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PROVEEDORES

Proceso de búsqueda y de selección de proveedores

2010

Pablo Peñalver Alonso Juana Palencia Sarrión

Elisa Izquierdo Carnicero 2010

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TABLA DE CONTENIDOS

Proveedores. Buscar y seleccionar ............................................................................................... 3

La búsqueda de proveedores .................................................................................................... 4

Proveedores. Criterios de selección ............................................................................................. 5

Criterios económicos ................................................................................................................. 5

Criterios de calidad .................................................................................................................... 5

Proveedores. Evaluación y selección ........................................................................................... 7

Resumen ....................................................................................................................................... 9

PRIMERO: .................................................................................................................................. 9

SEGUNDO: ................................................................................................................................. 9

TERCERO: ................................................................................................................................. 10

CUARTO: .................................................................................................................................. 10

QUINTO: .................................................................................................................................. 11

SUPUESTO: .................................................................................................................................. 12

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Proveedores. Buscar y seleccionar

A la hora de llevar a cabo una idea de negocio e iniciar sus actividades, la

empresa necesita adquirir productos y servicios (materias primas,

componentes, seguros, servicios de comunicación, etc.).

Todas las empresas deben realizar un proceso de búsqueda y de selección

de proveedores de bienes y servicios que se adecuen a las necesidades de

la empresa.

El departamento de compras sería el que normalmente realice esta

función pero un proyecto de empresa que debe realizar el alumno en 2º

curso del ciclo superior de Administración y Finanzas, en el Módulo

Proyecto empresarial, deberá llevar a cabo la misma como uno de los

puntos importantes que influirá en la decisión de viabilidad del mismo.

Las fases que describimos son muy importantes ya que pueden influir

decisivamente en el capítulo de gastos como son las COMPRAS:

1. Describir el proceso de búsqueda y selección de proveedores.

2. Comunicarse correctamente, de forma escrita, con posibles

proveedores para recabar la información más adecuada.

3. Establecer criterios de selección de los proveedores idóneos para

satisfacer las necesidades de la empresa.

4. Evaluar las condiciones de varios posibles proveedores, de acuerdo

con los criterios establecidos, y elegir el más adecuado.

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La búsqueda de proveedores

Se trata de establecer una lista de las empresas que fabrican los bienes o

servicios que nos interesan para solicitarles información y, luego, elegir la

más adecuada a nuestros intereses.

Antes de decidir si se va tomar en cuenta a un proveedor, se debe estudiar

si los productos o materia prima que ofrece van a tener impacto positivo

en nuestra productividad, calidad y competitividad.

Una vez que se han buscado proveedores, se procede a la selección de los

más adecuados basándose en los criterios de selección que se hayan

elegido hasta reducir la cantidad a unos pocos proveedores. No es muy

recomendable tener a un solo proveedor y hacerle todo el pedido que

necesitamos; es preferible distribuir nuestras compras entre varios

proveedores, para que la empresa no quede sin abastecimiento si un

proveedor falla.

A su vez, se ha de tener en cuenta que el proceso de búsqueda y selección

tiene un coste económico para la empresa (aunque únicamente se

considere el tiempo dedicado por las personas encargadas de la

selección), por lo que sólo se realizará para la adquisición de los productos

que se compren con más asiduidad o en los que el ahorro final que se

obtenga sea superior a la inversión realizada en la búsqueda y selección de

los proveedores.

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Proveedores. Criterios de selección

Una vez elaborado un cuadro comparativo con las características de las

ofertas de todos los proveedores preseleccionados, se procederá a la

elección del proveedor que ofrezca el producto y las condiciones más

adecuadas a las necesidades de la empresa.

Para la selección de los proveedores se utilizan básicamente criterios

económicos y de calidad, aunque se puede utilizar una combinación de

ambos.

Igualmente importante son los Factores de Servicio: instalación,

mantenimiento, impuestos de aduana, atención al cliente, periodo de

garantía, asistencia técnica.

Criterios económicos

La selección se realiza teniendo en cuenta el precio de los artículos, los

descuentos comerciales, el pago de los gastos ocasionados (transporte,

embalajes, carga y descarga, etc.), los descuentos por volumen de compra

(rappels) y los plazos de pago.

Se elegirá el proveedor cuyo precio final sea más bajo. Lógicamente,

cuando dos productos reúnan las mismas condiciones económicas, se

elegirá el de mayor calidad.

Criterios de calidad

Cuando a la hora de la selección el proveedor le conceda una gran

importancia a la calidad de los artículos, éstos han de ser sometidos a un

meticuloso estudio comparativo de sus características técnicas, analizar

muestras, realizar pruebas, etc. Este criterio se utiliza cuando lo que prima

en la empresa es conseguir un producto de una determinada calidad, que

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no tiene que ser necesariamente la mejor, sino la que interese al

comprador en ese momento.

También se utilizan criterios de calidad cuando el producto ha de

responder a unas características técnicas determinadas. Cuando los

artículos sean de la misma calidad se elegirá el que resulte más

económico.

No siempre la oferta más barata es la más conveniente, puesto que

también se pueden considerar como parámetros de calidad aspectos no

directamente relacionados con los productos como, por ejemplo: servicio

postventa, periodo de garantía, imagen que el producto y el proveedor

tengan en el mercado, existencia de servicios de atención al cliente,

etcétera. También se toman en cuenta del proveedor, su prestigio,

localización, instalaciones, fuerza técnica, capacidad financiera y nivel

organizativo y de administración (véase Ilustración 1.).

.

Ilustración 1. Aspectos sobre los que se puede pedir información a los proveedores.

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Proveedores. Evaluación y selección

Una vez que se han buscado proveedores, se procede a la selección de los

más adecuados; esto implica el estudio exhaustivo de los posibles

proveedores y su eliminación sucesiva basándose en los criterios de

selección que se hayan elegido, hasta reducir la cantidad a unos pocos

proveedores. Con la información que se recabe en el proceso de selección

se realiza el siguiente trabajo:

- Una ficha de cada proveedor para formar un fichero de proveedores en

el que se reflejarán las características de los artículos que cada proveedor

puede suministrar y las condiciones comerciales que ofrece (véase

Ilustración 2.).

Ilustración 2. Modelo de ficha de proveedores.

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- Un cuadro comparativo en el que se reflejen las condiciones ofrecidas

por todos los proveedores en cuanto a calidad/precio, forma de pago,

descuentos, plazo de entrega, etc., que sirva para realizar un estudio

comparativo con toda la información recabada (véase Ilustración 3.).

Ilustración 3. Cuadro comparativo de proveedores.

No es conveniente depender de un único proveedor. Se deben repartir los

pedidos entre varios para garantizar el suministro en el caso de que

alguno falle y así evitar un desabastecimiento de la empresa con el

consiguiente perjuicio económico, al tener que parar el proceso

productivo o desabastecer a los clientes.

Tener varios proveedores puede generar el inconveniente de que, al

distribuir la cantidad comprada entre varios proveedores, los rappels

fuesen menores. Una vez elegido un proveedor o proveedores, es

conveniente notificar a los seleccionados la decisión que se ha tomado y

cuáles son las razones que han llevado a dicha elección. A los proveedores

no seleccionados se les puede notificar las causas que han motivado el no

aceptar sus condiciones, ya que podrían realizar nuevas ofertas que diesen

lugar a nuevas negociaciones comerciales, no sólo en el momento, sino

también en futuras ocasiones.

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Resumen

Pasos que debemos seguir para analizar y valorar las ofertas recibidas:

PRIMERO:

1.- PRESELECCIONAR LAS OFERTAS RECIBIDAS: eliminar las ofertas de

proveedores que no se ajusten a nuestras condiciones principales o

cualquiera que sea inadmisible. (Ver Ilustración 1)

2.- COMPLETAR UNA FICHA PARA CADA PROVEEDOR: debe contener los

datos de identificación de la empresa, los productos y las condiciones

comerciales que ofrece. (Ver Ilustración 2, Tabla 1)

3.- ELABORAR UN CUADRO COMPARATIVO DE OFERTAS: cuadro-

resumen que refleje la información sobre el precio, la calidad, la forma

de pago, el plazo de entrega y todas las condiciones que ofrezcan cada

uno de los proveedores seleccionados. (Ver Ilustración 3, Tabla 2, Tabla 3)

SEGUNDO:

Durante el proceso de baremación o valoración de las ofertas

preseleccionadas, pasos que se siguen para calcular la puntuación que

corresponde a cada una de las ofertas:

- Asignar un total de puntos entre los factores económicos, de calidad y de servicio en función de la importancia, estableciendo un baremo de puntuación. Ver baremo (1) , (2) , (3) , (4)

. - Calcular la puntuación, que en base al baremo, haya obtenido cada una de las ofertas preseleccionadas. La puntuación total indica el proveedor más idóneo. (Ver Tabla 4, Tabla 5, Tabla 6, Tabla 7)

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TERCERO:

Los conceptos aparecen en un cuadro comparativo de ofertas, agrupados

por factores de selección, como por ejemplo:

ECONÓMICOS

CALIDAD

SERVICIO Gastos de peaje Análisis de las muestras Instalación

Descuento comercial Prueba de funcionamiento Plazo de entrega

Precio unitario del artículo Estudio características

técnicas

Demanda del producto

Transporte Mantenimiento

Envases Piezas de repuesto

Embalajes Imagen de la marca

Impuestos de aduana Atención al cliente

Gastos de carga y descarga Periodo de garantía

Rappels Asistencia técnica

Plazo del pago Solvencia del proveedor

Tabla 1. Cuadro Comparativo de ofertas

CUARTO:

Una vez realizado el análisis y valoración de ofertas debemos visitar al

proveedor o proveedores preseleccionados. La visita se hace necesaria

debido a factores específicos del producto y del proveedor. Estos factores

son:

- Las características técnicas y la facilidad de uso.

- La formación ofrecida por el suministrador y el tiempo requerido para

ello.

- La flexibilidad del proveedor para adaptarse a las necesidades del

cliente.

- La confianza y entendimiento entre comprador y vendedor que

aseguran la comodidad en el suministro del pedido.

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QUINTO:

La decisión de compra, en el seno de la empresa compradora, depende de

factores relacionados con la organización de la propia empresa y del

proceso de compra, los factores son:

El riesgo percibido y el tiempo disponible.

Estos factores derivan directamente de la organización del proceso de

compra, de que la toma de decisiones sea autónoma, donde resaltan las

preferencias del usuario principal del producto, o conjunta, donde las

condicionantes son los conflictos entre personas relacionadas con el

proceso de compra.

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SUPUESTO:

La empresa MADERERA GUTIERREZ, S.A. dedicada a la compraventa de

madera quiere realizar un contrato de suministro de un año, teniendo en

cuenta que los pedidos se realizarán cada 10 días. Para ello, se ha

seleccionado a dos proveedores potenciales para realizar la baremación,

que tendrá las siguientes características:

MADERAS VALDEPEÑAS, S.A.

ARTÍCULO CANTIDAD PRECIO DTO. PORTES CALIDAD F.PAGO PLAZO ENTREGA

MADERA PINO 2000 1.300 € 5% 18.000 € Muy Buena Al Contado 4 días

MADERA NOGAL 3000 2.250 € Tabla 2. Oferta Proveedor 1.

SUMINISTROS DE MADERA, S.L.

ARTÍCULO CANTIDAD PRECIO DTO. PORTES CALIDAD F.PAGO PLAZO ENTREGA

MADERA PINO 2000 1.400 € 6% 20.000 € Buena A 60 días

4 días

MADERA NOGAL 3000 2.380 € Tabla 3. Oferta Proveedor 2.

La empresa decidirá cuál de estas empresas va a ser su proveedor,

concediéndole todo el pedido a una sola.

El baremo (1) a aplicar será:

- La calidad es muy importante, por lo que se le asignará:

M. Buena = 40 puntos.

Buena = 30 puntos.

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CARACTERÍSTICAS

BAREMO

PROVEEDORES

MADERAS

VALDEPEÑAS, S.A

SUMINISTROS DE

MADERA, S.L.

Calidad:

Muy Buena

Buena

40

40

30

Tabla 4. Solución Baremo Calidad.

(2)

- El precio más idóneo para el artículo madera de pino es 1.200 €

unidad. Por lo que se aplica:

1.200 = 15 puntos.

Y para el artículo madera de nogal es de 2.300 €. Por lo que se le

aplica:

2.300 = 15 puntos.

CARACTERÍSTICAS

BAREMO

PROVEEDORES

MADERAS

VALDEPEÑAS, S.A

SUMINISTROS DE

MADERA, S.L.

Precio madera Pino

Precio madera Nogal

15

15

14,55

16,11

13,65

15,39

Tabla 5. Solución Baremo Precio.

MADERAS VALDEPEÑAS, S.A. Madera pino: (1.200x15):1.237,5= 14,55 Madera nogal: (2.300x15):2.141,83= 16,11 SUMINISTROS DE MADERA, S.L. Madera pino: (1.200x15):1.318,82= 13,62 Madera nogal: (2.300x15):2.241,99= 15,36

(3)

- En la forma de pago debemos desechar el pago al contado, por lo que

se aplica:

90 días = 15 puntos.

60 días = 10 puntos.

30 días = 5 puntos.

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CARACTERÍSTICAS

BAREMO

PROVEEDORES

MADERAS

VALDEPEÑAS, S.A

SUMINISTROS DE

MADERA, S.L.

Forma de pago 15 0 10

Tabla 6. Solución Baremo Forma de Pago.

(4)

- Debemos considerar que los plazos de entrega a nuestros clientes son

de 5 días, por lo tanto se desestimará todo plazo superior a esos días.

Teniendo en cuenta que si se demoran le aplicaríamos una

penalización del 7% en el siguiente pedido. El baremo sería:

0 días = 15 días.

2 días = 10 puntos.

4 días = 5 puntos.

CARACTERÍSTICAS

BAREMO

PROVEEDORES

MADERAS

VALDEPEÑAS, S.A

SUMINISTROS DE

MADERA, S.L.

Plazo de entrega 15 5 5

Tabla 7. Solución Baremo Plazo de entrega.

- Si se demorasen en el plazo de entrega, tendríamos que realizar el

pedido a otro proveedor, y al comprar fuera del contrato de

suministro nos cargaría el nuevo proveedor un 6% más sobre el precio.

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REALIZAR:

1. Calcular los costes de cada producto y proveedor.

2. Aplicar el baremo correspondiente.

3. Decidir cuál es el proveedor más idóneo.

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INDICE ILUSTRACIONES Y TABLAS

Ilustración 1. Aspectos sobre los que se puede pedir información a los proveedores................. 6

Ilustración 2. Modelo de ficha de proveedores. ........................................................................... 7

Ilustración 3. Cuadro comparativo de proveedores. .................................................................... 8

Tabla 1. Cuadro Comparativo de ofertas .................................................................................... 10

Tabla 2. Oferta Proveedor 1. ....................................................................................................... 12

Tabla 3. Oferta Proveedor 2. ....................................................................................................... 12

Tabla 4. Solución Baremo Calidad. .............................................................................................. 13

Tabla 5. Solución Baremo Precio. ................................................................................................ 13

Tabla 6. Solución Baremo Forma de Pago. .................................................................................. 14

Tabla 7. Solución Baremo Plazo de entrega. ............................................................................... 14