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SERVICIO NACIONAL DE CAPACITACIÓN Y EMPLEO

Unidad de Auditoría Interna

INFORME Nº 24 AUDITORIA INTERNA

PROGRAMA MUJER TRABAJADORA Y JEFA DE HOGAR

Dirección Regional Valparaíso

Santiago, 27 de septiembre de 2012

Informe de Auditoría Interna

Entre los días 27 de Agosto y 07 de Septiembre del 2012, la auditora Elsa Ruiz M., en cumplimiento con la Planificación

del año 2012, realizó la auditoría al Programa “Mujer Trabajadora y Jefa de Hogar”, a la Dirección Regional Valparaíso.

El principal objetivo del trabajo realizado, fue verificar el cumplimiento de lo registrado el Manual de Procedimientos del

Programa, que imparte instrucción de carácter general y obligatorio, que fija normas y procedimientos para la ejecución de

los programas señalados.

La auditoría fue desarrollada utilizando herramientas tales como, entrevistas, revisión de documentación asociada,

revisión de legislación vigente asociada a los cursos en que se invierten recursos del Servicio; consulta de Procedimientos

a Compañía de Seguros y validación de datos registrados en las Pólizas vigentes que cubren a los beneficiarios en caso

de accidentes personales.

Como resultado de los diferentes procedimientos de auditoría aplicados, dentro del límite del alcance de nuestro trabajo,

nos permitió obtener como conclusión general que la efectividad del sistema de control interno es Regular para mitigar la

exposición a los riesgos.

Las medidas adoptadas y los plazos en que serán implementadas las recomendaciones, se presentan en cada punto del

informe.

Deseamos manifestar nuestros agradecimientos por la colaboración recibida durante el desarrollo de nuestro trabajo, por

parte de Encargada de Unidad de Capacitación a las personas, Encargado de Administración y Finanzas y a todo el

personal de apoyo.

Elsa Ruiz M. Guillermo Ponce S.

Auditora Interna Encargado Unidad Auditoría Interna

Santiago, Septiembre de 2012

Las observaciones contenidas en el presente informe fueron

evaluadas de acuerdo a su materialidad y grado de exposición al

riesgo, determinada en función de la Matriz de Riesgos, la que se

encuentra detallada en Anexo 1.

La calificación de las observaciones se muestran graficadas en

Matriz adjunta. Los hallazgos totales son 9, los que se agrupan de

la siguiente manera:

9 Observaciones año actual.

Resumen Ejecutivo

N°

Obs.

Evaluación

Observación

Descripción Observación Recomendación Fecha

Implemen.

1 Grave - Moderado

Diferencias en el registro de

asistencia, e inconsistencia

en porcentajes de

aprobación informadas a

Sence.

El Director Regional deberá solicitar a la Encargada de Unidad de Capacitación a las personas:

• Validar periódicamente las fechas, y todos los cambios que pudiera realizar el Otec. Verificar

además que cuenten con la actualización del Acuerdo Operativo respectivo

• Exigir que las Otec informen a tiempo las modificaciones a la Cía. de Seguro vigente.

• Validar consistencia de información recepcionada. Recalcular operaciones aritméticas (sumas,

cálculos de porcentajes, etc.).

31-10-2012

2 Grave - Moderado

Modificación de dos

relatores de los cursos de

Pastelería y Contabilidad

Básica, sin que estos

cuenten con la experiencia

requerida como relatores.

El Director Regional deberá solicitar a la Encargada de Unidad de Capacitación a las personas:

• Implementar mecanismos de control que permitan asegurar que se mantenga el perfil requerido

del relator incorporado en la propuesta inicial.

• Implementar check list de revisión de documentación, por carpeta

• Instruir y supervisar continuamente a personal a cargo de labores de revisión.

• Aumentar acuciosidad de revisión documentaria.

31-10-2012

Principales Observaciones

Matriz de Observaciones

Consecuencia

Muy Grave

Grave

Menos

Grave

Leve

Mejora

Insignificante Menor Moderado Mayor Catastrófico

2

4

3

Observación 1: Diferencias en el registro de asistencia, e inconsistencia en porcentajes de aprobación informadas a Sence. Proceso: Situaciones Generales

Antecedentes Efecto Recomendación

De nuestra revisión a los registros de asistencia de los cursos, pudimos detectar :

a) En cinco cursos existen diferencias en la asistencia de las beneficiarias entre lo registrado en el Libro

de Clases y el Formulario Resumen de Fase I; diferencias entre la Planilla de Recepción Subsidio y el

Formulario Resumen de Fase I; diferencias entre el Libro de Clases y la Planilla de Recepción de

Subsidio. (Anexo 3). De lo anterior cabe destacar la beneficiaria 12856528-0 Judith Soto Medina, asistió

de acuerdo a lo registrado en Libro de Clases el 100% de los días en que se dicto el curso, sin embargo

en la semana del 23 al 27 de Abril no aparece el monto de subsidio y su recepción se encuentra firmada.

Se consultó respecto de reclamo por parte de la beneficiaria quien no lo ha realizado a la fecha de la

auditoria.

b) En el curso PEC-MJH-012-0246-001, impartido por Global Capacitaciones E.I.R.L., se detectaron

Porcentajes de Asistencia Inconsistentes. Doce de las veinte beneficiarias presentan porcentajes de

asistencia que superan el 100% con una cantidad de horas efectivas mayor a las autorizadas, (90 hrs).

Lo anterior fue detectado en el Formulario Resumen Fase 1. (anexo 4)

c) De nuestra revisión a la documentación asociada a tres de veintiocho cursos, se pudo detectar

diferencias entre las fechas de inicio y finalización de cursos, registradas en Libro de Clases y Acuerdo

Operativo. A continuación se detallan:

• Entrega de beneficios

a personas que no

cumplen con todos los

requisitos de

aprobación.

• Efectuar pago de

bonificaciones que no

se adecuan a los

antecedentes

recepcionados.

• Falta de revisión

acuciosa sobre

documentación

recepcionada.

• Ocurrencia de

siniestros no cubiertos

por presentación de

fechas erróneas.

• Demandas para el

Servicio por no

cumplimiento del punto

anterior.

• Daño Imagen Servicio.

• Detrimento patrimonial.

El Director Regional deberá

solicitar a la Encargada de

Unidad de Capacitación a las

personas:

a) Validar periódicamente las

fechas, y todos los cambios que

pudiera realizar el Otec. Verificar

además que cuenten con la

actualización del Acuerdo

Operativo respectivo

a) y c), Exigir que las Otec

informen a tiempo las

modificaciones a la Cía.. De

Seguro vigente.

b) Validar consistencia de

información recepcionada.

Recalcular operaciones

aritméticas (sumas, cálculos de

porcentajes, etc.).

Comentario de la Administración Evaluación del Riesgo

Comentarios de la regional :

• Sistema de revisión de la documentación de término fase lectiva (Libro, Formulario Resumen Fase lectiva y las planillas del subsidio

de mov/colación) a contar de Octubre 2012 está siendo efectuada por la Sub Unidad de Pago.

• Respecto a los Acuerdos Operativos, la instrucción es que cada cambio sea informado en ese instrumento. Se establecerá que se

marquen con la leyenda de MODIFICADO los Acuerdos Operativos que vayan quedando obsoletos. Además se pedirá revisión del

tema al nivel central puesto que no es muy práctico llegar a tener un AO por cada cambio, que a veces es menor. La consideración es

que el Acuerdo Operativo tiene su fundamentación para autorizar los inicios de cada curso y al registro de cambios en relación a la

propuesta. En la ejecución de los cursos la comunicación y aprobación de cambios podría ser a través del sistema informático, y a

través de solicitudes vía oficios.

Evaluación:

Grave - Moderado

Fecha Implementación y

Responsable

31-10-2012

Encargada de Unidad de

Capacitación a las personas

Detalle de Observaciones

Código Curso Sigla Otec Nombre Curso Ref.

PEC-MJH- 012- 0284- 001 Finnes Ltda. Icdl Completo

Fecha de Finalización de acuerdo a Base de cursos Recepcionada 10-05-

12 distinta a la registrada en el Libro de Asistencia 09-05-12.

PEC-MJH- 012- 0181- 001

Cortes Y Asociado

Capacitaciones

Limitada Pastelero

De acuerdo a Libro de Clases fecha de finalización 30-12-11; sg Acuerdo

Operativo fecha de finalización 29-12-11.

PEC-MJH- 012- 0160- 001

Cet Chile Y/O Center

For Employment

Tfor

Artesanía En Cuero

De Pescado +

Asistencia Técnica

Según Acuerdo Operativo firmado del Curso Fecha de Inicio 16-11-2011

Finalización 20-12-2011

Según Libro de Asistencia del Curso Fecha de Inicio 17-11-2011


Observación 2: Modificación de dos relatores de los cursos de Pastelería y Contabilidad Básica, cuyos reemplazos no cuentan con

alguna experiencia previa como relatores.

Proceso: Situaciones

Generales


De nuestra revisión a 28 cursos, hemos detectado en 2 de ellos la modificación de relatores que no

cuentan con la experiencia en docencia del relator comprometido originalmente. Los cursos anteriores

corresponden a:

1. PEC-MJH- 012- 0181- 001, Pastelería, impartido por Cortes Y Asociado Capacitaciones Limitada:

El relator inicial, técnico de Nivel Superior Cocina Internacional, fue reemplazado por una Diseñadora

Grafica publicitaria, con algunos cursos de pastelería. En el Acuerdo operativo se indica que el

profesional propuesto tiene compromisos en la universidad donde estudia y no dispone del tiempo que se

requiere, por tanto realizará solo tres clases. De lo anterior, no se puede validar la fecha en que se

realizó el cambio, pues, el acuerdo operativo no la registra. Por otra parte solo se cumplió con dos de los

tres días comprometidos por el relator informado inicialmente lo que fue validado con el Libro de Clases.

2. PEC-MJH- 012- 0246-001, Contabilidad Básica Y Tributaria, impartido por Global Capacitaciones

E.I.R.L.

Se modifico Relator de un Contador Auditor a un Ingeniero Comercial, este ultimo sin experiencia en

docencia.

Es importante considerar que dentro de los indicadores de evaluación para la Selección del proveedor

siempre se considera el punto de la “Identificación del relator, antecedentes personales y académicos”,

por lo cual puede haber un daño de imagen del Servicio si es que al momento de la postulación el

oferente presenta relatores que poseen un perfil mas alto comparado con el que finalmente realiza el

curso.

• Instructores que no

cumplen con perfil

requerido lo que pudiera

alterar la calidad del

curso.

• Eventuales sanciones

al Servicio, por parte de

los organismos

fiscalizadores.

• Daño a la imagen del

Servicio.




personas:

• Implementar mecanismos de

control que permitan asegurar

que se mantenga el perfil

requerido del relator

incorporado en la propuesta

inicial.

• Implementar check list de

revisión de documentación,

por carpeta

• Instruir y supervisar

continuamente a personal a

cargo de labores de revisión.

• Aumentar acuciosidad de

revisión documentaria.


Comentario Regional:

La regional validó el cambio de relator del curso indicado en 1, dada la gran experiencia laboral en el tema, aún cuando su título

corresponde a otra especialidad.

Con el nuevo sistema de evaluación de relatores, por parte de la Unidad de Compra, en el que se incorporan además los cambios

que se produzcan durante la ejecución, la región no tendrá ingerencia en el tema.

Evaluación:

Grave - Moderado


Responsable

31-10-2012




Observación 3: Incumplimiento de fechas y horarios en la Fase de Ejecución de Practica Laboral acordada. Proceso: Situaciones Generales


De nuestra revisión a la documentación asociada a la Fase de Ejecución de Practica Laboral en 2

carpetas de un universo de 28 carpetas revisadas, pudimos detectar:

a) Jornadas de Practica realizadas en horarios distintos a los establecidos en el Convenio de Practica

Laboral. La situación antes descrita, tiene relación con los cursos que se detallan a continuación:

• PEC-MJH-012-0358-001 Ejecutado por Agrolegal Ltda. (Ver Anexo 2)

• PEC-MJH-012-0054-001 C & E Ltda.(Ver Anexo 2)

b) La ejecución de Practicas en fechas distintas a las registradas en el Plan de Aprendizaje. Curso PEC-

MJH-012-0358-001 ejecutado por Agrolegal Ltda. A continuación se detallan los casos detectados:

c) Cabe señalar, de acuerdo a lo registrado en Manual de Procedimiento del Programa, es

responsabilidad del Coordinador del Servicio, supervisar como mínimo al 10% de las beneficiarias de

cada curso, y en caso de detectar alguna irregularidad deberá informarlo a el/la Fiscalizador/a Regional

para que adopte las medidas correspondientes. En las carpetas revisadas no existe evidencia de que se

haya realizado la supervisión descrita.

• Exposición a la

ocurrencia de siniestros

en fechas y horarios no

cubiertos por la Póliza

de seguro.

• Posibles sanciones por

parte de organismos

fiscalizadores ante

incumplimientos

laborales registrados en

Convenio de Practica

Laboral.

• Incumplimiento de lo

establecido en Manual

de Procedimientos del

Programa.

• Detrimento de imagen

para el Servicio.




personas:

• Realizar supervisiones de

acuerdo a lo establecido en el

Manual de Procedimientos del

Programa y archivar evidencia

en carpeta respectiva.

• Implementación de check list

de revisión en cada carpeta




• Aumentar acuciosidad de

revisión documentaria.



Los convenios y los Planes de Aprendizaje comienzan a ser gestionados por los Otec y la empresa a contar del 80% de avance de la

etapa lectiva. Cuando se materializan se producen ajustes de fechas y horarios que son revisados al término de la fase experiencia

laboral donde la revisión prolija se da en función de verificar el cumplimiento de las horas de práctica ejecutadas por cada alumno y

del equivalente pago del subsidio de movilización

En la revisión de los Planes lo relevante son las tareas que van a ejecutar los alumnos y su relación con el tema del curso y las

competencias esperadas. La Encargada de la Unidad revisará que por cada curso se cumpla con el check list de revisión del término

Fase Experiencia Laboral y en la revisión de los Planes se agregará el chequeo de las fechas.

Evaluación:

Menos Grave - Moderado


Responsable

31-10-2012




Rut Nombre Inicio Fin Inicio Fin

14564010-5 Karla Antonieta Morales Riquelme 25/04/2012 25/05/2012 25/04/2012 29/05/2012

10195228-2 Marisol del Pilar Calderón Ponce 23/04/2012 23/05/2012 24/04/2012 21/05/2012

12221942-9 María Angélica Cruz Mateluna 09/04/2012 09/05/2012 09/04/2012 11/05/2012

14561324-8 Lorena Alejandra Opazo Pulgar 05/04/2012 05/05/2012 05/04/2012 08/05/2012

13741931-9 Maribel Verónica Rejano Montiel 23/04/2012 23/05/2012 24/04/2012 16/05/2012

15974816-2 Tiaren Lorena Zepeda Zepeda 05/04/2012 05/05/2012 05/04/2012 09/05/2012

13360105-8 Isela Valeria Ollarzu Céspedes 11/04/2012 11/05/2012 11/04/2012 15/05/2012

18036636-9 Daniela Constanza Salvatierra Bastias 05/04/2012 05/05/2012 05/04/2012 09/12/2012

Fechas según Plan de

Aprendizaje

Fechas según Registro de

Asistencia a Experiencia

laboral

Observación 4: Falta de rigurosidad la revisión de cotizaciones exigidas en la Fase de Asistencia Técnica del Programa Mujeres Jefas de

Hogar , por parte de los Encargados de Programa.

Proceso: Situaciones

Generales


De nuestra revisión a 3 carpetas de un total de 28, cuyas beneficiarias ejecutaron la Fase de Asistencia

Técnica, se pudo detectar que no se cumple con lo establecido en el Proyecto de Micro Emprendimiento en

su nota 5, donde se especifica “la entrega de 3 cotizaciones” para la adquisición de maquinarias o insumos.

a) Para el curso PEC-MJH-012-0269- 001 impartido por Cegesem Ltda., se detectó lo siguiente:

b) Para el curso PEC-MJH-012-0160-001 impartido por Cet Chile y/o Center For Employment Tfor, se

detectó que para las 19 participantes, se utilizan las mismas cotizaciones exigidas para la adquisición de

herramientas. Cotizaciones: Nº 00278 Color Shoes Ltda., Nº 788 Suelería Linares y Nº 380 Suelería Ver

York.

c) Para el curso PEC-MJH-012-0268-001 impartido por Cortes y Asociado Capacitaciones Limitada, la

cotización Nº 083254 del Proveedor Casa Ximena, emitida el 23-03-2012, es utilizada con distintos nombres

por las siguientes beneficiarias:

• 8439221-9 Lillo Carrasco Adela

• 9505746-2 Pizarro Maulen Jacqueline

• 10472694-1 Tapia Pereira Ana María

• 9031475-0 Traslaviña Mery Gladys

Lo anterior constituye adulteración de documentación que participa en el proceso de adquisición de las

herramientas.

• Falta de transparencia

en el proceso de

compras.

• Falta de un

Procedimiento eficiente

de Revisión de

antecedentes

presentados por los

OTEC a nivel Regional.

• Posible sanciones por

parte de organismos

fiscalizadores ante la

adulteración de las

Cotizaciones.

• Deterioro de la imagen

del Servicio.



Unidad de Capacitación a

las personas:

a) Exigir la totalidad de la

documentación a los Otec

En caso de no contar con

ella, detener el pago y los

compromisos adquiridos.

b) y c) Exigir los documentos

oficiales para proceder al

pago

c) Implementar check list de

revisión de documentación,

por carpeta



Para agilizar la compra de las herramientas por parte de los Otecs se privilegian las cotizaciones por los principales artículos a comprar y

no por cada alumna. Las cotizaciones individuales han distorsionado la visión de las alumnas pues han llegado a exigir compras sólo en

local cotizado, dificultando la compra de herramientas y las posterior revisión. .Se privilegia la compra en grandes locales y además con

presencia de los alumnos.

Se propondrá una ampliación y/o instructivo de la compra de herramientas y se someterá a revisión de la Encargada Nacional del

programa.

Evaluación:



Responsable

31-10-2012




Rut Nombre

17972437-5

Daniela Denisse

Campos Araya

10234066-3 Veronica Rojas Jofre

17162878-4 Elba Cuevas Araya

Presenta 3 cotizaciones, de las cuales, 2 son del mismo Proveedor

Cotización 52882 y 58147, Group Pichara.


Cotización 52884 y 58145, Group Pichara. La primera de ellas se

encuentra a nombre de otra beneficiaria, por tanto no cumplió con la

totalidad de cotizaciones exigidas.


Cotización 58148 y 58144, Group Pichara. La primera de ellas se

encuentra a nombre de otra beneficiaria, por tanto no cumplió con la

totalidad de cotizaciones exigidas.

Observación

Observación 5: Debilidades en el tratamiento de las Pólizas de Seguros de los cursos, lo que implica una mayor exposición a riesgos

por siniestros no cubiertos.

Proceso: Situaciones Generales


De nuestra revisión a 28 carpetas de las 56 correspondientes al Programa Mujeres Jefas de Hogar

2011-2012, detectamos las siguientes situaciones:

a) Inexistencia de la “Nomina de Alumnos Seguro”, en 12 cursos. Esta es documentación asociada al

Seguro contra Accidentes Personales, exigida por las Compañías de Seguro para hacer efectivo el

seguro en caso de siniestros, es de carácter obligatorio y se encuentra establecido en las Condiciones

Particulares de cada Póliza. (Anexo 7)

b) Se detectó diferencias en las fechas de finalización, de 3 cursos, entre lo informado al Seguro, lo

registrado en Formulario Resumen del curso y lo registrado en Acuerdo Operativo. (Anexo 8 )

c) Se detectó Participantes no incorporados o no dados de Baja en Nomina de Seguro. (Anexo 8 )

d) No se cuenta con copia del traspaso entre compañías de seguros, de alumnos inscritos en cursos

que se iniciaron en el año 2011 y terminaron el 2012. El año 2012 se contrato a la Cía. de Seguro a

Chartis Chile, la vigencia de la póliza del año 2011 de Cía. Security cubría hasta el 31 de diciembre del

2011, por tanto los alumnos no fueron cubiertos durante el año 2012.

e) Las Nominas de Seguro no muestran evidencia de haber sido recepcionada por parte de la

Compañía Aseguradora, ya sea por medio de un timbre de recepción o con la copia adjunta de un

mail.

f) La Dirección Regional de Valparaíso no cuenta con fotocopia de la Póliza de Seguro vigente.

• Siniestros no cubiertos

por no presentar la

documentación requerida

ante las Cías. De Seguro.

• Posibles demandas por

siniestros no cubiertos y

comprometidos en los

Programas existentes.

• Aumento de costos y

montos por prima, pues, la

póliza establece que estos

pagos se realizan por

persona.

• Deterioro de la imagen

del Servicio.




personas:

a) Exigir la totalidad de la

documentación a los Otec y su

oportuna actualización en caso

de modificación.

b) En caso de no contar con ella,

detener el pago y los

compromisos adquiridos con los

Otec

c) Aumentar los controles y

acuciosidad de revisión de la

documentación exigida.

d) Informar en forma oportuna a

los OTEC, de los riesgos

existentes ante la falta de este

documento.

e) Mantener copia actualizada de

las pólizas.



Con el cambio de Cía. Aseguradora se produjo cambio también en la operatoria de presentación de las nóminas siendo ahora

presentadas mediante archivo y no físicamente. Las nuevas instrucciones se han dado, pero en la práctica se evidencia

incumplimientos al respecto. Se regulariza situación con e-mail de los Otecs y se incorporará chequeo en la autorización del pago de

los anticipos y/o rembolsos. Además la Encargada chequeará su contenido en el check list de cada curso, al cumplirse el 20% de la

fase lectiva de cada cuso.

Evaluación:



Responsable

31-10-2012




Observación 6: Falta de rigurosidad por parte del encargado en la recepción, revisión y custodia de la documentación de respaldo

que sustenta el beneficio otorgado.



En 17 cursos de un total de 28 cursos revisados, hemos detectado las siguientes observaciones en la

documentación revisada:

a) Documentación con datos enmendados, entre ellos se encuentran 6 de 15 Convenios de Practica

laboral con enmendadura en la fecha de inicio de practica; Libro de Asistencia sus fechas

enmendadas. (Anexo 5a)

b) Documentación sin Firma. Acuerdos Operativos sin firma de Director Regional o su representante,

Convenios de practica laboral sin firma. (Anexo 5b)

c) Documentación sin la totalidad de los datos o incompleta. (Anexo 5c)

d) Documentación con datos duplicados. El libro de clases correspondiente al curso PEC-MJH-012-

0271-001, impartido por Caprol Ltda., registra los días 23 y 26 de marzo dos veces.

e) Documentación con datos incorrectos. De acuerdo a lo registrado en Formulario Nº2 Registro de

alumnos colocados del curso PEC-MJH-012-0358-001 impartido por Agrolegal Ltda., recepcionado por

Sence, se cuenta con 2 beneficiarias cuya fecha de inicio y termino de practica, corresponden al

mismo día: Rut 10195228-2 Calderón Ponce Marisol Inicio 24-4-12; fin 24-4-12 y rut 14561324-8

Opazo Pulgar Lorena Inicio 05-04-12 fin 05-04-12

f) De la revisión efectuada se detectó en el curso PEC-MJH-012-0244-001 dictado por Cet Chile Y/O

Center For Employment Tfor, fotocopias de cedulas de identidad illegible pertenecientes a: Rut

14644217-k Ferreira de Melo Zapata Cristiane y 18290332-9 Rodríguez Bernal Yetsy Mabel

g) No existe posibilidad de identificar el ultimo Acuerdo Operativo recepcionado por Sence por no

contar con un correlativo o folio. Se archiva por fecha, la que en algunos casos no es registrada.

h) Dentro de la carpeta del curso Cod. PEC-MJH-012-0391-001 Instalación De Circuitos Eléctricos Y

Control Automático, se encontró archivado Libro de Clases correspondiente al curso Manipulador de

Alimentos Cód. PEC-MJH-012- 0266- 001

Cabe señalar que Manual de Procedimiento establece El/la Coordinador/a Regional deberá mantener

todos los documentos archivados en la carpeta correspondiente a cada curso, que debe contener toda

la información requerida y actualizada, incluidas las firmas correspondientes, y disponible para las

auditorías que se realicen.

• Incumplimiento de

acuerdos por falta de

formalidad en la

documentación

recepcionada.

• Falta de revisión acuciosa

sobre documentación

recepcionada.


establecido en Manual de

Procedimientos del

Programa.





personas:

• Establecer mecanismos de

Control (Por ejemplo

implementación de check list),

sobre revisión de antecedentes

que se recepcionan.

• Exigir la totalidad de la

documentación a los Otec con

los datos correctos los que

deberán ser validados al

momento de su recepción. En

caso de no contar con ella,



• Solicitar a los Otec Incorporar

un correlativo o Numero de

versión en el Acuerdo Operativo

que permita establecer si es el

documento vigente o no.






Se instruirá que las enmiendas que presenten los diversos documentos sean autorizadas por la persona a cargo de la revisión con

su firma y timbre; que los Acuerdos Operativos devueltos de la Secretaría efectivamente vengan las dos copias con la firma del

Director y las diferencias de datos que sean detectadas en cada instancia de revisión sean registradas por el supervisor. En forma

aleatoria se designará un segundo revisor de formularios 1 -2-3 y Acuerdos Operativos, al menos al 20% de los cursos ,dejando

registrado tanto la asignación como el resultado. El Libro de clase y Formulario Resumen Fase 1 y planillas de sub mov/colación

pasan a revisión de la Sub Unidad de Pago a contar de Octubre 2012..

Evaluación:

Leve - Mayor


Responsable

31-10-2012




Observación 7: Incumplimiento por parte de los Otec, de lo establecido en el Manual de Procedimientos del programa, respecto de

la requisitos exigidos para otorgar beneficio



a) De nuestra revisión de las 28 carpetas del Programa Mujeres Jefas de Hogar, durante el periodo 2011-

2012, se pudo detectar en el Curso PEC-MJH-012-0271-001, Manejo De Caja, dictado por Caprol Ltda.,

la existencia de una beneficiaria individualizada como Castro Poblete Angélica Rut 18759896-6. quien al

inicio de curso no cumplía con el requisito de edad mínima.

b) En 20 de los 34 cursos revisados, se detectó la falta de documentación exigida para dar cumplimiento

a lo establecido en el Manual de Procedimientos del Programa Mujer Trabajadora y Jefa de Hogar. De lo

anterior podemos resumir:

• De nuestra revisión 19 de los 36 cursos no cuentan con Encuesta de Satisfacción. (Anexo 6)

• De la revisión efectuada a 10 carpetas, en 4 de ellas se detectó la falta del 100% de las copias de la

Cédula de Identidad, mientras que en las 6 carpetas restantes falta al menos una copia. (Anexo 6)

• El curso PEC-MJH-012-0271-001 impartido por Caprol Ltda., dentro de su carpeta no contiene la

Planilla de recepción de Subsidios diarios.

• El curso PEC-MJH-012-0117-001 impartido por Cortes Y Asociado Capacitaciones Limitada., dentro de

su carpeta no contiene la Propuesta Inicial.

• El curso PEC-MJH-012-0358-001 impartido por Agrolegal Ltda., no cuenta con Convenio de Practica

Laboral, para la beneficiaria Rut 11180418-4 Silvia Angélica Aguirre Marambio correspondiente a la Fase

de Practica laboral.

• Falta de revisión

acuciosa sobre

documentación

recepcionada.


establecido en Manual

de Procedimientos del

Programa.


• Entrega de beneficios

a personas que no

cumplen con todos los

requisitos de

aprobación.




personas:





que se recepcionan.









•Instruir y supervisar





La Encargada de la Unidad revisará mínimo en tres momentos de la ejecución de cada curso la existencia y actualización del check

list y el debido registro del contenido de la carpeta, condicionando los pagos a la existencia de la totalidad de documentos exigidos

según los Manuales.

Se establecerá la normativa de dedicar una hora fija para archivar la documentación que se mantiene en los escritorios, no

pudiéndose mantener más de dos cursos sin archivar.

Evaluación:

Leve - Mayor


Responsable

31-10-2012




Observación 8: Información inconsistente por falta de control y revisión en la recepción de documentación . Proceso: Situaciones Generales


De nuestra revisión a la documentación del curso PEC-MJH-012-0358-001 impartido por Agrolegal se

encontraron dos registros de asistencia, uno manual y otro computacional, pertenecientes a la misma

beneficiaria, ambas fueron recepcionadas por Sence, sin embargo presentan diferencias respecto de los

horarios ahí registrados.


establecido en Convenio

de Practica Laboral.

• Exposición a

sanciones por parte de

entidades fiscalizadoras.

• Posible entrega de

beneficios a personas

que no cumplen con

todos los requisitos de

aprobación




personas:





que se recepcionan.














Se intensificará control para aceptar solo un registro de documentación. Además se solicitará a Otec una detallada aclaración de este

traspaso de información errónea.

Evaluación:

Leve - Mayor


Responsable

31-10-2012




Rut Nombre Fecha Inicio Fin Observacion

10195228-2 Marisol del Pilar Calderón Ponce 12/05/2012 8:00 12:00

De acuerdo a Registro Manual la hora de

finalización correspondió a 13:00 hrs.





De acuerdo a Registro Manual, este día la

beneficiaria no asistió.

13741931-9 Maribel Verónica Rejano Montiel 05/05/2012 10:00 14:00


















13741931-9 Maribel Verónica Rejano Montiel 28/05/2012- -


beneficiaria asistió desde 10 a 14 hrs..

13741931-9 Maribel Verónica Rejano Montiel 29/05/2012- -


beneficiaria asistió desde 10 a 14 hrs..

Horario según Registro de

Asistencia Formato Sistema

Observación 9: Incumplimiento de Supervisión en terreno por parte del Servicio. Proceso: Situaciones Generales


De nuestra revisión al Programa Mujeres Jefas de Hogar cuyos cursos cuentan con la Fase

Ejecución de Asistencia Técnica, definida en el Manual de Procedimientos, hemos detectado en 3 de

las 28 carpetas revisadas, que el Libro Microemprendedor no registra evidencia de que funcionarios

del Servicio hayan realizado supervisión en terreno. La exigencia anterior se encuentra establecida

en el Manual de Procedimiento, especificando que el Coordinador regional o funcionario designado,

debe supervisar que esta Fase se este desarrollando conforme a lo propuesto por el Otec en el Plan

de Asistencia Técnica y el Proyecto de emprendimiento y que hayan sido entregadas los equipos y

herramientas, en caso de que corresponda.

Los casos anteriores corresponden a:


establecido en Manual de

Procedimientos del

Programa.


• Posible entrega de

beneficios a personas que

no cumplen con todos los

requisitos de aprobación.

• Efectuar pago de

bonificaciones que no se

adecuan a los antecedentes

recepcionados.




personas:

• Cumplir con lo establecido en

el Manual de Procedimientos del

Programa Mujeres Jefas de

Hogar.



Por exceso de carga de trabajo, no se ha supervisado el 100% de los cursos en la etapa de Asistencia Técnica. Sólo de forma

administrativa en la revisión de las Planillas de entrega de herramientas.

Se establecerá control para que se efectué al menos una supervisión al 100% de los cursos con este etapa, registrándola además en

planilla de control.

Evaluación:

Leve - Mayor


Responsable

31-10-2012




Código Curso Sigla Otec Nombre Curso

PEC-MJH- 012- 0269- 001 Cegesem Ltda.

Cosmetología +

Asistencia Técnica

PEC-MJH- 012- 0160- 001

Cet Chile Y/O Center

For Employment Tfor

Artesanía En Cuero

De Pescado +

Asistencia Técnica

PEC-MJH- 012- 0268- 001

Cortes Y Asociado

Capacitaciones

Limitada

Corte Y Confección

+ Asistencia

Técnica

Impacto

Insignificante Menor Catatrófico Mayor Moderado

Matriz de Riesgos

ANEXO 1

1

2

Riesgo Descripcion Proceso

1Beneficiarios no cubiertos por seguro

ante eventuales accidentes Cumplimiento Normativo

2

Vulnerabilidades y amenazas en los

procedimientos y controles por

supervisión y revisiones deficientes. Situaciones Generales

ANEXO 2.

Horarios de Practicas distintos


14564010-5

Karla Antonieta Morales

Riquelme 10:00 14:00

10:00

09:00

09:00

14:00

13:00

11:00

10195228-2

Marisol del Pilar Calderón

Ponce 18:00 22:00

18:00

08:00

10:00

22:00

12:00

12:00

12221942-9

María Angélica Cruz

Mateluna 10:00 20:00 10:00 14:00

14561324-8

Lorena Alejandra Opazo

Pulgar 9:00 13:00 10:00 14:00

13741931-9

Maribel Verónica Rejano

Montiel 18:00 22:00

18:00

08:00

10:00

22:00

12:00

12:00

15974816-2

Tiaren Lorena Zepeda

Zepeda 16:00 20:00

10:00

09:00

16:00

15:00

10:00

14:00

13:00

20:00

19:00

12:00

18036636-9

Daniela Constanza

Salvatierra Bastias 16:00 20:00 15:00 20:00

Horario según Plan

de Aprendizaje

Horario según

Registro de

Asistencia a

a) Curso PEC-MJH- 012- 0054- 001


8422208-9 Maria Lara Sanchez 13:00 17:00

13:00

13:00

13:00

13:00

17:00

17:45

17:30

18:00

15558940-k Edith Ampuero Pardo 8:00 12:30 8:30

13:10

13:00

12:30

11360348-8 Josefina Azua Manzur 8:00 12:30 8:30

13:10

13:45

13:00

Horario según Plan

de Aprendizaje

Horario según

Registro de

b) Curso PEC-MJH- 012- 0054- 001

Código Curso Sigla Otec Ref.

PEC-MJH- 012- 0358- 001 Agrolegal Ltda..

Rut 16332020-7 Cayupan Vargas Jocelyn Andrea Sg Libro de

Asistencia 23 días Presente, Sg.Formulario Resumen de fase 1,

24 días.

Rut 12864495-4 González Riquelme Lorena Andrea Sg Libro de

Asistencia 24 días Presente, Sg.Formulario Resumen de fase 1,

PEC-MJH- 012- 0054- 001 C & E Ltda.

De acuerdo a lo registrado en Formulario Resumen Fase 1, la

Beneficiaria Díaz Casanova Irina M. presenta un 100% de

asistencia, sin embargo de acuerdo a lo registrado en Libro de

clases y Planilla de Recepción de Subsidios tiene al menos 4

días de inasistencia.

PEC-MJH- 012- 0181- 001

Cortes Y

Asociado

Capacitaciones

Limitada

La planilla de Recepción de subsidios diarios,

Registra beneficiarias ausentes, las que fueron validadas con

el Libro de Clases en donde se encontraban presentes:

7163115-k Rosalba Nieto Paz 05-12-11

6828757-k Rosa Valdez Olmedo Días 05,06,09 de diciembre 12

12817875-9 Maritza Taucan Carvajal Días 05,06,09 de

diciembre 12

PEC-MJH- 012- 0270- 001

Global

Capacitaciones

E.I.R.L.

La beneficiaria 12856528-0 Judith Soto Medina, asistió de

acuerdo a lo registrado en Libro de Clases el 100% de los días

en que se dicto el curso, sin embargo en la semana del 23 al 27

de Abril no aparece el monto de subsidio y su recepción se

encuentra firmada. Se consulto respecto de reclamo por parte

de la beneficiaria quien no lo ha realizado a la fecha de la

auditoria.

PEC-MJH- 012- 0271- 001 Caprol Ltda.

Los siguientes alumnos asistieron 14 días de un total de 16 y

registran el 100% de asistencia en el Formulario Resumen de

fase I.Las alumnas fueron desde el primer día del curso y de

acuerdo a Libro de Clases los días 21 y 22 de marzo están

ausentes:

17080099-0 Aranda Romero Clara Daniela

15787516-7 Fuentealba Soriano Luz Elizabeth

10457078-k Jimeno Ituerra Ana del Pilar.

ANEXO 3.

Diferencias asistencia

ANEXO 4.

Datos inconsistentes asistencia

Rut Nombre N º Horas Porcentaje

8204201-6 Briones Farfan Nancy 95 105,55%

15062573-4 ampos Flores Karen Beatriz 100 111,11%

12952416-2 Collao Estay Evelyn Marlen 100 111,11%

13753278-6 Diaz Fernandez Carola 100 111,11%

13365030-k Gamboa Castillo Angela Andrea 100 111,11%

12773829-7 Godoy Rozas Clelia del Rosario 95 105,55%

12627255-3 Guajardo Orellana Jenny Cecilia 100 111,11%

8149940-3 Providel Gonzalez Rosa Janet 100 111,11%

11970939-3 Rodriguez Castillo Jimena Beatriz 100 111,11%

5960443-0 Saavedra Saavedra Doris Amanda 100 111,11%

11733556-9 Valdes Trujillo Isabel Fernanda 95 105,55%

13695250-1 Valenzuela Astudillo Gloria Elena 100 111,11%

Porcentajes de Asistencia Inconsistentes PEC-MJH- 012- 0246- 001

ANEXO 5.

Documentación con observaciones


PEC-MJH- 012- 0054- 001 C & E Ltda.

6 de los 15 convenios firmados por la beneficiarias, se

encuentran enmendados en la fecha de inicio de la Practica

PEC-MJH- 012- 0268- 001

Cortes Y Asociado

Capacitaciones Limitada

El Libro de Asistencia presenta enmendadura en la fecha

correspondiente a tres días de clases: 16-03-2012; 19-03-

2012; 26-03-2012.

a) Documentación con datos enmendados:

b) Documentación sin Firma


PEC-MJH- 012- 0244- 001

Cet Chile Y/O Center For

Employment Tfor Acuerdo Operativo Sin Firma del Director Regional


Convenio de Practica Laboral no firmado por Representante

Empresa en la que se desarrollara la Practica Hotel

Conference Town.

Convenio de Practica Laboral no firmado por Practicantes

16332020-7 Yocelin Andrea Cayupan Vargas

13360108-8 Isela Valeria Ollarzu Céspedes.

PEC-MJH- 012- 0054- 001 C & E Ltda.

Convenio de Practica Laboral de beneficiaria María Basaul

Santis, Rut 9639923-5, sin Firma de Representante OTEC

PEC-MJH- 012- 0264- 001 Cical Capacita Ltda. Acuerdo Operativo no firmado por Sence

c) Documentación sin la totalidad de los datos o incompleta

Código Curso Sigla Otec Nombre Curso Ref.


Recepcionista

Hotelero/A Con Inglés +

Practica Laboral

Continua

Convenio de Practica Laboral de Practicantes 16332020-7

Yocelin Andrea Cayupan Vargas y

13360108-8 Isela Valeria Ollar, sin Horario de Jornada de

Practica.

PEC-MJH- 012- 0181- 001

Cortes Y Asociado

Capacitaciones Limitada Pastelero

La planilla de Recepción de subsidios diarios, en su columna

de montos sumariza el total del beneficio por beneficiaria, aun

cuando existan días marcados como ausente.


Cosmetología +

Asistencia Técnica

Se incorpora beneficiaria al Seguro, Rut 18571878-6 Terraza

Barraza Nicol , sin registrar fecha de ingreso que permita

validar el periodo de cobertura.

PEC-MJH- 012- 0270- 001

Global Capacitaciones

E.I.R.L.

Asistente Administrativo

Con Mención En Ventas

Planilla de recepción de subsidios diarios, de la semana 23-4-

2012 al 27-04-2012 , se encuentra sin completar los recuadros

de asistencia.


PEC-MJH- 012- 0244- 001


Employment Tfor Sin Encuesta de satisfacción

PEC-MJH- 012- 0356- 001

Proyectos Y Desarrollo Sur

Ltda. Sin Encuesta de satisfacción

PEC-MJH- 012- 0391- 001


Ltda. Sin Encuesta de satisfacción

PEC-MJH- 012- 0284- 001 Finnes Ltda. Sin Encuesta de satisfacción

PEC-MJH- 012- 0267- 001

Chile Consultores

Capacitación Limitada Sin Encuesta de satisfacción

PEC-MJH- 012- 0054- 001 C & E Ltda. Sin Encuesta de satisfacción

PEC-MJH- 012- 0181- 001

Cortes Y Asociado

Capacitaciones Limitada Sin Encuesta de satisfacción

PEC-MJH- 012- 0104- 001 Sercont Chile Ltda. Sin Encuesta de satisfacción

PEC-MJH- 012- 0160- 001


Employment Tfor Sin Encuesta de satisfacción

PEC-MJH- 012- 0268- 001

Cortes Y Asociado


PEC-MJH- 012- 0199- 001 Asecap Ltda. Sin Encuesta de satisfacción

PEC-MJH- 012- 0270- 001


E.I.R.L. Sin Encuesta de satisfacción

PEC-MJH- 012- 0264- 001 Cical Capacita Ltda. Sin Encuesta de satisfacción

PEC-MJH- 012- 0271- 001 Caprol Ltda. Sin Encuesta de satisfacción

PEC-MJH- 012- 0285- 001

Instituto De Capacitación

Cepromar E.I.R Sin Encuesta de satisfacción

PEC-MJH- 012- 0246- 001


E.I.R.L. Sin Encuesta de satisfacción

PEC-MJH- 012- 0266- 001

Chile Consultores


PEC-MJH- 012- 0266- 001

Chile Consultores


PEC-MJH- 012- 0117- 001

Cortes Y Asociado


ANEXO 6.

Sin la totalidad de la Documentación exigida 1 de 2

a) Cursos sin Encuesta de Satisfacción:


PEC-MJH- 012- 0266- 001

Chile Consultores

Capacitación Limitada

La siguiente beneficiaria no cuenta con

fotocopia Cedula de Identidad:

16334082-8 Guerrero Zamora María Teresa

PEC-MJH- 012- 0268- 001

Cortes Y Asociado


La siguiente beneficiaria no cuenta con


11728650-9 Bustamante Reinoso Rossanna

Beatriz

PEC-MJH- 012- 0266- 001

Chile Consultores


Las siguientes beneficiarias no cuentan con


11915740-4 Briones Neira Carmen

6435035-8 Díaz Berroeta Rosa

12507454-5 Espinoza Felipe Noemí Karina

9999193-3 Llanca Vidal Marta Verónica

9945916-6 Rojas Guerrero Ana

15483544-k Soto Sepúlveda María Olivia

10045177-8 Vera Pizarro Juana

16440531-1 Vivanco Cartes Jeimy S.

PEC-MJH- 012- 0181- 001

Cortes Y Asociado




16333340-6 Casanova Parra Margarita

10793971-7 De la Hoz Manzo Julia Mireya

12994928-7 Meza Coronado Eycia

7163115-k Nieto Paz Rosalba

7503309-5 Retamal González Telma

13541571-5 Valdivia Carvajal Mariela

15090287-8 Zamora Ahumada Lia

PEC-MJH- 012- 0117- 001

Cortes Y Asociado




16613854-k Barraza Rojas Katherine

10810046-k Ávila Spencer Rossana Marcela

9980377-0 Quezada Arriagada María Eugenia

12951419-1 Urquieta Olivares Alejandra

PEC-MJH- 012- 0267- 001

Chile Consultores




7675539-6 Astorga Celedon María Consuelo

7642678-3 Jaime Añasco Gaby de Las Mercedes.

b.1) Fotocopias CI faltantes:

b.2) Sin Fotocopias CI :


PEC-MJH- 012- 0391- 001


Ltda.

No cuenta con fotocopia de cedula de Identidad

para la totalidad de las Beneficiarias 17.

PEC-MJH- 012- 0284- 001 Finnes Ltda.



PEC-MJH- 012- 0160- 001


Employment Tfor



PEC-MJH- 012- 0356- 001


Ltda.



ANEXO 6.

Sin la totalidad de la Documentación exigida 2 de 2

Anexo 7 Cursos sin Nomina de Seguro

Código Curso Sigla Otec Nombre Curso Fecha Inicio Fecha Término Observación Ref.

PEC-MJH- 012- 0054- 001 C & E Ltda.


Con Mención En Ventas 12/12/2011 16/01/2012 Sin Documentación Sin Nomina de Seguro

PEC-MJH- 012- 0160- 001


Employment Tfor

Artesanía En Cuero De

Pescado + Asistencia

Técnica 17/11/2011 21/12/2011 Sin Documentación Sin Nomina de Seguro

PEC-MJH- 012- 0265- 001

Chile Consultores


Gestión

Microempresarial 30/01/2012 22/02/2012 Sin Documentación Sin Nomina de Seguro

PEC-MJH- 012- 0266- 001

Chile Consultores


Manipulador De

Alimentos 28/03/2012 20/04/2012 Sin Documentación Sin Nomina de Seguro

PEC-MJH- 012- 0264- 001 Cical Capacita Ltda.

Gestión

Microempresarial 31/01/2012 23/02/2012 Sin Documentación Sin Nomina de Seguro

PEC-MJH- 012- 0181- 001

Cortes Y Asociado

Capacitaciones Limitada Pastelero 01/12/2011 29/12/2011 Sin Documentación Sin Nomina de Seguro

PEC-MJH- 012- 0117- 001

Cortes Y Asociado

Capacitaciones Limitada Corte Y Confección 17/11/2011 16/01/2012 Sin Documentación Sin Nomina de Seguro

PEC-MJH- 012- 0270- 001 Global Capacitaciones E.I.R.L.


Con Mención En Ventas 26/03/2012 27/04/2012 Sin Documentación Sin Nomina de Seguro

PEC-MJH- 012- 0246- 001 Global Capacitaciones E.I.R.L.

Contabilidad Básica Y

Tributaria 26/03/2012 21/04/2012 Sin Documentación Sin Nomina de Seguro

PEC-MJH- 012- 0285- 001

Instituto De Capacitación

Cepromar E.I.R

Guardia De Seguridad Os-

10 11/04/2012 16/05/2012 Sin Documentación Sin Nomina de Seguro

ANEXO 8.

Observaciones de Seguro 1 de 2 Código Curso Sigla Otec Nombre Curso Fecha Inicio Fecha Término Observación Ref.

PEC-MJH- 012- 0244- 001


Employment Tfor

Gestión

Microempresarial 22/03/2012 17/04/2012

Alumno no dado de

Baja de Seguro

18290332-9 Rodríguez Bernal Yetsy

Mabel, no dada de baja y abandono

02/04/2012

PEC-MJH- 012- 0104- 001 Sercont Chile Ltda.

Secretariado

Computacional +

Practica Laboral

Continua 03/10/2011 03/01/2012

Alumno no dado de

Baja de Seguro

13985757-7 Pino Valderrama Andrea,

se retiro el 04-01-12 y no fue dada de

baja del seguro.


Cosmetología +

Asistencia Técnica 15/02/2012 02/05/2012

Alumno no dado de

Baja de Seguro

15065770-9 Janina Araya González, no

se encuentra registrada en Form.

Resumen Fase 1 y no fue dada de baja

del seguro.

PEC-MJH- 012- 0271- 001 Caprol Ltda. Manejo De Caja 21/03/2012 12/04/2012

Alumno no dado de

Baja de Seguro

18759896-6 Castro Poblete Angélica

María abandono 26-03-2011 y no fue

dada de baja en Seguro.


Alumno no

incorporado Seguro

7604304-3 Sepúlveda Salas Lavinia

21133525-4 Vela Mariño Claudia

Lorena


PEC-MJH- 012- 0244- 001


Employment Tfor

Gestión


Fechas de Finalización

Distintas

Según Formulario de Resumen del

Curso Fecha de Finalización 17-04-2012

Según Nomina de Seguro Fecha de


PEC-MJH- 012- 0284- 001 Finnes Ltda. Icdl Completo 28/03/2012 10/05/2012


Distintas

De acuerdo a lo registrado en Nomina

de Seguro fecha de finalización 08-05-

12, Según Acuerdo Operativo la fecha

fue modificada al 09-05-12.

PEC-MJH- 012- 0267- 001

Chile Consultores


Manipulador De

Alimentos 02/04/2012 24/04/2012


Distintas





ANEXO 8.

Observaciones de Seguro 2 de 2 Código Curso Sigla Otec Nombre Curso Fecha Inicio Fecha Término Observación Ref.


Nomina de Seguro sin

evidencia de

recepción por parte

de Cía.. De Seguro.

La Nomina de Seguro no cuenta con

mail o fecha de recepción que

evidencie su recepción conforme

dentro de los plazos exigidos.


Cosmetología +



evidencia de







PEC-MJH- 012- 0268- 001

Cortes Y Asociado


Corte Y Confección +



evidencia de









evidencia de








PEC-MJH- 012- 0244- 001


Employment Tfor

Gestión



Distintas

Según Formulario de Resumen del

Curso Fecha de Finalización 17-04-2012

Según Nomina de Seguro Fecha de




Distintas





PEC-MJH- 012- 0267- 001

Chile Consultores


Manipulador De

Alimentos 02/04/2012 24/04/2012


Distintas





programa mujer trabajadora y jefa de hogar dirección ...transparencia_2010.sence.cl/docs/informe n...

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