Propuesta de comunicaciones Consejo de Administradores Zonales

Santiago Agosto de 2012

Objetivos1. Reflexionar sobre la importancia de optimizar la gestión de los Consejos de

Coordinación Zonal.2. Valor de comunicar los asuntos de interés de los Consejos y los acuerdos y

decisiones adoptadas.3. Propuesta de comunicación interna y seguimiento.

El Consejo de Coordinación Zonal es un organismo de enlace entre los integrantes de los tribunales de una jurisdicción y la administración central de la CAPJ

Representante de los intereses y necesidades de los ministros, jueces profesionales y empleados de los tribunales de una jurisdicción.

Apoyan en la gestión de los recursos humanos, financieros y logísticos de cada jurisdicción.

Trabajan en coordinación con la administración central.

Fundamentales en la toma de decisiones a nivel regional.

Función de los CCZ: enlace y coordinación

El Consejo de Coordinación Zonal está integrado por:

Presidente de la Corte de Apelaciones. Ministro de la Corte de Apelaciones elegido por sus

pares. Administrador zonal. Un juez. Un administrador de tribunal, secretario o profesional

del tribunal. Un funcionario del escalafón de empleados elegido por

los miembros de dicho estamento.Acta 171 de 2010.

Integrantes del CCZ

Este equipo se encarga de dar cuenta de las iniciativas, necesidades y anhelos de cada jurisdicción.

Desconocimiento de los asuntos analizados y resueltos por los Consejos de Coordinación Zonal.

Problemas de participación de los representados en el temario de las reuniones de los Consejos Zonales.

Desconocimiento de los tribunales de las determinaciones adoptadas.

Problemas de seguimiento en algunos de sus acuerdos.

Dificultades de comunicación con la administración central.

Principales situaciones detectados en materia de comunicación interna entre los consejeros y sus representados

En el Poder Judicial estamos trabajando por mejorar los mecanismos de información y comunicación entre todos los estamentos.

Buscamos mejores y más eficientes mecanismos de comunicación interna y externa.

Los CCZ pueden cumplir de mejor manera su labor de nexo entre los distintos estamentos de la jurisdicción y la administración central de la CAPJ optimizando canales simples de comunicación.

Es una oportunidad para mejorar la comunicación y hacerla más participativa y representativa.

El valor de comunicar

Debemos creer que la comunicación hacia nuestros representados y entre los propios consejeros es importante.

Todo lo que se hace y deja de hacer; dice y deja de decir, es una forma de comunicación.

Las personas nos relacionamos a través de la comunicación.

Lo importante, no es lo que digo o quiero decir, sino lo que el otro entiende.

El valor de comunicar

Una de las responsabilidades como consejeros es informar de nuestro quehacer

específico en la jurisdicción y hacia la administración central de la CAPJ.

La tarea es utilizar la comunicación como una poderosa herramienta, que permita dar cuenta de los temas, acuerdos y determinaciones de los CCZ.

Transmitir y dar seguimiento a los temas acordados.

Dar una señal de transparencia y modernización.

Replicar buenas prácticas.

En nuestro quehacer como consejeros seguramente desarrollamos sistemas

simples para informar asuntos importantes. Esos mecanismos debieran ser prácticas habituales y además pueden servir de

modelo a otros.

El desafío es utilizar estratégicamente las comunicaciones

Proponemos un nuevo sistema de comunicación

Este nuevo sistema involucra:

Envío previo de tabla de cada sesión a los miembros del CCZ, a través de correo electrónico, a cargo del secretario (plazo: una semana antes de realizada la sesión).

Creación y llenado de una acta única para todos los CCZ, con todos los temas, acuerdos y determinaciones adoptadas (plazo: dos días después de realizada la sesión).

Despacho de acta a todos los funcionarios de la jurisdicción a través de correo electrónico (plazo: una semana).

Después del despacho de acta de la sesión realizada se abrirá un período para recibir sugerencias de temas a tratar en la próxima sesión del CCZ. Estos deberán ser canalizados a través de los representantes de los distintos estamentos del Poder Judicial (plazo: una semana).

Despacho de acta a Deplan con copia a los representantes (plazo: una semana después de recibidas las sugerencias).

Publicación en la intranet del Poder Judicial por Jurisdicción (plazo: una semana después de realizada la sesión).

Elaboración de informe trimestral de avance y seguimiento (plazo: trimestral).

Restricciones: materia reservada

Información que involucren a terceros y /o afecten la vida privada de las personas.

Por ejemplo: Sumarios. Sanciones. Proceso de selección de personal. y

proveedores. Compra de terrenos. Negociaciones, etc.

Frente a estos temas en el acta debe señalarse expresamente la existencia de temas de «materia reservada», los cuales deben ser

informados al Presidente del Consejo Superior, quien determinará las futuras acciones.

El éxito de este sistema depende de todos

El éxito de este nuevo sistema de información y seguimiento depende de todos.

Los presidente y secretarios de los Consejos de Coordinación Zonal son los llamados a liderar este cambio y mejorar este sistema.

La administración central de la Corporación, a través de Deplan e Informática, proveerán de todo lo necesario para su éxito y cumplimiento.

Propuesta de comunicaciones Consejo de Administradores Zonales

Santiago Agosto de 2012