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MANUAL DE

COMUNICACIONES

INTERNA Y EXTERNA

CÓDIGO: CO-M01

VERSIÓN: 02

FECHA DE VIGENCIA: 23-04-2015

CONTROL DE APROBACIÓN

REVISADO:

Vo.Bo.:

APROBADO:

Oscar Mauricio Rueda Jaimes Cargo: Asesor de Comunicaciones

Carlos Alfonso Gaitán Cargo: Asesor de Planeación y Sistemas

Tatiana Piñeros Laverde Cargo: Directora General

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MANUAL POLÍTICA DE GESTIÓN DE LAS

COMUNICACIONES INTERNA Y EXTERNA

DESCRIPCION DEL CAMBIO ELABORÓ FECHA VERSIÓN

Integración políticas, canales y productos de las COI y COE; lineamientos para el manejo de medios de comunicación y periodistas, manejo de crisis y manejo de imagen y política editorial

Asesor de Comunicaciones Oscar Mauricio Rueda Jaimes

2015-04-24

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COMUNICACIONES INTERNA Y

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MANUAL DE GESTIÓN DE COMUNICACIONES INTERNA Y EXTERNA

INSTITUTO DISTRITAL DE TURISMO

EQUIPO ÁREA DE COMUNICACIONES:

OSCAR MAURICIO RUEDA JAIMES

ASESOR

CLAUDIA STELLA AGUDELO HERNÁNDEZ

PERIODISTA Y LIDER OPERATIVO SIG

LUISA FERNANDA ABELLA CARVAJAL

JAVIER ANDRÉS GUERRA ACOSTA

PERIODISTAS

LAURA ESMERALDA GARZÓN NIÑO

JHON FABER BAUTISTA FINO

DISEÑADORES GRÁFICOS

RODRIGO LANCHEROS PORRAS

ADMINISTRADOR DE PÁGINA WEB

MAURICIO RIVEROS QUINTERO

COMUNITY MANAGER - REDES SOCIALES

LEIDY JULIET GUZMAN VALENCIA

ASISTENTE ADMINISTRATIVO

BOGOTÁ D.C., ABRIL 2015

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TABLA DE CONTENIDO

PRESENTACIÓN

DESCRIPCIÓN DE LA ENTIDAD.

OBJETIVOS

GENERAL

ESPECÍFICOS

MARCO LEGAL

PRINCIPIOS Y VALORES

CAPÍTULO 1. POLÍTICAS, CANALES Y PRODUCTOS

CAPÍTULO 2. LINEAMIENTOS MANEJO IMAGEN CORPORATIVA Y POLÍTICA EDITORIAL

CAPÍTULO 3. LINEAMIENTOS MANEJO CON LOS MEDIOS DE COMUNICACIÓN Y LOS

PERIODISTAS

CAPÍTULO 4. LINEAMIENTOS MANEJO DE CRISIS

CAPÍTULO 5. LINEAMIENTOS MANEJO DE PROTOCOLO Y ORGANIZACIÓN DE EVENTOS

ANEXO 1. Síntesis Normograma Proceso Comunicaciones

ANEXO 2. Manual de Identidad Visual del IDT

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PRESENTACIÓN

El Área de Comunicaciones del Instituto Distrital de Turismo, tiene dos aspectos principales, el

primero es mejorar la relación interna, los métodos de trabajo, que permitan garantizar un mejor flujo

de información y un mejor clima laboral que se traduzca en mejores resultados. El segundo se refiere a

una función externa, debe posicionar y destacar la imagen del Instituto ante la opinión pública. Para

lograr dichos objetivos es necesario seguir unos lineamientos, usando unos métodos de planeación

efectivos que faciliten el trabajo y generen un esquema efectivo.

Este manual explica cómo coordinar interna y externamente todos los procesos comunicativos, el

lineamiento básico para cualquier actividad y la manera adecuada de difundir en medios de

comunicación los aciertos del IDT. Así mismo, entrega pautas para enfrentar una crisis, para manejar la

imagen de la marca, de la entidad y el mecanismo para presentar informes de resultados.

OSCAR MAURICIO RUEDA JAIMES

Asesor de Comunicaciones.

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DESCRIPCIÓN DE LA ORGANIZACIÓN

El Instituto Distrital de Turismo es un establecimiento de público de orden distrital, adscrito a la

Secretaría Distrital de Desarrollo Económico (SDDE), creado mediante el Acuerdo 275 del 27 de

febrero de 2007, que tiene como objeto la ejecución de las políticas y planes y programas para la

promoción del turismo y el posicionamiento del Distrito Capital como destino turístico sostenible.

OBJETIVOS

General: Establecer las directrices para la gestión de las comunicaciones interna y externa en el

Instituto Distrital de Turismo.

Específicos:

1. Cultivar una fuerte cultura corporativa hacia el ordenamiento adecuado de la información.

2. Proyectar con hechos un compromiso de responsabilidad, para lo cual se establecerán políticas

de comunicación con el fin de que lo que se hace no quede solo en hechos, sino que traiga un

beneficio importante en la imagen de la entidad.

3. Humanizar la comunicación, es decir que la Entidad debe comunicarse con voz humana, sin

tensiones corporativistas, hablando con sinceridad y haciendo de los usuarios, que también

tendrán voz, participes de pequeños secretos e innovaciones de la Entidad.

4. Unificar y estandarizar los procedimientos sobre la comunicación institucional.

5. Divulgar el compromiso de la administración y los cambios positivos en las condiciones de

productividad y competitividad turística a cargo del Instituto Distrital de Turismo, manifestado

a través de acciones y proyectos puntuales, en la promoción y comportamientos corresponsables

de la ciudadanía, para que contribuyan al logro común de objetivos y a la mejora en la

percepción del quehacer turístico en la ciudad.

6. Integrar y optimizar los recursos técnicos, humanos, económicos y garantizar la capacidad

institucional de generar información y participación en torno a las funciones que desempeña el

IDT.

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7. Orientar a los Servidores Públicos responsables de la comunicación tanto interna como externa,

en torno a las diferentes fases del proceso de comunicación en el cumplimiento de sus funciones

y obligaciones.

MARCO LEGAL

Constitución Política de 1991

Título II, Capítulo I, Artículos 20 y 73. “Artículo 20. Se garantiza a toda persona la libertad de expresar

y difundir su pensamiento y opiniones, la de informar y recibir información veraz e imparcial, y la de

fundar medios masivos de comunicación. Estos son libres y tienen responsabilidad social. Se garantiza

el derecho a la rectificación en condiciones de equidad. No habrá censura. Artículo 73. La actividad

periodística gozará de protección para garantizar su libertad e independencia profesional.

Ley 1712 del 6 de marzo del 2014.

“Por medio de la cual se crea la Ley de Transparencia y del derecho de acceso a la información pública

nacional y se dictan otras disposiciones”

Decreto 103 del 20 de enero del 2015.

“Por el cual se reglamenta parcialmente la ley 1712 del 2013 y se dictan otras disposiciones.

Acuerdo 057 del 17 de abril de 20002.

"Por el cual se dictan disposiciones generales para la implementación del Sistema Distrital de

Información -SDI-, se organiza la Comisión Distrital de Sistemas, y se dictan otras disposiciones".

Acuerdo 131 de 1004.

"Por el cual se establecen informes de rendición de cuentas de la gestión contractual y administrativa a

cargo del Distrito, sus Localidades y Entidades Descentralizadas, y se dictan otras disposiciones"

Acuerdo 292 del 21 de noviembre de 2007.

"Por medio del cual se establecen lineamientos de política pública, en materia de comunicación

comunitaria en Bogotá, se ordena implementar acciones de fortalecimiento de la misma y se dictan

otras disposiciones"

Decreto 213 del 24 de mayo de 2007.

“Por medio del cual se adopta el Manual de Estilo “Producción y elaboración de actos administrativos”

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Directiva 009 de 2005

“Difusión de los Planes Maestros y Participación Ciudadana”.

Directiva 005 de 2005

“Políticas Generales de Tecnologías de Información y Comunicaciones aplicables a las entidades del

Distrito Capital”.

Norma Técnica de Calidad en la Gestión Pública NTCGP 1000:2004

“Sistema de Gestión de Calidad para la rama ejecutiva del poder público y otras entidades prestadores

de servicios”.

Modelo Estándar de Control Interno para el Estado Colombiano, MECI 1000:2005

“Sistema de Control Interno para las entidades regidas por la Ley 87 de 1993”.

Norma Técnica Colombiana NTC-ISO 14001:2004. Sistemas de Gestión Ambiental

La normatividad reseñada en el Normograma del proceso de Comunicaciones colgada en la Intranet:

http://intranet.bogotaturismo.gov.co/node/133

Ver Anexo 1: Síntesis Normograma Proceso Comunicaciones

http://intranet.bogotaturismo.gov.co/node/133

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PRINCIPIOS Y VALORES

Los principios que se señalan en este documento con el propósito de responder a las necesidades

comunicativas y reforzar las fortalezas, son los siguientes:

Confianza y reconocimiento.

La confianza es la máxima aspiración de la comunicación, por ello se construye desde todas y cada una

de las acciones y mensajes generados, y solo se logra entregando una información clara y oportuna a

las personas usuarias y beneficiarias de los servicios que ofrece el Sector del Turismo.

Integralidad, transparencia y oportunidad.

Los servicios que ofrece el Instituto Distrital de Turismo, IDT, deben ser integrales, transparentes y

oportunos. Estos principios marcan las acciones de una dirección transparente que entiende la

comunicación y la información como derechos de todas las personas que habitan y visitan la ciudad.

Coordinación interinstitucional.

Permite optimizar y garantizar el buen uso y administración de los recursos públicos, mejorando la

calidad de vida de las personas. Sumando esfuerzos, maximizando acciones y potencializando recursos

en el marco de las funciones que desarrolla la entidad.

Unicidad y coherencia.

Este principio defiende que la identidad corporativa del IDT debe ser respetada y atendida en todas las

piezas comunicacionales impresas, audiovisuales y digitales que se desarrollen. Por otra parte, los

mensajes deberán guardar coherencia y nunca se prestarán a equívocos o contradicciones entre una y

otra área o dependencia.

Sentido social.

Los Servidores Públicos tenemos un compromiso con la atención amable y cordial a la ciudadanía.

Nuestra razón de ser siempre serán los ciudadanos, los turistas y la mejora en sus condiciones de

competitividad turística.

Comunicación de doble vía en el sector.

Ayuda a fortalecer la democratización de las comunicaciones de la entidad.

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Difusión.

El IDT brindará todos los instrumentos de información de sus servicios y actividades a la comunidad y

a la ciudadanía atendiendo, de esta manera, un mandato constitucional cual es la que la información es

un derecho.

Medición.

La gestión del Área de Comunicaciones debe ser medible como soporte al mejoramiento de la gestión

distrital. La comunicación es un proceso cuya legitimidad se basa en la medición de las

transformaciones que logra.

Respeto.

Acogiéndose al Código de Ética del Instituto Distrital de Turismo, el respeto es uno de los principios

éticos a la que la Comunidad Institucional responde: “Es el principio por el cual las servidoras y

servidores, expresan un trato humano a los ciudadanos y ciudadanas y a sus compañeras y compañeros

de trabajo, reconociéndolos como sujetos de derechos sin ninguna discriminación”.

Espíritu de colaboración.

Un valor que para el IDT es uno de los pilares de la política y referente principal para todas las

actividades encaminadas en mejorar los índices de comunicación interna y externa.

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CAPÍTULO 1.

POLÍTICAS, CANALES Y PRODUCTOS

La Oficina Asesora de Comunicaciones tiene dos subprocesos, mediante los cuales define todo su

accionar: la comunicación organizacional o interna y la comunicación informativa o externa.

La Oficina Asesora de Comunicaciones, con la participación del nivel directivo y los coordinadores de

algunos subprocesos, canaliza la información interna y externa con el propósito de mantener un flujo

permanente de información, tanto interna como externa.

La comunicación interna, es aquella información que fluye internamente a través de unos canales

definidos en la organización para afianzar la comunicación abierta entre los Servidores Públicos,

fortaleciendo el sentido de pertenencia, las relaciones de diálogo y la colaboración, basados en los

planteamientos estratégicos y los postulados del marco ético institucional para la promoción

permanente del trabajo en equipo y la construcción de redes de apoyo mutuo. Comunicar y divulgar

internamente es una tarea de trascendental importancia para generar espacios de confianza,

transparencia y mejoramiento del clima organizacional.

La comunicación externa, es aquella información que fluye externamente de la entidad en busca de

generar impacto en la ciudadanía y los diversos grupos de interés y mantener informado al público en

generar con respecto a las acciones del Instituto Distrital de Turismo de Bogotá en su gestión integral.

Mediante las directrices dadas por la Dirección General del IDT, se establecen lineamientos que

permiten estructurar la Planeación Estratégica de la Entidad, los Acuerdos de Gestión y los Planes de

Acción, permitiendo que la comunicación fluya desde los servidores Públicos ubicados en niveles altos

hacia otros que ocupan niveles inferiores en la jerarquía organizacional.

Los siguientes son los lineamientos establecidos por la Dirección General:

1.1. “La información es un bien colectivo”.

Siendo la información un bien colectivo, indispensable para el conocimiento de los procesos internos y

la realización del trabajo, en la entidad se fomentará su producción y circulación fluida en todos los

niveles, mediante las reglas de juego que establezcan los lineamientos específicos anexos al presente

Manual de Gestión de Comunicaciones Interna y Externa de la entidad; en forma tal, que garantice su

adecuada socialización y retroalimentación.

La imagen corporativa debe posicionarse con pulcritud y respeto por la misma, sin manipulaciones y

respondiendo al Manual de Identidad Visual del IDT.

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Lineamiento 1: Ninguna pieza gráfica de la entidad o publicación será producida sin que cuente con el

visto bueno de la Oficina Asesora de Comunicaciones.

Con el fin de erradicar el rumor y la distorsión de la información, la entidad dispondrá de los medios y

espacios para difundir oficialmente y de manera oportuna la información que se genere en las

diferentes instancias y niveles de la entidad.

Lineamiento 2: La difusión de la información de interés para los funcionarios tendrá carácter

permanente a través de los diferentes medios y espacios establecidos para ello y estará consignada en

actas, memorias y formatos.

En la entidad se fortalecerá el trabajo en equipo a través de un adecuado manejo de los recursos y

métodos, y una clara definición de directrices, con lo cual se favorecerá la producción del conocimiento

asociado al cumplimiento de la misión.

Lineamiento 3: El Instituto Distrital de Turismo facilitará a los equipos de trabajo los recursos, métodos

y directrices que les permitan utilizar el acervo documental institucional para generar información y

producir nuevo conocimiento.

La Intranet será una herramienta de apoyo fundamental para el manejo de la información institucional,

con miras a su fortalecimiento para que se convierta en el mayor centro de consulta.

1.2 “El carácter de la comunicación organizacional”

La comunicación organizacional en la entidad estará caracterizada por la construcción de sentido de

pertenencia y por el establecimiento de relaciones de diálogo y colaboración de los servidores públicos,

sin perjuicio de la jerarquización propia de la estructura institucional. Para ello la Entidad normalizará

y estandarizará un proceso de comunicación corporativa que defina la operatividad de los objetivos y

propósitos comunes a todos los funcionarios.

Lineamiento 1: Para garantizar la adecuada circulación de la información, la Oficina Asesora de

Comunicaciones implementará y promoverá el plan de medios internos de comunicación.

Todos los funcionarios de la Entidad conocerán, compartirán, participarán y contribuirán a la toma de

las decisiones estratégicas de la organización, a través de la comunicación organizacional como

instrumento de enlace fluido y permanente.

Lineamiento 2: Para garantizar la oportuna participación de los funcionarios, la entidad

institucionalizará los espacios necesarios para la puesta en común y retroalimentación de la

información.

El adecuado manejo de la identidad corporativa y de la filosofía de la organización, serán el

fundamento a través del cual se fortalecerá el sentido de pertenencia entre los funcionarios,

beneficiando a su vez el clima organizacional y el cumplimiento de su misión.

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Lineamiento de política: El Instituto promoverá al interior de la entidad el correcto uso del Manual de

Identidad Visual del IDT, con el fin de fortalecer la imagen institucional.

El posicionamiento de marca se trabajará desde el interior de la entidad y con estrategias externas, a

través de convenios con otras entidades. Esta gestión la liderará la Subdirección de Promoción de la

entidad con la participación activa del Área de Comunicaciones.

Lineamiento de política: La comunicación será el instrumento para difundir, asimilar y retroalimentar

los componentes de la filosofía de la organización.

Todos los funcionarios participarán en forma permanente, en el proceso de retroalimentación de la

filosofía organizacional, a través de los diferentes medios y espacios dispuestos por la entidad (grupos

primarios, mesas de trabajo, plan de medios, correo electrónico, entre otros).

1.3. “Apertura y visibilidad en la comunicación con la ciudadanía”.

La comunicación con la ciudadanía se hará en el marco del entendimiento de la administración pública

como un servicio hacia la ciudadanía y en el ejercicio de los principios de publicidad y transparencia

que deben tener los actos de los servidores públicos, a través de la pedagogía ciudadana, rendición de

cuentas e informe de gestión a la sociedad y la interacción permanente con otras entidades públicas y

organizaciones de la sociedad civil, con el propósito de generar credibilidad y confianza en el

cumplimiento de la misión institucional.

La pedagogía ciudadana sobre control fiscal será una herramienta para la permanente difusión y

comprensión de las normas fiscales y el quehacer de la organización.

Lineamiento de Política: La Entidad cuenta con un Sistema de Información, Quejas y Reclamos que le

permite mantener una comunicación de doble vía con la comunidad para atender los requerimientos y

necesidades de la ciudadanía y darles, de manera oportuna, el trámite pertinente.

La rendición de cuentas a la sociedad estará enmarcada en el sano propósito de la transparencia y la

publicidad de los actos del administrador público.

Lineamiento de política: La Entidad establecerá una programación integral para la difusión y

publicación de los resultados de la labor de fiscalización, con el fin de promover la participación y

generar con ello relaciones de confianza y credibilidad.

1.4. “Vocerías institucionales”.

El Instituto Distrital de Turismo de Bogotá, tendrá como voceros institucionales en los temas

estratégicos de su gestión -sobre los cuales deba expresarse ante los medios y ante los diferentes

auditorios y escenarios-, a la cabeza visible de la Entidad como legitimadora oficial de la información o

en su defecto a quien ella delegue de acuerdo con el tema a tratar.

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Todo pronunciamiento o intervención de origen institucional deberá ser consecuente con la filosofía de

la organización donde se reflejen los valores, los principios, la misión y el carácter proactivo de la

entidad, citando las fuentes que originan la información, cuando ello fuere necesario.

1.5. “Relaciones con los medios de comunicación”.

La relación con los medios de comunicación tendrá carácter institucional y estará basada en principios

de veracidad, libertad y publicidad, mediante la convocatoria permanente a ruedas de prensa, emisión

de boletines de prensa, conversatorios, entrega de publicaciones técnicas con la información de interés

para los medios.

Lineamiento de política: La Oficina Asesora de Comunicaciones y el Despacho del Director(a), serán

los encargados de coordinar la difusión de los resultados de la gestión.

La Oficina Asesora de Comunicaciones será el puente que une a la Entidad con los medios masivos de

comunicación y para la divulgación de la información institucional.

La Oficina Asesora de Comunicaciones editará todo tipo de información, como informes especiales,

documentos técnicos, textos, comunicados de prensa, avisos de prensa, mensajes para campañas, etc.,

de carácter oficial para ser entregada a los medios de comunicación.

Las relaciones con los medios masivos de comunicación serán de carácter institucional y no se

afectarán por tendencias políticas o intereses particulares, sin privilegio exclusivo de la información

para ningún medio en especial. Estas relaciones estarán basadas en el respeto por los medios masivos y

alternativos de comunicación, la libertad, la publicidad, la imparcialidad y la autonomía de la entidad.

Lineamiento de Política: La Oficina Asesora de Comunicaciones deberá ser objetiva, oportuna y justa

en la entrega de la información a los medios de comunicación.

1.6. “Interacción informativa con los organismos de control”.

La interacción informativa de la entidad con los organismos de control (Procuraduría, Personerías o

Contralorías) estará enmarcada por el respeto y por el principio de separación e independencia de las

Ramas del Poder Público, mediante la entrega oportuna de la información de su competencia, y la

contribución al ejercicio de las funciones propias de su naturaleza de control.

Lineamientos de política: la interrelación con los organismos de control se fundamentará en la

oportunidad, la celeridad, la transparencia y la autonomía.

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2. LA COMUNICACIÓN ORGANIZACIONAL O INTERNA

Con el propósito de garantizar el logro de los fines misionales y la transparencia de su gestión, la

comunicación en el Instituto Distrital de Turismo, tendrá carácter estratégico y estará orientada a

fortalecer la participación ciudadana y la disposición organizacional para la apertura, la interlocución y

la visibilidad. Para ello, las acciones comunicativas se efectuarán de acuerdo con los parámetros que

establezcan los procedimientos de comunicación y el plan estratégico de las Comunicaciones de la

entidad.

Afianzar la comunicación abierta entre todos los Servidores Públicos, fortaleciendo el sentido de

pertenencia, relaciones de diálogo y colaboración, basados en los planteamientos estratégicos y los

postulados del marco ético institucional para la promoción permanente del trabajo en equipo y la

construcción de redes de apoyo mutuo será su reto. Para esto dispondrá de medios internos de

información que serán actualizados permanentemente y que llegarán en forma masiva a todos y todas

sus colaboradores/as. La información en el IDT es un bien colectivo indispensable para la realización

del trabajo y por tanto deberá fluir dinámicamente en forma descendente, ascendente y cruzada,

propiciando la toma acertada de decisiones en todos los niveles, el aprendizaje organizacional y la

disposición al cambio, como componentes básicos de nuestra cultura.

Como proceso de comunicación pública, es importante que en el Instituto Distrital de Turismo, la

comunicación circule en varias direcciones, por lo tanto se establece:

2.1. La Comunicación Descendente:

Mediante las directrices dadas por la Dirección General del IDT, se establecen lineamientos que

permiten estructurar la planeación estratégica de la Entidad, los acuerdos de gestión y los planes de

acción, permitiendo que la comunicación fluya desde los servidores Públicos ubicados en niveles altos

hacia otros que ocupan niveles inferiores en la jerarquía organizacional. Es importante que toda la

organización (a todos los niveles) conozca y se integre a estos lineamientos que son la Carta de

Navegación de la Entidad. Por lo tanto, cada responsable en cargos directivos debe manejar estrategias

para que no se pierda o distorsione la información al descender por la cadena de mando.

El Área de Comunicaciones se encarga de divulgar la información en medios que permiten que cada

servidor público esté enterado de las decisiones tomadas en niveles directivos. Es fundamental contar

con métodos de retroalimentación para determinar si la información se percibió tal como era la

intención del emisor, a través de la aplicación de encuestas de satisfacción al cliente en donde cada

servidor público podrá manifestar sus sugerencias, inquietudes y opiniones.

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2.2. La Comunicación Ascendente:

Es aquella que viaja desde los subalternos hacia los superiores y continúa ascendiendo por la

organización.

Es importante que la información fluya de forma que no se obstaculice y se transmitan los mensajes

con la información adecuada a los jefes, quienes comunicarán la información a la alta dirección en caso

de ser requerido. La transmisión objetiva de la información es esencial para fines de control. La

Dirección General, las Subdirecciones y las Oficinas Asesoras estarán disponibles para conocer

específicamente hechos sobre el desempeño de los procesos y de sus servidores para lo cual en caso de

requerirse comunicación directa con la alta dirección se podrá solicitar cita para tal finalidad.

2.3. La Comunicación Cruzada.

Es aquella que se utiliza para acelerar la circulación de la información, mejorar la comprensión y

coordinar los esfuerzos para el logro de los objetivos organizacionales. Incluye el flujo horizontal de

información entre funcionarios de niveles organizacionales iguales o similares, y el flujo diagonal entre

funcionarios de niveles diferentes que no tienen una relación de dependencia directa entre sí. El

ambiente de la entidad proporciona muchas oportunidades para la comunicación verbal. Estas van

desde las reuniones informales y las horas de descanso que reúnen a los servidores, hasta conferencias

más formales, conversatorios y reuniones de comités. Esta clase de comunicación ocurre también

cuando los miembros de diferentes áreas se agrupan en comités de trabajo o de proyecto.

2.4 Canales de Comunicación Interna.

El Instituto Distrital de Turismo adoptará múltiples canales de comunicación que pueden y deben

utilizarse para llegar a todos los Servidores Públicos con mensajes claros y oportunos, teniendo claro

que la Oficina Asesora Comunicaciones canaliza toda la información, con el objetivo de manejar un

mismo lenguaje y unidad de imagen corporativa, buscando la motivación y compromiso de los

empleados con el logro de los objetivos institucionales.

Carteleras.

Acorde con la política de que seamos una entidad moderna y eficiente, se hace una redefinición de las

herramientas que se utilizan para transmitir los mensajes y, las carteleras son una de ellas, a través de

las cuales se publicará permanentemente información de interés general y de actualidad y campañas

informativas y formativas.

Campañas de comunicación interna.

De acuerdo con las necesidades de cada una de las dependencias, desde la Oficina Asesora de

Comunicaciones se generarán las campañas necesarias para llevar los mensajes de forma oportuna,

creativa, pedagógica y moderna, teniendo en cuenta la concienciación, prevención, recordación y

formación.

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Eventos.

Es responsabilidad de la Oficina Asesora de Comunicaciones atender la visibilidad de la imagen

corporativa de la Entidad así como apoyar toda la logística pertinente para la realización de los diversos

eventos que convoque el distrito, tales como la rendición de cuentas, audiencias públicas, seminarios,

encuentros, etc. El Asesor revisará los discursos, guiones, y presentación de los eventos.

Correo Electrónico.

Es un servicio de red, de gran acogida en la entidad y que permite a los usuarios recibir y enviar

mensajes inmediatos con un gran impacto y efectividad. La Oficina Asesora de Comunicaciones, al

recibir información de carácter urgente e importante, a través del correo electrónico, previa

autorización del Director(a), la envía a través de la cuenta de correo corporativo de la Oficina de

comunicaciones.

Intranet

Parte del nuevo desarrollo tecnológico, implica la implementación de la intranet como herramienta que

contribuya con la política de cero papel y con una cultura de servicio que lleve a los funcionarios a

mantenerse informados a través de la red y a adelantar procesos administrativos, de forma sistemática y

organizada, utilizando esta herramienta.

Boletín interno

Se presenta una redefinición del boletín interno, con el objetivo de continuar con la política de cero

papel, motivo por el cual será virtual, en un formato dinámico y fácil de leer, con una periodicidad

mensual.

Los contenidos estarán orientados principalmente a la información corporativa administrativa, será la

herramienta ideal para bajar la información desde la alta dirección a todas las dependencias y

empleados, además de tener el propósito de convertirse en el medio de comunicación transversal que

permita a los funcionarios comunicarse e intercambiar experiencias, propuestas y experiencias.

Encuesta satisfacción cliente interno

Con el objetivo de conocer la percepción del cliente interno, respecto de los servicios de la Oficina

Asesora de Comunicaciones, en cuanto a los mecanismos de comunicación implementados, se realiza

la encuesta, como instrumento para medir el impacto y la efectividad y tomar decisiones.

La evaluación será trimestral, de manera directa, con envío de la encuesta a todos los funcionarios,

concluido este proceso se presentará informe de los resultados a toda la comunidad, quien determinará

los pasos a seguir para tomar las medidas pertinentes.

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2.5. Plan de Comunicación

La comunicación del IDT con los públicos internos y externos se realizará de acuerdo con los

parámetros que establezca el Plan de Comunicación.

>En el IDT se formulará un Plan de Comunicación que establecerá los lineamientos, estrategias y

procedimientos de la entidad en sus relaciones con los diferentes públicos con los que interactúa, a

partir de las políticas de Comunicación adoptadas en este mismo documento.

En el IDT, la oficina Asesora de Comunicaciones es la responsable de formular y coordinar el Plan de

Comunicación y su ejecución se hará desde las diferentes áreas o dependencias según sus necesidades y

proyectos comunicacionales específicos.

>Es el Comité de Dirección encargado de adoptar, vigilar y evaluar el cumplimiento del Plan de

Comunicación.

>El plan de comunicaciones incorporará la estrategia de comunicación interna entre los diversos

niveles y funciones de la organización relacionada con los aspectos ambientales y el Sistema de

Gestión Ambiental, así como, recibir, documentar y responder a las comunicaciones pertinentes de las

partes interesadas externas.

2.6. Carácter de las acciones comunicativas.

Las Acciones Comunicativas estarán caracterizadas por la construcción del sentido de pertenencia y

por el establecimiento de relaciones de diálogo y colaboración entre los servidores Públicos, sin

perjuicio de la jerarquización propia de la estructura institucional.

>La gestión comunicacional propenderá porque en el IDT los servidores Públicos interioricen la visión,

la misión, políticas y los objetivos institucionales, tanto en su comprensión conceptual como en su

práctica diaria.

>La comunicación entre los servidores públicos del IDT debe procurar unas relaciones basadas en el

diálogo, el respeto y la participación, para la promoción permanente del trabajo en equipo y en la

construcción de redes de apoyo mutuo.

>La comunicación en el IDT propiciará el aprendizaje organizacional y la disposición al cambio, como

componentes básicos de la cultura organizacional.

>Se dispondrá de medios oficiales internos de información que serán actualizados permanentemente y

que deberán llegar en forma masiva a todos sus colaboradores.

Habrá procesos de inducción al proyecto estratégico de cada administración para sintonizar a los

servidores públicos con el (Plan de Desarrollo, Plan estratégico), y de reinducción para alinearlos con

los resultados, avances, reenfoques y desarrollos de la gestión.

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>En los procesos de empalme entre las administraciones entrante y saliente, se deberá garantizar el

conocimiento amplio y suficiente del proyecto estratégico en ejecución.

2.7. La información es un bien colectivo.

Siendo la información un bien colectivo indispensable para el conocimiento de los procesos internos y

la realización del trabajo, se fomentará la producción y circulación fluida a todos los niveles.

Se dispondrá de mecanismos para la organización y sistematización de los registros de la gestión

pública, de modo que permanentemente se produzca la información necesaria para entender los

procesos que se dan en su interior.

>La información en el IDT es un bien colectivo indispensable para la realización del trabajo y por lo

tanto deberá fluir dinámicamente en forma descendente, ascendente, cruzada y horizontal, para

propiciar la toma acertada de decisiones en todos los niveles.

2.8. Apertura y visibilidad en la comunicación con la ciudadanía.

La comunicación con la ciudadanía se hará en el marco del entendimiento de la administración pública

como u servicio hacia la ciudadanía y en el ejercicio de los principios de promoción, difusión y

transparencia que deben tener los actos de los servidores públicos.

>La comunicación del IDT con los ciudadanos, se hará siempre en términos de respeto, calidez y

oportunidad, dentro del entendimiento de que la razón de ser de la administración es la prestación de un

servicio de excelente calidad da la ciudadanía.

El contacto de cualquier ciudadano con un área específica de la entidad se asumirá como un contacto

con la totalidad de la misma, y por tanto se demostrará un interés institucional por atender sus

requerimientos y para orientarlo adecuada y satisfactoriamente.

El IDT dispondrá de mecanismos para escuchar en forma oportuna y sistemática los requerimientos y

necesidades de la ciudadanía, procesarlos y adoptar las medidas pertinentes.

Las respuestas que se den a los requerimientos o peticiones de los ciudadanos deberán ser

personalizadas, oportunas y sin evasivas.

La Oficina Asesora de Comunicaciones se encargará de diseñar y producir las herramientas de

información necesarias para dar a conocer la gestión del IDT a sus diferentes públicos.

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3. COMUNICACIÓN INFORMATIVA O EXTERNA

Comunicar y divulgar externamente es una de las actividades de la Oficina Asesora de Comunicaciones

que busca generar impacto en la ciudadanía y los diversos grupos de interés y mantener informado al

público en generar con respecto a las acciones del Instituto Distrital de Turismo de Bogotá en su

gestión integral.

El proceso de comunicación informativa o externa, debe dar a conocer a través de los medios de

comunicación masiva, los pronunciamientos del Director(a) y los resultados de la gestión institucional,

y a través de estrategias comunicacionales dar a conocer a la ciudadanía los mecanismos dispuestos

para la garantía de la defensa y cuidado de lo público, la participación ciudadana y los servicios que

brinda.

Orientar las actuaciones al fortalecimiento de la apertura y la visibilidad a través de la prestación de un

servicio de excelente calidad en el cumplimiento de los fines misionales, a la escucha y receptividad

frente a la ciudadanía, organismos de control políticos, fiscal y disciplinario, a la transparencia en todas

sus actuaciones y a la rendición de cuentas oportuna y suficiente sobre la gestión.

Se dispondrá de mecanismos para escuchar en forma diligente y sistemática los requerimientos y

necesidades de la ciudadanía, procesándolos y adoptando medidas pertinentes. Dando respuesta en

términos de acuerdo con las competencias de la entidad. Además informará a la ciudadanía y entes que

requieran, sobre las actuaciones y los resultados obtenidos en la gestión.

El IDT tendrá voceros institucionales en los temas estratégicos de su gestión sobre los cuales debe

expresarse ante los medios y ante los diferentes auditorios y escenarios. La relación del IDT con los

medios de comunicación tendrá carácter institucional y estará basada en principios de veracidad,

libertad y publicidad.

Las herramientas para lograr estos objetivos son:

3.1. Posicionamiento de marca

La entidad tiene una nueva imagen de marca ciudad, la cual debe ser dada a conocer y posicionada

tanto interna como externamente, para lo cual se implementarán diversas estrategias que permitan la

ubicación de la nueva imagen en la planta física de la entidad, en las piezas gráficas, en los formatos y

papelería institucional, los carné de los funcionarios y en diversos sitios de la ciudad, con convenios

estratégicos con diferentes entidades estatales como el Transmilenio, las Terminales de Transporte, la

Alcaldía y las Instituciones Educativas. El uso de las piezas de marca ciudad tienen sus propios

protocolos, los cuales se encuentran en el normograma del Proceso de Comunicaciones de acceso en la

página web institucional y en la Intranet.

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3.2. Sitio web

Esta es una solución que permite a la Entidad fortalecer información, criterios, eventos y los diferentes

estados en los que la institución se proyecta, es una herramienta virtual que permite el contacto

permanente con los clientes internos y externos.

En el sitio web se publica toda la información corporativa, la de obligación legal, se implementan las

fases de gobierno en línea y se facilitan recursos para la interactividad con la comunidad y se optimiza

el proceso de participación ciudadana con la posibilidad de radicar y hacer seguimiento a quejas y

reclamos.

El control de contenidos y de imagen está a cargo de la Oficina Asesora Comunicaciones. En lo que

respecta a contenidos algunas dependencias tendrán autonomía y responsabilidad para subir contenidos

pero la oficina Asesora de Comunicaciones ejercerá el control pertinente para que se informe

adecuadamente.

3.3. Comunicado de Prensa

Un comunicado de prensa es la forma escrita, oficial y autorizada, que se entrega a los periodistas.

De acuerdo con la información que se genera por efectos de la gestión y ejecución de la entidad, el

Director(a) y el Asesor de comunicaciones determinan la relevancia de la misma y la pertinencia de que

sea enviada a los medios.

La Oficina Asesora de Comunicaciones escribe el boletín y una vez es aprobado por el Asesor del área,

es enviado a los medios por el correo institucional.

3.4. Ruedas de Prensa

Acto informativo convocado por la entidad, al que se invitan los medios de comunicación masiva, a

través de correo electrónico, en el cual se entrega información de impacto para la ciudadanía respecto

de la gestión de control ejercida por la entidad o por la ocurrencia de un hecho inesperado que amerite

la convocatoria.

3.5. Difusión de pauta pedagógica

Con base en un análisis de los medios de comunicación masiva (prensa, radio, televisión, sitios web,

etc.) se evalúa el impacto y la población objeto para contratar sus servicios para la transmisión del

mensaje pedagógico de la entidad, el cual podrá varias de acuerdo con el público objetivo o la actividad

puntual de la entidad en determinadas épocas.

3.6. Impresos y Publicaciones

Se elaborarán las piezas gráficas pertinentes para la difusión de la imagen y mensaje institucional.

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3.7. Informes al Concejo y a la comunidad

En coordinación con el área misional y con participación ciudadana se determinan los informes que se

van a presentar y la Oficina Asesora de Comunicaciones se encarga de la corrección de estilo, el diseño

y publicación, de acuerdo con la herramienta que determine el Director(a), que puede ser impresa,

digital, multimedia, etc.

4. PLAN ESTRATÉGICO DE COMUNICACIONES

Como proceso estratégico, la comunicación es un eje organizacional de apoyo para la construcción de

identidad institucional y para el logro de los objetivos misionales.

La gestión comunicacional en el Instituto Distrital de Turismo estará enfocada hacia la construcción de

identidad corporativa y hacia la proyección de imagen institucional.

La comunicación gozará de un espacio institucional propio, para lo cual se proferirán los actos

administrativos pertinentes y hará provisión de los recursos financieros suficientes con miras a

implementar la Política de Comunicación.

La comunicación debe contribuir a crear condiciones para la participación responsable de sus

colaboradores en la gestión y ejecución de las acciones tendientes al logro de los objetivos misionales.

Los directivos aplicarán en forma permanente y sistemática estrategias comunicativas pertinentes para

el eficiente logro de los objetivos misionales.

Los directivos ejercerán un constante liderazgo en la construcción de identidad institucional, y tendrán

especial responsabilidad en propiciar un estilo en las acciones comunicativas que exprese

congruentemente el ser institucional enunciado en los documentos estratégicos de la entidad.

La oficina Asesora de Comunicaciones se encargará de coordinar la ejecución de las políticas,

programas y acciones de comunicación.

El hecho de asumir la comunicación como un proceso de carácter estratégico supone la redefinición de

las funciones de la actual Oficina Asesora de Comunicaciones como área responsable. De esta manera,

para que sea posible la ejecución de este Plan, además de las que se relacionan con el manejo de

medios y prensa, la Oficina Asesora de Comunicaciones, cumplirá las siguientes funciones:

4.1. Planear la comunicación.

Orientar a las áreas para la correcta aplicación de las políticas y de los procesos y subprocesos.

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Gestionar recursos y sinergias institucionales e interinstitucionales para garantizar la ejecución del plan

de medios y de acciones comunicativas.

Asesorar a las áreas que lo requieran para que sus estrategias particulares de comunicación

correspondan con los parámetros y directrices del presente Plan.

Monitorear, hacer seguimiento y evaluación a las acciones comunicativas emprendidas desde las áreas.

La estructura de la Oficina Asesora de Comunicaciones la conforman un asesor, un profesional

especializado, un Auxiliar Administrativo, dos diseñadores gráficos, dos periodistas, un comunicador

organizacional, un Comunnity Manager y un web master.

4.2. Estrategias

Las estrategias determinan la intención con que deben definirse las acciones que se realizarán para

mantener y soportar el logro de los objetivos y hacer realidad los resultados esperados y, por

consiguiente, permiten concretar y ejecutar las acciones comunicativas. Estas estrategias son de tres

tipos: masivas, organizativas y/o de lobby in.

Las siguientes son las estrategias trazadas para el logro de los objetivos formulados en la ruta crítica

temática:

1. Alianzas estratégicas con entidades públicas para el posicionamiento de marca.

2. Modernización y uso de la tecnología para la difusión de mensajes.

3. Dinamización del sitio web con actualización permanente, interacción y la adopción de todo el

Sistema de Gobierno en Línea.

4. Utilización de la intranet como mecanismo de información de carácter administrativo, creando la

cultura de la información en línea y aportando al manejo de cero papel.

5. Boletín interno virtual, de frecuencia mensual, con la síntesis de la información de los logros y

avances de la gestión de la entidad, las situaciones administrativas y de carácter individual de los

funcionarios y para destacar acciones y situaciones que motiven la convivencia, el respeto y la

pertenencia.

6. Presencia permanente en eventos de ciudad con el envío de mensajes que destaquen cada actividad.

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CAPÍTULO 2.

LINEAMIENTOS MANEJO IMAGEN CORPORATIVA Y POLÍTICA EDITORIAL

El Manual de Identidad Visual tiene como objetivo mostrar los aspectos más importantes de la imagen

e identidad corporativa del Instituto Distrital de Turismo, las distintas aplicaciones y el uso adecuado

en lo que se refiere a la comunicación visual de este.

El diseño, los colores y la ubicación que se muestran en el manual permiten una comunicación ágil y

directa.

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CAPÍTULO 3.

LINEAMIENTO PARA EL MANEJO CON LOS MEDIOS DE COMUNICACIÓN

Y/O PERIODISTAS

El IDT tendrá voceros institucionales en los temas estratégicos de su gestión sobre los cuales deba

expresarse ante los medios y ante los diferentes auditorios y escenarios. El IDT definirá y promulgará

los criterios de manejo de información, cuidado de imagen corporativa y confidencialidad que deberán

seguir todos aquellos servidores públicos que en virtud de sus funciones o de cargo, actúen en un

momento dado como voceros de la entidad.

Relaciones con los medios de comunicación.

La relación del IDT con los medios de comunicación tendrá carácter institucional y estará basada en

principios de veracidad, libertad y publicidad.

La relación del IDT con los medios de comunicación no estará afectada por sesgos políticos.

La entidad se relacionará con los medios en un marco de respeto por su libertad y autonomía. El

suministro de la información y la relación comercial frente a la pauta publicidad se realizarán bajo

parámetros democráticos y técnicos establecidos previamente.

El Área de Comunicaciones será la responsable de coordinar todo lo relacionado con la expresión de la

entidad y sus voceros frente a los medios.

Se buscará establecer una relación de confianza con los medios centrada en la crítica objetiva por parte

de estos y en la escucha y receptividad por parte de la Dirección General.

Interacción informativa con los organismos de control.

La interacción informativa del IDT con los organismos de Control (Procuraduría, Personerías o

Contralorías), Congreso de la República, Concejo y demás entes que requieran información, estará

enmarcada por el respeto y por el principio de la separación e independencia de las Ramas de Poder

Público.

Se buscará garantizar la circulación fluida y oportuna de información hacia los Órganos de Control,

Congreso de la República, Concejo y demás entes que requieran información para lo de sus

competencias.

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CAPÍTULO 4.

LINEAMIENTOS MANEJO DE CRISIS

TABLA DE CONTENIDO

1. Objetivo

2. Objetivos específicos

3. Stakeholders (grupos de interés)

4. Identificación de crisis posibles

5. Comité de crisis

6. Plan de Acción según crisis

7. Canales internos, externos e interinstitucionales en crisis

8. Acciones de prevención constante

2. OBJETIVO

Crear un plan de acción ante una posible crisis, que permita reaccionar de manera eficiente y oportuna.

3. OBJETIVOS ESPECÍFICOS

- Lograr anticiparse a las crisis.

- Crear mecanismos de difusión de logros y procesos de transparencia.

- Controlar y minimizar las distintas crisis

- Crear un equipo de voceros según la crisis

- Crear un equipo de trabajo permanente: Comité de crisis

4. STAKEHOLDERS

STAKEHOLDERS

(Grupos de interés)

DESCRIPCIÓN

1. Servidores públicos Los servidores y servidoras de la entidad tienen un papel

protagónico en la comunicación directa en los territorios de Bogotá.

Es importante que ellos conozcan de primera mano las acciones

realizadas en pro de solventar las crisis para convertirse en

multiplicadores.

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2. Organismos de control Se debe tener informados a los distintos organismos de control

distritales y nacionales de las políticas de mitigación de impacto y

los planes de reparación dados ante las crisis.

3. Operadores turísticos y

contratistas

Sus acciones están directamente relacionadas con las posibles crisis

identificadas en la entidad. Deben ser voceros y conocedores de la

política de crisis de la entidad.

4. Medios de comunicación Su función es difundir las diferentes acciones de reparación de la

entidad a la ciudadanía en general.

5. Ciudadanía en general La opinión pública debe conocer los planes de reparación y a las

acciones preventivas ante las posibles crisis de la entidad.

6. Líderes de opinión Su función en masificar los mensajes de la entidad.

5. IDENTIFICACIÓN DE CRISIS POSIBLES

POSIBLE CRISIS RIESGOS OPORTUNIDADES

Falsedad en los documentos

públicos presentados por los

funcionarios del IDT.

Que se pierda la credibilidad en la

verificación de los datos dados por

los funcionarios, lo que generaría

una clara evidencia de fuga de

información

Denunciar ante los entes de

control actos de falsedad y

corrupción que se presenten

dentro del Instituto, en rechazo a

las malas conductas.

Mala administración de

recursos sobre resultados.

Que los recursos invertidos en

personal y proyectos de inversión

no logren los resultados expuestos

en las diferentes metas plan.

Apoyarse en indicadores

cuantitativos sobre cualitativos.

Reforzar y exponer casos de

éxito en los diferentes

proyectos.

El maltrato y el abuso de los

operadores turísticos hacia

los visitantes nacionales y

extranjeros.

Que se dañe la imagen de Bogotá

como destino turístico, y por ende

del Instituto como ente regulador

del turismo en la ciudad.

Destacar proyectos que realiza

el Instituto para capacitar a

todos los operadores turísticos

en cuanto a la prestación de un

servicio de calidad en la ciudad.

Incumplimiento de las

funciones del Instituto de

acuerdo con las necesidades

del servicio, los planes,

programas y proyectos

aprobados por la entidad.

Que no se puedan cumplir las

metas establecidas en el Plan de

Desarrollo de la Administración.

Control a operadores, convenios

y al plan operativo anual.

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Muerte o asesinato de un

turista nacional o

extranjero que visita

la ciudad.

Que se pierda la percepción de

seguridad que se ha creado en la

ciudad, en Colombia y el mundo.

Mantener relaciones estrechas

con la Policía de Turismo, y con

todos los entes reguladores con

el fin de apoyar políticas

especiales de seguridad.

Difundir información falsa o

incorrecta a la ciudadanía.

Que se pierda confianza y

credibilidad de la información

suministrada por el Instituto, y el

interés por saber temas sobre la

entidad.

Retractarse ante el error, y

confirmar que la información

sea veraz.

6. COMITÉ DE CRISIS

La definición del comité de crisis debe estar compuesta de la siguiente manera:

PERSONAJE DESCRIPCIÓN

Alcalde Mayor de Bogotá Máximo responsable de las acciones Distritales.

Director(a) del Instituto Distrital de Turismo Máximo representante del Instituto distrital de

Turismo.

Asesor de Comunicaciones Definir las acciones comunicativas según la crisis

y proveer información a los medios de

comunicación y ciudadanía en general.

Asesores de Despacho y Subdirectores Identificar las posibles crisis y el control a cada

una de ellas.

Asesor(a) Financiero Dar información de los procesos de contratación y

controlo para los diferentes servicios.

Asesor (a) Jurídico Dar línea jurídica.

Voceros entidades distritales Si la crisis tiene que ver con dinámicas distritales,

debe dar línea en el marco de la política.

Organismos externos Si la crisis tiene que ver con un tercero; este debe

dar medidas de reparación, control y acciones.

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7. PLAN DE ACCIÓN SEGÚN CRISIS

ETAPA DESCRIPCIÓN

Identificación de la crisis Entender la crisis, sus causas y sus responsables.

Comité de Crisis Reunión para definir acciones de reparación,

responsables, alcances, sectores a reparar,

tiempos, acciones, vocería, acciones jurídicas,

impacto financiero y plan de comunicaciones.

Acciones comunicativas Definición de acciones comunicativas: Rueda de

prensa, publireportajes e informes, información

georeferenciada de lugares de reparación (si hay

el caso).

Puesta en marcha acciones y socialización de

resultados

Socializar comunicativamente los resultados y

seguimientos de la crisis.

Correctivos y prevención comité de crisis Superada la crisis se reúne el comité de crisis para

generar las acciones preventivas para evitar crisis

como la actual.

Comunicación de prevención constante Análisis, seguimiento y divulgación de las

medidas y acciones de prevención de crisis.

7. CANALES INTERNOS, EXTERNOS E INTERINSTITUCIONALES EN CRISIS

ACCIONES DESCRIPCIÓN TIEMPO

1. Declaración a medios El vocero designado debe salir a medios a decir que

conoce la crisis, que está en investigación y que más

adelante cuando se tenga información concluyente se

realizará rueda de prensa.

Inmediato

2. Redes sociales Se informará a través de las

redes sociales el conocimiento de la crisis y que se

está trabajando en la investigación y correctivos.

Inmediato

3. Rueda de Prensa Rueda de prensa con voceros abierta a prensa. Menos de 12

horas

4. Comunicado de prensa Comunicado a medios que no asistieron a rueda de

prensa con los detalles y datos de la crisis.

Al finalizar rueda

de prensa

5. Acciones de

prevención

Acciones constante sobre el tema, seguimiento de

medios

Constante

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6. Acciones adicionales Exclusivas, piezas especiales de

prensa, eventos, etc.

Exclusivas, piezas

especiales de

prensa, eventos,

etc.

9. ACCIONES DE PREVENCIÓN CONSTANTE

ACCIÓN DESCRIPCIÓN

Monitoreo de medios Monitoreo de medios que identifique crisis

Venideras.

Seguimiento a proveedores Seguimientos de productos servicios de terceros y

organismos de control

Divulgación de servicios Divulgación de comunicación directa a los participantes y

posibles participantes de los servicios del IDT.

Divulgación de logros Divulgación efectiva de los avances de los proyectos del

IDT.

Divulgación de riesgos Divulgación efectiva de los riesgos que corre la entidad

para el cumplimiento de metas.

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CAPÍTULO 5

LINEAMIENTOS DE PROTOCOLO Y ORGANIZACIÓN DE EVENTOS

CONTENIDO

1. Presentación

2. Del Instituto Distrital de Turismo y sus fechas de creación

3. De sus símbolos distinciones honorificas y obsequios institucionales

4. De la clasificación de los actos que celebra

5. Del significado de los actos

6. De la planeación general de los actos

7. De la organización de los actos

8. De la documentación

9. Del personal y su actuación

1. PRESENTACION

El Instituto Distrital de Turismo realiza actos de tipo institucional, académico y social, entre otros, en

los cuales debe cumplir con protocolos adecuados, de manera que resulten estéticos y ordenados. Para

ello se requiere la aplicación de criterios y normas legales y sociales que sean consecuentes con nuestra

Institución y se evite la toma de decisiones improvisadas o caprichosas.

Con el fin de dar respuesta a esta necesidad, se ha creado el Manual de Protocolo y Eventos para el IDT

con el que directivos y funcionarios podrán emplear el mismo lenguaje protocolario.

Una cordial invitación para que se apliquen las propuestas aquí contempladas.

2. DEL INSTITUTO DISTRITAL DE TURISMO Y SUS FECHAS DE CREACIÓN

Artículo 1º. El Instituto Distrital de turismo

Fundado en Bogotá D.C., Colombia mediante el Acuerdo 275 del 27 de febrero de 2007.

3. DE SUS SÍMBOLOS, DISTINCIONES HONORÍFICAS Y OBSEQUIOS

INSTITUCIONALES

Artículo 1º. Banderas

Republica de Colombia

Tricolor sin escudo, moño o flecos, y con asta en madera terminada en circunferencia.

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Usos:

En la Dirección y en la sala de juntas.

En todo acto solemne, institucional y académico.

La bandera de la República de Colombia se ubica a la derecha del escenario (izquierda mirando de

frente), y la Distrital, a la izquierda del escenario (derecha mirando de frente).

Distrital

La bandera del distrito es amarilla en la parte superior y rojo en la inferior sin escudo, con asta en

madera terminada en circunferencia

Usos:

Permanece en el despacho del Director(a) y en la sala de juntas al lado izquierdo de la bandera de la

República de Colombia

OTRAS BANDERAS

Cuando se fijen banderas de varias ciudades se acomodan por orden alfabético, según los nombres de

los países en español.

Si el acto es internacional, la bandera de Colombia va en el centro y las demás se acomodan en orden

alfabético según los nombres de los países en español: derecha, izquierda.

Artículo 2º. Himnos

Colombia

El himno de Colombia

Usos:

Como himno, en la ceremonia de carácter institucional y académico.

Bogotá

El himno de Bogotá

Usos:

Como himno, en la ceremonia de carácter institucional y académico.

Artículo 3º. De las distinciones honoríficas

Distinciones de carácter nacional

Distinciones de carácter internacional

Artículo 4º. Obsequios institucionales

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Se refiere a libros, medallas o estatuillas conmemorativas. En ocasiones, según la celebración o

campaña institucional que se lleve a cabo. Organización de honras fúnebres de dignidades

institucionales.

Se entregan a: Visitantes ilustres.

4. DE LA CLASIFICACIÓN DE LOS ACTOS QUE CELEBRA

Artículo 1º. Actos en general

CARÁCTER RESPONSABILIDAD ACTO

Solemne Dirección o

dependencias delegadas.

Distinción de visitante ilustre.

Posesión de dignidades institucionales.

Celebración de aniversarios.

Celebración de ceremonias especiales

Institucional

Dependencias o

subdirecciones

responsables.

Presentación nuevos programas

académicos y proyectos.

Entrega de Menciones de Honor,

Reconocimientos y Homenajes.

Inauguración de obras arquitectónicas

o espacios turísticos.

Celebración de días especiales.

Presentación de revistas, libros o

proyectos (internos).

Firma de convenios.

Misión Internacional

Académico

Dependencias o

subdirecciones

responsables.

Conferencia.

Seminario.

Curso.

Taller.

Mesa redonda.

Panel.

Foro.

Simposio.

Congreso.

Videoconferencia.

Dialogo, debate público o

conversatorio.

Social Dependencias o Recepción

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subdirecciones

responsables.

Desayuno

Almuerzo

Cena

Coctel

Ferias

Cultural

Dependencias o

subdirecciones

responsables.

Recitales

Conciertos

Presentaciones

Exposiciones

Festivales

5. DEL SIGNIFICADO DE LOS ACTOS

Artículo 1º. Actos solemnes

Atención de Visitantes Ilustres

Visitas oficiales a la institución por parte de: jefes de estado, primeros ministros, reyes, reinas,

príncipes, princesas, emperadores, embajadores, presidentes de congresos, presidentes de senado y

cámara, alcaldes de ciudades capitales , gobernadores de Estados de otros países, premios Nobel,

científicos y artistas de reconocido prestigio internacional.

Posesión y despedida de dignidades institucionales

Arribo a cargo de Director, Subdirector o asesores de nivel directivo.

Celebración de aniversarios

Recordación de la fecha de creación del Instituto.

Celebración de ceremonias especiales

Entrega de reconocimientos especiales a los funcionarios.

Artículo 2º. Actos institucionales

Presentación e inauguración de nuevos programas académicos y proyectos

Participación para divulgación y conocimiento de programas académica y proyectos especiales

Menciones de honor, reconocimientos y homenajes

Reconocimientos a directivos, funcionarios y contratistas.

Inauguración de obras arquitectónicas o espacios institucionales

Registro histórico y participación a la comunidad institucional y publica.

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Celebración de días especiales

Recordación de aniversarios del Instituto, cuando cumplen diez años y después con frecuencia

quinquenal.

Presentación de revistas, libros o proyectos

Socialización de nuevos publicaciones académicas y de proyectos a la comunidad en general.

Firma de convenios

Es la expresión final de un acuerdo de voluntades entre instituciones, sus textos describen claramente

los intereses de quienes los han generado. En este sentido, los convenios deben ser considerados como

el principio de una relación de cooperación y no necesariamente como un objetivo final

Misión Internacional

Recepción o delegación que se encarga de atender encuentros con pares académicos o científicos de

otros países.

Artículo 3º. Actos académicos

Conferencia

Disertación pública sobre un asunto turístico o empresarial, dirigida a un auditorio que posee

conocimientos previos sobre la materia, con el objetivo de difundir o profundizar en temas

especializados.

Seminario

Actividad académico-teórica que se realiza en sesiones de trabajo colectivo de un grupo de

especialistas para estudiar o analizar un tema previamente determinado. Está programado y dirigido por

un académico experto en la materia, tiene un mínimo de sesiones y concluye con la elaboración de un

informe final expuesto por un relator.

Curso

Conjunto de sesiones pedagógicas destinadas a desarrollar varios temas sobre una materia específica,

durante un periodo determinado, que se estructura en torno a objetivos de enseñanza-aprendizaje

definidos o implícitos. El curso tiene como propósito ampliar la formación general, profesional o

académica del público al cual está dirigido.

Taller

Actividad práctica realizada en conjunto por un grupo de personas con experiencia profesional en la

materia, orientadas por especialistas competentes. Su propósito es estudiar o buscar soluciones a

problemas, y la capacitación requiere la participación activa de los asistentes.

Mesa redonda

Un grupo pequeño de personas versadas en un tema, generalmente polémico, participa en igualdad de

condiciones y bajo la dirección de un moderador, para exponer sus puntos de vista, en forma sucesiva,

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ante un público heterogéneo. Su propósito es dar a conocer diversos enfoques sobre el mismo

problema.

Panel

Modalidad de presentación de un tema ante una audiencia por un equipo de diversos especialistas, que

lo abordan desde diferentes ángulos, con el fin de proporcionar amplia información sobre él. Una vez

expuesto el tema, el público participa con la formulación de preguntas, ideas o experiencias que aclaren

puntos de vista.

Foro

Varios especialistas exponen ante un público heterogéneo un tema previamente determinado. Cuenta

con un moderador que dirige la discusión en la cual participa el público asistente. Se realiza un foro

después de una actividad de interés general observada por el auditorio: la proyección de una película,

una representación teatral, una conferencia, clase o experimento. El objeto es permitir la libre expresión

de ideas y opiniones a todos los integrantes de un grupo.

Simposio

Consiste en reunir a un grupo de especialistas o expertos en un tema, para exponer al público asistente

sus ideas o conocimientos en forma sucesiva, que conforme así un panorama lo más completo posible

de la materia en cuestión. En el simposio se obtiene información autorizada y ordenada sobre los

diversos aspectos de un mismo tema, puesto que los expositores no defienden posiciones, sino que

suman información al aportar conocimientos propios de su especialidad.

Congreso

Diversas conferencias académicas sobre una temática determinada, al cual concurren especialistas

invitados en calidad de exponentes u observadores. Tiene como propósito presentar tesis,

investigaciones o experiencias inéditas, para someterlas al juicio crítico de los participantes, a fin de

unificar criterios, con relación a la temática central. Los trabajos presentados son seleccionados

previamente por comisiones especiales designadas para ello por los organizadores del evento.

Videoconferencia

Comunicación en tiempo real de audio y video entre dos o más usuarios distantes entre sí, donde es

importante socializar una agenda previa, para optimizar el tiempo y lograr mejores resultados.

Diálogo, debate público o conversatorio

Dos personas capacitadas o especialmente invitadas conversan ante un auditorio sobre un tema,

cuestión o problema, siguiendo un esquema previsto. Deben ser personas capacitadas, expertos o

especialistas en el tema que tratan.

Artículo 4º. Actos sociales

Recepción

Ceremonia que se celebra para recibir a un personaje importante.

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Desayuno

Se ofrece en para optimizar una reunión de trabajo en horas de la mañana.

Almuerzo

Se ofrece para generar un ambiente de trabajo donde se puede realizar negociaciones o cierre de

actividades de importancia.

Cena

Se ofrece en honor de alguien o para celebrar un acontecimiento.

Coctel

Se ofrece para realizar una presentación o socialización de alguna actividad de interés general

Feria

Se participa en este tipo de eventos con la finalidad de promocionar y posicional a Bogotá en el aspecto

turístico

Artículo 5°. Actos Culturales

Recitales

Espectáculos musicales o poéticos en los que interviene una sola persona y se interpretan varias obras.

Conciertos

Es la puesta en escena de una obra musical en directo. Los conciertos se dan en cualquier género

musical y dependen del tipo de espectadores según el género, el estilo musical y el lugar del acto.

Presentaciones

Proceso mediante el cual se muestran contenidos e información sobre un tema determinado a una

audiencia. Son utilizadas generalmente como apoyo para expresar los resultados de una investigación y

se puede disponer de contenido multimedia (apoyo visual o auditivo) que de una referencia sobre el

tema tratado. Una presentación puede llevar textos, imágenes, vídeos y archivos de audio.

Exposiciones

Acto de convocatoria, generalmente público, en el que se exhiben colecciones de objetos de diversa

temática (obras de arte, hallazgos arqueológicos, instrumentos de diversa índole, maquetas de

experimentos científicos, etc.), y que gozan de interés de un determinado segmento del público en

general. Exposición, también puede referirse al acto en el que una persona habla, expone o desarrolla

un relato ante un auditorio.

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Festivales

Acontecimiento o celebración, efectuado generalmente por algún tipo de comunidad o municipio, y que

se centra en un tema especifico o en cierto aspecto único de la comunidad.

6. DE LA PLANEACIÓN GENERAL DE LOS ACTOS

Artículo 1º. Planeación

Conformación de un comité central que está en capacidad de tomar decisiones para el buen desarrollo

del evento. El trabajo se hace desde la comunicación, el protocolo, la producción y la seguridad.

1. Concepto del acto

Definición y calificación: formal o informal.

Anfitrión.

Motivación de la fecha.

Objetivo.

Mensaje que se quiere transmitir.

2. Pre-programa

Fecha: Para algunos eventos se prevé con tres meses de anticipación.

Hora.

Lugar: Según el tipo de evento y la cantidad de personas a las que se dirige, se analiza el

espacio.

En espacios al aire libre:

Acceso.

Parqueaderos.

Atención integral.

Baños.

Recursos audiovisuales.

Artículo 2º. Presupuesto

Los recursos económicos destinados para la organización del acto.

Personal

Conferencistas.

Auxiliares.

Técnicos.

Fotógrafo y camarógrafo.

Brigadistas y Guardas de Seguridad.

Modelos de protocolo.

Productor.

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Viáticos

Transporte.

Desplazamientos locales.

Alimentación.

Comunicaciones.

Alojamiento.

Imagen corporativa

Papelería.

Publicidad impresa.

Protocolo

Placas conmemorativas.

Botones.

Pergaminos.

Medallas.

Banderas.

Obsequios institucionales.

Arrendamientos

Tarima.

Sonido.

Luces.

Carpas.

Alfombra.

Manteles.

Sillas.

Separadores.

Vallas.

Baños móviles.

Equipo de traducción.

Semáforo para anuncio de tiempo.

Equipos de video.

Pantallas gigantes.

Efectos especiales.

Alimentos y bebidas

Refrigerios.

Desayunos.

Almuerzos.

Cenas.

Coctel.

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Decoración

Flores.

Ambientación.

Conceptualización

Correo

Urbano.

Internacional.

Otros

Pólizas.

Imprevistos.

Artículo 3º. Invitados

Conferencistas:

Según la magnitud del evento, de ser posible, los conferencistas son invitados con un año de

anticipación para garantizar su disponibilidad.

Visitante ilustre

Otros invitados

Artículo 4º. Piezas publicitarias

Diseño, diagramación e impresión de diferentes piezas gráficas y diseño de medios digitales, de

acuerdo con el Manual de Imagen Institucional. (comunicación ATL, BTL y TTL)

Invitaciones.

Afiches.

Folletos.

Programa.

Plegables.

Pendones.

Pendón de gran formato.

Cuñas radiales.

Correos directos.

Comerciales TV.

Piezas de mercadeo.

Avisos de prensa.

Memorias multimedia.

Certificados.

Escarapelas.

Carpetas.

Chalecos distintivos.

Uniformes.

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Portanombres.

Pergaminos.

Artículo 5º. Logística o producción

El Comité Organizador del evento solicita la colaboración del personal de apoyo logístico con su

correspondiente identificación distintiva:

Escarapela, uniforme o chaleco.

Técnicos.

Encargados de mantenimiento.

Auxiliares.

Fotógrafo.

Camarógrafo.

Guardas de seguridad.

Modelos

Contratación de menús

El Comité de Alimentación tiene a su cargo la selección del menú, de acuerdo con:

Carácter del acto.

Hora y lugar.

Clase y cantidad de asistentes.

Innovación.

Elegancia.

Servicio.

Variedad.

Presupuesto.

Ornamentación

El Comité de Logística y de Protocolo se encarga de la ornamentación o la decoración de los distintos

salones.

Mesas.

Manteles.

Sillas.

Atril.

Alfombras.

Habladores para la mesa principal.

Arreglos florales.

Copas para agua.

Conceptualización.

Banderas

Banderas de la República de Colombia, del Instituto Distrital de Turismo, de otros países y otras

ciudades, según el acto.

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Himnos y música

Himnos patrios.

Marchas.

Música previa y posterior al acto. (Videos si se requiere)

Artículo 6º. Difusión

Se implementa un plan de medios que incluya:

Radio.

Prensa.

Televisión.

Medios digitales.

Redes sociales.

Medios no convencionales

Artículo 7º. Seguridad

Exterior.

Interior.

Conferencistas.

Autoridades.

Listados.

Credenciales.

Artículo 8º. Protocolo

Carpeta con programa para VIP.

Cartas de invitación.

Tarjetas de invitación.

Lista de autoridades y precedencias.

Entrenamiento del personal auxiliar.

Orden del día.

Obsequios.

Decoración.

Placas con sus textos.

Diplomas y Certificados.

Elementos para inauguraciones.

Bandejas porta-condecoraciones.

Mesa principal.

Mesas auxiliares.

Artículo 9º. Presidencia

Presidencia.

Precedencia.

Invitado de honor.

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7. DE LA ORGANIZACIÓN DE LOS ACTOS

ACTOS SOLEMNES

Artículo 1º. Distinción de Visitante Ilustre

Objetos

Resolución de designación.

Diploma.

Placa conmemorativa.

Telón para develar la placa.

Obsequio institucional.

Desarrollo

Bienvenida a cargo del director(a) o su delegado.

Develación de placa en su honor.

Reunión en el despacho o sala VIP.

Lectura de la resolución por medio de la cual se concede la distinción de

Visitante Ilustre.

Entrega del obsequio institucional por parte director(a) o su delegado al

Visitante Ilustre.

Registro fotográfico.

Finalización del acto.

Artículo 2º. Posesión de dignatarios institucionales

Objetos

Resolución de designación.

Acta de posesiones.

Desarrollo

Recibimiento del directivo que se vaya a posesionar (Director(a), Subdirector(a),

Asesor(a)), por parte de un funcionario de la dependencia encargada.

Acompañamiento hacia el salón donde se encuentra la autoridad

Competente.

Presentación ante la mesa directiva de quien toma la posesión.

Palabras de recibimiento por parte de quien presida el acto de posesión

Lectura de la resolución de designación.

Toma de posesión de su cargo con su respectivo juramento y con la firma en el acta de posesión.

Palabras del posesionado.

El posesionado saludará por un correo electrónico a la comunidad que le es inherente.

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Artículo 3º. Celebración de aniversarios

El Instituto, celebra su aniversario de acuerdo con su fecha de creación.

Artículo 4º. Celebración de ceremonias especiales

En la Sala de Juntas o lugares externos al instituto. Las Ceremonias especiales son actos formales y

solemnes en los que, por tradición, se lleva a cabo el reconocimiento a servidores, funcionarios o

contratistas, o presentación de reconocimientos a la ciudad o el instituto de carácter nacional o

internacional a la ciudadanía o los medios

Personas

Presentador: Da lectura al orden del día.

Maestro de ceremonia: Coordina todo el acto.

Fotógrafo: Presta el servicio dentro del auditorio previa selección y acreditación.

Periodista: Cubre el acto.

Guardas: Velan por la seguridad.

Auxiliar: Pasa diplomas y condecoraciones.

Comité de emergencias: Vela por la atención de emergencias médicas.

Evento Cultural: Grupos o solistas que presentan un acto cultural dentro del programa.

Objetos y espacios

Mesa principal: Para las directivas que presiden. Sin mantel cuando su estilo no lo requiere (en caso

de que la mesa sea una antigüedad o una obra de arte por su talla no se debe cubrir, en caso de que sea

otro tipo de mesa siempre debe ir cubierta con mantel).

Mantel: (color blanco) Para la mesa principal, sin sobremanteles y menos terminados en puntas.

Mesa auxiliar: Para colocar diplomas y reconocimientos. Sin mantel y es más baja y pequeña que la

mesa principal.

Atril: Para el presentador y se ubica delante de las banderas, a la derecha de la mesa principal

(izquierda mirando de frente).

Bandera de la República de Colombia: Sin escudo y se sitúa a la derecha de la mesa principal

(izquierda mirando de frente).

Bandera del distrito: Se sitúa a la izquierda de la mesa principal, al otro extremo del escenario.

Himno de la República de Colombia: Los himnos, seguidos, al comenzar el acto.

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Himno de Bogotá: Los himnos, seguidos, al comenzar el acto.

Flores: Son opcionales. Corresponden al concepto del acto o mensaje que se quiera transmitir. De

acuerdo con el escenario, se ubican debajo y de cara a la mesa directiva o donde el espacio lo permita.

Se recomienda la estética. No se colocan flores sobre una mesa principal.

Diplomas y reconocimientos: Sobre la mesa auxiliar.

Libreto: Para el presentador, previa aprobación. Contiene la estructura del programa que se

desarrollará, el orden y la duración de las intervenciones.

Copas de agua: Solo para los oradores, desde el lugar donde lo hagan. Un auxiliar debe estar

pendiente de cambiar o llenar la copa cada que sea oportuno. No van sobre la mesa principal, a fin de

evitar accidentes.

Telón: Esta cerrado al comenzar el acto y se abre 5 minutos antes de dar inicio a éste. Se debe abrir y

cerrar según las características del evento.

Escenario: Se adecuan los espacios con las condiciones técnicas necesarias para la presentación del

grupo coral y la presentación cultural.

Previo a la celebración

Fecha: Las establecidas en el calendario de actividades y programadas en la agenda del director(a).

Requisitos: Los establecidos en el presente manual

Inscripción o convocatoria: La convocatoria o incripcion debe hacerse 15 días previos al evento o el

tiempo que este lo requiera para confirmar una asistencia adecuada

Tarjeta de invitación: Se entrega una tarjeta a los invitados especiales con 15 o un mes de antelación

para confirmar su asistencia

ACTOS INSTITUCIONALES

Artículo 1º. Entrega de menciones de honor, reconocimientos y homenajes

Preparación

• Anuncio a los homenajeados.

• Invitaciones.

• Resoluciones.

• Diplomas.

• Medallas, botones.

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• Mesa directiva.

• Mantel (si procede).

• Banderas.

• Precedencia.

• Sitio para los medios de comunicación.

Desarrollo

• Himno Nacional

• Himno de Bogotá

• Presentación de la mesa directiva.

• Saludo de bienvenida por parte del directivo relacionado con el reconocimiento.

• Lectura de resolución.

• Imposición de la condecoración o entrega del reconocimiento.

• Palabras de agradecimiento del condecorado.

• Fin del acto.

Artículo 2º. Inauguración de obras arquitectónicas o espacios institucionales

A cargo de dependencia.

Preparación

• Adecuación del lugar.

• Banderas.

• Simbolismo para la inauguración.

• Orden del día.

• Mesa principal.

• Sillas.

• Atril.

• Precedencia.


Desarrollo

• Himno Nacional



• Palabras de bienvenida.

• Explicación del arquitecto (desde lo técnico).

• Intervención del Director(a)

• Intervención de la máxima autoridad que haya sido invitada.

• Inauguración.

• Descubrimiento de placa (si procede).

• Recorrido.

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Artículo 3º. Celebración de días especiales

Aniversarios. Se celebran por la dependencia que corresponda.

Artículo 4º. Presentación de revistas, libros o proyectos

A cargo de la dependencia, que corresponda.

Preparación

• Mesa directiva.

• Mantel.

• Banderas.

• Libro o revista que se presentará.

• Precedencia.


Desarrollo

• Himno Nacional



• Saludo de bienvenida por parte del directivo de la dependencia encargada.

• Presentación del libro, a cargo de un crítico o un especialista en el área.

• Palabras del autor.

• Entrega de ejemplares.

• Fin del acto.

Artículo 5º. Firma de convenios

Preparación

• Mesa para la firma.

• Estilógrafos.

• Sillas.

• Banderas.

• Carpetas con los convenios.

• Precedencia.


Desarrollo


• Lectura del convenio.

• Firma del convenio.

• Saludo e intercambio de carpetas por parte de los firmantes.

• Fotografías.

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Articulo 6°. Misión Internacional

Preparación

Par académico o científico que recibe o se delega para representar.

Presentación de la ciudad e instituto español y en inglés.

Sala de reuniones o auditorio.

Carpetas en español o en inglés.

Modelos de minutas.

Obsequios institucionales.

Cubrimiento mediático.

Habladores o porta nombres.

Equipos técnicos según el espacio.

Catering (Bebidas y Alimentos).

En general, tanto en los actos institucionales como académicos se requiere de toma de

acta con los compromisos o elaboración de memorias.

ACTOS ACADÉMICOS

Artículo 1º. Conferencia

Organización

• Consideración del objetivo.

• Invitación a los conferencistas adecuados.

• Reservación del salón con capacidad suficiente para el público, de acuerdo con la

acogida que pueda tener.

• Conocimiento de las ayudas que necesitarán los conferencistas.

Desarrollo

• Presentación del disertante al público, con un resumen de su hoja de vida, por parte del

presentador.

• Intervención del conferenciante desde la mesa principal o desde un atril.

• Acompañamiento (opcional) en la mesa por un representante de la dependencia

organizadora.

Artículo 2º. Seminario

Organización

• Participación de un moderador, asesores (opcionales) y acceso a material de consulta.

• Separación de un salón principal para la reunión general y otros como lugares de trabajo

para los subgrupos.

Desarrollo

• Presencia de todos los participantes en la primera reunión.

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• Anuncio del tema y la forma de trabajo, por parte del organizador.

• Formación de subgrupos para discutir en pos del tema propuesto, según lo aprobado por

el grupo general.

• Nombramiento de un coordinador, por parte de cada subgrupo, que toma nota de las

conclusiones.

• Reunión de los subgrupos cuando terminen su trabajo, para realizar un resumen que se

debate en busca de unas conclusiones generales del seminario.

Artículo 3º. Curso

Organización

• Fijación de los objetivos.

• Selección de los especialistas en cada tema.

• Estructura del curso, de tal manera que tenga un orden lógico para el aprendizaje.

Desarrollo

• Presentación de cada conferencista a los asistentes.

• Intervención de cada conferencista con su tema hasta agotarlo.

• Puede tener la modalidad de conferencia y taller.

Artículo 4º. Taller

Organización

• Fijación de los objetivos.

• Selección de los especialistas en cada tema.

• Estructuración del curso, de tal manera que tenga un orden lógico para el aprendizaje.

• Preparación de los materiales que proponga el tallerista.

Desarrollo

• Presentación del tallerista al público con un resumen de su hoja de vida.

• Anuncio del tema y la forma de trabajo.

• Organización de subgrupos para la práctica.

• Información de cada subgrupo acerca de los resultados de su trabajo.

• Anuncio de conclusiones.

Artículo 5º. Mesa redonda

Organización

• Selección de los expositores de los distintos puntos de vista.

• Preparación de una reunión previa con los expositores para establecer orden, tiempo y

temas a tratar.

• Ubicación de los expositores en un escenario donde sean vistos por todo el público.

• Presentación del moderador cuando no es el mismo organizador de la mesa redonda.

• Precedencia con el moderador sentado en el centro de la mesa y los expositores a su

derecha e izquierda para formar los respectivos bandos de opinión.

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• Nota: El moderador es imparcial y objetivo en sus intervenciones, resúmenes y

conclusiones; tiene agilidad mental y capacidad de síntesis, así como prudencia en el

tiempo que tome para su participación.

Desarrollo

• Apertura de la sesión, por parte del moderador, con la mención del tema, el

procedimiento a seguir y la presentación de los expositores. Comunicación al auditorio

para que haga preguntas al final y ofrecimiento de la palabra al primer expositor.

• Intervención de cada expositor durante aproximadamente diez minutos.

• Cesión de la palabra, por parte del moderador, a los integrantes de la mesa redonda en

forma sucesiva y de manera que se alternen los puntos de vista.

• Control del tiempo y toma de notas por el moderador.

• Resumen final del moderador con las ideas principales de cada uno de los participantes y

énfasis en las diferencias más evidentes que se hayan planteado.

• Invitación del moderador para que cada expositor hable nuevamente durante dos

minutos y aclare, amplíe, especifique o concrete sus argumentos y rebata los opuestos.

• Finalización de la discusión por parte del moderador, quien expone las conclusiones

mediante una síntesis final con los puntos de coincidencia entre los diversos enfoques, y

las diferencias que quedan en pie después de la discusión.

• Invitación al auditorio para hacer preguntas a los miembros de la mesa sobre las ideas

expuestas, solo con un fin ilustrativo, mas no de discusión.

Artículo 6º. Panel

Organización

• Selección de los participantes, según el tema, que puedan aportar ideas originales y

diversas, que enfoquen los distintos aspectos y que posean facilidad de palabra, juicio

crítico y capacidad para el análisis y la síntesis.

• Organización de una reunión previa del moderador con todos los miembros que

intervienen en el panel.

• Ubicación de los miembros del panel y del moderador de tal manera que se vean entre sí

para dialogar y ser vistos por el auditorio.

Desarrollo

• Apertura de la sesión a cargo del moderador, con la presentación de los miembros del

panel a quienes formula la primera pregunta acerca del tema a tratar.

• Inicio del diálogo por cualquiera de los miembros del panel.

• Intervención del moderador para formular nuevas preguntas sobre el tema, orientar el

diálogo hacia aspectos no tocados, centrar la conversación en el tema cuando se desvía

demasiado o superar una eventual situación de tensión. No interviene con sus propias

opiniones.

• Invitación del moderador a los miembros, antes de la terminación del diálogo, a que

hagan un resumen breve de sus ideas.

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• Indicación de las conclusiones más importantes.

• Invitación al auditorio a intercambiar ideas sobre lo expuesto, de manera informal, si el

tiempo lo permite. No es indispensable la presencia de los miembros del panel, pero si

ellos lo desean, pueden contestar preguntas.

•

Artículo 7º. Foro

Organización

• Anuncio del tema a los participantes para que se informen y participen.

• Motivación para que todo el auditorio se entere, si el foro es después de alguna

actividad.

• Cuidado en la selección del moderador, pues su desempeño influye en el éxito del foro.

Desarrollo

• Inicio del foro por cuenta del moderador, quien explica el tema o problema a debatir, las

condiciones de participación, la pregunta concreta referida al tema, elaborada de

antemano, e invita al auditorio a exponer sus opiniones.

• Distribución del uso de la palabra por orden de pedido y con tiempo determinado.

• Síntesis de las opiniones expuestas realizada por el moderador, con las posibles

conclusiones, coincidencias y discrepancias, y el agradecimiento por la participación de

los asistentes.

Artículo 8º. Simposio

Organización

• Elección del tema.

• Selección de los expositores más apropiados, de tres a seis, cada uno con un enfoque

particular que responda a su especialización.

• Organización de una reunión previa con los miembros del simposio para intercambiar

ideas, evitar reiteraciones en las exposiciones, delimitar los enfoques parciales,

establecer el mejor orden de la participación y calcular el tiempo de cada expositor.

• Reunión unos minutos antes del acto académico para ultimar detalles.

Desarrollo

• Ubicación de los expositores en una mesa y el moderador en otra, aparte.

• Intervención de cada expositor en una mesa o atril que está adelante.

• Inicio del acto por parte del moderador, para exponer el tema a tratar, los aspectos en

que se ha dividido, el procedimiento a seguir y presentar a los expositores. Después,

cede la palabra al primer expositor, de acuerdo con el orden establecido en la reunión de

preparación.

• Cesión de la palabra por el moderador, sucesivamente a los miembros del simposio, una

vez termina cada exposición.

• Manejo del tiempo de máximo 15 minutos por exposición, dependiendo del número de

expositores. El total no debe sumar más de una hora.

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• Resumen de las principales ideas expuestas por cuenta del moderador, cuando finalicen

las exposiciones.

• Sesión de preguntas por los participantes sin lugar a discusión, o participación a manera

de foro.

Artículo 9º. Congreso

Organización

• Constitución de un comité académico y otros de trabajo.

• Definición del tema central, el objetivo, la fecha, los conferencistas, el público al que va

dirigido, el presupuesto y demás.

• Agrupación de los temas según su similitud.

• Escogencia de la modalidad con la que se presentarán las conferencias: conferencia

presencial o virtual, mesa redonda, panel, foro y comunicaciones.

• Muestra comercial o exposiciones académicas, alusivas al tema.

• Organización con frecuencia anual, bienal o cuatrienal.

Desarrollo

• Instalación formal.

• Exposición de cada tema por el conferencista respectivo por espacio de 45 minutos

aproximadamente.

• Conclusión opcional al final de cada conjunto de temas o del día por medio de un foro.

Artículo 10º. Videoconferencia

Organización

• Selección del tema a tratar.

• Determinación de la hora (si la transmisión es internacional, la hora en ese país).

• Información sobre el tiempo de duración.

• Preparación de los equipos de transmisión, documentación y apoyos que sean

necesarios.

• Realización de una prueba técnica.

Desarrollo

• Preparación de las personas intervinientes y las ayudas técnicas y logísticas, minutos

antes de comenzar la transmisión.

• Presentación del conferencista por otra persona.

Artículo 11º. Diálogo o debate público

Organización

• Elección de los dialoguistas conocedores del tema, capaces de mantener un diálogo vivo

e interesante. Es preferible que ambos posean puntos distintos de enfoque, lo que no

quiere decir contradictorios.

• Acuerdo sobre la estructura del debate, antes de la reunión de diálogo.

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Desarrollo

• Formulación del tema que se tratará, presentación de los expertos invitados y

explicación de la metodología a seguir, por parte del moderador que cede la palabra a

los dialoguistas.

• Establecimiento de la conversación, teniendo en cuenta que no se trata de una entrevista

sino de un diálogo informativo con responsabilidad compartida.

• Control del tiempo del diálogo máximo de media hora y luego el organizador puede

invitar al auditorio a que haga preguntas.

ACTOS SOCIALES

Artículo 1º. Cenas

Organización

• Anuncio al homenajeado del acto que se realizará.

• Fijación de la fecha, de común acuerdo.

• Determinación del carácter y lugar de la cena.

• Logística de la cena: menú, menaje, impresos.

• Aprobación de resolución, en caso de que haya lugar.

• Redacción, impresión y envío de invitaciones.

• Confirmación de asistencia.

• Organización de presidencia y precedencias.

• Preparación del discurso del oferente.

• Envío del discurso del oferente al homenajeado.

Desarrollo

• Recepción de los invitados por parte de las directivas.

• Ingreso al salón donde se efectuará la cena.

• Palabras de bienvenida del anfitrión.

• Desarrollo de la cena.

• Lectura de resolución, entrega de placa o condecoración

• Brindis.

• Finalización.

• Despedida de los invitados.

8. DE LA DOCUMENTACIÓN

Artículo 1º. Invitaciones

Toda tarjeta de invitación es en tamaño lord 16 X 12 CMS, alta blancura y con letras en color negro.

Arriba, centrado, el escudo con logotipo de la alcaldía de mayor de Bogotá de acuerdo al manual y

parte inferior derecha logo del instituto.

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Debajo de éste, centrado: El Director(a), debajo del que irá su nombre propio, en puntaje más pequeño

que el cargo.

Después, el texto de invitación escrito en tercera persona del singular, con frases amables; primero el

motivo central y después el acto social, si lo hubiere.

Al final, datos adicionales de fecha, hora, lugar y traje.

Las iniciales que se usarán para confirmación de asistencia serán: S.R.C.

Teléfono y correo-e.

No se firman.

Artículo 2º. Tarjetas con moción de felicitación, excusa, saludo y duelo.

Arriba, centrado, el escudo con logotipo de la alcaldía mayor de Bogotá de acuerdo al manual y parte

inferior derecha logo del instituto.

Debajo, centrado: El Rector, debajo del cual irá su nombre propio, en puntaje más pequeño que el

cargo.

Después el texto de felicitación, excusa, recibimiento o duelo, escrito en tercera persona del singular.

Llevarán la firma de quien las envía.

Destinatario: A: nombre, cargo, empresa, ciudad.

Sobres

Los sobres de toda clase de tarjetas irán marcados con el debido tratamiento que merecen las personas,

su nombre, su cargo, la dirección y la ciudad.

Artículo 3°. Uso de tres tipos de documentación

• Tarjeta: Felicitaciones, excusa, saludo y duelo.

• Nota de Estilo: Felicitación y duelo.

• Resoluciones: Honoris Causa, grados honoríficos, distinciones administrativas y distinciones

docentes.

Artículo 4º. Carpetas de documentos

Contienen el documento respectivo al evento junto a todos sus anexos.

Artículo 5º. Menú

Para colocar encima del puesto de cada comensal en cenas a fin de que cada uno conozca su contenido.

Tamaño media hoja oficio doblada o partida en dos, para hacerlo doble o sencillo, respectivamente.

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Llevará el escudo con logotipo de la Alcaldía mayor de Bogotá y parte inferior izquierda el logo del

Instituto

• Nombre de quién ofrece la cena.

• En honor de quién o con motivo de qué.

• Lugar.

• Fecha.

• Menú.

Artículo 6º. Habladores o Porta nombres

En cartulina de alta blancura, tamaño media carta. En la parte superior central el escudo con el logotipo

de la Alcaldía mayor de Bogotá y parte inferior izquierda el logo del Instituto. En el centro, en el

tamaño más grande que se pueda, el nombre de la persona y su cargo.

Usos

En el borde de las mesas de honor para indicar quién está sentado en ese puesto.

Artículo 7º. Tarjetas de mesa

Tarjetas en cartulina blanca tamaño tarjeta de presentación, con el escudo y logotipo de la Alcaldía

mayor de Bogotá y parte inferior izquierda el logo del Instituto, llevan escritos los nombres de las

personas asistentes a una cena.

Se colocan a un lado del puesto del comensal.

Artículo 8º. Libreto

Contiene la estructura del programa que se desarrolla y el orden y la duración de las intervenciones. Se

tiene en cuenta el manejo del tiempo tanto en las instalaciones de las ceremonias y los actos como en el

desarrollo de los mismos.

Estructura del libreto:

1. Presentación de la ceremonia.

2. Presentación de quienes presiden.

3. Himno Nacional de la República de Colombia.

4. Himno del Bogotá

5. Discurso del anfitrión.

6. Acto cultural, si se tiene previsto.

7. Discurso del invitado de honor.

8. Cierre.

9. Catering (Bebidas y Alimentos).

Artículo 9º. Buenas prácticas ecológicas

Ahorro y reciclaje de papel

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Realizar fotocopias e impresiones por ambas caras.

Enviar comunicados por correo electrónico cuando sea necesario.

Imprimir únicamente los documentos que sean indispensables.

Reutilizar las hojas usadas anteriormente en caso de ser posible.

Utilizar los sobres solo si es necesario hacerlo.

9. DEL PERSONAL Y SU ACTUACIÓN

Artículo 1º. Encargado de protocolo

Funciones

• Dirección del protocolo de todo acto que se realice.

• Cuidado y custodia de las banderas, los obsequios institucionales y las distinciones

honoríficas.

• Registro histórico de todas las distinciones honoríficas que se entreguen.

• Envío de las normas que regirán en cada acto a los directivos involucrados.

• Interpretación y aplicación de las normas y disposiciones que se fijan en el presente

Manual.

• Contacto con los jefes de protocolo de Visitantes Ilustres y de las autoridades.

Artículo 2º. Presentador

Es la persona encargada de leer el orden del día de todo acto solemne, institucional, académico, social y

cultural.

Condiciones

Dicción y tono de voz indicados para el oficio.

Vestuario adecuado para la ceremonia o acto.

Lectura del libreto según el indicado por el responsable de protocolo.

No da opiniones personales, ni agradece a los disertantes.

No da lectura a documentos que sean presentados por personas diferentes.

Mientras se dan los discursos, está sentado en un lugar previamente determinado.

Artículo 3º. Maestro de ceremonia

Tiene a su cargo la conducción de todo acto solemne, institucional, académico, social y cultural.

Puede ser el mismo encargado de protocolo.

Funciones

• Coordinación de los tiempos.

• Dirección del personal auxiliar a su cargo.

• Información previa del acto a los que intervendrán en su desarrollo.

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• Preparación de elementos propios para el acontecimiento.

Artículo 4º. Auxiliares

Son las personas encargadas de apoyar al maestro de ceremonia.

Funciones

• Registro de invitados.

• Acomodación de invitados.

• Presentación de condecoraciones y obsequios institucionales ante el directivo que hace

entrega.

• Indicación de lugares, horarios, intervinientes y programa a los invitados que lo

requieran.

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ANEXO 1.

SÍNTESIS NORMOGRAMA PROCESO COMUNICACIONES

NORMOGRAMA CO 2015

No. NORMA No.

FECHA DE

VIGENCIA EMITIDA

POR ÁMBITO

DESCRIP-

CIÓN SINOPSIS DIA MES AÑO

1 CPC 1991

06 06 1991 Asamblea

Nacional

Constituyente

Nacional Marco

Constitucional

Art. 15: Derecho a la intimidad personal y familiar y a su buen nombre. Derecho a

conocer, actualizar y rectificar las informaciones en bancos de datos y en

archivos de entidades públicas y privadas. La correspondencia y demás formas

de comunicación privada son inviolables.

Art. 20: Libertad de expresar y difundir el pensamiento y opiniones, de informar y recibir

información veraz e imparcial, y la de fundar medios masivos de

comunicación. Estos son libres y tienen responsabilidad social. Se garantiza el

derecho a la rectificación en condiciones de equidad. No habrá censura.

Art. 21: Derecho a la honra.

Art. 23. Derecho de Petición.

Art. 73: La actividad periodística gozará de protección para garantizar su libertad e

independencia profesional.

Art. 74: Derecho a acceder a los documentos públicos salvo los casos que establezca la

ley. El secreto profesional es inviolable.

Art. 75: Derecho al acceso del espectro electromagnético. Igualdad de oportunidades en el

acceso, a su uso y garantía del pluralismo informativo y la competencia.

Art. 112: (Mod. Art. 5 Acto Legislativo 1 de 2003): Derecho a la oposición de los partidos

y movimientos. Garantía de los derechos de acceso a la información y a la documentación

oficial; el uso de los medios de comunicación social del Estado y la réplica en los mismos

medios de comunicación.

2 1.1.1. M

u

a

l

d

e

n

M

a

r

c

a

C

i

u

d

a

d

.

1.1.2.

Convenio de

Uso Marca

Ciudad.

Para potenciar y posicionar internacionalmente a Bogotá se definió una estrategia de

mercadeo basada en una apuesta público–privada de largo plazo, impulsada por el Instituto

Distrital de Turismo (IDT), la Cámara de Comercio de Bogotá (CCB) e Invest in

Bogotá.(IIB). La marca de la ciudad es un instrumento de comunicación que apoya a los

proyectos involucrados en la Estrategia de Mercadeo de Bogotá.

Invest in Bogota, el Instituto Distrital de Turismo y la Cámara de Comercio de Bogotá son

las entidades encargadas de autorizar su uso a las empresas o proyectos que se quieran

vincular. El uso de la marca ciudad es gratuito y el solicitante debe diligenciar un

formulario en el que sustenta las acciones que realizará para la promoción en mercados

internacionales de los atributos de Bogotá identificados en la Estrategia de Mercadeo de

Ciudad para lo cual deberá tener en cuenta los parámetros de estos documentos.

3 Decreto

52 2012 Alcalde Mayor

de Bogotá

Distrital "Por medio del

cual se adoptan

el Manual de

Imagen

Corporativa y

Visual de la

Administración

Distrital y el

lema

institucional de

la Alcaldía

Mayor de

Bogotá, D.C.,

para el periodo

2012-2015"

Establece el procedimiento y las pautas gráficas para usar la imagen corporativa visual de

la actual Administración Distrital, Bogotá Humana.

http://www.alcaldiabogota.gov.co/sisjur/normas/Norma1.jsp?i=45614

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4 Resolución IDT Manual de

imagen Logo

institucional

5 Resolución 378 19 12 2008 Por la cual se adopta la guía para el diseño y desarrollo de sitios web de las entidades y

organismos del distrito capital.

6 Ley

Decreto

1712

103

06

20

03

01

2014

2015

Ministerio del

Interior,

Ministerio de

Justicia,

Ministerio de

educación y

Ministerio de

Tecnologías

Ministeria de

Cultura DNP,

Mintic Depto.

Administrativo

de la Presidencia

de la República

Depto. Adtvo.

Función Pública

Nacional “Por medio de

la cual se crea la

Ley de

Transparencia y

del derecho de

acceso a la

información

pública nacional

y se dictan otras

disposiciones”

“Por el cual se

reglamenta

parcialmente la

ley 1712 del

2013 y se dictan

otras

disposiciones”

Su objeto: es regular el derecho de acceso a la información pública que tienen todas las

personas, los procedimientos para el ejercicio y la garantía del derecho fundamental así

como las excepciones a la publicidad de la información pública.

7 Ley

Reglamenta-da

parcialmente

por el Decreto

1581

1377

17

27

10

06

2012

2013

Congreso de

Colombia

Ministerio de

Comercio,

Industria y

Comercio

Nacional

Nacional

“Por la cual se

dictan

disposiciones

generales para

la protección de

datos

personales”.

"Por el cual se

reglamenta

parcialmente la

Ley 1581 de

2012"

Los datos personales son cualquier información concerniente a personas físicas, que tenga

carácter de privado, que esté ligada a su intimidad y que toque temas susceptibles de

discriminación, como orientación sexual, religiosa, étnica, entre otros. Su importancia

radica, en que la información personal puede ser utilizada para varios fines, como la

comercialización, la vida laboral, e incluso para cometer delitos, ya que su identidad puede

ser suplantada en un momento dado, con la información adecuada.

Esta norma establece las medidas que se toman, tanto a nivel técnico como jurídico para

garantizar que la información de los usuarios de una compañía, entidad o de cualquier base

de datos, esté segura de cualquier ataque o intento de acceder a esta, por parte de personas

no autorizadas.

8 Ley

1273 05 01 2009 Congreso de la

República


la cual se

modifica el

Código Penal, se

crea un nuevo

bien jurídico

tutelado -

denominado "de

la protección de

la información y

de los datos"- y

se preservan

integralmente

los sistemas que

utilicen las

tecnologías de la

información y

las

comunicaciones,

entre otras

disposiciones”.

Ley de los delitos informáticos. Las personas podrán denunciar contenidos inapropiados

en Internet.

9 Acuerdo 381 30 06 2009 Concejo de

Bogotá

Distrital "Por medio del

cual se

promueve el uso

del lenguaje

incluyente"

Se promueve el uso del lenguaje incluyente, entendiendo por éste el uso de expresiones

lingüísticas que incluyan tanto al género femenino como al masculino, cuando se requiera

hacer referencia a ambos sexos.

10 Ley 1016 2006 “Por la cual se

adoptan normas

legales, con

meros propósitos

declarativos,

para la

protección

1. Suprime la tarjeta profesional del periodista.

2. Se requiere de idoneidad (con el título profesional).

3. 3. La actividad laboral del periodista.

4. 4. La libertad e independencia de la actividad periodística.

5. Elementos éticos ( el que ejerce tiene la libertad de

publicar lo que quiera, pero debe tener en cuenta las

leyes y lo que rige el ejercicio periodístico). Aparecen

http://www.cds.gov.co/images/Documentos/normatividad/resolucion378de2008.pdf

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laboral y social

de la actividad

periodística y de

comunicación a

fin de garantizar

su libertad e

independencia

profesional”

elementos como:

La información tiene que ser veraz y oportuna

Las fuentes de información tienen tres elementos: análisis de la fuente,

confrontación y comprobación de la afirmación.

La obtención de la información debe obtenerse por medios legales (ética).

Auditoria, derechos de autor … (citas y transcripciones)

Rectificaciones y réplicas (la información no puede ser falsa, errónea o ficticia).

No a los sensacionalismos.

9 Ley 1098 24 02 2006 Congreso de la

República

Nacional “Por la cual se

expide el Código

de la Infancia y

la adolescencia”

Tiene como finalidad garantizar a los niños, a las niñas y a los adolescentes su pleno y

armonioso desarrollo para que crezcan en el seno de la familia y de la comunidad, en un

ambiente de felicidad, amor y comprensión y establece normas sustantivas y procesales

para la protección integral de los niños, las niñas y los adolescentes con el fin de garantizar

el ejercicio de sus derechos y libertades. Entre estos derechos se estipula el derecho a la

información y la responsabilidad especial del manejo de la información sobre esta

población en los medios de comunicación.


República

Nacional "Por la cual se

expide el Código

de

Procedimiento

Penal.

(Corregida de

conformidad con

el Decreto

2770 de 2004-

“Por el cual se

corrigen yerros

de la Ley 906 de

2004 "por la

cual se expide el

Código de

Procedimiento

Penal".)"

Delito de violación a los mecanismos de protección de los derechos patrimoniales de autor

y otras defraudaciones. Incluye, entre otros los siguientes artículos:

Art. 192: Violación ilícita de comunicaciones.

Art.197: Utilización ilícita de equipos transmisores o receptores. Art. 74: Delitos que

requieren querella.

(Modificado Art. 4, Ley 1142 de 2007 “Por medio de la cual se reforman

parcialmente las Leyes 906 de 2004, 599 de 2000 y 600 de 2000 y se adoptan medidas

para la prevención y represión de la actividad delictiva de especial impacto para la

convivencia y seguridad ciudadana”.

Art. 220. Injuria; calumnia Art. 221. Injuria y calumnia indirecta Art. 226. Injuria por

vías de hecho; Art. 227. Injurias recíprocas Art. 437. Falsa autoacusación Art. 445.

Infidelidad a los deberes profesionales; Art. 223. Circunstancias especiales de graduación

de la pena; Art. 224. Eximen de responsabilidad - Art. 225. Retractación


República

Nacional “De la

protección

laboral y social

de la actividad

periodística y de

comunicación a

fin de garantizar

su libertad e

independencia

profesional”.

Declarada

Inexequible.

Conocida como “Ley del Periodista”, a través de la cual se reconoce la categoría

profesional a quienes acrediten el ejercicio de su actividad como periodistas o

comunicadores. Tiene por objeto la adopción de normas legales para la protección laboral

y social de la actividad periodística, a fin de garantizar su libertad e independencia

profesional.


República


la cual se

instituye el día

13 de agosto de

cada año como

Día de la

Libertad de

Expresión”.

Instituye el 13 de agosto de cada año como Día de la Libertad de Expresión

13 Ley

Ley

Ley

14

335

506

1929

20

28

01

12

07

1991

1996

1999

Congreso de la

Replica


dictan normas

sobre el servicio

de televisión y

radiodifusión

oficial”

Por la cual se

modifica

parcialmente la

Ley 14 de 1991 *1 y la

Ley 182 de

1995, se crea la

televisión

privada en

Colombia y se

dictan otras

disposiciones”

“Por medio de

la cual se

modifica el

artículo 58 de la

Ley 182 de

1995”.

"Por la cual se

reforman las

Leyes 14 de

1991, 182 de

1995, 335 de

Marco regulatorio de la Televisión en Colombia: Roles del Estado y el mercado, la

televisión pública y los canales privados.

Indica la organización de la Comisión Nacional de Televisión (desde el 2012 en proceso

de liquidación), el tiempo en que pueden estar ciertos directivos y quienes pueden opinar

como es el caso del titular del Ministerio de Comunicaciones (con voz, pero no voto).

Describe que es la televisión por suscripción y lo que esta significa y como aplica,

menciona cómo es la división nacional; habla algo de Inravisión, aunque no aplica como

antes, ya que ahora no hay una regulación apropiada para la transmisión de la señal y

describe las formas de transmisión y recepción de la señal de tv, en donde resalta lo que es

la tv satelital. Establece algunas prohibiciones a la Comisión Nacional de Televisión. (1

artículo; 1 página).

Establece prohibiciones para la prestación del servicio

Regulación de los servicios de televisión.

http://www.secretariasenado.gov.co/senado/basedoc/ley/2004/ley_0906_2004.html#1

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Ley

680

08

08

2001

1996 y se dictan

otras

disposiciones en

materia de

Televisión

14 Ley


República


modifica y

adiciona la Ley

23 de 1982 y se

modifica la Ley

29 de 1944”

Regulación de los derechos de autor y del registro nacional del derecho de autor.

15 Ley 23 de 1982. 23 1982 Congreso de la

República

Nacional “Sobre derechos

de autor”

Contiene las disposiciones generales y especiales que regulan la Protección del derecho de

autor en Colombia.

16 Decreto 460 16 03 1995 Ministerio de

Gobierno

Nacional “Por el cual se

reglamenta el

Registro

Nacional del

Derecho de

Autor y se regula

el Depósito

Legal “

Registro Nacional de los Derechos de Autor


República

Nacional "Por medio de la

cual se

implementan

compromisos

adquiridos por

virtud del

"acuerdo de

promoción

comercial",

suscrito entre la

República de

Colombia y los

Estados Unidos

de América y su

"protocolo

modificatorio, en

el marco de la

política de

comercio

exterior e

integración

económica"

Comunicación al público de una interpretación o ejecución o de un fonograma.

Relacionado con los derechos de autor.

18 Ley


República

Nacional “Se reglamenta

el servicio de

televisión y se

formulan

políticas para su

desarrollo, se

democratiza el

acceso a éste, se

conforma la

Comisión

Nacional de

Televisión, se

promueven la

industria y

actividades de

televisión, se

establecen

normas para

contratación de

los servicios, se

reestructuran

entidades del

sector y se

dictan otras

disposiciones en

materia de

telecomunicacio

nes”

Regula el servicio de televisión

19 Ley 14 de 1991 14 29 01 1991 Congreso de la

República


dictan normas

sobre el servicio

de televisión y

radiodifusión

oficial”.

Art. 3º.- Principios de la prestación del servicio.

Art. 4º.- Obligación de protección al menor.

Cumplimiento a disposiciones especiales del Código del Menor en materia de

responsabilidad de los medios de comunicación con los menores.

20 Decreto

2591 19 11 1991 Ministerios de

Gobierno y de

Justicia

Nacional “Por el cual se

reglamenta la

acción de tutela

Art. 37. De las acciones dirigidas contra la prensa y los demás medios de comunicación

serán competentes los jueces de circuito del lugar.

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consagrada en el

artículo 86 de la

Constitución

Política”.

21 Ley


República


ordena la

publicidad de los

actos y

documentos

oficiales”

Art. 1: La Nación, los Departamentos y los Municipios incluirán en sus respectivos

Diarios, Gacetas o Boletines oficiales todos los actos gubernamentales y administrativos

que la opinión deba conocer para informarse sobre el manejo de los asuntos públicos y

para ejercer eficaz control sobre la conducta de las autoridades, y los demás que según la

ley deban publicarse para que produzcan efectos jurídicos.

Artículo 12º.- Toda persona tiene derecho a consultar los documentos que reposen en las

oficinas públicas y a que se le expida copia de los mismos, siempre que dichos

documentos no tengan carácter reservado conforme a la Constitución o la ley, o no hagan

relación a la defensa o seguridad nacional.

22 L

e

y

L

Y


República

Nacional 1. Reconocimiento de la profesión del periodista

2. Protección de quien ejerce el ejercicio del periodismo.

3. Determina la ley de quien la ejerce

4. Reglamentación de la actividad periodística

5. Crea la tarjeta profesional ( no vigente porque cualquier ciudadano si cumple con ciertos

requisitos puede ejercer el periodismo libremente)

La reserva de la fuente de información.

23 Ley

Decreto

reglamentario

Ley 159 de 1959

29

109

15

24

12

01

1944

1945

Congreso de la

República

Ministerio de

Gobierno

Nacional

Nacional

“Por la cual se

dictan

disposiciones

sobre prensa”

“ Por el cual se

reglamenta la

Ley 29 de 1944,

sobre prensa”

Muchos de sus artículos se han derogado por normas especiales.

Del registro, circulación y normas para la edición, distribución y publicidad de periódicos

y programas radiales.

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manual polÍtica de gestiÓn de las...

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