernando Jornet (Barcelona) y Luis
J. Gendre (Aragón). La Delegación piloto ha sido Tarragona, coordinando las
actividades de implantación y seguimiento
¿Cómo?
Identificadas una serie de medidas que permitirán mejorar aquellos aspectos
del proceso de integración que presentan debilidades relevantes. Se describen
en el Resumen ejecutivo.
¿Cuándo?
Las medidas recomendadas por el proyecto pueden comenzar a aplicarse
progresivamente con los nuevos ingresos de socios y los socios que hayan
causado alta en los últimos meses.
Resumen Ejecutivo
1.Necesidad del proyecto Se constata que el número de socios de Secot que no participan en las
actividades de las delegaciones tiene un peso muy significativo. Si bien parte de
esta situación se debe a factores relacionados con la edad y la salud, hay otra
parte que se deriva de una deficiente integración de los nuevos socios y de la
existencia de expectativas no satisfechas que en un cierto número de casos
conduce a bajas prematuras de socios de ingreso reciente.
Se necesita pues realizar una análisis de situación que permita el diseño
y la implantación de medidas de mejora o corrección para conseguir que los
nuevos socios se integren con rapidez y participen activamente en las tareas
ordinarias de las delegaciones.
2.Situación de partida
Para conocer la situación de partida se han realizado tres encuestas con
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puntos de vista complementarios: a presidentes de Delegación, a socios de
reciente ingreso y a exsocios que han dejado Secot por motivos personales en
un plazo inferior a dos años desde su ingreso.
En estas encuestas se ha tratado de recoger información sobre la
idoneidad de la información previa al ingreso y las expectativas generadas, el
proceso de acompañamiento y tutorización de los socios de nuevo ingresos, la
adecuación entre actividad realmente desempeñada en relación a las
expectativas generadas, la percepción de su integración y satisfacción con la
pertenencia a Secot y en los casos de exsocios
los factores que han impulsado
su decisión de baja.
3.Diagnóstico de situación
La información recabada en las encuestas pone de manifiesto una
importante disparidad entre delegaciones en el proceso de incorporación e
integración de socios. Son escasas las que cuentan con criterios establecidos
para la admisión y menos las que realizan un seguimiento mínimamente
estructurado y documentado del proceso de integración o sobre la satisfacción
del nuevo socio con el mismo. No obstante los nuevos socios manifiestan una
satisfacción aceptable respecto a su integración. Así el 77% se muestran
satisfechos o muy satisfechos con la información recibida antes de solicitar el
ingreso en Secot. Este % disminuye al 56% al valorar la satisfacción con la
acogida e integración, con un 30% poco o nada satisfechos. El 54% de los
encuestados manifiestan que se han cumplido sus expectativas iniciales bien o
muy bien frente a un 34% que indican lo contrario.
Es muy escaso en % de nuevos socios que manifiestan realizar tareas que
no les gustan mientras que es significativo el volumen de los que dicen no
realizar tareas que sí les gustaría hacer, destacando en este aspecto las de
formación.
La visión de los exsociospone de manifiesto un elevado porcentaje de
bajas causadas por las expectativas insatisfechas, bien sea por una actividad
asesora de escasa relevancia o por falta de esta actividad. Un cierto porcentaje
manifiestan haberse marchado por discrepancias con la dirección de la
delegación o por no recibir atención a sus propuestas e iniciativas. Por último un
pequeño porcentaje manifiesta que no deseaba tener compromisos para
actividades concretas.
Por último el 55% de los presidentes de delegación encuestados
manifiestan que el proceso de integración es bueno o muy bueno, mientras que
el 45% restante piensan que es mejorable o manifiestamente mejorable. El
resultado del proceso es valorado sin embargo por el 65% de los presidentes
como bueno o muy bueno. El 70% opinan que la satisfacción de los nuevos
seniors con su integración en Secot es buena o muy buena, valor prácticamente
coincidente con el manifestado por los socios. El 50% de los presidentes
manifiesta que la integración es homogénea o muy homogénea, mientras la otra
mitad se manifiesta en sentido opuesto. Tan solo en el 10% de lo casos se sigue
una práctica objetiva de evaluación de la satisfacción del socio con su
integración. En el resto de los casos la evaluación depende de la percepción
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subjetiva del Presidente o simplemente no se evalúa.
De la información recogida se extrae la conclusión de que si bien los nuevos
seniors se encuentran aceptablemente satisfechos de su proceso de integración,
hay numerosos factores en los que es posible y conveniente incidir para reducir
la distancia entre expectativas generadas ante la incorporación a Secot y la
realidad del día a día de las delegaciones, la sensación de desatención por falta o
inconcreción del acompañamiento o tutorización inicial del nuevo socio, la falta
de una información amigable sobre la operativa de las actividades más
frecuentes, o el interés y adecuación a su perfil profesional y de experiencia de
las tareas encomendadas. Por otra parte se observan carencias importantes de
seguimiento de la integración que permitan acometer los ajustes en el proceso
para prevenir bajas prematuras.
4.Medidas para la mejora
Se ha incluido en el proyecto una serie de medidas que permitirán mejorar
aquellos aspectos del proceso de integración que presentan debilidades
relevantes. Se ha acotado el proceso en el tramo que va desde la presentación de
la solicitud de ingreso hasta la evaluación del la satisfacción con la integración (
un año después del alta)
4.a. Modificación de la ficha de solicitud de ingreso
4.b Estandarización de entrevista de admisión
4.c Revisión del documento “Compromiso del senior”
4.e Creación y entrega del “Pack de bienvenida”
4.f Diseño de una hoja de planificación y seguimiento de la integración
4.g Rediseño y actualización de materiales para la autoformación inicial
4.h Estandarización de las programación de capacitación para actividades
específicas
4.i Diseño de las encuestas de seguimiento del proceso de integración (3, 6 y 12
meses)
5.Proyectos y actividades relacionades
Este proyecto se interrelaciona con proyectos del Plan como son el de
“ Captación de Socios ”, “ Potencial de Crecimiento de Delegaciones ”, “Activar
socios ‘dormidos’“, entre otros. En ellos se desarrollarán con amplitud aspectos
que se enuncian en el presente de “Integración exprés”.
6.Experiencia piloto y validación
Las medidas de mejora incluidas en este proyecto se aplicarán en una
experiencia piloto en la Delegación de Tarragona a fin de validarlas o introducir
los ajustes que se requieran con carácter previo a su implantación generalizada.
Al cabo de un año de aplicación se repetirán las medidas y encuestas iniciales a
fin de determinar la efectividad del proyecto y evaluar la mejora producida.
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7.Plan de comunicación
Para comunicar el proyecto se seguirán los siguientes pasos
7.1 Carta a las delegaciones incluyendo el resumen ejecutivo
7.2 Reunión o Videoconferencia con el equipo de dirección de la delegación
piloto
7.3 Artículo breve en Senior on line y otros medios de comunicación interna
7.4 Difusión de una presentación amplia del proyecto en webs y correos de las
Delegacions
8.Plan de implantación
Una vez validado el proyecto en la Delegación piloto se implantará
progresivamente en el resto de las Delegaciones utilizándose los nuevos
procedimientos, documentos y materiales con los nuevos seniors que soliciten
su integración en Secot. A tal efecto se ha redactado una “Operativa de
implantación”
9.Beneficios esperados
Se espera que con la plena implantación de este proyecto se produzca una
más rápida incorporación de los nuevos seniors a las actividades ordinarias de la
Delegación, una mejora de su satisfacción con la integración y una reducción de
los abandonos prematuros
10.Evaluación de resultados
La evaluación de los resultados del proyecto se hará mediante encuestas
anuales con un triple enfoque: satisfacción de los socios de reciente
incorporación, apreciación de los Presidentes y apreciación de una muestra de
seniors que se han causado de baja por motivos personales en el periodo
considerado. Los resultados obtenido se compararán con las encuestas de
referencia realizadas antes de comenzar el proyecto.
11.Diagrama del Proyecto
Se ha elaborado un diagrama en soporte digital que permite sintetizar en un
solo gráfico toda la información generada para el proyecto. Los enlaces del
programa permiten acceder de forma estructuradas al desarrollo de cada uno de
los factores clave del proyecto “Integración exprés”
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Desarrollo del Proyecto
El desarrollo del proyecto se articula en siete líneas de actuaciones
susceptibles de ser tratadas con carácter independiente con distinta intensidad
en función de la situación y de las necesidades concretas de cada Delegación.
1.Recepción y aceptación solicitud
2.Pack de bienvenida
3.Acogida y asignación tutor
4.Información para el desempeño
5.Asignación de tareas
6.Seguimiento y satisfacción
7.Implantación del Proyecto
1 Recepción y aceptación sol·licitud
Propósito
Orientar el el proceso de incorporación de un nuevo senior a la Asociación,
después de que haya sido informado de la naturaleza y fines de Secot, las
actividades más frecuentes y la forma de participar activamente en la vida de la
Delegación. Este proceso comienza cuando el candidato a senior ha presentado
su ficha de solicitud de alta.
Comprende los pasos de:
Entrevista de entrada
Establecimiento del perfil del Senior
Aceptación del nuevo senior
Firma del documento “Compromiso del Senior”
Envío de documentación completa a Oficina Principal
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Aplicación
Recibida en la Delegación la hoja básica de solicitud presentada por el
candidato a Socio, se fijará una entrevista personal con el Presidente de la
Delegación o el senior encargado de la gestión de Socios. En esta entrevista se
determinará si el solicitante conoce la naturaleza y fines de Secot, si reúne los
requisitos mínimos para integrarse en la asociación y si conoce y acepta las
responsabilidades y compromisos que implica ser socio.
En caso positivo el entrevistador trazará el perfil del nuevo socio ayudándose
de un cuestionario y preguntará por las actividades que susciten mayor interés
para el candidato. Sin perjuicio de que en el circuito de integración el nuevo
socio conozca todas las actividades que se realizan en la Delegación, el
entrevistador a la vista del perfil y las preferencias del entrante recomendará su
incorporación a las tareas que resulten idóneas.
El entrevistador presentará al candidato para su aceptación y firma el
documento “Compromiso del senior”.
Finalizada la entrevista, el entrevistador recogerá la ficha completa de
solicitud de alta firmada por el candidato y la remitirá junto con informe favorable
a la Oficina Principal para su inclusión en las listas de nuevas altas a aprobar en
Junta directiva / Comité Ejecutivo.
En el caso de que el resultado de la entrevista no sea favorable se
comunicará al candidato exponiendo las razones de su no admisión y
agradeciendo su interés por haber contactado con secot, ofreciendo en su caso
otras posibles vías de colaboración.
Documentos relacionados
1.1.Ficha de inscripción
1.2.Guía para la entrevista de admisión
1.3.Documento “Compromiso del senior”
1.4.Guía para establecer el perfil del senior
1.5.Catálogo de actividades de una Delegación
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1.1 Ficha de inscripción
1.2 Recepción y aceptación solicitud
Guía para la entrevista de admisión
Objetivo del documento
Facilitar unas pautas para la realización de la entrevista de admisión de un
candidato a senior de Secot. El entrevistador será el Presidente de la Delegación
el Coordinador responsable del área de socios o aquel socio que por sus
características y experiencia decida el Presidente de la Delegación.
No ha de entenderse nunca la entrevista como un examen, sino la ocasión
de conocer si la pertenencia a Secot del candidato va a ser positiva para ambas
partes, evitando que por falta de información sobre naturaleza y fines de secot,
sus actividades y los compromisos vinculados a la pertenencia que se asumen,
se genere una posterior frustración de las expectativas con las que candidato
acude a Secot.
GUIÓN DE PREGUNTAS Motivación : Por qué se ha interesado por SECOT
Ubicación : (Donde reside, facilidades de localización, etc)
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Situación laboral actual: Jubilado / Pensionista/ Autónomo/ etc.
Formación: (Reglada/ No reglada/ Cursos más importantes, etc.)
Perfil profesional (Trayectoria, Experiencia)
Habilidades:
Informática y TIC’s: (Ordenador, Aplicaciones de gestión Word, Excel,
Internet, Aplicaciones en red, etc.)
Experiencia en pedagogía: (Interna en la empresa/ Externa, Universitaria,
etc.)
Conocimientos de idiomas
Experiencia internacional
Gestión y liderazgo de equipos de trabajo
Comunicación (Presentaciones, Conferencias, etc)
Comercial: (Argumentación, consecución de acuerdos, etc)
Gestión económica: (presupuestación, contabilidad, previsiones, etc.)
Disponibilidad (tipos de actividad, frecuencia de asistencia, viajes, internacional)
Información adicional : Otros Voluntariados o trabajos actuales
Valoración de la entrevista
Actitud en la entrevista
Sensaciones percibidas por el entrevistador
Gestión del SI
Información sobre siguientes pasos
Gestión del NO
El rechazo. Quien se lo comunica.
RECOMENDACIONES PARA EL ENTREVISTADOR
FORMACIÓN DEL ENTREVISTADOR
Es deseable experiencia anterior como seleccionador de personal
CARACTERÍSTICAS DEL ENTREVISTADOR
En el supuesto de que no tenga experiencia práctica como responsable de RRHH ó
seleccionador de personal
Que le guste la gente.
Que hable poco de si mismo, e incluso en
la entrevista poco
de SECOT. Lo
justo.
Que el entrevistador sea modesto pensando que el importante es el entrevistado.
Nada de contar historias personales
Lo importante es obtener en una hora la máxima información sobre el candidato
Propiciar que hable el candidato.
Entrevista perfecta: 25% hable el entrevistador y 75% el candidato.
Tener empatía con el entrevistado para al final justificar la decisión del SI ó del NO
Constatar todas las respuestas del candidato.
Tomar notas y escribirlas escuetamente.
Tener en la cabeza el perfil ideal de Sénior para ésa Delegación
Sacar conclusiones
Redactar un informe
La decisión sobre la aceptación del candidato, debe tomarse en frio, tanto si el
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entrevistador es el Presidente de la Delegación como si no. En éste último caso el
entrevistador informará al Presidente quién tomará la decisión final.
Quedar siempre con el candidato en algo concreto: por ejemplo. " ya le diremos algo en
una semana". Y cumplirlo
Otras recomendaciones Recibir a todo el mundo con un mínimo de posibilidades opcionales a Sénior.
La entrevista en la oficina de SECOT. Siempre en espacio profesional. Cámara de
Comercio, Asoc.profesional, etc. Nunca en Bares ni Hoteles.
SIEMPRE A SOLAS CON EL CANDIDATO, aunque venga acompañado de otro
posible candidato. Entrevistas por separado.
Sea la decisión afirmativa o negativa no demorar la respuesta más allá de una
semana.
Efectuar la entrevista pensando en lo mejor para SECOT y ayudarse de una tabla
valoración con tres niveles en cada parámetro: 1 menos conveniente, 3 más
conveniente.
TABLA DE AYUDA PARA LA REALIZACIÓN DE LA
ENTREVISTA
Recepción y aceptación solicitud
1.3 Compromiso del senior Objetivo del documento
Establecer los puntos mínimos que configuran el compromiso que asume el
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senior por su pertenencia como voluntario a Secot. A partir de esta base el senior
asumirá aquellos compromisos de presencia o actividad que desee y sus
circunstancias le permitan sin que le puedan ser demandados compromisos
adicionales ni exigida otra colaboración que la voluntariamente asumida.
CÓDIGO ÉTICO DEL VOLUNTARIO.
Deberes del voluntario hacia los beneficiarios: Entrega generosa de lo mejor de uno mismo.
Actuar con profesionalidad, humanidad y eficacia en las tareas encomendadas.
Prestar al beneficiario una ayuda gratuita y desinteresada sin esperar ni aceptar
ningún tipo de compensación material.
Reconocer, respetar y defender activamente la dignidad personal de
los beneficiarios, conociendo y acatando la Declaración Universal de los
Derechos Humanos.
Confidencialidad y discreción en el uso de los datos relativos a los beneficiarios.
Crear un clima de respeto mutuo, evitando posturas paternalistas.
Fomentar en los beneficiarios la superación personal y la autonomía.
Informar a los beneficiarios de manera objetiva, teniendo en cuenta sus
necesidades y circunstancias personales.
Denunciar cualquier violación de los Derechos Humanos.
Potenciar el desarrollo integral como persona del beneficiario.
Comprender la situación de partida del beneficiario.
Tratar de informarle con amabilidad de los modos en que puede buscar su propio
desarrollo.
Ser paciente a la hora de esperar resultados de las acciones realizadas.
Deberes del voluntario hacia la organización:
Conocer y asumir el ideario, estatutos, fines, programas, normas de regulación y
métodos de trabajo de la organización.
Respetar la organización sin utilizarla en beneficio propio.
Confidencialidad y discreción.
Hacer un uso responsable de los bienes materiales que la organización ponga a
disposición del voluntario.
Utilización adecuada, nunca en beneficio propio, de los recursos económicos de
la asociación
Limitar los gastos realizados por cuenta de la organización a los estrictamente
necesarios para el desarrollo de las funciones encargadas
Utilizar debidamente la acreditación que la organización proporciona al voluntario.
Interrumpir la colaboración cuando la organización justificadamente lo solicite.
Comprometerse de modo meditado, libre y responsable, cumpliendo, los
compromisos adquiridos y realizando con seriedad las tareas encomendadas.
Demandar y participar en actividades de formación, necesarias para la calidad del
servicio prestado.
Informarse, antes de comprometerse, sobre la tarea y responsabilidades que se
asumirán, y considerar si se dispone de tiempo y energías suficientes.
En caso de renuncia, comunicarla con antelación suficiente para evitar perjuicios
a los beneficiarios o a la organización.
Actitud abierta y cooperante hacia las indicaciones de la organización.
Participar imaginativamente en la organización.
Informar sobre las necesidades no satisfechas de los beneficiarios y sobre las
deficiencias en la aplicación de los programas.
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Informar sobre la posible inadecuación de los programas.
Denunciar las posibles irregularidades que se detecten.
Colaborar de manera gratuita y desinteresada.
Deberes del voluntario hacia los otros voluntarios:
Respetar la dignidad y la libertad de los otros voluntarios, reconociendo el
valor de su quehacer, ya sean de la propia organización o de otras.
Adoptar una actitud de apertura y escucha hacia el otro.
Fomentar el trabajo en equipo propiciando una comunicación fluida y un clima de
trabajo y convivencia agradable.
Intercambiar sugerencias, ideas, propuestas y experiencias en un marco de
respeto mutuo con vistas a una mayor eficacia del trabajo que se lleva a cabo.
Hacer propios y asumir con responsabilidad los compromisos adquiridos por el
grupo.
Facilitar la integración, formación y participación de todos los voluntarios,
especialmente de los nuevos, en condiciones de igualdad.
Ofrecer una acogida cálida y sincera a quienes inician su voluntariado.
Promover el compañerismo para evitar la competitividad, el afán de
protagonismo, las tensiones y las rivalidades.
Crear lazos de unión entre voluntarios de diferentes organizaciones.
Deberes del voluntario hacia la sociedad:
Promover la justicia social, fomentando una cultura de la solidaridad rica en
valores humanos y difundiendo el voluntariado.
Conocer la realidad sociocultural,
para mejorarla, atendiendo las necesidades e
interviniendo en las situaciones de injusticia.
Tener como referencia de la propia actividad la Declaración Universal de los
Derechos Humanos.
Complementar la acción social de las distintas administraciones públicas, para
dar un mejor servicio a la sociedad, sin proporcionarles un pretexto para eludir
sus propias responsabilidades.
Comunicar a las instituciones pertinentes las situaciones de necesidad o
marginación y reclamarles compromisos para solventarlas.
Procurar que el voluntariado no impida la creación de empleo. Detectar posibles
yacimientos de empleo en relación a las necesidades cubiertas por el
voluntariado que deben ser asumidas por otros sectores.
Transmitir, con sus actitudes, acciones, palabras aquellos valores e ideales que
persigue con su trabajo voluntario. Ser coherente con la actitud de voluntario en
el día a día.
Mantener una actitud de promoción y ayuda al espíritu emprendedor.
Dar asesoramiento y soporte a emprendedores y pymes sin recursos económicos
para acudir a un asesoramiento externo.
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1.4 PERFIL DEL SENIOR
2.Pack de bienvenida
Propósito Definir un conjunto de documentos que permitan al nuevo socio conocer de un
modo más detallado los conceptos fundamentales de Secot: Misión, Visión,
Valores, su organización interna y las actividades que realiza, su historia y los
resultados obtenidos en un periodo reciente. De igual manera servirán para que
conozca los aspectos más destacados de la Delegación a la que se incorpora y le
motiven para tomar parte activa en la misma desde el momento de su
incorporación
Comprende los pasos de:
Composición del pack de bienvenida
Entrega del pack de bienvenida
Presentación del nuevo senior en la Delegación
Aplicación Una vez realizada la aceptación de la candidatura del nuevo senior se
remitirá la ficha de inscripción a la Oficina Principal. Revisada la información se
incluirá en los listados que preceptivamente deben ser aprobados en la siguiente
reunión de la Junta Directiva o Comité Ejecutivo, momento en el que se adquiere
la condición de Socio de pleno derecho. La Oficina principal asignará número de
socio y remitirá el “Pack de Bienvenida” que incluirá también la información
específica de la Delegación correspondiente, preparada en colaboración con la
misma.
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El Pack de Bienvenida será entregado por el Presidente de la Delegación a
nuevo senior, en el momento que considere más adecuado.
El nuevo senior será presentado tan pronto como sea posible al resto de los
seniors presentes en la Delegación, haciéndose en todo caso una más amplia
presentación en la primera Reunión general de socios que se convoque.
Se documentará la realización de estos tres pasos en el documento
“Circuito de integración de nuevos seniors”
Documentos relacionados 2.1.Composición del “Pack de bienvenida”
2.2.Información de la Delegación integrada en el Pack de Bienvenida
2.3.Acogida en la Delegación
3.2.Circuito de integración de nuevos sèniors
Pack de bienvenida.
2.1 Composición del “Pack de bienvenida”
Al recibir, en la Central, el alta de nuevo socio, acompañada de la ficha PC02
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(o la que se tenga aprobada en ése momento), del informe del Presidente de la
Delegación y la confirmación del ingreso de la cuota, envío automático desde la
Oficina Principal, al domicilio del nuevo miembro de un “Pack” de bienvenida,
conteniendo:
• Carta de bienvenida del Presidente Nacional de SECOT.
Acompañando a:
Insignia (pin) de SECOT
Carnet de Socio, con su número y su “password” para entrar en la
“intraweb”.
Instrucciones para el acceso a la parte interna de la Web.
Dirección de correo electrónico @secot.org, por si desea utilizarlo para los
temas referidos a SECOT.
Nota sobre la cobertura de nuestros Seguros y Tarjeta del Seguro con los
Teléfonos de contacto en caso necesario.
Guía de recursos accesibles a los seniors
Información sobre ofertas especiales para socios de Secot
Información específica sobre su Delegación
Un “Pendrive” conteniendo:
Estatutos de SECOT
Reglamento de Régimen Interno de la Delegación. (si lo hubiera)
Memoria Anual de SECOT.
Vademecum resumido conteniendo:
Modelo de Informe de Analista
Modelo de notas de trabajo/reunión con asesorados
Modelo de Informe Final
Modelo de Nota de Gastos.
Información sobre el SIIS.
Y por correo electrónico el último número del “Senior OnLine”
Se pretende con ello
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Incrementar el sentimiento de pertenencia.
Dar una imagen de Entidad bien organizada, seria y responsable.
Ir derivando hacia la utilización compartida de buenas prácticas.
Asegurar que se ha seguido el procedimiento de ingreso y la entrevista.
Normalizar el pago de la cuota mediante el cargo anual en cuenta
Pack de bienvenida.
2.2 Información de la Delegación integrada en el Pack
En el “Pack de bienvenida al nuevo senior se integrará una información
específica sobre la Delegación en la que va a incorporarse.
Esta información, que con los datos de la Delegación preparará con formato
homogéneo con el resto del “Pack” la Oficina Principal contendrá:
Localización de la sede de la Delegación y en su caso las oficinas
dependientes
Estructura organizativa (organigrama) y nombre y localización de los
miembros del Comité de Dirección de la Delegación.
Normativa particular de la Delegación (Reglamento de Régimen interno,
Circulares de general conocimiento relevantes para nuevos seniors, o
cualquier otro que se consideren necesario para la integración del nuevo
senior)
Realizaciones de la Delegación en el último ejercicio
Plan de Acción o Plan estratégico de la Delegación si existe
Calendario de reuniones generales de la Delegación
Dirección de la web interna de la Delegación y procedimiento de acceso
Para facilitar su incorporación al “Pack” las delegaciones actualizarán
periódicamente esta información que estará disponible en soporte digital o
accesible en la red.
Catálogo de actividades de una Delegación
Objetivo del documento
Relacionar las actividades que se realizan o pueden realizarse en el curso de la
actividad habitual de una Delegación-tipo de Secot. La frecuencia de estas
actividades es variable, abarcando desde la de ejecución diaria, hasta aquellas que
tienen periodicidad anual. Con objeto de facilitar su interpretación se han agrupado
por bloques de actividad, sin perjuicio de que algunas de las actividades se realicen
en dos o más bloques diferentes.
Presidencia
Representar a Secot en el ámbito de la Delegación.
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Promover e impulsar actividades para el cumplimiento de los fines de Secot.
Fomentar la comunicación interna y la motivación de los Socios.
Promover el crecimiento de la asociación.
Promover formalización de Convenios con otras Entidades.
Coordinar el funcionamiento de las unidades de la Delegación
Promover la adecuación de las actividades a los procedimientos del Sistema
de Calidad
Aplicación en el ámbito de la Delegación de las políticas impulsadas por la
Presidencia y Junta directiva de Secot
Vicepresidencia
Sustituir al Presidente en su ausencia.
Apoyar al Presidente en la Coordinación de las distintas actividades de la
Delegación.
Actuar por delegación del Presidente
Gestión del Sistema de Calidad de la Delegación
Conocer y aplicar los procedimientos y directrices del Sistema de gestión de la
Calidad a las actividades de la Delegación
Controlar la realización Procesos y actividades según Procedimientos
Diseñar Acciones Correctoras y Preventivas sobre Desviaciones
Mantener actualizada Gestión de la Calidad según ISO-9.000
Preparar Auditorías Internas y Externas de Calidad
Captación de Socios
Conjunto de actividades dirigidas a la incorporación de nuevos socios de pleno
derecho y a su integración en la asociación.
Fomentar la participación de los nuevos socios de Secot en las actividades de
la Delegación
Elaborar argumentarios y presentaciones para la captación de nuevos socios
Programación, coordinación y ejecución de acciones para la captación
Realizar la acogida en visita de socios potenciales a las instalaciones de Secot
Aplicar el protocolo de acogida e integración de nuevos socios
Gestionar el programa de tutorías de nuevos socios
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Fomentar la participación de los nuevos socios de Secot en las actividades de
la Delegación
Actuar coordinadamente con las área de Comercial y Comunicación en
actividades de Captación de Socios
Tramitación de altas y bajas de socios
Mantenimiento actualizados de censo y directorio de socios
Formación
Gestionar la planificación, desarrollo y seguimiento de los procesos de Formación
tanto Interna como Externa.
Detección de necesidades de Formación
Diseño, realización y evaluación de encuestas de Formación
Formulación del Plan anual de Formación
Programación de cursos.
Gestión de medios e infraestructura para cursos de Formación
Tratamiento de encuestas de evaluación de cursos
Elaboración informe de gestión de formación
Gestión del conocimiento; gestión de los recursos formativos
Promoción de actividades formativas de Secot a otras entidades
Comercial
Analizar e identificar oportunidades de actuación para la gestión de nuevos
convenios y el mantenimiento de la vigencia de los existentes.
Realización de análisis de mercado para detectar convenios potenciales y
oportunidades de captación de actividad, socios y recursos.
Negociar y redactar convenios
Mantener base de datos de clientes actuales y recopilar información sobre
clientes potenciales
Seguimiento del cumplimiento de los acuerdos recogidos en Convenios
Representar a Secot en Mesas de seguimiento de Convenios
Desarrollar y mantener actualizado en catálogo de productos y servicios de la
Delegación
Gestionar el catálogo de productos y servicios.
Fomentar la relación con Empresas, entidades e Instituciones con especial
atención a Socios Protectores
Identificar y contactar con empresas, o instituciones que puedan ser fuente
de nuevos socios
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Actuar coordinadamente con las áreas de Captación y Comunicación en
actividades de Captación de Socios
Comunicación
Difundir el conocimiento de Secot, fomentar la comunicación interna y colaborar en
actuaciones para la captación de nuevos Socios
Difundir el conocimiento de Secot en Empresas, entidades e Instituciones
Públicas
Mantener contactos con los medios de comunicación facilitándoles
información
Organizar los eventos promovidos por Secot
Identificar y coordinar la presencia de Secot en los eventos de interés para
nuestra Asociación
Fomentar la comunicación interna, desarrollando los canales necesarios para
ello
Seleccionar y difundir la información de interés para los socios de Secot
Mantener actualizados los contenidos de los canales de comunicación interna
Diseño y ejecución de actividades lúdicas y culturales para socios
Asesoramiento
Coordinar la actividad en asesorías y en proyectos especiales, con especial atención
al cumplimiento de criterios de calidad en los mismos.
Pre-estudio y asignación de Asesorías
Resolver asesorías y consultas
Gestionar y resolver las asesorías y consultas en el sistema on-line
Seguimiento de plazos límites en Asesorías en curso
Verificación y validación de las Asesorías realizadas
Gestión del archivo físico e informático de documentación de Asesorías
Mantenimiento de un Registro General de Asesorías
Coordinación y desarrollo de Proyectos Especiales
Colaboración con terceros para estudios específicos
Realización de Planes estratégicos amparados por Convenios
Participación en actividades de difusión de iniciativas emprendedoras
Elaboración de ponencias y estudios específicos
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Organización interna
Gestionar el buen desarrollo de las actividades ordinarias, los suministros y el
mantenimiento de los recursos disponibles.
Asignación y control de turnos de guardia en oficinas
Convocatoria y actas de reuniones
Mantenimiento y custodia de archivos documentales en papel
Compras de material de oficina y otros suministros
Gestión del mantenimiento de los equipamientos de las oficinas
Gestión de locales y equipamiento para reuniones mensuales y otras
Gestión económica
Gestionar las actividades económicas de la Delegación, velando por el cumplimiento
de los presupuestos de Ingresos, Gastos e Inversión. Mantener actualizada la
información económica y realizar estimaciones de evolución y cierre para adoptar
medidas correctoras en caso necesario
Elaboración de presupuestos
Gestión de Tesorería
Contabilidad de Ingresos, gastos e inversiones
Actualización mensual de las partidas de ingresos-gastos
Realización de informes de control económico
Realización de proyecciones y estimaciones económicas
Proponer y adoptar medidas correctoras ante desviaciones presupuestarias
Seguimiento de gestión
Generar informes que faciliten una visión clara, rápida y fiable de los distintos
indicadores representativos de la actividad de la Delegación, y que permitan adoptar
medidas correctoras ante desviaciones.
Formular Informes Mensuales
Recopilar Datos y Redactar Memoria Anual
Elaborar el Cuadro de mando de la Delegación
Nuevas tecnologías
Gestionar la implantación, difusión de uso y mantenimiento de las tecnologías de
información y comunicación en el ámbito de la Delegación.
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Mantenimiento actualizado de la Red y equipos de informática y
comunicaciones
Desarrollo del tratamiento informatizado de la gestión
Desarrollo y mantenimiento de web y otras herramientas informáticas de la
Delegación
Consultoría de apoyo a Seniors en uso de las TIC´s
Realización y custodia de copias de seguridad archivos relevantes
Pack de bienvenida.
2.3 Acogida en la Delegación
Comunicación de incorporación
Una vez aceptada la solicitud de alta de un nuevo senior se dará
conocimiento de ello al resto de los miembros de la Delegación, solicitando el
apoyo y colaboración para su rápida integración en la vida de la Delegación.
Esta comunicación en breve plazo podrá hacerse, en función del tamaño y
costumbres de la Delegación
Por correo electrónico
Por mención en página web
Presentación presencial con ocasión de reuniones ya programadas
Presentación formal
A realizar en la primera Reunión General Ordinaria que tenga lugar en la
Delegación. En este sentido se ha de prever fijar una reunión de este tipo con
carácter mensual e incluir en el orden del día la presentación de nuevos Socios.
La presentación se hará por el Presidente de la Delegación y se hará una
breve exposición de los datos más relevantes del presentado, respecto a:
nombre, titulación, experiencia profesional y laboral y disponibilidad.
Si el número de asistentes lo permite se aprovechará para que el resto de
los socios hagan también una muy breve presentación que facilite la posterior
relación entre todos.
Si en la fecha de la reunión se ha asignado ya el Tutor del nuevo senior, se
comunicará su nombre pidiendo colaboración para facilitar la realización de las
actividades incluidas en la hoja “Circuito de integración”
Actualización de información
Se cuidará de actualizar listados, directorios y el resto de soportes
informativos con los datos de incorporación del nuevo senior.
.
3 Acogida y asignación tutor
Propósito Contar con unas orientaciones que guíen las primeras etapas de la
integración de un nuevo senior en la Delegación, consolidando la figura del
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Tutor, socio veterano que presentará irá conduciendo al incorporado a través de
los distintos equipos y actividades que se realizan, informándole acerca del
quién y el cómo se llevan a cabo y resolviendo las dudas que puedan surgir; todo
ello dentro de un “Circuito de integración” consensuado entre el nuevo senior y
el responsable de la integración de socios en la Delegación.
Aplicación
Una vez aceptada la incorporación del nuevo socio y a la vista de su perfil se
buscará entre los socios veteranos el que pueda realizar la función de Tutor
durante los primeros meses. Es deseable que las tutorías las realicen socios que
ya tengan experiencia en este campo.
En el caso de delegaciones pequeñas con un número moderado de nuevas
altas anuales la función podría ser desempeñada directamente por el
Coordinador responsable del área de Socios o por el propio Presidente en las
más pequeñas.
El tiempo de tutoría se adaptará a las circunstancias y evolución de la
integración del nuevo socio. Como referencia puede tomarse una duración de
tres meses.
El tutor seleccionado y el nuevo senior mantendrá una reunión junto con el
Coordinador responsable de socios en la que se presentarán, se recabará de
ambos su acuerdo para comenzar la etapa de tutoría y se analizará y acordará el
contenido y calendario de la hoja del “Circuito de integración”.
Sin perjuicio del conocimiento de todas las áreas de la delegación se
prestará más atención a aquellas en las que por el perfil y preferencias del nuevo
senior su incorporación sea más provechosa para el senior y la Delegación .
Documentos relacionados
3.1.Selección y presentación del tutor
3.2.Hoja del “Circuito de integración”
Acogida y asignación tutor.
3.1 Selección y presentación del tutor
A cada senior de nuevo ingreso se le asignará un senior “Tutor” que le orientará
y acompañará durante los meses iniciales de su integración en Secot.
Funciones del senior Tutor
Presentar al nuevo socio a los miembros de los diferentes equipos de
trabajo
Hacer un seguimiento de las actividades acordadas en la hoja del “Circuito
de Integración”
Mostrar al nuevo socio las dependencias y recursos con los que cuenta la
Delegación
Informar sobre la normativa y otras disposiciones internas.
Informar sobre las actividades relacionadas con la Oficina Principal
Informar sobre el modo de acceder a la información digital de Secot
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Velar para que el nuevo senior sea atendido durante las realización de
prácticas acompañadas en las distintas áreas de actividad.
Informar al Presidente sobre la marcha de la integración del nuevo senior.
Perfil de senior Tutor
Dentro de las posibilidades de cada Delegación será deseable que los seniors
que realicen la función de tutores tengan un perfil próximo a
Capaz de trabajar en equipo
Motivado, comprometido y responsable
Con disponiblidad de tiempo
Conocedor de la organización, actividades, normativa y recursos
disponibles
Alta empatía, capaz de establecer siempre un clima de respeto mutuo
Con capacidad para aportar ideas y sugerencias
Ágil para tomar decisiones ante incidencias
Entrevista del nuevo senior y su tutor
Decidido por los responsables de la Delegación el senior más adecuado
como tutor del nuevo socio, se convocará una reunión entre ellos con asistencia
del Coordinador del área de Socios de la Delegación con objeto de:
Concerse mutuamente
Manifestar su aceptación mutua
Identificar las áreas de actividad de interés preferente para senior y
Delegación
Discutir y acordar la hoja del “Circuito de integración” y su calendario
Determinación de las áreas de interés preferente
Serán áreas de interés preferente dentro del “Circuito de integración”
aquellas donde coincidan o más se aproximen las necesidades de la Delegación
con las preferencias de desempeño de actividad del nuevos socio de acuerdo a
su perfil profesional y experiencia.
Se tendrá en cuenta a estos efectos los datos recogidos durante la entrevista
de entrada:
Formación académica, Formación laboral en empresas
Trayectoria profesional
Experiencia directiva
Experiencia en áreas de actividad ( Organización, Comercial, Económica,
Docente, Comunicación, Internacional, ..)
Liderazgo y gestión de equipos
Disponibilidad horaria
Preferencias personales sobre actividad a desarrollar en Secot
Se facilitará al nuevo senior una orientación sobre posibles actividades a realizar,
contenidas en el “ Catálogo de actividades de una Delegación ” o en una relación
abreviada:
Asesoramiento a emprendedores que inician su actividad
Asesoramiento a empresas en fase de consolidación
Intervención en medios de comunicación
Impartición de cursos u otras actividades formativas internas /externas
Participación en Jurados de premios y otras convocatorias
Actuaciones comerciales para captación de nuevos socios
Actuaciones comerciales de negociación acuerdos y convenios
Actividades de organización interna y secretaría de la Delegación
Actividades de gestión y seguimiento económico
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Pack de bienvenida.
3.2 Circuito de integración de nuevos senior s
Con el fin de mejorar la integración de los nuevos seniors la Delegación
establecerá una ficha de seguimiento del proceso en el que se irán marcando las
fases de evolución del mismo.
4 Información para el desempeño
Propósito
Si bien los seniors al incorporarse a Secot tienen una amplia experiencia
profesional que pueden aplicar en la realización de las actividades propias de
nuestra asociación, la labor de ésta tiene ciertas peculiaridades que es necesario
conocer y unos procedimientos de actuación que pretenden que la calidad de
nuestras actuaciones sea razonablemente homogénea con independencia de
dónde o por quién se acomentan.
Resulta por ello necesario establecer un programa de acciones que permitan
alcanzar al nuevo senior un conocimiento suficiente de la metodología aplicada
en la realización de las tareas más habituales, profundizando en el conocimiento
de las áreas de interés definidas en las fases precedentes del proceso de integración.
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Aplicación
El tutor del senior facilitará el acceso al material de autoformación relativo a
las actividades más frecuentes de la Delegación. El senior consultará al tutor las
dudas que le puedan surgir, procurando este gestionar su resolución.
Periódicamente, en función del número de nuevos seniors incorporado, se
programarán talleres o seminarios presenciales que reforzarán los
conocimientos adquiridos durante la autoformación.
Se programará anualmente al menos un Seminario / Taller sobre
asesoramiento al que se invitará a todos los seniors incorporados desde la
impartición del anterior. Se dará amplia publicidad al calendario de celebración
para senior de reciente ingreso.
El programa del taller /seminario de “introducción a Secot” de carácter menos
específico se incluirá información sobre:
Información general sobre la Delegación
Asesoramiento a emprendedores
Asesoramiento a pymes y Entidades sin ánimo de lucro (ENL’s)
Procedimientos para la Formación Interna y Formación a terceros
Convenios y Acuerdos en vigor: Negociación de Convenios
Criterios para actividad de Captación de socios y actividad
Gestión económica y tratamiento de gastos derivados de la actividad
El programa genérico se completará con programas específicos que permitan
al nuevo senior al final de su periodo de integración realizar autónomamente las
tareas necesarias en el área o áreas de actividad en el que esté encuadrado.
Documentos relacionados
4.1.Programación de actuaciones formativas / informativas
4.2.Autoformación básica de integración
4.3.Autoformación en actividades prioritarias
4.4.Catálogo de material para autoformación
4.4.1 Pautas de Trabajo en las asesorias
4.4.2 Guia para el Senior asesor
Información para el desempeño
4.1Programacióndeactuacionesformativas/informativa
s Con objeto de realizar una rápida integración de los senior de reciente
incorporación a las actividades ordinarias de Secot se realizará una programación anual
de seminarios para seniors de nuevo ingresos, abiertos también para el resto de seniors
de la Delegación que deseen actualizar sus conocimientos.
La programación de los cursos talleres o seminarios se acomodará al ritmo
previsible de nuevas altas de forma que no transcurra más de seis meses desde la
incorporación de cualquier senior hasta su participación en el curso de integración.
En curso o seminario será de carácter presencial, orientado a reforzar los
conocimientos adquiridos a través de los materiales de autoformación a los que el senior
habrá tenido acceso desde el momento de su incorporación. Se procurará que los
cursos o seminario tenga una parte significativa de su duración con orientación práctica.
El temario incluirá:
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Metodología para el asesoramiento
Aspectos prácticos del Sistema de Calidad aplicables.
Aspectos a tener en cuenta en la Formación Externa
Obligaciones de Secot recogidas en Acuerdos y Convenios en vigor
Participación en actividades orientadas a la captación de nuevos socios
Conocimiento y utilización del sistema SiiS
Conocimientos básicos de justificación de Notas de Gastos
Aspectos de Protección de Datos aplicables a las actividades ordinarias
Información para el desempeño
4.2 Autoformación en actividades prioritarias
La formación en profundidad para el desempeño autónomo de las actividades a las
que se asigna con carácter preferente al nuevo senior se realizará mediante la asistencia
a los cursos, talleres o seminarios que se hayan establecido en el programa anual de la
Delegación y mediante la incorporación en prácticas a equipos de seniors
experimentados.
Dado que las actividades citadas más arriba pueden tener un calendario no
coincidente con las incorporaciones de nuevos seniors, se facilita un conjunto de
material organizado por áreas de actividad al que los nuevos seniors puedan acceder
para familiarizarse con las actuaciones del área de actividad prioritaria definida en fase
anterior del proceso de integración.
ÁREA DE ASESORAMIENTO
Resumen del procedimiento de calidad
Recursos de apoyo disponibles (modelos, hojas de cálculo, información)
El plan de empresa
Aspectos específicos de asesoramiento a pymes
Aspectos específicos de la asesorías de diagnostico
ÁREA DE FORMACIÓN
Resumen del procedimiento de calidad
Criterios específicos para la formación a terceros
ÁREA COMERCIAL
Gestión de Convenios
Aspectos relacionados con Ley de mecenazgo
Recomendaciones presentaciones públicas
Recomendaciones para la captación de socios
ÁREA DE COMUNICACIÓN
Criterios para intervenciones en medios de comunicación
Normativas de imagen corporativa
Recomendaciones sobre contenidos para medios de comunicación
ÁREA DE ORGANIZACIÓN INTERNA
Documentación y registro
Gestión de movimientos de socios
Gestión de equipos de trabajo
Protección de datos
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Informes de gestión y memorias de actividades
ÁREA DE GESTIÓN ECONÓMICA
Presupuestación y seguimiento presupuestario
Codificación de ingresos y gastos
Información para el desempeño
4.3 Autoformación básica de integración
INFORMACIÓN GENERAL
DELEGACIÓN
Estructura : Organigrama, Oficinas..,
Normas Generales: Horarios,Utilización de medios ..
Aspectos administrativos: Cuotas, Notas de gastos..
SECOT EN INTERNET
WEBS : General, Delegación, Blogs.
Zona Interna :Contenido, Acceso
Comunicación Noticias
SISTEMA DE CALIDAD
Acceso
Política de Calidad, Manual de Calidad y Procedimientos
Formatos
SISTEMA INFORMÁTICO LOCAL
Descripción Red Local
Acceso y Utilización de Equipos : Pcs, Impresoras..
Copias de Seguridad
SISTEMA SIIS
Descripción General
Acceso y Utilización
ASESORAMIENTO A EMPRENDEDORES
General: Consideraciones a tener en cuenta en cuanto a :
posibles cargos,
ámbito de la colaboración,
confidencialidad,
responsabilidades..etc
Evaluación Inicial de la petición del Emprendedor ; Soporte asumible, Viabilidad ,
requerimientos..etc.
Aceptación y Registro administrativo ( formularios ) de la propuesta de
colaboración .
Alta en SIIS y Asignación de Senior (s) responsable (s)
Reuniones de Seguimiento
Fin de la actuación:
Informe final
Encuesta de Satisfacción
Reporte en SIIS.
ASESORAMIENTO A EMPRESAS Y ENTIDADES SIN ÁNIMO DE LUCRO
Reunión Inicial y Evaluación de la Viabilidad de la Colaboración
Preparación del Proyecto:
Responsables
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Plan de Actividades
Fechas
Coste estimado
Firma de acuerdos y registro en SIIS y Administración
Desarrollo del Proyecto. Hitos , Reporte, Actas.
Cierre, Informe Final , y Encuesta
Registro en SIIS
FORMACIÓN INTERNA
Programación
Convocatoria y desarrollo
Encuestas y documentación
FORMACION EXTERNA
General: Negociación , Evaluación de Capacidad, y Aceptación
Establecimiento del Programa : Temas/ponentes , Horarios, Logística,
Selección de Módulos y Ponentes . ( inventario de módulos disponibles).
Impartición
Encuesta e informe final
Registro en SIIS
4.4.1 PAUTAS DE TRABAJO EN LAS ASESORIAS Objeto: El objeto de estas pautas es adecuar el proceso y el esfuerzo dedicado a la complejidad del caso y a la actitud del asesorado, su interés, compromiso y seriedad en las citas y en la preparación de los datos y documentos que se le soliciten. Dedicando el esfuerzo a los que progresan y tienen posibilidades de preparar un plan de empresa y un análisis de viabilidad económica, pero cerrando lo antes posible los casos que no cumplen esos requisitos, lograremos ser más eficientes, acomodar la carga de trabajo a los casos realmente serios y con posibilidades. También de paso, sentirnos mejor, sin lastre inútil ni tratados sin consideración. Pautas a seguir: No hay novedades importantes ni etapas de trabajo nuevas. Se trata de concretar y tipificar los casos y actuar en consecuencia. Los pasos, ya previstos, hay que realizarlos con eficacia: Contacto inicial: Una vez se nos asigna un caso, es esencial contactar lo antes posible con el asesorado, para completar los datos y acordar la primera cita. Los retrasos crean malestar en los asesorados y mala imagen de SECOT. Primera sesión: En ella es muy importante determinar (Informe del Analista) si hay caso o no. Normalmente pecamos de un aire proteccionista y posibilista, cuando a veces se ve que no hay fuste para un caso. De todas formas, en la mayoría de los casos, hay que esperar y ver … En otras ocasiones, se puede orientar nuestro trabajo a resolver una consulta, facilitar algún contacto para aclarar temas legales, desarrollo informático, etc. Se debería cerrar la consulta al suministrar la información, que siempre se puede volver a abrir como un caso normal en el futuro si el asesorado y el caso lo requieren. Tal como se anunció en la última reunión general del 18 de junio 2013, adelantarle la existencia del Club del Asesorado como continuación del soporte si al final de la asesoría hay continuidad en el proyecto. Segunda sesión: Para la misma se le habrían de haber encargado algunas tareas de obtención de datos (comerciales, de la competencia, etc.) o la redacción de algún borrador para la preparación del Plan de Empresa más adelante, sin los que no se
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debería realizar la sesión. Caso de acudir sin lo solicitado, advertir de que no se podrá avanzar eficazmente y que se debería corregir la forma de proceder, o bien cerrar el caso. Si se continua el caso, salvo en los que sea inviable, se deberá producir el documento de Plan de Empresa (ha de ser claro y concreto, no hace falta que sea muy complejo) y el Análisis de Viabilidad. Este último cuanto antes mejor, para confirmar la factibilidad del caso. Penúltima sesión: tal como se anunció en la última reunión general del 18 de junio 2013, informarle de la oferta de pertenencia al Club del Asesorado, así como pasar los documentos producidos al grupo de especialistas financieros. Enviar al Grupo Financiero la información del proyecto para su análisis. Última sesión: En ella asistirán los asesores y el especialista financiero asignado, para que se acabe de concretar la viabilidad del proyecto, se pueda dar alguna indicación de cómo mejorarla y de cómo conseguir financiación.
4.4.2 GUIA PARA EL SENIOR ASESOR OBJETIVO. Disponer en SECOT de una guía de sugerencias sobre cómo actuar en los asesoramientos. PREMISAS Y ACTITUD El asesorado trae desconocimiento y/o dudas sobre algo muy importante para él. Reconozcamos su mérito. Debemos hacer el esfuerzo de ponernos al nivel del asesorado. Que advierta nuestro esfuerzo por ayudarle, escuchándole, comprendiéndole y atendiéndole. Escuchar, es oír y comprender perfectamente a la persona. Para ello se requiere la escucha empática, que es comprender total y profundamente a la otra persona, tanto emocional como intelectualmente. DESARROLLO 1.- Escuchar: - Es el asesorado quien debe dar la información. Escúchale y no hagas suposiciones. - Escuchar es un arte y captar la información correcta sobre lo escuchado, un merito. 2.- Captar sus necesidades: - Con tus preguntas debes detectar las necesidades del asesorado y despertar su
interés. - Utiliza la información de que se disponga. En especial el informe del analista. - Si después de sus explicaciones, tienes dudas, pregunta hasta tener una información
lo más completa posible, sin incongruencias ni vaguedades. 3.- Validar y valorar lo que te ha dicho: - Asegúrate de que la información recibida es correcta y en lo posible de que las
necesidades puestas de manifiesto son ciertas. - Valora que lo que te dice es real, factible, probable. 4.- Valorar y animar al asesorado:
30
- Valora al asesorado y capta sus características: Es impulsivo o sosegado, habla o no
con conocimiento de causa o de oido, etc. - Convencele de que podemos ayudarle, pero sin hablar de tus calificaciones o tu
currículum, sino explicando casos similares que hayan concluido con éxito. - Se paciente. 5.- Motivar al asesorado: - El asesorado debe sentir que nos implicamos en su problema. Así estará más
predispuesto a escuchar y a actuar en el sentido que se le indique. - Adelanta comentarios apropiados (no recomendaciones precipitadas sin tener un análisis completo). - Tomar notas le demostrara interés y ayudara en la redacción de los informes.
2 6.- Ordenar necesidades o problemas y plantear un plan de actuación: - Identifica cada necesidad y cada problema averiguando las causas que los
originaron. - Resume las necesidades y los problemas. Ordená por importancia. 7.- Orientar y ayudar al asesorado para que resuelva y busque soluciones: - Tu papel no es el de resolver los problemas del asesorado, si no ayudar a que él lo
haga, tratando de habituarle al análisis de los problemas y a buscar soluciones. 8.- Avanzar, en la solución de los problemas y en el plan establecido: - Ayúdale a ser creativo, pero no hagas su trabajo. - Espera a ver si él ve posibles soluciones antes de proponer las tuyas. - Enséñale a planificar y como se complementan las diferentes etapas del proyecto 9.- Buscar ayuda de otros seniors, expertos en los temas donde lo necesites: - No dudes en pedir colaboración o ayuda en los puntos donde no seas experto. En SECOT hay especialistas en la mayoría de temas. 10.- Recomendaciones e informe final: - Promueve las recomendaciones finales conjuntamente con el asesorado. Involúcrale
en ellas para que las comprenda mejor. - El informe final, debe ser claro, concreto y lógico. Recomendación general Utiliza la Web de Secot Barcelona. www.secot.org/barcelona En ella encontraras en el apartado de publicaciones una serie de artículos que te ayudaran al asesoramiento en determinados temas. Así mismo encontraras la información de tus compañeros, con indicación de sus especialidades y datos de contacto. Te será de gran beneficio cuando busques un experto en algún campo que no te sea de tu especialidad. Por ultimo, encontraras los formatos a utilizar mas frecuentemente. Esta guía no sustituye ni varia, el proceso reflejado en el “Vademécum” y en el “Procedimiento PC06” del Manual de Calidad de SECOT
31
5 Asignación de tareas
Propósito
En los análisis preparatorios para la puesta en marcha del proyecto de
“Integración Exprés” se ha puesto de manifiesto que una de las causas de
pérdida de interés o abandono de un senior de reciente incorporación es no
haber desempeñado una actividad concreta durante un considerable tiempo
desde su incorporación. Es importante por ello que se asigne a los nuevos
seniors en el tiempo más breve posible la realización de actividades de
asesoramiento, formación u otras habituales en la Delegación. El senior habrá
tenido previamente acceso al material informativo y de autoformación
correspondiente a tal actividad y se integrará en una primera etapa como
observador en un equipo que las realice, posteriormente formará equipo con un
senior experto en las mismas y finalmente pasará a realizarlas con carácter
autónomo y finalmente a liderar una actividad realizada en equipo.
Aplicación
El tutor del senior de reciente ingreso en función de su perfil y preferencias
seleccionará una de las actividades en curso contactando con el responsable de
la misma para incorporar como observador en ella al nuevo senior.
Finalizada la actividad o transcurrido un tiempo suficiente para que el nuevo
senior conozca la metodología de trabajo, las fuentes de información y en su
caso la normativa aplicable, se dará por concluida esta fase, pasando el nuevo
senior a formar parte de un equipo en el que figure al menos un senior experto.
Tras un periodo de duración variable en función del volumen de actividad que
haya podido ser realizada en equipo, si bien se puede cifrar orientativamente en
tres meses, el tutor preguntará al senior si estima que puede desempeñar
autónomamente actividades similares a la desempeñada en equipo. En caso
afirmativo se dará por concluida la fase de entrenamiento y se incluirá al nuevo
senior en los circuitos establecidos de distribución de actividad.
El tutor reflejará en las fichas de “Prácticas tutorizadas” y “Actuación en
equipo” el desarrollo de esta fase de la integración.
Documentos relacionados
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5.1.Práctica tutorizada
33
5.2.Actuación en equipo
6 Seguimiento y satisfacción
Propósito
Aunque la relación del día a diá de la Delegación permite un conocimiento
razonable del grado de integración de un senior de reciente ingreso, es
34
aconsejable, y en especial en las delegaciones de mayor tamaño, sistematizar la
apreciación de la integración real mediante entrevistas o cuestionarios con una
estructura definida que den una visión adecuada para intensificar o reorientar en
caso necesario las actividades destinadas a una integración rápida y satisfactoria
del nuevo socio
Aplicación
Se realizará dos entrevistas presenciales con el senior de reciente ingreso tres
y seis meses después de la fecha de alta. Estarán orientadas a conocer si el
proceso de integración se está desarrollando adecuadamente y si el senior se
encuentra satisfecho de su pertenencia a Secot y su incorporación a la vida de la
Delegación.
Si se apreciara alguna disfunción se comentarán con el senior las posibles
actuaciones o medidas para reconducir la situación y se evaluará periódicamente
su efectividad y en todo caso en la siguiente entrevista presencial (a los 6 meses
o a los 9 en el caso en que estas disfunciones se detectasen en la entrevista del
sexto mes).
Las entrevistas se realizarán por el Presidente de la Delegación o por el
responsable del área de Socios, quien dará cuenta al presidente de las
conclusiones de la entrevista y decisiones adoptadas.
Anualmente se realizará una encuesta a todos los seniors con un año de
antigüedad en Secot orientada a la evaluación del proceso de integración de
socios, para introducir las mejoras en el mismo que los resultados demanden.
Documento relacionados 6.1.Guía para la realización de la entrevista de seguimiento (3 meses)
6.2.Guía para la realización de la entrevista de seguimiento (6 meses)
6.3.Formulario encuesta anual a senior de nuevo ingreso (1 año)
Seguimiento y satisfacción
6.1 Guia para la realización de la entrevista de
seguimiento (3 meses)
Transcurridos 3 meses desde la fecha de incorporación a Secot el
Presidente de la Delegación o el responsable del área de Socios mantendrán una
entrevista presencial con el senior de reciente ingreso para analizar la evolución
del proceso de integración y adoptar, en su caso, las medidas adecuadas para su
correcto y eficaz desarrollo.
Se facilita una guía orientativa para la entrevista que se adecuará a las
circunstancias concretas. De la entrevista se realizará una nota resumen de su
desarrollo y de las medidas que en su caso se hayan adoptado.
Guía de referencia
1.Entorno
¿Conoce qué actividades se desarrollan en la Delegación?
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¿Conoce ya a un número significativo de socios?
¿Conoce a los seniors del equipo directivo de la Delegación (Presidente,
Vicepresidente, Coordinadores de las áreas de actividad?
2.Tutoría
¿Tiene asignado un tutor?
¿El tutor le ha acompañado y explicado qué se hace en la Delegación?
¿El tutor le ha mostrado las instalaciones y recursos de la Delegación?
¿Ha recibido información sobre las normas y disposiciones de régimen interno?
3.Participación
¿Ha asistido a las reuniones generales de la Delegación?
¿Ha participado en actos públicos a los que se haya invitado a la Delegación?
¿Ha participado en otras actividades internas?
4.Formación
¿Ha utilizado el material informativo y de autoformación facilitado?
¿Ha asistido a alguna actividad formativa organizada por la Delegación?
¿Cuál es su necesidad prioritaria en Formación?
5.Prácticas
¿Ha realizado prácticas tutorizadas (como observador) en algún área de
actividad?
¿Ha realizado prácticas integrado en algún equipo con otros seniors veteranos?
¿Ha realizado alguna actividad autónomamente (asesoría, formación externa,
divulgación, gestión comercial, captación de socios, etc?
6.Satisfacción
¿Se ha sentido bien acogido por los miembros de la Delegación?
¿Se ha sentido bien informado sobre las actividades que se realizan?
¿Se ha sentido satisfecho de la actuación de su tutor?
¿Siente que participa en la vida de la Delegación?
¿Siente que es útil para Secot (Delegación, Asociación)?
¿Siente que es útil para nuestros beneficiarios (asesorados, alumnos, etc)?
¿Siente que Secot es útil para él?
Grado de satisfacción general con su experiencia en secot
¿Que es lo más positivo?
¿Qué es lo menos positivo?
¿Qué mejoraría (en Secot, en la Delegación, en su integración en Secot)?
7.Próximos
pasos
Por parte de la Delegación
Por parte de su tutor
Por su parte
8.Resumen
de la entrevista. Conclusiones y recomendaciones.
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Seguimiento y satisfacción
6.2 Guia para la realización de la entrevista de
seguimiento (6 meses)
Transcurridos 6 meses desde la fecha de incorporación a Secot el
Presidente de la Delegación o el responsable del área de Socios mantendrán una
entrevista presencial con el senior de reciente ingreso para analizar la evolución
del proceso de integración y adoptar, en su caso, las medidas adecuadas para su
correcto y eficaz desarrollo.
Se facilita una guía orientativa para la entrevista que se adecuará a las
circunstancias concretas. De la entrevista se realizará una nota resumen de su
desarrollo y de las medidas que en su caso se hayan adoptado.
Guía de referencia
1.Entorno
¿Ha tenido o tiene asignado un tutor?
¿Ha realizado la entrevista de seguimiento a los tres meses?
¿Se han cumplido los pasos y compromisos establecidos en ella?
3.Participación
¿Ha asistido a las reuniones generales de la Delegación?
¿Ha participado en actos públicos a los que se haya invitado a la Delegación?
¿Ha participado en otras actividades internas?
4.Formación
¿Ha recibido formación sobre asesoramiento?
¿Ha recibido formación / Información sobre el sistema de calidad?
¿Ha recibido Formación / Información sobre el Sistema de Información SiiS?
¿Ha participado en otros cursos, talleres o seminarios programados por la
Delegación?
¿Ha participado en cursos o seminarios promovidos por terceros sobre asuntos
de interés para la actividad de Secot?
5.Actividad
¿Ha realizado actividades de asesoramiento en equipo con otros seniors?
¿Ha realizado actividades de asesoramiento de forma autónoma?
¿Ha realizado otras actividades autónomamente (formación externa, divulgación,
gestión comercial, captación de socios, etc?
6.Satisfacción
¿Se ha sentido bien acogido por los miembros de la Delegación?
¿Siente que participa en la vida de la Delegación?
¿Siente que su opinión es tenida en cuenta en la toma de decisiones?
¿Se siente cómodo con el funcionamiento de la Delegación?
¿Siente que es útil para Secot (Delegación, Asociación)?
¿Siente que es útil para nuestros beneficiarios (asesorados, alumnos, etc)?
¿Siente que Secot es útil para él?
Grado de satisfacción general con su experiencia en secot
Su satisfacción general con su experiencia en Secot ¿Ha mejorado o ha
empeorado con relación a la de hace tres meses?
¿Su experiencia en Secot cumple las expectativas que tenía cuando se
incorporó?
¿Qué es lo más positivo?
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¿Qué es lo menos positivo?
¿Qué mejoraría (en Secot, en la Delegación, en su integración en Secot)?
7.Próximos
pasos
Por parte de la Delegación
Por parte de su tutor
Por su parte
8.Resumen
de la entrevista. Conclusiones y recomendaciones.
Seguimiento y satisfacción
6.3 Encuesta anual a senior de nuevo ingreso (1 año)
Anualmente se lanzará una encuesta a todos los seniors que han cumplido un
año desde su incorporación a Secot. Los datos agregado serán analizados para
revisar el mantenimiento de la validez del proceso de integración de nuevos
socios e introducir las mejoras que se requieran.
La estructura y contenidos de la encuesta se ajustará anualmente para incluir
aspectos de interés no contenidos en las anteriores o excluir punto que hayan
quedado obsoletos.
Estructura de la encuesta lanzada en 2013 (formulario en web)
Antes de entrar en Secot ¿Cómo has conocido a Secot? (A)
¿Qué te motivó a entrar en Secot? (A)
Al solicitar el alta en Secot Cuando solicité el alta en Secot un socio de la Delegación me explicó que era Secot, a qué se
dedicaba y cuáles eran sus fines (B)
Me explicaron los conocimientos y experiencia profesional que se requería para realizar tareas de
asesoramiento o formación en Secot (B)
Me explicaron claramente en que consiste la labor de senior, asesoría y otras funciones (B)
Me explicaron la forma de trabajar en Secot, la dedicación que suponía y que cada socio asumía
voluntariamente un compromiso de dedicación. (B)
Me explicaron cuáles serían los primeros pasos o fases después de mi incorporación (B)
Impresión general de la fase previa al alta como senior de pleno derecho (A)
Primeros meses en Secot Tras mi incorporación...
… los respondables de la Delegación me asignaron a un senior veterano /tutor me ha ayudado y
orientado en los primeros meses y que me ha sido de gran ayuda para conocer la Delegación y la
actividad que he desarrollado. (B)
... los responsables de la Delegación me han dado información suficiente sobre la Delegación,
explicado cómo funciona y me han presentado a otros seniors. (B)
.... me han dado información y documentación suficiente para ayudarme a desarrollar mi trabajo
(B)
... he asistido al menos a una sesión de formación sobre cómo se gestionan las asesorías (B)
.... me han asignado la realización de alguna asesoría bien como asesor o bien en equipo con
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otro/otros asesores con mayor experiencia (B)
Impresión general de la fase de integración en Secot (A)
Expectativas / Realidad Asesoramiento: me gusta la actividad de asesoramiento (C1)
Asesoramiento: realizo asesoramiento con frecuencia (C2)
Formación: me gusta impartir cursos, seminarios, talleres en formación interna o externa (C1)
*Formación: imparto cursos, seminarios, talleres en formación interna o externa (C2)
Actividad comercial: me gusta hacer presentaciones de Secot a terceros, realizar visitas o
entrevistas para conseguir acuerdos, nuevos seniors o más asesorados (C1)
Actividad comercial: hago presentaciones de Secot a terceros, visitas o entrevistas para
conseguir acuerdos, nuevos seniors o más asesorados (C2)
Impresión general sobre expectativas y realidad (A)
Se han cubierto las expectativas que tenía al entrar en Secot (B)
Recomendaría a otras personas entrar en Secot (D)
¿Por qué? (E)
¿Cómo podemos mejorar? (E)
Datos estadísticos Tipo de Delegación (A)
Antigüedad en Secot (A)
Tipos de respuestas:
(A) Selección de una entre varias opciones
(B) Escalas de 1 a 5 (Totalmente en desacuerdoTotalmente
de acuerdo)
(C1) Escala 1 a 5 (No me gusta nadaMe
gusta mucho)
(C2) Escala 1 a 5 (Nunca lo hagoLo
hago con frecuencia)
(D) Respuestas SÍ/NO
(E) Respuesta abierta
8 Implantación del Proyecto
Propósito
Una vez finalizado el diseño del proyecto “Integración exprés” y la
documentación y materiales asociados, en necesario a darlo a conocer al resto
de la asociación y muy especialmente a las Delegaciones que serán quienes lo
apliquen. En paralelo con ello se llevará a cabo una implantación piloto en
delegaciones de tamaño intermedio para verificar la aplicabilidad del contenido
del proyecto e introducir en su caso los ajustes necesarios.
Aplicación Se realizará en la delegación piloto una comunicación del proyecto previa a la
general. Se recogerán las sugerencias y aportaciones de la Delegación tanto
iniciales como las que de lugar la aplicación del proyecto.
Se realizará un seguimiento de la aplicación durante seis meses y se
extraerán al final de este periodo los resultados y conclusiones de la experiencia.
Con ellos se introducirán las mejoras oportunas en el proyecto.
Finalizada la experiencia piloto se presentará en Comité Ejecutivo un informe
con la propuesta de aprobación para su implantación en el resto de las
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Delegaciones.
El ritmo de implantación se determinará a partir de la experiencia extraída en
la delegación piloto.
Documentos relacionados 7.1.Experiencia piloto
7.2.Comunicación de proyecto
7.3.Plan de implantación
Implantación del Proyecto
7.1 Realización de experiencia piloto
Para verificar la validez del proyecto “Integración exprés” y poder ajustar en
caso necesario su contenido, con carácter previo a la aprobación en Comité
Ejecutivo e implantación en el resto de las delegaciones, se realizará una prueba
piloto de duración limitada en una Delegación que permita, por el movimiento
previsible e altas de socios, obtener conclusiones sobre la aplicabilidad de los
diferentes elementos del proyecto.
Delegación tipo para la experiencia
Tamaño intermediogrande
en el rango de 50100
seniors y más de cinco altas en
media anual. En caso de realizarse en dos delegaciones la segunda se encontrará
en el rango de 25 a 50 seniors y más de dos altas en media anual.
Operativa
Solicitud de colaboración al Presidente de la Delegación
Presentación detallada del proyecto al Comité de dirección de la Delegación
Explicación del proyecto a los socios incorporados a la Delegación en los
últimos seis meses
Designación y aceptación de un senior de la Delegación como coordinador de la
experiencia en estrecho contacto con los miembros del equipo redactor del
proyecto.
Aplicación de todos los elementos del proyecto en las distintas fases de
integración.
La aplicación de cada elemento concreto se hará con los seniors recientemente
incorporados o con los que se puedan incorporar durante la duración de la
experiencia a los que mejor se adapte la finalidad de tal elemento.
El coordinador de la Delegación y los miembros del equipo del proyecto
valorarán los resultados y la aplicabilidad de cada elemento, proponiendo en
caso necesario la correspondientes mejoras
Finalizado el periodo de seis meses de la experiencia piloto se elaborará un
informe final con las conclusiones y recomendaciones extraídas.
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Implantación del Proyecto
7.2Comunicación de proyecto
La comunicación del proyecto se realizará por fases que se acompasarán con
el desarrollo de la experiencia piloto en una Delegación de tipo intermedio
Operativa
Finalizado el diseño del Proyecto y aceptada por la Delegación seleccionada
en función de sus características y ritmo de incorporación de nuevos socios, se
lanzará una primera comunicación de carácter breve a todos los Presidentes de
delegación enmarcando el proyecto de Integración Exprés dentro del Plan Director
2015-2016 e informando de la finalización del mismo y del lanzamiento de una
experiencia piloto en la Delegación seleccionada.
Realizada la comunicación completa del proyecto en la Delegación piloto se
enviará en un plazo no superior a quince días una presentación del Proyecto
destacando los resultados obtenidos en las fases de encuestas y diagnóstico y la
estructura y principales elementos del proyecto.
Paralelamente se incluirá una referencia sobre el inicio del piloto en los
medios de comunicación interna de Secot
Dos meses después del comienzo de la experiencia piloto se lanzará una
nueva información de carácter divulgativo informando del estado de la misma.
Entre el tercer y cuarto mes, una vez avanzada la verificación de la
aplicabilidad del proyecto, se enviará a las delegaciones la documentación
completa del proyecto para que puedan familiarizarse con su contenido.
Aprobado en su caso la implantación generalizada del proyecto por el Comité
Ejecutivo, se reforzará la información a las Delegaciones y de forma especial a
los seniors que en cada una de ellas asuma la coordinación interna de la
implantación.