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PROPUESTA DE MEJORA PARA LA FASE DE ALISTAMIENTO DENTRO DEL
PROCESO DE FORMULACIÓN DE LOS PROYECTOS PRODUCTIVOS DE LA
AGENCIA DE DESARROLLO RURAL
JUAN ALBERTO CARREROLÓPEZ
YENITHZA DEL PILAR JOYA MONZÓN
SANDRA JHOANA PICÓN PÉREZ
ALFONSO GABRIEL SALINAS QUIÑONEZ
UNIVERSIDAD DE SANTANDER “UDES” CAMPUS CUCUTA
DIVISIÓN DE POSTGRADOS
ESPECIALIZACIÓN EN ADMINISTRACIÓN DE PROYECTOS
SAN JOSÉ DE CÚCUTA
2019
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PROPUESTA DE MEJORA PARA LA FASE DE ALISTAMIENTO DENTRO DEL
PROCESO DE FORMULACIÓN DE LOS PROYECTOS PRODUCTIVOS DE LA
AGENCIA DE DESARROLLO RURAL
JUAN ALBERTO CARRERO LÓPEZ COD: 18762016
YENITHZA DEL PILAR JOYA MONZÓN COD: 18762015
SANDRA JHOANA PICÓN PÉREZ COD: 18762025
ALFONSO GABRIEL SALINAS QUIÑONEZ COD: 18762014
Trabajo de grado presentado como requisito para optar al título de Especialista en
Administración de Proyectos
Director de Proyecto
LORENCITA RODRÍGUEZ GALEZO
UNIVERSIDAD DE SANTANDER “UDES” CAMPUS CUCUTA
DIVISIÓN DE POSTGRADOS
ESPECIALIZACIÓN EN ADMINISTRACIÓN DE PROYECTOS
SAN JOSÉ DE CÚCUTA
2019
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ADVERTENCIA
Los autores, JUAN ALBERTO CARREROLÓPEZ, YENITHZA DEL PILAR JOYA
MONZÓN, SANDRA JHOANA PICÓN PÉREZ y ALFONSO GABRIEL SALINAS
QUIÑONEZ, autorizamos a la UNIVERSIDAD DE SANTANDER la reproducción total o
parcial de este documento con la debida cita de reconocimiento de la autoría y cedemos a la
misma Universidad los derechos patrimoniales con fines de investigación, docencia e
institucionales, consagrado en el artículo 72 de la Ley 23 de 1982 y las normas que lo instituyan
o modifiquen.
(Artículo 4º, Acuerdo 0066 de 2003)
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Título: PROPUESTA DE MEJORA PARA LA FASE DE ALISTAMIENTO DENTRO DEL
PROCESO DE FORMULACIÓN DE LOS PROYECTOS PRODUCTIVOS DE LA AGENCIA
DE DESARROLLO RURAL
Autores
JUAN ALBERTO CARRERO LÓPEZ
YENITHZA DEL PILAR JOYA MONZÓN
SANDRA JHOANA PICÓN PÉREZ
ALFONSO GABRIEL SALINAS QUIÑONEZ
Director de Proyecto
LORENCITA RODRÍGUEZ GALEZO
Línea de investigación
FORMULACIÓN DE PROYECTOS
Palabras claves: Alistamiento de proyectos, Proyectos productivos, Desarrollo rural
integral, PMBOK.
Resumen
Este proyecto se interesó por diseñar una propuesta de mejora para la fase de
alistamiento de los proyectos productivos de la Unidad Técnica Territorial No.4 adscrita a
la Agencia de Desarrollo Rural. La metodología empleada fue cuantitativa, de tipo
10
descriptiva, no experimental y apoyada en el trabajo de campo para tomar información
directamente del lugar objeto de estudio. La muestra se conformó por 14 funcionarios de la
Unidad Técnica Territorial No.4 y por 127 asociaciones de productores que han presentado
iniciativas de proyectos durante los últimos 2 años. En los resultados se presentaron los
diferentes aspectos internos y externos que afectan la eficacia del proceso en la fase de
alistamiento, al igual que los elementos normativos y técnicos que dificultan el
cumplimiento de las metas de la entidad. A partir de esta información, se definió una
alternativa de mejora y se propusieron los planes de gestión de alcance, tiempo y costo que
permitirán el logro de los objetivos y funciones que tiene asignadas la UTT No.4 para los
departamentos de Santander y Norte de Santander.
El adelanto de esta guía permitirá también que los gestores de la ADR, los enlaces de
los entes municipales y demás personas encargadas de levantar la información de campo
cuenten con los parámetros a seguir necesarios para realizar las tareas de campo, con el fin
de que estas se desarrollen eficientemente y así mismo, poder agilizar la formulación de los
proyectos productivos a cofinanciar por medio de la Agencia de Desarrollo Rural.
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Title: PROPOSAL FOR IMPROVEMENT FOR THE ENROLLMENT PHASE WITHIN THE
PROCESS OF FORMULATION OF PRODUCTIVE PROJECTS OF THE RURAL
DEVELOPMENT AGENCY
Authors
JUAN ALBERTO CARRERO LÓPEZ
YENITHZA DEL PILAR JOYA MONZÓN
SANDRA JHOANA PICÓN PÉREZ
ALFONSO GABRIEL SALINAS QUIÑONEZ
Project Manager
LORENCITA RODRÍGUEZ GALEZO
Research Line
PROJECTS FORMULATION
Keywords: Project enlistment, productive projects, integral rural development, PMBOK.
Abstract
This project was interested in designing an improvement proposal for the enlistment phase of
the productive projects of the Territorial Technical Unit No.4 attached to the Rural Development
Agency. The methodology used was quantitative, descriptive, non-experimental and supported by field
12
work to take information directly from the place under study. The sample was made up of 14 officials
from Territorial Technical Unit No.4 and 127 producer associations that have presented project
initiatives during the last 2 years. The results presented the different internal and external aspects that
affect the effectiveness of the process in the enlistment phase, as well as the normative and technical
elements that make it difficult to meet the entity's goals. Based on this information, an improvement
alternative was defined and the scope, time and cost management plans were proposed that will allow
the achievement of the objectives and functions assigned by UTT No.4 for the departments of
Santander and Norte de Santander
The advancement of this guide will also allow the ADR managers, the links of the municipal
authorities and other persons in charge of collecting the field information to have the necessary
parameters to carry out the field tasks, so that these They are developed efficiently and likewise, be
able to expedite the formulation of productive projects to be co-financed through the Rural
Development Agency.
13
Contenido
pág.
Introducción 12
1. Problema 14
1.1 Planteamiento del Problema 14
1.2 Productos a Generar 16
1.3 Justificación 17
1.4 Descripción de Objetivos 18
1.4.1 Objetivo general 18
1.4.2 Objetivos específicos 19
2. Marco de Referencia 20
2.1 Antecedentes 20
2.2 Marco Teórico 23
2.3 Marco Conceptual 25
2.4 Marco Contextual 29
2.4.1 Aspectos generales. 29
2.4.2 Coordinación institucional 33
2.5 Marco Legal 36
3. Diseño Metodológico 38
3.1 Descripción de la Metodología 38
3.1.1 Enfoque 38
3.1.2 Tipo de investigación 38
3.1.3 Diseño de investigación 38
3.2 Técnicas de Recolección de Información 39
14
3.3 Población y Muestra 39
3.4 Instrumentos de Recolección de Información 41
3.5 Técnica de Análisis de Datos 41
4. Resultados 42
4.1 Diagnóstico del Proceso de Formulación de Proyectos Productivos en la Etapa de
Alistamiento 42
4.1.1 Resultados de la encuesta aplicada a funcionarios de la Unidad Técnica Territorial
No.4. 42
4.1.2 Resultados de la encuesta aplicada a asociaciones de productores. 50
4.2 Alternativa de Mejora para la Fase de Alistamiento 57
4.2.1 Descripción de la situación actual y la alternativa de mejora 57
4.2.2 Involucrados 58
4.2.3 Árbol de problemas 61
4.2.4 Árbol de objetivos 62
4.2.5 Descripción de la propuesta 63
4.2.6 Título de la propuesta 64
4.2.7 Descripción de los objetivos 65
4.2.8 Impacto esperado 65
5. Propuesta de Mejora para la Fase de Alistamiento dentro del Proceso de Formulación de
Proyectos Productivos 66
5.1 Gestión de Alcance 66
5.1.1 Interesados en el proyecto. 66
5.1.2 Definición del alcance 69
5.2 Gestión de Tiempo 75
15
5.2.1 Definición de actividades. 75
5.2.2 Secuencia de actividades. 76
5.2.3 Estimación de recursos 80
5.2.4 Estimación de duración de las actividades 80
5.2.5 Desarrollo del cronograma. 85
5.2.6 Ruta crítica del proyecto 88
5.3 Gestión de Costo 89
6. Conclusiones 91
7. Recomendaciones 92
Referencias Bibliográfica 93
Anexos 102
16
Lista de Figuras
pág.
Figura 1. Ruta de proceso para la formulación de proyectos productivos 27
Figura 2. Área de influencia de la entidad - departamentos Norte de Santander y Santander 30
Figura 3. Organigrama de la Agencia de Desarrollo Rural 34
Figura 4. Conoce los objetivos y funciones de la Unidad Técnica Territorial No.4 42
Figura 5. Claridad en los requisitos generales para la cofinanciación 43
Figura 6. Conoce las características de las líneas de cofinanciación 44
Figura 7. Eficacia en la aplicación de la ruta de proceso de formulación de proyectos 45
Figura 8. Clima de trabajo entre las diferentes áreas de la Entidad 46
Figura 9. Claridad sobre las funciones y responsabilidades dentro de la fase de alistamiento 47
Figura 10. La entidad suministra la dotación y recursos requeridos 48
Figura 11. La organización de los procesos permite alcanzar las metas 49
Figura 12. Comunicación con los funcionarios de la Unidad Técnica Territorial No.4 50
Figura 13. La atención que recibe de los funcionarios de la entidad 51
Figura 14. Prontitud de la Unidad Técnica Territorial No.4 en los trámites 52
Figura 15. La Unidad Técnica Territorial No.4 realiza con prontitud las visitas en campo 53
Figura 16. La Unidad Técnica Territorial No.4 explica con claridad los requisitos que debe
cumplir 54
Figura 17. La Unidad Técnica Territorial No.4 entrega guías o documentos con
información 55
Figura 18. Las iniciativas que presenta son aceptadas en la fase de alistamiento 56
Figura 19. Árbol de problemas 61
Figura 20. Árbol de objetivos 62
17
Figura 21. EDT del proyecto 74
Figura 22. Diagrama de red del proyecto 79
Figura 23. Ruta crítica del proyecto 88
18
Lista de Tablas
pág.
Tabla 1. Información de la Unidad Técnica Territorial No.4 30
Tabla 2. Productores residentes según sexo, territorialidad y municipios 31
Tabla 3. Municipios con mayor número de productores por departamento 32
Tabla 4. Planta de Personal UTT No. 4 ADR 35
Tabla 5. Matriz de involucrados 59
Tabla 6. Interesados en el proyecto 67
Tabla 7. Recopilación de requisitos 68
Tabla 8. Descripción de Sub-Entregables 71
Tabla 9. Definición de actividades 75
Tabla 10. Secuencia de actividades 77
Tabla 11. Estimación de recursos 80
Tabla 12. Estimación de duración de las actividades en herramienta PERT 81
Tabla 13. Estimación de duración de las actividades en Project 84
Tabla 14. Desarrollo del cronograma 86
Tabla 16. Resumen presupuesto 89
19
Lista de Anexos
Pág.
Anexo 1. Encuesta interna para la Unidad Técnica Territorial no.4 96
Anexo 2. Encuesta externa dirigida a asociaciones de productores 98
20
Introducción
La Agencia de Desarrollo Rural ADR es un ente de nivel nacional que se creó por medio del
Decreto 2364 del 2015. Esta entidad tiene como misión el desarrollo rural integral del campo
colombiano, se encuentra alineada a los objetivos de Plan Nacional de Desarrollo y también hace
parte del proceso de implementación del punto uno del Acuerdo de Paz- “Hacia un nuevo Campo
Colombiano: Reforma Rural Integral” (Decreto 2364 de 2015). Estos hechos se traducen en
aspectos motivacionales que llevan a la entidad a mejorar en su intervención y actuar para
obtener un corto plazo favorables índices de desarrollo del campo colombiano y de su población.
A pesar de esto, los resultados de evaluaciones internas y seguimiento realizados desde la
Agencia de Desarrollo Rural a nivel central sobre las Unidades Técnicas Territorial, arrojó que la
UTT No. 4 presenta un bajo cumplimiento en relación con los logros de otras similares a nivel
nacional en aspectos como la gestión, formulación y ejecución de proyectos, por lo que se
identifica una motivación por parte del Director de esta unidad técnica para mejorar dichos
resultados.
El tipo de problemática que se presenta y que afecta la entidad (UTT No.4) y a la población
rural (Productores) de los departamentos de jurisdicción se enfoca principalmente en demoras en
la formulación de proyectos productivos y el cumplimiento de los requisitos para acceder a los
mismos, ya que, aunque se existe un procedimiento establecido, se realiza la oferta institucional
en las regiones, se realizan constantes eventos de capacitación tanto a entes municipales como a
asociaciones de productores, pero no se logran cumplir con las metas exigidas, principalmente
para los proyectos de enfoque integral que tienen líneas de financiación (acceso a activos
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productivos, asistencia técnica y comercialización), excluyendo la línea de cofinanciación de
adecuación de tierras, la cual cuenta con unos requisitos y un procedimiento diferente.
Dentro del proceso para poder llevar a la realidad dichos proyectos, estos deben ejecutar
diferentes fases como: alistamiento, formulación, evaluación, ejecución y seguimiento. La fase de
alistamiento es la primera y más importante, porque se deben revisar y evaluar cuidadosamente
los requisitos a cumplir desde el punto de vista de representación legal, jurídicos, ambientales,
técnicos y financieros, así como la adecuada recolección de la información de campo, punto de
vital importancia y base para continuar a la fase de formulación con la información adecuada y
completa.
Por lo tanto, el propósito de este proyecto es analizar las dificultades que se presentan en el
proceso de formulación de proyectos productivos en la fase de alistamiento para proponer una
alternativa de mejora que permita a la Unidad Técnica Territorial No.4 optimizar el servicio que
presta a la comunidad y dar cumplimiento a las metas suscritas con la Agencia de Desarrollo
Rural.
De esta manera, se requirió desarrollar un estudio de los diferentes factores que intervienen
en la situación problema, por lo que fue necesario aplicar los conocimientos sobre administración
de proyectos y buenas prácticas establecidas por la guía del PMBOK, al igual que en aspectos
administrativos, técnicos y jurídicos que fueron relevantes dentro de las fases para la formulación
de proyectos productivos en entidades públicas.
22
1. Problema
1.1 Planteamiento del Problema
La ADR es una agencia estatal de naturaleza especial, del sector descentralizado de la Rama
Ejecutiva del Orden Nacional, con personería jurídica, patrimonio propio y autonomía
administrativa, técnica y financiera, adscrita al Ministerio de Agricultura y Desarrollo Rural. Su
misión es la promoción, estructuración, cofinanciación y ejecución de planes y proyectos
integrales de desarrollo agropecuario y rural, y generar capacidades para mejorar la gestión del
desarrollo rural integral con enfoque territorial para contribuir a la transformación del campo
colombiano (Agencia de Desarrollo Rural, 2019).
Sus líneas de ayuda financiera son las siguientes:
a. Acceso a activos productivos: Entregamos a nuestros campesinos recursos, herramientas y
tecnología. (ADR, 2019)
b. Asistencia técnica rural: Hacemos el acompañamiento para que tu proyecto sea exitoso. (ADR,
2019)
c. Comercialización: Facilitamos que el producto se venda sin intermediarios. (ADR, 2019)
d. Adecuación de Tierras: Construimos infraestructura moderna que permita llevar agua a todos los
proyectos que la necesitan. (ADR, 2019, p.1)
Dentro de su estructura organizativa la Agencia de Desarrollo Rural tiene su sede o nivel
central en la ciudad de Bogotá y cuenta con 13 Unidades Técnicas Territoriales distribuidas por
las diferentes zonas geográficas de Colombia abarcando la totalidad de sus departamentos. Para
23
el caso de estudio se identifica a la Unidad Técnica Territorial No.4 Norte de Santander y
Santander.
Como resultado de la revisión de las etapas de alistamiento, formulación, ejecución y
seguimiento de los proyectos productivos que actualmente se manejan desde la UTT No.4 de la
ADR (Agencia de Desarrollo Rural) se identifica como problema central el incumplimiento y
retrasos en las metas de formulación de proyectos y el cumplimiento de requisitos para acceder a
los mismos, lo cual se ve reflejado en el bajo rendimiento de la Unidad Técnica que tiene
jurisdicción en los dos departamentos mencionados con 127 municipios (40 municipios del Norte
de Santander y 87 de Santander).
Entre las causas más importante de esta situación, es que la agencia no cuenta con el personal
suficiente para la socialización del reglamento y de los diferentes requisitos a cumplir con los
beneficiarios, teniendo en cuenta la complejidad del proceso. Por tales motivos, se presenta
diligenciamiento incorrecto de los formatos y demoras en la recolección de la información
requerida de los productores rurales, que son necesarias para cumplir los requisitos de la fase de
alistamiento, que, por hacer parte de un sistema, afecta el avance de las demás etapas
(formulación, evaluación, aprobación, cofinanciación y/o ejecución) de los proyectos que se
presentan a la agencia (ADR).
Adicionalmente, se cuenta con causas asociadas a la falta de experiencia en formulación y
gestión de proyectos por parte de los funcionarios, tanto de la UTT No. 4 (ADR), como de las
personas que apoyan estos programas desde los entes territoriales y así mismo, de las
asociaciones de productores que son los beneficiarios finales. A nivel normativo, se tiene un
cambio constante en los requisitos de cumplimiento, que también genera demoras en la
24
recolección de la información de campo y en la conformidad de requerimientos ambientales y
jurídicos, lo cual, sumado a la poca apropiación de la metodología por parte del personal, afectan
de forma directa la obtención el cumplimiento de metas de la entidad y, por lo tanto, la
insatisfacción de ADR a nivel central y también de parte de la comunidad en general.
Las consecuencias de la problemática radican en la ineficacia de la unidad territorial por tener
proyectos sin formular o con demoras en su formulación, a su vez por la pérdida de tiempo, de
recursos financieros y finalmente, la inaccesibilidad de los productores de la región a dichos
proyectos productivos. La ADR nivel central requiere el cumplimiento de metas en la gestión de
formulación y ejecución de proyectos productivos integrales a cada una de sus unidades técnicas
territoriales, para el caso de la UTT No.4 sus resultados deben abarcar los dos departamentos
anteriormente mencionados, teniendo en cuenta la alta demanda de la comunidad, especialmente
la comunidad de zonas vulnerables, como lo es el Catatumbo en Norte de Santander.
A partir del problema planteado la pregunta que da lugar al proyecto de investigación es:
¿Cómo mejorar la formulación tardía de los Proyectos Productivos en la UTT No.4 de la Agencia
de Desarrollo Rural?
1.2 Productos a Generar
Teniendo en cuenta la situación descrita y la pregunta problema, se plantea como solución
proponer la elaboración de una guía de capacitación para la fase de alistamiento de los proyectos
de la ADR dirigida ejecutores (UTT No4. ADR), entes territoriales y demás postulantes de los
proyectos.
25
Se estudiará el reglamento, los formatos y toda la documentación de los proyectos, junto con
las lecciones aprendidas en la Unidad Técnica Territorial No.4 de la ADR que se han obtenido
dentro de los proyectos, para así definir el contenido de la guía, su elaboración y posterior
socialización con el director de la UTT No. 4 y sus gestores.
El desarrollo del proyecto permitirá elaborar los planes de alcance, cronograma y costo para
elaboración de la guía de capacitación para la fase de alistamiento dentro del proceso de
formulación de los proyectos productivos de la Agencia de Desarrollo Rural, esto teniendo en
cuenta que la fase de alistamiento es la fase de mayor importancia dentro del proceso de
formulación de los proyectos de la agencia.
Esta guía puede ser una herramienta útil para los gestores de ADR y demás equipos de trabajo
interesados en formular un proyecto PIDAR, pues como se mencionó anteriormente toca puntos
críticos de planificación en la fase de alistamiento dentro del proceso de formulación de los
mismos. Todo con la finalidad que la fase de alistamiento del proyecto se socialicen
adecuadamente los requisitos, se levante la información de campo requerida y se haga el
diligenciamiento de los formatos establecidos de manera adecuada y así poder radicar la
iniciativa del proyecto.
1.3 Justificación
El desarrollo del proyecto logrará la vinculación de experiencias profesionales del grupo de
trabajo de la UTT No.4, teniendo en cuenta los conocimientos de cada uno ellos desde su perfil
profesional, más los conocimientos adquiridos durante la Especialización en Administración de
Proyectos, para proponer soluciones viables que permitan resolver el problema existente.
26
La propuesta permitirá a la UTT No.4 definir una estrategia de mejoramiento que podrá
implementar para el desarrollo de la capacitación en la fase de alistamiento para la formulación
de proyectos productivos de la ADR. Los beneficiarios primarios serán los funcionarios
encargados de la formulación de proyectos al mejorar el nivel de competencias requeridas.
A nivel socioeconómico, la implementación de dicha propuesta no solo beneficiara a la UTT
No.4 de ADR, sino también a los entes territoriales o asociaciones de productores de los
departamentos de Norte de Santander y Santander quienes podrán recibir en el menor tiempo
posible la confinación de sus proyectos productivos.
El adelanto de esta guía permitirá también que los gestores de la ADR, los enlaces de los
entes municipales y demás personas encargadas de levantar la información de campo cuenten con
los parámetros a seguir necesarios para realizar las tareas de campo, con el fin de que estas se
desarrollen eficientemente y así mismo, poder agilizar la formulación de los proyectos
productivos a cofinanciar por medio de la Agencia de Desarrollo Rural.
1.4 Descripción de Objetivos
1.4.1 Objetivo general
Diseñar una propuesta de mejora para la fase de alistamiento de los proyectos productivos de
la Unidad Técnica Territorial No.4 adscrita a la Agencia de Desarrollo Rural.
27
1.4.2 Objetivos específicos
1. Diagnosticar el proceso de formulación de proyectos productivos en la fase de alistamiento
en la Unidad Técnica Territorial No.4 de la Agencia de Desarrollo Rural.
2. Establecer una alternativa de mejora para la fase de alistamiento dentro del proceso de
formulación de los proyectos productivos Unidad Técnica Territorial No.4 de la Agencia de
Desarrollo Rural.
3. Diseñar los planes de gestión de alcance, tiempo y costo para la mejora de la fase de
alistamiento dentro del proceso de formulación de los proyectos productivos en la Unidad
Técnica Territorial No.4 de la Agencia de Desarrollo Rural.
28
2. Marco de Referencia
2.1 Antecedentes
A nivel internacional tuvo en cuenta el proyecto de Ojeda (2016), titulado “Proyectos
productivos locales y reestructuración socioeconómica en el municipio de San Juan Lalana,
Oaxaca”. En esta investigación se analizaron los componentes del proceso de reestructuración
socioeconómica que se requería desarrollar en un municipio de México. Para esto, se consideró la
ejecución de programas de apoyo a las personas que querían desarrollar proyectos productivos
zonas que tenían altos índices de marginación, principalmente de grupos indígenas, los cuales
debían ser financiados por recursos públicos para promover el desarrollo local, aunque el
proyecto estuvo enfocado en el papel que desempeñaban los actores locales en combinación con
factores externos e internos del entorno.
En la metodología se aplicó un enfoque cuantitativo basado en la aplicación de un
cuestionario a grupos de proyectos productivos que estaban siendo financiados por el Programa
para el Mejoramiento de la Producción y Productividad Indígena (PROIN), como también con el
uso de entrevistas a actores clave del problema. Los resultados estuvieron centrados en demostrar
que los programas de proyectos productivos que estaba impulsando el gobierno sí estaban
generando los cambios esperados en la dinámica social y económica a nivel local, con efectos
directos en la calidad de vida de los beneficiarios.
Igualmente, se revisaron las causales del desaprovechamiento de los recursos endógenos de
las localidades, la poca articulación de las actividades económicas de los habitantes, la baja
integración de las redes de apoyo locales, la generación de empleos y en general las condiciones
de vida de los habitantes. El aporte de este proyecto consistió en el tipo de metodología aplicada
29
para el uso de encuestas que permitieran obtener información, tanto de parte de las entidades
encargadas, como de los directos beneficiarios, teniendo en cuenta las variables analizadas y el
abordaje social de la problemática.
A nivel nacional, se consultó el estudio desarrollado por Cifuentes & Rico (2016), titulado
“Proyectos pedagógicos productivos y emprendimiento en la juventud rural”. Esta investigación
analizó desde el enfoque de las representaciones sociales, los diferentes factores del contexto de
los jóvenes que habitan en los sectores rurales frente al emprendimiento de proyectos productivos
desde un ámbito pedagógico. La metodología consistió en un enfoque cualitativo para
caracterizar los relatos de los sujetos que participaron en el estudio por medio de un diseño
etnográfico, aplicado a 36 estudiantes vinculados a una institución de educación media ubicada
en el municipio de La Palma, departamento de Cundinamarca.
En los resultados se determinó que el estilo de vida de los participantes en el campo se
transformó a partir de los efectos del conflicto armado, por lo que se han apropiado de los
proyectos pedagógicos productivos para afianzar la identidad, la pertenencia a un territorio, el
desarrollo personal y la productividad. En este sentido, el emprendimiento se convirtió en un
motivo de superación, de conformación de un proyecto de vida y para tener mejor bienestar a
futuro. Como aporte de este proyecto se tomaron en consideración las recomendaciones hechas
para replantear desde un enfoque pedagógico la formación que requerían los beneficiarios del
programa para llevar a cabo actividades agropecuarias, pero teniendo en cuenta el contexto de la
ruralidad, mayor claridad y comprensión de los contenidos temáticos.
30
A nivel local, se contó con el estudio desarrollado por Peñaranda, Monsalve & Torres (2016),
titulado “Implementación de proyectos pedagógicos productivos para el desarrollo de una cultura
ambiental escolar que permitan formar ciudadanos capaces de cuidar y conservar el entorno
mediante la aplicación de tecnologías apropiadas en el hogar juvenil campesino sede del centro
educativo rural tres bocas del municipio de Tibú”. El objetivo de la investigación fue proponer
proyectos pedagógicos productivos para que los habitantes del sector pudieran mejorar sus
prácticas de trabajo cotidianas y las condiciones de producción agropecuaria, teniendo en cuenta
el manejo adecuado de los recursos naturales y la preservación del medio ambiente.
La metodología consistió en un enfoque cuantitativo a nivel descriptivo para aplicar encuestas
sobre el nivel de conocimiento de los participantes en proyectos pedagógicos productivos. En los
resultados se analizaron los conceptos que manejan estos jóvenes, con el fin de estructurar
acciones para mejorar la eficacia de los programas de formación. A partir de esto, se articularon
propuestas productivas acordes a las necesidades del entorno y a las tradiciones de la zona para
que tuvieran las herramientas suficientes para el desarrollo social y económico. Como aporte de
este proyecto se tuvo en cuenta la propuesta de formación con componentes pedagógicos y
didácticos que se pueden emplear para el fortalecimiento de la formulación de proyectos
productivos, teniendo como eje central la articulación con el contenido temático, que en este caso
se trata de los requisitos para acceder a los beneficios que ofrecen los programas de
financiamiento del Estado.
31
2.2 Marco Teórico
A nivel teórico, este proyecto se basa en los lineamientos de las políticas públicas de la
Agencia de Desarrollo Rural, los cuales corresponden a los enfoques territoriales que se deben
aplicar como nuevos paradigmas de las teorías para el desarrollo. De acuerdo con Alburquerque
(2007), este enfoque teórico corresponde a una nueva fase de pensamiento que inició en los años,
centrando su atención en los problemas locales y a nivel rural. Hasta ese momento, las políticas
de desarrollo estaban dirigidas a la reducción de las brechas producidas por el desarrollo
económico inequitativo, por medio del fomento de inversiones puntualizadas en proyectos que
pudieran reducir la pobreza y la marginación de regiones periféricas. De esta manera, no se tenían
en cuenta los componentes sociales, históricos, culturales y ambientales en los diferentes
territorios, lo que era tenido en cuenta como un simple espacio geográfico.
Por su parte, Ojeda (2016) señala que el enfoque territorial para el desarrollo local introduce
nuevos elementos de análisis para atender la preocupación por los problemas sociales de las
regiones, a su vez que atiende los cambios ocasionados por el desarrollo tecnológico, los medios
productivos más flexibles y las presiones de la apertura económica a nivel global. Para
Alburquerque (2004), existieron diferentes situaciones que permitieron el desarrollo de los
modelos ajustados a las condiciones del territorio, entre las que se cuenta el fracaso de las
posturas macroeconómicas que fueron planteadas por organismos internacionales y que en
muchos países, como también por la crisis de programas de bienestar que caracterizaron las
décadas de los setentas y ochentas.
En este sentido, el enfoque territorial para el desarrollo propuso la creación de fuentes de
empleo para cubrir las necesidades más importantes de las comunidades, pero teniendo en cuenta
32
las características propias de los territorios. Para Moncayo (2001), fue necesario incorporar el
análisis de las experiencias que tenían las mismas comunidades en cuanto al desarrollo local
como base para plantear mejoras en los sistemas productivos para dar paso a estructuras más
complejas de empresas y plantas industriales. Moncayo (2003) indica que la necesidad de ampliar
la dimensión espacial dentro de la formulación de políticas territoriales fue lo que impulso el
nuevo enfoque económico y político a escala nacional y mundial.
Por lo tanto, esta teoría de enfoque territorial para el desarrollo permite analizar que las
fuerzas del mercado no deben orientar por sí solas el desarrollo económico, sino que se deben
abordar las condiciones endógenas de los territorios para garantizar que las políticas y programas
sociales tengan mayor efectividad en el bienestar de las comunidades. Es así como el impulso que
han tenido otras teorías, como la del crecimiento endógeno (Vázquez, 2007), han permitido
enfocar mejor los lineamientos para el crecimiento económico, lo que incluye el uso de
inversiones en bienes de capital, formación del recurso humano, el uso de tecnología y la
formación empresarial.
Así mismo, este enfoque hace que el concepto de espacio o contexto que antes era
subestimado, ahora tenga relevancia en el desarrollo y sirve de soporte para analizar diferentes
problemáticas a partir de las características del territorio. Los beneficios de esta línea teórica se
refieren a la mayor efectividad de políticas que buscan mejorar la estructura empresarial a nivel
local y que en casos exitosos ha logrado la aglomeración de pequeñas empresas en zonas rurales,
al igual que el fortalecimiento de sistemas productivos que tienen arraigo en la tradición
territorial (Schmitz & Musyck, 1994).
33
2.3 Marco Conceptual
Para el desarrollo y abordaje del proyecto se tuvieron en cuenta térmicos específicos que
permitieron la comprensión de la ruta de proceso de proyectos integrales de desarrollo
agropecuario y rural que tienen un enfoque territorial y que son manejados por la Agencia de
Desarrollo Rural colombiana.
Políticas de desarrollo agropecuario
Primero es necesario comprender que la Agencia de Desarrollo Rural tiene como objetivo
ejecutar las políticas de desarrollo agropecuario y rural que son presentadas por el Ministerio de
Agricultura y Desarrollo Rural. Para este proyecto, estas políticas corresponden los programas de
estructuración, cofinanciación y ejecución de “Proyectos Integrales de Desarrollo Agropecuario y
Rural con Enfoque Territorial” (Agencia de Desarrollo Rural, 2016, p.6), con el fin de ayudar a
mejorar las condiciones de comunidades rurales y en general la competitividad del país. Dentro
de los objetivos de Agencia se cuenta con la dirección de proyectos integrales en lo relacionado
con la asistencia técnica, acceso a activos productivos, adecuación de tierras y comercialización
de productos. En este caso, se tiene en cuenta lo relacionado con el acceso a activos para fines de
productividad.
Desarrollo rural con enfoque territorial
Más que un concepto es un proceso de desarrollo constante para la trasformación
institucional, económica, social y del medio ambiente de las zonas rurales. Este proceso demanda
de la participación activa y articulada de las comunidades con los diferentes actores locales y las
34
instituciones públicas para lograr mejores niveles de competitividad, uso de recursos endógenos,
sostenibilidad y mejoramiento de la calidad de vida de los habitantes.
Proyectos integrales de desarrollo agropecuario y rural con enfoque territorial
Son los proyectos enfocados a generar ingresos y que involucran de forma directa a los
componentes de cofinanciación. Estos proyectos tienen dos etapas que son: el alistamiento y la
estructuración. En la etapa de alistamiento que es el principal interés de este proyecto, se cuenta
con procesos clave como son la definición del perfil del proyecto que radican los beneficiarios,
luego se hace la verificación con las características detalladas y las condiciones de los predios y
de los solicitantes (ver figura 1).
A su vez, estas actividades se deben integrar con un análisis de la demanda de proyectos del
territorio, para definir las líneas de acción para todos los interesados en participar en los
programas sociales, siendo necesario hacer la debida caracterización desde un enfoque general de
la zona y preparar las iniciativas que son más coherentes y apropiadas a los lineamientos y
requisitos. Los resultados de estos procesos son el insumo para la etapa de estructuración, donde
los beneficiarios reciben otro tipo de acompañamiento para formular de forma específica el
proyecto, hacer el registro de la iniciativa ante el sistema de información y radicarlo para la
revisión de la dirección de Calificación y Financiamiento de la VP (ver figura 1).
35
Figura 1. Ruta de proceso para la formulación de proyectos productivos
Fuente: Agencia de Desarrollo Rural, 2016.
Etapa de alistamiento o pre inversión
Es un proceso basado en la concertación entre los actores interesados para buscar opciones de
desarrollo territorial, cadenas productivas y para definir las características del territorio como
parte del marco normativo de los proyectos integrales de desarrollo agropecuario. Durante el
desarrollo del proyecto se tuvieron en cuenta los aspectos relacionados con el nivel del proyecto
36
dentro de la cadena productiva y determinar en detalle el eslabón al que se espera llegar al recibir
los recursos del programa. En la etapa de alistamiento participan los entes territoriales como son
Gobernaciones, Alcaldías y demás actores para determinar las apuestas de desarrollo y los
compromisos que asumen con la comunidad para la implementación de los proyectos.
Perfil de proyecto estructurado o a estructurar
Es una actividad que se realiza dentro del proceso de alistamiento y corresponde a la
iniciativa que se presenta por medio de una alianza formal o postulantes para acceder a los
beneficios de los Proyectos Integrales de Desarrollo Agropecuario y Rural con Enfoque
Territorial, luego que se “haya surtido el proceso de caracterización del territorio y de los
beneficiarios, con base en el levantamiento de información social, económica, condiciones
biofísicas en la zona y planes de ordenamiento territorial” (Agencia de Desarrollo Rural, 2016,
p.26).
Verificación y caracterización del territorio
Dentro del proyecto corresponde a las actividades relacionadas con la revisión del
cumplimiento de los requisitos que hace la Agencia de Desarrollo Rural, luego de que tiene el
radicado y registro de la iniciativa para Proyectos Integrales de Desarrollo Agropecuario y Rural
con Enfoque Territorial. En el caso de la caracterización del territorio, se refiere a la información
que deben procesar los funcionarios de la entidad sobre las condiciones biofísicas y ambientales
de la zona, “teniendo en cuenta el uso actual del suelo; uso potencial; la existencia de áreas
protegidas y de manejo especial; la disponibilidad del recurso hídrico; presencia de cauces y
cuerpos de agua; características de la flora y fauna del territorio” (Agencia de Desarrollo Rural,
37
2016, p.26). Para hacer esta caracterización se deben validar los requisitos técnicos solicitados
para la cofinanciación.
Caracterización de beneficiarios y predios
En el análisis del proyecto se relaciona con la información que se debe obtener sobre los
pobladores rurales y los predios comprometidos en las iniciativas. Dentro de los requisitos se
debe verificar mediante validación con lo solicitado para el acceso a la cofinanciación. Sin
embargo, esta información requiere de visitas de campo para recopilar los datos con los
productores rurales y las condiciones de los predios. Entre esta información se cuenta con otros
temas de índole social, organizativa, productiva, económica, ambiental y de las condiciones de
vida de las familias (Agencia de Desarrollo Rural, 2016).
2.4 Marco Contextual
2.4.1 Aspectos generales. La Unidad Técnica Territorial No.4 Norte de Santander y
Santander hace parte de las 13 unidades técnicas territoriales de la Agencia de Desarrollo Rural -
ADR- entidad responsable de gestionar, promover y financiar el desarrollo agropecuario y rural
para la transformación del campo y adelantar programas con impacto regional.
La sede de la UTT No.4 de la ADR funciona en la ciudad de San José de Cúcuta en las
instalaciones ubicadas en la siguiente dirección:
38
Tabla 1. Información de la Unidad Técnica Territorial No.4
UTT Director Sede Departamentos Correo electrónico Dirección de la sede
Celular
4
Juan
Alberto
Carrrero
Cúcuta
Norte de
Santander
y Santander
Calle 16 #
1E-126
Barrio
Caobos
3174343822
Fuente: Agencia de Desarrollo Rural, 2019.
Actualmente la Unidad Técnica de la Territorial No.4 cuenta con 14 personas entre el
Director de la territorial y funcionarios de planta temporal y 1 funcionario contratista para atender
las necesidades en proyectos productivos integrales de los 127 municipios en total para los dos
Santanderes (Martínez, 2019).
Figura 2. Área de influencia de la entidad - departamentos Norte de Santander y Santander
Fuente: Agencia de Desarrollo Rural, 2019.
39
De acuerdo con la información reportada por el DANE como resultado del censo nacional
agropecuario, los departamentos de Norte de Santander y Santander reportaron la siguiente
información:
Tabla 2. Productores residentes según sexo, territorialidad y municipios
Departamento Municipios Hombres Mujeres Total de población
productora
Norte de
Santander
40
(Todos los
Municipios)
11.211 (72%)
4.360 (28%)
15.571
Santander
87
(Todos los
Municipios)
33.225 (66%)
19.572 (37%)
52.797
Fuente: DANE, 2018
Para los dos departamentos los municipios con más representación de productores según el
Censo Nacional Agropecuario son:
40
Tabla 3. Municipios con mayor número de productores por departamento
Departamento Municipios Total personas productoras
Norte de Santander
Abrego 1.131
Ocaña 712
Cachira 702
Sardinata 682
Toledo 601
Tibú 459
Santander
Rio Negro 1.251
Piedecuesta 815
San Vicente de
Chucuri
1.530
El Carmen de Chucuri 1.119
Bolívar 1.067
Fuente: DANE, 2018
Entre las principales necesidades que presentan los productores de los dos departamentos se
encuentran:
Mejorar ingresos mensuales (son inferiores a un salario mínimo).
Acceso a activos productivos (bienes y otros recursos que son necesarios para desarrollar sus
proyectos y por ende sus producciones).
Asistencia técnica efectiva para la producción de los diferentes cultivos y/o su producción
pecuaria.
Infraestructura para riego. (adecuación de tierras: administración y manejo adecuado de los
distritos de riego).
41
Mejoramiento de vías y medios de transporte para sacar sus productos de la zona rural.
Infraestructura para la transformación y comercialización.
Fortalecimiento de capacidades asociativas y administrativas.
Apoyo en la comercialización de sus productos, para evitar intermediarios, que se paguen
precios justos, existan contratos de comercialización a largo plazo y capacitar y fortalecer el tema
de exportación. Entre otros.
2.4.2 Coordinación institucional. Partiendo de las directrices emitidas por las políticas
públicas, el Plan Nacional de Desarrollo, los Acuerdos de Paz y las prioridades para el
posconflicto, el Ministerio de Agricultura y Desarrollo Rural, por medio de la Agencia de
Desarrollo Rural enfoca sus recursos para implementar de manera efectiva su misión en todo el
territorio colombiano.
La Unidad Técnica Territorial No.4 de la Agencia de Desarrollo Rural es direccionada por
ADR nivel central y su estructura administrativa, haciendo parte directa de la Vicepresidencia de
Integración Productiva (Agencia de Desarrollo Rural, 2019).
42
Figura 3. Organigrama de la Agencia de Desarrollo Rural
Fuente: Agencia de Desarrollo Rural, 2019.
Dicha estructura fue diseñada de acuerdo a su plan estratégico, el cual busca que, por medio
de la alineación de sus procesos operativos y las estrategias establecidas se logre ejecutar de
manera efectiva la misión de la institución (Agencia de Desarrollo Rural, 2019).
43
Teniendo en cuenta lo anterior, la Unidad Técnica Territorial No.4 de ADR, desarrolla sus
actividades desde su sede principal ubicada en la ciudad de Cúcuta en la Calle 16 # 1E-126
Barrio Caobos, actualmente cuenta con la siguiente planta de personal para abarcar la totalidad
del territorio de los dos Santanderes:
Tabla 4. Planta de Personal UTT No. 4 ADR
Cargo Clasificación del
Empleo No. de Personas
Director Libre nombramiento y
remoción 1
Gestores de
Proyectos
Planta Temporal
10
Técnicos
Asistenciales
Planta Temporal
3
Apoyo Jurídico Contratista 1
Total 15
Fuente: Autores
Los perfiles de estos profesionales van desde Administradores Públicos, Abogados, Ingeniero
ambiental, Ingenieros agrónomos, Ingeniero forestal, Ingeniero de sistemas entre otros. Dentro de
la cultura organizacional de esta entidad se cuenta con procesos, hay algunas dificultades en el
clima organizacional a causa de la falta de personal de apoyo, pero se cuenta con los recursos
tecnológicos y físicos adecuados para el desarrollo de sus actividades.
Actualmente no tiene ni personal ni oficinas instaladas en el departamento de Santander, por
lo cual los usuarios (productores) y entes territoriales interesados en presentar sus iniciativas de
44
proyectos deben trasladarse a la ciudad de Cúcuta o enviarlas por medio de correo electrónico, se
les da asesoría vía telefónica o cuando se programen salidas de trabajo a campo.
Se identifica como oportunidad la disposición del actual Director de la UTT No. 4. de la
ADR para realizar este proyecto con miras en fortalecer la gestión y mejorar el cumplimiento de
metas en formulación de proyectos productivos para los dos departamentos. Además de que
dichos resultados podrán beneficiar a su vez a los entes municipales y las asociaciones de
productores.
2.5 Marco Legal
Constitución Política de Colombia. En el artículo 339 se define que el Estado “debe contar
con un Plan Nacional de Desarrollo conformado por una parte general y un plan de inversiones
de las entidades públicas del orden nacional. En la parte general se señalarán los propósitos y
objetivos nacionales de largo plazo, las metas y prioridades de la acción estatal a mediano plazo y
las estrategias y orientaciones generales de la política económica, social y ambiental que serán
adoptadas por el Gobierno”.
Ley 1753 de 2015. Por la cual se expide el Plan Nacional de Desarrollo 2014-2018 “Todos
por un nuevo país”. Dentro del artículo 107, se determinaron facultades extraordinarias para el
desarrollo rural y agropecuario. Entre estas medidas se definió: “Crear una entidad u organismo
perteneciente a la rama ejecutiva del orden nacional del sector descentralizado, fijando su objeto
y estructura orgánica, responsable de la administración de las tierras como recurso para el
desarrollo rural, de la política de acceso a tierras y la gestión de la seguridad jurídica para
consolidar y proteger los derechos de propiedad en el campo”.
45
Ley 731 de 2002. Por la cual se dictan normas para favorecer a las mujeres rurales. El
propósito es mejorar la calidad de vida de las mujeres rurales, priorizando las de bajos recursos y
consagrar medidas específicas encaminadas a acelerar la equidad entre el hombre y la mujer
rural.
Decreto 2364 de 2015. Por el cual se crea la Agencia de Desarrollo Rural (ADR), se
determinan su objeto y su estructura orgánica. Se crea “como una agencia estatal de naturaleza
especial, del sector descentralizado de la Rama Ejecutiva del Orden Nacional, con personería
jurídica, patrimonio propio y autonomía administrativa, técnica y financiera, adscrita al
Ministerio de Agricultura y Desarrollo Rural”.
Decreto 1071 de 2015. Por medio del cual se expide el Decreto Único Reglamentario del
Sector Administrativo Agropecuario, Pesquero y de Desarrollo Rural. Le asigna al Ministerio de
Agricultura y Desarrollo Rural las funciones para “la orientación, control y evaluación del
ejercicio de las funciones de sus entidades adscritas y vinculadas, sin perjuicio de las potestades
de decisión que les correspondan, así como de su participación en la formulación de la política,
en la elaboración de los programas sectoriales y en la ejecución de los mismos”.
46
3. Diseño Metodológico
3.1 Descripción de la Metodología
3.1.1 Enfoque
Este proyecto se basó en una metodología con enfoque cuantitativo por la necesidad de hacer
un análisis de la información sobre el procesamiento de datos numéricos para hacer el análisis de
las variables de estudio (Hernández, Fernández & Baptista, 2014). El enfoque cuantitativo hacer
el análisis de los datos tomados por medio de las encuestas que fueron aplicadas a los
funcionarios de la Agencia de Desarrollo Rural y los responsables de las asociaciones de
productores.
3.1.2 Tipo de investigación
El trabajo de campo facilita la labor del investigador para tomar información directamente del
lugar objeto de estudio para aplicar los instrumentos de recolección de información. Asimismo, el
investigador puede ser un miembro del grupo, pero no está completamente involucrado en el
suministro de información (Hernández, et. al, 2003). Por lo tanto, el proyecto utilizó el trabajo de
campo a las instalaciones de la Unidad Técnica Territorial No.4 adscrita a la Agencia de
Desarrollo Rural y en los voceros de las asociaciones de productores del área de influencia de la
entidad.
3.1.3 Diseño de investigación
La investigación no experimental es apropiada cuando el investigador desarrolla el estudio sin
manipular deliberadamente las variables, por lo que se limita a la aplicación de los instrumentos
de toma de datos en el ambiente donde suceden los hechos (Hernández, et. al,
47
2014). Se seleccionó un diseño no experimental, ya que no se realizó la manipulación de las
variables y solo se analizaron los datos tomados para conocer las dificultades en la aplicación del
proceso de alistamiento para la formulación de proyectos productivos en la Unidad Técnica
Territorial No.4 de la Agencia de Desarrollo Rural.
3.2 Técnicas de Recolección de Información
Fuentes primarias. Corresponde a la información que tomaron las investigadoras directamente
haciendo uso de los instrumentos de recolección de datos en la Unidad Técnica Territorial No.4
de la Agencia de Desarrollo Rural y su área de influencia (partes interesadas).
Fuentes secundarias. Se trata de la información que fue tomada principalmente del marco
jurídico que regula el funcionamiento y los procedimientos de la Unidad Técnica Territorial No.4
y en general de la Agencia de Desarrollo Rural. Se analizó en detalle el reglamento para la
aprobación de los proyectos integrales de desarrollo agropecuario y rural con enfoque territorial y
la adjudicación de los recursos que los cofinancian (Agencia de Desarrollo Rural, 2016).
3.3 Población y Muestra
Se toma como población los 14 funcionarios de la Unidad Técnica Territorial No.4 que está
adscrita a la Agencia de Desarrollo Rural y 127 asociaciones de productores. Con el fin de
analizar desde el punto de vista de los funcionarios quienes tienen funciones, responsabilidades y
conocimiento sobre el proceso de alistamiento de proyectos productivos que promueve la entidad
y desde el punto de vista de los beneficiarios (asociaciones) quienes han presentado iniciativas de
proyectos durante los últimos dos años (1 asociación por municipio en cada departamento)
quienes buscan acceder a los beneficios técnicos, económicos y comerciales que ofrece la entidad
en cuestión.
48
Se aplicó una técnica de muestreo probabilístico de selección aleatoria simple para determinar
el número de asociaciones de productores que debieron tenerse en cuenta en el estudio. El cálculo
de muestreo se realizó por medio de una ecuación probabilística bajo un nivel de confianza del
95% como se muestra a continuación.
Ecuación aplicada:
N Z2 p q n
2 N 1 Z2 p q
Donde,
N 127
Z 1,96
e 5%
p 50%
q 50%
Entonces:
El resultado del muestreo fue 96 personas para encuestar.
De parte de los funcionarios de la entidad, se aplicó un muestreo por conveniencia para tomar
la totalidad de personas que se encuentran vinculadas al proceso de alistamiento de proyectos
productivos en la Unidad Técnica Territorial No.4. En total se tomaron 14 funcionarios para la
muestra.
49
3.4 Instrumentos de Recolección de Información
Encuesta interna. Estuvo dirigida a los funcionarios de la Unidad Técnica Territorial No.4
para analizar el funcionamiento actual del proceso de formulación de proyectos productivos en la
fase de alistamiento de la Agencia de Desarrollo Rural. También se tuvieron en cuenta las
dificultades que se presentan en la identificación del perfil de los proyectos, en la verificación y
caracterización del territorio y en la caracterización de beneficiarios y predios.
Encuesta beneficiarios. Estuvo dirigida a los líderes de las asociaciones de productores que se
encuentran en los 127 municipios que tiene a cargo la Unidad Técnica Territorial No.4 de la
Agencia de Desarrollo Rural en los departamentos de Santander y Norte de Santander, con la
finalidad de conocer las dificultades y expectativas que tienen los beneficiarios sobre el
cumplimiento de requisitos para presentar y radicar sus iniciativas.
3.5 Técnica de Análisis de Datos
Los datos obtenidos por medio de las encuestas se procesaron por medio de técnicas
estadísticas utilizando una hoja de cálculo, lo cual facilitó la presentación de los resultados en
tablas y gráficas, con el propósito de desarrollar los objetivos propuestos. El análisis de la
información se basó en técnicas descriptivas por cada una de las preguntas aplicadas a los sujetos
de la muestra.
50
4. Resultados
4.1 Diagnóstico del Proceso de Formulación de Proyectos Productivos en la Etapa de
Alistamiento
4.1.1 Resultados de la encuesta aplicada a funcionarios de la Unidad Técnica Territorial
No.4. Para realizar el diagnóstico de sobre el proceso de formulación de proyectos productivos en
la fase de alistamiento, se realizó una encuesta dirigida a los 14 funcionarios (gestores de
proyectos) de la Unidad Técnica Territorial No.4 encargados de la revisión y gestión de
iniciativas productivas que presentan las asociaciones de los diferentes municipios ante la
Agencia de Desarrollo Rural. Los resultados fueron los siguientes:
1. Conoce los objetivos y funciones de la Unidad Técnica Territorial No.4 en la formulación
de proyectos integrales de desarrollo agropecuario y rural con enfoque territorial parte de la
Agencia de Desarrollo Rural:
Figura 4. Conoce los objetivos y funciones de la Unidad Técnica Territorial No.4
Fuente: Autores
51
Los resultados de la encuesta indicaron que el 36% de gestores de proyectos de la Unidad
Técnica Territorial No.4 siempre tienen claridad sobre los objetivos y funciones de la entidad en
cuanto al desarrollo integral agropecuario y rural, aunque el 50% señaló que algunas veces y el
14% nunca. Con estos resultados se evidencia que más de la mitad de funcionarios no tienen
claridad sobre los objetivos generales de la UTT No. 4, como tampoco tienen en cuenta los
principios de participación y de coordinación que rigen las actividades que desarrollan y que se
encuentran en el reglamento y normatividad vigente.
2. Claridad en los requisitos generales para el acceso de los beneficiarios a la cofinanciación:
Figura 5. Claridad en los requisitos generales para la cofinanciación
Fuente: Autores
De acuerdo a la figura anterior, el 43% de funcionarios encuestados tiene claridad en los
requisitos generales que se deben cumplir de parte de los beneficiarios para tener acceso a la
cofinanciación de sus proyectos, aunque el 36% señaló que algunas veces y el 21% dijo que
52
nunca. Esta situación se debe al cambio frecuente por parte de las autoridades centrales de la
Agencia de Desarrollo Rural frente a los requisitos técnicos, ambientales, financieros, jurídicos y
sobre los demás requisitos habilitantes que competen a los beneficiarios, generando confusiones y
retrasos en la gestión que desarrollan.
3. Conoce a cabalidad las características de las líneas de cofinanciación de los proyectos
integrales de desarrollo agropecuario y rural con enfoque territorial que maneja la entidad:
Figura 6. Conoce las características de las líneas de cofinanciación
Fuente: Autores
En la figura anterior se determinó que el 86% de funcionarios gestores de la UTT No.4
conocen a cabalidad las características de las líneas de cofinanciación de los proyectos integrales
de desarrollo agropecuario y rural con enfoque territorial que maneja la entidad, aunque en menor
proporción el 14% dijo que algunas veces y el 7% que nunca. Estos resultados responden a que la
Agencia de Desarrollo Rural (2016) tiene diferentes líneas que son cofinanciación de asistencia
técnica directa rural, cofinanciación de acceso a activos productivos, cofinanciación de
53
adecuación de tierras y cofinanciación de comercialización, las cuales han tenido pocas
modificaciones y existe mayor claridad en sus condiciones.
4. Eficacia en la aplicación de la ruta de proceso de proyectos integrales de desarrollo
agropecuario y rural con enfoque territorial en la fase de alistamiento o pre inversión:
Figura 7. Eficacia en la aplicación de la ruta de proceso de formulación de proyectos
Fuente: Autores
Teniendo en cuenta los resultados de la figura anterior, se observó que el solo el 14% de los
encuestados siempre logra aplicar la ruta de proceso de proyectos integrales de desarrollo
agropecuario y rural considerando las diferentes condiciones que exige el enfoque territorial en la
fase de alistamiento o pre inversión; a pesar de esto, el 57% lo hace algunas veces y el 29%
nunca. Se debe tener en cuenta que en zonas menos apartadas con mayor facilidad de trabajo de
campo y con asociaciones de productores más organizados la labor puede resultar más fácil,
incluso cuando se deben volver a tomar datos y ajustes en documentos; sin embargo, en otras
situaciones menos favorables, el difícil elaborar el perfil de proyecto a estructurar, hacer la
54
verificación y la caracterización del territorio, incluyendo la caracterización de los beneficiarios y
los predios respectivos. Asimismo, los encuestados relacionaron otras limitaciones más
específicas a causa de los cambios constantes en los requisitos de cumplimiento, por los formatos
extensos y tediosos para la caracterización de beneficiarios, y en general para hacer la recolección
en campo.
5. El clima de trabajo entre las diferentes áreas es adecuado y permite el cumplimiento de las
metas de la fase de alistamiento:
Figura 8. Clima de trabajo entre las diferentes áreas de la Entidad
Fuente: Autores
En lo relacionado con el clima de trabajo entre las diferentes áreas, el 57% de funcionarios
encuestados indicó que siempre es adecuado y permite el cumplimiento de las metas de la fase de
alistamiento, el 29% afirmó que esto sucede algunas veces y el 14% respondió que nunca. Esta
situación responde a las molestias que se presentan entre las diferentes áreas por falta de
coordinación y unificación de criterios para realizar las verificaciones y caracterizaciones de los
55
proyectos a estructurar. Muchos encuestados señalaron que el problema se debe a la insuficiencia
de personal por parte de la Agencia de Desarrollo Rural para la socialización de los requisitos de
cumplimiento y de los formatos establecidos para el desarrollo de los proyectos PIDAR.
6. Tiene claridad sobre sus funciones y responsabilidades dentro de la fase de alistamiento de
proyectos productivos:
Figura 9. Claridad sobre las funciones y responsabilidades dentro de la fase de alistamiento
Fuente: Autores
En los resultados de la figura anterior, se logró determinar que el 100% del personal
vinculado a la UTT No.4 tiene claridad sobre sus funciones y responsabilidades dentro de la fase
de alistamiento de proyectos productivos, lo cual es un aspecto favorable al momento de iniciar
cualquier estrategia de mejora para abordar la problemática de este proyecto.
56
7. La entidad suministra la dotación y recursos requeridos para cada puesto de trabajo:
Figura 10. La entidad suministra la dotación y recursos requeridos
Fuente: Autores
En lo relacionado con materiales de trabajo, el 21% de funcionarios encuestados indicó que la
entidad siempre suministra la dotación y recursos requeridos para cada puesto de trabajo, pero el
36% respondió que algunas veces y el 43% restante dijo que nunca. La principal problemática de
recursos está representada en la insuficiencia de equipos GPS, los cuales son estrictamente
necesarios para hacer el trabajo de campo de una manera completa para verificar información y
para hacer las caracterizaciones en terreno.
57
8. La organización de los procesos permite alcanzar las metas en la fase de alistamiento de
proyectos productivos:
Figura 11. La organización de los procesos permite alcanzar las metas
Fuente: Autores
Por último, se determinó que para el 21% de los funcionarios gestores la organización de los
procesos siempre permite alcanzar las metas en la fase de alistamiento de proyectos productivos,
aunque para el 64% de encuestados esto favorece algunas veces y para el 14% restante nunca se
logra coordinación entre las actividades. Estos resultados responden a la poca pertenencia que se
observa de las organizaciones involucradas en el proyecto (Alcaldías y asociaciones de
productores), por el incumplimiento de requisitos ambientales o jurídicos y por la falta de
personal formulador de proyectos dentro de las asociaciones, entes territoriales y en la ADR en
general para socializar los requisitos ante los beneficiarios y agilizar el proceso.
Los encuestados indicaron otros factores que con frecuencia afectan la eficacia del proceso de
la fase de alistamiento de proyectos productivos, entre los que se destaca las zonas de difícil
58
acceso (muy distantes y con mal estado de las vías), por la presencia de situaciones de orden
público y por la falta de asignación de más personal por parte de la Agencia de Desarrollo rural
para apoyar la socialización los requisitos con los beneficiarios y para la gestión de las iniciativas
que presentan las asociaciones de productores.
4.1.2 Resultados de la encuesta aplicada a asociaciones de productores. Como parte del
diagnóstico realizado al proceso de formulación de proyectos productivos en la fase de
alistamiento en la Unidad Técnica Territorial No.4 de la Agencia de Desarrollo Rural, también se
aplicó una encuesta a los líderes de asociaciones de productores que presentan iniciativas de
proyectos. Los resultados fueron los siguientes:
1. Es fácil la comunicación con los funcionarios de la Unidad Técnica Territorial No.4 en la
fase de alistamiento de proyectos productivos:
Figura 12. Comunicación con los funcionarios de la Unidad Técnica Territorial No.4
Fuente: Autores
59
En los resultados de esta encuesta, se determinó que al 53% de asociaciones de productores
siempre les parece fácil comunicarse con funcionarios gestores de la Unidad Técnica Territorial
No.4 para coordinar lo relacionado con la fase de alistamiento de sus iniciativas productivas,
aunque para el 34% esto sucede algunas veces y para el 13% nunca. Estos resultados evidencian
las dificultades de comunicación que se presentan en algunas zonas rurales para solicitar
información a los interesados, como también cuando los funcionarios se encuentran en campo y
no tienen medios de comunicación inmediatos.
2. La atención que recibe de los funcionarios de la entidad:
Figura 13. La atención que recibe de los funcionarios de la entidad
Fuente: Autores
En los resultados de la figura anterior se observó que el 65% de asociaciones de productores
siempre tienen una atención buena de parte de los funcionarios de la UTT No.4, aunque el 22%
opina que se presenta algunas veces y para el 14% nunca. A pesar de las dificultades que se
60
pueden presentar para comunicarse y en los retrasos de los procesos de alistamiento, se
registraron mejores niveles de percepción sobre la atención que brinda el personal, siendo un
aspecto favorable para el desarrollo de estrategias de mejora que involucren a los beneficiarios
del programa de cofinanciamiento.
3. La Unidad Técnica Territorial No.4 realiza con prontitud los trámites para la fase de
alistamiento de las iniciativas que presenta:
Figura 14. Prontitud de la Unidad Técnica Territorial No.4 en los trámites
Fuente: Autores
En la figura anterior se logró determinar que solo el 5% de encuestados opinó que la Unidad
Técnica Territorial No.4 realiza con prontitud los trámites para la fase de alistamiento de las
iniciativas que presentan, aunque para el 31% algunas veces ocurren retrasos y para el 64% nunca
se logran cumplir las fechas esperadas. Esta situación responde a las diferentes dificultados que
61
tienen los funcionarios para realizar las verificaciones de información y para diligenciar los
extensos formatos que en la actualidad se manejan.
4. La Unidad Técnica Territorial No.4 realiza con prontitud las visitas en campo para la fase
de alistamiento de las iniciativas que presenta:
Figura 15. La Unidad Técnica Territorial No.4 realiza con prontitud las visitas en campo
Fuente: Autores
Los resultados de la figura anterior permitieron corroborar que solo el 7% de los encuestados
opina que la Unidad Técnica Territorial No.4 realiza con prontitud las visitas en campo para la
fase de alistamiento de las iniciativas que presenta, por lo que el 29% respondió que algunas
veces y el 64% aseguró que nunca se llevan a cabo en los días programados. Se evidencian las
consecuencias que generan los problemas que se presentan con la fase de alistamiento y que
repercute directamente en la eficacia y el cumplimiento de las actividades en campo.
62
5. La Unidad Técnica Territorial No.4 le explica con claridad los requisitos que debe cumplir
para tramitar sus iniciativas en la fase de alistamiento:
Figura 16. La Unidad Técnica Territorial No.4 explica con claridad los requisitos que debe
cumplir
Fuente: Autores
En lo relacionado con la información y documentación requerida, el 33% de las asociaciones
de productores encuestadas señalaron que Unidad Técnica Territorial No.4 siempre le explica con
claridad los requisitos que debe cumplir para tramitar sus iniciativas en la fase de alistamiento,
aunque el 30% indicó que algunas veces no comprenden algunos datos o formatos que deben
llenar y el 36% nunca tiene certeza sobre lo que debe entregar para lograr radicar sus ideas de
negocio.
63
6. La Unidad Técnica Territorial No.4 le entrega guías o documentos con la información que
necesita saber para cumplir con los requisitos sus iniciativas en la fase de alistamiento:
Figura 17. La Unidad Técnica Territorial No.4 entrega guías o documentos con información
Fuente: Autores
De acuerdo a lo anterior, en esta figura se determinó que solo el 2% de encuestados opina que
la Unidad Técnica Territorial No.4 le entrega guías o documentos con la información que
necesita saber para cumplir con los requisitos sus iniciativas en la fase de alistamiento, mientras
que el 5% dijo que algunas veces y el 93% restante respondió que nunca cuentan con documentos
que les permita guiarse para conseguir los documentos y demás información que necesitan para
gestionar sus iniciativas.
64
7. Las iniciativas que presenta son aceptadas en la fase de alistamiento y continúan en la fase
de estructuración:
Figura 18. Las iniciativas que presenta son aceptadas en la fase de alistamiento
Fuente: Autores
De acuerdo a los resultados de la figura anterior, se conoció que para el 8% de encuestados
las iniciativas que presentan siempre son aceptadas en la fase de alistamiento y continúan en la
fase de estructuración, aunque el 15% logra este resultado algunas veces y el 77% restante no
logra cumplir con los requisitos dentro de los términos de tiempo esperados. Es frecuente que se
produzcan cambios en los requisitos, principalmente a nivel legal y ambiental por lo que se
generan retrasos y en ocasiones los interesados desisten de sus iniciativas. Asimismo, algunos
representantes de las asociaciones de productores también señalaron que se presentan otros
factores que retrasan el proceso, como puede ser el cambio en los requisitos de cumplimiento, el
orden público de algunas zonas y la falta de personal que los apoye a realizar los trámites ya que
muchas veces desconocen los términos técnicos y legales que les piden.
65
4.2 Alternativa de Mejora para la Fase de Alistamiento
4.2.1 Descripción de la situación actual y la alternativa de mejora. En esta parte del
proyecto se definió la alternativa de mejora para la fase de alistamiento dentro del proceso de
formulación de los proyectos productivos Unidad Técnica Territorial No.4 de la Agencia de
Desarrollo Rural. Los resultados del diagnóstico indicaron que se presentan demoras en la
formulación y ejecución de los proyectos productivos de la UTT No.4 de la Agencia de
Desarrollo Rural, la cual se genera principalmente por fallas en la planeación y ejecución de las
fases de alistamiento y formulación, ya que se realizan en conjunto entre esta entidad, junto con
los entes municipales y las asociaciones de productores de los departamentos Norte de Santander
y Santander.
Las principales causas de la problemática es el cambio constante en los requisitos de
cumplimiento, las demoras en la recolección de la información de campo, el incumplimiento de
requerimientos normativos (ambientales y jurídicos) y la falta de conocimiento y apropiación de
la metodología a aplicar que afecta de forma directa la obtención de dichos proyectos. El
resultado es la insatisfacción de Agencia de Desarrollo rural a Nivel Central y de la comunidad
en general, ya que conlleva a tener proyectos sin formular o con demoras en su formulación, a su
vez pérdida de tiempo, de recursos financieros y finalmente, la inaccesibilidad de los productores
de la región a dichos proyectos productivos.
Por estas razones se hace necesario el análisis detallado de los procedimientos, formatos y de
los resultados de los casos presentados en los proyectos desarrollados hasta la fecha por parte de
UTT No.4, con el fin de mejorar la planeación y ejecución, principalmente de la fase de
alistamiento de los mismos para mejorar las condiciones actuales (demoras en la formulación de
66
proyectos) en busca del mejoramiento de las metas establecidas para la Unidad Técnica
Territorial No.4 de la Agencia de Desarrollo Rural y de las exigencias de ADR nivel central.
4.2.2 Involucrados. El principal involucrado en esta situación es la Unidad Técnica
Territorial No.4 de la ADR, quienes presentan resultados bajos en sus evaluaciones de gestión
con respectos a la formulación y ejecución de proyectos productivos en la región de los
Santanderes. Asimismo, también se cuenta como involucrados directos a los entes territoriales y
las asociaciones de productores, quienes se ven afectados por el bajo índice de presentación y
aprobación de dichos proyectos, lo que no permite mejorar las condiciones de producción y sus
ingresos. Por tal motivo, el mayor interés esta por parte de la UTT No.4 (Agencia de Desarrollo
Rural) y es en este escenario en donde se contaría con el mayor aporte de los involucrados.
67
Tabla 5. Matriz de involucrados
Involucrados Intereses Problemas Recursos Mandatos
Director UTT No.4 de ADR
Mejorar en las metas de
formulación de los proyectos
productivos.
Bajo rendimiento en el
cumplimiento de metas con
respecto a la formulación de
proyectos productivos en la
UTT.
Personal
Infraestructura
Experiencia
Decreto 2364 del 2015
(Por el cual se crea la
Agencia de Desarrollo
Rural - ADR, se
determinan su objeto y su
estructura orgánica)
Gestores de Proyectos UTT
No.4 de ADR
Mejorar los procesos para
optimizar sus funciones
Falta de instrumento
practico para la capacitación
de la fase de alistamiento en
la formulación de proyectos
productivos.
Tiempo y
experiencias
Reglamento para los
Proyectos Integrales de
Desarrollo Agropecuario
y Rural con Enfoque
Territorial (PIDAR)
Entes o Alcaldías
Municipales
Lograr la aprobación de los
proyectos productivos para
aumentar la productividad de
las asociaciones en sus
municipios.
Desconfianza frente a la
gestión de sus proyectos
productivos en la ADR.
No contar con personal
Necesidades de
Solución
Reglamento para los
Proyectos Integrales de
Desarrollo Agropecuario
y Rural con Enfoque
Territorial (PIDAR)
68
Involucrados Intereses Problemas Recursos Mandatos
suficiente para el
levantamiento de
información de campo ni
con experiencia en
formulación de proyectos.
Asociación de Productores
Agropecuarios
Aumentar sus capacidades
técnicas, administrativas, de
producción y
comercialización de sus
productos.
Que sus iniciativas de
proyectos sean aprobadas,
se formulen y ejecuten en el
menor tiempo posible.
Necesidades de
Solución
Reglamento para los
Proyectos Integrales de
Desarrollo Agropecuario
y Rural con Enfoque
Territorial (PIDAR)
Autores:
Yenithza del Pilar Joya M.
Alfonso Gabriel Salinas Q.
Sandra Jhoana Picón P.
Juan Alberto Carrero L.
Aplicar los conocimientos
adquiridos durante la
especialización en
Administración de proyectos.
No contar con los recursos
necesarios para el desarrollo
de la propuesta.
Propuesta
Direccionamiento y
normas para el desarrollo
de la propuesta
Universidad de
Santander-UDES
Fuente: Autore
69
4.2.3 Descripción de la propuesta. La alternativa seleccionada parte de la necesidad de
mejorar el proceso de alistamiento que ya está establecido en la Agencia de Desarrollo Rural, el
cual consiste en formular, ejecutar y hacer seguimiento a los proyectos productivos a financiar.
La propuesta está enfocada a mejorar la primera fase de este proceso, la cual hace referencia a la
fase de alistamiento en donde se exponen y tienen en cuenta los siguientes aspectos:
• Tipos de proyectos a financiar.
• Requisitos de los aspirantes y de la asociación de productores.
• Requisitos técnicos, jurídicos, ambientales y financieros del proyecto a formular.
• Levantamiento de información en campo (Datos relevantes y Geo-referenciación).
Se determina que la capacitación e implementación adecuada de esta fase (fase de
alistamiento) depende el resultado final de la misma y lo que a su vez evita las demoras en las
siguientes fases del proceso que son: Formulación, Ejecución y Seguimiento de los proyectos
productivos de la Agencia de Desarrollo Rural.
La propuesta a desarrollar permitirá implementar las buenas prácticas de gestión y
administración de proyectos a partir de:
• Revisión conceptual, normativa y de lecciones aprendidas dentro de la fase de
alistamiento del proceso de formulación de los proyectos productivos de la UTT No.4 de la ADR.
• Del resultado de esta revisión, del análisis de la información, del juicio de expertos
(Directivos, operativos y formuladores involucrados directamente en la fase de alistamiento) ya
sea personal interno de la Unidad Técnica Territorial No.4 ADR o personal externo, el equipo de
70
trabajo procederá a definir el contenido de la guía de capacitación para la fase de alistamiento de
los proyectos productivos de la UTT No.4 ADR.
• Desarrollo de la guía de capacitación para la fase de alistamiento de los proyectos
productivos de la UTT No.4 ADR, el cual establecerá las pautas a seguir, los formatos o
herramientas necesarias basados en las buenas prácticas establecidas por la guía PMBOK, con el
objeto de optimizar el tiempo del proceso de formulación de proyectos, logrando a su vez que se
cumplan con los lineamientos de los requisitos exigidos y el levantamiento efectivo de la
información de campo, con el fin de hacer que los beneficiarios (productores) puedan acceder a
los proyectos productivos de la Agencia de Desarrollo Rural (ADR).
Dicha guía se pondrá en conocimiento y socialización con el Director de la Unidad Técnica
Territorial No.4 de la ADR, quien en conjunto con su equipo operativo determinaran si se le
deberá realizar algún ajuste o modificación al documento.
Al finalizar el proceso de ajuste de la guía de capacitación y habiendo tenido en cuenta las
posibles sugerencias y recomendaciones de la UTT No.4 de la ADR a cargo del director, se
procederá a la impresión en físico del documento y a su compilación digital en CD para hacer
entrega de un documento físico y de uno digital al Director de la Agencia de Desarrollo Rural
Unidad Territorial No. 4 por medio de un acta de entrega.
4.2.4 Título de la propuesta. Elaboración de la guía de capacitación para la fase de
alistamiento dentro del proceso de formulación de los proyectos productivos de la Agencia de
Desarrollo Rural.
71
4.2.5 Descripción de los objetivos
Objetivo general: Diseñar la guía de capacitación para la fase de alistamiento de los
proyectos productivos de la Agencia de Desarrollo Rural.
Objetivos específicos:
1. Diseñar los planes de gestión de alcance, tiempo y costo para la elaboración de la guía de
capacitación para la fase de alistamiento dentro del proceso de formulación de los proyectos
productivos de la Agencia de Desarrollo Rural (ADR).
2. Revisar el componente conceptual, normativo y de lecciones aprendidas dentro de la fase
de alistamiento del proceso de formulación de los proyectos productivos de la UTT No.4 de la
Agencia de Desarrollo Rural (ADR).
3. Establecer contenidos de la guía de capacitación para la fase de alistamiento dentro del
proceso de formulación de los proyectos productivos de la Agencia de Desarrollo Rural (ADR).
4.2.6 Impacto esperado. Con este proyecto se pretende:
Mejorar la implementación del proceso de formulación de proyectos en la UTT No.4
específicamente en la fase de alistamiento para la formulación de los proyectos productivos.
Generar una base de conocimientos que permita a la UTT No.4 de la ADR y a sus gestores
(Profesionales y técnicos) mejorar la fase de alistamiento dentro del proceso de formulación en
sus futuros proyectos.
Mejorar la imagen y los resultados de gestión de la UTT No4 de la ADR a nivel regional y
nacional.
72
5. Propuesta de Mejora para la Fase de Alistamiento dentro del Proceso de Formulación
de Proyectos Productivos
A partir de los resultados obtenidos durante el estudio y de la alternativa seleccionada para
mejorar el proceso de formulación de los proyectos productivos en la fase de alistamiento, se
propuso la gestión de alcance, tiempo y costo que le permitirá a la Unidad Técnica Territorial
No.4 de la Agencia de Desarrollo Rural desarrollar el proyecto, alcanzar los objetivos y las metas
esperadas.
5.1 Gestión de Alcance
5.1.1 Interesados en el proyecto. El análisis de los requisitos se inició con la identificación
de los StakeHolders o interesados del proyecto, teniendo en cuenta su nivel de poder e interés
sobre el proyecto. Los resultados fueron los siguientes:
(Ver tabla 6).
73
Tabla 6. Interesados en el proyecto
Compromiso
Poder
/infl
uen
cia
Des
conoce
Se
Res
iste
Neu
tral
Apoya
Líd
er
Inte
rese
s
Estrategia Interesados
Director UTT No.4
de ADR
X D A A Gestionar de Cerca
Usuarios: Gestores
de Proyectos UTT
No.4 de ADR
X D
A
A
Gestionar de Cerca
Entes o Alcaldías
Municipales
X D
A
A
Gestionar de Cerca
Beneficiarios:
Asociación de
Productores
Agropecuarios
D
B
A
Informar
X=ACTUAL; D: DESEADO; A: ALTO; B: BAJO
ESTRATEGIAS: GESTIONAR DE CERCA (A-A); MANTENER SATISFECHO (A-B);
INFORMAR (B-A);
MONITOREAR (B-B)
Fuente: Lledo, 2015
74
Tabla 7. Recopilación de requisitos
LISTADO DE REQUISITOS DE NEGOCIO DEL DIRECTOR UTT No.4 DE ADR
ID Requisitos
R1 Bajar los índices de insatisfacción de los beneficiarios del programa social
R2 Mejorar el cumplimiento de metas en la formulación de proyectos productivos
R3 Usar estrategias de capacitación para los funcionarios gestores y para las
asociaciones de productores de los diferentes municipios.
LISTADO DE REQUISITOS DE NEGOCIO CLIENTE GESTORES DE PROYECTOS UTT No.4
DE ADR
ID Requisitos
R1
Mejorar las metodologías de aplicación del proceso de formulación de proyectos
productivos en la fase de alistamiento para hacer una correcta interpretación de
requisitos, procedimientos, formatos y trabajo de campo.
R2 Mejorar el nivel de aprobación de proyectos productivos que presentan las
asociaciones de productores en Santander y Norte de Santander.
LISTADO DE REQUISITOS DE NEGOCIO CLIENTE ENTES O ALCALDÍAS MUNICIPALES
ID Requisitos
R1 Fomentar el desarrollo rural a partir de la ejecución de proyectos productivos que
se presenten por las diferentes asociaciones de productores.
R2
Brindar mayor formación a las asociaciones de productores en cuanto a los
requisitos que deben cumplir para acceder a los beneficios de cofinanciación ante
la UTT No.4.
LISTADO DE REQUISITOS DE BENEFICIARIOS ASOCIACIÓN DE PRODUCTORES
AGROPECUARIOS
ID Requisitos
R1 Desarrollar proyectos productivos que optimicen el uso de recursos endógenos a
nivel territorial.
R2 Mejorar el desarrollo social y económico de sus asociados y por lo tanto, la calidad
de vida de las familias vinculadas.
R3 Aumentar los índices de aprobación de iniciativas de proyectos productivos que se
presentan a la UTT No.4.
Fuente: Autores
75
5.1.2 Definición del alcance
E1: Una (1) guía de capacitación para la fase de alistamiento dentro del proceso de
formulación de proyectos productivos de la UTT No.4 de la Agencia de Desarrollo Rural (ADR).
E2: 14 funcionarios de la UTT No.4 capacitados y 11 municipios (127 asociaciones de
productores) que reciben la socialización de la guía.
Sub-Entregables:
Entrega de las evidencias de la capacitación en la UTT No. 4.
Entrega de las evidencias de la socialización de la guía en 6 municipios de Norte de
Santander.
Entrega de las evidencias de la socialización de la guía en 5 municipios de Santander.
Descripción:
SE1.1. El director de la UTT No. 4 facilita los espacios para recopilar información sobre
fortalezas, dificultades y experiencias del personal de la entidad para la elaboración de la guía.
SE1.2. El director de la UTT No. 4 facilita los espacios para la construcción de la guía de
capacitación utilizando procedimientos y formatos que maneja la entidad.
SE1.3. El director de la UTT No. 4 facilita la realización de las capacitaciones y se organizan
los horarios de los gestores para asistir a las capacitaciones.
SE1.4. El director de la UTT No. 4 otorga los recursos para la elaboración de la guía de
capacitación.
76
SE2.1. Las Alcaldías municipales organizan dentro de su agenda la realización de planes de
formación para las asociaciones de productores sobre el cumplimiento de requisitos para acceder
a programas de cofinanciación de proyectos.
SE2.2. Las Alcaldías municipales convocan a las asociaciones de productores a participar en
las jornadas de socialización.
SE2.3. Las Alcaldías municipales facilitan la logística para llevar a cabo las socializaciones
de acuerdo a los productores que cuenten en su área de influencia.
77
Tabla 8. Descripción de Sub-Entregables
Entregable Descripción
ID Entregable:
E2
14 funcionarios de la UTT No.4 capacitados y 11 municipios (127
asociaciones de productores)
Descripción
Capacitar a los funcionarios de la UTT No.4 sobre el procedimiento
adecuado para ejecutar la fase de alistamiento dentro del proceso de
formulación de proyectos productivos que desarrolla la Agencia de
Desarrollo Rural y socializar los principales requisitos que deben
cumplir las asociaciones de productores en el departamento de
Santander y Norte de Santander.
Criterio de
aceptación del
entregable:
Cumplir con 14 funcionarios capacitados en la UTT No.4. y 127
asociaciones de productores en 11 municipios de Santander y Nor de
Santander.
Cumplir con el diligenciamiento correcto de los listados de asistencia.
Cumplir con el Informe escrito con evidencias fotográficas y
audiovisuales de los procesos desarrollados en cada una de las
actividades.
Id Sub-
Entregable
Sub-Entregable Descripción Criterio o Requisito de
Aceptación
SE1
Entrega de las
evidencias de la
capacitación con
14 funcionarios de
la UTT No. 4.
Capacitar a 14
funcionarios de la
UTT No.4 sobre el
procedimiento
adecuado para
ejecutar la fase de
alistamiento dentro
del proceso de
formulación de
Listado de asistencia de 14
funcionarios adscritos a la
UTT No.4.
Evidencia fotográfica de 14
funcionarios que reciben la
capacitación.
78
Entregable Descripción
proyectos
productivos que
desarrolla la
Agencia de
Desarrollo Rural en
el departamento de
Santander y Norte
de Santander.
Informe escrito de
resultados de la
capacitación con
evidencias fotográficas y
audiovisuales de las
actividades desarrolladas.
SE2
Entrega de las
evidencias de la
socialización en 6
municipios y 47
asociaciones de
productores en
Norte de
Santander.
Socializar los
principales
requisitos que
deben cumplir las
asociaciones de
productores en el
departamento de
Norte de Santander
para acceder a la
cofinanciación de
sus iniciativas.
Duración de
socializaciones: 4
horas.
Listado de asistencia de 40
asociaciones de
productores en 6
municipios que asistieron a
la actividad.
Evidencia fotográfica de 40
asociaciones de
productores en 6
municipios que asistieron a
la actividad.
Informe escrito de
resultados de la
capacitación con
evidencias fotográficas y
audiovisuales de las
actividades desarrolladas.
SE2 Entrega de las
evidencias de l a
Socializar los
principales
Listado de asistencia de 87
asociaciones de
79
Entregable Descripción
Fuente: Autores
socialización en 6
municipios y 87
asociaciones de
productores en
Santander.
requisitos que
deben cumplir las
asociaciones de
productores en el
departamento de
Santander para
acceder a la
cofinanciación de
sus iniciativas.
Duración de
socializaciones: 4
horas.
productores en 5
municipios que asistieron a
la actividad.
Evidencia fotográfica de 87
asociaciones de
productores en 5
municipios que asistieron a
la actividad.
Informe escrito de
resultados de la
capacitación con
evidencias fotográficas y
audiovisuales de las
actividades desarrolladas.
80
EDT:
Figura 21. EDT del proyecto
Fuente: Autores
81
5.2 Gestión de Tiempo
5.2.1 Definición de actividades. Se realizó la numeración de la lista de actividades, las
cuales se revisaron para confirmar que son las suficientes para cumplir con los entregables
identificados para el proyecto.
Tabla 9. Definición de actividades
ID Nombre de tarea
1 E2. CAPACITACIÓN PARA FUNCIONARIOS DE LA UTT No. 4 Y
ASOCIACIONES DE PRODUCTORES (11 MUNICIPIOS)
2 Determinación del contenido de la guía de capacitación sobre la fase de alistamiento
dentro del proceso de formulación de los proyectos productivos
3 EJECUCIÓN DE LA GUÍA DE CAPACITACIÓN CON 14 FUNCIONARIOS
DE LA UTT No. 4
4 PLANEACION CAPACITACIÓN CON 14 FUNCIONARIOS DE LA
ENTIDAD EN LA CIUDAD DE CÚCUTA
5 Determinación del lugar de la capacitación
6 Determinación de la logística para la realización de la capacitación
7 EJECUCION DE LA CAPACITACIÓN A 14 FUNCIONARIOS DE LA
ENTIDAD EN LA CIUDAD DE CÚCUTA
8 Registro de asistentes a la capacitación
9 Realización de la capacitación.
10 ENTREGA DE LAS EVIDENCIAS DE LA CAPACITACIÓN A 14
FUNCIONARIOS DE LA ENTIDAD EN LA CIUDAD DE CÚCUTA
11 Entrega de evidencias de capacitación a la UTT No.4 en Cúcuta
12
SOCIALIZACIÓN DE LA GUÍA DE CAPACITACIÓN CON 6 ALCALDÍAS
Y 40 ASOCIACIONES DE PRODUCTORES DEL DEPARTAMENTO DE
N.DE. S
13
PLANEACION DE LA CAPACITACIÓN CON 6 ALCALDÍAS Y 40
ASOCIACIONES DE PRODUCTORES DEL DEPARTAMENTO DE NORTE
DE SANTANDER
14 Determinación del lugar de la socialización
15 Determinación de la logística para la realización de la socialización
16 EJECUCION DE LA SOCIALIZACIÓN CON 6 ALCALDÍAS Y 40
ASOCIACIONES DE PRODUCTORES EN NORTE DE SANTANDER
17 Registro de asistentes a la socialización
18 Realización de la socialización
19 ENTREGA DE LAS EVIDENCIAS DE LA SOCIALIZACIÓN CON 6
ALCALDÍAS Y 40 ASOCIACIONES DE PRODUCTORES EN NORTE DE
82
20
SANTANDER
Entrega de evidencias de socialización a la UTT No.4
21
SOCIALIZACIÓN DE LA GUÍA DE CAPACITACIÓN CON 5 ALCALDÍAS
Y 87 ASOCIACIONES DE PRODUCTORES DEL DEPARTAMENTO DE
SANTANDER
22
PLANEACION DE LA CAPACITACIÓN CON 5 ALCALDÍAS Y 87
ASOCIACIONES DE PRODUCTORES DEL DEPARTAMENTO DE
SANTANDER
23 Determinación del lugar de la socialización
24 Determinación de la logística para la realización de la socialización
25 EJECUCION DE LA SOCIALIZACIÓN CON 5 ALCALDÍAS Y 40
ASOCIACIONES DE PRODUCTORES EN NORTE DE SANTANDER
26 Registro de asistentes a la socialización
27 Realización de la socialización.
28
ENTREGA DE LAS EVIDENCIAS DE LA SOCIALIZACIÓN CON 6
ALCALDÍAS Y 40 ASOCIACIONES DE PRODUCTORES EN NORTE DE
SANTANDER
29 Entrega de evidencias de socialización a la UTT No.4
Fuente: Autores
5.2.2 Secuencia de actividades. Seguidamente, se definió la relación entre las diferentes
actividades propuestas. Para determinar esta secuencia de tuvieron en cuenta actividades
predecesoras y se elaboró gráficamente el Modelo de Ruta Crítica – CPM.
ID Nombre de tarea
83
Tabla 10. Secuencia de actividades
ID Nombre de tarea Predecesoras
1 E2. CAPACITACIÓN PARA FUNCIONARIOS DE LA UTT No. 4 Y
ASOCIACIONES DE PRODUCTORES (11 MUNICIPIOS)
2
Determinación del contenido de la guía de capacitación sobre la fase de
alistamiento dentro del proceso de formulación de los proyectos
productivos
3 EJECUCIÓN DE LA GUÍA DE CAPACITACIÓN CON 14
FUNCIONARIOS DE LA UTT No. 4
4 PLANEACION CAPACITACIÓN CON 14 FUNCIONARIOS DE
LA ENTIDAD EN LA CIUDAD DE CÚCUTA
5 Determinación del lugar de la capacitación
6 Determinación de la logística para la realización de la capacitación 5
7 EJECUCION DE LA CAPACITACIÓN A 14 FUNCIONARIOS DE
LA ENTIDAD EN LA CIUDAD DE CÚCUTA 6
8 Registro de asistentes a la capacitación 6
9 Realización de la capacitación. 8
10 ENTREGA DE LAS EVIDENCIAS DE LA CAPACITACIÓN A 14
FUNCIONARIOS DE LA ENTIDAD EN LA CIUDAD DE CÚCUTA
11 Entrega de evidencias de capacitación a la UTT No.4 en Cúcuta
12
SOCIALIZACIÓN DE LA GUÍA DE CAPACITACIÓN CON 6
ALCALDÍAS Y 40 ASOCIACIONES DE PRODUCTORES DEL
DEPARTAMENTO DE N.DE. S
13
PLANEACION DE LA CAPACITACIÓN CON 6 ALCALDÍAS
Y 40 ASOCIACIONES DE PRODUCTORES DEL
DEPARTAMENTO DE NORTE DE SANTANDER
11
14 Determinación del lugar de la socialización 11
15 Determinación de la logística para la realización de la socialización 14
16
EJECUCION DE LA SOCIALIZACIÓN CON 6 ALCALDÍAS Y
40 ASOCIACIONES DE PRODUCTORES EN NORTE DE
SANTANDER
17 Registro de asistentes a la socialización 15
18 Realización de la socialización 15
19
ENTREGA DE LAS EVIDENCIAS DE LA SOCIALIZACIÓN
CON 6 ALCALDÍAS Y 40 ASOCIACIONES DE PRODUCTORES
EN NORTE DE SANTANDER
20 Entrega de evidencias de socialización a la UTT No.4
21
SOCIALIZACIÓN DE LA GUÍA DE CAPACITACIÓN CON 5
ALCALDÍAS Y 87 ASOCIACIONES DE PRODUCTORES DEL
DEPARTAMENTO DE SANTANDER
22 PLANEACION DE LA CAPACITACIÓN CON 5 ALCALDÍAS Y
87 ASOCIACIONES DE PRODUCTORES DEL DEPARTAMENTO
84
23
DE SANTANDER
Determinación del lugar de la socialización
24 Determinación de la logística para la realización de la socialización 23
25
EJECUCION DE LA SOCIALIZACIÓN CON 5 ALCALDÍAS Y
40 ASOCIACIONES DE PRODUCTORES EN NORTE DE
SANTANDER
26 Registro de asistentes a la socialización 24
27 Realización de la socialización. 26
28
ENTREGA DE LAS EVIDENCIAS DE LA SOCIALIZACIÓN
CON 6 ALCALDÍAS Y 40 ASOCIACIONES DE PRODUCTORES
EN NORTE DE SANTANDER
29 Entrega de evidencias de socialización a la UTT No.4 27
Fuente: Autores
ID Nombre de tarea Predecesoras
85
Diagrama de red:
Figura 22. Diagrama de red del proyecto
Fuente: Autores
86
5.2.3 Estimación de recursos
A partir del análisis anterior, se estableció el tipo, cantidad y disponibilidad de los recursos
necesarios para llevar a cabo las actividades del proyecto.
Tabla 11. Estimación de recursos
Nombre del Recurso Tipo de Recurso Cantidad
Director del proyecto Trabajo 1
Auxiliar administrativo 1 Trabajo 1
Papelería Material 12
Lapiceros Material 24
Alquiler Computadores portátiles Material 2
Alquiler Video Beam Material 1
Folletos de la guía de capacitación Material 200
Auxiliares logísticos Trabajo 4
Fuente: Autores
5.2.4 Estimación de duración de las actividades
Se estimó el tiempo de duración para realizar las actividades, teniendo en cuenta la opinión
del director de la UTT No.4, las disponibilidades del personal y los requerimientos logísticos. La
estimación se realizó utilizando la Herramienta PERT y se presenta de la siguiente manera:
87
Tabla 12. Estimación de duración de las actividades en herramienta PERT
ID Actividad TM TO TP Duración (Te)
1
E2. CAPACITACIÓN PARA
FUNCIONARIOS DE LA
UTT No. 4 Y
ASOCIACIONES DE
PRODUCTORES (11
MUNICIPIOS)
75
76
77
76
2
Determinación del contenido
de la guía de capacitación
sobre la fase de alistamiento
dentro del proceso de
formulación de los proyectos
productivos
1
1
1
1
3
EJECUCIÓN DE LA
GUÍA DE CAPACITACIÓN
CON 14 FUNCIONARIOS
DE LA UTT No. 4
9
10
11
10
4
PLANEACION
CAPACITACIÓN CON 14
FUNCIONARIOS DE LA
ENTIDAD EN LA CIUDAD
DE CÚCUTA
7
8
9
8
5 Determinación del lugar
de la capacitación
4
5
6
5
6
Determinación de la
logística para la realización de
la capacitación
2
3
4
3
7
EJECUCIÓN DE LA
CAPACITACIÓN A 14
FUNCIONARIOS DE LA
ENTIDAD EN LA CIUDAD
DE CÚCUTA
2
3
4
3
8 Registro de asistentes a la
capacitación
1
1
2
1
9 Realización de la
capacitación.
1
1
2
1
10
ENTREGA DE LAS
EVIDENCIAS DE LA
CAPACITACIÓN A 14
FUNCIONARIOS DE LA
ENTIDAD EN LA CIUDAD DE CÚCUTA
1
1
2
1
88
ID Actividad TM TO TP Duración (Te)
11 Entrega de evidencias de
capacitación a la UTT No.4 en
Cúcuta
2
1
2
2
12
SOCIALIZACIÓN DE LA
GUÍA DE CAPACITACIÓN
CON 6 ALCALDÍAS Y 40
ASOCIACIONES DE
PRODUCTORES DEL
DEPARTAMENTO DE
N.DE. S
10
11
12
11
13
PLANEACION DE LA
CAPACITACIÓN CON 6
ALCALDÍAS Y 40
ASOCIACIONES DE
PRODUCTORES DEL
DEPARTAMENTO DE
NORTE DE SANTANDER
7
8
9
8
14 Determinación del lugar
de la socialización
4
5
6
5
15
Determinación de la
logística para la realización de
la socialización
2
3
4
3
16
EJECUCION DE LA
SOCIALIZACIÓN CON 6
ALCALDÍAS Y 40
ASOCIACIONES DE
PRODUCTORES EN
NORTE DE SANTANDER
1
2
3
2
17 Registro de asistentes a la
socialización
1
1
2
1
18 Realización de la
socialización
1
1
2
1
19
ENTREGA DE LAS
EVIDENCIAS DE LA
SOCIALIZACIÓN CON 6
ALCALDÍAS Y 40
ASOCIACIONES DE
PRODUCTORES EN
NORTE DE SANTANDER
2
1
2
2
20 Entrega de evidencias de
socialización a la UTT No.4
2
1
2
2
89
ID Actividad TM TO TP Duración (Te)
21
SOCIALIZACIÓN DE LA
GUÍA DE CAPACITACIÓN
CON 5 ALCALDÍAS Y 87
ASOCIACIONES DE
PRODUCTORES DEL
DEPARTAMENTO DE
SANTANDER
19
20
21
20
22
PLANEACION DE LA
CAPACITACIÓN CON 5
ALCALDÍAS Y 87
ASOCIACIONES DE
PRODUCTORES DEL
DEPARTAMENTO DE
SANTANDER
9
10
11
10
23 Determinación del lugar
de la socialización
4
5
6
5
24
Determinación de la
logística para la realización de
la socialización
4 5 6 5
25
EJECUCION DE LA
SOCIALIZACIÓN CON 5
ALCALDÍAS Y 40
ASOCIACIONES DE
PRODUCTORES EN
NORTE DE SANTANDER
0
26 Registro de asistentes a la
socialización
1
2
3
2
27 Realización de la
socialización.
3
4
5
4
28
ENTREGA DE LAS
EVIDENCIAS DE LA
SOCIALIZACIÓN CON 6
ALCALDÍAS Y 40
ASOCIACIONES DE
PRODUCTORES EN
NORTE DE SANTANDER
29 Entrega de evidencias de
socialización a la UTT No.4
1
1
2
1
Fuente: Autores
90
Tabla 13. Estimación de duración de las actividades en Project
ID Nombre de tarea Predecessors Duration
1
E2. CAPACITACIÓN PARA FUNCIONARIOS DE LA UTT
No. 4 Y ASOCIACIONES DE PRODUCTORES (11
MUNICIPIOS)
76 days
2
Determinación del contenido de la guía de capacitación sobre la
fase de alistamiento dentro del proceso de formulación de los
proyectos productivos
1 day
3 EJECUCIÓN DE LA GUÍA DE CAPACITACIÓN CON 14
FUNCIONARIOS DE LA UTT No. 4
10 days
4
PLANEACION CAPACITACIÓN CON 14
FUNCIONARIOS DE LA ENTIDAD EN LA CIUDAD DE
CÚCUTA
8 days
5 Determinación del lugar de la capacitación 5 days
6 Determinación de la logística para la realización de la
capacitación 5 3 days
7
EJECUCION DE LA CAPACITACIÓN A 14
FUNCIONARIOS DE LA ENTIDAD EN LA CIUDAD DE
CÚCUTA
6
3 days
8 Registro de asistentes a la capacitación 6 1 day
9 Realización de la capacitación. 8 1 day
10
ENTREGA DE LAS EVIDENCIAS DE LA
CAPACITACIÓN A 14 FUNCIONARIOS DE LA ENTIDAD
EN LA CIUDAD DE CÚCUTA
1 day
11 Entrega de evidencias de capacitación a la UTT No.4 en
Cúcuta
1 day
12
SOCIALIZACIÓN DE LA GUÍA DE CAPACITACIÓN
CON 6 ALCALDÍAS Y 40 ASOCIACIONES DE
PRODUCTORES DEL DEPARTAMENTO DE N.DE. S
11 days
13
PLANEACION DE LA CAPACITACIÓN CON 6
ALCALDÍAS Y 40 ASOCIACIONES DE PRODUCTORES
DEL DEPARTAMENTO DE NORTE DE SANTANDER
11
8 days
14 Determinación del lugar de la socialización 11 5 days
15 Determinación de la logística para la realización de la
socialización 14 3 days
16
EJECUCION DE LA SOCIALIZACIÓN CON 6
ALCALDÍAS Y 40 ASOCIACIONES DE PRODUCTORES
EN NORTE DE SANTANDER
2 days
17 Registro de asistentes a la socialización 15 1 day
18 Realización de la socialización 15 1 day
19
ENTREGA DE LAS EVIDENCIAS DE LA
SOCIALIZACIÓN CON 6 ALCALDÍAS Y 40
ASOCIACIONES DE PRODUCTORES EN NORTE DE
1 day
91
20
SANTANDER
Entrega de evidencias de socialización a la UTT No.4
1 day
21
SOCIALIZACIÓN DE LA GUÍA DE CAPACITACIÓN
CON 5 ALCALDÍAS Y 87 ASOCIACIONES DE
PRODUCTORES DEL DEPARTAMENTO DE
SANTANDER
20 days
22
PLANEACION DE LA CAPACITACIÓN CON 5
ALCALDÍAS Y 87 ASOCIACIONES DE PRODUCTORES
DEL DEPARTAMENTO DE SANTANDER
10 days
23 Determinación del lugar de la socialización 5 days
24 Determinación de la logística para la realización de la
socialización 23 5 days
25
EJECUCION DE LA SOCIALIZACIÓN CON 5
ALCALDÍAS Y 40 ASOCIACIONES DE PRODUCTORES
EN NORTE DE SANTANDER
26 Registro de asistentes a la socialización 24 2 days
27 Realización de la socialización. 26 4 days
28
ENTREGA DE LAS EVIDENCIAS DE LA
SOCIALIZACIÓN CON 6 ALCALDÍAS Y 40
ASOCIACIONES DE PRODUCTORES EN NORTE DE
SANTANDER
29 Entrega de evidencias de socialización a la UTT No.4 27 1 day
Fuente: Autores
5.2.5 Desarrollo del cronograma. Se organizaron las actividades para determinar las fechas
de inicio y terminación apropiadas para llevar a cabo el proyecto. Para la elaboración del
cronograma se utilizó la herramienta informática Ms-Project, tal como se muestra a continuación.
ID Nombre de tarea Predecessors Duration
92
Tabla 14. Desarrollo del cronograma
ID Nombre de tarea Predecessors Duration Start Finish
1
E2. CAPACITACIÓN PARA FUNCIONARIOS
DE LA UTT No. 4 Y ASOCIACIONES DE
PRODUCTORES (11 MUNICIPIOS)
76 days
Fri
1/11/19
Sat
22/02/20
2
Determinación del contenido de la guía de
capacitación sobre la fase de alistamiento dentro
del proceso de formulación de los proyectos
productivos
1 day
Wed
6/11/19
Wed
6/11/19
3
EJECUCIÓN DE LA GUÍA DE
CAPACITACIÓN CON 14 FUNCIONARIOS
DE LA UTT No. 4
10 days Wed
6/11/19
Wed
20/11/19
4
PLANEACION CAPACITACIÓN CON 14
FUNCIONARIOS DE LA ENTIDAD EN LA
CIUDAD DE CÚCUTA
8 days Wed
6/11/19
Mon
18/11/19
5 Determinación del lugar de la capacitación 5 days Fri 1/11/19 Fri 8/11/19
6 Determinación de la logística para la
realización de la capacitación 5 3 days
Tue
12/11/19
Thu
14/11/19
7
EJECUCION DE LA CAPACITACIÓN A 14
FUNCIONARIOS DE LA ENTIDAD EN LA
CIUDAD DE CÚCUTA
6
3 days Thu
14/11/19
Mon
18/11/19
8 Registro de asistentes a la capacitación 6 1 day Fri
15/11/19
Fri
15/11/19
9 Realización de la capacitación. 8 1 day Mon
18/11/19
Mon
18/11/19
10
ENTREGA DE LAS EVIDENCIAS DE LA
CAPACITACIÓN A 14 FUNCIONARIOS DE LA
ENTIDAD EN LA CIUDAD DE CÚCUTA
1 day Wed
20/11/19
Wed
20/11/19
11 Entrega de evidencias de capacitación a la
UTT No.4 en Cúcuta
1 day
Wed
20/11/19
Wed
20/11/19
12
SOCIALIZACIÓN DE LA GUÍA DE
CAPACITACIÓN CON 6 ALCALDÍAS Y 40
ASOCIACIONES DE PRODUCTORES DEL
DEPARTAMENTO DE N.DE. S
11 days
Thu
21/11/19
Thu
5/12/19
13
PLANEACION DE LA CAPACITACIÓN
CON 6 ALCALDÍAS Y 40 ASOCIACIONES
DE PRODUCTORES DEL DEPARTAMENTO
DE NORTE DE SANTANDER
11
8 days
Thu
21/11/19
Mon
2/12/19
14 Determinación del lugar de la socialización 11 5 days Thu
21/11/19
Wed
27/11/19
15 Determinación de la logística para la
realización de la socialización 14 3 days
Thu
28/11/19
Mon
2/12/19
16
EJECUCION DE LA SOCIALIZACIÓN
CON 6 ALCALDÍAS Y 40 ASOCIACIONES
DE PRODUCTORES EN NORTE DE
SANTANDER
2 days
Thu
21/11/19
Fri
22/11/19
17 Registro de asistentes a la socialización 15 1 day Tue Tue
93
18
Realización de la socialización
15
1 day
3/12/19
Tue
3/12/19
3/12/19
Tue
3/12/19
19
ENTREGA DE LAS EVIDENCIAS DE LA
SOCIALIZACIÓN CON 6 ALCALDÍAS Y 40
ASOCIACIONES DE PRODUCTORES EN
NORTE DE SANTANDER
1 day
Thu
5/12/19
Thu
5/12/19
20 Entrega de evidencias de socialización a la
UTT No.4
1 day
Thu
5/12/19
Thu
5/12/19
21
SOCIALIZACIÓN DE LA GUÍA DE
CAPACITACIÓN CON 5 ALCALDÍAS Y 87
ASOCIACIONES DE PRODUCTORES DEL
DEPARTAMENTO DE SANTANDER
20 days
Tue
28/01/20
Sat
22/02/20
22
PLANEACION DE LA CAPACITACIÓN
CON 5 ALCALDÍAS Y 87 ASOCIACIONES
DE PRODUCTORES DEL DEPARTAMENTO
DE SANTANDER
10 days
Tue
28/01/20
Mon
10/02/20
23 Determinación del lugar de la socialización
5 days Tue
28/01/20
Mon
3/02/20
24 Determinación de la logística para la
realización de la socialización 23 5 days
Tue
4/02/20
Mon
10/02/20
25
EJECUCION DE LA SOCIALIZACIÓN
CON 5 ALCALDÍAS Y 40 ASOCIACIONES
DE PRODUCTORES EN NORTE DE
SANTANDER
26 Registro de asistentes a la socialización 24 2 days Tue
11/02/20
Wed
12/02/20
27 Realización de la socialización. 26 4 days Thu
13/02/20
Tue
18/02/20
28
ENTREGA DE LAS EVIDENCIAS DE LA
SOCIALIZACIÓN CON 6 ALCALDÍAS Y 40
ASOCIACIONES DE PRODUCTORES EN
NORTE DE SANTANDER
29 Entrega de evidencias de socialización a la
UTT No.4 27 1 day
Thu
20/02/20
Thu
20/02/20
Fuente: Autores
ID Nombre de tarea Predecessors Duration Start Finish
94
5.2.6 Ruta crítica del proyecto
Figura 23. Ruta crítica del proyecto
Fuente: Autores
95
5.3 Gestión de Costo
Se calcularon los diferentes rubros relacionados con los requerimientos de talento humano,
materiales y costos fijos. El presupuesto total fue de $12.560.694,30, teniendo en cuenta un
concepto de imprevistos (5%), de gastos administrativos (5%) y la utilidad esperada (10%) (ver
tabla 15).
Tabla 16. Resumen presupuesto
Talento Humano
Administrativo Cantidad -
Días
Valor Día
Total
Director del Proyecto 76 $ 35.000,00 $2.660.000,00
Auxiliar
Administrativo 1
76
$ 30.000,00
$2.280.000,00 Total $4.940.000,00
Operativo
Auxiliares logísticos 1 10 $25.000,00 $250.000,00
Auxiliares logísticos 2 10 $ 25.000,00 $250.000,00
Auxiliares logísticos 3 10 $ 25.000,00 $250.000,00
Auxiliares logísticos 4 10 $ 25.000,00 $250.000,00
$ Total $ 1.000.000,00
Total Talento Humano $5.940.000,00
Material
Recursos Oficina Cantidad Precio Unidad Total
Papelería 12 $5.000,00 $60.000,00
Otros $ 7.200,00
Total
$67.200,00
Equipos
Computadores portátiles
Leasing 2 $ 500.000,00 $1.000.000,00
Total
$ 1.000.000,00
Total Material $ 1.067.200,00
96
De tipo Costo Fijo
Ítem Cantidad Precio Unidad Total Guía de capacitación y folletos educativos 200 $ 10.000 $ 2.000.000,00 Alquiler Video Beam 54 horas $25.000,00 $ 1.350.000,00
Total de costo $3.350.000,00
Total
$10.357.200,00
Imprevistos (5%) $517.860,00 Total +imprevistos $10.875.060,000 Gastos
Administrativos(5%) $543.753,00
Total + Gastos Admin $11.418.813,000 Utilidades(10%) $1.141.881,30
Presupuesto Total (sin IVA)
$12.560.694,30
Fuente: Autores
97
6. Conclusiones
La formulación del proyecto bajo la metodología PMBOK® se vio favorecida por la
información recopilada en el diagnóstico, donde se analizaron los factores que ocasionaban la
problemática, tanto desde el ámbito interno de la Unidad Técnica Territorial No.4, como desde el
punto de vista de los beneficiarios (asociaciones de productores), lo que permitió identificar con
claridad las causas del problema en contraste con la normatividad y especificaciones técnicas del
proceso.
Dentro de las principales causas que generan la baja eficacia del proceso en la etapa de
alistamiento se cuentan los cambios constantes en los requisitos de cumplimiento que realiza la
Agencia de Desarrollo Rural, como también por la insuficiencia de personal, desorientación en el
uso de los formatos establecidos para el desarrollo de los proyectos PIDAR, la dificultad para
diligenciar todos los formatos para la caracterización de beneficiarios y para realizar el trabajo en
campo.
Se observaron otras dificultades que afectan la eficacia del proceso, como son las zonas
rurales con difícil acceso, las situaciones de orden público, falta de equipos GPS, poco apoyo de
las organizaciones involucradas, incumplimiento de requisitos ambientales o jurídicos de parte de
los interesados y poca formación de personal en las asociaciones, entes territoriales y en la ADR
sobre la ruta del trabajo.
Se logró establecer una alternativa de mejora basada en el diseño e implementación de una
guía capacitación para la fase de alistamiento dentro del proceso de formulación de los proyectos
productivos que se debe utilizar en Unidad Técnica Territorial No.4 de la Agencia de Desarrollo
98
Rural. Los principales beneficiarios son los funcionarios gestores de proyectos productivos
rurales y las asociaciones de productores que deseen presentar iniciativas para cofinanciación.
Teniendo en cuenta los conocimientos y experiencia de las directoras del proyecto en
referencia a la guía PMBOK®, metodologías y la ingeniería de procesos, se definieron las
condiciones de la gestión de alcance, tiempo y costo para la mejora de la fase de alistamiento
dentro del proceso de formulación de los proyectos productivos en la Unidad Técnica Territorial
No.4.
Dentro de esta propuesta de grado se logrará la vinculación de experiencias profesionales del
grupo, los conocimientos de cada uno ellos desde su perfil profesional, más los conocimientos
adquiridos durante la especialización en administración de proyectos.
La implementación de la propuesta permitirá a la Unidad Técnica Territorial No.4 obtener la
estrategia a implementar para el desarrollo de la capacitación en la fase de alistamiento para la
formulación de proyectos productivos de la Agencia de Desarrollo Rural.
La implementación de dicha propuesta no solo beneficiara a la UTT No.4 de la Agencia de
Desarrollo Rural, sino también a los entes territoriales o asociaciones de productores de los
departamentos de Norte de Santander y Santander, quienes podrán recibir en el menor tiempo
posible la confinación de sus proyectos productivos.
El desarrollo de esta guía permitirá también que los gestores de la Agencia de Desarrollo
Rural, los enlaces de los entes municipales y demás personas encargadas de levantar la
información de campo, cuenten con los parámetros a seguir necesarios, con el fin de lograr la
formulación de los proyectos productivos con cofinanciación de la Agencia de Desarrollo Rural.
99
7. Recomendaciones
Se sugiere al director de la Unidad Territorial No. 4 de la ADR continuar con la gestión de la
propuesta ante ADR nivel central con el fin de ser implementada y socializada con sus gestores y
los beneficiarios que reciben los servicios de la agencia.
La organización debería contemplar el acompañamiento continuo del grupo de profesionales
que desarrolló la propuesta con el fin de que esta se implemente en conjunto con los gestores de
proyectos de la UTT No. 4 teniendo en cuenta cada uno de los puntos establecidos en la misma.
Sería importante evaluar el impacto de la implementación de la guía de capacitación para la
fase de alistamiento de los proyectos PIDAR la cual hace parte de la propuesta de mejora una vez
se realice la evaluación del cumplimiento de metas a la Unidad Técnica Territorial No.4 que para
el caso, sus resultados deben abarcar los dos departamentos (Norte de Santander y Santander),
teniendo en cuenta la alta demanda de la comunidad.
Se sugiere al director de la Unidad Territorial No. 4 de la ADR solicitar ante ADR nivel
central la incorporación de formación que permitan consolidar una cultura de dirección de
proyectos en todos los procesos de la organización.
100
Referencias Bibliográfica
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de desarrollo agropecuario y rural con enfoque territorial y la adjudicación de los recursos
que los cofinancian. Bogotá: ADR.
Agencia de Desarrollo Rural. (2019). Agencia de Desarrollo Rural. Recuperado de:
https://www.adr.gov.co/agencia/Paginas/marco-estrategico.aspx
Alburquerque, F. (2004). El enfoque del desarrollo económico local. Cuaderno de capacitación
No. 1. Serie: Desarrollo Económico. Buenos Aires: Organización Internacional del
Trabajo.
Alburquerque, F. (2007). Desarrollo económico y territorio: Enfoques teóricos relevantes y
reflexiones derivadas de la práctica. En: Perspectivas teóricas del desarrollo local. España:
Netbiblo, 59-76.
Cifuentes, J. & Rico, S. (2016). Proyectos pedagógicos productivos y emprendimiento en la
juventud rural. Zona Próxima, 25 (2016), 87-102
Constitución Política de Colombia. (1991). Artículo 339. Plan Nacional de Desarrollo. Bogotá:
Norma.
Departamento Administrativo Nacional de Estadísticas. (2018). Geoportal del tercer censo
nacional agropecuario – DANE. Recuperado de:
https://geoportal.dane.gov.co/geocna/index.html#
101
Decreto 1071 de 2015. Por medio del cual se expide el Decreto Único Reglamentario del Sector
Administrativo Agropecuario, Pesquero y de Desarrollo Rural. Bogotá: Diario oficial.
Decreto 2364 de 2015. Por el cual se crea la Agencia de Desarrollo Rural (ADR), se determinan
su objeto y su estructura orgánica. Bogotá: Diario oficial.
Hernández, R., Fernández, C. & Baptista, P. (2014). Metodología de la Investigación. México:
McGraw-Hill.
Ley 1753 de 2015. Por la cual se expide el Plan Nacional de Desarrollo 2014-2018 “Todos por un
nuevo país”. Bogotá: Diario oficial
Ley 731 de 2002. Por la cual se dictan normas para favorecer a las mujeres rurales. Bogotá:
Diario oficial
Martínez, A. (21 de 2 de 2019). Toda Colombia. Recuperado de:
https://www.todacolombia.com/departamentos-de-colombia/santander/municipios-
division-politica.html
Moncayo, E. (2001). Evolución de los paradigmas y modelos interpretativos del desarrollo
territorial. CEPAL: Gestión Pública, 13, 1-51.
Moncayo, E. (2003). Nuevas teorías y enfoques conceptuales sobre el desarrollo regional. Revista
de Economía Institucional, 5(8), 32-65.
Ojeda, E. (2016). Proyectos productivos locales y reestructuración socioeconómica en el
municipio de San Juan Lalana, Oaxaca. Un análisis desde el enfoque de desarrollo
endógeno. Maestra en Economía Aplicada. Tijuana, México.
102
Peñaranda, R., Monsalve, A., & Torres, L. (2016). Implementación de proyectos pedagógicos
productivos para el desarrollo de una cultura ambiental escolar que permitan formar
ciudadanos capaces de cuidar y conservar el entorno mediante la aplicación de tecnologías
apropiadas en el hogar juvenil campesino sede del centro educativo rural tres bocas del
municipio de Tibú. Especialización en Pedagogía de la Recreación Ecológica. Tibú,
Colombia.
Schmitz, H. & Musyck, B. (1994). Distritos industriales en Europa: ¿lecciones de política para
los países en desarrollo? Investigación Económica, 54(209), 285-312.
Vázquez, A. (2007). Desarrollo endógeno. Teorías y políticas de desarrollo territorial.
Investigaciones regionales, Issue, 11, 183-210.
103
Anexos
104
Anexo 1. Encuesta interna para la Unidad Técnica Territorial no.4
Objetivo de la encuesta: Diagnosticar el proceso de formulación de proyectos productivos en la
fase de alistamiento en la Unidad Técnica Territorial No.4 de la Agencia de Desarrollo Rural.
Dirigida a: Funcionarios del proceso de alistamiento de proyectos productivos de la Unidad
Técnica Territorial No.4 de la Agencia de Desarrollo Rural.
Marque con una x la opción que corresponda.
CUESTIONARIO
1. ¿Conoce los objetivos y funciones de la Unidad Técnica Territorial No.4 en la formulación de
proyectos integrales de desarrollo agropecuario y rural con enfoque territorial parte de la Agencia
de Desarrollo Rural?
Siempre Algunas veces Nunca Explique
2. ¿Tiene claridad en los requisitos generales para el acceso de los beneficiarios a la
cofinanciación?
Siempre Algunas veces Nunca Explique
3. ¿Conoce a cabalidad las características de las líneas de cofinanciación de los proyectos
integrales de desarrollo agropecuario y rural con enfoque territorial que maneja la entidad?
Siempre Algunas veces Nunca Explique
4. ¿Eficacia en la aplicación de la ruta de proceso de proyectos integrales de desarrollo
agropecuario y rural con enfoque territorial en la fase de alistamiento o pre inversión?
Siempre Algunas veces Nunca Explique
5. ¿El clima de trabajo entre las diferentes áreas es adecuado y permite el cumplimiento de las
metas de la fase de alistamiento?
Siempre Algunas veces Nunca Explique
6. ¿Tiene claridad sobre sus funciones y responsabilidades dentro de la fase de alistamiento de
proyectos productivos?
Siempre Algunas veces Nunca Explique
7. ¿La entidad suministra la dotación y recursos requeridos para cada puesto de trabajo?
Siempre Algunas veces Nunca Explique
8. ¿La organización de los procesos permite alcanzar las metas en la fase de alistamiento de
proyectos productivos?
Siempre Algunas veces Nunca Explique
105
9. Indique otros factores que pueden afectar la eficacia del proceso de la fase de alistamiento de
proyectos productivos:
Gracias por su colaboración
106
Anexo 2. Encuesta externa dirigida a asociaciones de productores
Objetivo de la encuesta: Diagnosticar el proceso de formulación de proyectos productivos en la
fase de alistamiento en la Unidad Técnica Territorial No.4 de la Agencia de Desarrollo Rural.
Dirigida a: Líderes de asociaciones de productores que presentan iniciativas de proyectos
productivos a la Unidad Técnica Territorial No.4 de la Agencia de Desarrollo Rural.
Marque con una x la opción que corresponda en cada ítem.
CUESTIONARIO
1. ¿Es fácil la comunicación con los funcionarios de la Unidad Técnica Territorial No.4 en la fase
de alistamiento de proyectos productivos?
Siempre Algunas veces Nunca Explique
2. ¿La atención que recibe de los funcionarios de la entidad es buena?
Siempre Algunas veces Nunca Explique
3. ¿La Unidad Técnica Territorial No.4 realiza con prontitud los trámites para la fase de
alistamiento de las iniciativas que presenta?
Siempre Algunas veces Nunca Explique
4. ¿La Unidad Técnica Territorial No.4 realiza con prontitud las visitas en campo para la fase de
alistamiento de las iniciativas que presenta?
Siempre Algunas veces Nunca Explique
5. ¿La Unidad Técnica Territorial No.4 le explica con claridad los requisitos que debe cumplir
para tramitar sus iniciativas en la fase de alistamiento?
Siempre Algunas veces Nunca Explique
6. ¿La Unidad Técnica Territorial No.4 le entrega guías o documentos con la información que
necesita saber para cumplir con los requisitos sus iniciativas en la fase de alistamiento?
Siempre Algunas veces Nunca Explique
7. ¿Las iniciativas que presenta son aceptadas en la fase de alistamiento y continúan en la fase de
estructuración?
Siempre Algunas veces Nunca Explique
8. Indique otros factores que pueden afectar el trámite de sus iniciativas en la entidad:
_______________________________ Gracias por su colaboración