Proceso de creacin de una hoja electrnica de clculoLa planeacin de una hoja electrnica de clculo requiere de conocer la informacin que se manejar y de los procesos de clculo para finalmente contar con una hoja bien organizada y confiable.Al crear una hoja electrnica de clculo, se recomienda seguir los siguientes pasos:1. Determinar el objetivo final de la hoja electrnica de clculo, es decir, cul es el resultado que se espera obtener al utilizar la herramienta. Este paso justificar o no el uso de la hoja electrnica de clculo. Por ejemplo, un objetivo podra ser determinar el costo total de realizar un viaje para tomar la decisin de llevarlo acabo o no. 2. Realizar una lista de informacin necesaria para poder resolver el problema. Este paso contempla todos los datos bsicos (constantes y variables) que deben ser considerados para llegar a la respuesta del problema. Por ejemplo: para el caso del viaje, se necesitar costo del transporte, la estancia en el hotel, comida, diversiones, propinas, etc. 3. Listar los clculos y frmulas esenciales para llegar a la solucin del problema. Por el ejemplo del viaje, las operaciones se refieren a la suma de los costos de transporte, hotel, comida, etc. 4. Introducir los nmeros y etiquetas (o ttulos para identificar los datos que se incluyen). Adems es recomendable colocar un ttulo al principio de la hoja electrnica, por ejemplo: Viaje a Cancn. 5. Introducir las frmulas en la hoja electrnica de clculo. 6. Interpretacin de los resultados obtenidos. Una forma sencilla de realizar este paso es contestarse la siguiente pregunta: La informacin resultante tiene sentido? Hay una frase que se utiliza en ingls, que dice: "Garbage In, Garbage Out" y se refiere al hecho de que si la informacin que se introduce no es correcta, entonces por ende, los resultados tampoco, no importa que el proceso que se le aplique sea el correcto. Si tradujramos literalmente la frase dira: "Si entra basura, entonces sale basura". 7. Modificar la presentacin de la informacin para mejorar su aspecto dependiendo del uso que se le vaya a dar. La aplicacin de las hojas electrnicas de clculo en los diferentes medios o ambientes de trabajo es muy extensa. Podramos mencionar algunas aplicaciones como: en educacin, se utiliza para llevar el registro de las calificaciones, evaluaciones de los alumnos; en el hogar, se emplea para registrar los gastos (entradas y salidas) de dinero; en la industria, para registrar las muestras de los productos para posteriormente generar estadsticas.Las hojas electrnicas de clculo han evolucionado trascendentalmente integrando diferentes herramientas de apoyo para facilitar la comprensin de la informacin generada como grficas, tablas dinmicas, y ligas a Internet por mencionar algunas, pero la parte ms importante de las hojas electrnicas es la aplicacin que USTED le dar relacionada a su rea laboral.INICIANDO CON MICROSOFT EXCELAbrir la aplicacinAntes de comenzar a procesar informacin en una hoja electrnica de clculo lo primero es abrir la aplicacin diseada para esto, a continuacin se presentan los pasos para ejecutar la aplicacin Microsoft Excel.1. Dar un clic en el botn Inicio (Start) de su computadora, localizado en la barra de tareas, para desplegar el contenido del men Inicio (Start). 2. Desplazar el puntero del ratn sobre la opcin Programas (Programs). 3. Localizar en el nuevo submen que aparece, la opcin Microsoft Excel () y dar un clic sobre sta. rea de trabajo de Microsoft ExcelUna hoja de clculo de Excel tiene un diseo de matrz con los siguientes elementos (ver figura #1):Figura # 11. Barra de Ttulo. Incluye en nombre de la aplicacin y el nombre del archivo activo. 2. Barra de Frmulas. Recuadro que presenta el valor constante o frmula de la celda activa. 3. Barra de Desplazamiento Vertical. Permite ver la informacin de la hoja de clculo a lo largo, lo que permite visualizar el contenido en forma vertical. 4. Barra de Desplazamiento Horizontal. Realiza la misma funcin que la barra de desplazamiento vertical, slo que la informacin la desplaza horizontalmente. 5. Hojas de Trabajo. Si un libro de trabajo contiene varias hojas de clculo la ubicacin de las mismas ser en la parte inferior. 6. Encabezado de Filas. Ubicacin de los identificadores de cada fila. En una hoja de clculo una fila est definida como un espacio horizontal que cruza la ventana. Los nmeros se utilizan para identificar cada una de las filas de una hoja de trabajo. Una hoja de Excel est compuesta por 65,536 filas. 7. Cuadro de Nombres. Recuadro que muestra la ubicacin de la celda seleccionada y/o rango de celdas. 8. Encabezado de Columnas. Ubicacin de los identificadores de cada columna. En una hoja de clculo una columna est definida como un espacio vertical que abarca de arriba hacia abajo la ventana. Las letras se utilizan para identificar cada una de las columnas de una hoja de trabajo. Una hoja de Excel est compuesta por 256 columnas. 9. Barra de Herramientas. Botones de comandos, opciones de men, que al seleccionarlos realizan diferentes acciones. 10. Barra de Mens. Nombre de los mens disponibles en la aplicacin para realizar acciones; cada uno de los mens incluye opciones especficas que pueden ser aplicadas al documento. *Celda activa (seleccionada). Tiene un borde ancho que la rodea, el ttulo en el encabezado de la columna y fila a la que corresponde se resalta. En la celda activa se puede introducir nuevos datos o editar los datos que contiene.La referencia (posicin) de la celda activa se identifica por la interseccin de la columna y la fila como en una matriz. En la figura 1, la referencia de la celda activa es B3, es decir, la interseccin de la columna B y la fila 3.Opciones ms utilizadas de los principales mens en Microsoft ExcelLas funciones que se pueden realizar en Microsoft Excel se encuentran agrupadas de acuerdo a sus caractersticas en categoras denominadas men. La barra de mens se localiza en la parte superior de la ventana de trabajo de Microsoft Excel (ver figura 1). Para accesar la informacin de cada men, es necesario colocar el apuntador del ratn sobre el nombre del men que se desee consultar y dar un clic sobre el nombre. La accin anterior desplegar una lista con diferentes opciones o comandos.Si observa en los mens algunas opciones tienen la siguiente leyenda: CTRL + . La leyenda anterior seala al usuario que al presionar simultneamente las dos teclas, se ejecuta el comando sin necesidad de accesarlo desde el men.Otro punto importante cuando se est trabajando con opciones de men tiene que ver con su aspecto, si stos aparecen deshabilitados (en gris), significa que por el momento no se pueden utilizar. Esto puede ser debido a que hay que seleccionar primero algo o simplemente porque esa opcin no se aplica por el momento.A continuacin se presentan los mens principales de Microsoft Excel, sealando las opciones de mayor uso, con la respectiva descripcin de los comandos:Men Archivo1. Crea un libro de trabajo. 2. Abre un libro de trabajo que fue previamente creado en Microsoft Excel. 3. Guarda el libro de trabajo activo o sobre el cual se esta trabajando. 4. Permite guardar los cambios del libro de trabajo con diferentes caractersticas, por ejemplo: con otro nombre. 5. Configura las propiedades del libro de trabajo: mrgenes, orientacin, escala de impresin, etc. 6. Delimita la rea de impresin, en caso de querer imprimir slo una rango de celdas de la hoja de Excel. 7. Muestra en pantalla como se vera el documento en papel. 8. Imprime el documento en la impresora que esta dada de alta en la computadora, adems permite definir: el nmero de copias, seccin de hojas a imprimir, etc. 9. Cierra la aplicacin Microsoft Excel.

Men Edicin1. Deshace la ltima operacin o comando aplicado al libro de trabajo. 2. Repite la ltima operacin o comando aplicado al libro de trabajo. 3. Corta la informacin u objeto seleccionado en el libro de trabajo. 4. Copia la informacin u objeto seleccionado en el libro de trabajo. 5. Pega la informacin u objeto seleccionado en el libro de trabajo activo o en otra aplicacin, en la posicin donde se encuentre la celda activa. 6. Rellena las celdas seleccionadas con el contenido de la primera celda. 7. Borra la informacin u objeto seleccionado en el libro de trabajo actual. 8. Busca en el contenido de las celdas del libro de trabajo la informacin definida en la bsqueda. 9. Reemplaza el contenido de las celdas en el libro de trabajo con la informacin que se desea reemplazar.

Men Ver1. Presentacin de la informacin contenida en la hoja de Excel en forma de matriz (filas y columnas). Vista predefinida para trabajar. 2. Presentacin de la informacin contenida en la hoja de Excel por tamao de pgina. 3. Comando utilizado para definir el encabezado y pie de pgina del libro de trabajo.

Men Insertar1. Inserta cedas en la direccin deseada segn la localizacin de la celda activa. 2. Inserta filas completas hacia arriba a partir de la localizacin de la celda activa. 3. Inserta columnas completas hacia la izquierda a partir de la localizacin de la celda activa. Observacin: los comandos ubicados en el men Insertar, como su nombre lo indica insertan la informacin seleccionada, por ejemplo: el comando Objeto inserta en el libro de trabajo un objeto.

Men Formato1. Permite modificar las diferentes caractersticas de formato a las celdas seleccionadas como son: color, tamao, tipo de letra, fuente, 2. Aplica diferentes caractersticas a las filas seleccionadas como son: altura, ocultar y/o mostrar filas. 3. Aplica diferentes caractersticas a las columnas seleccionadas como son: ancho, ocultar y/o mostrar columnas. 4. Muestra los distintos formatos definidos en Excel, que pueden ser aplicados al libro de trabajo.

Men Datos1. Ordena la informacin de la hoja de Excel de acuerdo a los criterios seleccionados. 2. Define diferentes filtros a la informacin de la hoja de Excel para localizarla en una forma ms sencilla y directa.

Nota: Los mens no presentados en este documento son utilizados para realizar funciones especiales (no implica que sean menos importantes), por ejemplo el men Herramientas es donde se puede proteger la informacin de la hoja de clculo.Acceso a opciones usando la barra de herramientasLa barra de herramientas estndar siempre aparece en la parte superior de Microsoft Excel, donde se localizan los comandos bsicos o de mayor uso al estar trabajando en un documento. A continuacin se muestra la barra estndar con la descripcin de los comandos principales:

A. Crea libro de trabajo de Excel nuevo. Opcin Nuevo del men Archivo. B. Despliega la informacin que contiene su computadora para localizar los archivos creados con Excel. Opcin Abrir del men Archivo. C. Guarda la informacin del libro de trabajo de Excel actual. Opcin Guardar del men Archivo. D. Imprime la rea definida o la hoja de trabajo de Excel en la impresora. Opcin Imprimir del men Archivo. E. Muestra en pantalla la rea definida o la hoja de trabajo de Excel, para validar cmo se vara la informacin en papel. Opcin Vista Preliminar del men Archivo. F. Corta el dato u objeto seleccionado en el libro de trabajo de Excel. Opcin Cortar del men Edicin. G. Copia el dato u objeto seleccionado en el libro de trabajo de Excel. Opcin Copiar del men Edicin. H. Pega el dato u objeto que contiene el portapapeles (zona de almacenamiento temporal que no se ve en pantalla), el cual contiene la informacin ms reciente que se copi o se cort. Opcin Pegar del men Edicin. I. Copia las caractersticas de la informacin seleccionada, para posteriormente aplicarlas a otra seccin del libro de trabajo de Excel. J. Deshace la accin ms reciente realizada en el libro de trabajo de Excel. Opcin Deshacer del men Edicin. K. Aplica de nuevo la accin ms reciente aplicada en el libro de trabajo de Excel. Opcin Repetir del men Edicin. L. Suma los datos del rango seleccionado. Funcin suma de la opcin Funcin del men Insertar. M. Ordena en forma ascendente los datos del rango seleccionado. Opcin Ordenar del men Datos. N. Ordena en forma descendente los datos del rango seleccionado. Opcin Ordenar del men Datos. O. Ajusta el tamao de la hoja de Excel en pantalla, para visualizar mayor o menor informacin en pantalla. Opcin Zoom del men Ver. En la barra de herramientas formato se encuentra las opciones de presentacin de los datos ms utilizadas al estar trabajando en Microsoft Excel. A continuacin se muestra la barra con la descripcin de las opciones:

A. Cuadro que presenta las diferentes fuentes disponibles en Microsoft Excel. B. Cuadro que contiene los tamaos de letra aplicables a las celdas seleccionadas. C. Opcin que aplica el formato negritas a las celdas seleccionadas. D. Opcin que aplica el formato cursiva o itlica a las celdas seleccionadas. E. Opcin que aplica el formato subrayado a las celdas seleccionadas. F. Alinea el contenido de la celda a la izquierda. G. Alinea el contenido de la celda al centro. H. Alinea el contenido de la celda a la derecha. I. Combina la informacin de las celdas seleccionadas para formar una sola celda, tambin se puede decir que centra el contenido de las celdas a lo largo de las columnas seleccionadas. J. Aplica bordes a las celdas seleccionadas. K. Sombrea en diversos colores el fondo de la(s) celda(s) seleccionada(s). L. Cambia el color del texto de la(s) celda(s) seleccionada(s). Nota: todos los comandos que se incluyen en la barra de formato se localizan en el men Formato. Elementos y procedimientos bsicos para trabajar con una hoja de clculo de Microsoft ExcelTipos de datos en un libro de trabajo de ExcelEn la hoja de clculo bsicamente existen tres tipos de datos caractersticos: Etiquetas: Cualquier combinacin de caracteres (nmeros, letras y signos especiales). Constantes: Dgitos del 0 al 9 y con sus respectivas combinaciones. Frmulas: Operaciones (matemticas, relacionales o lgicas) que se efectan entre las celdas. Nota: Siempre inician con un signo de igual (=).

Tipo de dato Ejemplos Descripcin

Etiquetas Nombre de alumnos, Matrcula, Calificacin, 1_parcial, Cualquier texto en combinacin con signos y nmeros.

Constantes 0.80, 0.20 , 3.25, -7.26 Cualquier nmero.

Frmulas =A1 + B1 = SUMA(C3:F3) Ecuacin matemtica o funcin predefinida de Excel.

Crear un libro de trabajo en Excel1. Abrir la aplicacin Microsoft Excel. Si hay un libro nuevo de Excel en pantalla (como la que aparece en la figura 1 del principio del documento) entonces ir al paso 5, de lo contrario seguir al paso 2. 2. Elegir la opcin Nuevo (New) del men Archivo (File) o dar un clic al botn de la barra de herramientas estndar. 3. Dar un clic sobre el icono Libro (Workbook) localizado en la pestaa General. 4. Dar un clic en el botn Aceptar (OK) de la caja de dilogo. 5. Escribir los datos en las celdas correspondientes, presionar O para que Excel acepte la entrada de los datos y se desplace una celda hacia abajo. Para introducir datos y desplazarse una celda hacia cualquier direccin, presione las teclas , , , . Editar (modificar) datos de la hoja1. Dar doble clic sobre la celda que contiene los datos que desea modificar. 2. Proceda a hacer los cambios deseados. 3. Presionar la tecla cuando termine de hacer los cambios. Eliminar datos de la hoja1. Seleccionar las celdas que contienen los datos que desea eliminar. 2. Presionar la tecla o seleccionar la opcin Eliminar Todo (Clear all) del men Edicin (Edit). Copiar datos a otra parte del libro de trabajo de Excel1. Seleccionar las celdas que contienen los datos que desea copiar. 2. Elegir la opcin Copiar (Copy) del men Edicin (Edit) o dar un clic al botn de la barra de herramientas estndar. 3. Dar un clic sobre la celda a partir de donde desea colocar los datos (esta celda ser la celda superior izquierda de los datos copiados). 4. Elegir la opcin Pegar (Paste) del men Edicin (Edit) o dar un clic al botn de la barra de herramientas estndar. Mover datos a otra parte de la hoja1. Seleccionar las celdas que contienen los datos que desea mover. 2. Elegir la opcin Cortar (Cut) del men Edicin (Edit) o dar un clic al botn de la barra de herramientas estndar.. 3. Dar un clic sobre la celda a partir de donde desea colocar los datos (esta celda ser la celda superior izquierda de los datos copiados). 4. Elegir la opcin Pegar (Paste) del men Edicin (Edit) o dar un clic al botn de la barra de herramientas estndar. Ajustar el ancho de las columnas1. Seleccionar la(s) columna(s) a la (s) cual(es) desea modificar el ancho. 2. Dar un clic en la opcin Columna (Column) del men Formato (Format), para seleccionar la opcin Ancho (Width ) 3. Escribir el tamao del ancho de la celda para visualizar toda la informacin en la columna. 4. Dar un clic en el botn Aceptar (OK). Ajustar la altura de las filas1. Seleccionar la(s) fila(s) a las cuales desea modificar la altura. 2. Dar un clic en la opcin Filas (Row) del men Formato (Format), para seleccionar la opcin Alto (Height). 3. Escribir la medida de la altura de la celda para visualizar la informacin en la fila. 4. Dar un clic en el botn Aceptar (OK). Insertar una columna1. Colocar la celda activa en la posicin donde se desea insertar la columna nueva. La columna se insertar a la izquierda de la celda activa o seleccionada. 2. Dar un clic en la opcin Columnas (Columns) del men Insertar (Insert). Insertar una fila1. Colocar la celda activa en la posicin donde se desea insertar la fila nueva. La fila se insertar arriba de la celda activa o seleccionada. 2. Dar un clic en la opcin Filas (Rows) del men Insertar (Insert). Borrar una fila o columna1. Seleccionar la fila o columna que se desea eliminar. 2. Dar un clic en la opcin Eliminar (Delete) del men Edicin (Edit). Si se elimin una fila, sta desaparecer y todas las flas que siguen se desplazan hacia arriba. Si se elimin una columna, sta desaparece y todas las columnas se desplazan hacia la izquierda. Guardar un libro de trabajo en Excel1. Seleccionar la opcin Guardar (Save) del men Archivo (File) o dar un clic al botn de la barra de herramientas estndar. 2. Localizar la casilla Nombre de archivo (File Name) en la caja de dilogo que aparece en su computadora. 3. Escribir el nombre del archivo en la casilla que localiz en el punto anterior. El nombre del archivo debe de contener slo letras y nmeros, adems de cuidar que la longitud no exceda los 15 caracteres. 4. Dar un clic sobre el botn Guardar (Save) de la caja de dilogo que aparece su computadora para aceptar los cambios. 5. Repetir el paso 1 cuantas veces sea necesario para guardar la informacin del archivo. Abrir un libro de trabajo de Excel1. Seleccionar la opcin Abrir (Open ) de men Archivo (File) o dar un clic al botn de la barra de herramientas estndar. 2. Dar un clic sobre la casilla Buscar en (Look in) para desplegar en la pantalla las unidades (A:, B:, C: o D:) de almacenamiento disponibles en su computadora, para localizar el documento que desea abrir. 3. Seleccionar el archivo que desea abrir y presionar el botn Abrir (Open); o dar doble clic sobre el archivo para abrirlo. PLANTILLA PARA TUTORES DE CONALEPA continuacin encontrar un libro de trabajo de Excel que fue diseado especialmente para los tutores de CONALEP y cuyo objetivo es facilitarle la tarea del clculo de calificaciones de alumnos. Constituye una propuesta y el tutor tiene la libertad de realizar las adecuaciones que considere necesarias.Este libro de trabajo incluye una hoja de clculo para cada mdulo, con el fin de que los tutores nicamente copien los nombres de sus alumnos en ellas y registren la informacin correspondiente. Dichas hojas ya cuentan con caractersticas de formato y frmulas para calcular la calificacin final de los alumnos de los mdulos. Dado que el nmero de actividades de apoyo y de portafolio vara, se han incluido un determinado nmero de columnas para cada apartado, y nicamente hay que agregar una columna por cada actividad que se requiera registrar. Adems puede borrar las (filas) o renglones que no utilice para su grupo de alumnos. Recuerde que puede consultar en la seccin anterior los procedimientos bsicos "paso a paso" para trabajar con una hoja de clculo de Excel.Otra punto importante es que encontrar el mensaje #DIV! en la columna que corresponde a la Calificacin del Mdulo. No se preocupe por este mensaje de error, Excel nos est indicando que le faltan datos, y una vez que usted introduzca los datos de sus alumnos, aparecer el resultado numrico.A continuacin aparece el icono que corresponde al archivo que usted deber bajar al disco duro de su computadora. Para comenzar, d un clic sobre el icono. Esta accin mostrar el contenido del archivo seleccionado en una ventana de su navegador, para guardarlo en su disco; abra el men Archivo (File) y seleccione Guardar como... (Save As...) . En seguida, aparecer una caja de dilogo solicitando el nuevo lugar fsico en su computadora en donde se grabar el archivo, una vez que seleccione la unidad y/o carpeta destino, oprima el botn Save (Guardar) para concluir con el procedimiento.