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Programa de Auditoría Compras, Cuentas por Pagar y Desembolsos

Zamary Soliván Cartagena, CFE Auditora Senior

Estado Libre Asociado de Puerto Rico

OFICINA DEL CONTRALOR

Auditores Internos del Gobierno - 2006

Contraloría a sus órdenes...

OBJETIVOS

Conocer el proceso de compras

Repasar la reglamentación aplicable

Discutir los hallazgos más frecuentes

Aclarar dudas relacionadas con la reglamentación y los hallazgos



BASE LEGAL

Constitución del Estado Libre

Asociado de Puerto Rico

Leyes

Código Penal de Puerto Rico

Reglamentos

Cartas y Memorandos Circulares

Reglamentación Federal



Proceso deProceso deCompras y Compras y DesembolsosDesembolsos



Requisición

Orden de Compra o Contratos

Recibo de inspección o certificación del trabajo realizado

Factura

DesembolsoProceso de

Adjudicación

Registros Contables

Asignaciones Presupuestarias

EL PROCESO DE COMPRAS Y LOS DESEMBOLSOS

Archivo de Documentos



Asignaciones PresupuestariasAsignaciones PresupuestariasAsignaciones PresupuestariasAsignaciones Presupuestarias



ASIGNACIONES PRESUPUESTARIA

Presupuesto del MunicipioAprobado por la Legislatura Municipal

Por dependencia y partidas presupuestarias

ResponsabilidadLegislatura Municipal

Alcalde

Jefes de Dependencia



Asignaciones Asignaciones PresupuestariasPresupuestariasAsignaciones Asignaciones

PresupuestariasPresupuestarias

RequisiciónRequisiciónRequisiciónRequisición




REQUISICIÓN

Necesidad Cumplimentada en todas sus partes

Asignación de NúmeroDescripción adecuada de los suministros o serviciosFecha

Aprobada por los funcionarios autorizados Jefe de DependenciaOficial de Compras



Proceso de AdjudicaciónProceso de AdjudicaciónProceso de AdjudicaciónProceso de Adjudicación


Proceso de Proceso de AdjudicaciónAdjudicaciónProceso de Proceso de

AdjudicaciónAdjudicación





PROCESO DE ADJUDICACIÓN

Subasta Pública

Excepciones

Subastas Informales [Cotizaciones]

Responsabilidad de los funcionarios que solicita, recibe, acepta, y adjudica la cotización

Mercado Abierto

Único Proveedor

Emergencia



OrdenOrden dede CompraCompra






Orden de CompraOrden de Compra Orden de CompraOrden de Compra



ORDEN DE COMPRA

Cumplimentada en todas sus partes

Disponibilidad de los fondos

Registrada en los libros

Contratos registrados en la OCPR

Aprobada por los funcionarios autorizados



ReciboRecibo dede InspecciónInspección






Orden de CompraOrden de CompraOrden de CompraOrden de Compra Recibo de InspecciónRecibo de InspecciónRecibo de InspecciónRecibo de Inspección



RECIBO DE BIENES Y SERVICIOS

Cumplimentado en todas sus partes

Verificación de los bienes y servicios

Corrección

Exactitud

Firmado por el personal autorizado

Envío a los departamentos concernientes



FacturaFactura






Orden de CompraOrden de CompraOrden de CompraOrden de Compra

Recibo de InspecciónRecibo de InspecciónRecibo de InspecciónRecibo de Inspección FacturaFacturaFacturaFactura



FACTURA

Original

El proveedor o contratista es el mismo de la orden de compra

Corrección y exactitud

Certificada por el funcionario o empleado que recibió los bienes

Aprobada por el funcionario autorizado



DesembolsoDesembolso







Recibo de InspecciónRecibo de InspecciónRecibo de InspecciónRecibo de Inspección FacturaFacturaFacturaFactura DesembolsoDesembolsoDesembolsoDesembolso



DESEMBOLSO

Corrección y Exactitud

Corresponde a la necesidad e interés del Pueblo

Extravagantes, excesivo e innecesario

Aprobado por los funcionarios autorizados

Justificantes del desembolso y cheque



Registros Registros

ContablesContables

Registros ContablesRegistros ContablesRegistros ContablesRegistros Contables







Recibo de InspecciónRecibo de InspecciónRecibo de InspecciónRecibo de Inspección FacturaFacturaFacturaFactura DesembolsoDesembolsoDesembolsoDesembolso



Se anotó en los registros todas las transacciones hasta liquidar la Orden de Compra o el Contrato

Se anotó en la partida correspondiente

Se anotó en el año económico correspondiente

Se concilia mensualmente el Mayor de Cuentas por Pagar

REGISTROS CONTABLES



ArchivoArchivo dede

documentosdocumentos



Recibo de InspecciónRecibo de InspecciónRecibo de InspecciónRecibo de Inspección

FacturaFacturaFacturaFactura

DesembolsoDesembolsoDesembolsoDesembolso

Proceso de AdjudicaciónProceso de AdjudicaciónProceso de AdjudicaciónProceso de Adjudicación

Registros ContablesRegistros ContablesRegistros ContablesRegistros Contables

Archivo de Archivo de documentosdocumentosArchivo de Archivo de documentosdocumentos

Asignaciones Asignaciones PresupuestariaPresupuestariaAsignaciones Asignaciones PresupuestariaPresupuestaria



ARCHIVO DE DOCUMENTOSPersonal Autorizado

Documentos Activos e Inactivos

OrganizadoNúmeros consecutivos y año fiscal

Por suplidor o contratista, si aplica

Área segura

Libre de inundaciones y de humedad

Control de acceso



HALLAZGOS MÁS COMUNES

Cotizaciones falsas

Fraccionamento del costo de obras

Compras y arrendamientos de equipos sin subastas

Adquisición de bienes y servicios sin obtener cotizaciones

Contratación de obras sin celebrar subasta pública alegando estado de emergencia

Especificaciones que incluían las características de una marca en particular



Cont. HALLAZGOS MÁS COMUNES

Deficiencia en la solicitud y el trámite de cotizaciones

Pagos ilegales, indebidos, duplicados, y por adelantado

Pagos de deudas incurridas ilegalmente

Deficiencias en los comprobantes de desembolso y sus justificantes

Comprobantes de desembolso y cheques no encontrados para examen



CONTAMOS CON SU

COOPERACIÓN PARA MEJORAR

LA FISCALIZACIÓN Y LA

ADMINISTRACIÓN DE LA

PROPIEDAD Y DE LOS FONDOS

PÚBLICOS

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