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GERENCIA DE PERSONAS
PROCEDIMIENTO CÓDIGO
REVISIÓN Nº 2
Administración de Personas
FECHA INICIO VIGENCIA
Octubre 2013
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1.1 POLÍTICA DE REMUNERACIONES
1. OBJETIVO
Velar por el cumplimiento de la legislación laboral y con la normativa legal vigente asociada
a la relación contractual con los trabajadores.
2. ALCANCE
La presente política tiene como alcance a todas las personas contratadas por ENAEX y
sus respectivas filiales en Chile.
3. RESPONSABILIDAD
Remuneraciones
Cumplir con los pagos y las fechas estipuladas en los contratos individuales y colectivos de
trabajo.
Mantener una carpeta personal de cada colaborador la que debe contener una copia del
contrato de trabajo, anexos y toda la documentación necesaria para dar cumplimiento a lo
establecido en el Código del Trabajo.
4. NORMAS GENERALES
Ingresos
La documentación requerida para formalizar el ingreso a la empresa es la siguiente:
- Carta oferta
- Curricular Vitae
- Certificado AFP
- Certificado Isapre o Fonasa y su valor vigente
- Certificado de Antecedentes
- Certificado de Título
- Fotocopia Cédula de Identidad
- Certificado de Nacimiento
- Certificado Cargas
El proceso de ingreso quedará nulo si no se presentan los siguientes documentos antes de
su fecha de ingreso:
- Certificado de Antecedentes
- Certificado de AFP
- Certificado de Isapre
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El contrato puede tener modificaciones a lo largo del tiempo, previa autorización y éstas
deben registrarse en un anexo firmado por la empresa y el colaborador.
Los cambios pueden ser por los siguientes motivos:
- Cambio de cargo y/o traslado de planta, faena u oficina.
- Modificaciones de renta.
- Modificaciones de la jornada de trabajo.
- Actualización anual.
Pago de Remuneraciones
El pago de remuneraciones se realizará mensualmente el ante penúltimo día hábil del mes.
Se cancelará con vale vista ó depósito en cuenta bancaria.
Se pagará un anticipo de sueldo el día hábil anterior al 12 de cada mes.
En el mes de septiembre, diciembre y enero se realizarán los anticipos de Aguinaldo de
Fiestas Patrias, Navidad y Bono Anual de vacaciones respectivamente. Se cancelará con vale vista
ó depósito en cuenta bancaria.
Se pagará anticipos extraordinarios por concepto de Bono Minera, Bono Término
Negociaciones Colectivas, Bono Renovación Jornada, entre otros.
Feriado Legal
Los colaboradores que tengan un año de antigüedad en la empresa tendrán derecho a un feriado
legal de 15 días hábiles.
El código del trabajo establece que los colaboradores no podrán acumular más de 2 periodos de
vacaciones.
Durante el periodo de vacaciones el colaborador tiene derecho al pago total de su remuneración.
Las solicitudes de vacaciones se deben realizar a través del sistema APNET (Ver Anexo N°1). En
caso de no tener conectividad se debe activar a través de un correo electrónico al área de
remuneraciones de cada zona.
Cuando el colaborador esté de vacaciones y presente licencia médica el período de vacaciones
será suspendido.
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5. DESCRIPCION DE PROCEDIMIENTOS
Ingresos
El proceso de ingreso a la empresa comienza cuando el colaborador acepta Carta Oferta
formal, que estipula las principales condiciones de contrato.
Los Jefes de Personas son los encargados de activar las comunicaciones a:
- Capacitación, para su inclusión en el Programa de Inducción.
- Jefatura directa, quien activará la solicitud de notebook, enrolamiento, teléfono, etc.
Confeccionado el contrato en triplicado se llama al colaborador a firmarlo dentro de los
primeros 15 días desde su ingreso a la empresa.
Pago de Remuneraciones
El pago de las remuneraciones se realizará a través de vale vista ó depósitos en las
cuentas bancarias de los colaboradores.
Los colaboradores podrán solicitar un anticipo de remuneraciones mensual
correspondiente a un 30% del sueldo base para lo cual deberá solicitarlo a través de correo
electrónico al área de remuneraciones de cada zona.
Cada colaborador recibirá a través de un correo electrónico su liquidación de sueldo y
tendrá acceso a través del APNET a visualizar sus liquidaciones históricas.
Si existe una diferencia deberá consultar al Área de Remuneraciones.
Solicitud de anticipo extraordinario
Esta solicitud se canaliza directamente en el Área de Remuneraciones considerando 72
horas antes del pago.
Feriado Legal
En el mes de noviembre de año, cada jefe debe confeccionar el programa de vacaciones
de su área garantizando el funcionamiento de los procesos de la empresa. Para ello, los
Jefes de Personas deben apoyar y realizar seguimiento para el cumplimiento del
programa.
El colaborador que desee tomar sus vacaciones deberá solicitarlo a través de APNET o en
el caso de no tener conectividad, solicitarlo a través de correo electrónico al área de
remuneraciones de cada zona y su jefatura debe autorizarlas.
Si se modifican o suspenden las vacaciones, el jefe debe enviar al área de
remuneraciones, a través de un correo electrónico, una nueva solicitud indicando los
cambios de fecha.
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Licencias Médicas
Cuando un colaborador por enfermedad no puede asistir a trabajar debe presentar una
licencia médica en un plazo máximo de 2 días hábiles.
El área de remuneraciones de Santiago recepcionará dichas licencias.
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1.2 POLÍTICA DE HORAS EXTRAORDINARIAS
1. OBJETIVO
Establecer un criterio uniforme para la autorización de las horas extraordinarias (HHEE).
2. ALCANCE
La presente política tiene como alcance a todas las personas contratadas por ENAEX y
sus respectivas filiales en Chile.
3. RESPONSABILIDAD
Jefaturas
Velarán porque las tareas a su cargo se desarrollen dentro de la jornada de trabajo.
En el caso que se requiera hacer HHEE para terminar un trabajo especifico, es
responsable de darle formalidad al acuerdo de HHEE quedando este firmado por el
Trabajador (Pacto de HHEE, Ver anexo N°2).
Área de Remuneraciones
Mantendrá sistema de control de horario en todas las dependencias de la Compañía.
Revisará cada mes que las HHEE que se realicen estén sujetas a esta política y que se
cumplan los requerimientos para pagarlas.
Cancelará las HHEE que corresponda.
Empleados
Son los responsables de que cada vez que deban trabajar fuera del horario de trabajo,
estos tiempos sean expresamente autorizados por su Jefatura.
Informar a su Jefe de Personas de cualquier contravención a esta normativa.
4. NORMAS GENERALES
En este procedimiento se ha redactado las disposiciones legales vigentes que regulan la
materia (Código del Trabajo articulo 30 y siguientes).
En las faenas que por su naturaleza no perjudiquen la salud del trabajador, podrán
pactarse HHEE para atender necesidades o situaciones temporales de la empresa.
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5. NÚMERO MÁXIMO DE HORAS EXTRAORDINARIAS Y SU CÁLCULO
Las HHEE solo podrán pactarse para atender necesidades o situaciones temporales de la empresa
hasta un máximo de dos horas por día.
Las HHEE se pagarán con un recargo de un cincuenta por ciento sobre el sueldo convenido para la
jornada ordinaria y deberán liquidarse y pagarse conjuntamente con las remuneraciones ordinarias
del respectivo periodo.
El recargo sobre el cincuenta por ciento legal se considerará según lo establecido en cada
instrumento colectivo.
Las HHEE solo podrán pactarse para atender necesidades o situaciones temporales de la
empresa. Dichos pactos deberán contar por escrito y tener una vigencia transitoria no superior a
tres meses, pudiendo renovarse por acuerdo de las partes.
Para quienes trabajan jornada de lunes a viernes las HHEE, en cuanto a su duración máxima es de
doce horas semanales las que pueden distribuirse a lo largo de la semana incluyendo el sexto día
(sábado).
Los días domingo y aquellos que la ley declare festivo serán de descanso, salvo respecto de las
actividades autorizadas por ley para trabajar en esos días. En aquellos que se trabaje con jornada
laboral de lunes a domingo con un día de descanso a la semana, estará estrictamente prohibido
que ese día se trabaje y por ende no se puede en el respectivo día libre trabajar HHEE.
6. DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO
Cada Supervisor determinará por mutuo acuerdo con el empleado, la extensión de su jornada de
trabajo para la realización de HHEE.
Se considerarán HHEE todo tiempo trabajado fuera de la jornada ordinaria de trabajo establecida
por la empresa y que están reflejadas en el Contrato Individual de cada trabajador.
La aprobación de las HHEE la realiza el Jefe directo a través del sistema APNET cuando
corresponde, en caso de plantas de servicio estas son aprobadas en el libro de asistencia e
incorporadas en planilla electrónica con la debida justificación, la que luego es derivada al área de
remuneraciones respectiva para su carga al sistema de remuneraciones.
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1.3 POLÍTICA DE TÉRMINO DE CONTRATO DE TRABAJO
1. OBJETIVO
Establecer un proceso de Término de contrato ajustado a los valores corporativos y que garantice
a los miembros de la compañía un trato justo y cuidadoso.
2. ALCANCE
La presente política tiene como alcance a todas las personas contratadas por ENAEX y sus
respectivas filiales en Chile.
3. RESPONSABILIDAD
Jefatura que solicita el Término de Contrato
El Jefe Directo, es el responsable de solicitar el término de contrato a la Gerencia de Personas
presentando todos los antecedentes que justifican la decisión: comportamientos, evaluaciones
(metas y competencias), planes de desarrollo individual, historia laboral (licencias, capacitaciones,
etc.), los cuales deben basarse en hechos demostrables.
Gerencia de Personas actúa como garante de que:
La decisión se toma cuando se han agotado todas las instancias de mejoras del
desempeño.
El empleado afectado ha contado con indicaciones claras de las dificultades de
desempeño que provocan el término de contrato (evaluación desempeño, cartas
amonestación, etc.).
4. NORMAS GENERALES
Es política de Enaex que:
Dentro de las condiciones de la economía y de la situación de la empresa, los buenos
empleados cuenten con la seguridad de su empleo.
En la eventualidad de verse obligada a ajustes de personal por razones de mercado y/o de
protección de la compañía, se tomarán las decisiones de desvinculación considerando el
desempeño y potencial de desarrollo, como primeros elementos de discriminación.
En concordancia con lo anterior toda desvinculación debe ser previamente analizada y
basarse en causas justificadas, sean atribuibles a la empresa y/o al empleado.
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Tipos de Términos de Contrato:
Renuncia Voluntaria
Término de Contrato Plazo Fijo
Término de Contrato Plazo Indefinido
El código del trabajo establece causales para el término de un contrato de trabajo, las que se
pueden agrupar de la siguiente manera:
Artículo 159 del Código del Trabajo (con derecho a Indemnización)
a. Mutuo acuerdo de las partes.
b. Renuncia Voluntaria (debe dar aviso a su empleador, con treinta días de anticipación).
c. Muerte del Trabajador.
d. Vencimiento del plazo del Contrato (la duración del contrato plazo fijo, no podrá exceder de
un año).
e. Caso Fortuito o Fuerza mayor.
Artículo 160 del Código del Trabajo (desvinculación sin derecho a Indemnización)
a. Conductas indebidas de carácter grave, debidamente comprobadas:
Falta de probidad, en el desempeño de sus funciones.
Conducta de acoso sexual.
Injuria proferidas por el trabajador, en contra del empleador.
Conducta inmoral grave del trabajador, que afecte la empresa donde se desempeña.
Vías de hecho ejercidas por el trabajador en contra del empleador o de cualquier
trabajador, que se desempeñe en la misma empresa.
b. Negociaciones que ejecute el trabajador, dentro del giro del negocio y que hubieren sido
prohibidas por escrito.
c. Ausencias injustificadas durante dos días seguidos, dos lunes en el mes o un total de tres
días durante igual período.
d. Abandono del trabajo:
La salida intempestiva e injustificada del trabajador durante las horas de trabajo sin
permiso del empleador o de quien lo represente.
Negativa a trabajar, sin causa justificada en las faenas convenidas en el contrato.
e. Actos omisiones o imprudencias temerarias que afecten a la seguridad o al funcionamiento
del establecimiento, a la seguridad o a la actividad de los trabajadores, o a la salud de
éstos.
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f. Perjuicio material causado intencionalmente en las instalaciones, maquinarias,
herramientas útiles de trabajo productos o mercaderías.
g. Incumplimiento grave de las obligaciones que impone el contrato.
Artículo 161 del Código del Trabajo (con derecho a indemnizaciones)
a. Necesidades de la empresa por:
Racionalización o modernización
Bajas en la productividad
Cambios en las condiciones del mercado o de la economía, que hagan necesaria la
separación de uno o más trabajadores.
Falta de la adecuación laboral o técnica del trabajador.
5. DESCRIPCIÓN DE PROCEDIMIENTOS
Término de Contrato por artículo 159
Renuncia Voluntaria
Cuando un trabajador renuncia voluntariamente, deberá presentar la carta de renuncia firmada
ante notario a su jefatura o directamente al área de Personas, con treinta días de anticipación
quienes confirmarán con el Jefe Directo, que este en conocimiento de la situación.
La Jefatura comunicará la decisión al Jefe de Personas para que éste pueda realizar la entrevista
de salida y establecer los reales motivos de su renuncia.
En caso que proceda según contrato o convenio colectivo se pagará indemnización considerando
base de cálculo, factor y tope de años establecidos.
Mutuo acuerdo de las partes
El mutuo acuerdo de las partes, se produce cuando las partes (empleador y trabajador) acuerdan
poner término al contrato que los vincula. La solicitud se debe realizar al Jefe o directamente al
área de Personas, quienes deberán validar la solicitud y asegurarse que existen razones para
tomar esta opción. Con esta autorización se genera un finiquito con estas características. Una vez
firmado se deberá protocolizar ante notario.
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Muerte del Trabajador
En caso de fallecimiento del trabajador, se cancelará una Indemnización según lo establecido en
cada contrato o convenios colectivos que establece base de cálculo, factor y tope de años.
Plazo Fijo
La duración del contrato plazo fijo, no podrá exceder de un año; a este contrato se le puede poner
término cuando los objetivos para lo cual se ha contratado al colaborador, no se estén cumpliendo,
se deberá avisar al trabajador, y pagarle todos los meses que le faltaban para cumplir con la fecha
de término del contrato.
Término de Contrato por artículo 161
Cuando surge la necesidad de desvincular a un colaborador, el Jefe Directo debe reunir todos los
antecedentes que respaldan la salida y presentárselos al Jefe de Personas quien debe revisar: ED,
la justificación de la salida, ausentismo, licencias médicas, etc. y sí procede activa salida
solicitando al área de Administración de Personas la confección de carta y finiquito, así la Gerencia
de Personas se asegura de garantizar que este proceso este ajustado a la Política de Término de
Contrato.
La Jefatura Directa es la responsable de ejecutar la desvinculación, para esto debe seguir algunos
pasos:
Llame al colaborador preocupándose que la reunión se realice en un lugar adecuado, con
la suficiente privacidad y que no existan interrupciones. Se debe cuidar que haya un trato
digno y cuidadoso a su colaborador.
Comuníquele que a partir de hoy deja de pertenecer a la empresa.
Agradézcale su colaboración y permanencia en la empresa.
Entréguele carta de aviso en duplicado, certificado de pago de cotizaciones y solicite su
firma en la copia de los de los documentos, una copia debe quedar en su poder y la otra
debe ser enviada a remuneraciones en un plazo de 48 horas (dos días como máximo).
En caso que el empleado se negase a firmar infórmele que la desvinculación ya es efectiva
y que los documentos serán enviado a su domicilio en este caso debe comunicarle al área
de remuneraciones.
Indíquele que su finiquito se cancelará ante notario.
Para confirmar la fecha de pago deberá contactarse con el área de Administración de
Personas a los siguientes anexos:
Calama 7913 Antofagasta 7243 Prillex 7417 Copiapó – La Serena 7787 Santiago 7722
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Solicítele que proceda a la devolución de los equipos identificados en el documento de
asignaciones al usuario.
Equipo de Trabajo
Una vez que el empleado ha dejado la oficina, reúna a su equipo de trabajo y comunique
personalmente que se ha procedido a la desvinculación.
Asesórese con su Jefe de Personas para manejar la información de manera adecuada. En
cualquier caso el formato general de Comunicación es el siguiente:
- De cuenta de la decisión.
- Comente en términos generales las razones de la decisión.
- Comente que esta es una decisión difícil y dolorosa para el colaborador y para el equipo.
- Pida colaboración para retomar el ritmo del trabajo.
- De espacio para consultas.
Clientes/Proveedores (Internos o Externos):
Si procede, debe hacerlo de manera general, enfatizando quien o cómo se mantendrá el
servicio del área.
Después del Comunicado
La Jefatura deberá informar al Jefe de Administración de Personas, el resultado de su
notificación para que este continúe con los pasos siguientes:
- Si el trabajador firmó, se debe notificar a la inspección del trabajo, vía internet.
- Si el trabajador se negó a firmar, se le enviarán los documentos mediante correo
certificado a su domicilio, de acuerdo a la normativa legal.
Se debe informar a la AFC (Administradora de Fondos de Cesantía), cuando el trabajador
esté afiliado a este organismo.
El jefe debe cerciorarse de solicitar y recibir del trabajador todas las herramientas que
fueron entregadas para su trabajo (calculadora, PC, celular, etc.), hágalos llegar al área de
TI.
Si el trabajador desvinculado es un cajero, se debe realizar un arqueo de cajas, antes de
que abandone su lugar de trabajo.
Si tiene asignación de caja o fondos a rendir, se debe revisar que este cuadrado el monto
asignado.
Cuando el área de Remuneraciones recibe el aviso de la jefatura que la notificación está
lista, se realiza la baja en el sistema (esto implicará el bloqueo de equipos y cálculos de
deudas si las hubiese). Posteriormente se procederá a confeccionar el finiquito (no podrá
exceder los 10 días hábiles), junto con ello se generará el vale vista con el monto de los
haberes correspondientes al pago y la indemnización por años de servicio, si corresponde
de acuerdo a la causal.
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El día acordado entre el ex trabajador y el representante de Remuneraciones, se juntan en
notaria, donde firma y recibe un cheque con el monto del finiquito.
Posteriormente la copia del finiquito se guarda en la carpeta y esta a su vez se va a un
archivo central.
Si el trabajador no se presenta a retirar su finiquito, el cheque se guarda y se revalidará al
momento de ser entregado.
Cada desvinculación será analizada detalladamente, para determinar la causal de
desvinculación a invocar, considerando la correcta aplicación de la ley.
Término de contrato de trabajo por artículo N°160
Cuando se trata de invocar una de las causales del articulo N°160, se sigue el mismo
procedimiento descrito anteriormente hasta la etapa de aviso de las jefaturas, en ese
momento se debe enviar a Gerencia de Personas los antecedentes que serán derivados a
Contraloría, quien procederá con la investigación. Esta causal no da derecho a
indemnización, según lo señala la ley.
1.4 CARTA DE AMONESTACIÓN
La amonestación es una sanción aplicable al trabajador cuando éste comete una infracción a las
obligaciones que señala el Reglamento Interno de Orden, Higiene y Seguridad así como a las
políticas y procedimientos establecidos por la empresa. (Ver Anexo N°3).
Dicha carta debe ser entregada al trabajador por su jefatura directa y ésta debe ser firmada en tres
ejemplares, quedando una en poder del trabajador, una en la carpeta personal y una despachada a
la Inspección del Trabajo.
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ANEXO N°1
Paso 1: Ingresar a Intranet y pinchar pestaña Mi Portal.
Paso 2: Ingresa tu Rut sin puntos, con guión y dígito verificador e ingresa tu clave.
Paso 3: Pincha la pestaña Solicitudes y luego Ver/Crear Solicitudes.
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ANEXO N°2
PACTO INDIVIDUAL DE TRABAJO EXTRAORDINARIO
En (Ciudad), a (día) de (Mes) de (año), entre ENAEX S.A., representada por don (Nombre y Apellidos), en su calidad de (Gerente – Subgerente – Administrador o Jefe de Planta), y don (Nombre y Apellidos del Trabajador), Cédula de Identidad N° (número), en adelante el Empleador y el Trabajador, respectivamente, se ha convenido lo siguiente:
PRIMERO: El Trabajador se compromete y obliga a laborar, diariamente, hasta (cantidad) horas extraordinarias, durante el período comprendido entre el (día) de (Mes) de (año) y el (día) de (Mes) de (año), para atender necesidades temporales originadas por (explicar motivos).
SEGUNDO: Las horas extraordinarias trabajadas deberán quedar registradas en el sistema de control de asistencia existente.
TERCERO: El Empleador pagará al Trabajador las horas extraordinarias efectivamente trabajadas, con un recargo del 50% sobre su remuneración ordinaria.
CUARTO: Este acuerdo se extiende en tres ejemplares, quedando uno en poder del Trabajador y dos en poder del Empleador.
PARA CONSTANCIA FIRMAN:
(NOMBRE Y APELLIDOS TRABAJADOR) (NOMBRE Y APELLIDOS JEFE DIRECTO)
Cargo Cargo
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PACTO COLECTIVO DE TRABAJO EXTRAORDINARIO
En (Ciudad), a (día) de (Mes) de (año), entre ENAEX S.A., representada por don (Nombre y Apellidos), en su calidad de (Gerente – Subgerente – Administrador o Jefe de Planta), y los trabajadores de (Planta – Oficina), según nómina adjunta, en adelante el Empleador y los Trabajadores, respectivamente, se ha convenido lo siguiente:
PRIMERO: Los Trabajadores se comprometen y obligan a laborar, diariamente, hasta (cantidad)
horas extraordinarias, durante el período comprendido entre el (día) de (Mes) de (año) y el (día) de
(Mes) de (año), para atender necesidades temporales originadas por (explicar motivos).
SEGUNDO: Las horas extraordinarias trabajadas deberán quedar registradas en el sistema de
control de asistencia existente.
TERCERO: El Empleador pagará al Trabajador las horas extraordinarias efectivamente trabajadas,
con un recargo del 50% sobre su remuneración ordinaria.
CUARTO: Este acuerdo se extiende en tres ejemplares, quedando uno en poder de los
Trabajadores y dos en poder del Empleador.
PARA CONSTANCIA FIRMAN:
TRABAJADORES (NOMBRE Y APELLIDOS)
(En nómina adjunta Excel) (Cargo representante de la Empresa)
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ANEXO N°3
Carta de Amonestación
Sr(a). Trabajador(a) XXXXXXXXX
Presente
Por la presente informo a Ud. que ha sido amonestado por escrito, debido al incumplimiento de sus funciones, según se detalla a continuación:
1. XXXXX
2. XXXXX
3. XXXXX
4. XXXXX Todas las situaciones mencionadas han sido puestas en su conocimiento en reiteradas oportunidades por su jefatura directa, evadiendo los compromisos establecidos, pese a la importancia asignada a dichos procesos, para el funcionamiento de la unidad y/o la integridad física y la de sus compañeros de trabajo.
Por lo anterior, se le solicita encarecidamente que tome las medidas que sean pertinentes para impedir que esta situación se vuelva a repetir, a fin de evitar sanciones posteriores. Finalmente, le informo que esta amonestación ha sido registrada en su hoja de vida y se ha enviado copia de esta carta a la Gerencia de Personas.
Atentamente,
---------------------------------------
Jefatura Directa Tomé conocimiento:
Nombre.................................................................
RUT.......................................................................
Firma.....................................................................
Calama, 24 de Enero de 2014.-
c/c
- Gerencia respectiva - Gerencia de Personas - Carpeta personal