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PROGRAMA DE LAS NACIONES UNIDAS PARA EL DESARROLLO
NOMBRE DEL PROYECTO:
“PROGRAMA DE ASISTENCIA TÉCNICA PARA LA INTEGRACIÓN SUR-SUR”
PROYECTO PNUD ARG/08/017
INFORME DE VERIFICACIONES IN-SITU (SPOT CHECK)
- 1er. SEMESTRE DE 2014 -
INFORME VERIFICACIONES IN-SITU (SPOT CHECK) - PROYECTO PNUD N° ARG/08/017
Ciudad Autónoma de Buenos Aires, 23 de octubre de 2014
Sr. Representante Residente
del Programa de las Naciones Unidas para el Desarrollo
Sr. René Mauricio Valdez
Ref.: Verificaciones in-situ (spot check)
de Proyectos de Implementación
Nacional – Proyecto ARG/08/017.
De nuestra consideración:
Tenemos el agrado de dirigirnos a Ud. a efectos de elevarle el Informe de
Verificaciones In-Situ (Spot Check) realizada sobre el Proyecto ARG 08/017 “Programa de
Asistencia Técnica para la Integración Sur-Sur” correspondiente al Primer Semestre de
2014.
Sin otro particular y quedando a su disposición para toda aclaración que considere
pertinente, saludamos a Ud. atentamente.
Horacio F. Mollo
Socio
INFORME VERIFICACIONES IN-SITU (SPOT CHECK) - PROYECTO PNUD N° ARG/08/017
INDICE DE CONTENIDO
I. ANTECEDENTES DEL PROYECTO ........................................................................ 1
II. OBJETIVO Y ALCANCE DE LA TAREA ................................................................... 1
III. MARCO DE REFERENCIA ..................................................................................... 2
IV. TAREAS REALIZADAS .......................................................................................... 2
V. RESULTADOS DE LA VERIFICACION .................................................................... 5
V.1. ESQUEMA DE DETALLE DE LAS OBSERVACIONES ............................................. 5
V.2. OBSERVACIONES DE LA REVISION REALIZADA CORRESPONDIENTE AL
PRIMER SEMESTRE DE 2014 .................................................................................. 6
VI. ANEXO I – LISTADO DE TRANSACCIONES REVISADAS ...................................... 18
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I. ANTECEDENTES DEL PROYECTO
El objetivo del Proyecto es desarrollar actividades de asistencia técnica para la integración
Sur-Sur, con particular enfoque en el MERCOSUR a través de los siguientes productos:
1) Estudios sobre los nuevos escenarios y demás consecuencias que se deriven de los
resultados de las negociaciones multilaterales, en particular sus repercusiones sobre
las negociaciones regionales y bilaterales y sobre los procesos de liberalización
comercial e integración Sur-Sur.
2) Estudios para la identificación de la especialización productiva de Argentina en el
MERCOSUR, para consolidar el proceso de integración del MERCOSUR y para la
erradicación de las asimetrías entre los Estados Parte.
3) Estudios sobre la situación de los mercados de productos primarios - alimentos y
combustibles - y su impacto sobre la estructura productiva y comercial de la
Argentina en el largo plazo.
4) Información sobre política y negociaciones comerciales a la sociedad civil, mediante
el Centro de Documentación, la página web, y la organización de talleres y primarios.
II. OBJETIVO Y ALCANCE DE LA TAREA
El objetivo de las verificaciones in-situ (Spot check) es evaluar de manera concomitante los
procedimientos de adquisiciones, la solidez de los controles internos y la exactitud de los
registros financieros mediante un control de la documentación de respaldo de una selección
al azar de transacciones que se estén desarrollando en el marco de los proyectos NIM. Los
controles incluyen tanto aspectos de la gestión financiero-administrativa como los
procedimientos de adquisiciones y de gestión de recursos humanos (consultores y viajes) de
acuerdo a lo establecido en el Manual de Gestión de Proyectos.
Debido a limitaciones inherentes a cualquier estructura de control interno y el carácter
muestral de la revisión, errores ó irregularidades pueden ocurrir y no ser detectados.
También la proyección de cualquier evaluación a futuros períodos, está sujeta al riesgo de
que los procedimientos se vuelvan inadecuados debido a cambios en las condiciones o que
la efectividad del diseño y funcionamiento de las políticas y procedimientos pueda
deteriorarse.
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III. MARCO DE REFERENCIA
El examen de control interno ha sido realizado dentro del marco de referencia comprendido
por los criterios definidos por el Committee of Sponsoring Organization (COSO) y las
Normas Internacionales de Auditoría (ISA), los cuales comprenden una evaluación del
ambiente de control, la evaluación de los riesgos, las actividades de control y las
actividades de monitoreo. Asimismo, se ha tenido en cuenta para el análisis, los
lineamientos generales establecidos en el Manual de Gestión de Proyectos de
Cooperación Técnica Ejecutados por el Gobierno elaborado por el PNUD (versión
noviembre 2003).
IV. TAREAS REALIZADAS
Para la emisión del presente informe hemos aplicado los siguientes procedimientos:
1. Sobre una muestra de gastos del Informe Financiero correspondiente al período bajo
revisión, se realizaron los siguientes controles:
- Revisar la adecuación de la documentación de respaldo de las transacciones
(facturas, órdenes de compra, recibos de entrega, comprobantes de
transferencias bancarias, etc.) y su consistencia con la descripción de las
transacciones en los registros contables y con las actividades descriptas en el
Documento de Proyecto.
- Verificar que los comprobantes de pagos están debidamente autorizados y los
cheques firmados por una persona con firma delegada.
- Revisar el cálculo matemático de los pagos individuales y los pagos totales contra los
gastos.
- Verificar la existencia del control del gasto detallado respecto del presupuesto y la
debida autorización de las desviaciones, de corresponder.
- Comprobar las fechas de los documentos de respaldo para asegurar que los gastos
se efectuaron durante el período objeto de examen, de acuerdo con el Documento
de Proyecto.
- Verificar la adecuada segregación de funciones en las transacciones revisadas.
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- Revisar los mecanismos de control interno.
- Actualizar el estado de las recomendaciones de verificaciones anteriores pertinentes.
2. Sobre una muestra de procesos de adquisiciones y de gestión de recursos humanos
(consultores y viajes) correspondiente al período bajo revisión, se realizaron los
siguientes controles:
- Revisar los documentos de los procesos de adquisiciones elaborados por las
Unidades Ejecutoras, a efectos de determinar el cumplimiento de las normas y
políticas del PNUD para cada una de las etapas de cada proceso, conforme el
Manual de Gestión de Proyectos de Cooperación Técnica Ejecutados por el
Gobierno.
- Analizar y verificar la implementación de los procesos de adquisiciones de los
Proyectos, con miras a garantizar la oportunidad, el debido proceso, la
transparencia, competencia y eficiencia en la utilización de los recursos.
En ese sentido, en el marco de los procesos analizados se verificó y analizó:
a) delegaciones de autoridad.
b) método de adquisición y documento de convocatoria, de acuerdo a los
umbrales mínimos y máximos de la adquisición (monto estimado), análisis de
desdoblamientos.
c) especificaciones técnicas y términos de referencia.
d) difusión y publicación.
e) Ofertas.
f) evaluación de las ofertas y la capacidad legal de los oferentes para realizar la
prestación.
g) adjudicación y acreditación del bestvalueformoney (oferta más conveniente).
h) aprobación y firma de contratos y órdenes de compra.
i) procedimientos de recepción e inspección para determinar la concordancia de
los bienes y servicios recibidos con las especificaciones técnicas y términos de
referencia acordados, ampliaciones y prórrogas.
j) ampliaciones y prórrogas.
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k) evaluación de los procedimientos establecidos para mitigar el riesgo de que
se adquieran bienes o servicios que no cumplan las especificaciones técnicas o
términos de referencia o que posteriormente resulten defectuosos.
l) gestión y control de las órdenes con variación de precios.
3. Presentar los resultados de la verificación al funcionario designado por el Asociado en la
Implementación.
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V. RESULTADOS DE LA VERIFICACION
V.1. ESQUEMA DE DETALLE DE LAS OBSERVACIONES
Las observaciones identificadas durante nuestro relevamiento se describen conforme al
siguiente esquema:
Componente Definición
Descripción Breve descripción de la observación identificada.
Efecto Enunciación del riesgo involucrado al existir la situación previamente descripta.
Recomendación Propuesta para lograr una solución a la situación mencionada a efectos de minimizar los posibles riesgos.
Categorización Calificación del riesgo involucrado relacionado con la importancia de la implementación de la recomendación asociada.
Comentario del Proyecto Respuesta del responsable de implementar la sugerencia, indicando la fecha de implementación, de corresponder.
La categorización del hallazgo será realizada en función de la evaluación de los riesgos
asociados a la situación identificada, teniendo en cuenta su impacto en los objetivos del
Proyecto y basada en el juicio profesional empleando la siguiente escala:
Nivel Descripción
Alto La materialización del riesgo expondría al Proyecto a situaciones o consecuencias mayores que afecten el alcance de los objetivos.
Medio La materialización del riesgo expondría al Proyecto a situaciones o consecuencias significativas que afecten el alcance de los objetivos.
Bajo Su falta de adecuación conduce a una menor eficacia y eficiencia en la ejecución de las actividades y cuya adecuación sería deseable para un mayor control en el uso de los recursos involucrados.
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V.2. OBSERVACIONES DE LA REVISION REALIZADA CORRESPONDIENTE AL PRIMER SEMESTRE DE 2014
1. Aspectos Administrativos
1.1. Observación.
Descripción:
Las solicitudes de pago solamente son firmadas por el Coordinador del Proyecto, no
quedando evidencia de quien las confecciona y controla.
Efecto:
Posible superposición de funciones y falta o inadecuada aplicación de los controles
previstos.
Recomendación:
Las solicitudes de pago deben ser firmadas por el responsable de su preparación y control,
de forma tal de asegurar un adecuado control por oposición de intereses.
Categorización: Bajo.
Comentario del Proyecto:
Las solicitudes de pago incluyen el nombre y apellido de quien las confecciona. El
proyecto aceptará la incorporación de la firma a fin de asegurar el control por oposición
de intereses.
Nota del Auditor: Si bien se indicaba el nombre y apellido de la persona que teóricamente
confeccionó, no constituye evidencia sustantiva suficiente de ahí la recomendación de la
firma.
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1.2. Observación.
Descripción:
Si bien el Proyecto cuenta con el sistema UEPEX implementado, el mismo no satisface la
totalidad de los requerimientos funcionales necesarios para el control de las operaciones, lo
cual deriva en la utilización de planillas de cálculo (Excel) como herramientas
complementarias.
Efecto:
Posible falta y/o insuficiencia de información integrada.
Potencial pérdida de información de gestión y control.
Recomendación:
Formalizar los controles necesarios para asegurar la integridad de las bases de datos de
Excel gestionadas en forma externa al UEPEX estableciendo sus características, objetivos y
responsables.
Evaluar en función de la relación costo/beneficio la implementación de un sistema de
información integrado complementario al UEPEX.
Categorización: Medio
Comentario del Proyecto:
El Proyecto se encuentra implementando gradualmente el sistema UEPEX, sugerido y
asesorado por el Ministerio de Economía. Asimismo, el Manual de Gestión de Proyectos
sugiere un libro mayor de gastos, por tal motivo, el Proyecto procede a presentar en
línea con los Informes Financieros, los Informes Combinados de Gastos (CDRs) y la
Posición Financiera intervenida por el Director Nacional.
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2. Viajes y Viáticos
2.1. Observación.
Descripción:
Se ha verificado la falta de uniformidad en la documentación de respaldo de reintegros,
observándose la ausencia del Formulario “Solicitud de Viáticos”. Adicionalmente, no se
observa que las planillas de soporte de las estimaciones de viáticos sean controladas por
una persona distinta a la responsable de su confección.
Efecto:
Posibles errores en la determinación de los reintegros de gastos
Recomendación:
Profundizar y dejar constancia de los controles aplicados en el proceso de presentación y
pago de reintegros de gastos, asegurando la debida uniformidad de la composición de la
documentación de respaldo de los mismos.
Categorización: Bajo.
Comentario del Proyecto:
El Proyecto adjunta el formulario “Solicitud de Pasajes” y "Reembolso de Gastos de
Viaje" tal como indica el Manual de Gestión de Proyectos. El departamento de
Administración realiza la confección de los formularios y el Coordinador General los
autoriza. Se aceptará la recomendación de profundizar el control aplicado.
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2.2. Observación.
Descripción:
Se han verificado errores u omisiones en la confección de los Formularios “Reembolso de
Viáticos” conforme al Modelo Anexo 3.y del Manual de Gestión), ejemplo: falta de firmas,
fechas incompletas, etcétera.
Efecto:
Posibles errores en la determinación de los reintegros de viáticos.
Recomendación:
Profundizar los controles en la confección y presentación de la documentación respaldatoria
de viáticos a ser reintegrados asegurando la debida uniformidad de la composición de la
documentación de respaldo de los mismos.
Categorización: Bajo.
Comentario del Proyecto:
El Proyecto pide la documentación respaldatoria de Viajes, no siempre alcanzando la
uniformidad en las mismas. Se aceptará la recomendación de profundizar el control de
firmas y fechas.
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2.3. Observación.
Descripción:
No se sellan las facturas de las agencias de viajes, canceladas con la leyenda de
“pagado/cancelado”.
Efecto:
Riesgo de pagos duplicados.
Recomendación:
Formalizar la implementación del sello con la inscripción de “pagado”, cuyo acceso debe
estar restringido a personal autorizado.
Categorización: Medio
Comentario del Proyecto:
El sector administrativo del Proyecto es responsable de elaborar la documentación en
relación a los pagos mientras que el Coordinador del Proyecto controla, aprueba y firma
la misma. Se aceptará la recomendación de incluir el sello de pago para profundizar el
control.
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2.4. Observación.
Descripción:
No se deja constancia mediante firma, del responsable de la elaboración de los cuadros
comparativos en los procesos de selección de la agencia de viajes como proveedora.
Efecto:
Posible ausencia de control por oposición de intereses.
Posible superposición de funciones y falta/inadecuada aplicación de controles previstos.
Recomendación:
Formalizar la obligatoriedad de dejar constancia mediante firma y aclaración de la persona
responsable de la preparación de la documentación correspondiente a cada etapa de los
procesos de selección de contratación de servicios.
Categorización: Bajo.
Comentario del Proyecto:
El sector administrativo del Proyecto es responsable de elaborar la documentación
mencionada mientras que el Coordinador del Proyecto controla, aprueba y firma la
misma. Se aceptará la recomendación de formalizar la documentación.
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3. Compras y Contrataciones
3.1. Observación.
Descripción:
No se archiva en los expedientes de compras, copia de los pedidos de cotización remitida a
los proveedores de bienes y servicios.
Efecto:
Posibles solicitudes de cotización no autorizadas.
Posible falta de rotación de proveedores.
Incumplimiento de procedimientos del Manual de Gestión de Proyectos de Cooperación
Técnica
Recomendación:
Implementar la obligatoriedad de documentar en los expedientes de compras de bienes y
servicios los pedidos de cotización realizados.
Categorización: Medio.
Comentario del Proyecto:
El proyecto archiva los pedidos de cotización remitidos de manera electrónica. Se
aceptará la recomendación de incorporarlos físicamente al expediente de la compra.
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3.2. Observación.
Descripción:
No se aplica en aquellos procesos de selección de proveedores donde hay un único
proveedor oferente, la consulta al Comité Local de Contratos y Proyectos, previsto en el
capítulo 4 –Recursos Físicos del Manual de Gestión.
Efecto:
Posible incremento de costos de contratación de bienes y servicios.
Posible falta de rotación de proveedores.
Recomendación:
Implementar la obligatoriedad de la consulta al Comité Local de Contratos y Proyectos, en
todos aquellos procesos donde se verifica un único oferente, como etapa previa a la
adjudicación.
Categorización: Medio.
Comentario del Proyecto:
El Proyecto se encuentra implementando al día de hoy la consulta al Comité Local de
Contratos tal como es previsto en el Manual de Gestión de Proyectos.
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3.3. Observación.
Descripción:
No se ha verificado evidencia documental de inclusión de una estimación de costos total
referenciando el número y nombre del Proyecto.
Efecto:
Posibles desviaciones presupuestarias.
Recomendación:
Implementar en forma adecuada y conforme a lo establecido por el Manual de Gestión de
Proyectos de Cooperación Técnica los procedimientos de compras y contrataciones en
materia de determinación y evaluación de los bienes y servicios a ser incorporados.
Categorización: Medio
Comentario del Proyecto:
El Proyecto realiza los procedimientos de compras y contrataciones según establece el
Manual de Gestión de Proyectos, no siendo necesaria la inclusión de una estimación de
costos.
Nota del auditor: De acuerdo con lo establecido en el apartado “Que documentación se
necesita para las compras” párrafo 18. Inciso b) del Manual de Gestión de Proyectos
Ejecutados por el Gobierno, debe incluirse en las especificaciones técnicas, una estimación
de costo total del bien o servicio a comprar.
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3.4. Observación.
Descripción:
En los expedientes de contratación de bienes y servicios, no se deja constancia de
inscripción con los datos legales e impositivos de todos los proveedores participantes del
proceso de selección y adjudicación, quedando solamente la constancia de inscripción de
AFIP del proveedor adjudicado.
Efecto:
Posible invitación a cotizar a proveedores que no cumplen con los criterios fiscales e
impositivos exigidos por el PNUD.
Recomendación:
Incorporar en los expedientes respaldatorios de los procesos de selección y contratación de
bienes y servicios, la totalidad de la documentación de cada uno de los participantes del
proceso.
Categorización: Medio
Comentario del Proyecto:
El Proyecto realiza las consultas pertinentes de manera electrónica. Se aceptará la
recomendación de imprimir los documentos y adjuntarlos al Expediente.
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4. Consultores
4.1. Observación.
Descripción:
Se han verificado facturas de honorarios canceladas sin el sello de “pagado”.
Efecto:
Riesgo de pagos duplicados.
Recomendación:
Formalizar la obligatoriedad de la implementación del sello con la inscripción de “pagado” en
toda factura y cuyo acceso debe estar restringido a personal autorizado.
Categorización: Medio
Comentario del Proyecto:
El Proyecto realiza el pago de facturas de honorarios en una única orden de pago
mensual, con intervención de la Administración en la confección; autorización de la orden
de pago por parte del Coordinador General; y de la transferencia bancaria vía dos de los
tres coordinadores firmantes. Se aceptará la recomendación de incluir el sello de pago
para profundizar el control.
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4.2. Observación.
Descripción:
Si bien los Informes trimestrales son aprobados por el Coordinador del Proyecto, no se deja
evidencia del control de la evolución de las actividades del Consultor en relación a la
Planificación acordada con el profesional en función del diagrama de control de avance.
Efecto:
Potenciales desviaciones que afecten el alcance de los objetivos intermedios y final del
Programa.
Recomendación:
Formalizar y documentar la metodología y frecuencia del control del grado de avance de las
actividades de los consultores, en relación a la Planificación acordada y los resultados
previstos del Programa.
Categorización: Medio.
Comentario del Proyecto:
El Coordinador del Proyecto aprueba la evolución únicamente mediante la firma de los
Informes trimestrales. Se aceptará la formalización del proceso.
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ANEXO I – LISTADO DE TRANSACCIONES REVISADAS
Ref. IV 1)
N° Fecha Cuenta Descripcion Importe 1 1/16/2014 72510 Suscripción Publicaciones IARA 4.525,00
2 2/3/2014 72510 Suscripción "The Economist" 2.590,00
3 4/11/2014 74110 Gastos Auditoría 2012 (USD) 1.867,91
4 4/11/2014 72505 Compra de Resmas 7.140,50
5 4/11/2014 72410 Equipo Audiovisual 10.809,00
6 4/28/2014 74210 Impresión Revistas 41.140,00
7 4/30/2014 72805 Repuesto Ipad 2.100,00
8 4/30/2014 71620 Viáticos Locales 1.560,00
9 4/30/2014 71610 Transporte Local - Pasaje Aéreo MZA 2.017,49
10 1/31/2014 71305 Honorarios de enero 2014 15.004,00
11 3/31/2014 71305 Honorarios de marzo 2014 15.004,00
12 6/2/2014 71615 Adelanto Viáticos Internacionales 14.210,24
13 1/24/2014 71615 Reembolso Viáticos Viaje Rio de Janeiro 5.331,47
14 1/2/2014 74510 Gastos Bancarios de Enero 2014 592,90
15 3/7/2014 74510 Servicio Interbanking Mes de Febr. 2014 707,85
16 1/1/1900 74525 Curso Ecomod Michelena G. (USD) 2.260,00
17 5/5/2014 74525 Reembolso N° 4 - Caja Chica 3.980,20
18 5/22/2014 72815 Compra de Toner 2.456,50
19 4/11/2014 72815 Compra de Toner 1.393,92
Pago Directo
Proveedor: Cuenta Monto USD
ECOMOD LLC 74500 2.260,00
Ref. IV 2)
Fecha Descripción Importe 6/11/2014 Adelanto Viáticos Internacionales 14.210,24
1/24/2014 Reembolso Viáticos Viaje Rio de J. 5.331,47
Descripción Nombre y apellido Consultor Nacional Ana Laura Zamorano
Consultor Nacional Galperín Carlos Daniel