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TOMA DE DECISIONES TOMA DE DECISIONES BARQUISIMETO – ESTADO LARABARQUISIMETO – ESTADO LARA

Autor: Katherine Díaz C.I 19.276.827Autor: Katherine Díaz C.I 19.276.827Tutor: Eustiquio AponteTutor: Eustiquio Aponte

Barquisimeto 15 de Julio del 2015Barquisimeto 15 de Julio del 2015

La oficina administrativa del I.V.S.S. es una dependencia del Instituto Venezolano de los Seguros Sociales, que realiza la inscripción y recaudación por ese concepto de las personas naturales y jurídicas registradas en el I.V.S.S. En el Departamento de cobranza se enfrentan a un problema de incumplimiento del pago por parte de las empresas y los asegurados. A través de una auditoria comprobó que muchos de ellos adeudan cifras millonarias, a pesar de haber suscrito convenios de pago, no hicieron efectivo el pago por el monto total de la deuda.

Esta situación incide en el cumplimiento de las metas establecidas, si bien es cierto se cuenta con una estrategia de visitas e intimación de pago, la misma no está dando el resultado esperado, debido a que no existe un mecanismo persuasivo eficaz. Además afecta el desempeño del personal, que se siente presionado por la Dirección para que genera un situación afecta

1IDENTIFICACIÓN Y DIAGNOSTICO DEL PROBLEMA

  GENERACION DE SOLUCIONES ALTERNATIVAS2

La coordinadora propone establecer una meta límite mensual de empresas a visitar, con control cada quince días para garantizar el cumplimiento del objetivo. El personal de convenios de pago sugiere que estos se suscriban por un máximo de dos pagos, 50% del monto total en cada una, de lo contrario se corre el riesgo del incumplimiento si se fijan más de esas cuotas. El personal de fiscalización, está de acuerdo en recuperar la recaudación, pero se les debe hacer una programación equitativa y factible, en caso contrario no es alcanzable la meta establecida.

La Dirección sugiere asignar mayor número de fiscales a las jornadas de cobro que se realizan a las empresas en el municipio Girardot.

Auditoria por su parte considera que se debe ser sincerar la situación de empresas que están cerradas y aparecen como activas.

EVALUACIÓN DE LAS ALTERNATIVAS 3

La decisión a tomar para revertir esta situación debe contar con el consenso de todo el personal del departamento, desde la Coordinadora, fiscales, auditores, convenio de pago. En caso contrario no se garantiza el éxito de la misma, por cuanto como puede comprenderse, decisiones sobre la marcha permiten muy poco tiempo para estudiar alternativas y prever obstáculos a su implementación. Las posibilidades de que se implementen disminuyen e incluso cuando se implementan puede ser que resuelvan solamente los efectos del problema pero no la causa, como este caso. Un plan de cobranza que consiste solamente en algo temporal no soluciona la causa del incumplimiento de pago, que entre otras son, falta de personal, fiscalización, y sanciones. Queda claro que el estilo decisorio y las relaciones entre la coordinadora, fiscales, personal de convenios determinan en algún grado la probabilidad de implementación de cualquier alternativa.

SELECCIÓN DE LA ALTERNATIVA4

En esta etapa del proceso, la coordinadora decidió hacer uso de técnicas de Análisis de Decisiones para poder optimizar el proceso de recaudación, su principal razón fue la de acabar con los conflicto entre las diferentes áreas (las cuales tienen sus propios intereses, metas, requerimientos) a la hora de asignar las responsabilidades para cada uno. Esto gracias a que con estas técnicas, las decisiones son totalmente soportadas por los modelos y criterios utilizados a la hora de representar el problema a resolver.

IMPLEMENTACIÓN DE LA DECISIÓN5

Las decisiones iniciales, no determinan la forma o alternativas de cómo se consigue el objetivo. Las decisiones que siguen a la decisión inicial se dividen analíticamente en decisiones de programación y de implementación. Esta distinción es importante porque los actores y factores influyentes en el desarrollo del plan son diferentes en las dos fases. En la Oficina Administrativa, se tomó la decisión inicial de revisar la planificación de la recaudación el logro de la meta mensual. De las varias alternativas posibles se escogió organizar la distribución del personal de fiscalización, respecto al horario y número de empresas asignadas. Estas decisiones se tomo en la Dirección, una vez determinada la conveniencia iniciaron las decisiones de programación, las cuales determinan qué se entiende por distribución, quiénes son los fiscales que deben efectuar el trabajo, el tiempo, la supervisión, etc. Una vez que el programa ha sido aprobado por la autoridad correspondiente, empieza la implementación. Durante la fase de implementación se toman también muchas decisiones que pueden llegar a modificar sustancialmente, e incluso paralizar, lo planificado.

EVALUACIÓN DE LA DECISIÓN 6

Qué beneficios logró la Oficina Administrativa del I.V.S.S. con el uso de técnicas de Análisis de Decisiones en la administración de recaudación? Simple y concreto: optimizó los recursos asignados, ahorró tiempo y dinero y redujo los conflictos entre las diferentes áreas que buscaban priorizar sus intereses. El poder combinar bajo una misma metodología aspectos cuantitativos (costos, utilidades, tiempos) y cualitativos (riesgo, ambiente político, prestigio) permitió soportar y defender completamente sus decisiones, evaluar potenciales escenarios y llegar a consensos al interior de la compañía a la hora de decidir en aspectos estratégicos. Al utilizar técnicas de análisis de decisión para la toma de sus decisiones, ganó velocidad de respuesta en sus procesos, la toma de decisiones se volvieron eficientes, y la eficiencia significa recaudación. Las decisiones se tomaron en tiempos significativamente más cortos. Por ejemplo, procesos de toma de decisión que usualmente exigían al menos tres meses de trabajo, pudieron ser coordinados y resueltos en tres semanas, con resultados finales robustos y totalmente soportados.