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PROPUESTA METODOLÓGICA PARA FUNCIONAMIENTO DE

HERRAMIENTA BAJO PLATAFORMA TECNOLÓGICA PARA EL

MEJORAMIENTO DEL AREA DE PRODUCCIÓN DE LA EMPRESA

FSS (FABRICAMOS SUS SUDADERA)

BETSY ALEJANDRA TOBAR OTERO Cód. 20091015024

Proyecto de grado con la modalidad de pasantía para optar el título de

ingeniería industrial

Director

Cesar Asdraldo Vargas Hernández Ingeniero Industrial

UNIVERSIDAD DISTRITAL FRANCISCO JOSE DE CALDAS

FACULTAD DE INGENIERIA

PROYECTO CURRICULAR DE INGENIERIA INDUSTRIAL

BOGOTÁ D.C

2017

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Tabla de contenido Pág

INTRODUCCIÓN……………………………………………..………..6

CAPÍTULO 1 PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA

1.1 Diagnóstico del problema ……………………...……………6

1.2 Formulación del problema …………………………………..7

CAPÍTULO 2 OBJETIVOS

2.1 Objetivo general …………….…………………………………7

2.2 Objetivos específicos ……..…………………………….........7

CAPÍTULO 3 JUSTIFICACIÓN …………………………………………8

CAPÍTULO 4 GENERALIDADES DE LA EMPRESA

4.1 PRESENTACIÓN DE LA EMPRESA……………………….8

4.2 MISIÓN Y VISIÓN, POLITICAS DE CALIDAD,VALORES

CORPORATIVOS Y TECNOLOGÍA .................……………….....9

CAPÍTULO 5 MARCO TEORICO

5.1 Sistematización en organizaciones……………………..10

5.2 Respaldo de operaciones y plan de contingencia……11

5.3 Comunicaciones internas y externas…………………...12

CAPÍTULO 6 ALCANCES Y LIMITACIONES………………………...13

CAPÍTULO 7 METODOLOGIA…………………………………………13

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CAPÍTULO 8 RECURSOS Y PRESUPUESTO , CRONOGRAMA….14

CAPÍTULO 9 DIAGNÓSTICO DE LA EMPRESA FABRICAMOS SU

SUDADERA FSS………………………………………...........................15

9.1 SECCIONES DEL AREA DE PRODUCCIÓN………………16

CAPÍTULO 10 CUELLOS DE BOTELLA……………......…………….19

10.1 RECOMENDACIONES…………………………………………21

CAPÍTULO 12 PRÁCTICAS DE TRABAJO…………………………..22

CAPÍTULO 13 MECANISMOS DE CONTROL Y SUPERVISIÓN….. 24

CAPÍTULO 14 PROPUESTA METODOLÓGICA…..………………… 25

14.1 CREACION DE ORDEN DE PEDIDO…….......................... 28

14.2 PROCESO DE ASIGNACIÓN AREA DE PRODUCCIÓN.. 40

BIBLIOGRAFÍA……………………………………………………………42

CONTENIDO DE ILUSTRACIONES

Figura 1. Diagrama de flujo del procesamiento de una prenda

Figura 2. Interfaz de ingreso al software FSS

Figura 3. Interfaz de inicio software FSS

Figura 4. Formulario de inicio de creación de orden de pedido

en el software FSS

Figura 5. Formulario de inicio de creación de orden de pedido

en el software FSS con la indicación para crear o buscar la

cuenta.

Figura 6. Ventana de búsqueda de cuenta en el software FSS

Figura 7. Ventana de creación de cuenta en el software FSS

Figura 8.Ventana de lista de cuentas en el software FSS

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Figura 9 interfaz de inicio de software FSS

Figura 10 Interfaz de inicio diligenciada de software FSS

Figura 11 Interfaz módulo de prendas software FSS

Figura 12 Formulario módulo de prendas software FSS

Figura 13 Interfaz módulo de bordados software FSS

Figura 14 Formulario módulo de bordados software FSS

Figura 15 Interfaz módulo de transfer software FSS

Figura 16 Formulario módulo de transfer software FSS

Figura 17 Interfaz módulo de serigrafía software FSS

Figura 18 Formulario módulo de serigrafía software FSS

Figura 19 Interfaz módulo de otros archivos software FSS

Figura 20 Formulario módulo de otros archivos a software FSS

Figura 21 Formulario módulo inicial antes de asignación

software FSS

Figura 22 Formulario módulo inicial asignado software FSS

Figura 23 Formulario módulo de producción software FSS

Figura 24 Formulario módulo de producción asignado software

FSS

Figura 25 Interfaz módulo de producción asignado software

FSS

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CONTENIDO DE TABLAS

Tabla 1. Costos del proyecto

Tabla 2. Cronograma del proyecto

Tabla 3. Propuesta tabla consecución de telas

Tabla 4. Información primer formulario de la creación de la

cuenta

Tabla 5. Información formulario prendas del software FSS

Tabla 6. Información formulario bordados del software FSS

Tabla 7. Información formulario transfer del software FSS

Tabla 8. Información formulario serigrafía del software FSS

Tabla 9. Información formulario otros archivos del software

FSS

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INTRODUCCIÓN

Gracias a la alta generación de empleo y a sus más de cien años de trayectoria el sector textil ha sido uno de los sectores más representativos, con mayor reconocimiento y con mayores desempeños en la industria Colombiana, debido a esto se hace indispensable la planificación, el control y la supervisión de los procesos productivos en las empresas pertenecientes al mismo. La intención del desarrollo de la pasantía en la empresa FSS (Fabricamos su Sudadera) sugiere identificar aspectos por mejorar y posteriormente proponer opciones para controlar y supervisar su proceso productivo a través de la sistematización de la información del área de producción, con el fin de disminuir los atrasos, cumplir a los clientes, minimizar al máximo las horas extras de trabajo, producir al día lo suficiente para cumplir con el cronograma de producción y de ésta manera satisfacer la demanda. Lo anteriormente dicho se desea lograr a través de la implementación de una herramienta tecnológica la cual permitirá observar en tiempo real el estado de todos y cada uno de los pedidos requeridos por los clientes, logrando establecer un orden lógico dentro de la planta con relación al plan de producción y dando paso a la consecución de resultados acertados relacionados con el proceso de productivo en un momento determinado. Se pretende lograr identificar los puntos débiles de las diferentes etapas del proceso productivo y por medio de su supervisión mejorar las prácticas de trabajo y si es el caso generar prácticas nuevas que permitan obtener mejores resultados con los mismos recursos o si es posible con menos.

CAPÍTULO 1 PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA 1.1 Diagnóstico del problema

FSS establece que sobresalen tres estrategias para LLEGAR A SER la mejor empresa de confección deportiva del país, que son: calidad, cumplimiento y precios; de estas se ve afectada en gran medida la de cumplimiento, debido a que el proceso de producción de cada una de las referencias que aquí se fabrican dependen directamente de los requerimientos del cliente, es decir, en raras ocasiones se fabrican referencias iguales a menos que el pedido sea de una prenda tipo estándar (sudaderas, uniformes, petos o camisetas, entre otros… que tienen un molde ya creado y son de sólo corte, con tiempos de confección rápidos y un estampado sencillo “que en realidad salen muy pocos”). Lo que da lugar a que diariamente se fabriquen prendas con tiempos de elaboración totalmente diferentes y con niveles de complejidad en diseño y confección elevados. . Por otro lado, no se respeta el cronograma de producción en la planta, ya que en ocasiones por petición de la alta gerencia se ordena fabricar y despachar pedidos de un día para otro sin tener en cuenta que el espacio de fabricación en el que

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deben ser asignados ya estaba destinado para un pedido que se encuentra en cola. Otro aspecto importante que cabe resaltar es el hecho de que al asesor comercial se le olvide entregar la orden de pedido a tiempo en la fábrica, que la entregue incompleta o que se hayan generado incongruencias a la hora de crearla y debido a esto en el desarrollo del proceso productivo se incurra en un error y este posteriormente genere un reproceso. Por tal motivo nace la necesidad de tener control de absolutamente todo lo que se realice en la empresa por parte de las secciones de la fábrica para lograr generar una reorganización de la misma, dando lugar a la oportunidad de sistematizar el área de producción, a través de la implementación un software que permita la consecución de resultados en tiempo real en el área de producción, ya que todo es manejado bajo una orden de pedido que se diligencia manualmente con posibilidades de modificaciones en cuanto a cantidad de prendas, cambio de modelos y colores en el transcurso del proceso de producción, situación que evidentemente altera el orden y contribuye a que el proceso productivo no se lleve a cabo de la mejor manera.

1.2 Formulación del problema

¿Cómo diseñar y proponer una metodología apropiada que satisfaga el uso del software que implementará la empresa FSS partiendo de la recolección de la información?

CAPÍTULO 2 OBJETIVOS

2.1 OBJETIVO GENERAL

Elaborar metodología para el uso y funcionamiento de la herramienta bajo plataforma tecnológica ajustada a la medida de la empresa FSS a través del levantamiento de procesos, dando lugar a la sistematización de su proceso productivo, generando una opción de mejora en el área de producción, lo anterior mediante la consecución de resultados en tiempo real correspondientes a la productividad de la planta.

2.2 OBJETIVOS ESPECÍFICOS

Realizar un diagnóstico del estado actual de la empresa en el área de

producción.

Identificar los cuellos de botella generados del área de producción.

Generar formatos de control en la plataforma tecnología que permitan supervisar adecuadamente los procesos del área de producción.

Establecer mecanismos de control y supervisión del área de producción

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CAPÍTULO 3 JUSTIFICACIÓN

La empresa FSS (Fabricamos su sudadera) desea implementar una herramienta tecnológica en el área de producción que le permita visualizar de manera clara y atender con mayor precisión la variabilidad de su proceso productivo. Dado lo anterior, se podrán obtener índices de productividad apropiados que permitan realizar cualquier tipo de medición relacionada con el área de producción sin ningún inconveniente y establecer un control con bases lo suficientemente sólidas que den lugar a la aplicación de modelos que optimicen el proceso productivo induciendo la toma de decisiones favorables para la empresa.

CAPÍTULO 4 GENERALIDADES DE LA EMPRESA

4.1 PRESENTACIÓN

Fabricamos sus Sudadera Ltda., es una empresa de confección deportiva que

fue Creada en 1987, en Bogotá D.C. (Colombia), con una Misión clara y definida,

LLEGAR A SER la mejor empresa de confección deportiva del país. Para esto se

definieron estrategias y objetivos específicos dentro de los cuales sobresalen

competir con calidad, cumplimiento y precios, además de innovar con

tecnología de punta.

La empresa ha realizado Uniformes con licencia para algunas de las marcas

Internacionales más famosas como: TOPPER, FILA, PUMA, PATRICK. Realiza

uniformes para equipos del Futbol Profesional Colombiano como Alianza

Petrolera, Unión Magdalena, entre otros, fabrica diferentes prendas uniformes y

sudaderas para universidades como la Universidad Externado, la Universidad del

Rosario, la Universidad Piloto, la Universidad Javeriana, la Universidad Distrital, la

Universidad Nacional entre otras. Elabora prendas para grandes Instituciones a

nivel nacional como La Policía y grandes marcas como HERBALIFE, de igual

manera a su cargo tiene la elaboración de uniformes de varios de los colegios de

la capital del país.

La empresa cuenta con 5 puntos de venta (almacenes) en donde se distribuyen

elementos deportivos de diferentes marcas como JOMA, RINAT, GOLTY, NIKE,

ADIDAS y algunos productos de la empresa. Dentro de la planta de producción se

encuentran 7 (siete) secciones:

a. Sección de Diseño de Modas

b. Sección de Corte

c. Sección de Confección

d. Sección de Diseño Grafico

e. Sección de Sublimación

f. Sección de Serigrafía

g. Sección de Control de Calidad y Empaque

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4.2 MISIÓN Y VISIÓN, POLITICAS DE CALIDAD,VALORES

CORPORATIVOS Y TECNOLOGÍA

MISIÓN

Confeccionar y comercializar ropa deportiva de todas las disciplinas, de una alta calidad, cómoda y segura, con atributos innovadores, utilizando tecnología de vanguardia, contribuyendo a la conservación del medio ambiente; precios competitivos, talento humano calificado, motivado y comprometido a brindar un excelente servicio.

VISIÓN

Ser líderes en la industria de ropa deportiva a nivel nacional y con reconocimiento internacional en el 2017, satisfaciendo permanentemente las necesidades de nuestros clientes con calidad y tecnología de punta.

POLITICAS DE CALIDAD Fabricar uniformes deportivos que cumplan los requisitos exigidos por el cliente, a través de procesos de mejoramiento continuo para llenar sus expectativas y lograr su satisfacción.

VALORES CORPORATIVOS Los valores que nuestra empresa inculca en cada uno de sus trabajadores y que dirigen todas nuestras actuaciones son: 1. Cumplimiento. 2. Calidad. 3. Solidez. 4. Responsabilidad.

TECNOLOGÍA Cuenta con una planta de producción, en la cual se realizan todos los procesos. El corte, la estampación, la confección, los acabados y finalmente el control de calidad, que es lo más importante, con personal altamente calificado, todo con el único fin de satisfacer a los clientes, con los mejores productos.

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CAPÍTULO 5 MARCO TEORICO

Uno de los grandes e importantes propósitos de las empresas es la búsqueda del mejoramiento continuo, es aquí donde se establecen diferentes estrategias ajustadas a la medida de cada una para lograrlo, en este caso se establece la sistematización de la información como una de ellas por medio de una plataforma tecnológica a la medida de FSS. Para conseguirlo se debe entender que:

5.1 Sistematización en organizaciones

La sistematización es el proceso en virtud del cual se organiza un sistema para lograr una mayor eficiencia en su funcionamiento, éste proceso implica la identificación de los elementos que conforman el sistema, la definición de las leyes o principios que gobiernan las relaciones entre los elementos y la implementación de los cambios necesarios para lograr la integración racional de los mismos. El desarrollo de nuevos sistemas podría ser un asunto de mayor necesidad en las compañías que cambian, regularmente, sus plataformas operativas y las aplicaciones, en comparación con otras. La idea central que se debería considerar cuando se pretende implementar un nuevo desarrollo, es efectuar una efectiva transición de manera segura y sin pérdida de datos. Un desarrollo efectivo de sistemas debería manejarse como si fuera un proyecto nuevo, e incluir los siguientes pasos:

Evaluación de necesidades.

Evaluación de opciones de hardware y software.

Enfoque de implantación mediante procedimientos de respaldo de programas y data.

Diseño de procedimientos específicos de seguridad para la migración de los datos.

Desarrollo de procedimientos de prueba que garanticen que todos los sistemas están corriendo apropiadamente.

En algunos casos los antiguos y nuevos sistemas por razones prácticas deberían correr en paralelo durante algún tiempo, antes de que la entidad empiece a depender del nuevo sistema implementado. Un ejemplo aportado por Graham, describe los problemas que se presentan cuando una organización realiza el cambio de los sistemas antiguos por sistemas nuevos, descripción que se mostrará a continuación: “hace algunos años una empresa dedicada a la fabricación de maquinaria y brindar a sus clientes servicios complementarios, concibió la idea de instalar el sistema SAP (Systems, Application an Products) – un sistema diseñado para gestionar recursos financieros, activos, contabilidad, costos de producción, operaciones, existencias, personal, planta y archivo de documentos – en reemplazo de su sistema corporativo antiguo. Para esto la compañía considero conveniente contratar a consultores externos para ayudar en la conversión y

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migración de la data, pero, en un momento de inspiración el Comité Ejecutivo adoptó la decisión de encargar la conversión del sistema antiguo al sistema nuevo a la Gerencia de Sistemas de la organización y su equipo de Tecnología de Información. Bajo esta óptica el equipo de trabajo de la gerencia asistió al seminario sobre SAP dictado por el proveedor del software y recibió todos los manuales e instrucciones correspondientes, después de lo cual arribó a la primera oficina de la compañía localizada en la Costa Oeste Atlántica para iniciar su trabajo. Durante el proceso de conversión y sin mediar explicación alguna, todos los archivos y registros sobre créditos otorgados a los clientes de la compañía y los datos de estos registrados en el sistema antiguo se perdieron, casi al finalizar el ejercicio. Esto originó que la entidad tuviera que adoptar la decisión de efectuar un ajuste importante en los estados financieros por los créditos que no se encontraban en sus registros contables, debido a que el nuevo sistema no estaba totalmente implementado y no se disponía de la data antigua. Los auditores externos solicitaron a la entidad que restableciera el sistema antiguo para preparar los estados financieros de fin de año. Eso nunca ocurrió y la entidad tuvo que utilizar lentos y costosos procedimientos de recuperación de información para volver crear la data perdida “. La moraleja que deja esta experiencia podría sintetizarse en la expresión siguiente, El desarrollo de sistemas de tecnología de información no es un juego gerencial que consiste en aplicar el “hágalo usted mismo”, dado que en la realidad podrían ocurrir circunstancias en que estando la implantación de los sistemas en manos de expertos, se presenten situaciones no previstas que requieran soluciones creativas y oportunidades para buscar mejores soluciones y seguir aprendiendo.

5.2 Respaldo de operaciones y plan de contingencia

Las operaciones discurren en forma transversal en diversas áreas de la entidad, cuya característica general es el procesamiento de las transacciones, a partir de lo cual, se realiza el análisis del cliente, proveedores, activo fijo, reclamos de clientes o dificultades de los usuarios para identificar los problemas, cualquiera que sea su naturaleza. Una efectiva función de informar sobre asuntos importantes y poder adoptar acciones correctivas para corregir problemas identificados, resulta ser un buen indicador de la efectividad de las operaciones. Así mismo, la frontera de la gestión de las operaciones tiene relación con el procedimiento de generar copias de respaldo (backup) de la data, para garantizar su continuidad frente a la ocurrencia de un desastre. Un plan sencillo de respaldo solamente requiere la decisión de disponer la generación de copias de respaldo y de la data que se encuentren custodiadas en un lugar fuera de la entidad. Por ello, es necesario efectuar la evaluación del riesgo en torno a la importancia de los sistemas de la entidad y la probabilidad de que ocurra algún desastre. El plan de contingencias podría ser descrito como “la identificación y protección de los procesos críticos de la organización y los recursos requeridos para mantener un aceptable nivel de transacciones y de ejecución, protegiéndolos y

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preparando otros nuevos que permitan asegurar la supervivencia dela organización en caso de desastre”. Este plan debe permitir restaurar el servicio en el menor tiempo posible. Algunos expertos recomiendan que los sistemas en línea o en tiempo real deben ser probados en condiciones anormales, para en caso de usarse en situaciones de emergencia, se tenga la seguridad de que funcionarán, debiendo evitarse suposiciones que en un momento de calamidad vuelven inoperante el respaldo, dado que si bien los equipos de cómputo podrían ser similares, es factible que puedan existir diferentes en la configuración de la plataforma en que corre el sistema.

5.3 Comunicaciones internas y externas

Las comunicaciones internas y las coordinaciones entre las personas son necesarias para crear un adecuado ambiente de trabajo. Esto, tiene el beneficio de prevenir los conflictos al realizar las tareas o la confusión en la aplicación del as instrucciones recibidas por los superiores. Cuando desde lo alto de la estructura organizacional se rompen los canales de comunicación, podrían crearse malos entendidos a la hora de desarrollar las actividades en determinadas tareas. La falta de una adecuada comunicación podría generar errores importantes en los montos a contabilizarse o efectuar revelaciones inapropiadas en los estados financieros, cuando esto no ocurre los problemas son rápidamente identificados y posteriormente resueltos. Por lo general a través de comunicaciones externas remitidas por consultores o auditores llegan los reclamos de clientes y proveedores. Si no se corrigen esas fallas de manera oportuna podrían generar en corto plazo perdidas en ventas, disminuir en gran medida el favorecimiento de la imagen, entre otras… Tomado del libro Sistemas de control interno para organizaciones (guía práctica y orientaciones para evaluar el control interno) de Oswald Fonseca Luna.

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CAPÍTULO 6 ALCANCES Y LIMITACIONES

Este proyecto está limitado exclusivamente al diseño de la metodología adecuada para el uso de la herramienta tecnológica que la empresa FSS LTDA. (Fabricamos Su Sudadera) quiere implementar debido a que el proceso de consecución de la información del área de producción de la empresa es netamente manual, situación que presenta día a día varios problemas durante el proceso productivo ya que por el hecho de que la orden de pedido sea diligenciada a mano no se obtiene un debido control con relación al momento de ejecutar modificaciones.

El propósito de esta propuesta metodológica en primera instancia es gestionar la recolección de la información relevante con relación al proceso productivo de la empresa para que el ente desarrollador del software pueda llevar a cabo la creación de la estructura del mismo, como segunda medida se desea obtener claridad a la hora de ejecutar los procesos de creación de orden de pedido (asesores comerciales) y asignación de las mismas (Jefe de producción) con el fin de generar un instructivo que cumpla con todos y cada uno de los requerimientos de uso del software.

CAPÍTULO 7 METODOLOGÍA

El desarrollo de la pasantía se llevara a cabo por medio de diferentes actividades y tareas a desarrollar las cuales consisten en :

Realizar un diagnóstico del estado actual de la empresa en el

departamento de producción.

Identificar los puntos que generan los cuellos de botella en el área de

producción.

Sistematizar la información relacionada con el proceso productivo de la

fábrica.

Establecer mecanismos de control y supervisión del área de producción de

la fábrica.

Ajustar el proceso de compras y manipulación de los suministros o insumos

con el fin de generar un control que permita disminuir al máximo el tiempo

de espera de entregas y evitar el desperdicio excesivo de los mismos.

Realizar la recolección de los datos pertinentes a cada material, producto o

máquina que influyen en el proceso y su relación con cada uno de los

procesos y procedimiento.

Recolectar la información necesaria con la cual se desarrollen formatos en

la plataforma digital que permitan visualizar en un correcto orden la

consecución de resultados en cuanto a productividad y eficiencia en la

planta.

Apoyar el desarrollo de actualización de procesos dentro del Sistema de

Gestión de Calidad.

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CAPÍTULO 8 RECURSOS Y PRESUPUESTO, CRONOGRAMA RECURSOS Y PRESUPUESTO Para lleva a cabo el proyecto de una manera adecuada es necesario tener disponibles ciertos recursos e implementos que permitan suplir los requerimientos de realización de la metodología apropiada relacionada con el software desde la recolección de la información hasta la creación de un instructivo, para lo anterior se estima un presupuesto de $3´957.571 (Tres millones novecientos cincuenta y siete mil quinientos setenta y un mil pesos) los cuales cubrirán los siguientes gastos:

COSTOS DE PERSONAL

Profesión Cantidad Tiempo (meses)

Dedicación (%)

Valor Unitario Valor total

Estudiante Ingeniería Industrial

1,00 3,00 100% $ 820.857,00 $ 2.462.571,00

Director Interno

1,00 3,00 7,00% $ 1.500.000,00 $ 315.000,00

Director externo

1,00 3,00 15,00% $ 1.800.000,00 $ 810.000,00

Subtotal Costos de Personal $ 3.587.571,00

COSTOS DIRECTOS

Descripción Cantidad Unidad Valor Unitario Valor total

Computador 3 Mes 60000 180000

Espacio Físico

3 Mes 50000 150000

Papelería e impresiones

200 Hojas 200 40000

Subtotal Costos Directos $ 370.000,00

VALOR TOTAL DEL PROYECTO $ 3.957.571,00

Tabla 1. Costos del proyecto

CRONOGRAMA

Para el desarrollo del proyecto se establece un tiempo probable de tres meses en primera instancia, en caso tal de que se requiera una prorroga el tiempo máximo de duración será de 6 meses. A continuación se muestran las tareas a desarrollar y los tiempos promedio asignados por semana para cada una de ellas:

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SEMANAS

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12

FASES

Recopilación de información

Generación de diagnostico

Obtención de datos por proceso

Formulación de mecanismos de Control y Supervisión.

Implementación de prácticas adecuadas de trabajo en el proceso productivo

Ajuste del proceso de compras y manipulación de suministros.

Actualización de los procesos dentro del sistema de gestión de calidad.

Propuesta metodológica personalizada del sistema de información para cada proceso para la plataforma tecnológica

Tabla 2. Cronograma del proyecto

NOTA: Simultáneamente a la ejecución del proyecto se llevarán a cabo algunas tareas asignadas por parte de la empresa, dentro de ellas se encuentra el apoyo al proceso de actualización de procedimientos e instructivos dentro del Sistema de Gestión de Calidad de la NTC ISO 9001:2015.

CAPÍTULO 9 DIAGNÓSTICO DE LA EMPRESA FABRICAMOS SU

SUDADERA FSS

Como primera medida en forma general, no hay un correcto diligenciamiento de las órdenes de pedido ya que en ocasiones hacen falta especificaciones en cuanto a diseño, logos, tallas, materiales y códigos de color, entre otros, de hecho en algunas oportunidades se omite información, cuando esto sucede, la persona encargada se responsabiliza de hacerla llegar por lo menos el mismo día de solicitud de la orden pero en realidad no funciona de esa manera en la gran mayoría de los casos, situación que genera demoras a la hora de iniciar algún proceso y posteriormente da lugar a reprocesos por los diferentes errores en los que se pueda llegar a incurrir.

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La falta de implementación de un control al recibir las ordenes de pedido da lugar a cuellos de botella en algunas secciones del área de producción de la fábrica en ciertos momentos, una nueva situación que igual que la anterior genera una demora.

La alteración de la orden de pedido en cuanto a cantidades o diseños en el transcurso del proceso productivo genera una demora adicional, debido a que en el momento que se radica en la fábrica inmediatamente se asignan los procesos correspondientes para la cantidad de unidades registradas en la misma.

En ocasiones no se respeta el cronograma de producción en la planta, ya sea porque se olvida radicar la orden o porque se ordena despachar pedidos de un día para otro sin tener en cuenta que ese espacio de fabricación en el que se asignan ya están destinados para otros pedidos.

Por el hecho de no tener un claro control de inventario de los insumos que abastecen el proceso productivo de la planta en ocasiones se deben retener pedidos mientras llega la cantidad necesaria para poder continuar con la fabricación del mismo.

El hecho de no generar un control de calidad en cada sección del proceso productivo genera mayores costos e implicación en demoras ya que estos dos factores se elevan en gran medida si el daño se detecta hasta en la última sección que es la de empaque.

La elaboración los “arreglos” (reprocesos) produce una demora, debido a que se debe detener el proceso sobre el que se está desarrollando para darle vía libre a su elaboración.

9.1 SECCIONES DEL ÁREA DE PRODUCCIÓN

Diseño de Modas

Se registran casos en donde los bocetos, las imágenes de los diseños o las muestras no son lo suficientemente claros o llegan mucho tiempo después de que se radica la orden de pedido, este. E da lugar a especulaciones sobre el mismo generando errores que conllevan a reprocesos que significan demoras a la hora de la elaboración de la prenda.

Se dan situaciones recurrentes en donde la sección de confección no interpreta de la mejor manera el modelo que se le solicita elaborar, es allí donde la persona encargada de la sección de diseño debe subir y aclarar la situación realizando reproceso e incurriendo en demoras.

Corte

Se debe ser específico a la hora de la toma de tallas mucho más cuando se requieren medidas especiales eso evitara reprocesos.

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El proceso de outsourcing en los bordados se complica en ocasiones, debido a que el tiempo de entrega de los mismos es excesivo, por otro lado se tiene que el tiempo de espera de aprobación de los mismos también lo es.

Confección

El hecho de no realizar mantenimientos preventivos a las maquinas con el fin de disminuir las fallas en el funcionamiento de las mismas implica mayor intervención de los mantenimientos correctivos y precisamente se realizan en horas laborales ya que son los operarios los que tienen el conocimiento real de cuáles son las máquinas que están fallando.

El retraso en cualquiera de las secciones del proceso productivo de una prenda que no está confeccionada afecta significativamente a la sección de confección.

Las devoluciones de la sección de empaque generan reprocesos creando demoras en la confección del pedido sobre el que se está trabajando.

Diseño Gráfico

El hecho de no tener una muestra física, un boceto, o una imagen del diseño de la prenda lo suficientemente claro da lugar a demoras en la sección de transfer o en la sección de serigrafía, según el caso.

Los logos o diseños en ocasiones no son suministrados en las ordenes de pedido y en el momento que se va a realizar el trabajo éste debe esperar, situación que retrasa la elaboración del mismo sin tener en cuenta que ya hay una fecha estipulada para su entrega.

El hecho de que no haya un Diseñador (a) Gráfico más, de lleno en esta área atrasa el trabajo ya que la Coordinadora de la sección debe hacer constantemente capacitaciones al personal que desea aplicar al cargo bacante.

Los computadores principales de la sección en donde se desarrollan las actividades de diseño como tal son un poco lentos, situación que se podría entrar

a estudiar con el fin de mejoraren gran medida la eficiencia de la sección.

Transfer

Debido a la falta de claridad en los diseños de las órdenes se genera un atraso en el área de diseño gráfico, situación preocupante ya que el área de transfer depende directamente de esta.

El hecho de que no haya un Diseñador (a) más en la sección de Diseño Gráfico en ocasiones afecta a la sección de transfer y de serigrafía ya que no se pueden realizar con mayor rapidez los diseños, por ende la impresión y la sublimación de las prendas es mucho más demorada.

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Serigrafía

Muchos de los trabajados que se le asignan a esta sección llegan muy sobre el tiempo por decirlo de alguna manera causando a si demoras e incluso errores en a la hora de entregar el trabajo final.

La falta de conocimiento de los vendedores en cuanto al trabajo que se hace incluso en cuanto a los mismos materiales influye directamente a la hora de entregar el trabajo final ya que en caso tal de que esto no haya cumplido con las expectativas del cliente genera un reproceso y es tiempo que se pude emplear en el proceso productivo de otro pedido.

El hecho de que no haya un Diseñador (a) más en la sección de Diseño Gráfico en ocasiones afecta a la sección de serigrafía ya que no se pueden obtener la consecución de los logos, diseños de estampados y demás aspectos que requiere el área, por ende la estampación y la fijación de las prendas es mucho más demorada.

Control de Calidad y Empaque

El hecho de que bajen a la sección los pedidos debidamente elaborados sobre el tiempo de entrega de los mismos o cerca a la hora de salida del personal influye de sobremanera a la hora de entregar satisfactoriamente al cliente, ya que se tiene que recurrir a la ayuda de los mismos vendedores e incluso la ayuda operarios de

otras secciones del área de producción.

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CAPÍTULO 10 CUELLOS DE BOTELLA

Para contextualizar la situación a continuación se muestra el diagrama del proceso productivo de una prenda.

DIAGRAMA DE PROCESO FSS PÁGINA 1 DE 2

Crear orden de pedido

INICIO

Radicar orden con

archivos adjuntos e

info completa

Se devuelve al asesor

comercial

El jefe de producción

recibe la orden

Registra la orden en el Formato de Control de

Producción y se le asigna consecutivo

El jefe de producción le entrega la orden al jefe de corte, quien

según el pedido solicita la cantidad de tela requerida Transfer y o

serigrafía Se le

entrega una

copia de la

orden a la

jefe de

diseño Jefe de corte entrega la orden de pedido al

jefe de diseño de modas quien realiza el

molde de la prenda

El Jefe de diseño de modas le entrega

nuevamente la orden al Jefe de Corte

adjuntando el trazo para proceder a

Se cortan las prendas según el

requerimiento de la orden de pedido del

cliente

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DIAGRAMA DE PROCESO FSS PÁGINA 2 DE 2

Figura 1. Diagrama de proceso productivo de una prenda

Con base en lo anterior se han identificado 2 cuellos de botella uno más frecuente que otro, el primero se da en el área de corte debido a que no se cuenta con un stock de las telas que frecuentemente se usan para la confección de las prendas, por ende en la gran mayoría de los casos la demora se produce en el arribo de la misma a la fábrica, o llega y esta no puede ser cortada por que aún se encuentran varios pedidos en cola para la ejecución del corte por ende lo que queda es esperar a que llegue su turno, otra causa se evidencia en la falta de otro cortador en la sección, ya que ésta debe estar adelantada por lo menos una semana para que las secciones tengan todo listo con el propósito de evacuar con mayor brevedad la cola de los pedidos .

Se separan las prendas

Bordados Serigrafía transfer

Se bordan las

prendas

(outsourcing)

Se llevan al

proceso de

estampación

o

termoFijado

Se llevan al

proceso de

sublimación

Se llevan las

prendas a

confección

Control de

calidad y

empaque

FIN

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10.1 RECOMENDACIONES

Proceso de consecución de telas:

Por órdenes gerenciales las telas deben solicitarse sobre la marcha, como mínimo una semana antes de entregar el pedido del cliente esto evita incurrir en costos de inventario ya que se pide en lo posible estrictamente lo necesario.

Teniendo en cuenta las falencias que causa éste cuello de botella se propone la

siguiente opción de mejora para permitir que el proceso productivo sea mucho

más eficaz y eficiente:

Estimar un tiempo determinado con base en el número de prendas y

complejidad de confección por pedido a la hora de la consecución de las telas ya

que se ha presentado el caso donde se ralentiza o no se envía completo el corte

de ciertos pedidos por faltantes de tela. Según lo anterior se propone:

N° DE PRENDAS

1-60 69-100 101-499 500 en

adelante

TIEMPO DE SOLICITUD DE

TELAS

5 (días antes de la entrega)

11 (días antes de la

entrega)

15 (días antes de la entrega)

18 (días antes de la

entrega)

TIEMPO ESTIMADO DE

LLEGADA

De un día para otro

De 2 a 3 días De 5 a 8 días De 8 a 10 días después de la

solicitud. Tabla 3. Propuesta tabla consecución de telas

El segundo cuello de botella que genera mayor demora se encuentra en la sección de diseño gráfico, se hace necesario el trabajo de un diseñador más ya que con una sola persona no es suficiente, incluso se han llegado a tercerizar los trabajos en muchas ocasiones para suplir la demanda. El funcionamiento inadecuado de estas secciones afectan directamente la sección de transfer ya que si no hay diseños no se puede imprimir el papel y en caso contrario si no hay tela cortada no hay manera de que los operarios puedan hacer su trabajo (sublimar), generando una demora que afecta el trabajo de las demás secciones posteriormente. Algo importante para resaltar es que el área de diseño gráfico no solo debe atender los requerimientos de las órdenes de pedido sino también los estampados y cualquier otro arte que los almacenes requieran.

Teniendo en cuenta las falencias que causa éste cuello de botella se proponen las siguientes opciones de mejora para permitir que el proceso productivo sea mucho más eficaz y eficiente:

Contratar una fuerza laboral más que permita cumplir con los

requerimientos de todos los clientes a tiempo, reduciendo las demoras

causadas a las demás secciones.

22

En caso tal de que no se pueda cumplir lo anterior la segunda opción sería tercerizar el servicio de rediseñamiento de logos que es lo que más demanda en la sección.

Otros aspectos importantes que generan demoras son los pedidos “de ya para ya” aquellos pedidos que requieren ser confeccionados casi que de inmediato, muchas veces son órdenes gerenciales que deben cumplirse con un tiempo menor al mínimo requerido que son 20 días hábiles, sin tener en cuenta la complejidad del diseño, las cantidades ni mucho menos que hay pedidos en cola para su elaboración. Debido a esto se recomienda seguir al máximo el cronograma de

producción.

CAPÍTULO 12 PRÁCTICAS DE TRABAJO

Después del seguimiento realizado en las diferentes secciones se evidencia que

algunas de las prácticas de trabajo carecen de orden por tal motivo se establecen

las siguientes recomendaciones.

a. Sección de corte

En primera medida es crucial que de la sección salgan de la sección todos los

cortes completos de acuerdo a cada orden de pedido y todas las piezas

debidamente organizadas de acuerdo a las tallas correspondientes, ya que de ser

así no se tendrían que estar solicitando una y otra vez los cortes faltantes de las

diferentes órdenes de pedido interrumpiendo la labor de los operarios.

Dedicar 2 espacios de 20 minutos para realizar los cambios de prendas

solicitados a la sección ya sean por imperfectos (contaminación de la tela,

marras…entre otros) o si se requiere hasta 45 min dependiendo si la cantidad de

prendas solicitadas para cambio es muy grande o si el corte o arreglo a realizar

requiere de una complejidad que demande bastante tiempo. Estos espacios serían

al inicio de la jornada laboral (para atender los requerimientos de cambios de la

tarde de la jornada laboral anterior) y en intermedio de la misma 2:20 pm (para

atender los requerimientos de cambios de la mañana de la jornada laboral del día

en curso) Cabe aclarar que hay casos excepcionales donde el cambio se requiere

de inmediato eso ya lo decidirá el jefe del área de producción.

b. Sección diseño gráfico

Generar bases de datos de los diseños elaborados, con el fin de tener acceso

a ellos cada vez que se necesiten y así evitar volverlos a realizar reduciendo

tiempos de diseño.

23

c. Sección de serigrafía

Por seguridad a la hora de ejecutar cualquier actividad en la sección se deben

identificar absolutamente todas las tintas y los solventes que allí se utilizan.

Se deben identificar de manera adecuada las prendas que se encuentran en la

sección ya que a la hora de ejecutar una tarea no se sabe si la prenda hace parte

del lote de un pedido de la empresa o un arreglo de algún almacén.

d. Sección de transfer

Identificar de manera adecuada absolutamente todo lo que entra y todo lo que

está en la sección.

A medida que se van sublimando las prendas recoger el papel quemado para

prevenir el riesgo en caso de una emergencia.

e. Sección de control de calidad, remate y empaque

Identificar de manera adecuada absolutamente todo lo que entra y todo lo que

está en la sección.

f. Producción en general

Ejercer un control de calidad en cada sección para evitar la identificación de

problemas en la prenda en la última etapa del proceso con el fin de reducir el

costo de error.

Medir y controlar los tiempos de set up para cada sección, esto agiliza el tiempo

de procesamiento de la prenda.

General un control en la alta rotación del personal, ya que esta afecta directamente el proceso productivo de la fábrica debido a que los coordinadores de las secciones deben estar en capacitación constante disminuyendo su rendimiento de trabajo.

Generar instructivo o manuales con las operaciones de básico conocimiento en cada una de las secciones que permitan brindar una correcta formación al personal.

Se debe realizar un correcto seguimiento a las capacitaciones o inducciones dadas al personal, debido a que una instrucción errada en alguna actividad del proceso productivo resulta fatal e impide llevar a cabo de una buena manera la elaboración del pedido incurriendo en reprocesos, costos adicionales y pérdidas de tiempo.

24

Ejercer seguimiento al empoderamiento de líderes tóxicos que en ocasiones no generan un trato adecuado al personal afectando directamente el clima laboral y de igual manera el nivel de productividad de la planta.

Entender absolutamente todas las áreas de la organización como un ente global

NO como repúblicas independientes, ya que la integridad de estos mejora la

eficiencia de la cadena de suministro y el proceso productivo.

Adecuar la estructura de la cadena de suministro a las nuevas necesidades del

mercado la volatilidad y dinámica de la demanda es algo que no se puede evitar

Enterar al jefe de producción de los pedidos que quizás no se realicen dentro de la

fábrica pero que tengan por lo menos un proceso dentro de la misma en cualquier

sección del área de producción ya que él es quien debe planificar, verificar y

controlar el trabajo del área y con base en lo que conoce crea su programa de

producción con el fin de satisfacer la demanda de los clientes.

Estipular al inicio de cada mes una meta para cada sección del área de

producción, con base en la demanda requerida para el mismo, con la premisa de

entrega de pedido a 30 días.

Establecer mecanismo de control en cada sección con relación a cuanto se

demora cada pedido en ellas, con eso se tiene de ellos un estimado de

producción.

Modificar los cuadros de recolección de la información

CAPÍTULO 13 MECANISMOS DE CONTROL Y SUPERVISIÓN

Se han establecido mecanismos de supervisión y control para los almacenes, con relación a la solicitud de pedidos a la fábrica por medio de formatos que son diligenciados por los asesores de ventas donde se evidencian datos relevantes del pedido que les permite tener conocimiento y un soporte que verifica las fechas pactadas de entrega, ya que las ordenes de pedido una vez que entran a la fábrica no vuelven a salir.

25

CAPÍTULO 14 PROPUESTA METODOLÓGICA

14.1 CREACION DE ORDEN DE PEDIDO

En este capítulo se establecerá una metodología viable para el uso de la

plataforma en dos etapas, la primera estará relacionada con la creación de la

orden de pedido llevada a cabo por todos y cada uno de los asesores comerciales

de los puntos de venta y los asesores comerciales externos de la empresa.

Posteriormente se planteará la metodología de uso para el rol del Jefe de

Producción desde donde él podrá asignar responsabilidades a cada uno de los

coordinadores de sección con base en los pedidos en cola para llevar a cabo el

proceso productivo, éste vendría apoyado con un sistema MRP (esto en la etapa 2

del proceso de desarrollo estipulado por la fábrica) que permitirá realizar una

planificación de los requerimientos de material con el fin de optimizar el sistema de

producción y de abastecimiento de la fábrica.

Se debe tener en cuenta que dentro de los asesores comerciales (vendedores) de

los puntos de venta se encuentran algunas personas que en su vida diaria pocas

veces hacen uso de un computador, debido a esto, la metodología deberá ser lo

suficientemente clara y fácil de entender.

A continuación se muestra el instructivo con el cual se da a conocer la

metodología a los usuarios:

INSTRUCTIVO SOFTWARE FSS

“Su solicitud de orden de pedido a tan solo un clic”

¿QUE ES EL SOFTWARE FSS?

EL SOFTWARE FSS es una

herramienta tecnológica que permitirá

sistematizar la información del área de

producción de la empresa, logrando

un horizonte de planeación claro en la

planta para la elaboración de sus

pedidos y la observación en tiempo

real del proceso de los mismos, con el

fin de satisfacer los requerimientos de nuestros clientes.

26

¿CÓMO CREO LA SOLICITUD DE ORDEN DE PEDIDO?

PASO 1: Ingrese el usuario y la contraseña que se le ha asignado

previamente.

Figura 2 interfaz de ingreso al software FSS

PASO 2: De la barra superior seleccione la pestaña llamada Pedido luego la

opción Pedido y posteriormente la opción Crear pedido éstas se encuentran

ubicadas en la parte superior izquierda de la ventana.

Figura 3 interfaz de inicio software FSS

27

Al dar clic sobre ella se despliega el siguiente formulario:

Figura 4. formulario de inicio de creación de orden de pedido en el software FSS

PASO 3. Allí deberá agregar la información clara y verídica relacionada con el

cliente y su pedido.

PASO 4: En el ítem cliente usted tiene dos opciones, la primera Crearlo (en

caso tal de que sea la primera vez que ese cliente realiza un pedido) de

lo contrario se procede a Buscarlo, para cualquiera de las dos opciones

mencionadas anteriormente seleccione la flecha que aparece en el ítem.

Figura 5. formulario de inicio de creación de orden de pedido en el software FSS con la indicación

para crear o buscar la cuenta

28

Al dar clic en la flecha del ítem cliente aparecerá el siguiente formulario:

Figura 6. Ventana de búsqueda de cuenta en el software FSS

Para buscar una cuenta ya creada (recuerde que Cuenta es el Cliente que le

está solicitando el pedido) se puede hacer por cualquiera de las opciones que

aparecen en la parte superior de la imagen (razón social, e-mail, ciudad de

facturación, país facturado o por asignación), ingrese los datos y seleccione la

opción BUSCAR

NOTA: tenga en cuenta que por el momento no hay ningún cliente creado en

la base de datos por lo que tendrá que crearlo de la siguiente manera:

seleccione la opción NUEVA CUENTA y aparece la siguiente ventana:

Figura 7. Ventana de creación de cuenta en el software FSS

Allí usted debe ingresar la información solicitada tratando de no omitir ningún

detalle, recuerde que de esto depende que usted encuentre rápido su cliente

dentro de la lista de clientes de FSS el día que lo vuelva a necesitar.

29

Luego de crear la cuenta, ésta aparecerá en la LISTA DE CUENTAS como se

muestra a continuación:

Figura 8.Ventana de lista de cuentas en el software FSS

Posteriormente haga clic sobre el nombre de la cuenta y de inmediato lo devuelve

a la primera ventana que aparece al seleccionar la opción crear solicitud de

pedido como se muestra a continuación.

Figura 9 interfaz de inicio de software FSS

30

PASO 5: Diligencie el formulario anterior con base en la siguiente

información:

INFORMACIÓN A COLOCAR EN CADA ITEM PRIMER FORMULARIO DE LA CREACION DE LA ORDEN

ITEM INFORMACION CORRESPONDIENTE

Contacto

Debe ingresar el nombre de la persona perteneciente a la empresa que contacto a FSS para solicitarle el pedido en caso tal de que el pedido no sea para una empresa sino para un particular se coloca el mismo nombre que colocó en el ítem Cliente.

Teléfono Debe colocar el número de teléfono del contacto anteriormente mencionado

Fecha de solicitud

Debe colocar la fecha en la cual el cliente solicita el pedido ( RECUERDE QUE LA FECHA DE ENTREGA A SU CLIENTE SERA EXACTAMENTE UN MES DESPUES DE HABERLO SOLICITADO SI Y SOLO SI EL PROCESO DE SOLICITUD ES DECIR LA ORDEN DE PEDIDO HAYA ESTADDO BIEN HECHA)

Fecha de entrega

Aquí debe contar 20 días HÁBILES después de la fecha de solicitud del pedido y la fecha resultante es aquella en la cual la fábrica le hace entrega del pedido de su cliente, en caso tal de que esto no sea posible la entrega del mismo deberá se máximo un día antes de la entrega pactada con el cliente.

Estado de pedido En este espacio debe seleccionar la opción Abierto.

usuario Este ítem hace referencia al asesor comercial que está creando la orden de pedido NO LO DEBERÁ CAMBIAR

Observaciones

En este espacio deberá colocar las observaciones o los detalles que usted considere necesarios en relacionados con el cliente y su pedido. Como si tiene una póliza de cumplimiento, si está bajo contrato, entre otros…

Tabla 4. Información primer formulario de la creación de la cuenta

31

Luego de suministrar la totalidad de la información del formulario anterior deberá

seleccionar la opción guardar como se muestra a continuación:

Figura 10 interfaz de inicio diligenciada del software FSS

Luego de guardar la información del formulario anterior a continuación encontrará

5 módulos los cuales deberá diligenciar según los requerimientos de su pedido, el

orden de los mismos es el siguiente:

PRENDAS, BORDADOS, TRANSFER, SERIGRAFIA Y OTROS ARCHIVOS

NOTA: TENGA EN CUENTA QUE EL MÓDULO DE PRODUCCIÓN ES DE USO

ÚNICA Y EXCLUSIVAMENTE DEL JEFE DE PRODUCCIÓN.

A continuación se especificara como debe diligenciar los módulos de acuerdo al

requerimiento de su pedido:

PRENDAS

Figura 11 interfaz módulo de prendas software FSS

32

Luego de seleccionar la opción Nuevo del módulo Prendas se despliega el

siguiente formulario:

Figura 12 formulario módulo de prendas software FSS


información:

INFORMACIÓN A COLOCAR EN CADA ITEM MODULO PRENDAS


Prenda Deberá escoger de las opciones el tipo de prenda que requiera su cliente.

Modelo

Según los elementos que aporte su cliente para la elaboración de su pedido deberá colocar : SEGÚN IMAGEN o SEGÚN BOCETO ó SEGÚN MUESTRA FÍSICA. NOTA: (RECUERDE QUE SI SELECCIONA SEGÚN IMAGEN O SEGÚN BOCETO DEBE ADJUNTAR LOS ARCHIVOS EN EL MÓDULO DE OTROS ADJUNTOS, SI ES UNA MUESTRA FÍSICA DEBERÁ HACERLA LLEGAR A LA FÁBRICA EL MISMO DÍA QUE SE HAYA CREADO LA ORDEN DE PEDIDO )

Código de color

La información de este espacio deberá ser ingresada separada por slash (/) en caso tal de que sean varios colores de la siguiente manera : COLOR PREDOMINANTE /COLOR SECUNDARIO/COLOR TERCIARIO (SI LO HAY)/ Y SI CUENTA CON VENA O TIRA ESPECIFICAR SU COLOR

33

a modo de ejemplo se tiene: 194044 /193921/ VENA 191664/(en este caso la prenda no tiene un tercer color) Que hace referencia a una prenda en su mayoría color oscuro, que tiene como color secundario un azul más claro y que lleva un avena blanca

Manga

Según los requerimientos del cliente podrá ser: TIPOS DE MANGA: Manga corriente corta, Manga rangla corta, Manga ¾ rangla, Manga ¾ corriente, manga rangla larga, manga corriente larga. (Revisar lista de mangas)

Cuello

Según los requerimientos del cliente podrá ser: TIPOS DE CUELLO: Cuello V pequeño, cuello V pequeño cruzado, cuello V redondo, cuello V redondo con falso al frente, cuello redondo, cuello redondo con falso interno al frente, cuello redondo en V cuello polo sport , cuello nerú, cuello nerú con V pequeño al frente(Revisar lista de cuellos)

Bolsillos

Según los requerimientos del cliente podrá ser: TIPOS DE BOLSILLOS: Bolsillo con ribete, Bolsillo con ribete y con cremallera, Bolsillo con ribete y sin cremallera, bolsillo sin ribete, bolsillo con cremallera, bolsillo sin cremallera. (Revisar lista de bolsillos)

Genero Aquí deberá seleccionar si la prenda es de hombre o si es de mujer

Material Deberá colocar el nombre del material en el que el cliente requiere la prenda

Numeración

En caso tal de que la prenda que usted está solicitando lleve números y(o) nombres deberá colocar SI SEGÚN ADJUNTO (tenga en cuenta que estas listas tanto la de los nombres como la numeración deberán ser adjuntadas en el módulo del proceso que lo requiera, si la prenda es en TRANSFER adjuntarle el archivo en ese módulo de lo contrario adjuntarlo en el módulo de SERIGRAFIA. En caso tal de que la prenda que el cliente requiera no lleva numeración colocar No Aplica

Puño Según los requerimientos del cliente podrá ser: TIPOS DE PUÑOS: Puño en dobladillo, puño tejido, puño encauchado, puño aparte. (Revisar lista de puños).

Cremalleras

En caso tal de que la prenda lleve cremalleras colocar en este espacio SI, SEGÚN OBSERVACION, y posteriormente en el ítem Observaciones especificar la ubicación de estas.

Observaciones

A demás de la ubicación de las cremalleras (en caso tal de que la prenda lo requiera), deberá colocar cualquier aspecto adicional relevante a la información de elaboración del pedido como :

34

REVISAR NUMERACION ADJUNTA; REVISAR IMAGEN DEL MODELO ADJUNTA; REVISAR LOGOS DE BORDADOS ADJUNTOS….etc.…

Tabla 5. Información formulario prendas del software FSS

Luego de ingresar la información solicitada debe seleccionar la opción

Guardar.

Bordados (SI Y SOLO SI EL PEDIDO DEL CLIETE LO REQUIERE)

Figura 13 interfaz módulo de bordados software FSS

Luego de seleccionar la opción Nuevo del módulo Bordados se despliega el


Figura 14 formulario módulo de bordados software FSS

PASO7: Diligencie el formulario anterior con base en la siguiente

información:

INFORMACIÓN A COLOCAR EN CADA ITEM MODULO BORDADOS


Nombre En este espacio deberá colocar el nombre del cliente al que pertenece la información.

Fichero En la opción seleccionar archivo debe adjuntar la imagen del bordado

Fecha de publicación

Esta fecha no deberá ser modificada ya que la asume automáticamente en el momento que se cargue el archivo.

35

Categoría En este ítem aparecen 3 opciones de selección Marketing / base de conocimiento/ventas, usted como asesor comercial debe seleccionar la opción ventas.

Descripción Aquí deberá relacionar la ubicación, el tamaño y si es necesario los colores del bordado, no basta solo con adjuntar la imagen.

Usuario Este ítem hace referencia al asesor comercial que está creando la orden de pedido NO LO DEBERÁ CAMBIAR.

Sub categoría En este ítem aparecen 3 opciones de selección Marketing/Folletos de producto/FAQ, debe seleccionar la opción Folletos de producto.

Tabla 6. Información formulario bordados del software FSS


Guardar.

Transfer (SI Y SOLO SI EL PEDIDO DEL CLIETE LO REQUIERE)

Figura 15 interfaz módulo de transfer software FSS

Luego de seleccionar la opción Nuevo del módulo Transfer se despliega el


Figura 16 formulario módulo de transfer software FSS

36


información:

INFORMACIÓN A COLOCAR EN CADA ITEM MODULO TRANSFER



Fichero En la opción seleccionar archivo debe adjuntar la imagen del modelo de transfer.



Descripción

Aquí deberá relacionar la ubicación, el tamaño de los logos que lleva la prenda de transfer, y cualquier otra especificación con relación al diseño de la prenda, no basta solo con adjuntar la imagen.

Tabla 7. Información formulario transfer del software FSS


Guardar.

NOTA: SI DEBE ADJUNTAR LISTA DE NOMBRES, DE NUMEROS O

CUALQUIER OTRO ARCHIVO CON RELACION A LA PRENDA DEBERÁ DER

CLICK EN NUEVO OTRA VEZ Y VOLVER A REALIZAR EL PROCESO

ANTERIOR.

Serigrafía (SI Y SOLO SI EL PEDIDO DEL CLIETE LO REQUIERE)

Figura 17 interfaz módulo de serigrafía software FSS

37

Luego de seleccionar la opción Nuevo del módulo Serigrafía se despliega el


Figura 18 formulario módulo de serigrafía software FSS


información:

INFORMACIÓN A COLOCAR EN CADA ITEM MODULO SERIGRAFÍA



Fichero

En la opción seleccionar archivo debe adjuntar la imagen de los logos y (o) listas de números y (o) nombres que la prenda requiera. NOTA: TENGA EN CUENTA QUE EL ARTE, LA UBICACIÓN, EL TAMAÑO E INFORMACIÓN DE COLORES DE LOS LOGOS DEBERÁ SER ESPECIFICADO EN EL ITEM Observaciones.



Categoría En este ítem aparecen 3 opciones de selección Marketing / base de conocimiento/ventas, usted como asesor comercial debe seleccionar la opción ventas.

Observaciones Aquí deberá relacionar la ubicación, el tamaño, los colores, y el tipo de arte teniendo en cuenta lo siguiente: TIPOS DE ARTE: Plastisol, plastipuff, digital,


Sub categoría En este ítem aparecen 3 opciones de selección Marketing/Folletos de producto/FAQ, debe seleccionar la opción Folletos de producto.

Tabla 8. Información formulario serigrafía del software FSS

38


Guardar.

Otros Archivos (Se utiliza siempre y cuando el pedido sea directo, es

decir no tenga absolutamente nada de la sección del área de transfer)

Es aquí donde usted va a agregar las imágenes, o los bocetos que el cliente le

suministre con relación al modelo de la prenda tenga en cuenta que si esta lleva

estampados, artes de serigrafía o bordados éstos deberán ser descritos en los

módulos correspondientes (serigrafía y bordados) de lo contrario se dará por

entendido que no los necesita.

Figura 19 interfaz módulo de otros archivos software FSS

Luego de seleccionar la opción Nuevo del módulo otros archivos se

despliega el siguiente formulario:

Figura 20 formulario módulo de otros archivos software FSS


información:

INFORMACIÓN A COLOCAR EN CADA ITEM MODULO OTROS ARCHIVOS



Fichero En la opción seleccionar archivo debe adjuntar la imagen o el boceto del diseño suministrada por el cliente .




Tabla 9. Información formulario otros archivos del software FSS

39


Guardar

Hasta aquí, ya estaría completa la información requerida por el cliente 100%

diligenciada, recuerde que por un solo ítem que haga falta ya sea una imagen, un

boceto, la confirmación de listas (nombres y números), confirmación de tallas,

entre otros… no podrá enviar la orden al área de producción y tendrá que modificar

la fecha de recibido en el momento que vuelva a cargar la orden de pedido para

terminarla (es su responsabilidad hacerle saber al cliente que tendrá una nueva

fecha de entrega debido al atraso en la entrega de la información por parte de él. A

continuación se muestra el proceso de envió de la orden:

PASO 11: vuelva al primer módulo que le aparece en la interfaz y

seleccione la opción editar como se muestra a continuación:

Figura 21 formulario módulo inicial antes de asignación software FSS

Al seleccionar la opción edita aparece de nuevo el primer formulario diligenciado a

la hora de crear la orden de pedido, deberá ir a la opción usuario y seleccionar el

nombre del Jefe de Producción por medio de la flecha que aparece en el ítem.

Figura 22 formulario módulo inicial asignado software FSS

40

Posterior a eso seleccione la opción guardar, tenga en cuenta que después de

realizar este proceso usted NO PODRÁ VOLVER A EDITAR LA ORDEN DE

PEDIDO LE QUEDA UNICA Y EXCLUSIVAMENTE LA OPCION DE REVISAR

EN QUE ESTADO DE PROCESO SE ENCUENTRA SU ORDEN EN EL

MOMENTO QUE LO DESEE REVISAR.

14.2 PROCESO DE ASIGNACIÓN AREA DE PRODUCCIÓN

El manejo de éste módulo será responsabilidad jefe de producción, ya que él es el

encargado de asignar las tareas a todas y cada una de las secciones de la fábrica

según los pedidos en cola. Al seleccionar la opción nuevo se despliega la siguiente

ventana:

Figura 23 formulario módulo de producción software FSS

En el momento que se termine de diligenciar la información, se asignará el proceso

al jefe de sección correspondiente del proceso, en este caso el primer proceso es

diseño de modas y se asigna de la siguiente manera:

Figura 24 formulario módulo de producción asignado software FSS

41

Es responsabilidad del Jefe de producción asignar la orden en estado abierto,

luego de hacerlo el programa le da la facilidad a la persona asignada para editarla,

el jefe de sección deberá colocar fecha de inicio y fecha de finalización (de su

proceso con ese pedido asignado), y devolvérsela al Jefe de producción quien

tendrá de nuevo la responsabilidad de asignar al siguiente jefe de sección según el

proceso que requiera la orden, esta tarea deberá hacerse cada que un jefe de

sección termine su proceso hasta que la prenda este totalmente confeccionada y

cumpliendo con los requerimientos del cliente que la solicitó.

A continuación se muestra un ejemplo del estado de la orden:

Figura 25 Interfaz módulo de producción asignado software FSS

La primera prenda hace referencia a dos pantalonetas de aquero (de mujer), que

se encuentra en la sección de diseño de modas, con fecha de finalización de

2/11/2017 como el estado de la orden está cerrado eso quiere decir que ya está

listo para ser asignada al siguiente proceso en este caso sería el de corte.

La segunda prenda que aparece en la imagen hace referencia a 10 pantalonetas

(de mujer) que se encuentran en la sección de corte con fecha de inicio de

2/11/2017 , como el estado esta abierto quiere decir que la prenda se en cuenta

en proceso de corte y que claramente paso por la sección de diseño de modas

previamente.

La anterior fue la estructura de asignación de los pedidos.

En el momento que la prenda llegue al último proceso que es el de control de

calidad y empaque y el proceso se cierre se dará por entendido que la prenda está

en condiciones óptimas para ser entregado al cliente.

42

BIBLIOGRAFÍA

Fonseca Luna Oswald (2013). Sistemas de control interno para organizaciones (guía práctica y orientaciones para evaluar el control interno) 112-114. Valle Antonio, Puerta Alejandro, Nuñez Roberto (2017). Curso de consultoría

TIC Gestión, software ERP y CRM 99-101

Escuredo Martinez Sergio (2013). Metodología de implantación del ERP

Microsoft Dynamics NAV

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