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PROCESO: MEJORA CONTINUA

PROCEDIMIENTO:

ADMINISTRACIÓN Y CONTROL DOCUMENTAL

CÓDIGO: MC-P06

VERSIÓN: 14

FECHA: 06-01-2016

Código: MC-F15

Versión: 06

Fecha: 06-01-2016

LÍDER DEL PROCESO: Asesor(a) Planeación y Sistemas

1.1.PROCEDIMIENTO: ADMINISTRACIÓN Y CONTROL DOCUMENTAL

1.2. OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO: Establecer las actividades para la elaboración de los documentos del Sistema Integrado de Gestión del Instituto Distrital

de Turismo, controlando su actualización, aprobación, distribución y publicación en la intranet, con el fin de mantener la información disponible y y vigente.

1.3. ALCANCE DEL PROCEDIMIENTO: Inicia con la creación de documentos asociados a los procesos y termina con la solicitud a través del formato MC-F19 de

creación, actualización o eliminación de documentos, ante Planeación y Sistemas.

2. GLOSARIO:

Acta: Es un documento en el que consta lo sucedido, tratado y acordado en las reuniones celebradas por las comisiones o comités.

Archivo central: Unidad administrativa que coordina y controla el funcionamiento de los archivos de gestión y reúne los documentos transferidos por los

mismos una vez finalizado su trámite y cuando su consulta es constante.

Borrador: Identifica la versión de un documento previo al definitivo, el cual requiere revisión y posterior aprobación.

Circular: Comunicación o información de interés general cuyo contenido es importante o trascendente para la administración distrital; también se utiliza como

medio para requerir una misma información a cada uno de los organismos o a las entidades de la administración distrital.

Comunicaciones oficiales: Son todas aquellas recibidas o producidas en desarrollo de las funciones asignadas legalmente a una entidad independientemente del

medio utilizado.

Documento externo: Son los documentos suministrados por entes o personas externas a la empresa. Por ejemplo: Un cliente, un proveedor, la entidad de

certificación, entes organizacionales, entre otros.

Documento externo: Son los documentos suministrados por entes o personas externas a la empresa. Por ejemplo: Un cliente, un proveedor, la entidad de

certificación, entes organizacionales, entre otros.

Documento obsoleto: Documento que contiene información desactualizada por lo cual se prohíbe su uso.

Documento: Información y su medio de soportes. Ejemplo: registro, procedimiento documentado, informe.

Nota 1. El medio de soporte puede ser papel, magnético, óptico o electrónico, fotografía o muestra patrón o una combinación de éstos.

Nota 2. Con frecuencia, un conjunto de documentos, por ejemplo especificaciones y registros, se denominan “documentación”

Equipo de Trabajo: Personal de planta y contratistas bajo la supervisión del Líder de Proceso.

Expediente: Unidad documental compleja formada por un conjunto de documentos generados orgánica y funcionalmente por una instancia productora en la

resolución de un mismo asunto.


PROCEDIMIENTO:


CÓDIGO: MC-P06

VERSIÓN: 14

FECHA: 06-01-2016

Código: MC-F15

Versión: 06

Fecha: 06-01-2016

Fecha del encabezado: Indica la fecha en que el documento empieza a regir, después de su aprobación. La fecha se cambia cada vez que se modifica o se

actualiza el documento.

Formato: Documento que obedece a un patrón determinado y es útil para registrar datos e información en general.

Instructivo: Documento que detalla minuciosamente la manera de realizar una actividad contenida en un procedimiento.

Líder de Proceso: Persona responsable del proceso asignada en la caracterización.

Memorando: Comunicación oficial que se utiliza para transmitir información, orientación, hacer solicitudes y divulgar pautas al interior y entre cada una de las

dependencias de la entidad.

Oficio: Comunicación que se produce en cualquier dependencia de las entidades públicas distritales y en las privadas que cumplen funciones públicas y las

cuales se envían a otras entidades públicas o privadas o a personas naturales y jurídicas.

Procedimiento: Forma especificada para llevar a cabo una actividad o un proceso.

Nota: Es recomendable que los procedimientos definan, como mínimo: quién hace qué, dónde, cuándo, por qué y cómo.

Registro. Documento que presenta resultados obtenidos o proporciona evidencia de actividades ejecutadas.

Nota 1. Los registros pueden utilizarse, por ejemplo, para documentar la trazabilidad y para proporcionar evidencia de verificaciones, acciones preventivas y

acciones correctivas.

Nota 2. En general los registros no necesitan estar sujetos al control del estado de revisión.

Resolución: Es un acto administrativo que define o resuelve situaciones de carácter particular o concreto.

Circular: Es un documento de uso interno que dirige una autoridad superior a todos o aparte de sus subalternos simultáneamente para darle a conocer

disposiciones o asuntos internos para que se cumplan a cabalidad.

Copia Controlada: Evidencia que existe control y responsabilidad para informar y suministrar las actualizaciones que se realicen.

Back Up: Es la copia total o parcial de información importante como respaldo frente a eventualidades.

Documento Obsoleto: Documento que presenta cambio en su versión o se elimina.

Serie documental: Conjunto de unidades documentales de estructura y contenido homogéneos, emanadas de un mismo órgano o sujeto productor como

consecuencia del ejercicio de sus funciones específicas. Ejemplos: historias laborales, contratos, actas e informes, entre otros.

SIG: Sistema Integrado de Gestión.


PROCEDIMIENTO:


CÓDIGO: MC-P06

VERSIÓN: 14

FECHA: 06-01-2016

Código: MC-F15

Versión: 06

Fecha: 06-01-2016

3. CONDICIONES GENERALES

El procedimiento “Administración y Control Documental” contempla la construcción de procedimientos para el control de los riesgos de seguridad de la

información, riesgos laborales y aspectos ambientales.

El procedimiento “Administración y Control documental” contempla que para la elaboración de un procedimiento se deben incluir las disposiciones de los

registros teniendo en cuenta los tipos documentales de las T.R.D, definida por cada dependencia del IDT.

El procedimiento “Administración y Control documental” contempla que en el capítulo 12, “Formatos de Procesos y Procedimientos” se incluya, el

elemento “Control de Cambios”, con el fin de identificar la trazabilidad de las versiones de los documentos.

El procedimiento “Administración y Control documental” contempla que en la documentación de un procedimiento se incluyan los tiempos de cada una de

las actividades descritas en ÉL.

Con relación al instructivo JU-I12 V01 (2011-10-01) Requisitos legales Nomograma, los líderes de los proceso son los encargados de controlar la

actualización de las normas que les aplique, desarrollando la información y adecuación de requisitos legales teniendo en cuenta el formato JU-F01, esto con

el fin de solicitar la actualización de la norma o normas correspondientes aplicables al proceso.


PROCEDIMIENTO:


CÓDIGO: MC-P06

VERSIÓN: 14

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Código: MC-F15

Versión: 06

Fecha: 06-01-2016

4. RELACIÓN CON OTROS PROCEDIMIENTOS Y PROCESOS: Esquema grafico de la relación del procedimiento con otros procedimiento y/o procesos

del IDT

4.1 CONVENCIONES: Iconografía asociada al procedimiento

:Procedimiento principal

:Procedimiento o instancia relacionada

:Proceso relacionado

:Insumo o producto

Todos los procesos

del IDT

Solicitud de creación,

actualización o eliminación de

documentos.

Documento creado,

actualizado o eliminado. Seguimiento a la

gestión de las

solicitudes de

documentación

Todos los procesos del

IDT

Administración y

control de la

documentación


PROCEDIMIENTO:


CÓDIGO: MC-P06

VERSIÓN: 14

FECHA: 06-01-2016

Código: MC-F15

Versión: 06

Fecha: 06-01-2016

5. ICONOGRAFIA DEL DIAGRAMA DE FLUJO:


PROCEDIMIENTO:


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Código: MC-F15

Versión: 06

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5.1 DIAGRAMA DE FLUJO.


PROCEDIMIENTO:


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Código: MC-F15

Versión: 06

Fecha: 06-01-2016


PROCEDIMIENTO:


CÓDIGO: MC-P06

VERSIÓN: 14

FECHA: 06-01-2016

Código: MC-F15

Versión: 06

Fecha: 06-01-2016

6. DESCRIPCIÓN DE LAS ACTIVIDADES:

No. DESCRIPCION DE LA ACTIVIDAD

1

El líder del proceso proyecta el documento preliminar que da respuesta a la oportunidad de mejora identificada en la gestión del proceso, para ello, de manera

preliminar crea, modifica o elimina el documento asociado al mismo teniendo en cuenta las orientaciones y requisitos definidos en el manual del Sistema Integrado

de Gestión, en el numeral 12.2. Elaboración de documentos.

Nota 1: Si la necesidad identificada en la gestión del proceso conlleva a la eliminación de un documento asociado, el líder del proceso proyectan la justificación de

la eliminación en el formato “Solicitud de Creación o Actualización de un Documento” MC-F19.

Nota 2: En caso de requerirlo el proceso puede solicitar acompañamiento metodológico a Planeación y Sistemas para la elaboración del documento preliminar.

2

El líder del proceso revisa el documento preliminar de manera que asegure la consistencia y suficiencia entre lo documentado y la necesidad identificada en el

proceso.

En caso de detectar inconsistencias y/o insuficiencias, realiza las observaciones respectivas y continúa con la actividad 1, de lo contrario envía al correo del equipo

de apoyo del SIG el documento revisado y la solicitud de creación o actualización de documentos MC-F19.

Nota 1: En caso de eliminación de un documento, el líder del proceso envía la justificación de la eliminación en el formato “Solicitud de Creación o Actualización

de un Documento” MC-F19.

3

El líder operativo SIG, revisa el documento con el objeto y alcance del mismo, así como, el cumplimiento de lo establecido en Manual del Sistema Integrado de

Gestión, en el numeral 12.2. Elaboración de documentos.

En caso de inconsistencias o incumplimientos, realiza las observaciones y recomendaciones, comunica al líder de proceso y líder operativo mediante correo

electrónico, quienes analizan y realizan los ajustes necesarios.

Una vez el líder del proceso envíe el documento ajustado al equipo de apoyo del SIG, quienes validan las observaciones y recomendaciones realizadas; en caso de

inconsistencias nuevamente se devuelve a la dependencia hasta que se encuentre conformidad con los aspectos metodológicos, de lo contrario emite concepto

favorable y lo envía junto con la solicitud al Asesor de Planeación y Sistemas.

A partir del concepto favorable del Asesor de Planeación y Sistemas, se aprueba la publicación siempre y cuando el documento sea adecuado, a través de correo

electrónico dirigido al equipo de apoyo del SIG, para el trámite de firmas con el proceso solicitante.

En caso contrario realiza las recomendaciones y las comunica al asesor de Planeación y Sistemas para la validación con el Líder de Proceso y Líder Operativo. Una

vez revisadas y validadas las recomendaciones el líder del proceso envía nuevamente el documento para la revisión del equipo de apoyo del SIG y aprobación de

la publicación en la intranet.


PROCEDIMIENTO:


CÓDIGO: MC-P06

VERSIÓN: 14

FECHA: 06-01-2016

Código: MC-F15

Versión: 06

Fecha: 06-01-2016

Nota: Para el caso en que la solicitud obedezca a la inclusión de una nueva temática y/o documento que modifique el modelo de operación por proceso de la entidad,

se debe presentar para aprobación de la Dirección del IDT.

Se asigna el código, numero de versión y fechas de acuerdo con las directrices establecidas. Los códigos se asignan de acuerdo con lo establecido en el Manual del

Sistema Integrado de Gestión, en el numeral 12.2. Elaboración de documentos.

4

Una vez aprobado el documento para la publicación en el SIG, el Líder Operativo entrega el documento en físico al equipo SIG para las firmas correspondientes.

El equipo SIG, una vez tomadas las firmas, pública o reemplaza el documento aprobado e informa a través de correo electrónico a los solicitantes.

De igual manera actualiza la información trimestralmente en el Listado Maestro de documentos MC-F20 y actualiza los documentos en forma digital.

Los documentos aprobados por el SIG, se les incluirán en forma de gota de agua la leyenda “Copia Controlada” que evidencia que existe control y responsabilidad

para informar y suministrar las actualizaciones que se realicen.

Los documentos Obsoletos se eliminarán de la Intranet del IDT y se guardará copia en medio magnético, la cual debe reposar en la CARPETA COMPARTIDA

POR RED, se guardan en una carpeta denominada OBSOLETOS del mismo repositorio de información.

Nota 1: El Líder del proceso debe realizar las actualizaciones correspondientes de los documentos de tipo externo y enviarla a los líderes del SIG para su publicación

respectiva.

5

La divulgación de la documentación del SIG se realiza a través de los mecanismos que el líder del proceso considere pertinente para el conocimiento de las personas

involucradas en el mismo.

Algunos de estos mecanismos pueden ser: correo electrónico, comunicaciones internas, carteleras, reuniones capacitaciones entre otros.

6

Los Líderes Operativos dependiendo las responsabilidades descritas en la documentación realizan y ejecutan las actividades correspondientes en la gestión del

proceso con el ejercicio de su quehacer diario, validan las acciones documentadas.

En caso de que identifiquen necesidades de ajustes en la gestión del proceso continúa con la actividad 1.

7 Una vez asignada y reenviada la solicitud de creación, actualización o eliminación de documentos al Asesor de Planeación y Sistemas y el equipo de apoyo SIG,

realiza el seguimiento y propone las acciones a tomar para agilizar el tiempo de respuesta de la solicitud cuando haya lugar.

8 Para garantizar la integridad de las versiones de los documentos del SIG se elaborarán las copias de seguridad, de acuerdo con lo establecido en el proceso Gestión de

Sistemas de Información y Tecnología, procedimiento SIT- P04 “Copia de Seguridad”.

7. POLÍTICAS DE OPERACIÓN:

Solicitud de creación, actualización o eliminación firmada por el líder del proceso.

Solicitud aprobada por el asesor de Planeación y Sistemas.


PROCEDIMIENTO:


CÓDIGO: MC-P06

VERSIÓN: 14

FECHA: 06-01-2016

Código: MC-F15

Versión: 06

Fecha: 06-01-2016

8. POSIBLES PRODUCTOS O SERVICIOS NO CONFORME

ACTIVIDAD PRODUCTO Y/O

SERVICIO

CRITERIO DE

ACEPTACIÓN CORRECCIÓN REGISTRO

3. Revisar y aprobar la

solicitud

La solicitud de creación,

actualización o eliminación

de documentos no se le dé

trámite dentro de los tiempos

establecidos en el

procedimiento.

Cumplimiento:

Cumplimiento de los

requisitos 4.2.3 de norma.

Dar trámite a la solicitud

efectuada

Correo electrónico

informando sobre la

publicación de la solicitud.

9. DOCUMENTOS ASOCIADOS

Instructivo para la elaboración de documentos del SIG.

Solicitud de creación o actualización de documentos MC-F19.

Listado maestro de documentos MC-F20.

10. NORMATIVA ASOCIADA

Ver Normograma


PROCEDIMIENTO:


CÓDIGO: MC-P06

VERSIÓN: 14

FECHA: 06-01-2016

Código: MC-F15

Versión: 06

Fecha: 06-01-2016

11. RECURSOS

Inmobiliario oficina.

Página web del Instituto Distrital de Turismo.

Sistema Integrado de Gestión -SIG-

Aplicativo de Gestión Documental -CORDIS-

Intranet.


PROCEDIMIENTO:


CÓDIGO: MC-P06

VERSIÓN: 14

FECHA: 06-01-2016

Código: MC-F15

Versión: 06

Fecha: 06-01-2016

12. CONTROL DE CAMBIOS

VERSIÓN FECHA DE

APROBACIÓN RESPONSABLE DESCRIPCIÓN DE CAMBIOS REALIZADOS

13

27-11-2015

Patricia Ballestas

Contratista Planeación y Sistemas

Luis Alejandro Reyes


Se modificó la redacción del objetivo del procedimiento (MC-P06).

Se ajustó la redacción de la actividad No. 8 del diagrama de flujo.

Se incluyó en el capítulo No. 3 “Consideraciones Generales”, aspectos a tener en cuenta con lo

solicitado en el Sistema de información Distrital para la Implementación y Sostenibilidad del SIG,

específicamente con el producto “Control de Documentos” de acuerdo con lo solicitado en las

características.

Se ajustó la modificación en el capítulo 6 “Aclaración de Actividades”, en relacionado con la

actividad No. 8, atendiendo el ajuste realizado al diagrama de flujo.

14

06-01-2016

Eduardo Navarro


Luis Alejandro Reyes


Se realiza la actualización en la cual incluye el Líder del proceso en el cuadro de generalidades y se

actualiza en el control de aprobación, la columna de revisó con el Líder del Proceso.

Se actualiza de acuerdo al Formato MC-F15 V06.


PROCEDIMIENTO:


CÓDIGO: MC-P06

VERSIÓN: 14

FECHA: 06-01-2016

Código: MC-F15

Versión: 06

Fecha: 06-01-2016

CONTROL DE APROBACIÓN

ELABORÓ REVISÓ APROBÓ FECHA

Patricia Dolores Ballestas del Portillo


Ing. Luis Alejandro Reyes Martínez


Asesor Planeación y Sistemas

Líder del proceso

Ing. Eduardo Navarro Téllez.


Asesor Planeación y Sistemas

Representante de la Alta Dirección – SIG

06-01-2016

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