procedimiento para la contrataciÓn de servicios...

GERENCIA DE ABASTECIMIENTO Y LEAN

PROCEDIMIENTO ADMINISTRATIVO CÓDIGO: GAL/PRC-CORP-002-CST

REVISIÓN N°: 2

PROCEDIMIENTO PARA LA CONTRATACIÓN DE SERVICIOS A

TERCEROS

FECHA INICIO VIGENCIA 01-07-2018

ARCHIVO Procedimientos/GAL/PRC-CORP-002-Contratación de Servicios.doc

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PROCEDIMIENTO PARA LA CONTRATACIÓN DE SERVICIOS A TERCEROS


VICEPRESIDENCIA DE SUPPLY CHAIN

Revisión N° Fecha Descripción del Cambio Elaborado por

1 02-05-2018 Confección del Procedimiento de Contratación de Servicios a Terceros

Alexandra Leiva

2 31-05-2018 Revisión del Documento Actualizado José Miguel Camelio

3 31-05-2018 Aprobación y autorización del documento Fernando Moreno



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INDICE

1. OBJETIVO ............................................................................................................................................................ 4

2. ALCANCE Y APLICACIÓN ..................................................................................................................................... 4

3. DEFINICIONES ..................................................................................................................................................... 4

4. PROCESO DE CONTRATACIÓN DE SERVICIOS A TERCEROS .................................................................................. 8

4.1 RESPONSABILIDADES ......................................................................................................................................... 8 4.1.1 De la Gerencia de Abastecimiento y Lean ..................................................................................................... 8 4.1.2 Del Solicitante ............................................................................................................................................... 8 4.1.3 Del Analista Contable .................................................................................................................................. 10 4.1.4 Área de Tesorería (Finanzas) ....................................................................................................................... 10 4.1.5 Área de Administración (Finanzas).............................................................................................................. 11

4.2 TIPOS DE CONTRATACIÓN DE SERVICIOS A TERCEROS .................................................................................... 11 4.2.1 Contratación de Servicios Permanentes. ..................................................................................................... 11

4.2.1.1 Levantamiento Necesidad y Emisión Requerimiento: ......................................................................................... 12 4.2.1.2 Estrategia de Licitación ........................................................................................................................................ 13

Definición e implementación de la estrategia de contratación: ..................................................................... 13 Confección de las Bases técnicas de licitación ................................................................................................ 13 Selección de Proponentes: ............................................................................................................................. 13 Metodología de evaluación de propuestas:.................................................................................................... 14 Preparación de las bases administrativa de licitación y documentación complementaria: ........................... 14

4.2.1.3 Proceso de Licitación ........................................................................................................................................... 14 Salir al mercado (inicio del proceso de licitación): .......................................................................................... 14 Confirmación de participación: ....................................................................................................................... 14 Visita a terreno y reunión explicativa: ............................................................................................................ 14 Ronda de Consultas y Respuestas: .................................................................................................................. 14 Recepción de Propuestas: ............................................................................................................................... 15 Actas de recepción y apertura de ofertas: ...................................................................................................... 15 Evaluación de propuestas: .............................................................................................................................. 15

4.2.1.4 Adjudicación y Formalización del Contrato ......................................................................................................... 15 4.2.2 Contratación de Servicios Spot y Proyectos, por montos sobre los US$35.000/año ................................... 17 4.2.3 Contratación de Servicios Spot y Proyectos, por montos hasta US$35.000/año ........................................ 18

4.2.3.1 Levantamiento Necesidad y Emisión Requerimiento: ......................................................................................... 19 4.2.3.2 Estrategia de Licitación ........................................................................................................................................ 19

Definición e implementación de la estrategia de contratación: ..................................................................... 19 Confección de las Bases técnicas de licitación ................................................................................................ 19 Selección de Proponentes: ............................................................................................................................. 20 Metodología de evaluación de propuestas:.................................................................................................... 20 Preparación de las bases administrativa de licitación y documentación complementaria: ........................... 20

4.2.3.3 Proceso de Licitación ........................................................................................................................................... 20 Salir al mercado .............................................................................................................................................. 21 Confirmación de participación: ....................................................................................................................... 21 Visita a terreno y reunión explicativa: ............................................................................................................ 21 Ronda de Consultas y Respuestas: .................................................................................................................. 21 Recepción de Propuestas: ............................................................................................................................... 21 Evaluación de propuestas: .............................................................................................................................. 21



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4.2.3.4 Adjudicación y Formalización del Contrato ......................................................................................................... 22 4.3 CASOS ESPECIALES ........................................................................................................................................... 23

4.3.1.1 Contratación de asignaciones directas ................................................................... ¡Error! Marcador no definido. Proveedores Únicos ........................................................................................................................................ 23 Emergencias Operacionales ............................................................................................................................ 24 Necesidad del Proyecto .................................................................................................................................. 24 Contratación de servicios tácticos ..................................................................... ¡Error! Marcador no definido. Condiciones generales de las contrataciones mediante asignación directa ................................................... 24

4.4 CONDICIONES GENERALES AL PROCESO DE CONTRATACIÓN DE SERVICIOS A TERCEROS ............................... 25 4.5 LIBERACIÓN DEL PEDIDO DE COMPRAS DE SERVICIOS Y CONTRATOS MARCO ................................................ 26

4.5.1 Liberación Pedidos de compra .................................................................................................................... 26 4.5.2 Pedidos Urgentes ........................................................................................................................................ 27 4.5.3 Contratos Marco ......................................................................................................................................... 27

4.6 EMISIÓN DE PEDIDO DE COMPRA DE SERVICIOS ASOCIADA A CONTRATO MARCO ........................................ 28 4.7 RECEPCIÓN DEL PEDIDO DE COMPRAS EN SISTEMA SAP ................................................................................. 29

4.7.1 Consecuencias de no realizar la Hoja de Entrada de Servicios “HES”. ........................................................ 29 4.8 CONTABILIZACIÓN DE FACTURAS .................................................................................................................... 30 4.9 PAGO DE FACTURAS ........................................................................................................................................ 30

5. MODIFICACIONES DE CONTRATOS ................................................................................................................... 30

6. AUDITORIA ....................................................................................................................................................... 31

ANEXO A – TIEMPOS DEL PROCESO DE CONTRATACIÓN DE SERVICIOS..................................................................... 32



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1. OBJETIVO

El presente Procedimiento de Contratación de Servicios a Terceros, tiene por objetivo entregar los lineamientos asociados a la gestión de licitaciones y asignaciones directas de servicios dentro de la organización, para establecer las normas y documentación necesaria en cada una de las etapas del proceso de acuerdo a las siguientes etapas:

a) Elaboración del requerimiento b) Proceso de licitación o contratación directa c) Adjudicación d) Recepción, contabilización y Pago Facturas

Adicional, detalla unidades organizacionales que deben intervenir, y asigna las principales responsabilidades y obligaciones que tienen los distintos participantes en los procesos de licitación y contratación de bienes y/o servicios.

2. ALCANCE Y APLICACIÓN

Aplica a todas las áreas de Enaex S.A. y Filiales en Chile que para el desarrollo de sus funciones requieran la contratación servicios de terceros. Adicionalmente, este procedimiento identificará cuando corresponderá contratar un servicio, bajo el concepto de: Proceso de Licitación o Asignación Directa.

3. DEFINICIONES

Acuerdo de Confidencialidad o NDA (por las siglas en inglés de Non-Disclosure Agreement): es un documento que tiene como objetivo comprometer legalmente a las partes signatarias, a no revelar información que se divulga o intercambia entre las mismas para un objetivo o fin determinado, pero que no está o no debe alcanzar el domino público, y de ahí que deba guardarse confidencialmente. Adjudicación: Es la aceptación formal de la oferta más conveniente para ENAEX, mediante Carta de Adjudicación firmada por el Gerente de Abastecimiento y Lean. Administrador del Contrato: Persona designada por escrito y facultada por ENAEX, para que en su representación asuma la responsabilidad de velar permanentemente por el cumplimiento correcto y oportuno de la ejecución del Contrato y a través de quien la Empresa Principal se relaciona con el Proveedor. Adicionalmente, deberá realizar permanente la evaluación del servicio mediante los KPIs establecidos para el servicio. Por su parte, el oferente adjudicado deberá designar a su Administrador del Contrato. Centro de Costo (CeCo): son áreas independientes (dentro de una sociedad) en las que se producen costos y gastos, según el presupuesto asignado y por los movimientos imputados en cada ejercicio.



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Proveedor: Persona natural o jurídica que, en virtud de un contrato suscrito entre este y ENAEX, contrae la obligación de ejecutar una obra material o prestar un servicio a ENAEX, por su cuenta y riesgo y con trabajadores bajo su dependencia y subordinación. Contrato: Convención o acuerdo de voluntades celebrado entre ENAEX y la empresa Proveedor adjudicado a prestar servicios en las instalaciones, faenas o servicios. Contratos de Proyecto: corresponden a la contratación de servicios realizadas por proyectos de Enaex, tanto en el Edificio Corporativo, Plantas Productivas, Plantas de Servicios, donde el cargo de costo será directo a una carpeta de proyecto y la respectiva orden de inversión. Para estos casos no existe un plazo de ejecución definido. Contratos Permanentes: corresponden a los contratos que se requieren en forma continua, es decir, de manera permanente, cuyo plazo de contratación es de 12 meses como mínimo, en virtud de un Contrato Marco. Contratos Spot: corresponden a aquellos que tienen por objeto, establecer una relación entre Enaex y El Proveedor, por un tiempo determinado, asociado a una obra menor, paradas de plantas, asesorías, donde el periodo de vigencia del mismo no debe exceder los 12 meses de ejecución. Contrato Marco: Acuerdo entre dos Partes, en esta oportunidad se entiende como “Las Partes” a ENAEX y El Proveedor, que, mediante un contrato, se regirán y estipularán beneficios y obligaciones a cumplir. Los contratos marcos deberán quedar ingresados en el sistema SAP por el Encargado de Contratos. Cuadro comparativo: Documento fundamental para entregar la recomendación de adjudicación, donde se resumen las ofertas con sus principales características técnicas y económicas, los riesgos asociados, beneficios obtenidos en términos cualitativos y cuantitativos. Cuenta Contable: corresponde a la clase de costo en SAP donde se clasifican los distintos conceptos de una contratación de servicios, de acuerdo al presupuesto informado a cada centro de costo y según lo descrito en plan de cuentas. Encargado de Contratos: Se entenderá como el Ingeniero de Contratos o Encargado de Contratos que cuenta con una autorización gerencial para llevar a cabo las actividades de contratación de servicios a terceros indicadas en este procedimiento. Imputación: corresponde registro contable donde se asignará el costo o gasto de la contratación de servicios a terceros. Existen tres tipos: K: Centro de Costo o CeCo (Cargo directo a gasto) F: Orden de Inversión. U: imputación desconocida (cargo a diferentes cecos) Vacía: Compra de materiales para stock (Cargo a cuentas de existencias)



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Modificaciones de Contratos: El Contrato a suscribir entre las Partes no podrá ser modificado salvo por acuerdo escrito expreso de las Partes, ratificando las variantes en un Anexo de Modificación al Contrato, el cual deberá especificar: N° correlativo de modificación, N° de Contrato, alcance y fecha de la misma. Las modificaciones o cambios al Servicio contratado, o en cualquiera de sus partidas, actividades o ítems, se regirán en todo aquello no expresamente modificado por las demás estipulaciones del Contrato. Estas modificaciones deberán ser previamente aprobadas según el Manual de Aprobación, según Anexo 01: Manual Facultado de Aprobación para compras de bienes y contratación de servicios. ENAEX no pagará al Proveedor por ningún servicio adicional que no haya sido pactado mediante un Anexo de Modificación al Contrato escrito y firmado entre las Partes. En todo caso, las modificaciones o cambios al Servicio, los trabajos extras o adicionales, o los nuevos documentos o revisiones que ENAEX solicite o emita como consecuencia de fallas, negligencias, actos u omisiones del Proveedor o de sus representantes, trabajadores o de cualquiera de sus Subcontratistas, no darán derecho al a mayores cobros bajo ningún concepto estos directos o indirectos, ni remuneraciones, ni aumento del monto total del Contrato u otro. Otras Instalaciones Propias: Corresponden a otras instalaciones donde ENAEX cumpla el rol de Mandante o dueña de obra, entre estas instalaciones se pueden mencionar Polvorines propiedad de ENAEX o el Edificio Corporativo de la compañía. Pedido de Compra u Orden de compra (PO): Documento numerado emitido en el sistema SAP que está sometido a un flujo de aprobación y que una vez autorizado es entregado en formato PDF al proveedor para formalizar la contratación de servicios a terceros. En este documento se especifica: proveedor, cantidad, detalle, lugar y plazo de entrega, total de la contratación, y forma de pago. Para efectos de este procedimiento, entiéndase órdenes de compra, como las órdenes de compra el sistema SAP, a menos que se exprese otra cosa. Planta de Servicios: Se entenderá por Planta de servicio las faenas, donde Enaex presta sus servicios tanto de tronadura o suministro de sus productos. Este servicio o suministro puede ser directamente con el Mandante de la faena o en su defecto a través de un subcontrato de servicios. Por lo anterior se entenderá como planta de servicios todo proyecto, trabajo o actividad destinada donde ENAEX desarrolle sus operaciones o negocios, cuya ejecución se realice bajo su responsabilidad en calidad de Proveedor o Subcontratistas, en un área o lugar determinado, edificada o no, con trabajadores sujetos a régimen de subcontratación. Planta Productiva: Corresponden a las Plantas donde ENAEX fabrica tanto las materias primas y los explosivos para realizar productos finales. Entre ellas encontramos:

- Planta Prillex, ubicada en Mejillones, Región de Antofagasta - Planta Rio Loa, ubicada en Calama, Región de Antofagasta - Planta Punta Teatinos, ubicada en La Serena, Región de Coquimbo.

Propuesta Comercial: Documento emitido por el Proveedor, en el cual informa; (i) Antecedentes Generales – precalificación Proponentes; (ii) Propuesta Técnica; (iii) Propuesta Económica, de acuerdo a lo solicitado por ENAEX, a través del Instructivo a los Proponentes.



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Protocolo evaluación de ofertas: Documento oficial el cual no podrá ser modificado una vez iniciado el proceso, en este se establecerán los criterios de evaluación de las propuestas comerciales de los Proponentes. Proponente: se entiende como la empresa que participará en un proceso de licitación y que entrega una propuesta comercial para ello. Proveedores: Se entenderá de manera genérica comprendiendo a aquellos que suministren bienes (proveedor) y/o presten sus servicios en las instalaciones de ENAEX o fuera de las mismas Recepción contable: Evento que da origen a un cargo de la cuenta existencias, costos o plan de inversión, contra la cuenta provisiones (pasivos). Recepción sistémica: Proceso por el cual se valida en el sistema SAP la recepción de un bien. Solicitante: corresponde a quien solicita la contratación de servicios a terceros. Si bien, cualquier persona puede manifestar la necesidad de adquirir un determinado bien o servicio, la solicitud de compra a través del sistema SAP la realiza sólo el personal autorizado para realizar esta función. El Área Solicitante será responsable de que la SOLPED quede correctamente creada e imputada y posteriormente será responsable de la recepción sistémica del pedido en el sistema SAP. Solicitud de pedido (SOLPED): Elemento del sistema SAP, mediante el cual el usuario hace llegar sus necesidades al Encargado de Contratos con el detalle de los distintos materiales que se necesitan para la alimentación de las líneas de producción y mantenimiento. Subcontratistas: Persona natural o jurídica que debidamente autorizada, en forma previa, ejecuta parte de una obra o servicio, para una empresa Proveedor, respecto de obras o servicios contratados por esta última con ENAEX, para ello se deberá suscribir un Contrato entre el Proveedor y el Subcontratistas y esta última deberá efectuar todos los trámites de acreditación con el área de Administración de Enaex. Trabajo en Régimen de Subcontratación: Es el trabajo en régimen realizado en virtud de un contrato de trabajo por un trabajador para un empleador, denominado Proveedor o Subcontratistas, cuando éste, en razón de un acuerdo contractual, se encarga de ejecutar obras o servicios, por su cuenta y riesgo y con trabajadores bajo su dependencia, para una tercera persona natural o jurídica dueña de la obra, empresa o faena, en la que se desarrollan los servicios o ejecutan las obras contratadas.



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4. PROCESO DE CONTRATACIÓN DE SERVICIOS A TERCEROS 4.1 RESPONSABILIDADES

4.1.1 De la Gerencia de Abastecimiento y Lean

La Gerencia de Abastecimiento y Lean en conjunto con su unidad organizacional de Contratos, es la única responsable dentro de la compañía de la gestión de negociación con terceros y que cuenta con la facultad de comprometer la contratación de servicios requeridos por la Compañía para el desarrollo de sus funciones, ya sean éstas de operación permanente, spot y/o proyectos de inversión. Por lo anterior, la Gerencia de Abastecimiento y Lean, tiene la responsabilidad de asegurar que todos los procesos de contratación de servicios a terceros efectuados, se lleven a cabo íntegramente dentro del procedimiento establecido por la Compañía, Política contractual, en conformidad a la Normativa Legal Vigente, las disposiciones sobre ética conforme a lo dispuesto a la Ley N° 20.393, de acuerdo al código de ética y conducta para sus proveedores del grupo Sigdo Koppers y la Ley de subcontratación N° 20.123. Por esto, su principal responsabilidad es liderar todos los procesos de contratación de servicios, tanto Permanentes y No permanentes, con la finalidad de asegurar que se genere el acuerdo contractual con los mejores estándares de calidad, plazo y costo, y que éstos sean realizados bajo un proceso ético, transparente, eficiente, equitativo y objetivo. El departamento de Contratos, y en específico, los Encargados de la gestión de Contratación a Terceros serán los responsables de asegurar que una vez efectuada la solicitud del requerimiento, estos gestionen el requerimiento y complete su ciclo hasta el cierre del mismo, el cual finaliza con el resultado del proceso de negociación y posterior Contrato firmado entre las Partes. Por otra parte, la Gerencia de Abastecimiento y Lean y sus unidades organizacionales deben asegurarse que todas las etapas del proceso de contratación cumplan los requisitos de calidad y desempeño, aplicando lineamientos de aseguramiento de la calidad en la contratación de servicios. Adicionalmente en caso de haber peculiaridades reiterativas en el proceso como: incumplimientos reiterados del Proveedor, problemas de pago, no presentación de facturas y entre otros motivos de carácter repetitivo en un mismo proveedor, los Encargados de Contratos, establecerán el dialogo comercial para solucionar la situación que genera el incumplimiento.

4.1.2 Del Solicitante

El solicitante es el responsable de preparar y entregar las bases técnicas y los anexos del requerimiento para dar inicio al proceso de contratación para los procesos permanentes, spot o de proyectos. Además, el usuario es responsable de la preparación, emisión y aprobación de la solicitud para contratar servicios externos, ya sea mediante centro de costo u orden de inversión.



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Las responsabilidades del Solicitante para dar inicio al proceso de contratación de servicios a terceros, son los siguientes:

a) Coordinar junto al Encargado de Contratos, la entrega de las especificaciones técnicas y todos los anexos asociados del servicio a contratar, lo cual se debe realizar con debida anticipación en función del tipo de proceso y de la fecha de inicio del Contrato, en concordancia con los plazos definidos y acordados con las unidades de abastecimiento.

b) Contar con las autorizaciones correspondientes para dar inicio al proceso de contratación y entregas los centros de costos o número de orden de inversión, según el tipo de contratación:

- Servicios Permanentes: contar con la aprobación del presupuesto del año en curso, validado por los responsables de los centros de costo y control de Gestión.

- Servicios Spot: contar con la autorización del responsable del ceco y/o orden de inversión para el desarrollo del servicio spot, mediante la Solicitud de Pedido.

- Proyectos: contar con la aprobación de la orden de inversión o pre-aprobación para dar inicio al proceso de contratación de servicios.

c) Será responsabilidad del Solicitante ingresar correctamente todos los datos en la Solped (spot y

proyectos): grupo de artículos, grupo de compras, tipo de imputación, cuenta contable, centro de costo y/o orden de inversión, según corresponda.

d) Una vez adjudicado el servicio, coordinar las acreditaciones asociadas entre el Proveedor adjudicado y el área de administración de las Plantas Productivas y/o Plantas de Servicios, así como llevar a cabo durante toda la vigencia del Contrato, la correcta administración del mismo, relacionado a velar por el fiel cumplimiento del Contrato y cumplir con los tiempos asociados en la validación de Estados de Pago y solicitud de la emisión de orden de compra asociada al Contrato Marco.

e) Proceder con la recepción del servicio en el sistema SAP, de aquí en adelante, “Hoja de Entrada de

Servicios o HES”, sólo cuando el servicio se haya realizado conforme y no existan retenciones asociadas al no cumplimiento de la Ley de Subcontratación.

f) Evaluación de Cumplimiento de Metas y Mejoramiento Continuo, se efectuará periódicamente, y comprenderá: Análisis de los indicadores de resultados incorporados al contrato junto con la entrega del Estado de Pago que dan cuenta del logro de los objetivos de éste, y su contrastación con las metas acordadas por las partes. Los indicadores de resultados incluirán mediciones de la ejecución de los servicios, gasto, dotación y sustentabilidad. Análisis de los indicadores de desempeño, que dan cuenta del cumplimiento de los factores críticos de éxito que apalancan el logro de los objetivos, y su contrastación con las metas respectivas. Análisis de brechas, en conjunto con la Empresa Proveedor; evaluación de riesgos y acuerdo respecto de medidas correctivas. Definición de metas más exigentes, de común acuerdo con la Empresa Proveedor, cuando el logro de éstas se hubiere consolidado. Aplicación de los incentivos acordados y reconocimiento de los logros alcanzados. Aprobación de los estados de pago. Resolución de reclamos de la Empresa Proveedor.



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El solicitante contará con el apoyo y asesoría de las unidades organizacionales dependientes de la Gerencia de Abastecimiento y Lean, para la realización de tales funciones. Se deja expresamente establecido que el Solicitante no podrá comprometer o requerir directamente al Proveedor o Contratista que inicie trabajos, sin que estos hayan sido validados previamente por el responsable del Proceso de Contratación de Servicios dependiente de la Gerencia de Abastecimiento, esto es: el solicitante no podrá comprometer compras de bienes y/o servicios si el Pedido de Compra no ha sido gestionado por la Gerencia de Abastecimiento y éste no ha sido autorizado por el liberador del Pedido. En caso de Contratación de Servicios por concepto de emergencia, siempre deberán ser debidamente justificadas por el Gerente del Área, permitiendo al Responsable de Abastecimiento cuestionar y/o recomendar posibles mejoras al proceso. Además, sólo el responsable asignado de la Gerencia de Abastecimiento podrá comprometer la asignación del servicio con proveedores.

4.1.3 Del Analista Contable

El Analista Contable, dependiente de la Gerencia de Contabilidad, es el encargado de verificar que las facturas emitidas por el proveedor, se encuentren en conformidad a lo estipulado con el pedido de compras SAP y por consiguiente de acuerdo a lo indicado en la HES, para posteriormente realizar la contabilización del documento contable y se realice el pago conforme a las condiciones establecidas entre las Partes. El documento contable deberá ser enviado por el Proveedor de acuerdo a las condiciones establecidas en el Anexo 02: Instructivo recepción de facturas de proveedores nacionales y Anexo 03: Instructivo de contabilización proveedores extranjeros. Las facturas o documentos tributarios que no sean emitidos de acuerdo a dichas instrucciones serán rechazados por el analista contable de Enaex, notificando por medio de mensajes de intercambio electrónico al emisor del documento. El área de cuentas por pagar dispondrá además canales de comunicación establecidos para atender las consultas de los proveedores relacionadas a pagos y estado de contabilización de facturas, estas son:

- Telefónica: días martes a jueves entre las 15:00 y 17:00 hrs, teléfono fijo +56 2 2837 76 00 opción 1. - Atención vía correo electrónico: [email protected] - Portal de autoconsulta: http://proveedoresenaex.msys.cl/Cuenta/Ingreso

4.1.4 Área de Tesorería (Finanzas)

Será responsable de realizar el pago de la factura y asegurar que los fondos sean transferidos a la cuenta bancaria registrada en el Maestro de Proveedores del sistema SAP o informar a los proveedores que se encuentra disponible para ser retirado por el proveedor de acuerdo a las formas de pago establecidas por la Compañía.

mailto:[email protected]

http://proveedoresenaex.msys.cl/Cuenta/Ingreso



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En caso que exista alguna inconsistencia en el dato maestro registrado del proveedor y sus coordenadas bancarias vigentes, deberá ser el Analista de Tesorería quien solicite a la Mesa de Servicios de TI, la corrección o actualización del mismo, según Anexo 04A: Creación Proveedor // Anexo 04B: Modificación Proveedor, para ello estará facultado también para contactar al proveedor, con el objetivo de informar la situación y solicitar los datos correctos para que el pago se genere de forma expedita, en el caso que existan documentos de pago no retirados por proveedores el área de tesorería contactará a los mismos para informar la situación y gestionar el retiro. Adicionalmente, es el área responsable de hacer las devoluciones de las boletas o pólizas de garantía de proveedores asociados a garantizar seriedad de la oferta y/o fiel cumplimiento del Servicio al Encargado de Contratos, una vez que estos instrumentos cumplieron su fecha de expiración. .

4.1.5 Área de Administración (Finanzas) Es el área fiscalizadora de la contratación de servicios a terceros, con respecto a los Proveedores que corresponda aplicar la Ley de Subcontratación, para ello, deben mantener actualizado el Procedimiento de Acreditación en Plantas Productivas, ya que en las Plantas de Servicios este Procedimiento depende del Cliente de Enaex. Además, efectúa el control y la certificación laboral que debe informar el proveedor mensualmente. Este ámbito de gestión comprende todas las actividades relacionadas con la verificación del cumplimiento de Ley de Subcontratación y validación de deudas con la Tesorería de la Republica, esto será informado al Solicitante (Administrador de Contrato), junto con el Encargado de Contratos, para que sumen acciones correctivas necesarias de acuerdo a lo estipulado en el Contrato de Servicios firmado entre las Partes.

4.2 TIPOS DE CONTRATACIÓN DE SERVICIOS A TERCEROS

4.2.1 Contratación de Servicios Permanentes.



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Se entiende por contratación de servicios permanentes aquellos servicios de apoyo operacional que la Compañía no puede prescindir y cuyo plazo contractual es igual o superior a 12 (doce) meses continuos. Para este tipo de contratación de servicios a terceros, el área usuaria no tendrá que realizar una SOLPED, sino que será creada directamente a través de un Contrato Marco en el sistema SAP, por el Encargado de Contratos. Este proceso considera los siguientes plazos para el proceso de licitación dependiendo de la banda de gasto anual asociada a cada contrato: - Mayor a US$65.000 : entre 45 a 60 días corridos. - Entre los US$35.000 a US$65.000 : 30 días corridos. - Menores a US$35.000 : 15 a 25 días corridos.

Las etapas del proceso de licitación son las siguientes:

4.2.1.1 Levantamiento Necesidad y Emisión Requerimiento:

El Encargado de Contratos, perteneciente a la Gerencia de Abastecimiento y Lean, deberá definir en conjunto con el Solicitante (Administrador de Contrato), el objetivo, el alcance, indicar el presupuesto y centro de costo, o si será un proyecto de inversión, su respectiva orden de inversión.

CONTRATOS - ABASTECIMIENTO

ROL ENCARGADO DE

CONTRATOS ENAEX

Emisión del

Requerimiento de

Contratación

Elaboración de la

Estrategia de

Contratación

Salida al mercado

(Invitación de

Proponentes)

Confirmar

Proponentes

Visita a terreno

Consultas&Respuestas ROL ENCARGADO

DE CONTRATOS

ENAEX

Aprobación de la

recomendación

Seguimiento a la

entrega propuestas de

los Proponentes

Recomendación de

Adjudicación

ROL ENCARGADO

DE CONTRATOS

ENAEX

ROL ENCARGADO DE

CONTRATOS Y

SOLICITANTE ENAEX

ROL ENCARGADO

DE CONTRATOS

ENAEX

ROL APROBADORES

DE CONTRATACIÓN

Evaluación Técnica

de las Propuestas

Adjudicación y

Formalización Contrato

Marco físico y en SAP

ROL ENCARGADO

DE CONTRATOS

ENAEX

SOLICITANTE

Evaluación Ant.

Generales y

Económica

ROL SOLICITANTE

ENAEX

ROL SOLICITANTE

ENAEX

ROL ENCARGADO

DE CONTRATOS

ENAEX



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4.2.1.2 Estrategia de Licitación

Definición e implementación de la estrategia de contratación: El Encargado de Contratos deberá identificar si el servicio se realizará bajo el criterio de asignación directa, proceso de licitación o casos especiales declarados en este procedimiento. En esta etapa se identificará la evaluación de los requerimientos y estudio de alternativas. Ello incluirá, en la medida y con la extensión apropiada para la envergadura y criticidad del contrato, el análisis estratégico, análisis técnico y económico, análisis de riesgos y desarrollo del caso de negocios. Adicionalmente se elaborará el plan contractual, incluyendo, según se requiera, el análisis de la demanda, estudio y definición detallada de los requerimientos, análisis de la oferta, precalificación de Proveedores, presupuesto, estrategia de implementación del servicio, plan de gestión del cambio, definición de indicadores de resultados, identificación de factores impulsores del desempeño y definición de metas mínimas, política de multas e incentivos.

Confección de las Bases técnicas de licitación Luego de la revisión y levantamiento de aspectos generales para la contratación de servicios, se deberá designar a un interlocutor del área usuaria (administrador de contrato), quien será el responsable de desarrollar las Bases técnicas, según el Anexo 05: Formato de Bases Técnicas, el cual debe contener como mínimo la siguiente información:

- Condiciones generales: plazo de la ejecución del servicio, lugar y condiciones geográficas/climáticas donde se desarrollará el servicio.

- Alcance y objeto del Contrato - Descripción detallada del servicio (indicando todas las etapas de ejecución o paso a paso) - Establecer el perfil del personal requerido, responsabilidad, funciones, turnos, formación

técnica y años de experiencia mínimos, capacitaciones, entre otros. - Aportes entre las Partes (Enaex y el Proveedor). - Características técnicas de los recursos físicos, infraestructura u otros activos para desarrollar

el servicio. - Experiencia mínima requerida de la empresa proponente en servicios similares. - Normativas legales e internas relacionadas al servicio. - Establecer la evaluación del servicio, mediante KPIs, los cuales serán revisados de común

acuerdo con el Gestor de Contratos. - Sugerencia de proponentes a invitar al proceso de licitación - Cualquiera otra información relevante que no esté considerada en los puntos anteriormente

mencionados y que por su naturaleza pueda ser considerado una definición técnica.

Selección de Proponentes: El Encargado de Contratos deberá seleccionar Proponentes en el proceso de contratación de licitación privada, en el cual sólo podrán participar aquellos que: a) Indiquen bajo declaración jurada que la empresa, sus personas jurídicas, sus socios y su(s)

representante(s), legal(es), manifiesten que no mantiene reclamaciones administrativas y/o judiciales con Enaex S.A. ni con sus filiales.

b) Cumplan con lo establecido en el CODIGO DE ÉTICA Y CONDUCTA PARA PROVEEDORES del grupo Sigdo Koppers S.A.



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Metodología de evaluación de propuestas:

Entre el Encargado de Contratos y el Solicitante, establecerán los criterios y ponderaciones de evaluación de antecedentes generales, propuesta técnicas y propuesta económica, según el Anexo 06: Procedimiento de Evaluación de Propuestas.

Preparación de las bases administrativa de licitación y documentación complementaria:

El Encargado de Contratos del proceso de licitación, deberá confeccionar la siguiente documentación: - Bases Administrativas Generales, documento estándar no modificable - Bases Administrativas Especiales y sus anexos. - Instructivo de presentación de propuestas a los Proponentes. - Documentación requerida antecedentes generales (ANTG) - Documentación requerida para presentación de oferta técnica, según lo que se haya acordado

con el área usuaria. - Formulario económico, de acuerdo a la identificación el TCO y Clean Sheet de la categoría.

4.2.1.3 Proceso de Licitación Los Encargados de Contratos, serán los únicos facultados para efectuar un proceso formal de licitación. En esta etapa se deben efectuar las siguientes actividades:

Salir al mercado (inicio del proceso de licitación): La invitación a participar del proceso de licitación se realizará por correo electrónico a todos los Proponentes seleccionados y con copia a los involucrados del área solicitante, indicando el cronograma del proceso. Así mismo, toda la documentación a entregar a los oferentes, al igual que sus propuestas, deberá ser gestionada mediante el Portal de Compras Electrónico.

Confirmación de participación:

Los proponentes invitados deberán enviar el documento Anexo 07: confirmación de participación y aceptación de las bases, en el cual deberán indicar su participación o la excusa pertinente.

Visita a terreno y reunión explicativa: El Encargado de Contratos deberá coordinar con los proponentes la visita a terreno según el cronograma de licitación, para ello entregará al Solicitante la siguiente información: razón social y Rut de la empresa, nombre completo y Rut de las visitas, para ello el Solicitante se encargará de gestionar los pases de visita, coordinar la reserva de salas y lugares dentro de la Planta para la visita. El Encargado de Contratos junto con el Solicitante deberá establecer la necesidad de firmar un NDA, en el caso que la naturaleza del servicio así lo requiera.

Ronda de Consultas y Respuestas: Los proponentes deberá efectuar en el periodo definido sus consultas administrativas, comerciales y técnicas, a su vez el Encargado de Contratos en conjunto con el Solicitante deberán dar respuesta y/o efectuar aclaraciones asociadas a las bases de licitación del proceso, de acuerdo a la fecha indicada



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por cronograma. Se establece que por cada día hábil de retraso en la entrega, se reprograma en la misma cantidad de días la entrega de las propuestas de los Proponentes.

Recepción de Propuestas: Los Proponentes deberán dar cumplimiento a los tres grupos de oferta solicitados: (i) Grupo 1: Antecedentes Generales; (ii) Grupo 2: Oferta Técnica; (iii) Grupo 3: Oferta Económica. Los proponentes deberán entregar en forma simultánea y obligatoria los 03 grupos, siguiendo las Instrucciones a los Proponentes, entregadas en las bases del proceso.

Actas de recepción y apertura de ofertas: El Encargado de Contratos, en conjunto con el Jefe de Contratos y opcionalmente con el Solicitante, actuará como Ministro de Fe, para realizar la apertura de las propuestas comerciales de los proponentes. En estas actas se declararan las observaciones y todo el tipo de documentación entregado, según Anexo 08: Actas de apertura de ofertas

Evaluación de propuestas: La evaluación de propuestas se realizará de acuerdo a lo indicado en la Metodología de Evaluación de propuestas definida en la Estrategia de Licitación. Los responsables de evaluar, se definen de acuerdo a los siguientes grupos:

- Encargado de Contratos : Grupo 1 (Antecedentes Generales) y Grupo 3 (Oferta Económica) - Solicitante : Grupo 2 (Oferta Técnica), mediante planilla de evaluación enviada

por Enaex, la que será enviada por el Encargado de Contratos, según Anexo 09: Planilla evaluación oferta técnica

En el caso que se requiera efectuar aclaraciones y feedback, será el Encargado de Contratos, el único interlocutor válido que las podrá emitir. Una vez evaluadas las ofertas, se deberá concretar un proceso de negociación con aquellas opciones que representen una propuesta de valor para la Compañía. En el caso, de que se defina declarar desierto el proceso, este deberá ser debidamente justificado a través de un informe, estableciendo las razones de antecedentes, técnicas y/o económicas.

4.2.1.4 Adjudicación y Formalización del Contrato Una vez que se haya concluido la evaluación y negociación de las propuestas, El Encargado de Contratos deberá realizar la recomendación de adjudicación, mediante un informe a los Niveles Facultados de Aprobación, la cual, se deberá resumir con todas las condiciones y pasos del proceso en formato de presentación power point (.ppt) o mediante un formulario de recomendación de adjudicación según Anexo 10: Recomendación de Adjudicación, los cuales deberán ser aprobados mediante correo electrónico o en físico, posterior a la presentación de esta. El Encargado de Contratos o el Jefe de Contratos, serán los únicos autorizados para informar oficialmente a los proponentes acerca del resultado de una licitación, donde la Carta de Adjudicación deberá ser firmada por el Gerente de Abastecimiento y Lean. Posteriormente, el Proponente



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Adjudicado deberá efectuar la devolución de la Carta debidamente firmada por el Representante Legal en señal de aceptación de los términos del inicio de la relación contractual. Una vez que haya sido recibido este documento, el Encargado de Contratos en un plazo máximo de 4 (cuatro) días hábiles, deberá proceder con la confección del Contrato en Sistema SAP a través de la transacción ME31K y redactar el documento en físico, este último deberá ser visado de acuerdo al siguiente orden: (i) Jefe de Contratos; (ii) Área Solicitante; (iii) Área Legal; (iv) Proveedor. Al momento, en que ENAEX recibe el contrato en físico debidamente firmado, se procede con las firmas de(los) Representante(s) Legal(es) de ENAEX, según Anexo 01: Manual Facultado de Aprobación para compras de bienes y contratación de servicios. El Encargado de Contratos deberá adjuntar como mínimo la siguiente información en el Sistema SAP:

- Propuesta Comercial final del Proveedor; - Informe aprobado por los Niveles Facultados (ppt o formulario de adjudicación); - Carta de adjudicación firmada entre las Partes; - Contrato firmado entre las Partes; - Garantía de fiel cumplimiento, en caso que aplique.

Adicionalmente, El Encargado de Contratos deberá enviar a aquellos Proponentes no adjudicados, la respectiva carta de agradecimiento firmada por él. El Encargado de Contratos, deberá completar y archivar en la carpeta de cada proceso de licitación, indicando código de licitación y nombre del servicio (ejemplo: GAL-LIC-17-01, Servicio Mantenimiento Eléctrico, Planta Prillex), para posteriormente, respaldar esta información a la carpeta compartida de Abastecimiento \\besback\Informacion Compartida Abastecimiento\3.- Contratos, adjuntando como mínimo la siguiente información en el siguiente orden:

a. Antecedentes de Inicio: Bases del Proceso de Licitación, Anexos y Formatos de Grupos de Presentación de Ofertas.

b. Confirmación de Participación: Adjuntar los correos electrónicos de todos los Proponentes invitados, asociado a la confirmación de participación o cartas excusas, según corresponda.

c. Visita a Terreno y Reunión Explicativa: En caso que se realice, se deberá adjuntar el acta de visita a terreno y reunión explicativa firmada por todos los participantes, así como la presentación en power point.

d. Ronda de Consultas y Respuestas: correos electrónicos de los Proponentes con las consultas y adjuntar el correo donde se envían las respuestas.

e. Acta de Apertura y Ofertas: Deberá adjunta el acta firmada por los asistentes y las ofertas por proveedor, segmentando los grupos de cada oferta y el memorándum con la entrega de las garantías de seriedad de oferta, en caso que aplique este último.

f. Aclaraciones: Aclaraciones asociadas a la falta de documentos del proceso y/o ambigüedad de la misma.

g. Feedback: Emails asociados a la emisión y respuesta de la retroalimentación enviada a los Proponentes, con respecto a la semaforización de sus costos directos e indirectos.

h. Evaluación y Recomendación de Adjudicación: Respaldos de la evaluación de antecedentes generales, propuesta técnica y análisis de las propuestas económicas, así como el resumen



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de la adjudicación aprobado por los niveles facultados, mediante presentación ppt o formulario de adjudicación firmado por los niveles facturados.

i. Adjudicación: Carta de Adjudicación firmada entre las Partes enviada por e-mail (correo), Contrato firmado entre las Partes y garantía de fiel cumplimiento y seguros asociados, en caso que estos dos últimos apliquen.

Los contratos marcos deberán ser revisados al menos 1 vez por año, a fin de comparar las ofertas pactadas con las existentes en mercado, así como la demanda real del servicio y evaluación del servicio conforme a los KPIs pactados.

4.2.2 Contratación de Servicios Spot y Proyectos, por montos sobre los US$35.000/año

Los procesos de contratación denominados Spot y Proyectos, corresponden a obras o prestación de servicios en forma temporal, tanto para apoyos puntuales en la operación, como para proyectos

ROL ENCARGADO DE

CONTRATOS ENAEX

Emisión de Solped

y entrega de Bases

Técnicas

Aprobación de la

Solicitud de Pedido

Proceso licitación

según contratación

de permanentes,

ROL ENCARGADO DE

CONTRATOS ENAEX

ROL APROBADOR

DE SOLPED ROL ENCARGADO DE

CONTRATOS ENAEX

CUENTAS POR PAGAR

Evaluación de

Propuesta Técnica

Pago de la Factura

TESORERÍA

SOLICITANTE

CUENTAS POR PAGAR

ROL SOLICITANTE

ENAEX

ROL SOLICITANTE

ENAEX

CONTABILIDAD Y FINANZAS


ROL SOLICITANTE

ENAEX

Recomendación

adjudicación y

emisión OC

Aprueba orden

de compra en

SAP

Envío número

Orden de Compra

para descargar en

eBuyplace

Contabilización de

Facturas en SAP

Validación, Registro

y verificación de

facturas Recepción del

Servicio en SAP

ROL APROBADOR DE

CONTRATOS ENAEX



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asociados a mejoras en infraestructura existentes o nuevos requerimientos de mejoramiento, en virtud de contrato específico para el alcance. Este proceso considera los siguientes plazos de ejecución, según la banda:

- Mayor a US$65.000 : 45 a 60 días corridos. - Entre los US$35.000 a US$65.000 : 25 a 30 días corridos.

El proceso de licitación y los documentos de registro en Sistema SAP y en la carpeta digital de procesos de licitación de la compartida \\besback\Informacion Compartida Abastecimiento\3.- Contratos Las etapas del proceso de licitación de esta banda, se realizará conforme a las etapas del proceso de licitación permanente.

4.2.3 Contratación de Servicios Spot y Proyectos, por montos hasta US$35.000/año

Los procesos de contratación denominados Spot y Proyectos de hasta US$35.000/año, corresponden a obras o prestación de servicios en forma temporal, tanto para apoyos puntuales en la operación,

ROL ENCARGADO DE

CONTRATOS ENAEX

Emisión de Solped

y entrega de Bases

Técnicas

Aprobación de la

Solicitud de Pedido

Proceso cotización

y evaluación

antecedentes y

económicas

ROL ENCARGADO DE

CONTRATOS ENAEX

ROL APROBADOR

DE SOLPED ROL ENCARGADO DE

CONTRATOS ENAEX

CUENTAS POR PAGAR

Evaluación de

Propuesta Técnica

Pago de la Factura

TESORERÍA

SOLICITANTE

CUENTAS POR PAGAR

ROL SOLICITANTE

ENAEX

ROL SOLICITANTE

ENAEX



ROL SOLICITANTE

ENAEX

Recomendación

adjudicación y

emisión OC

Aprueba orden

de compra en

SAP

Envío número

Orden de Compra

para descargar en

eBuyplace

Contabilización de

Facturas en SAP


y verificación de

facturas Recepción del

Servicio en SAP

ROL APROBADOR DE

CONTRATOS ENAEX



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como para proyectos asociados a mejoras en infraestructura existentes o nuevos requerimientos de mejoramiento, por un plazo igual o inferior a 12 meses continuos, en virtud de contrato específico para el alcance. En este caso no es excluyente el uso del Portal electrónico de compras para licitar el servicio, siendo el único medio válido el correo electrónico. Este proceso considera un plazo de ejecución de 15 días corridos. El proceso de licitación se llevará a cabo conforme a las siguientes etapas:

4.2.3.1 Levantamiento Necesidad y Emisión Requerimiento: El Encargado de Contratos, perteneciente a la Gerencia de Abastecimiento y Lean, deberá definir en conjunto con el Solicitante (Administrador de Contrato), el objetivo, el alcance, indicar el presupuesto y centro de costo, o si será un proyecto de inversión y su respectiva orden de inversión.

4.2.3.2 Estrategia de Licitación

Definición e implementación de la estrategia de contratación: El Encargado de Contratos deberá identificar si el servicio se realizará bajo el criterio de asignación directa, proceso de licitación o casos especiales declarados en este procedimiento. En esta etapa se identificará la evaluación de los requerimientos y estudio de alternativas. Ello incluirá, en la medida y con la extensión apropiada para la envergadura y criticidad del contrato, el análisis estratégico, análisis técnico y económico, análisis de riesgos y desarrollo del caso de negocios. Adicionalmente se elaborará el plan contractual, incluyendo, según se requiera, el análisis de la demanda, estudio y definición detallada de los requerimientos, análisis de la oferta, precalificación de Proveedores, presupuesto, estrategia de implementación del servicio, plan de gestión del cambio, definición de indicadores de resultados, identificación de factores impulsores del desempeño y definición de metas mínimas, política de multas e incentivos.

Confección de las Bases técnicas de licitación Luego de la revisión y levantamiento de aspectos generales para la contratación de servicios, se deberá designar a un interlocutor del área usuaria (administrador de contrato), quien será el responsable de desarrollar las Bases técnicas, según el Anexo 04: Formato de Bases Técnicas, el cual debe contener como mínimo la siguiente información:

- Condiciones generales: plazo de la ejecución del servicio, lugar y condiciones geográficas/climáticas donde se desarrollará el servicio.

- Alcance y objeto del Contrato



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- Descripción detallada del servicio (indicando todas las etapas de ejecución o paso a paso) - Establecer el perfil del personal requerido, responsabilidad, funciones, turnos, formación

técnica y años de experiencia mínimos, capacitaciones, entre otros. - Aportes entre las Partes (Enaex y el Proveedor). - Características técnicas de los recursos físicos, infraestructura u otros activos para desarrollar

el servicio. - Experiencia mínima requerida de la empresa proponente en servicios similares. - Normativas legales e internas relacionadas al servicio. - Sugerencia de proponentes a invitar al proceso de licitación

Cualquiera otra información relevante que no esté considerada en los puntos anteriormente mencionados y que por su naturaleza pueda ser considerado una definición técnica.

Selección de Proponentes:

El Encargado de Contratos deberá seleccionar Proponentes en el proceso de contratación de licitación privada, en el cual sólo podrán participar aquellos que indiquen bajo declaración jurada que la empresa, sus personas jurídicas, sus socios y su(s) representante(s), legal(es), manifiesten que no mantiene reclamaciones administrativas y/o judiciales con Enaex S.A. ni con sus filiales.

Metodología de evaluación de propuestas: Entre el Encargado de Contratos y el Solicitante, establecerán los criterios y ponderaciones de evaluación de antecedentes generales, propuesta técnicas y propuesta económica, según el Anexo 05: Procedimiento de Evaluación de Propuestas. Esta etapa no aplica para los procesos de licitación menores a USD$10.000.- anual

Preparación de las bases administrativa de licitación y documentación complementaria:

El Encargado de Contratos del proceso de licitación, deberá confeccionar la siguiente documentación: - Bases Administrativas Generales, documento estándar no modificable - Bases Administrativas Especiales y sus anexos. - Instructivo de presentación de propuestas a los Proponentes. - Formulario oferta técnica: se solicitará sólo TEC-01 (Organización de la empresa), TEC-02A

(Nomina del personal), TEC-02B (Curriculum del personal clave), TEC-03A (Plan de trabajo), TEC-04 (Listado de recursos ofrecidos) y TEC-10 (experiencia de la empresa)

- Formulario económico solicitante la apertura de costos directos e indirectos, que permitan identificar la oportunidad de negociación.

4.2.3.3 Proceso de Licitación Los Encargados de Contratos, serán los únicos facultados para efectuar un proceso formal de licitación. En esta etapa se deben efectuar las siguientes actividades:



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Salir al mercado La invitación a participar del proceso de licitación se realizará por correo electrónico a todos los Proponentes seleccionados y con copia a los involucrados del área solicitante, indicando el cronograma del proceso.

Confirmación de participación:

Los proponentes invitados deberán enviar el documento Anexo 06: confirmación de participación y aceptación de las bases, en el cual deberán indicar su participación o la excusa pertinente.

Visita a terreno y reunión explicativa: El Encargado de Contratos deberá coordinar con los proponentes la visita a terreno según el cronograma de licitación, para ello entregará al Solicitante la siguiente información: razón social y Rut de la empresa, nombre completo y Rut de las visitas, para ello el Solicitante se encargará de gestionar los pases de visita, coordinar la reserva de salas y lugares dentro de la Planta para la visita. En aquellos casos que debido a la naturaleza y criticidad del servicio, se requiera cautelar información confidencial, ENAEX solicitará que previamente a la visita a terreno, los oferentes envíen mediante correo electrónico y la entrega en físico, un NDA firmado por el Representante Legal en señal de aceptación y conocimiento de esta condición.

Ronda de Consultas y Respuestas: Los proponentes deberá efectuar en el periodo definido sus consultas administrativas, comerciales y técnicas, a su vez el Encargado de Contratos en conjunto con el Solicitante deberán dar respuesta y/o efectuar aclaraciones asociadas a las bases de licitación del proceso, de acuerdo a la fecha indicada por cronograma. Se establece que por cada día hábil de retraso en la entrega, se reprograma en la misma cantidad de días la entrega de las propuestas de los Proponentes.

Recepción de Propuestas: Los Proponentes deberán dar cumplimiento a los tres grupos de oferta solicitados: (ii) Grupo 2: Oferta Técnica; (iii) Grupo 3: Oferta Económica. Los proponentes deberán entregar en forma simultánea y obligatoria los 02 grupos, siguiendo las Instrucciones a los Proponentes, entregadas en las bases del proceso.

Evaluación de propuestas: Se realizará según lo establecido en la Metodología de evaluación de propuestas, estableciendo para ello, los siguientes responsables:

- Solicitante : Grupo 2 (Oferta Técnica) - Encargado de Contratos : Grupo 1 (Ant. Generales) y Grupo 3 (Oferta Económica)

En el caso que se requiera efectuar aclaraciones y feedback, será el Encargado de Contratos, el único interlocutor válido que las podrá emitir. Una vez que se haya concluido la evaluación de las propuestas, se puede proceder a la negociación con el(los) mejor(es) proponente(s), donde El Encargado de Contratos solicitará a los proponentes que lleguen a esta etapa, la siguiente documentación del Grupo 1 de Antecedentes Generales:



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- ANTG-02 : Declaración Simple de Aceptación (no aplica para procesos menores a USD$10.000)

- ANTG-05A : Certificado DICOM Plus - ANTG-05A : Certificado Deudas con la Tesorería - ANTG-06 : Certificado F-30 - ANTG-07 : Certificado de Siniestralidad (no aplica para procesos menores a

USD$10.000) En el caso, de que se defina declarar desierto el proceso, este deberá ser debidamente justificado a través de un informe, estableciendo las razones de antecedentes, técnicas y/o económicas.

4.2.3.4 Adjudicación y Formalización del Contrato Una vez que se haya concluido la evaluación y negociación de las ofertas de los proponentes, El Encargado de Contratos deberá realizar la recomendación de adjudicación, mediante un formulario de recomendación de adjudicación según Anexo 09: Recomendación de Adjudicación, que resuma todas las propuestas técnicas y económicas, el que deberá ser aprobado por el Nivel Facultado de Aprobación, según Anexo 01: Manual Facultado de Aprobación para compras de bienes y contratación de servicios. El Encargado de Contratos o el Jefe de Contratos, serán los únicos autorizados para informar oficialmente a los proponentes acerca del resultado de una licitación, donde la Carta de Adjudicación firmada por el Gerente de Abastecimiento y Lean. Posteriormente, el Proponente Adjudicado deberá efectuar la devolución de la Carta debidamente firmada en señal de aceptación e inicio de la relación contractual. Una vez que haya sido recibido este documento, el Encargado de Contratos en un plazo de 4 (cuatro) días hábiles, deberá proceder con la confección del Contrato en Sistema SAP a través de la transacción ME31K y redactar el documento en físico, este último deberá ser visado de acuerdo al siguiente orden: (i) Jefe de Contratos; (ii) Área Solicitante; (iv) Proveedor. Al momento, en que ENAEX recibe el contrato en físico debidamente firmado, se procede con las firmas de(los) Representante(s) Legal(es) de ENAEX, según Anexo 01: Manual Facultado de Aprobación para compras de bienes y contratación de servicios. El Encargado de Contratos deberá adjuntar como mínimo la siguiente información en el Sistema SAP:

- Propuesta Comercial final del Proveedor; - Formulario de adjudicación firmado. - Carta de adjudicación firmada entre las Partes; - Contrato firmado entre las Partes; - Garantía de fiel cumplimiento, en caso que aplique.

Adicionalmente, El Encargado de Contratos deberá enviar a aquellos Proponentes no adjudicados, la respectiva carta de agradecimiento firmada por él. El Encargado de Contratos, deberá completar y archivar en la carpeta de cada proceso de licitación, indicando código de licitación y nombre del servicio (ejemplo: GAL-LIC-17-01, Servicio Mantenimiento



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Eléctrico, Planta Prillex), para posteriormente, respaldar esta información a la carpeta compartida de Abastecimiento, adjuntando como mínimo la siguiente información en el siguiente orden:

a) Antecedentes de Inicio: Bases del Proceso de Licitación, Anexos y Formatos de Grupos de Presentación de Ofertas.

b) Confirmación de Participación: Adjuntar los correos electrónicos de todos los Proponentes invitados, asociado a la confirmación de participación o cartas excusas, según corresponda.

c) Visita a Terreno y Reunión Explicativa (opcional): En caso que se realice, se deberá adjuntar el acta de visita a terreno y reunión explicativa firmada por todos los participantes, así como la presentación en power point.

d) Ronda de Consultas y Respuestas: correos electrónicos de los Proponentes con las consultas y adjuntar el correo donde se envían las respuestas.

e) Aclaraciones: Aclaraciones asociadas a la falta de documentos del proceso y/o ambigüedad de la misma.

f) Feedback: Emails asociados a la emisión y respuesta de la retroalimentación enviada a los Proponentes, con respecto a la semaforización de sus costos directos e indirectos.

g) Evaluación y Recomendación de Adjudicación: Respaldos de la evaluación de antecedentes generales, propuesta técnica y análisis de las propuestas económicas, así como el resumen de la adjudicación aprobado por los niveles facultados, mediante presentación ppt o formulario de adjudicación firmado por los niveles facturados.

h) Adjudicación: Carta de Adjudicación firmada entre las Partes enviada por e-mail (correo), Contrato firmado entre las Partes y garantía de fiel cumplimiento y seguros asociados, en caso que estos dos últimos apliquen.

4.3 CASOS ESPECIALES – ASIGNACIONES DIRECTAS

Corresponden a la contratación realizada en un régimen de excepción a lo que por regla general está contemplado en el proceso de licitación. Estas excepciones corresponden a:

4.3.1 Proveedores Únicos

a) Las condiciones para ser considerados Proveedores Únicos son las siguientes: - Representante exclusivo de la marca y sobre lo que no hay sustituto. - Capacidad especial de quien brinda un servicio asociado a una marca especifica. - Mantenimientos y Soporte asociado a la compra de un bien que se encuentra en periodo

de garantía.

b) Existirá una lista oficial de Proveedores Únicos, debe ser aprobada por el Vicepresidente de Supply Chain y Vicepresidente del área usuaria. Esta lista debe identificar la categoría relacionada al servicio que presta el proveedor único.

c) La lista de proveedores únicos deberá ser revisada por lo menos 1 vez al año.



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4.3.2 Emergencias Operacionales Las contrataciones directas por emergencias ocurren cuando el plazo del proceso de contratación no permite esperar el tiempo que esto conlleva, ya que requieren una ejecución inmediata. Estas se deben exclusivamente a emergencias operativas que impacten en la continuidad operacional de Planta y/o que pongan en riesgo la salud y seguridad de las personas. En las emergencias operacionales no se consideran: los retrasos voluntarios o involuntarios de las áreas usuarias. Para ello el solicitante, podrá solicitar directamente un servicio con un tope hasta US$10.000.- (diez mil dólares americanos), siempre y cuando no exista un contrato vigente por el alcance del servicio asociado. Además se establece que deberá cumplir con los siguientes pasos al momento de tomar opción:

- Obtener la autorización del Gerente del Área Responsable o su subrogante previa asignación.

- Entregar una prueba válida de aceptación (e-mail, mensaje de texto - sms) - Deberá regularizar mediante una Solped, adjuntando en ella el medio de prueba, la

respectiva justificación y presupuesto asociado.

Necesidad del Proyecto Corresponden a las obras mayores y/o extraordinarias asociadas a la ejecución de un Proyecto, donde no se puedan licitar esas partidas asociadas al alcance y desarrollo del Proveedor adjudicado, donde sólo se puede realizar asignaciones directas mediante esta opción hasta un 20% del total del Proyecto. Estas ocurren cuando se compromete el costo de la inversión y/o inicio de operaciones, o por la necesidad de acelerar un proyecto, de los cuales no se requieren 3 cotizaciones. Estos casos deberán ser justificados y aprobados por Gerente del Proyecto. No obstante, Auditoría interna y/o la Gerencia de Abastecimiento, se reserva el hecho de recotizar la contratación de servicios a terceros con el propósito de validar la razonabilidad del precio.

Condiciones generales de las contrataciones mediante asignación directa

a) Un mal uso de este procedimiento, podría ser considerado como un Acto Irregular.

b) El solicitante siempre deberá velar porque esta asignación directa sea adjudicada bajo los

mejores estándares e intereses para la Compañía en aspectos técnicos y económicos.

c) Las Asignaciones Directas, deberán ser aprobadas según indica el Anexo 01: Manual Facultado de Aprobación para compras de bienes y contratación de servicios.

d) Se deberá evitar adjudicar servicios en forma directa y consecutiva a un mismo Proveedor.

e) Será responsabilidad del Encargado de Contratos, generar las condiciones de competencia y

transparencia, invitando a participar a otros proponentes alternativos.

f) Los proponentes solicitados por el solicitante serán adjudicados directamente después de haber agotado todas las instancias de análisis de mercado y competencia por parte del área de Contratos, esto debe ser demostrado con pruebas fehacientes.



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g) Las Contrataciones de Servicios que estén bajo la clasificación de “caso especial”, que tengan

una frecuencia mayor a 3 reiteraciones en el año, se deberá proceder a lo siguiente: - Realizar el análisis del requerimiento, identificando si es factible incorporarlo a un

Contrato Marco vigente o realizar un proceso de licitación. - Aprobar de acuerdo al monto acumulado en 1 año calendario, es decir, el nivel de

aprobación requerido está definido por el total de pagos efectuados.

4.4 CONDICIONES GENERALES AL PROCESO DE CONTRATACIÓN DE SERVICIOS A TERCEROS El solicitante del requerimiento debe tener en consideración los siguientes puntos relativos a la misma:

a) No se deberán fraccionar la contratación de servicios a terceros, realizadas por cualquier área con el

fin de reducir o evadir la estrategia definida para el Nivel Facultado de Aprobación., con el fin de que estas sean autorizadas por montos menores y no por el monto real total de la compra del Bien. Lo anterior se entenderá como una mala práctica y deberá ser informado a la brevedad al Gerente de Abastecimiento y Lean, en conjunto al Contralor Corporativo.

b) En el caso de la SOLPED no posea toda la información técnica necesaria, el Encargado de Contratos

activará con el Solicitante dicha información. El Encargado de Contratos quedará facultado para dejar la Solped en estado bloqueo (supresión), adjuntando el respectivo correo informativo al sistema SAP. La SOLPED sólo será reactivada una vez que el Solicitante entregue toda la información necesaria.

c) Una vez creada la SOLPED, para que está tratada por el Encargado de Contratos, el solicitante deberá obtener la autorización sistémica de él o los responsables de ceco u orden de inversión, según corresponda.

d) Para el caso de Proyectos de Inversión se deberá indicar el número de la orden de inversión aprobado, sin embargo, en el caso que el proyecto cuente con una etapa previa a la autorización del comité de inversiones, el solicitante deberá incluir en esta etapa al Encargado de contratos, con el fin de optimizar el proceso de contratación del servicio.

e) Para los casos en que se cuente con una orden de inversión, se deberá incluir adicionalmente en la imputación el centro de costo del responsable del proyecto (gerente de proyecto) con el fin de generar una estrategia de liberación adecuada para la Solped.

f) Una vez emitida la orden de compra spot y/o de proyectos, el Encargado de Contratos deberá

eliminar el centro de costo y sólo dejar la orden de inversión, con el fin de no generar dobles imputaciones.

g) En el Cuadro de Evaluación se deberá indicar cuales ofertas aprueban técnicamente y cuáles son los motivos que llevaron a la selección del Proponente adjudicado. Deberá ser aprobado según lo



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indicado en el punto 4.2.6.1, denominado: Liberación del Pedido de Compras de Servicios y Contratos Marco.

h) Durante el Proceso de Contratación de Servicios a Terceros y en forma posterior a éste, el personal de ENAEX que participe en la contratación de servicios (o terceros actuando a nombre de ENAEX) tendrán prohibición de comunicar a uno o más Proponentes, los montos ofertados de su propuesta económica, por los otros Proponentes. Esto se considerará un acto que atenta a la “Confiabilidad de la Información” estipulado en el Código de Ética de ENAEX.

i) Queda estrictamente prohibido comunicar a un proveedor su adjudicación vía telefónica, e-mail o entrega física de documentos, si aún no existe aprobación formal de la adjudicación por parte del ejecutivo de ENAEX autorizado.

j) En caso que el Proponente seleccionado no esté ingresado o ampliado en sistema SAP, el Encargado de Contratos, deberá solicitar al Proponente, los antecedentes necesarios para la incorporación del mismo al sistema SAP, de acuerdo al según el Procedimiento GFP/PRCCORP-014-CMP.

k) Para la emisión de pedidos de compra desde contratos Marco vigentes y aprobados se requerirá el estado de pago digital aprobado por el administrador de contrato, el cual se adjuntará como respaldo a la emisión del pedido, junto con la entrega de la evaluación de KPI´s mensuales que se hayan definido durante el proceso de contratación de servicios.

l) Los Contratos de Servicios a Terceros deberán pactarse con una forma de pago no menor a 30 días desde la recepción de la factura. Cualquier condición de pago menor deberá ser autorizada por el Subgerente de Finanzas en conjunto con el Gerente de Abastecimiento y Lean.

m) Sólo se podrá entregar anticipos de manera previa cuando el Proveedor, haya entregado la respectiva Garantía de Anticipo equivalente al monto solicitado y cuya vigencia sea igual término del plazo de ejecución del Contrato.

4.5 LIBERACIÓN DEL PEDIDO DE COMPRAS DE SERVICIOS Y CONTRATOS MARCO

4.5.1 Liberación Pedidos de compra

El Pedido de Compra de Servicios no podrá ser comunicado ni enviado al proveedor, hasta que sea liberada o autorizada por todos los niveles facultados de aprobación definidos. Las estrategias de liberación de orden de compra de servicios, emitidos desde solicitudes de pedido, están definidas por niveles de monto en pesos chilenos, para las compañías del grupo Enaex, donde se ha determinado ejecutar tres niveles de autorización. Si el monto es mayor a CLP$136.500.000.- se incluye un nivel superior de aprobación y se elimina el inferior.

a) Para la contratación de servicios a terceros realizadas para ENAEX S.A. y Nittra S.A, los niveles y rangos de aprobación son los siguientes:



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Nivel aprobación Monto desde (CLP$) Monto hasta (CLP$)

Jefatura Contratos 0 $5.200.000.-

Gerente Abastecimiento y Lean $5.200.001.- $32.500.000.-

VP Supply Chain $32.500.000.- $136.500.000

CEO Enaex $136.500.001.- Sin limite

b) Para la contratación de servicios a terceros realizadas por Davey Bickford y ENAEX Servicios,

exceptuando las que provengan de Planta Rio Loa y Punta Teatinos, los niveles y rangos de aprobación son los siguientes:




VP Supply Chain $32.500.000.- $136.500.000

VP Latam West $136.500.001.- Sin limite

c) Para la contratación de servicios a terceros realizadas para Enaex Servicios provenientes de Plantas

Productivas (Rio Loa, Mejillones y Punta Teatinos), los niveles y rangos de aprobación son los siguientes:




VP Supply Chain $32.500.000.- $136.500.000

VP Producción $136.500.001.- Sin limite

4.5.2 Pedidos Urgentes Para pedidos de compra requeridos de manera urgente (Clase de documento de compras ZUR), desde montos de $1.- en adelante, se considerará sólo en la estrategia de liberación de manera exclusiva al Gerente de Abastecimiento y Lean

4.5.3 Contratos Marco

El documento Contrato Marco en el sistema SAP será creado para contratación de servicios a terceros permanentes y será el documento sistémico a partir del cual se emitirán los pedidos de compra.

a) La estrategia y rangos de aprobación para los contratos marco de ENAEX S.A., Nittra S.A., son los

siguientes:

Nivel aprobación Monto desde (USD$) Monto hasta (USD$)

Gerente Abastecimiento y Lean 1 500.000

VP Supply Chain 500.001 1.000.000

CEO ENAEX 1.000.000 Sin limite



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b) Para los contratos marco de Davey Bickford y ENAEX Servicios, exceptuando las que provengan de Planta Rio Loa y Punta Teatinos, los niveles y rangos de aprobación son los siguientes:



VP Supply Chain 500.001 1.000.000

VP Latam West 1.000.000 Sin limite

c) Para los contratos marco de Enaex Servicios provenientes de Planta Rio Loa, los niveles y rangos de

aprobación son los siguientes:



VP Supply Chain 500.001 1.000.000

VP Producción 1.000.000 Sin limite

Una vez cumplido el ciclo de autorizaciones, se podrá utilizar el Contrato Marco SAP, para crear pedidos de compra exclusivamente asociado al alcance descrito en el Contrato firmado entre las Partes. Los contratos marcos que deriven de asignaciones directas y modificaciones de contratos, deberán incluir el formulario de adjudicación directa según Anexo 12A: Formulario Asignación Directa y Anexo 12B: Formulario de Solicitud de Modificación de Contrato de Servicios Permanentes (Contrato Marco) y No Permanentes (Órdenes de Compra) y cumplir con las firmas de los aprobadores indicados según Anexo 01: Manual Facultado de Aprobación para compras de bienes y contratación de servicios.

4.6 EMISIÓN DE PEDIDO DE COMPRA DE SERVICIOS ASOCIADA A CONTRATO MARCO

Para los pedidos de compra emitidos desde un estado de pago y relacionados a un Contrato Marco vigente y aprobado, el Solicitante deberá enviar vía correo electrónico junto al formato establecido de Estado de Pago con la evaluación del servicio (KPIs) validado por él y su jefatura directa, más la validación del Fiscalizador de Contratos (Administración) indicando que se encuentra la certificación laboral validada para proceder, con el fin de que el Encargado de Contratos, proceda con la emisión del pedido de compras e informe al Solicitante. El Encargado de Contratos, posee 4 (cuatro) días hábiles desde el requerimiento del Solicitante para la emisión del Pedido de Compras. La estrategia de liberación sólo incluirá de manera exclusiva a la Jefatura de Contratos.



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Figura 4.7.2.1: Flujo Emisión Pedido de Compras desde Contrato Marco

4.7 RECEPCIÓN DEL PEDIDO DE COMPRAS EN SISTEMA SAP

La recepción de servicios en el sistema SAP, indicarán que el Solicitante se encuentra conforme con el servicio ejecutado, donde deberá adjuntar el respectivo Estado de Pago, para ello contará con un plazo máximo de 24 (veinte y cuatro) horas hábiles para efectuar la recepción de servicio en el sistema SAP y generar la respectiva Hoja de Entrada de Servicios “HES”, con la transacción ML81N. El Solicitante, no debe esperar la emisión de la factura por parte del Proveedor para ser emitido, ya que inmediatamente será rechazada contablemente, al no indicar en la factura el número de HES. El respectivo Departamento Contratos, monitoreará la recepción del servicio y entrega conforme de los servicios que haya ejecutado y aun así no hayan sido recepcionados en el sistema SAP. El control de los servicios solicitados durante el tiempo que dure el contrato, será de parte del área Solicitante, no obstante, el cumplimiento de las normas de subcontratación, será responsabilidad del Fiscalizador de Contratos, perteneciente al área de Administración.

4.7.1 Consecuencias de no realizar la Hoja de Entrada de Servicios “HES”.

a) El proveedor no recibirá su pago a tiempo, debido a que la Factura será devuelta dentro del plazo de 7 días corridos una vez recepcionada por Contabilidad, en el caso que no posea la recepción en SAP.

b) El Encargado de Contratos, tendrá que hacer el seguimiento, perdiendo tiempo en procesos que no

agregan valor.

ROL ENCARGADO DE

COMPRAS ENAEX

Validar Estado Pago

enviado por el

Proveedor

Validación

Certificación Laboral

y Deudas Fiscales

Valida Estado Pago,

emite orden de compra

según Contrato Marco

Aprueba orden de

compra en SAP

ROL ENCARGADO

DE CONTRATOS

ENAEX

Contabilización de

Facturas en SAP

Envío número Orden

de Compra para

descarga en

eBuyplace


y verificación de

facturas

ROL FISCALIZADOR

DE CONTRATO

ROL APROBADOR DE

CONTRATOS ENAEX

CUENTAS POR PAGAR CUENTAS POR PAGAR

Recepción del

Servicio en SAP

TESORERÍA

SOLICITANTE


Recepción Preliminar

OFICINA DE PARTES

ROL SOLICITANTE

ENAEX

ROL SOLICITANTE

ENAEX


Pago de la Factura



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c) El Encargado de Contratos, no podrá negociar mejores condiciones, si al Proveedor no se le paga a tiempo.

d) Perdida de IVA si la Factura permanece pendiente de registro por más de 60 días.

4.8 CONTABILIZACIÓN DE FACTURAS

a) La factura será contabilizada por el departamento de cuentas por pagar, una vez recibido el documento tributario y recepcionado el pedido de compras respectivo en el sistema SAP.

b) El número de Orden de Compra, deberá venir señalado en cada factura.

c) En el caso que existan discrepancias entre el documento tributario (montos o cantidades facturadas) y la HES, el analista contable rechazará la factura, informando al Encargado de Contratos quien será el encargado de resolver dichas discrepancias con el Solicitante y Proveedor, en caso que aplique.

d) Las vías definidas de comunicación para la atención de consultas de fechas de pago o estatus de contabilización de facturas por parte de proveedores son las siguientes:

- Portal electrónico de Compras, donde cada adherente puede consultar si la factura fue contabilizada o no y la fecha prevista de pago.

- Atención telefónica a los proveedores respecto a estado de contabilización de su documento tributario, según Anexo 13: Atención de Proveedores

4.9 PAGO DE FACTURAS

El Pago de las facturas se realizará de acuerdo a formas definidas para cada acreedor indicadas en su registro particular del maestro de proveedores del sistema SAP y conforme a los plazos establecidos en el pedido de compras (estándar 30 días corridos una vez recepcionada el documento contable) y asignados por el analista contable al momento de contabilizar la factura. En caso que exista alguna inconsistencia en el dato maestro registrado del proveedor y sus coordenadas bancarias vigentes el Analista de Tesorería, el área de tesorería solicitará a la mesa de servicios de TI la corrección o actualización del mismo, para ello estará facultado también para contactar al proveedor, con el objetivo de informar la situación y solicitar los datos correctos para que el pago se genere de forma expedita, en el caso que existan documentos de pago no retirados por proveedores el área de tesorería contactará a los mismos para informar la situación y gestionar el retiro.

5. MODIFICACIONES DE CONTRATOS

El Contrato que se suscriba entre las Partes no podrá ser modificado salvo que haya sido previamente autorizado por el Nivel Facultado de Aprobación de ENAEX y posteriormente se haya firmado el Anexo



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de Modificación de Contrato por acuerdo escrito expreso de las Partes. Anexo 01: Manual Facultado de Aprobación para compras de bienes y contratación de servicios. ENAEX no pagará al Proveedor por ningún servicio adicional que no haya sido pactado mediante un Anexo de Modificación al Contrato escrito y firmado entre las Partes. Estas modificaciones se deben encontrar justificadas en función del alcance del Servicio, entendiendo las responsabilidades de las Partes tanto por aumento de monto y extensión de plazo, ya que dependiendo del caso, ENAEX se encontrará facultada para aplicar las multas descritas en el Contrato. Las modificaciones o cambios al Servicio contratado o cualquiera de sus partidas, actividades o ítems, se regirán en todo aquello no expresamente modificado por las demás estipulaciones del Contrato.

6. EXCLUSIONES

6.1. Proceso de Licitación - Programa Becas de Estudios. - Programa Beneficio Deportivo. - Procesos de Head Hunter. - Convenio Mutual. - Servicios Negociados por el Grupo SK Rental para todas sus empresas - Pedidos Intercompany. - Honorarios Juicios Demandas Laborales. - Estudio de abogados. 6.2. Emisión de Órdenes de Compra de Contrato Marco: Se consideran excepciones a la emisión de pedido de compras de Contrato Marco, todos los servicios de transporte de logística de cargo del producto fabricado por Enaex, ya que se generan automáticamente mediante módulo SAP por Orden de Trabajo, mediante la Guía de Despacho una vez que se realiza la salida de mercancía desde dependencias de Enaex.

7. AUDITORIA Toda la documentación que se emita y reciba ENAEX para una contratación de servicios a terceros deberá quedar respaldada en el sistema SAP, cuyo responsable de administrarla es el Encargado de Contratos. La Carpeta y su información deberán custodiarse por un periodo mínimo de seis (6) años a contar de la fecha de la última modificación al Contrato de Servicios a Terceros. Toda orden de compra tendrá inscrita una leyenda que indique el cumplimiento por parte de ENAEX, de la Ley 20.123 asociada a Ley de Subcontratación y la Ley 20.393 sobre lavado de activos, receptación, financiamiento del terrorismo y cohecho funcionario público nacional o extranjero. Esta leyenda deberá ser escrita en un idioma que sea comprensible para el lector. También deberá informar el canal de denuncia disponible ([email protected]).

mailto:[email protected]



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ANEXO A – TIEMPOS DEL PROCESO DE CONTRATACIÓN DE SERVICIOS SPOT

Transacción Comentario Tiempo Procesamiento SAP

Solicitud de Pedido Cada unidad Solicitante deberá emitir una Solicitud de Pedido. Dependerá de la Unidad Solicitante

Aprobación Solicitud de Pedido

Las Solicitudes de Pedido serán aprobadas por el o los responsables asignados al centro de costo

Dependerá de aprobador

Creación Pedido de Compras estándar

Todo Pedido de Compra se creará en base a solicitudes de Pedido en el sistema SAP. No se procesarán pedidos sin solicitud de Pedido.

Dependerá del tipo de contratación

Aprobador Pedidos de Compra y Contrato Marco

La aprobación de pedidos y Contrato Marco está acotada a la estrategia de liberación vigente, los plazos mostrados aplican solo si no existen observaciones a la adjudicación recomendada.

Dependerá del monto del pedido de compra: Nivel 1: 1 día + Nivel 2: 1 día + Nivel 3: 1 día Máximo 3 días

Envío Pedido al Proveedor

Envío de pedidos al proveedor se hace inmediatamente después de estar aprobado

24 horas hábiles.

Plazo de Ejecución Proveedor, deberá ejecutar el servicio en el plazo definido en el Contrato

Depende del plazo de entrega establecido

Recepción en Planta Solicitante es quien está autorizado y debe recepcionar servicios o materiales

24 horas hábiles luego de recepcionado el material o ejecutado correctamente el servicio.



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ANEXO B – PROCESO DE CONTRATACIÓN DE SERVICIOS PERMANENTES



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ANEXO C – PROCESO DE CONTRATACIÓN DE SERVICIOS SPOT Y PROYECTOS



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ANEXO 01: NIVEL FACULTADO DE APROBACIONES PARA ADJUDICACION DE PROCESOS DE LICITACIÓN.

Item Concepto/Actividad Monto Limite (US$) Recomiendan adjudicación Aprobación Previa Conjunta Aprobación Definitiva Conjunta Observaciones

1.1 x < US$ 65.000

- Ingeniero de Contratos o Compras MRO o Compras

Ops

- Admin. Contrato

N/A - Jefe de Contratos o Compras MRO o Compras Ops

- Jefe de Área Cliente Interno

1.2 US$ 65.001 ≤ x < US$ 500.000


Ops

- Admin. Contrato

- Jefe Contratos o Compras MRO o Compras Ops


- Gerente Abastecimiento y Lean

- Subgerente y/o Gerente Área Cliente Interno (*)

1.3 US$ 500.001 ≤ x < US$ 1.000.000

- Ingeniero Contratos o Compras MRO o Compras

Ops

- Admin. Contrato

- Jefe de Area Cliente Interno




- Vicepresidente Supply Chain

- Vicepresidente Área Cliente Interno

1.4 x > US$ 1.000.001


Ops

- Admin. Contrato

- Jefe de Contratos o Compras MRO o Compras Ops






- CEO Enaex

2.1 x < US$ 250.000


Ops

- Admin. Contrato


- Jefe Área Cliente Interno



2.2 US$ 250.001 ≤ x < US$ 500.000


Ops

- Admin. Contrato







2.3 > US$ 500.001


Ops

- Admin. Contrato


- Jefe Área Cliente Interno





- CEO Enaex

3.1

Asignaciones a Personas

Relacionadas

(Naturales, Juridicas)

Toda las adjudicaciones deben ser

previamente autorizadas por el

Comité de Empresas Relacionadas






- CEO Enaex

- Comité de Directorio

Debe ser presentada la solicitud de asignación

previamente, mdiante ppt que se presenta al CFO

(Pablo Busquet).

Adjudicaciones por

licitación para:

Permanentes, No

Permanentes y/o Proyectos

Asignaciones Directas

(Proveedor Único,

Necesidad del Proyecto,

Urgencia Operacional

Planta)

1) En caso de ausencia de los aprobadores

definitivos, deberá firmar quien este haya

designado en su reemplazo.

2) No es necesario contar con la firma de los

solicitantes en los formularios asociados.

Notas:

(*) Para el caso de Plantas Productivas, cuando el

nivel facultado requiera la firma de los

subgerentes de área, deberá contar con la firma

del Gerente de Producción en conjunto.

procedimiento para la contrataciÓn de servicios...

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