Programa de Mejoramiento de la Gestión (PMG) y Convenio Desempeño Colectivo (CDC)

24 junio 2014

• Los CDC son suscritos por el Ministro de Vivienda y Urbanismo con cada uno de sus 17 Servicios: Subsecretaría, Parque Metropolitano de Santiago y cada uno de los SERVIU.

• Las metas e indicadores de cada equipo deben estar vinculados a las definiciones de misión institucional, objetivos estratégicos y productos relevantes de cada Servicio.

• Los conceptos que involucra la meta son: Ponderador, meta, indicador, fórmula de cálculo, supuestos y notas.

• Existe la posibilidad de modificar o eliminar metas atendiendo las causales establecidas en el Art 20 del DS N° 983/2003

Consideraciones Generales

• Incentivar el trabajo de sus funcionarios/as en el cumplimiento de las metas orientadas a brindar un mejor servicio a la ciudadanía

• Ser un instrumento de Gestión, orientado al logro de la misión y objetivos estratégicos del ministerio, mejorando la eficiencia de los procesos y el buen uso de los recursos.

• Contribuir a la implementación de las políticas de descentralización de los Servicios del sector Vivienda.

• Lograr un incentivo para el personal de planta y contrata, en función de los resultados obtenidos, mediante la asignación de modernización.

Objetivos

Consideraciones Generales del Proceso y Objetivos CDC

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EVALUACION Y VALIDACION

EVALUACION Y VALIDACION

MODIFICACION DE METASMODIFICACION DE METAS

Seguimiento y Evaluación parcial de

metas

Revisión del grado de cumplimiento final de cada meta

por equipo

Valida cumplimiento final de cada meta por equipo con informe final

a Jefe Servicio

Definición de equipos,

indicadores, metas y ponderadores

Programación de metas

Auditoría Interna Ministerial

DIFIN

FORMULACIONFORMULACION PROGRAMACION PROGRAMACION MONITOREOMONITOREO

Proceso de Convenio de Desempeño Colectivo (CDC)

DIFIN

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Modificación de metas

Una vez fijadas las metas de gestión, excepcionalmente éstas podrán ser revisadas o redefinidas mediante una resolución fundada del jefe superior del servicio, autorizada por el Ministro, en el caso que durante el período en ejecución del mismo, se presenten algunas causas que limiten seriamente su logro (Artículo 20)

Por tanto, los argumentos válidos para solicitar una modificación de meta, sólo deben responder a prever un posible incumplimiento de la meta comprometida, por causas ajenas a la gestión de las unidades a cargo de su ejecución.

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3.1.1 Causas externas, de fuerza mayor, o caso fortuito: Se aceptará cursar solicitudes argumentando dicha causal, sólo si existieren situaciones ajenas a la responsabilidad, competencia y gestión del equipo, que interfieran en el cumplimiento de la meta.

3.1.2 Causa calificada: Las causas calificadas y no previstas, solo podrán ser definidas como tal por el Ministro, estas pueden ser de distinta índole y origen. Además, deben encontrarse debidamente justificadas, y avaladas por documentación de respaldo.

3.1.3 Reducciones forzosas del presupuesto: Se aceptará cursar solicitudes bajo esta causal, cuando por razones presupuestarias ajenas a la gestión del Servicio, se afecte el cumplimiento de metas comprometidas por determinados equipos.

3.1.4 Error Manifiesto: Excepcionalmente se incorpora esta causal no explicitada en el reglamento, para aquellas situaciones en las cuales se solicite una modificación por error metodológico, de omisión o de forma en la redacción de la meta y/o sus componentes, o sea necesario clarificar el sentido y alcance de la meta.

Causales de Modificación de metas

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• Para las tres primeras causales, el plazo de presentación de las solicitudes, será dentro de los cinco días hábiles siguientes a aquel en que el Jefe de Servicio tomó conocimiento de la situación.

• Para las solicitudes de modificación de metas cursadas utilizando la causal error manifiesto, el plazo para ser presentadas será hasta el 30 de Abril de 2013.

• El plazo final para presentar solicitudes de modificación de metas será hasta el 12 de diciembre de 2013 (excepto causal error manifiesto). Esto con el fin de cumplir con lo establecido en el reglamento y cursar los respetivos actos administrativos que aprueban las modificaciones, dentro del período en evaluación.

• El proceso será coordinado por el Departamento de Planificación y Control de Gestión de la División de Finanzas, y se desarrollará utilizando el Sistema Informático CDC, aplicación informática elaborada para estos fines.

Plazos para modificaciones de meta.

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Programa Mejoramiento de Gestión: Actores, Proceso.S

ecre

tari

a T

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IPR

ES Propuesta de Programa Marco

Formulación CompromisosEstablecidos por Decreto del Comité de Ministros y el Ministro del ramo

Implementación Compromisos

Evaluación del CumplimientoEstablecido por decreto del Comité de Ministros y el Ministro del ramo

Proceso

Validación Técnica

Observaciones a la Validación Técnica

Red de Expertos / Comité Técnico

Jefes de Servicio/ Ministro del Ramo / Red de Expertos / / Equipo Asesor / Comité Técnico / Comité de Ministros

Jefes de Servicio / Ministro del ramo / Red de Expertos

Red de Expertos / Consultores Externos / Empresas Certificadoras/ Equipo Asesor/Comité Técnico / Comité de Ministros

Actores

Red de Expertos / Expertos externos al ejecutivo

Jefes de Servicio / Ministros del Ramo

Aprobación de Programa Marco por Decreto del Comité de Ministros

Comité de Ministros

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PMG. Ciclo del Proceso

Diseño Programa Marco

Formulación

Implementación

Validación Técnica

Observaciones a la Validación Técnica

Evaluación del Cumplimiento

Secretaría Técnica

Junio – Julio año t-1

Agosto – Diciembre año

t-1

Enero- Diciembre año t

Enero año t+1

Febrero año t+1

Al 10 Marzo año t+1

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• Sistema de Monitoreo del Desempeño Institucional (Indicadores asociados a Productos Estratégicos y a Gestión Interna)

Procesos de Provisión de Bienes y/o Servicios

(Productos Estratégico)

• Gobierno Electrónico, Seguridad de la Información, Sistema de gestión de la Calidad /Sistema Gestión de la Excelencia

Procesos de Soporte /Estratégicas/Atención

Ciudadana /Gestión de la Calidad

Programa Marco PMG 2014

Mín 60%

Máx 40%

El Programa Marco 2014, sigue potenciando los procesos vinculados a la provisión de bienes y servicios (productos estratégicos) ponderando éstos al menos en un 60% y el restante como máximo en 40% distribuido en los procesos de apoyo o soporte

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Sistema de Monitoreo del Desempeño Institucional

• Este Sistema establece objetivos de gestión para monitorear a través de indicadores de desempeño del sistema de Información de Gestión de cada Servicio, la gestión relevante de las instituciones públicas.

• El Sistema de Monitoreo del Desempeño, será obligatorio, de alta prioridad y estará compuesto por indicadores de desempeño asociados a:

– Productos estratégicos (bienes y/o servicios) e

– Indicadores de gestión interna.

• Cada Servicio deberá incorporar indicadores de gestión interna desde un Marco aprobado por el Comité Triministerial, establecido en el Decreto Exento N° 233, de 2013, del M. Hacienda; donde deberá seleccionar al menos 1 indicador. Estos se agregan a los indicadores de desempeño existentes para monitorear los productos estratégicos.

• Los indicadores de Gestión Interna marco corresponde a aquellas mediciones de las áreas de soporte que egresaron del PMG y cuyo monitoreo se realizará a través de estos indicadores.

Programa Marco PMG 2014 Objetivos de Sistemas

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• Sistema de Gestión de la Calidad. Se mantiene en el Programa Marco de la Calidad, en carácter de voluntario, para aquellos servicios que lo comprometieron el 2013. El objetivo del sistema es mejorar el desempeño de la institución, aumentando los niveles de satisfacción de sus clientes/usuarios/beneficiarios, a través de la instalación de un Sistema de Gestión de la Calidad certificado basado en la norma ISO 9001:2008 que considere los procesos de provisión de bienes y/o servicios.

• Sistema de Gestión de la Excelencia. Se mantiene en el Programa Marco de la Calidad, en carácter de voluntario, para aquellos servicios que lo comprometieron el 2013. El objetivo del sistema es mejorar el desempeño institucional a través de la implementación del Modelo de Gestión de Excelencia, que permita gestionar a la organización con el objeto de aportar valor y aumentar la satisfacción de los clientes/usuarios/beneficiarios y lograr mejorar sus resultados alcanzando estándares de calidad más exigentes en forma sistemática.

 

Programa Marco PMG 2014 Objetivos de Sistemas

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Procesos PMG

• Ingresar en la Intranet – Banco Procesos MINVU – Procesos Estratégicos – Gestión Estratégica – Depto. Planificación y Control de Gestión – Formulación Indicadores de Desempeño.

• Incorporación

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Monitoreo Indicadores Formulario H

A partir del año 2014, se realiza el seguimiento a los Indicadores del Formulario – H tanto regional como Subsecretaría mensualmente.

• El cumplimiento de los indicadores se mide mensualmente respecto a la programación.

• En el Informe de Control de Gestión publicado mensualmente, se encontrarán los resultados parciales de los Indicadores transversales y su nivel de cumplimiento.

• Se analizan los resultados de cada indicador transversal y si hubiese diferencia entre el Servicio y el Nivel central se generan los canales para llegar a un acuerdo.

• Se evalúa realizar una Auditoría en el mes de septiembre, para detectar los incumplimientos, verificar respaldos y dar las alertas oportunas.

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Reglas para el compromiso de los indicadores y el sistema de Monitoreo DIPRES

Holgura 25% por indicador.

Cumplimiento proporcional del sistema de Monitoreo

Reducir Numero de Indicadores promedio

Aumentar Exigencia en las metas

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Reglas para el Compromiso del sistema

Para cada indicador:o Se reduce el piso mínimo de cumplimiento de 95% a 75%. Por lo

tanto, se entenderá cumplido en algún grado si el valor efectivo es al menos un 75% de la meta. En caso contrario se entenderá como indicador no cumplido.

o Se entenderá por cumplido, obteniendo el 100% de la ponderación de dicho indicador, si se logra al menos 95% de la meta.

o Si el resultado es intermedio, desde 75% e inferior a 95%, el porcentaje que se asigna al ponderador es proporcional al porcentaje de cumplimiento obtenido.

o Aplica a todos los indicadores incluidos los de gestión interna y a todos los Servicios.

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El grado de cumplimiento de cada sistema tomará sólo valores de 100% o 0%, con excepción del sistema de Monitoreo del Desempeño Institucional.

Para verificar el grado de cumplimiento del Sistema de Monitoreo del Desempeño Institucional se considerará lo siguiente:

El cumplimiento global del sistema de Monitoreo del Desempeño, corresponderá de un cumplimiento proporcional lineal.

El cumplimiento global del PMG será el resultado de la suma del cumplimiento de cada sistema multiplicado por su correspondiente ponderador.

Reglas para el Compromiso del sistema

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Evaluación y Cumplimiento del Programa de Mejoramiento de la Gestión

• Para el proceso de evaluación se define lo que se entenderá por causa externa para efectos de eximir del cumplimiento de un compromiso y corresponde a las siguientes situaciones: • Reducciones de presupuesto, externas al Servicio, que incidan o afecten

significativamente en las variables que se están midiendo;• Hechos fortuitos comprobables, tales como:• Situaciones de inestabilidad social, paros, protestas, hechos de violencia y acciones

terroristas que afecten la provisión de bienes y servicios a los ciudadanos y el normal funcionamiento de las instituciones;

• Variaciones no previstas o fuera de los valores normales de los últimos años en la demanda de bienes y servicios por parte de los ciudadanos, o bien diferencias en los recursos, o situaciones que en definitiva importen un cambio en lo que se consideró cuando se formuló el compromiso;

• Uso no adecuado por parte de los ciudadanos de los bienes y servicios provistos por las instituciones de un ministerio, que afecten o limiten el cumplimiento de sus compromisos; acciones no controlables por un ministerio, como por ejemplo incumplimiento de compromisos de parte de otras instituciones públicas y/o privadas respecto de los cuales la institución no cuenta con atribuciones para exigir su cumplimiento; y

• Modificaciones de diseño de obras de infraestructura no previsibles, problemas en las características de terrenos, etc., afectando los compromisos.

• Catástrofes, • Cambios en la legislación vigente que incidan o afecten significativamente en las

variables.

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Evaluación y Cumplimiento del Programa de Mejoramiento de la Gestión

• El proceso de evaluación del cumplimiento de los compromisos establecidos en base al Programa Marco 2014, será realizado por expertos externos al ejecutivo, contratados por licitación pública a través de la Secretaría Técnica, con el apoyo de la red de expertos.

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Sistemas PMG Subsecretaría 2014

SISTEMA MONITOREO DEL DESEMPEÑO (H)

SISTEMA GESTIÓN DE CALIDAD

(ISO 9001:2008)

PONDERACIÓN SISTEMA 75% 25%

PONDERACIÓN INDICADORES PRODUCTO ESTRATÉGICO 55%

CANTIDAD INDICADORES PRODUCTO ESTRATÉGICO 4

PONDERACIÓN INDICADORES GESTIÓN INTERNA

20%

CANTIDAD INDICADORES GESTIÓN INTERNA 4

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Formulario H 2014: Subsecretaría – Indicadores

ÁMBITO INDICADOR POND. META

VIVIENDA

1. Porcentaje viviendas terminadas al año t (FSV, FSEV, DS 1 y DS 40), en relación al déficit habitacional estimado el año 2011 (Quintiles I, II, III de Ingreso)

15%56%

(222.875 / 399.031) * 100

BARRIO2. Porcentaje de Barrios terminados el año t, respecto del total de Barrios a terminar el año t. 15% 100%

(28 / 28) * 100

CIUDAD3. Porcentaje de Proyectos Urbanos Terminados y entregados a la comunidad el año t respecto del total de Proyectos Urbanos a terminar el año t

10% 100%(76 / 76) * 100

CIUDAD

4. Porcentaje de kilómetros lineales de pavimentos participativos ejecutados al año t, en relación al déficit nacional estimado de kilómetros de pavimentos

15% 26%(1705,5 / 6546) * 100P

RO

DU

CTO

ES

TR

ATÉG

ICO

GES

TIO

N

INTER

NA

EX SISTEMA PMG

INDICADOR POND. META

AUDITORÍA INTERNA

1. Porcentaje de compromisos implementados del Plan de Seguimiento de Auditorías 5% 66%

(148 / 224) * 100

GOBIERNO ELECTRÓNICO

2. Porcentaje de horas disponibles de todos los sitios web del servicio en el año. 5% 99,9%

(2.157,8 / 2.160) * 100

EQUIDAD DE GÉNERO

3. Porcentaje de funcionarios/as capacitados/as en temas de género en el año. 5% 5%

(95 / 1.834) * 100

HIGIENE Y SEGURIDAD

4. Tasa de siniestralidad por incapacidades temporales en el año. 5% 32%

(1.055 / 3.299) * 100