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Proyecto Tecnológica Única Recursos Humanos y Nómina

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1.5 Estrategia de Datos, Depuración y Migración

07/11/2011

Estrategia de Datos, Depuración y Migración

Tabla de contenido

Contenido

Objetivo: ........................................................................................................................................................................ 2

Estrategia: ...................................................................................................................................................................... 2

Numeración de Objetos: ............................................................................................................................................ 2

Datos Maestros .......................................................................................................................................................... 2

Saldos ........................................................................................................................................................................ 2

Acumulados ............................................................................................................................................................... 2

Incidencias de Nómina .............................................................................................................................................. 3

Listados de Nómina ................................................................................................................................................... 3

Origen de los Datos: .................................................................................................................................................. 3

Base de Datos para actualización: ............................................................................................................................. 3

Principales Actividades de la Carga de Datos ........................................................................................................... 4

Destino de la Carga de Datos al Sistema SAP HCM: ................................................................................................ 4

Plan de Carga de Datos .............................................................................................................................................. 5

Validación y Actualización de la Carga de Datos al Sistema SAP HCM: ................................................................. 5

Plantillas y Programas LSMW: ..................................................................................................................................... 5

Firmas ............................................................................................................................................................................ 5


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Objetivo: Establecer la Estrategia para Depuración, Extracción, Preparación y Migración de Datos del o los Sistemas Actuales al Sistema SAP HCM.

Estrategia: Considerando que los Datos son el principal generador de incumplimientos y desfasamientos de un proyecto de implementación, se define y establece la siguiente Estrategia:

Numeración de Objetos: Considerando la ventaja del inicio de operaciones en el Sistema SAP HCM, se define la siguiente numeración de Objetos para las Estructuras Organizativas y Servidores Públicos: Objeto Descripción (SAP) Numeración Descripción Gob.Tamaulipas (Automática) O Unidad Organizativa 01000000 Unidad Organizativa C Función 02000000 Plaza Tipo S Posición 03000000 Plaza P Persona (ID) 00000001 Servidor Público (Identificador) Nota: se recomienda considerar la numeración única de los objetos en el Sistema SAP y que se asigne automáticamente, por lo que se propone re-iniciar para evitar la duplicidad de códigos que actualmente pueden presentarse al llevar sistemas distintos, el número de Servidor Público o Empleado del sistema actual debiera ser incluido en el IT0050 pero debiera construirse con algunos dígitos que indiquen la Secretaría u OPD para romper las duplicidades.

Datos Maestros Referente a la Información de los Servidores Públicos que comúnmente se conoce como “maestro de empleados” y corresponde a información estructurada en pantallas o Infotipos para los datos que de manera enunciativa corresponden a estructura organizativa (relacionada con el Servidor Público), datos personales, de domicilio, familiares, horarios, pagos, sueldo, contratos, etc. Los Usuarios Clave definirán la cantidad de registros a extraer y cargar, considerando los Servidores Públicos actualmente activos y los que estén dados de baja pero que consideren necesarios conservar en el sistema SAP HCM tanto para efectos históricos como de verificación.

Saldos

El personal del Gobierno de Tamaulipas: Soporte Funcional (TI) y Usuarios Clave definirán y extraerán de su sistema actual los Saldos de Vacaciones, Primas Vacacionales, Préstamos y cualquier otro concepto que maneje saldos, con cifras al cierre de junio para ser cargados al sistema SAP HCM para salir a Productivo.

Acumulados El personal del Gobierno de Tamaulipas: Soporte Funcional (TI) y Usuarios Clave definirán y extraerán de su sistema actual los Acumulados de los conceptos o cc-nóminas con cifras al cierre de junio 2011 para ser cargados al sistema SAP HCM para salir a Productivo planificada para julio 2011, debiendo realizar una identificación o mapeo entre los Conceptos de Nómina de su Sistema Actual y los cc-nóminas del Sistema SAP HCM (que serán proporcionados por los Especialistas SAP).


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Incidencias de Nómina

Los Especialistas SAP proporcionarán al personal del Gobierno de Tamaulipas: Soporte Funcional (TI) y Usuarios Clave, listado de Conceptos por Infotipo que deberán ser extraídos del sistema actual, convertidos o depurados conforme a los requerimientos del sistema SAP HCM para realizar las Pruebas Unitarias y Pruebas Integrales, siendo atendida la actividad de extracción, depuración y preparación (en formato Plantilla) por parte del personal del Gobierno de Tamaulipas.

Listados de Nómina Los Especialistas SAP proporcionarán al personal del Gobierno de Tamaulipas: Soporte Funcional (TI) y Usuarios Clave, Plantilla específica para que puedan extraer del sistema actual los Listados de cada periodo de nómina a nivel de Conceptos, importes y unidades, ya que estos serán cargados en una tabla dentro del Sistema SAP, para ser comparados directamente contra los cálculos realizados durante las Pruebas Unitarias y Pruebas Integrales, de tal forma que faciliten el proceso de verificación y obtención de firmas de aceptación de los Usuarios Clave y Líderes de Proceso.

Origen de los Datos:

Básicamente existen 3 orígenes de los datos: a) Sistema Actual: El personal del Gobierno de Tamaulipas realizará el mapeo de campos y datos entre el Sistema Actual y el Sistema SAP HCM (con la Colaboración de los Consultores SAP), identificando cuáles requieren depuración, actualización o limpieza y por lo tanto definirán las reglas de conversión necesarias. La información relativa a incidencias de nómina, puede encontrarse en el sistema actual en formato o con datos incompatibles en cuanto al formato o cómo se requiere en el sistema SAP HCM o contener información distinta en los diferentes momentos en que se necesite (para Pruebas podría tener un determinado estado o asignado a una Plaza, Horario, etc., distinto al que tenga al momento de salir a Productivi), por ejemplo, que esté agrupada en un concepto o unidades (días, etc.) diferentes a como se requiere y por lo tanto será necesario convertirla o actualizarla, labor que será atendida por el personal del Gobierno de Tamaulipas, atendiendo la orientación o indicaciones de los Especialistas SAP en cuanto al formato de Plantillas para los datos de incidencias. La información para la Prueba Integral / Final deberá ser considerada conforme a los periodos que sean seleccionados en la Estrategia de Pruebas. b) Información a recabar de los Servidores Públicos: El personal del Gobierno de Tamaulipas realizará la identificación de la información que no se tiene en el sistema actual y que necesariamente deberá recabar directamente de los Servidores Públicos, en cuyo caso definirá una Plantilla o Formato para la obtención de información, así como la definición de los medios para comunicar y recopilar la información. c) Información a definir conforme a los requerimientos del Sistema SAP Algunos campos y datos son propios del sistema SAP HCM y son definidos para la Configuración o Parametrización; ejemplo códigos de Sociedad Financiera, códigos de División y Sub-División de Personal, Áreas de Personal, números de cc-nóminas, algunos otros son catálogos que están definidos dentro del sistema SAP HCM como Estados, Municipios, toda la información será proporcionada por los Especialistas SAP.

Base de Datos para actualización: El personal del Gobierno de Tamaulipas definirá si utiliza el o los sistemas actuales para actualizar la información o si decide utilizar una Base de Datos temporal o usar las Plantillas (xls), el objetivo es mantener actualizada la información de manera constante y consistente, para que pueda ser extraída y enviada en los formatos Plantillas (definidas para cargar al sistema SAP HCM) en los diferentes momentos para realizar Pruebas Unitarias, Pruebas Integrales y para Operar en Productivo.


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Es importante considerar que en un momento determinado la información será congelada o suspendida por un periodo de tiempo determinado, entre la carga para Pruebas Integrales y la carga para Productivo, tiempo en el que el personal del Gobierno de Tamaulipas definirá la forma de mantener dicha información y actualizarla antes de cargar a Productivo.

Principales Actividades de la Carga de Datos

Considerando que la información debe ser extraída, depurada, preparada, cargada, revisada y actualizada, así como su mantenimiento y actualización durante un periodo de tiempo entre la extracción y los diferentes momentos de cargas (Pruebas y Productivo), se han identificado de forma enunciativa las siguientes actividades principales:

1. Estrategia de Carga de Datos 2. Plan de Trabajo 3. Revisión y análisis de requerimientos del Sistema SAP 4. Mapeo de datos entre el Sistema Actual y el Sistema SAP 5. Reglas de Conversión y Limpieza de datos 6. Elaboración de programas o queries para la Extracción de datos del Sistema Actual 7. Extracción de datos del Sistema Actual 8. Carga a Base de Datos (en caso de definir su uso) 9. Depuración y Limpieza de datos 10. Recopilación de datos 11. Preparación de datos (Plantillas) 12. Conversión de datos a archivos txt 13. Realizar la Carga de Datos al Sistema SAP 14. Revisión y validación de Datos 15. Actualización de Datos

Destino de la Carga de Datos al Sistema SAP HCM:

Se requiere que la información sea cargada a los diferentes Mandantes del Sistema SAP HCM, considerando las siguientes: 1. Pruebas Unitarias: Mandante Calidad definido para Pruebas Unitarias 2. Pruebas Integrales: Mandante Calidad definido para Pruebas Integrales 3. Capacitación: Mandante Calidad definido para Capacitación * 4. Productivo: Mandante Productivo * podría ser mediante copia de mandante. Los Mandantes y la correspondiente estrategia, será definida por la Gerencia del Proyecto y el personal Basis. El personal del Gobierno de Tamaulipas entregará la información en los formatos establecidos como Plantillas por los Especialistas SAP, quienes ejecutarán el proceso de Carga de Datos de manera coordinada con el personal Soporte Funcional (TI) a manera de explicación y capacitación (su participación forma parte del Plan de Transferencia del Conocimiento), de forma que puedan ejecutar cargas de información en cualquier momento que sea necesario y principalmente con la visión de que puedan atender estas actividades durante la operación en productivo de manera totalmente independiente o autosuficiente. Es importante tener en consideración que la información tanto de Estructura Organizativa, Datos Maestros e Incidencias para las Pruebas Unitarias y Prueba Integral/Final y Productivo, puede contener diferencias en cuanto a los datos que en los diferentes momentos se requiera, ejemplo, para Productivo podría ser que el Servidor Público se encuentre ocupando una Plaza distinta a la que ocupaba en la fecha seleccionada para las Pruebas, o que se encuentre de baja o licencia al momento de las Pruebas


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y totalmente activo al momento de Productivo, o que en un determinado momento no exista, como podría ser en los casos de nuevos ingresos, incluso lo mismo podría suceder para la estructura organizativa con objetos que en un momento no existían y en otro sí, o tuvieran diferentes características, y también podría pasar con las incidencias, como tener diferentes horarios, etc., por lo que se recomienda tener especial cuidado de que la información sea preparada y cargada respetando lo que en su momento fuese real para que los resultados de las Pruebas sean conforme a dichos datos y se evite tener discrepancias o diferencias por datos diferentes.

Plan de Carga de Datos

El equipo de trabajo (Especialistas SAP, Soporte Funcional (TI) y Usuarios Clave) definirá las fechas inicio y fin (límite) para las actividades de Cargas de Datos, conforme al Plan de Trabajo del Proyecto, en 3 Planes de Carga de Datos, que se estima podrían ser en las fechas estimadas y que serán confirmadas o cambiadas según se acuerden en cada Plan de Cargas:

1. Pruebas Unitarias ........................ inicios de marzo de 2012 2. Pruebas Integrales....................... inicios de mayo de 2012 3. Productivo ................................... inicios de junio de 2012

Validación y Actualización de la Carga de Datos al Sistema SAP HCM:

Se requiere que la información sea validada por los Usuarios Clave y/o Usuarios Finales, ya que son quienes conocen qué información debe cargarse y son los únicos que pueden asegurar la calidad de los datos. Para efectos de mantener integridad de la información histórica, los Usuarios Clave deberán definir con fecha hacia el pasado será carga la información histórica y que deberá ser considerada en los Objetos como fecha de inicio de validez, esto con la finalidad de que puedan cargar todo el historial de que dispongan de creación/autorización de Plazas y Datos Maestros, para que en su caso puedan preparar, revisar, cargar, validar y actualizar toda la información que muestre el historial correspondiente.

Plantillas y Programas LSMW: Se entregaron las siguientes Plantillas para Cargas de Información:

OM_100831_Layouts_Carga_Gestion_Organizacion

AP_100831_Layouts_Carga_Admon_Personal”

Carga de Acumulados

Listados de Nómina del Sistema Actual Se usarán programas para la carga de datos, usando el estándar del Sistema SAP mediante la transacción LSMW.

Firmas Estrategia de Datos, Depuración y Migración

Nombre Fecha Firma

David Gutiérrez Coordinador Proyecto Plataforma Única

11-11-2011

Ezequiel Peralta Líder de Proyecto RH Plataforma Única

11-11-2011

Gonzalo Becerril Líder de Proyecto RH Turance Consulting

11-11-2011

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